Wissensmanagement in Unternehmen: Definition, Bedeutung und die wichtigsten Methoden

1. Wissensmanagement – eine Definition
2. Was hat Wissensmanagement mit Transparenz zu tun?
3. Welche Ziele verfolgt Wissensmanagement in Unternehmen? 
4. Wissensmanagement-Methoden
5. Exkurs: Welche neuen Möglichkeiten bietet KI für erfolgreiches Wissensmanagement?
6. Wie gelingt erfolgreiches Wissensmanagement in Unternehmen?
7. Welche Tools ermöglichen erfolgreiches Wissensmanagement?
8. Fazit

Wissen ist zunächst immer exklusiv an Personen gebunden. Gerade für Unternehmen kann dies zu einem erfolgsentscheidenden Problem werden, wenn etwa geschäftskritisches Know-how nicht im Unternehmen geteilt wird. Das führt oftmals zu unerwünschten Abhängigkeiten von Einzelpersonen und deren Ressourcen. Ein Wissensmanagement, das diese Abhängigkeiten überwindet, gewinnt deshalb aus der Sicht von Unternehmen enorm an strategischer Relevanz. In diesem Artikel erfährst Du, welche Wissensmanagement-Methoden sich in diesem Zusammenhang besonders anbieten, wie sich diese in Form automatisierter Lösungen in Betrieben installieren lassen und welche Voraussetzungen dafür zu erfüllen sind.

Wissensmanagement – eine Definition

Wissensmanagement definiert sich durch den Erwerb, die Entwicklung, den Transfer, die Speicherung sowie die Nutzung von Wissen, so beschreibt es das Gabler-Wirtschaftslexikon. Die Kernaufgaben von Wissensmanagement sind also: Wissen erlangen, Wissen sammeln und Wissen weitergeben. In allen Lebensbereichen lernen wir mit dem Ziel, neue Kenntnisse nutzbringend zu verankern – das Berufsleben ist da keine Ausnahme. Im Gegenteil: Gerade hier gilt es, im Sinne der betrieblichen Exzellenz entscheidende Kenntnisse und Fähigkeiten auf Organisationsebene zu verankern und zu standardisieren.

Was hat Wissensmanagement mit Transparenz zu tun?

Wissen ist Macht. Ganze Geschäftsmodelle und damit auch der Unternehmenserfolg basieren auf Wissen. Doch Wissen aufzubauen und zu halten, stellt für viele Betriebe eine große Herausforderung dar. Die derzeit sehr hohe Personalfluktuation sowie der Fachkräftemangel setzen Unternehmen unter enormen Druck. Der Grund: Wissen ist zu einer extrem knappen und deshalb umso wertvolleren Ressource geworden. Wie aber lässt sich Wissen in Unternehmen trotzdem verlässlich halten? 

Maßgebliche Voraussetzung dafür ist: Transparenz. Denn erst, wenn Wissen in Unternehmen von Mitarbeiter*innen und anderen Wissensgebenden untereinander systematisch geteilt wird, ist es möglich, eine eigene, zentrale Wissensdatenbank aufzubauen, auf die wiederum alle Mitarbeiter*innen Zugriff haben. 

Transparenz erschließt für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen. Im Wissensmanagement ist sie ein entscheidender Faktor, denn sie erleichtert die Zugänglichkeit zu Informationen, fördert Vertrauen und Zusammenarbeit, vermeidet Redundanzen, reduziert Fehler und schafft ein Arbeitsklima, das Innovationen fördert. Positiver Nebeneffekt: Transparenz unterstützt auch bei der Identifizierung von Wissenslücken und erleichtert den Wissenstransfer. Unternehmen können Transparenz durch den Einsatz von Wissensmanagement-Tools, klare Richtlinien und eine kollaborative Kultur fördern.

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Welche Ziele verfolgt Wissensmanagement in Unternehmen? 

Mit einem transparenten Wissensmanagement lassen sich ganz wesentliche Unternehmensziele viel effizienter erreichen, weil es insbesondere auf den Fortbestand von Mitarbeiterwissen, die Nutzung dieses Wissens für aktuelle Geschäftsprozesse, dessen kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbreitung im gesamten Unternehmen sowie auf die Förderung von Innovation abzielt. 

Ganz entscheidend aber ist: Effizientes Wissensmanagement reduziert Kosten, leistet wertvolle Unterstützung beim Risikomanagement, verbessert die Kundenbeziehungen und schafft langfristige Wettbewerbsvorteile, weil es die Einhaltung von Vorschriften und Qualitätsstandards durch Dokumentation und Überwachung von Prozessen und Verfahren maßgeblich sichert. 

