Strategien für eine erfolgreiche ERP-Datenmigration mit Sage 100

1. Was ist eine ERP-Datenmigration?
2. Wann solltest du eine ERP-Datenmigration durchführen?
3. Herausforderungen bei der ERP-Datenmigration
4. ERP-Datenmigration: Vorgehen in 6 Schritten
5. Wie lange dauert eine ERP-Migration?
6. Wie läuft eine erfolgreiche Migration mit Sage 100 ab?
7. Fazit “ERP Datenmigration”

Dein Unternehmen plant ein neues ERP-System einzuführen oder das bestehende zu aktualisieren? Dann wirst du dich zwangsläufig mit dem Thema ERP-Datenmigration befassen müssen. Eine ERP-Migration ist ein umfangreiches Vorhaben: Alle geschäftskritischen Daten – von Kunden- und Artikeldaten über Lagerbestände bis zu Finanzbuchhaltungszahlen – müssen vom alten System zuverlässig ins neue übertragen werden. Hier erfährst du, wann und wie eine ERP-System-Migration sinnvoll ist, welche typischen Herausforderungen auftreten, wie der Migrationsprozess Schritt für Schritt abläuft und wie Sage 100 samt speziellen Tools dich dabei unterstützen kann.

Du wirst sehen: Mit der richtigen Planung und Strategie lässt sich die Datenübernahme meistern, egal ob du dein ERP-System wechseln oder auf eine neue Version umsteigen möchtest. Nach dieser Lektüre bist du bestens informiert, um deine eigene ERP-Migration erfolgreich anzugehen.

Was ist eine ERP-Datenmigration?

Kurz gesagt: Eine ERP-Datenmigration ist der Prozess, bei dem Daten von einem bestehenden System in ein neues ERP-System übertragen werden. Dabei werden alle relevanten Informationen – z.B. Stammdaten, Bewegungsdaten und Historien – aus dem Altsystem extrahiert, aufbereitet und ins neue ERP importiert.

In der ausführlichen Erklärung umfasst ERP-Datenmigration sämtliche Aktivitäten, die notwendig sind, um den Datenschatz deines Unternehmens in ein neues digitales Zuhause umzuziehen. Stellen wir uns vor, dein bisheriges ERP läuft seit Jahren und enthält Tausende Datensätze (Kund*innen, Artikel, Bestellungen, Buchungen etc.). Wenn nun ein Upgrade oder ein Wechsel auf ein anderes ERP ansteht, dürfen diese Daten nicht verloren gehen. Eine ERP-Migration sorgt dafür, dass all diese Informationen im neuen System verfügbar sind und dort nahtlos weiter genutzt werden können.

Wichtig zu verstehen: Eine ERP-Datenmigration ist nicht einfach Kopieren und Einfügen. Unterschiedliche ERP-Systeme (oder auch verschiedene Versionen desselben Systems) haben oft abweichende Datenstrukturen. Deshalb müssen Daten zunächst bereinigt werden, eventuell transformiert z.B. Formate vereinheitlicht und korrekt zugeordnet werden. Die ERP-Datenmigration bildet somit das Rückgrat jeder erfolgreichen ERP-Einführung oder -Aktualisierung. Sie ist meist komplex und will gut geplant sein – aber mit einer systematischen Vorgehensweise lassen sich Fehler und Ausfallzeiten minimieren.

Wann solltest du eine ERP-Datenmigration durchführen?

Eine Datenmigration wird immer dann relevant, wenn du ein ERP-System einführst oder substantiell ändert. Im Wesentlichen gibt es zwei Szenarien:

ERP-System aktualisieren (Upgrade des bestehenden Systems)

Befindet sich dein aktuelles ERP in einer veralteten Version, bietet der Hersteller ein Upgrade an oder möchtest du von lokalen Servern in die Cloud wechseln? Dann steht eine ERP-Datenmigration ins Haus. Beim Aktualisieren eines ERP-Systems bleibst du in der Regel beim gleichen ERP-Anbieter, spielst aber eine neue Softwaregeneration auf. Das heißt, du profitierst von neuen Funktionen, verbesserten Prozessen und vielleicht einer modernen Architektur (z.B. Umstellung von On-Premises auf Cloud-ERP).

Auch wenn das Grundsystem ähnlich bleibt, ist die Migration hier nicht trivial: Die Datenbankstrukturen können sich zwischen Versionen ändern. Ein Beispiel: Bei einem Upgrade von Sage 100 auf eine neue Version müssen eventuell zusätzliche Datenfelder befüllt oder alte Felder konvertiert werden. Dennoch ist das Risiko meist geringer als bei einem kompletten Systemwechsel, da Kernbegriffe und Module vertraut sind. Eine ERP-Datenmigration bei einem Update ist sinnvoll, wenn der Hersteller Support für die alte Version einstellt, sicherheitskritische Updates anstehen oder neue Funktionen (etwa für aktuelle gesetzliche Anforderungen) benötigt werden. Plane bei einem Upgrade ausreichend Zeit für Tests ein, damit im laufenden Betrieb alles reibungslos läuft.

