Freizeitausgleich: So findet dein Unternehmen das richtige Gleichgewicht zwischen Überstunden und Erholung

1. Was ist Freizeitausgleich?
2. Wann muss Freizeitausgleich gewährt werden?
3. Vor- und Nachteile von Freizeitausgleich
4. Freizeitausgleich und Krankheit: Das musst du beachten
5. Gibt es einen Freizeitausgleich bei Kündigung und Freistellung?
6. So behältst du Überstunden mithilfe von Software im Blick
7. Fazit: Wo Überstunden anfallen, ist Freizeit ein geeigneter Ausgleich

Freizeitausgleich gewinnt in der heutigen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Gerade in Zeiten, in denen Überstunden oft zur Tagesordnung gehören, fragen sich viele Arbeitnehmende und Arbeitgebende: Wie lassen sich Überstunden sinnvoll umwandeln, ohne dass die Work-Life-Balance darunter leidet? Hier bietet Freizeitausgleich eine ideale Lösung, indem geleistete Mehrarbeit durch zusätzliche Freizeit und unabhängig von Urlaubstagen kompensiert wird.

Für Arbeitnehmende bedeutet das oft mehr Flexibilität und Erholung. Für Arbeitgebende bietet Freizeitausgleich die Chance, die Zufriedenheit und Motivation im Team zu steigern. Denn ein gut organisierter Freizeitausgleich ist nicht nur ein wichtiger Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern kann auch den langfristigen Erfolg deines Unternehmens sichern – eine Win-win-Situation für beide Seiten.

Was Freizeitausgleich genau bedeutet, ob du ihn als Arbeitgeber*in gewähren musst und wie du ihn mithilfe von Software im Blick behältst, erfährst du hier.

Was ist Freizeitausgleich?

Für viele Unternehmen ist der Umgang mit Überstunden eine Herausforderung. Eine Möglichkeit, Mitarbeitende für ihre Mehrarbeit zu entlohnen, ist hier der Freizeitausgleich, kurz FZA. In diesem Fall werden Überstunden nicht finanziell vergütet, sondern – der Name verrät es bereits – in Form von Freizeit. Während eine finanzielle Vergütung die geleisteten Überstunden monetär abdeckt, sorgt der Freizeitausgleich für eine Entlastung durch Erholungsphasen, in denen deine Mitarbeitenden ihre Überstunden „abfeiern“. Gerade in der modernen Arbeitswelt, in der die Work-Life-Balance immer mehr in den Fokus rückt und mentale Gesundheit am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle spielt, ist diese Form des Ausgleichs attraktiv.

Hierbei gibt es jedoch auch einige rechtliche Rahmenbedingungen, die du kennen solltest. So regeln insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und andere Vorschriften, wann deine Mitarbeitenden überhaupt Überstunden leisten dürfen und wie du sie ausgleichen musst. Entsprechend gesetzlicher Regelungen kannst du zudem mit Überstundenklauseln in Arbeitsverträgen festlegen, wie im Falle von Mehrarbeit verfahren wird. Beachte, dass Betriebsräte in vielen Fällen Mitbestimmungsrechte haben, wenn es um den Freizeitausgleich geht.

Wann muss Freizeitausgleich gewährt werden?

Als Arbeitgeber*in bist du verpflichtet, bestimmte gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit einzuhalten. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht klare Vorgaben: Maximal acht Stunden Arbeitszeit pro Tag sind erlaubt und in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden, solange die durchschnittliche Arbeitsdauer innerhalb von sechs Monaten bzw. 24 Wochen wieder auf acht Stunden pro Tag zurückgeführt wird. Werden diese Grenzen überschritten, spricht man von Mehrarbeit. Arbeiten deine Angestellten länger als vertraglich vereinbart, entstehen Überstunden.

Der Ausgleich muss dabei 1:1 zu den geleisteten Überstunden gewährt werden. Also: eine Überstunde = eine Stunde Freizeit. Das bietet sich beispielsweise in Situationen wie diesen an:

• Überschreiten der gesetzlichen Höchstarbeitszeit
• Mehrarbeit oder Arbeitsspitzen in Phasen intensiver Arbeitsbelastung, z. B. bei unvorhergesehenen Aufgaben
• Schichtarbeit und Bereitschaftsdienste
• Längere Projektphasen mit vielen Überstunden
• Fortbildungen an Wochenenden (beachte hierzu das EuGH-Urteil vom 28. Oktober 2021)

Um deine Mitarbeitenden für geleistete Mehrarbeit zu entlohnen, kannst du ihnen beispielsweise Ausgleichszahlungen oder Freizeitausgleich anbieten. Bild: Clockodo

In speziellen Fällen wie Sonntagsarbeit schreibt das ArbZG vor, dass innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag gewährt werden muss. Das gilt gleichermaßen für Feiertagsarbeit, wobei der Ersatzruhetag hier innerhalb von acht Wochen erfolgen muss (§ 11 ArbZG). Grundsätzlich dürfen nur ausgewählte Arbeitnehmende an Sonntagen beschäftigt werden.