Wissensmanagement-Methoden

Es existieren verschiedene Methoden, nach denen sich ein intaktes Wissensmanagement in den verschiedenen Phasen des Wissenslebenszyklus installieren lässt. Dazu zählen etwa:

Planungsmethoden:

• Wissensstrategieentwicklung: Festlegung der strategischen Ziele und Prioritäten für das Wissensmanagement.

• Wissensaudit: Bewertung des vorhandenen Wissens und Identifikation von Wissenslücken.

• Wissensmanagement-Roadmaps: Erstellung von Plänen und Zeitplänen für die Umsetzung von Wissensmanagementinitiativen.

• Balanced Scorecard: Nutzung von Kennzahlen zur Messung des Erfolgs von Wissensmanagementinitiativen.

Präsentationsmethoden:

• Dokumentation und Wissensdatenbanken: Erstellung von schriftlichen oder digitalen Ressourcen zur Speicherung und Verbreitung von Wissen.

• Schulungen und Workshops: Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten durch Schulungen und interaktive Workshops.

• Experten-Interviews und Experten-Verzeichnisse: Identifikation und Nutzung von Expertenwissen innerhalb der Organisation.

• Best-Practice-Dokumentation: (Use-Case-)Sammlung und Verbreitung bewährter Verfahren und Erfahrungen.

Kreativitätsmethoden:

• Brainstorming: Generierung neuer Ideen und Lösungsansätze durch Gruppendiskussionen.

• Design Thinking: Ein kreativer Ansatz zur Problemlösung und Ideenentwicklung.

• Innovationswettbewerbe: Förderung von kreativen Ideen und Lösungen durch Wettbewerbe und Belohnungen.

• Kollaborative Tools und Plattformen: Die Nutzung von Online-Plattformen und Tools zur Zusammenarbeit und Ideengenerierung.

Dialogische Verfahren:

• Community of Practice (CoP): Gruppen von Personen mit gemeinsamen Interessen und Fachwissen, die sich regelmäßig austauschen.

• Peer Assist: Erfahrungsaustausch zwischen Kollegen zur Problemlösung und Wissensvermittlung.

• Lessons Learned Workshops: Reflexion und Dokumentation von Erfahrungen und Erkenntnissen nach Projektabschlüssen.

• Storytelling: Verwendung von Geschichten, um Wissen und Erfahrungen weiterzugeben.

Diese Methoden lassen sich je nach den spezifischen Anforderungen und Zielen selbstverständlich miteinander kombinieren und anpassen, um schließlich ein erfolgsorientiertes Wissensmanagement in Unternehmen zu installieren. Unternehmen erzeugen damit einen breiten Wissenspool. Allerdings besteht hier immer noch die Gefahr von Bias. Sie kristallisiert sich an der Frage heraus, von wem Informationen und Wissen stammen und auf welche Art und Weise diese weitergegeben werden? 

Zum Hintergrund: Es besteht durchaus die reale Chance, dass sich durch subjektive Verzerrung bei der Erfassung und Verbreitung von Wissen möglicherweise unerwünschte Denkmuster verfestigen – wissentlich wie auch unwissentlich. Diese Denkmuster können sich in der allgemein zugänglichen Wissensbasis im gesamten Unternehmen manifestieren. Das wiederum gefährdet die unbedingt erforderliche Neutralität von Wissen.

Exkurs: Welche neuen Möglichkeiten bietet KI für erfolgreiches Wissensmanagement?

Durch die Nutzung von Daten lässt sich diese Bias-Gefahr unterbinden. Das heißt: Auch im Wissensmanagement stellen Daten das neue Gold des 21. Jahrhunderts dar. Das Wissen, das aus Daten gezogen wird, bringt eine neue Art der Neutralität, Zuverlässigkeit, Präzision und Geschwindigkeit in Entscheidungsprozesse von Unternehmen.

Beispiel Projektmanagement: Projekte werden immer noch sehr oft aus dem Bauch heraus geplant und budgetiert. Fehlplanung ist ein häufiges Resultat. Das führt oftmals zu unnötiger Überlastung von Mitarbeiter*innen, Prozessen und Ressourcen. Warum? Tagtäglich erzeugen wir bei der Nutzung digitaler Arbeitsmittel immense Datenmengen. Wieso nutzen wir diese Daten nicht dazu, um daraus Erkenntnisse, also Wissen, zu gewinnen, das in vergleichsweise kürzerer Zeit zu fundierteren Entscheidungen führt?