ERP-System wechseln (Umstieg auf eine neue Lösung)

Der ERP-Wechsel – also der vollständige Umstieg auf ein ERP eines anderen Anbieters – ist ein größeres Unterfangen. Dieses Szenario kommt infrage, wenn das aktuelle System den Geschäftsanforderungen nicht mehr genügt, keine skalierbaren Lösungen bietet oder der Support endet. Häufig sind ERP-Systeme viele Jahre im Einsatz, und ein Wechsel soll zukunftssicher auf die nächsten 10+ Jahre ausgerichtet sein. Entsprechend wichtig ist die Auswahl der richtigen neuen Lösung. 

Einen Überblick über die ERP-Landschaft findest du beispielsweise in der OMR-Reviews-Kategorie ERP-Systeme oder im Artikel über die besten ERP-Systeme. Besonders für mittelständische Firmen lohnt ein Blick auf ERP-Systeme für den Mittelstand.

Beim Wechsel zu einem neuen ERP steht am Anfang die Qual der Wahl des passenden Systems. Ob eine branchenspezifische Lösung (z.B. Lager & Logistik ERP für Unternehmen mit großem Lagergeschäft) oder ein Allround-ERP: Die Datenmigration muss so oder so durchdacht werden. Da hier ein komplett neues Datenmodell auf dich wartet, ist die Herausforderung größer. Alle bestehenden Datenobjekte – Kunden, Artikel, Stücklisten, Belege, Buchungen usw. – müssen ins Datenformat des neuen Systems übersetzt werden. Oft nutzt man den Wechsel, um Altlasten zu bereinigen und Prozesse neu zu gestalten. Dieser Prozess erfordert viel Abstimmung: Welche Altdaten werden wirklich benötigt? Was kann archiviert oder ausgesondert werden? Darüber hinaus bringt ein ERP-Wechsel organisatorische Veränderungen mit sich: Mitarbeitende müssen geschult werden und die Akzeptanz für das neue System muss geschaffen werden. Hier zahlt sich ein umfassendes Migrationskonzept aus, das neben der reinen Datenübernahme auch Schulungspläne und Übergangslösungen (etwa Parallelbetrieb alter und neuer Systeme für kurze Zeit) berücksichtigt. Für weitere Tipps zum Thema ERP-Wechsel kannst du z.B. den Artikel „ERP-Wechsel: Wann er sinnvoll ist – und wann nicht“ konsultieren.

Fazit für das “Wann”: Eine ERP-Datenmigration solltest du immer dann durchführen, wenn du auf eine neue ERP-Software umsteigt oder ein größeres Upgrade machst. In beiden Fällen ist die frühzeitige Planung der Schlüssel. Gerade ein Systemwechsel sollte nicht ohne gründliche Vorarbeiten und eine klare Migrationsstrategie begonnen werden.

Herausforderungen bei der ERP-Datenmigration

Die Migration eines ERP-Systems bringt einige typische Herausforderungen mit sich. Hier die wichtigsten Punkte, auf die du achten solltest:

• Datenqualität und -bereinigung: In vielen Unternehmen haben sich über Jahre Datenfehler, Dubletten oder Inkonsistenzen angesammelt. Beispielsweise können gleiche Kund*innen in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich erfasst sein. Bevor die erste Datei ins neue System wandert, muss sichergestellt sein, dass die Daten sauber und konsistent sind. Eine gründliche Datenbereinigung (Entfernen doppelter Datensätze, Vereinheitlichung von Schreibweisen, Ergänzung fehlender Werte) vor der Migration ist Pflicht, damit du keinen “Datenmüll” in neue ERP übernimmst.

• Datenumfang und Komplexität: Je nachdem, wie umfangreich deine Alt-Daten sind, kann die Migration zu einer Mammutaufgabe werden. Bei sehr großen Datenmengen (z.B. Millionen von Transaktionen Datensätzen) oder komplexen Datenmodellen dauert die Übertragung länger und erfordert eventuell spezielle Tools oder Scripte. Auch Daten aus verschiedenen Quellen (etwa wenn mehrere Altsysteme in ein zentrales ERP migriert werden) erhöhen die Komplexität erheblich. Hier gilt es, ein klares Migrationskonzept zu haben, welche Daten in welcher Reihenfolge migriert werden.

