So reduziert Ihr erfolgreich die Anzahl Eurer Meetings

Wie sieht ein typischer Arbeitstag für Euch aus? Könnt Ihr Eure Aufgaben in Ruhe abarbeiten oder reiht sich ein Meeting an das andere? 

Meetings sollen Eure Zusammenarbeit und den Austausch fördern, um Euch Eure Arbeit zu erleichtern. Leider ist dies in der Praxis aber nur selten der Fall. Eine Vielzahl an Terminen binden Zeit und verringern somit Eure Produktivität. Daher kann es sinnvoll sein, Eure Meetings zu reduzieren und nur die abzuhalten, die für Euer Team und Euer Unternehmen wirklich wichtig sind.

Wieso habt Ihr zu viele Meetings?

Gerade innerhalb von Projekten gibt es oft einen hohen Abstimmungsbedarf zwischen den verschiedenen Abteilungen Eures Unternehmens, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Je mehr Aufgaben Ihr habt, desto wahrscheinlicher ist es, dass proportional dazu die Anzahl an Meetings in Eurem Kalender steigt. Oft werden auch für kurze Abstimmungen Meetings angesetzt, die auch telefonisch oder im Vier-Augen-Gespräch geklärt werden könnten. Ganz nach der Devise: Masse statt Klasse. Wenn Euren Meetings ein eindeutiger Zweck und eine Zielsetzung fehlen, sehen Eure Kolleg*innen sie als Zeitverschwendung an, was sich wiederum auf Ihre Beteiligung während des Termins auswirkt. 

So gestaltet Ihr Meetings effektiver

Was kennzeichnet aber ein gutes und effektives Meeting? Effektive Meetings haben ein klares Ziel, welches alle Teilnehmer*innen im Vorfeld kennen. Wenn Ihr dieses Ziel erreicht habt oder zumindest ein für alle Beteiligten zufriedenstellendes Ergebnis erarbeitet habt, könnt Ihr das Meeting beenden. Stimmt dafür im Vorfeld die Agenda des Termins mit allen Beteiligten ab, um einen klaren Fahrplan zu verfolgen. 

Damit Euch dies gelingt, solltet Ihr bereits die Einladung des Meetings konkret formulieren. Der Betreff soll alle Teilnehmer*innen darüber informieren, welches Ziel in diesem Termin angestrebt wird, wie zum Beispiel „Besprechung Quartalszahlen Marketing“ statt „Marketing-Meeting“. 

Die Zeitspanne für Eure Meetings solltet Ihr so kurz wie möglich ansetzen, um Euch auf den Kern der Sache zu konzentrieren. Je mehr Zeit Ihr im Vorfeld einplant, desto achtloser werdet Ihr vermutlich mit Ihr umgehen. Bei kurzen Terminen müssen sich Eure Kolleg*innen zudem vorbereiten, um Ihren Beitrag innerhalb der angesetzten Zeit zu leisten. 

Ladet zu Euren Meetings nur die Personen ein, die an dem Termin wirklich teilnehmen und etwas dazu beitragen können. Dies führt dazu, dass sich niemand zurückziehen und abschalten kann, wenn extrovertierte Personen aus dem gleichen Bereich ständig das Wort ergreifen. 

Achtet außerdem darauf, dass Ihr in Eurem Termin auch wirklich nur das Thema besprecht, für das Ihr Eure Kolleg*innen eingeladen habt. Sicherlich mag es verlockend sein, das Beisammensein dafür zu nutzen, um andere Aufgabenstellungen zu besprechen. Dies ist allerdings nicht sinnvoll, da Ihr hierdurch Euren Fokus verliert und Ihr unvorbereitet in das Thema einsteigen würdet, was Euch wiederum wertvolle Zeit kostet. Diese spart Ihr auch ein, wenn Ihr Ablenkungen in Form von Handys und Chats eliminiert. Konzentriert Euch voll und ganz auf die Problemstellung und die Schaffung einer Lösung – Eure Nachrichten werden danach auch noch auf Euch warten. 