Es existiert eine ganze Reihe von Tools und Wissensmanagement-Plattformen, die uns mittels KI Entscheidungsfindungen wie die Projektplanung und Budgetierung massiv erleichtern. Sie transferieren Daten in Wissen und treffen auf dieser Basis automatisierte Entscheidungen. 

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Wie gelingt erfolgreiches Wissensmanagement in Unternehmen?

Um tatsächlich ein erfolgreiches Wissensmanagement in Unternehmen zu implementieren, sollten Unternehmen zunächst eine Kultur des Wissensaustauschs fördern und die Belegschaft dafür sensibilisieren. Dabei sollten sie

• eine klare Strategie entwickeln, 

• Wissensquellen (etwa durch die Anwendung einer Wissenskarte) identifizieren, 

• sinnvolle Tools nutzen, 

• Schulungen und Anreize bieten, 

• Informationen schützen, 

• Verantwortlichkeiten zuweisen, 

• Erfolge messen,

• externes Wissen integrieren und 

• Wissensmanagement in die Geschäftsstrategie einbetten. 

Erst wenn sich eine kollaborative Wissenskultur in den Köpfen der Belegschaft durchsetzt, sind Mitarbeiter*innen und Unternehmen in der Lage, vollumfänglich von einer konkreten Wissensmanagement-Lösung zu profitieren.

Welche Tools ermöglichen erfolgreiches Wissensmanagement?

Eine Wissensmanagement-Software zeichnet sich grundsätzlich durch eine sehr große Leistungsfähigkeit aus. Sie erfasst, identifiziert und durchsucht Informationen und Wissensressourcen nicht nur, sondern ermöglicht auch deren gemeinsame Nutzung. Diese Tools sind in der Lage, unterschiedliche Datentypen, Textdokumente, Präsentationen, Audio-, Video- oder Bild-Daten und vieles mehr zu verarbeiten.

Die Hauptaufgabe von Wissensmanagement-Software besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter*innen eines Unternehmen sowie dessen Geschäftspartner*innen und Kund*innen jederzeit auf diese Informationen zugreifen und davon profitieren können. Gerne stellen wir dir die bestbewerteten Tools vor:

Notion

Überblick

Confluence

Microsoft OneNote

Zu den bekanntesten Tools zählen USU Knowledge Management, Notion, Asana, Confluence, neuroflash, der OpenAI Chatbot, Google Bard oder conversionmaker.ai. Einen Gesamtüberblick findest du auf unserer Übersichtsseite aus der Kategorie Wissensmanagement.

Fazit

Wissen treibt Innovationen in Unternehmen voran. Es verfügt über das Potenzial, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu erzeugen. Dabei ist die Zusammenarbeit von Menschen und künstlicher Intelligenz aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Um erfolgreiches Wissensmanagement in Unternehmen zu betreiben, ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich. Ziel ist es, einen möglichst breiten, zentralisierten und zugänglichen Wissenspool zu schaffen. Aber: Aufgrund der Möglichkeit subjektiver Verzerrungen in der Wahrnehmung von Wissen, besteht die Gefahr von Bias in der Wissensbasis.

Daten und künstliche Intelligenz (KI) sorgen für die Reduzierung von Bias. Sie verbessern die Neutralität, Zuverlässigkeit, Präzision und Geschwindigkeit von Wissensprozessen. Und das führt zu fundierteren Entscheidungen. So kann KI etwa im Projektmanagement genutzt werden, um dort Daten automatisiert in Wissen zu verwandeln und Planungs- oder Budget-Entscheidungen zu unterstützen. Dazu existieren verschiedene KI-basierte Projektmanagement-Tools und Plattformen.

Um erfolgreiches Wissensmanagement umzusetzen, sollten Unternehmen eine Kultur des Wissensaustauschs fördern, eine klare Strategie entwickeln und Mitarbeiter*innen für dieses Thema sensibilisieren. Helfen können dabei Schulungen sowie die Schaffung von Anreizen. Erst dann sollten entsprechende Tools installiert werden.

Insgesamt erfordert erfolgreiches Wissensmanagement eine ganzheitliche Herangehensweise, die Technologie, Kultur und Strategie miteinander verknüpft, um ein effizientes und neutrales Wissensmanagement zu gewährleisten. Damit befreien sich Unternehmen von unerwünschten Abhängigkeiten, die ihnen wertvolles Wissen – etwa durch den Fachkräftemangel oder die derzeit hohe Personalfluktuation – vorenthalten bzw. entziehen.