• Kosten und Ressourcen: Die ERP-Datenmigration kostet Zeit und damit Geld. Dein Team wird über Wochen oder Monate parallel zum Tagesgeschäft an der Migration arbeiten müssen. Eventuell ziehst du externe Expertinnen hinzu, etwa ERP-Beraterinnen oder Entwickler*innen, die beim Datenmapping und der technischen Umsetzung helfen. Diese Aufwendungen solltest du realistisch budgetieren. Es entstehen Kosten für die Vorbereitung (z.B. Export-Tools, temporäre Server), die Durchführung (Arbeitszeit, Beratung) und eventuelle Downtime. Unvorbereitete Unternehmen unterschätzen häufig den Aufwand – planen daher lieber Puffer ein.

• Minimale Ausfallzeiten (Business Continuity): Während der Migration sollte dein Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt werden. Im schlimmsten Fall könnte eine missglückte Datenübernahme zu längeren Systemausfällen führen – das würde Aufträge und Kundenzufriedenheit gefährden. Eine Herausforderung ist also, Downtime so gering wie möglich zu halten. Oft werden finale Migrationsschritte am Wochenende oder über Nacht eingeplant, um während der regulären Arbeitszeiten weiterarbeiten zu können. Auch ein Parallelbetrieb des alten Systems als Fallback-Lösung für kurze Zeit kann sinnvoll sein, falls im neuen System anfangs Probleme auftreten.

• Regulatorische Anforderungen und Datenschutz: Beim Verschieben großer Datenbestände dürfen gesetzliche Vorgaben nicht vergessen werden. Besonders wenn dein Unternehmen international tätig ist oder personenbezogene Daten verarbeitet, müssen während der Migration Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO) eingehalten werden. Das betrifft z.B. die Frage, ob Daten in ein anderes Land übertragen werden (Stichwort Cloud) oder wie mit Archivdaten umzugehen ist, die Aufbewahrungspflichten unterliegen. Stelle sicher, dass alle exportierten und importierten Daten entsprechend gesichert und nach Abschluss der Migration gelöscht oder archiviert werden, um Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Zusammengefasst: Eine ERP-Datenmigration ist fachlich und technisch anspruchsvoll. Aber mit Vorbereitung kannst du die Herausforderungen meistern. Wie? – Indem du strukturiert vorgeht! Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir das Vorgehen bei der Datenmigration Schritt für Schritt.

ERP-Datenmigration: Vorgehen in 6 Schritten

Eine strukturierte Vorgehensweise (Migrationsprozess) ist das A und O, damit bei deiner ERP-Migration nichts Wichtiges untergeht. Im Folgenden ein Schritt-für-Schritt-Plan, den du auf deine Situation anpassen kannst. Dieses Vorgehen hat sich in vielen ERP-Projekten bewährt:

1. Migrationskonzept erstellen und Team aufstellen

Am Anfang steht die Planung. Formuliere ein klares Migrationskonzept: Was soll die Migration erreichen, welche Systeme sind beteiligt, welche Daten werden migriert, und welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Definiere dabei auch Erfolgsfaktoren und mögliche Risiken. Ein solches Konzept beantwortet das Was und Warum der Migration (z.B. “Wir migrieren, um System X abzulösen, und übernehmen dabei Kunden-, Artikel-, Lieferanten- und Bewegungsdaten ab Jahr Y”).

Stelle ein Migrationsteam zusammen, das idealerweise Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen umfasst – z.B. IT, Fachabteilungen wie Buchhaltung, Lager/Logistik, Vertrieb etc. So stellst du sicher, dass alle Blickwinkel berücksichtigt werden. Jede Abteilung weiß am besten, welche Daten für sie kritisch sind. Lege Verantwortlichkeiten fest: Wer koordiniert die Migration insgesamt (Projektleitung)? Wer kümmert sich um die Datenextraktion aus dem Altsystem, wer um die Datenprüfung und wer um den Import ins neue System? Plane auch die zeitlichen Abläufe und Meilensteine. Tipp: Erstelle einen Migrationsplan mit konkreten Terminen, und lasse Puffer für unerwartete Schwierigkeiten. Bereits in dieser Phase sollte auch entschieden werden, ob und welche Migrationstools zum Einsatz kommen (dazu später mehr).

Beispiel: Dein Migrationskonzept könnte festhalten: “Wir führen zum Quartalswechsel Sage 100 ein". Bis dahin sollen alle Stammdaten (Kundinnen, Lieferantinnen, Artikel) und Bewegungsdaten der letzten 3 Jahre übernommen werden. Altdaten älter als 3 Jahre werden im Data Warehouse archiviert. Ein Kernteam aus IT-Leiter, Finanzleiterin und Lagerlogistik-Expertin steuert das Projekt. "Wir nutzen das Sage Data Migration Tool für den Import der Stammdaten.”