Um einen Anspruch auf Freizeitausgleich entstehen zu lassen, müssen die zuvor geleisteten Überstunden von den Arbeitgebenden angeordnet bzw. stillschweigend akzeptiert worden sein. Bestehen laut Arbeitsvertrag andere Regelungen für die Vergütung von Überstunden, also ist beispielsweise ein monetärer Ausgleich vertraglich festgelegt, finden diese Vereinbarungen vorrangig Anwendung.

Vor- und Nachteile von Freizeitausgleich

Der Freizeitausgleich bietet für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen Vorteile, ist jedoch auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Dazu zählen unter anderem:

Der Freizeitausgleich kann ein wertvolles Instrument sein, um sowohl die Flexibilität von Unternehmen als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Dabei ist allerdings wichtig, dass dein Betrieb klare Regelungen im Interesse aller Beteiligten schafft. Hierbei helfen auch eine transparente Kommunikation und effiziente Systeme für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.

Freizeitausgleich und Krankheit: Das musst du beachten

Werden Arbeitnehmer*innen während ihres Erholungsurlaubs krank, können sie sich die Urlaubstage entsprechend „zurückholen“. Anders ist das beim Freizeitausgleich: Hier besteht kein Anspruch darauf, den Freizeitausgleich nachzuholen. Stattdessen verfallen die „abgefeierten“ Überstunden – auch, wenn sie nicht zur Erholung genutzt worden sind.

Der Freizeitausgleich entspricht also eher einem Wochenende statt Urlaubstagen: Liegst du Samstag und Sonntag krank im Bett, kannst du das verpasste Wochenende schließlich (leider) auch nicht nachholen.

Gibt es einen Freizeitausgleich bei Kündigung und Freistellung?

Trennen sich Arbeitgebende und Angestellte, steht häufig die Frage nach Resturlaub und nicht „abgefeierten“ bzw. unvergüteten Überstunden im Raum. Nicht selten verlassen Mitarbeitende ein Unternehmen aufgrund noch offener Urlaubstage früher als mit Ende ihres Arbeitsvertrags. Wie mit Überstunden verfahren wird, hängt unter anderem von der Art der Kündigung ab: Wurde dem*der Mitarbeitenden fristlos gekündigt, besteht keine Möglichkeit mehr, Überstunden klassisch durch Freizeit „abzufeiern“. In diesem Fall muss geleistete Mehrarbeit also finanziell vergütet werden.

Bei ordentlichen Kündigungen gelten die Überstundenregelungen aus Arbeits- und Tarifverträgen. Hat dein*e Mitarbeiter*in nachweislich Überstunden angesammelt, könntest du ihn*sie beispielsweise mit einem Freizeitausgleich früher aus dem Arbeitsverhältnis aussteigen lassen. 

Um in Fällen wie diesen für die nötige Klarheit zu sorgen, sollte Mehrarbeit immer mit entsprechenden Zeiterfassungssystemen festgehalten werden. Zur Dokumentation von Arbeitszeiten sind Unternehmen seit dem „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sowieso verpflichtet. Diese Pflicht zur Zeitdokumentation hat auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit seinem Urteil vom 13. September 2022 noch einmal bestätigt.

So behältst du Überstunden mithilfe von Software im Blick

Um deinen Mitarbeitenden mittels Freizeitausgleich die Möglichkeit zu geben, Überstunden „abzufeiern“ und sich nach intensiven Arbeitsphasen zu erholen, brauchst du zunächst einen Überblick über die geleistete Mehrarbeit. Nur, wenn Arbeitszeiten korrekt und nachvollziehbar erfasst sind, gibt es eine Grundlage für den Ausgleich. 

Arbeitszeiten und geleistete Überstunden können deine Mitarbeitenden dabei auf ganz unterschiedlichem Wege festhalten – ob auf Papier, in einer Exceltabelle oder, deutlich übersichtlicher und einfacher, mithilfe entsprechender Softwares.