Die erste Voraussetzung für die Einhaltung Eurer Meetingzeit ist ein pünktlicher Beginn. Wenn Eure Kolleg*innen noch auf der Toilette oder in einem Kaffeeplausch sind, können sie danach leise und ohne zu stören hinzukommen. Das sollte natürlich nicht zur Gewohnheit werden, da die Einhaltung von Terminen eine Wertschätzung gegenüber Euren Kolleg*innen ist, dennoch kann dies in Ausnahmefällen vorkommen. 

Haltet die Ergebnisse in Form eines Meeting-Protokolls fest und schreibt in diesem auch die konkreten Aufgaben für alle beteiligten Personen auf. So geht Ihr sicher, dass alle das Gleiche verstehen. Weiterhin ist es sinnvoll, die Notwendigkeit Eurer Meetings sporadisch zu überprüfen. Gerade Serientermine werden oft als gegeben hingenommen, wobei sie häufig nicht in dem Takt benötigt werden, in dem sie stattfinden. Für effektive Meetings gilt somit der Grundsatz: So viele wie nötig, so wenig wie möglich.

So reduziert Ihr die Anzahl Eurer Meetings

Wenn Ihr die Anzahl Eurer Meetings reduzieren wollt, um mehr Zeit für Eure Aufgaben zu haben, haben wir hier die besten Tipps für Euch zusammengestellt:

1. Blockt Zeiten in Euren Kalender

Reserviert für Eure wichtigsten To-dos feste Zeiten in Eurem Kalender – gerne auch als Serientermin. In dieser Zeit nehmt Ihr keine Besprechungseinladungen an, sondern widmet Euch Euren Aufgaben. Schließlich ist niemandem damit geholfen, wenn Ihr Euren Kalender vollstopft und Eure To-dos nicht bearbeitet werden. Alternativ könnt Ihr auch einen Meeting-freien Tag einführen, wenn Euch das besser gefällt.

2. Nutzt andere Wege für den Austausch

Nicht jede Abstimmung ist zwangsläufig in Form eines persönlichen Treffens notwendig. Nutzt den Unternehmenschat, E-Mails, Eure Projektmanagement-Tool oder Telefonate, um Euch Informationen von Euren Kolleg*innen einzuholen und weiterzugeben.

3. Lehnt nicht notwendige Meetings ab

Hart, aber wahr – Ihr müsst nicht bei jedem Meeting dabei sein. Wenn Ihr zu diesem Zeitpunkt andere Prioritäten habt, könnt Ihr auch mal freundlich einen Termin absagen. 

4. Stimmt Euch täglich kurz ab

In täglichen Stand-up-Meetings von 10 Minuten am Morgen könnt Ihr Euer Team auf den neuesten Stand bringen und danach voller Tatendrang in den Tag starten. Hierdurch können alle Teammitglieder zielgerichtet arbeiten, da sie aktuelle Veränderungen und ausstehende To-dos kennen. In diesen kurzen Abstimmungsrunden könnt Ihr Euch zudem Feedback zu Euren Überlegungen einholen, welches Ihr direkt berücksichtigen könnt.

5. Nutzt OKRs

Ihr wisst bereits, dass Ihr Euch klare Ziele für Eure Meetings setzen solltet, damit diese erfolgreich sind. Wenn Ihr Objectives and Keyresults für Eure Zielsetzung verwendet, bezieht Ihr die übergeordneten Unternehmensziele in Eure tägliche Arbeit ein. Hierdurch könnt Ihr besser einschätzen, welche Aufgaben Priorität haben und welche noch ein wenig warten können. OKRs zeichnen sich neben klaren Fristen und objektiven Zielmessungen durch die individuelle Verantwortungsübernahme durch Euch und Eure Kolleg*innen aus. Jede*r von Euch kann der eigenen Arbeit nachgehen und doch den Blick über das große Ganze behalten. Damit steigt die Produktivität und Motivation innerhalb Eurer Abteilung deutlich an.