2. Daten Inventur und Bereinigung durchführen

Bevor irgendetwas migriert wird, musst du wissen, welche Daten überhaupt vorliegen und in welchem Zustand diese sind. Mache also eine gründliche Daten-Inventur im Altsystem: Welche Datenobjekte gibt es? (z.B. Kundenstamm, Produktstamm, Rechnungen, Lagerbestände, Stücklisten, Fertigungsaufträge, Personalstammdaten etc.) Wie viele Datensätze hat jede Kategorie? In welcher Qualität liegen sie vor?

Nach der Bestandsaufnahme erfolgt die Datenbereinigung. Identifiziere Dubletten (gibt es Kunden doppelt?), korrigiere falsche oder veraltete Einträge (z.B. ehemalige Lieferanten, die nicht mehr aktiv sind, könnten markiert oder entfernt werden) und fülle nach Möglichkeit fehlende Felder. Dieser Schritt ist entscheidend, damit du nur saubere, qualitativ hochwertige Informationen ins neue System übernimmst. Bedenke: Was du an Fehlern migrierst, taucht später im neuen ERP wieder auf und verursacht dort Probleme. Investiere also genug Zeit in die Bereinigung – es lohnt sich. In dieser Phase kannst du auch entscheiden, welche Daten nicht migriert werden: Vielleicht lässt du bestimmte historische Daten im Altsystem oder archivierst sie extern, anstatt sie ins neue ERP zu übertragen. Weniger Ballast bedeutet eine schnellere Migration und ein schlankes neues System.

Beispiel: Während der Dateninventur stellst du fest, dass in eurem CRM viele doppelte Kundendatensätze existieren (gleiche Firma mit leicht unterschiedlicher Schreibweise). Diese Dubletten werden vor der Migration zusammengeführt, damit jeder Kunde im neuen ERP jeder Kunde eindeutig ist. Zudem einigt sich das Team darauf, Artikel, die seit 5 Jahren inaktiv sind, nicht ins neue System zu übernehmen, um den Datenumfang zu reduzieren.

3. Daten-Mapping und Migrationstools festlegen

Nun geht es ans Eingemachte: Daten-Mapping bedeutet, die Struktur der Altdaten auf die Struktur des neuen Systems abzubilden. Jedes Feld im alten ERP (z.B. "Kundenname", "Kundennummer", "Adresse") muss ein entsprechendes Zielfeld im neuen ERP (Sage 100) finden. Eventuell müssen Datenfelder transformiert werden – etwa alte Produktkategorien, die es im neuen System so nicht gibt, müssen auf neue Werte gemappt werden. Definiere klare Regeln: Welches Quellfeld geht in welches Zielfeld? Müssen Werte umgerechnet oder formatiert werden? Diese Mapping-Informationen halten viele Unternehmen in Excel-Listen oder Migrationstools fest.

Parallel entscheidest du, wie die technische Migration erfolgen soll. Viele ERP-Systeme bieten Import/Export-Funktionen oder spezielle Migrationstools. Im Fall von Sage 100 gibt es beispielsweise standardisierte Importunterstützung über CSV-/Excel-Dateien oder Schnittstellen für gängige Formate (z.B. DATEV-Export für Buchhaltungsdaten). Zudem stellt Sage mit dem Sage Data Migration Tool ein Werkzeug bereit, das den Import-Prozess erheblich beschleunigen kann. Laut Sage lassen sich damit 50–60% des Aufwands gegenüber herkömmlichen Importmethoden einsparen, da das Tool automatische Zuordnungen (Mappings) vornimmt und gleich auf Fehler prüft. Überlege also, ob du solche Tools nutzt oder ein individuelles Skript/Programmierung nötig ist. Oft hilft dir hier dein ERP-Implementierungspartner: Ein erfahrener Partner kennt die Migrationstools und Vorlagen und kann dich beim Daten-Mapping beraten.

Beispiel: Beim Umstieg auf Sage 100 legt euer Team fest, wie die Felder aus dem alten System X ins Sage-Format überführt werden. Die Kundendaten aus System X hatten z.B. ein Feld "USt-IdNr" und eine "Steuernummer"; Sage 100 hat dafür nur ein kombiniertes Feld. Ihr entscheidet, die relevanten Werte zusammenzuführen. Ihr nutzt das Sage Data Migration Tool, das viele vordefinierte Import-Templates (z.B. für Kunden, Artikel, Lieferant*innen) mitbringt. Dort ladet ihr eure Altdaten in Excel-Format hoch, mappt die Spalten zu den Sage-Feldern und das Tool prüft Fehlermeldungen (z.B. wenn Pflichtfelder fehlen). Damit habt ihr das Fundament für eine automatisierte Datenübernahme gelegt.

