Externe Personalbeschaffung: Beispiele, Vorteile und Möglichkeiten

Oft versuchen kleine und mittelständische Unternehmen, freie oder neue Stellen mit bereits bestehenden Mitarbeiter*innen zu besetzen – mittels Umverteilung oder Weiterbildung.

Je nach Anforderungen und Wachstumstempo reicht das aber nicht: Schnell fehlt es an internem Fachwissen oder Kapazitäten. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen auch außerhalb der eigenen Reihen nach neuen Teammitgliedern suchen.

In diesem Artikel von Gastautor Lars Vogler erfährst du, welche Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung es gibt, welche Vorteile sie bieten und wie du erfolgreich neue Mitarbeiter*innen findest.

 

Externe Personalbeschaffung: Definition

Die externe Personalbeschaffung bezeichnet die Suche nach neuen Teammitgliedern außerhalb des eigenen Unternehmens. Dazu gehören alle Recruiting-Maßnahmen, durch die potenzielle Bewerber*innen auf das Unternehmen aufmerksam gemacht und zur Bewerbung gebracht werden sollen.

Wenn du alle Möglichkeiten nutzen willst, ist es oft auch sinnvoll, neue Stellen auch für das bestehende Team zu öffnen. Denn die interne Personalbeschaffung bringt einige Vorteile mit sich: Der Recruiting-Prozess ist weniger umfangreich, die Einarbeitungszeit ist kürzer und da du die Person schon kennst, weißt du auch, ob ihr langfristig zusammenpasst.

Natürlich gibt es aber auch Situationen, in denen bestehende Mitarbeiter*innen bewusst nicht in Erwägung gezogen werden – zum Beispiel, weil intern nicht die notwendigen Fähigkeiten vorhanden sind oder schlichtweg mehr Kapazität gebraucht wird.

Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile. Du kannst einerseits flexibel auf sich verändernde Anforderungen des Unternehmens reagieren und neues Fachwissen und Kapazitäten gewinnen. Andererseits bringt sie auch Herausforderungen mit sich – etwa höhere Kosten und den Aufwand, neue Mitarbeiter*innen einzuarbeiten. Die wichtigsten Vor- und Nachteile haben wir dir hier zusammengefasst.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

• Größerer Bewerberpool: Du kannst extern wesentlich mehr potenzielle Bewerber*innen erreichen als intern. Damit steigt zwar der Screening-Aufwand, aber auch deine Chancen, die richtige Person für die Stelle zu finden.
• Neue Fähigkeiten: Neue Mitarbeiter*innen bringen häufig Fähigkeiten und Qualifikationen mit, die dem Unternehmen ansonsten fehlen würden. Dadurch werden die Kompetenzen im Team erweitert und die Möglichkeit geschaffen, dass sich das Unternehmen weiterentwickeln kann.
• Neue Ideen: Mit neuen Teammitgliedern kommen auch neue Erfahrungen in dein Unternehmen – manchmal auch von direkten Konkurrenten. Diese Einblicke kannst du konstruktiv nutzen, um dein Unternehmen voranzutreiben.
• Langfristige Kapazität: Die interne Personalbeschaffung verschiebt lediglich Kapazitäten – meist fehlt es dafür dann an anderer Stelle oder es entsteht für betroffene Mitarbeiter*innen eine Mehrbelastung, die auf Dauer zu Unzufriedenheit und Fluktuation führt. Mit neuen Teammitgliedern deckst du deinen Personalbedarf langfristig. Deine Mitarbeiter*innen sind zufriedener und produktiver.
• Keine / Geringe Fortbildungskosten: Wenn du extern nach Personal suchst, kannst du gezielt Bewerberprofile auswählen, die die notwendigen Qualifikationen und Anforderungen erfüllen. Bestehende Mitarbeiter*innen müssen gegebenenfalls zunächst fort- oder weitergebildet werden und haben in der Regel keine oder wenig Berufserfahrung im neuen Bereich.
• Autorität: Manchmal tun sich Mitarbeiter*innen schwer, früherer Kolleg*innen plötzlich als weisungsbefugte Führungskraft zu respektieren. Neue Teammitglieder von außerhalb haben es in solchen Positionen oftmals einfacher, da sie von Anfang an mehr Autorität genießen.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

• Kosten: Stellenanzeigen, Jobplattformen, Headhunter, Karrieremessen – im Vergleich zur Suche innerhalb des Unternehmens ist die externe Personalbeschaffung mit höheren Kosten verbunden. Hinzu kommen höhere Opportunitätskosten, da Stellen tendenziell länger vakant sind und mehr Ressourcen in der Organisation des Bewerbungsprozesses gebunden sind.
• Zeitaufwand: Die externe Personalbeschaffung dauert länger – vom Anforderungsprofil über die Stellenanzeige bis zu den ersten Bewerbungen können mehrere Tage bis Wochen vergehen. Zeit, die bei gutem Talentmanagement wegfallen kann. Hinzu kommt die Zeit für das Onboarding.
• Risiko der Fehlbesetzung: Das Risiko, dass es doch nicht passt, ist bei der externen Personalbeschaffung höher. Denn bei bestehenden Mitarbeiter*innen kennst du schon deren Arbeitsweisen und wie sie im Team agieren. Wenn das neue Teammitglied doch nicht zum Job, dem Team oder den Werten passt, musst du die Suche gegebenenfalls vor vorn beginnen. Dadurch wiegen die Faktoren Kosten und Zeitaufwand auch noch mal höher.
• Frustration bei Mitarbeiter*innen: Häufig gibt es Mitarbeiter*innen, die mit einer frei gewordenen oder neu entstandenen Stelle liebäugeln. Wenn du nur auf externe Personalbeschaffung setzt und sie sozusagen übergehst, kannst du sie damit vor den Kopf stoßen.

Maßnahmen der externen Personalbeschaffung

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung. Manchmal werden dabei passive und aktive externe Personalbeschaffungswege unterschieden.

Aktive externe Personalbeschaffung

Bei der aktiven externen Personalbeschaffung bewirbst du offene Positionen über verschiedene Formate und Kanäle – sowohl online als auch offline. Behalte dabei immer das Anforderungsprofil und damit auch deine Zielgruppe im Hinterkopf, denn nicht jedes Format und nicht jeder Kanal eignen sich für jede Zielgruppe.

Zu den aktiven Maßnahmen zählen:

• Stellenanzeigen: Die Stellenanzeige ist meistens die Basis der externen Personalbeschaffung und unterstützt alle anderen Maßnahmen: Sie wird über Jobbörsen und Social Media geteilt, im Active Sourcing mitgeschickt und auf der eigenen Karriereseite veröffentlicht. Einerseits sollte sie daher ein klares Anforderungsprofil umfassen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen Bewerber*innen mitbringen müssen. Andererseits muss sie Bewerber*innen ein genaues Bild darüber vermitteln, was auf sie zukommt, beispielsweise indem du das Unternehmen vorstellst und Vorteile beschreibst.
• Active Sourcing: Viel aktiver gehts nicht. Du gehst gezielt auf Kandidat*innen zu, die das Anforderungsprofil erfüllen. Insbesondere bei Stellen, die durch den Fachkräftemangel schwer zu besetzen sind, kannst du Zeit und daher hohe Opportunitätskosten sparen. 
• Jobbörsen: Jobbörsen verhelfen deiner Stellenanzeige zu mehr Reichweite und erhöhen so die Chance, passende Kandidat*innen zu erreichen. Dafür ist es wichtig, dass du deine Zielgruppe klar definiert hast, um geeignete Jobbörsen zu identifizieren und Streuverluste zu vermeiden.
• Karriereseite: Natürlich solltest du die Stellenanzeige auch auf deiner eigenen Karriereseite veröffentlichen. Einerseits erreichst du so Kandidat*innen, die dein Unternehmen bereits kennen und sich gezielt über Karrieremöglichkeiten informieren. Andererseits erhältst du eine direkte Anlaufstelle für interessierte Kandidat*innen, die du einfach per Link teilen kannst.
• Social Media: Social Media bietet ebenfalls hilfreiche Möglichkeiten, mehr Kandidat*innen auf deine Jobangebote aufmerksam zu machen. Über dein Unternehmensprofil kannst du Personen erreichen, die dem Unternehmen bereits folgen. Außerdem kannst du dein eigenes Netzwerk aktivieren und entweder passende Profile direkt anschreiben oder deine Kontakte bitten, die Stelle wiederum in ihrem Netzwerk zu teilen. Mehr zum Thema erfährst du in unserem Artikel zu Social Media Recruiting.
• Karrieremessen: Jobmessen und andere Karriereveranstaltungen sind die ideale Gelegenheit, um das eigene Unternehmen vorzustellen und Fachkräfte kennenzulernen. Das direkte Gespräch ermöglicht dir, auf die individuellen Fragen und Bedürfnisse einzugehen und dabei die Besonderheiten deines Unternehmens zu unterstreichen. 
• Headhunter / Personalberatungen: Personaldienstleister können dich unterstützen, Stellen schneller und dadurch kostengünstiger zu besetzen. Gerade bei Stellen mit besonderen Anforderungen oder aus anderen Gründen schwer zu besetzende Stellen (Stichwort: Fachkräftemangel) profitierst du von ihrem Expertenwissen und breiten Netzwerk.
• Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Mitarbeiterempfehlungen sorgen für eine höhere Reichweite und qualitativ hochwertige Bewerbungen. Denn: Deine Mitarbeiter*innen kennen die Unternehmenskultur und gegebenenfalls auch die konkreten Anforderungen des Jobs. Die Empfehlungen sind also sozusagen schon vorausgewählt.
• Performance Job Advertising: Beim Job Performance Advertising werden Jobangebote auf Jobbörsen, Social Media und Suchmaschinen gezielt beworben, um die richtige Zielgruppe zu erreichen. Die Performance der jeweiligen Jobangebote bzw. Kanäle behältst du dabei immer im Blick und schaust dir Kennzahlen wie Klicks, Conversions und Kosten pro Bewerbung an. So kannst du deine Kampagnen langfristig optimieren, um möglichst hochwertige – aber günstige – Bewerbungen zu erhalten.