Weniger Meetings durch Collato

Um OKRs effektiv in Euren Unternehmensalltag zu integrieren, solltet Ihr eine OKR-Software nutzen, wie beispielsweise Collato. Das Tool erleichtert Euch die Planung und Umsetzung Eurer Strategien und vereint alle relevanten Informationen für alle Mitglieder Eures Teams an einem zentralen Ort. 

Dadurch, dass alle wissen, welchen Beitrag sie zu der Erreichung der Unternehmensziele leisten, steigt die Transparenz und die Motivation zu einer abteilungsübergreifenden produktiven Zusammenarbeit, bei der stets alle auf dem gleichen Stand sind. Dadurch ermöglicht die Software Euch die Priorisierung Eurer Aufgaben und Ziele.

Mit Collato könnt Ihr verschiedene Funktionen nutzen, um Eure Meetings zu reduzieren. Für diejenigen, die nicht an einem Termin teilnehmen können, zeichnet Ihr Euren Bildschirm und die Tonspur einfach auf und legt sie unter dem entsprechenden Projekt ab. Durch interaktive und intuitiv zu bedienende Formate fördert Ihr den Wissensdurst Eurer Kolleg*innen und ermutigt sie, neue Dinge auszuprobieren und outside the box zu denken. 

Mit einem kurzen Status-Update teilt Ihr wichtige Informationen mit Euren Kolleg*innen.

Quelle: Collato

Eure Kolleg*innen können auf Eure geteilten Neuigkeiten reagieren und mit ihnen interagieren.

Außerdem könnt Ihr Zielhierarchien festhalten und Abhängigkeiten zwischen Zielen darstellen, die Ihr zudem tracken könnt. Durch die klare Zuweisung und Fristsetzung einer Aufgabe behaltet Ihr zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand Eurer Aufgaben und Projekte im Blick und könnt so schnell auf Veränderungen reagieren. 

Quelle: Collato

Eine Roadmap Eurer Ziele zeigt Euch auf einen Blick, wie es um deren Erreichung steht.

Die OKR-Software Collato könnt Ihr durch drei verschiedene Pakete nutzen. Das kostenlose Basic-Tool bietet Euch 2 Workspaces und 5 GB Speicherplatz, wohingegen die Professional-Variante unbegrenzte Workspaces, Versionsgeschichten, Wiederherstellungen und 500 GB Speicherplatz für 10 Euro pro User und Monat bietet. Die Enterprise-Version kann komplett individuell auf Euer Unternehmen zugeschnitten werden. Inbegriffen sind ein benutzerdefiniertes Branding, Single Sign-On (SSO) sowie Massenexporte.

Das passende OKR-Tool für jedes Unternehmen

Auf OMR Reviews haben wir noch weitere OKR-Tools mit Ihren Funktionen und Nutzer*innen-Bewertungen ausführlich für Euch zusammengestellt:

• Perdoo

• Leapsome

• Mooncamp

• Workpath

• Loopline

• Weekdone

• Zielnavigator

• 15Five

• Mirro.io

• Ally.io

• Quantive

• Betterworks

• KeepSolid Goals

Ganz sicher ist auch die zu Euch und Eurem Unternehmen passende Software dabei, die Euch unterstützt, Eure Meetings zu reduzieren.

Zeit gewinnen und Produktivität steigern

Eine klare Zielsetzung anhand von OKRs trägt maßgeblich dazu bei, dass Ihr Eure Meetings effektiver durchführen und Ihre Anzahl reduzieren könnt. Mit einem OKR-Tool wie Collato fördert Ihr zudem den Austausch zwischen den an den verschiedenen Zielen beteiligten Personen und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder Verständnis für die eigenen und die Unternehmensziele aufbringen. Dadurch gewinnt Ihr Zeit, um Eure Arbeitskraft in die wichtigen Dinge zu investieren und die bestmöglichen Ergebnisse für Euer Unternehmen zu erzielen.