4. Testmigration und Qualitätsprüfung

Bevor du "scharf schießt" und alle Daten rüberkopierst, sind Tests unabdingbar. Richte in Sage 100 eine Testumgebung oder eine separate Mandantendatenbank ein, in der du die Migration im Kleinen durchspielst. Führe eine Testmigration mit einem begrenzten Datensatz durch – etwa nur einer begrenzten Anzahl von Kunden und Aufträgen oder einem bestimmten Zeitraum an Buchungsdaten. Diese Testläufe zeigen dir, ob dein Mapping passt und die Import-Werkzeuge wie erwartet funktionieren.

Überprüfe anschließend in der neuen Umgebung genau, ob die Daten korrekt angekommen sind. Stimmen Zahlen und Summen? Sind Umlaute richtig dargestellt? Wurden alle Datensätze übernommen? Die Qualitätssicherung ist hier wichtig: Jede Unstimmigkeit, die beim Test auffällt, kann im Migrationskonzept nachjustiert werden. Vielleicht merkst du z.B., dass bei Adressen das Feld "Bundesland" im neuen System ein Pflichtfeld ist, das ihr im alten System nicht hattet – solche Dinge müssen vorab gelöst werden (z.B. Standardwerte festlegen). Teste nicht nur einmal: Es kann sinnvoll sein, mehrere Testrunden zu drehen, insbesondere wenn die Datenvielfalt groß ist. Binde auch Endanwender*innen in die Tests ein – etwa die Kollegin aus der Buchhaltung prüft testweise, ob ein migrierter offener Posten im neuen System korrekt gebucht werden kann.

Beispiel: Du führst eine Testmigration von 100 zufällig ausgewählten Artikeln, 20 Kunden und 50 Bestellungen durch. Nach dem Import in Sage 100 stellst du fest, dass bei einigen Bestellungen die Referenz zum Kunden fehlt. Die Analyse ergibt: Im Altsystem waren diese Kunden als "inaktiv" markiert, weshalb sie im ersten Export gefehlt haben. Daraufhin passt du den Export/Import-Prozess an, damit auch inaktive, aber benötigte Stammdaten migriert werden. Nach dem nächsten Testlauf sind alle Daten konsistent. Solche Probeläufe stellen sicher, dass es beim echten Go-Live keine bösen Überraschungen gibt.

5. Produktive Datenübernahme (Go-Live der Migration)

Jetzt wird’s ernst: Der Go-Live der ERP-Datenmigration steht an. Dieser Schritt erfolgt idealerweise nach Abschluss aller Tests und kurz vor oder während der eigentlichen ERP-Einführung. In der Praxis wird oft ein Stichtag bzw. -zeitraum definiert, an dem die finalen Datenübernahmen stattfinden. Typischerweise planst du dafür ein Zeitfenster mit minimaler Business-Aktivität – zum Beispiel übers Wochenende oder Feiertage, damit während der Migration möglichst niemand im System arbeiten muss.

Zunächst erstellst du Datensicherungen vom Alt-System (falls etwas schiefgeht, musst du auf einen definierten Stand zurückkehren). Dann führst du die Migration gemäß Plan durch: Exporte ziehen, Importe ins neue System laufen lassen, automatische Migrationsskripte starten usw. Es ist hilfreich, eine Checkliste aller zu migrierenden Datenobjekte abzuarbeiten (z.B. 1. Kunden, 2. Lieferanten, 3. Artikel, 4. Lagerbestände, 5. offene Bestellungen, 6. offene Posten, etc.), damit nichts vergessen wird. Je nach Datenvolumen kann dieser Vorgang von ein paar Stunden bis zu mehreren Tagen dauern. Bleib in dieser Phase konzentriert und behalte die Prozessprotokolle im Blick – moderne ERP-Systeme loggen in der Regel, welche Datensätze erfolgreich importiert wurden und wo es Fehler gab.

Nach der Migration werden funktionale Tests im neuen System durchgeführt: Läuft alles? Können neue Belege erfasst werden? Stimmen die Anfangsbestände? Es ist normal, dass man im Go-Live noch kleinere Probleme entdeckt (z.B. eine Handvoll Datensätze, die wegen Sonderzeichen nicht importiert wurden). Diese müssen schnell behoben oder manuell nachgetragen werden, bevor alle Nutzer*innen mit dem neuen ERP arbeiten. Informiere dein Team, sobald die Migration abgeschlossen ist, und gib grünes Licht für die Nutzung des neuen Systems.

Beispiel: Euer Unternehmen stoppt am Freitagabend um 18 Uhr die Arbeit im alten ERP. Das Migrationsteam exportiert alle tagesaktuellen Daten (z.B. alle Buchungen bis zum Stichtag, aktuelle Lagerbestände, offene Aufträge). Über Nacht läuft der Import in Sage 100. Am Samstag prüfen IT und Fachabteilungen gemeinsam das Ergebnis. Kleinere Fehlermeldungen (5 Kunden konnten z.B. wegen fehlender PLZ nicht importiert werden) werden direkt korrigiert. Bis Sonntagmittag ist das neue System bereit. Am Montagmorgen starten alle Mitarbeiter*innen in Sage 100 – die ERP-Migration ist erfolgreich live gegangen.