Setzt du für die Verwaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten auf Tools wie Clockodo, erfüllst du nicht nur rechtliche Vorgaben rund um Arbeitszeiterfassung, sondern sparst dabei obendrein viel Zeit und Aufwand. Dafür bietet Clockodo unter anderem:

• Eine digitale Stempeluhr: Lasse deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten einfach per App oder direkt am Computer erfassen – von Arbeitsbeginn über Pausen bis zum Feierabend. Neben Echtzeit-Tracking ist mit Clockodo auch die nachträgliche Zeitverwaltung möglich.
• Abwesenheitsmanagement: Verwalte Urlaube, Krankheitstage und Überstunden deiner Mitarbeitenden im Abwesenheitskalender. So behältst du alle Abwesenheiten im Blick und kannst Projekte effizient planen.
• Rechtskonforme Stundenkonten: Clockodo berücksichtigt gesetzliche Vorgaben wie Pausenzeiten und Soll-Stunden und liefert dir jederzeit einen Überblick über Überstunden, Urlaubszeiten und anfallende Zuschläge.
• Projektzeiterfassung: Verfolge den Fortschritt deiner Projekte in detaillierten Berichten. So erkennst du frühzeitig, wenn Budgets überschritten werden, und kannst rechtzeitig handeln.
• Individuelle Berichte: Mit dem Berichtsbaukasten filterst du Zeiten nach Projekten, Kund*innen oder Mitarbeitenden und erhältst wertvolle Einblicke in die Effizienz deiner Teams.
• Schnittstellen zu Buchhaltungstools: Clockodo unterstützt die Anbindung an Fakturierungs- und Lohnbuchhaltungsprogramme wie Lexoffice, sevdesk und Billomat, um die Abrechnung und Lohnbuchhaltung zu erleichtern. Via API-Schnittstelle kannst du zudem weitere Tools integrieren und Clockodo so an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.
• Sichere Datenverarbeitung: Deine Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert und sind DSGVO-konform geschützt. Clockodo sorgt für höchste Sicherheit bei der Erfassung und Speicherung der Arbeitszeiten.

Dabei richtet sich die Software vor allem an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), beispielsweise Agenturen, IT-Dienstleister, Kanzleien und Systemhäuser, die eine einfache und rechtskonforme Zeiterfassung benötigen. Insbesondere Freelancer*innen, HR-Verantwortliche und Projektmanager*innen profitieren von den vielen Funktionen für Arbeits- und Projektzeiterfassung.

Möchtest du Freizeitausgleich gewähren, gibt es einiges zu beachten. Bild: Clockodo

Fazit: Wo Überstunden anfallen, ist Freizeit ein geeigneter Ausgleich

In unserer Arbeitswelt sind Überstunden oft keine Ausnahme. Hier bietet der Freizeitausgleich eine flexible und faire Lösung für Mitarbeitende, sich nach anstrengenden Phasen der Mehrarbeit zu erholen und wieder Kraft zu tanken. Damit leistet der Freizeitausgleich einen wesentlichen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit und hilft Arbeitgebenden dabei, zum Wohlbefinden ihrer Angestellten beizutragen.

Dabei ist es für Unternehmen entscheidend, klare Regelungen zu schaffen, um Missverständnisse zu vermeiden und Überstunden transparent abzubauen. Unterstützung gibt’s hierfür von Zeiterfassungssystemen wie Clockodo: Sie bieten einen Überblick über Arbeitszeiten, Mehrarbeit und Abwesenheiten und helfen Unternehmen auf diese Weise, Freizeitausgleiche effizient und rechtskonform zu managen. Darüber hinaus können Unternehmen mit Clockodo besser nachvollziehen, wie es um die Arbeitskraft ihrer Angestellten bestellt ist: Kommen regelmäßig und in hohem Ausmaß Überstunden zusammen und bleibt kaum Zeit für den entsprechenden Ausgleich, könnten zusätzliches Personal oder eine Umstrukturierung von Aufgabenfeldern die nötige Entlastung bieten. Denn: Überstunden sollten vor allem eine Ausnahme sein und nicht die Regel.

Hinweis: Die Inhalte dieses Artikels dienen ausschließlich zur unverbindlichen Information und stellen keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne dar. Die bereitgestellten Informationen können und sollen keine individuelle, auf deine konkrete Situation zugeschnittene Rechtsberatung ersetzen. Daher erfolgen alle Angaben ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität.