Projekte, Aufgaben, Status Updates: Mit dieser Checkliste werdet Ihr zum Asana-Profi

1. Jede Aktion, die abgeschlossen werden kann, ist eine Task.
2. Finc3 hat für Euch dazu eine kurze Checkliste erstellt, was in einer Task bei Asana alles enthalten sein sollte:
3. Ein wichtiges Feature von Asana ist, dass eine Aufgabe zu mehreren Projekten gehören kann.
4. Tasks lassen sich außerdem auch per E-Mail erstellen.
5. Tasks könnt Ihr jemandem zuweisen, wenn eine Aktion erforderlich ist.
6. Außerdem bietet Asana auch eine praktische Tagging-Funktion an.
7. Außerdem könnt Ihr mit der Tagging-Funktion auch Sub-Projekte erstellen.
8. Kommentare bei Asana sind sinnvoll für jegliche Updates.
9. Ihr solltet außerdem eine einheitliche Regelung für das Abschließen von Tasks definieren.
10. Bereits abgeschlossene Tasks könnt Ihr auch zu einem späteren Zeitpunkt einsehen.
11. Asana verfügt zudem über eine starke, erweiterte Suchfunktion.
12. Auch CSV-Dateien könnt Ihr in Asana importieren.

Asana dürfte eines der bekanntesten Work- und Task-Management-Tools am Markt sein. Damit Ihr die Funktionen des Tools bestmöglich nutzen könnt, erklärt Euch Bjoern Sjut, wie die Software bei der Online-Marketing-Gruppe Finc3 eingesetzt wird.

Die erste Frage, die sich bei der Nutzung von Asana stellt: Wann nutze ich „Tasks“? Und wann nicht? Dazu gibt es keine klaren Angaben im Interface des Tools. Bei Finc3 gilt deshalb die Regel:

Jede Aktion, die abgeschlossen werden kann, ist eine Task.

Von der Verwendung von Sub-Tasks rät Bjoern ab, denn Sub-Tasks verschwinden aus den meisten Übersichten, wenn die Main-Task abgeschlossen wird. Wenn es sich um eine Diskussion, also zum Beispiel eine Frage handelt, nutzt Finc3 dafür die „Message“-Funktion, die früher „Conversation“ hieß. Die dritte Funktion von Asana sind Status Updates, mit denen Ihr innerhalb eines Ampelsystems ein Update eines Projektes an alle beteiligten Personen schicken könnt. Bjoern Sjut empfiehlt Euch, die Status Updates mindestens einmal in der Woche zu nutzen.

Aber nochmal zurück zu den Tasks und der Frage: Wie sieht eine gut strukturierte Task eigentlich aus?

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Finc3 hat für Euch dazu eine kurze Checkliste erstellt, was in einer Task bei Asana alles enthalten sein sollte:

• Die Task beschreibt eindeutig ein bestimmtes, einzelnes Ziel, das erreicht werden muss

• Die Task beschreibt, welche Bedingungen erforderlich sind, damit die Aufgabe geschlossen werden kann

• Die Task hat eine klare Deadline (am besten sogar mit konkreter Uhrzeit)

• Dateien, die zur Ausführung dieser Aufgabe erforderlich sind, sind entweder angehängt oder ein Link, unter dem die Dateien zu finden sind, ist eingefügt

• Aufgaben mit relevanten Informationen sind in der Beschreibung und in den Kommentaren verlinkt

• Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor mit der Arbeit an der Aufgabe begonnen werden kann, werden als Abhängigkeiten markiert

• Alle relevanten Stakeholder werden als Follower hinzugefügt

• Wichtige Kommentare werden oben angeheftet

Ein wichtiges Feature von Asana ist, dass eine Aufgabe zu mehreren Projekten gehören kann.

Das ist sinnvoll, weil über die Projektzugehörigkeit auch die Sichtbarkeit der Tasks gesteuert werden kann. Mitglieder eines einzelnen Projekts können alle zu diesem Projekt hinzugefügten Aufgaben sehen, jedoch keine Aufgaben aus Projekten, bei denen sie nicht beteiligt sind. Ein typischer Anwendungsfall ist das Festlegen von Tagesordnungen für interne Besprechungen basierend auf Aufgaben aus mehreren Projekten.

Asana: Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen

Tasks lassen sich außerdem auch per E-Mail erstellen.

Jedes Projekt in Asana hat eine eigene E-Mail-Adresse. Wenn Ihr die Task an die zugehörige E-Mail-Adresse schickt, landet sie sofort im richtigen Projekt und Anhänge können hinzugefügt werden. Aufgaben können einer Person zugewiesen werden, indem Ihr die Task an die E-Mail-Adresse eines anderen Benutzers sendet. Mit der CC-Funktion könnt Ihr außerdem Follower einer Task hinzufügen. Wenn Ihr wiederum auf eine E-Mail antwortet, werden Kommentare gesetzt und die Antwort „Closed“ schließt die Aufgabe automatisch. Ein kleiner Geheimtipp an dieser Stelle: Löscht auf jeden Fall Eure Signatur, wenn Ihr Tasks per E-Mail erstellt oder bearbeitet, damit Ihr diese nicht später manuell aus allen Tasks und Kommentaren entfernen müsst.

Asana: Tasks per E-Mail erstellen

Tasks könnt Ihr jemandem zuweisen, wenn eine Aktion erforderlich ist.

Das kann auch eine Frage sein, die beantwortet werden muss, damit Ihr das Projekt abschließen könnt. Dazu könnt Ihr einfach den Namen der Person im Feld oben eingeben und der auswählten Person die Aufgabe zuweisen. Anschließend solltet Ihr immer ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe hinzufügen.

Außerdem bietet Asana auch eine praktische Tagging-Funktion an.

Ihr könnt sowohl Personen als auch Aufgaben taggen. Taggen ist immer dann sinnvoll, wenn es wichtig ist, dass die Person die Information in Eurem Kommentar liest. Ihr könnt vorhandene Tasks taggen, um auf etwas zu verweisen oder um einen Kommentar oder eine Konversation hervorzuheben. Um eine Person oder Aufgabe zu taggen, nutzt einfach das @-Symbol.

Außerdem könnt Ihr mit der Tagging-Funktion auch Sub-Projekte erstellen.

Wie bereits erwähnt, ist Finc3 kein Verfechter der Sub-Tasks. Bjoern empfiehlt deshalb, anstelle dessen mit Sub-Projekten zu arbeiten. Die Tagging-Funktion kann Euch dabei unterstützen, bestimmte Unterthemen innerhalb eines Projekts zu definieren und zu filtern. Ein typisches Anwendungsbeispiel ist, wenn eine zusätzliche Hierarchie-Ebene in einem Projekt benötigt wird und Aufgaben und Abschnitte bereits verwendet wurden.

Asana: Aufgaben taggen, um Sub-Projekte zu erstellen (Zum Vergrößern klicken)

Kommentare bei Asana sind sinnvoll für jegliche Updates.

Ein Kommentar wird als allgemeine Aktualisierung der Aufgabe oder als Statusaktualisierung betrachtet, für die keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind und die nur den Zweck „FYI“ hat.

Ihr solltet außerdem eine einheitliche Regelung für das Abschließen von Tasks definieren.

Aufgaben solltet Ihr immer dann abschließen, wenn keine weitere Aktion erforderlich ist. Um die Aktion auszuführen, könnt Ihr die Tasks oben einfach als „Abgeschlossen“ markieren.

Bereits abgeschlossene Tasks könnt Ihr auch zu einem späteren Zeitpunkt einsehen.

Wenn Ihr abgeschlossene Aufgaben suchen möchtet, gibt es zwei Wege: Wenn Euch die Aufgabe zuletzt zugewiesen wurde, könnt Ihr zu „Ansicht“ navigieren und dann zu „Abgeschlossene Aufgaben“ wechseln. Alternativ könnt Ihr direkt nach abgeschlossenen / unvollständigen Aufgaben oder Projekten suchen.

Asana verfügt zudem über eine starke, erweiterte Suchfunktion.

Die Funktion „Advanced Search“ kann auf vielfältige Weise genutzt werden. Mit der Funktion könnt Ihr bspw. Berichte öffnen, in denen Ihr aktuelle offene Aufgaben überprüfen möchtet oder um nachzusehen, an welchen Aufgaben Ihr an einem bestimmten Tag gearbeitet habt. Außerdem könnt Ihr Eure Suchen auch als Favoriten abspeichern, um zu einem späteren Punkt schnell darauf zugreifen zu können.

Asana: Erweiterte Suchfunktion

Auch CSV-Dateien könnt Ihr in Asana importieren.

Ihr könnt z.B. Mind-Maps eines Meetings mit minimalem Aufwand in ein strukturiertes Projekt in Asana übertragen. Außerdem lassen sich auch Listen von Aufgaben aus Excel, Editor, Word, Outlook usw. kopieren und automatisch als Aufgaben in ein Projekt in Asana einfügen.

Asana: Aus Mind-Maps automatisch Aufgaben erstellen (Zum Vergrößern klicken)