6. Nachbereitung und laufende Optimierung

Geschafft? Fast – doch nach der Migration ist vor der Optimierung. In den ersten Tagen und Wochen nach dem Go-Live solltest du dem neuen ERP-System erhöhte Aufmerksamkeit schenken. Nachbereitung bedeutet: Daten nochmals prüfen, Benutzerfeedback einsammeln, eventuelle Fehler korrigieren. Oft zeigt sich im Echtbetrieb, ob wirklich alle notwendigen Alt-Daten verfügbar sind. Vielleicht benötigt die Finanzabteilung doch noch ältere Rechnungsdaten, die zunächst nicht migriert wurden – solche Anforderungen tauchen manchmal erst im Alltag auf. Sei also bereit, gegebenenfalls nachträglich zusätzliche Daten zu importieren oder das Alt-System eine Zeit lang lesend bereitzuhalten.

Auch die Performance des neuen Systems unter Last kann jetzt real gemessen werden – passen alle Einstellungen, oder müssen Indexe/Serverkapazitäten angepasst werden? Wenn du beim Datenumfang sehr selektiv warst, überprüfe, ob die Nutzer*innen die benötigten Informationen vorfinden. Zudem sollten in dieser Phase alle Nutzer*innen geschult sein und sicher mit dem System umgehen können – Unsicherheiten können nämlich fälschlich der Datenmigration angelastet werden (“Wo ist jetzt XYZ?”), obwohl es nur eine Bedienfrage ist.

Langfristig lohnt es sich, aus dem Projekt zu lernen: Halte in einem Abschlussmeeting fest, was gut lief und wo es hakte. So bist du für zukünftige Migrationsprojekte (oder für den nächsten Standort, der vielleicht das ERP noch einführt) besser gewappnet. Wenn alles glatt gelaufen ist, kannst du dich und dein Team feiern – ihr habt eine der größten IT-Herausforderungen erfolgreich gemeistert!

Wie lange dauert eine ERP-Migration?

Eine der ersten Fragen von Entscheider*innen ist oft: Wie viel Zeit müssen wir für die ERP-Datenmigration einplanen? Pauschal lässt sich das nie bis auf den Tag genau vorhersagen – die Dauer hängt von vielen Faktoren ab. Allerdings gibt es Erfahrungswerte aus verschiedenen Projekten:

Für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Datenmengen (und wenn die Prozesse nicht allzu komplex sind) kann eine ERP-Migration in wenigen Monaten über die Bühne gehen. Oft liest man von etwa 3–6 Monaten intensiver Projektzeit für die Einführung eines neuen ERP inkl. Datenmigration. Dieser Zeitraum setzt aber voraus, dass alle im Projekt mitziehen und keine großen unerwarteten Probleme auftreten.

In mittelständischen Unternehmen ist eine Dauer von 6 bis 12 Monaten für ein ERP-Migrationsprojekt nicht ungewöhnlich. Viele Anbieter und Berater nennen grob ein halbes bis ein ganzes Jahr als Richtwert. Das umfasst dann die gesamte Einführung, von der Planungsphase bis zum Go-Live. Die reine Datenmigration innerhalb dieses Projekts kann davon einige Wochen bis wenige Monate in Anspruch nehmen, verteilt über die Projektlaufzeit (Datenbereinigung, Tests, etc. laufen ja parallel zu anderen Einführungsthemen).

Bei großen Firmen oder sehr komplexen Umgebungen können ERP-Migrationen auch über ein Jahr dauern – Zeitrahmen von 12 bis 18 Monaten kommen vor, insbesondere wenn es um internationale Rollouts mit mehreren Standorten geht oder wenn viele Altsysteme zusammengeführt werden. In extremen Fällen (sehr viele Module, hohe Regulierung, individuell angepasste Lösungen) kann es sogar mehrere Jahre dauern, bis wirklich alles umgezogen und optimiert ist.

Wichtig ist: Eine ERP-Migration passiert nie “über Nacht”. Selbst wenn technische Tools einen Großteil automatisieren, brauchst du Zeit für Vor- und Nachbereitung. Unterschätze nicht die Koordination und Schulung – auch diese Aktivitäten tragen zur Projektdauer bei. Unser Tipp: Starte frühzeitig mit der Planung und nehme dir lieber etwas mehr Zeit, um Puffer zu haben. Nichts ist schlimmer, als unter Zeitdruck migrieren zu müssen und dann Probleme in Kauf zu nehmen, weil die Deadline drängt. Den optimalen Zeitplan gibt es nicht – richte dich nach dem, was für dein Unternehmen verkraftbar ist. Und denke daran, dass das Tagesgeschäft während der Migration weiterläuft: Plane also realistischerweise mit einer parallelen Doppelbelastung oder hole dir externe Unterstützung, um das Pensum zu schaffen.

