Second Brain: Mit diesen Tools, Tipps & Tricks baut Ihr Euch Euer Wissensmanagement auf

Dass wir täglich einer unendlichen Flut an Informationen ausgesetzt sind und wir durch Arbeit, private Projekte und andere Interessen viel Wissen und Notizen anhäufen, zeigt, dass es wichtig ist, sich ein hilfreiches digitales Wissensmanagement aufzubauen, um seine Notizen zu sortieren und sich schrittweise ein “zweites Gehirn” aufzubauen. Was genau das ist, welche Second Brain Tools und Apps sich für Euer digitales Wissensmanagement eignen und mit welchen Tipps und Tricks Ihr sofort starten könnt, erfahrt Ihr in diesem Beitrag von Gastautorin Jana Kim Weser.

Was ist mit „Second Brain” gemeint?

Unter einem Second Brain, einem zweiten Gehirn, versteht man die Sammlung von Wissen, Informationen, Projekten, Daten und Gedanken außerhalb seines eigenen Kopfes in einem externen System. Dies kann sowohl analog als auch digital passieren. Mit einem Second Brain könnt Ihr ein hilfreiches Wissensmanagement aufbauen und auf diese Weise private und berufliche Projekte noch besser voranbringen.

Sein Wissen wird also externalisiert und so miteinander vernetzt, dass ein vernetztes Gedächtnis und eine Wissensdatenbank entstehen.

Der Ursprung: Das Zettelkasten-System nach Niklas Luhmann

Der deutsche Soziologe Niklas Luhmann hat die Zettelkasten-Methode entwickelt und mit ihrer Hilfe 70 Bücher und circa 400 wissenschaftliche Artikel geschrieben. Mit der Zettelkasten-Methode werden Informationen so aufbereitet, dass sie bereits verstanden auf Zetteln notiert und dann zwischen ihnen Vernetzungen (in Form von Nummerierungen, Buchstaben und weiteren Kürzeln) hergestellt werden.

Welche Wissensmanagement-Software und -Apps das ehemals analoge Zettelkasten-System ablösen und Euch helfen, Eure digitale Wissensdatenbank aufzubauen, erfahrt Ihr in Kürze.

Was zeichnet ein gutes Second Brain aus?

Beim Second Brain geht es nicht nur um ein Sammelsurium an verschiedenen Notizen, sondern insbesondere um:

• Die Verdichtung der Informationen auf das Wesentliche.
• Die Vernetzung der Informationen.
• Das klare Warum hinter einer Notiz.
• Und alles an EINEM Ort zu haben.

Welche typischen Nachteile des Note-Takings werden mit dieser Methode aufgehoben?

Die meisten von uns haben viele Orte, an denen sie ihre Informationen notieren. Vom klassischen Notizbuch bis hin zu Projektmanagement-Tools und -Apps. Dadurch entsteht die Problematik, dass Ihr nicht immer sofort die richtige Information findet. Im physischen Notizbuch ist dies besonders schwierig, da die Notizen nach Datum und nicht nach Inhalt oder Schlagwort sortiert sind.

Digitale Notizen sind zwar in der Regel einfacher zu durchsuchen, aber es fehlen immer noch die Vernetzungen der Notizen untereinander, sowie das Ergebnis, das durch die Notizen erreicht werden kann.

Ein weiteres Beispiel ist das bereits erwähnte Zettelkasten-System von Niklas Luhmann, das mit 100 Zetteln vermutlich noch sehr gut zum Nachschlagen geeignet ist, aber wenn es dann in die fünfstelligen Zahlen geht kaum noch zu managen ist, egal wie gut es sortiert ist.

Darüber hinaus werden die meisten Texte heutzutage digital geschrieben und auch veröffentlicht. Daher ist es ein erhöhter Zeitaufwand, etwa analoge Notizen erst einmal zu digitalisieren, bevor sie weiter genutzt werden können.

Welche Vorteile hat es, sich ein digitales Wissensmanagement aufzubauen?

Luhmann war mit der Zettelkasten-Methode sehr erfolgreich und natürlich kann man sich hier die Frage stellen, warum es überhaupt ein digitales Wissensmanagement sein muss bzw. welche Vorteile ein Wissensmanagement online überhaupt hat.

Vorteile von digitalem Wissensmanagement:

• Die Datenbank ist weltweit von vielen verschiedenen Endgeräten abrufbar.
• Ihr könnt Tags setzen und Notizen miteinander vernetzen.
• Ihr könnt über die Suchfunktion Eure Tags und Schlagworte sofort finden.
• Ihr könnt allein und im Team an der Wissensdatenbank arbeiten (letztere ist bei analogen Zettelkästen eher schwierig).
• Ihr habt verschiedene Speichermöglichkeiten (von Cloud über eigene Festplatte) und könnt so Eure Daten mehrfach sichern.
• Ihr könnt jederzeit Eure Notizen bearbeiten.
• Ihr habt nie wieder ein leeres Blatt Papier, wenn Ihr Texte schreibt, denn Ihr könnt Euch an Eurer eigens erstellten Wissensdatenbank bedienen.
• Analoge Notizen sind zeitaufwendig und anfälliger (z. B. durch Kaffee, Feuer, Kinder, Haustiere etc.)

Für wen eignet sich die Methode “Building Your Second Brain”?

Ein Second Brain kann für jede Person eine Hilfe sein. Insbesondere für diejenigen, die selbst Texte schreiben, viel lesen und lernen, Vorträge halten, Content kreieren, in der Wissenschaft arbeiten und alle, die ihren Kopf entlasten wollen und bereit sind, langfristig an einem zweiten Gehirn zu arbeiten. Denn der Charme entsteht mit der Qualität der einzelnen Notizen und der Menge an Verlinkungen, die über die Zeit zwischen den Texten, Gedanken und Recherchen entstehen.

Die “Building A Second Brain” Methode eignet sich also für:

• Wissenschaftler*innen
• Journalist*innen
• Content Creator*innen
• Freiberufler*innen
• Student*innen
• Unternehmer*innen
• Coaches
• Autor*innen
• Familien
• Teams
• Alle, die gerne Lernen und Wissen speichern wollen
• Personen, die ihre Produktivität verbessern wollen

Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da es unzählig viele Möglichkeiten Wissensmanagement-Methoden gibt, die jede*r für sich selbst anpassen kann.

Wissensmanagement kann auch in Unternehmen eine bedeutende Rolle spielen, insbesondere für Teams, die gemeinsam an Texten und mit einer Vielzahl an Informationen arbeiten.

Wie baut man sich ein Second Brain?

Es gibt kein richtiges oder falsches Wissensmanagement-Konzept. Aber natürlich gibt es erprobte Strukturen, wie Ihr Euer Wissensmanagement effektiv aufbauen könnt. Der selbst ernannte “Second Brain Guy” Tiago Forte nutzt das CODE-Framework (Capture, Organize, Distill und Express) in seiner “Building A Scond Brain”-Methode.

Quelle: https://www.buildingasecondbrain.com/course

Diese Art, das zweite Gehirn aufzubauen, bewährt sich bei vielen, die verschiedene Wissensmanagement-Tools ausprobiert haben.

Sammeln der wichtigsten Ideen, Informationen und Erkenntnisse:

An erster Stelle steht das Erfassen der für Euch wichtigsten Informationen, denn nicht alle Informationen müssen auch Teil Eures zweiten Gehirns werden. Bei diesem Schritt geht es um ein klares “Warum?” und Ihr dürft Euch Fragen stellen, wie beispielsweise:

• “Was ist die Kernaussage?”
• “Warum speichere ich diese Information?”
• “Was hat mich an diesem Text bzw. dieser Information berührt?”
• “Wie kann diese Notiz meinem zukünftigen Ich weiterhelfen?”

Organisieren & Vernetzen der Informationen

Während der erste Schritt für viele noch sehr einfach ist, stellt sich beim zweiten Schritt die Frage, wo und wie die vielen Informationen, Notizen und Dokumente am besten sortiert werden können. Hierfür gibt es mehrere Ansätze.

Einer davon ist die P.A.R.A.-Methode, die für Projekte, Areas, Resources und Archives steht. Bei dieser Methode organisiert Ihr Euer zweites Gehirn in vier Kategorien:

• Projekte: Also konkrete Projekte, die mit einem bestimmten Ziel und einer Deadline verbunden sind.
• Verantwortungsbereiche: Bereiche, für die Ihr Euch interessiert, um welche Ihr euch kümmern oder in denen Ihr Euch konkret weiterentwickeln wollt (z. B. ein bestimmtes Hobby, Finanzen oder Reisen)
• Ressourcen: Hier geht es um Ressourcen, die Ihr gerne stärken und Wissen, welches Ihr weiter ausbauen wollt, also Themen, die Euch interessieren (z. B. persönliche Weiterentwicklung, ein Musikinstrument, Politik etc.).
• Archiv: Nicht aktive Notizen aus den anderen drei Bereichen.

Reduzieren der Informationen

Beim Reduzieren Eurer Notizen und Informationen denkt Ihr daran, wie Euer zukünftiges Ich das Wissen am effektivsten konsumieren kann. In diesem Schritt geht Ihr also noch einmal mehr in die Tiefe und sorgt dafür, dass Ihr nur noch das in Eurem zweiten Gehirn an Wissen speichert, das Ihr wirklich benötigt oder Euch anderweitig berührt hat. So kommt Ihr schneller und mit deutlich weniger Aufwand an Euer Ziel, wenn Ihr in Eurem vernetzten Gedächtnis nach Informationen schaut.

Veröffentlichen (im kleinen oder großen Rahmen)

Mit diesem Schritt stellt Ihr sicher, dass Ihr die gespeicherten Informationen auch wirklich verstanden habt. Gleichzeitig könnt Ihr auch andere an Eurem Wissen teilhaben lassen. Dies kann in kleinem Rahmen, zum Beispiel in Eurem direkten Umfeld, oder auch in größerem Rahmen, wie etwa als Content Creator*in, Corporate Influencer*in, Speaker*in, etc. sein. Ein weiterer Aspekt, der diesen Schritt begründet ist, dass ergebnisorientierte Notizen (also wofür Ihr die jeweilige Notiz nutzt) für eine höhere Qualität sorgt, als einfach nur Informationen abzuspeichern.

Welche Second Brain Tools bzw. Wissensmanagement-Tools eignen sich besonders gut?

Die sehr häufig verwendeten Apps und Softwares sind Notion, Evernote, Roam Research, OBSIDIAN und auch Confluence, USU Knowledge Managementoder Microsoft OneNote (in Unternehmen), welche sich alle für die Erstellung eines Second Brains eignen. Hier kommt es unter anderem auch auf die Bedürfnisse und Ziele der Nutzer*innen an.

Quelle: https://obsidian.md/

Hilfreiche Fragen bei der Wahl des richtigen Wissensmanagement-Tools sind:

• “Wo werden meine Daten gespeichert (also zum Beispiel Markdown Dateien oder auf einem externen Server)?”
• “Welche Wünsche habe ich für Visualisierungen?”
• “Was ist mein Budget?”
• “Möchte ich alleine oder im Team die Software nutzen?”
• “Wie gut ist die UX der jeweiligen Software?”
• “Womit kann ich am besten arbeiten?”

Tipps & Tricks für Euer Second Brain

Damit Ihr möglichst schnell und effektiv mit dem Aufbau Eures Second Brains starten könnt und wisst, worauf Ihr achten solltet, erfahrt Ihr hier einige Tipps, Tricks und Methoden für den Aufbau Eures zweiten Gehirns.

Entscheidet Euch für EINE Second Brain App bzw. Software

Entscheidet Euch, wo die Dateien liegen sollen. Je nach Anbieter*in liegen Eure Daten zum Beispiel auf einem Server in einem anderen Land, oder Ihr entscheidet Euch für eine Software, die Euch die Dateien lokal speichern lässt, wie beispielsweise Obisidian mit Markdown Dateien.

Wenn Ihr Euch für eine Software entschieden habt, dann bleibt dabei. Sollten alte Notizen und Dateien noch in anderen Apps oder Notizbüchern sein, müsst Ihr nicht sofort alle Informationen übertragen.

Beginnt mit der Software, die Euer zweites Gehirn abbilden soll und fügt, wenn Ihr Zeit habt, ältere Notizen hinzu. Je öfter Ihr eine Notiz in Bearbeitung habt, desto mehr entstehen Gedanken dazu und Euch fallen wieder mehr Vernetzungen ein.

Qualität über Quantität

Es geht nicht nur um die Menge an Notizen, sondern noch bedeutender ist die Qualität der Notizen. Speichert daher nicht nur Links zu Artikeln mit Überschriften und Schlagwörtern ab, sondern formuliert in Euren eigenen Worten eine kurze Zusammenfassung und was Ihr darüber denkt. So weiß Euer zukünftiges Ich auch, warum die Notiz einen Platz in Eurem Second Brain bekommen hat.

So könnt Ihr sicherstellen, dass Eure Notizen eine gute Qualität haben:

1. Während des Lesens Klebemarker an Stellen kleben, die Euch inspirieren, so könnt Ihr im Lesefluss bleiben und später an die Stelle zurückkehren.
2. Eure Gedanken so oft es geht in ganzen Sätzen aufschreiben.
3. Dafür eignet sich auch gut die Diktierfunktion Eures Handys.
4. Zitate auch als solche kennzeichnen und direkt die Quellenangabe dazu schreiben.
5. Ergänzt die Zitate mit dem Grund, warum sie Euch inspirieren (erhöht die Qualität Eurer Notiz).
6. Pro-Tipp: Zitate, Texte und Gedanken als in sich abgeschlossenen Gedanken mit eigenen Worten formulieren. So habt Ihr fertige Texte, die Ihr als Basis in der Zukunft nutzen könnt (natürlich auch hier an die Quellenangabe denken).
7. In regelmäßigen Abständen Notizen in der Software Eurer Wahl organisieren und mit anderen Notizen vernetzen.

Entwickelt Routinen und Gewohnheiten

Genau wie Euer “erstes Gehirn” viele Jahre oder Jahrzehnte gebraucht hat, um das aktuelle Level zu erreichen, dürft Ihr auch Eurem Second Brain Zeit geben, sich zu entwickeln. Auch wenn Ihr vermutlich gerade am Anfang viel Motivation und Zeit in Euer zweites Gehirn steckt, erreicht Ihr den besten Fortschritt mit der Zeit durch effektive Routinen und Gewohnheiten.

Eine Gewohnheit kann sein, jeden Tag 10 Minuten Euer Second Brain weiterzuentwickeln. Eine hilfreiche Routine ist beispielsweise, dass Ihr jede Woche oder ein Mal im Monat Eure Notizen nach der CODE-Methode aufbereitet.

Fazit zum Second Brain

Der Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank braucht Zeit. Bei all den möglichen Tools und Taktiken ist eines besonders wichtig: anzufangen.  Euer Second Brain ist so gut wie Eure Notizen (Qualität über Quantität) und Vernetzungen. Fokussiert Euch also immer auf die Kernessenz der jeweiligen Notiz, um Euer zukünftiges Ich zu unterstützen und nehmt Euch Zeit, Verbindungen herzustellen.

Ein zweites Gehirn möchte aufgebaut und gepflegt werden, also helfen Euch Gewohnheiten dabei, regelmäßig für eine Verbesserung Eures zweiten Gehirns zu sorgen. So entsteht über die Monate und Jahre eine immer bessere Datenbank Eurer vernetzter Gedanken.

Mit etwas Geduld, den richtigen Gewohnheiten und einem klaren “Warum?” hat jede*r die Möglichkeit, seine eigene Wissensdatenbank aufzubauen und immer gut strukturiert und mit Systemen den Alltag zu gestalten.