Wie läuft eine erfolgreiche Migration mit Sage 100 ab?

Sage 100 als ERP-Lösung bietet glücklicherweise einige Hilfestellungen, um die Datenmigration effektiv zu gestalten. Als modulares ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen deckt Sage 100 alle zentralen Geschäftsbereiche (Finanzwesen, Warenwirtschaft, Produktion, CRM, etc.) ab – und für jeden dieser Bereiche können Daten aus Altsystemen übernommen werden. Hier ein Überblick, wie eine Migration mit Sage 100 typischerweise abläuft und welche Migrationstools zur Verfügung stehen:

• Vorbereitung und Planung mit Sage-Partner: Sage 100 wird häufig über Partnerunternehmen eingeführt (wie z.B. DPS Business Solutions). Diese Partner bringen viel Erfahrung aus früheren Migrationsprojekten mit. Zu Beginn wird gemeinsam ein Migrationskonzept erstellt, zugeschnitten auf Sage 100. Hier fließt ein, ob du von einer anderen ERP-Software wechselst oder z.B. von einer älteren Sage-Version upgradest. Bei einem Upgrade innerhalb der Sage-Familie gibt es oft spezielle Migrations-Assistenten (z.B. einen Parallel Migration Wizard für Versionsupdates), die einen Großteil der Daten automatisch ins neue Format konvertieren. Dein Sage-Partner kennt diese Werkzeuge und wird sie im Plan berücksichtigen.

• Einsatz des Sage Data Migration Tools: Wie bereits erwähnt, stellt Sage ein Data Migration Tool (DMT) bereit, das besonders dann zur Geltung kommt, wenn man aus einem Fremdsystem in Sage 100 migriert. Dieses Tool ermöglicht es, Massendaten strukturiert zu importieren. Man lädt die Quelldaten (oft als Excel/CSV) in das Tool, ordnet die Spalten den richtigen Sage-100-Feldern zu und das DMT prüft die Daten auf Konsistenz. Fehler wie fehlende Pflichtfelder oder ungültige Werte werden gemeldet, sodass man die Quelldaten vor dem finalen Import korrigieren kann. Ist alles stimmig, generiert das Tool Importdateien, die Sage 100 einlesen kann. Dadurch spart man viel Zeit gegenüber einer manuellen Eingabe oder dem händischen Import einzelner Datenkategorien. Gerade Stammdaten (Kunden, Artikel, Lieferanten) und Bewegungsdaten wie offene Posten oder Lagerbestände lassen sich so effizient migrieren. Viele Sage-Partner berichten, dass dank solcher Tools die Migration deutlich schneller und mit weniger Fehlern abläuft.

• Import/Export-Funktionen von Sage 100: Neben dem DMT hat Sage 100 selbst eingebaute Import-Schnittstellen. Beispielsweise können Stammdaten im Sage-Administrationsbereich oft per CSV-Datei importiert werden. Für Finanzdaten gibt es standardisierte Formate (z.B. den bereits erwähnten DATEV-Import für Buchhaltungszahlen). Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen wechselt von einer Buchhaltungssoftware zu Sage 100 Finance. Über den DATEV-Export der alten Software und den Import in Sage 100 konnten sämtliche Buchungsdaten des laufenden Jahres mit wenigen Klicks übertragen werden. Auch Artikel- und Lagerdaten werden häufig via Excel-Liste in Sage 100 importiert – das System bietet hierfür Vorlagen, damit man die Spalten richtig anlegt. Die Importfunktionen können entweder von der Fachabteilung mit Anleitung genutzt werden oder vom Sage-Consultant, der das für dich durchführt.

• Modulare Migration und schrittweises Vorgehen: Dank der Modularität von Sage 100 kannst du die Migration auch schrittweise angehen, um das Risiko zu minimieren. Du könntest z.B. zuerst das Finanzmodul migrieren und einige Wochen damit arbeiten, bevor du das Warenwirtschaftsmodul in Betrieb nimmst. In dieser Übergangszeit könnten z.B. Lager und Verkauf noch im alten System laufen, während Finanzen schon in Sage 100 gebucht werden – natürlich erfordert das Schnittstellen für Übergangsdaten, aber es kann die Umstellung für Mitarbeiter*innen erleichtern. Ein anderes Unternehmen hat es so gemacht: Erst wurden Kunden- und Produktstammdaten nach Sage 100 übernommen und das CRM gestartet. Die Auftragsverwaltung blieb einen Monat länger im alten System in Betrieb, während das Team sich bereits an Sage 100 CRM gewöhnte. Dann folgte die Migration der Auftrags- und Lagerdaten und die Warenwirtschaft in Sage 100 wurde aktiviert. Solch ein phasenweiser Go-Live ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Prozesse sehr umfangreich sind oder kein großer “Big Bang” gewollt ist. Sage 100 unterstützt dieses Vorgehen, da die Module relativ unabhängig eingerichtet werden können – natürlich immer mit Blick auf die Gesamtintegration.

• Praxisbeispiel einer Sage-100-Migration: Aus der Praxis wissen wir, dass gerade bei Sage-100-Projekten häufig ältere Sage-Produkte oder Konkurrenzsysteme abgelöst werden. Ein Beispiel: Ein mittelständischer Handelsbetrieb migrierte von einer Eigenentwicklung in Excel/Access nach Sage 100. Zunächst wurden alle Artikeldaten (tausende Produkte) mittels Sage DMT importiert. Dann die Kunden- und Lieferantendaten. Anschließend hat man sich entschieden, nur die offenen Posten und die aktuellen Lagerbestände zu migrieren, aber nicht die vollständige Bestellhistorie der letzten 10 Jahre – diese blieb als Archiv in einer Datenbank erhalten, da man sie selten braucht. Nach dem Go-Live in Sage 100 lief der Vertrieb sofort auf dem neuen System. Das Lager hat man eine Woche später angebunden, nachdem sichergestellt war, dass die Bestandsdaten stimmen. Dieses Unternehmen war begeistert, wie reibungslos die Migration mit Sage 100 verlief – insbesondere das Data Migration Tool und die Unterstützung durch den Sage-Partner machten den Unterschied.

• Unterstützung und laufende Betreuung: Eine erfolgreiche Migration mit Sage 100 endet nicht beim Go-Live. Viele Sage-Partner wie DPS|BS bieten oft Nachbetreuung, d.h. sie stehen in den ersten Wochen bereit, um bei Fragen zu helfen oder weitere Datenimporte durchzuführen (falls z.B. doch noch ein zusätzliches Datenpaket aus dem Alt-System benötigt wird). Zudem können sie Mitarbeiterschulungen durchführen, damit alle das Beste aus dem neuen ERP herausholen. Sage selbst bietet Community-Foren und Support, wo häufige Migrationsfragen diskutiert werden. All das trägt dazu bei, dass deine Datenmigration nicht isoliert stattfindet, sondern eingebettet ist in ein Netzwerk von Know-how und erprobten Tools.

Zusammengefasst läuft eine erfolgreiche Migration mit Sage 100 so ab: gründliche Planung mit erfahrenen Partner*innen, Nutzung der verfügbaren Migrationstools (DMT, Importfunktionen), schrittweise Übernahme der Daten mit Tests und ggf. modularer Einführung, und zum Schluss eine umfassende Prüfung der migrierten Daten. Wenn du diese Punkte beachtest, spielst du die Stärken von Sage 100 voll aus und stellst sicher, dass dein Unternehmen schnell produktiv mit dem neuen System arbeiten kann.

Fazit “ERP Datenmigration”

Eine ERP-Datenmigration ist zweifelsohne eine Herausforderung – doch sie ist beherrschbar. Wichtig ist, dass du von Anfang an systematisch vorgeht, ein klares Migrationskonzept erstellt und alle Beteiligten ins Boot holst. Ob du nun ein bestehendes ERP-System aktualisierst oder ein komplett neues ERP-System wechselst, mit der richtigen Vorbereitung lassen sich typische Stolpersteine umgehen. Bereinige deine Daten, plane genügend Tests ein und nutze bei Bedarf spezialisierte Migrationstools, um den Prozess zu erleichtern.

Gerade mit einem modernen ERP wie Sage 100 stehen dir zahlreiche Möglichkeiten offen, um die Datenübernahme effizient zu gestalten – von Import-Schnittstellen bis zum Sage Data Migration Tool. Außerdem musst du den Prozess nicht alleine stemmen: Erfahrene ERP-Partner*innen können dich begleiten und mit Best Practices unterstützen.

Am Ende des Tages wird der Erfolg deiner ERP-Migration daran gemessen, wie nahtlos dein Unternehmen auf dem neuen System arbeiten kann. Wenn alle wichtigen Informationen ihren Weg ins neue ERP gefunden haben und die Abläufe ohne große Unterbrechung weiterlaufen, hast du alles richtig gemacht. Die investierte Zeit und Mühe lohnen sich: Mit einem frischen, sauberen Datenbestand in einem leistungsfähigen ERP-System wie Sage 100 legst du das Fundament für effizientere Prozesse, bessere Auswertungsmöglichkeiten und ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell. Pack es an – mit guter Planung und dem richtigen Team gelingt die ERP-Datenmigration!