Basis all dieser Maßnahmen und immer relevant: die Employer Brand. Nur wenn dein Unternehmen als attraktiv wahrgenommen wird, kannst du potenzielle Bewerber*innen überzeugen. Gleichzeitig macht eine gute Arbeitgebermarke auch alle genannten Maßnahmen einfacher und günstiger, da du insgesamt weniger Zeit und Ressourcen in die Akquise von Bewerber*innen investieren musst.

Passive externe Personalbeschaffung

Bei den passiven Maßnahmen gibt es nur die Initiativbewerbungen – Kandidat*innen bewerben sich von sich aus auf dein Unternehmen und du musst dafür gar nichts tun. Wobei es so einfach dann noch nicht ist. Voraussetzung für Initiativbewerbungen ist ebenfalls deine Employer Brand. Je besser sie ist, desto zahlreicher und qualitativ hochwertiger die Bewerbungen. Zudem lassen sie sich nur bedingt steuern (abgesehen von einem Hinweis auf deiner Webseite, dass Initiativbewerbungen prinzipiell möglich sind). Aber ob du Bewerbungen erhältst, wenn du auch gerade auf der Suche bist, kannst du nicht kontrollieren. Daher ist es sinnvoll, Initiativbewerbungen in deinen Talentpool einfließen zu lassen, um bei Bedarf auf die Personen zugehen zu können.

Du siehst: Ganz so passiv ist das gar nicht, denn Employer Brand und Talentpool wollen gepflegt werden.

 

So führst du eine erfolgreiche externe Personalbeschaffung durch

Um erfolgreich externe Mitarbeiter*innen zu finden, ist es wichtig, effektive Recruiting-Prozesse zu entwickeln und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dich bei der externen Suche nach neuen Mitarbeiter*innen unterstützt.

1. Erstelle Anforderungsprofil und definiere Zielgruppe: Am besten arbeitest du hierbei mit den entsprechenden Abteilungen zusammen, um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen ideale Kandidat*innen mitbringen. Berücksichtige dabei auch zukünftige Anforderungen, um sicherzustellen, dass Kandidat*innen auch langfristig einen Mehrwert für das Unternehmen bieten. Hierbei solltest du in Betracht ziehen, wie sich die Branche und das Unternehmen entwickeln werden und welche Fähigkeiten und Kenntnisse in Zukunft an Bedeutung gewinnen könnten.
2. Erstelle die Stellenanzeige: Um geeignete Bewerber*innen anzusprechen, sollte die Anzeige klar und präzise formuliert sein. Nenne dabei nur wirkliche, notwendige Anforderungen, um keine potenziellen Bewerber*innen abzuschrecken. Beschreibe zudem die konkrete Herausforderung der Stelle – geht es beispielsweise darum, einen Bereich neu aufzubauen oder zu restrukturieren? Bilder und Videos geben Bewerber*innen außerdem ein besseres Bild von Unternehmen, Team und Job und sollten daher unbedingt eingebunden werden.
3. Wähle geeignete Kanäle aus: Um eine möglichst breite und zielgerichtete Reichweite zu erzielen, ist es wichtig, die passenden Kanäle für die Stellenanzeige auszuwählen. Du solltest dabei nach Möglichkeit Nischen-Portale nutzen, um gezielt Fachkräfte anzusprechen. Es ist empfehlenswert, die Mediadaten der Jobportale zu prüfen, um sicherzustellen, dass deine Zielgruppe dort wirklich vertreten ist. Active Sourcing kann ebenfalls eine Option sein, da hierdurch schnelle Erfolge möglich sind. Dabei sollten auch soziale Netzwerke und persönliche Kontakte genutzt werden, um geeignete Kandidat*innen zu finden.
4. Sichte und beurteile die Bewerbungen: Antworte möglichst schnell mit einer konkreten Aussage auf Bewerbungen, idealerweise innerhalb von 24 Stunden, um das Interesse der Bewerber zu erhalten. Dabei solltest du immer im Hinterkopf behalten, dass Personen, die sich aktiv bewerben, sich in der Regel nicht nur bei einem Unternehmen bewerben.
5. Führe Bewerbungsgespräche und triff eine Entscheidung: Achte darauf, Prozesse und Entscheidungswege möglichst kurzzuhalten. Hierbei ist es wichtig, relevante Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind, von Anfang an zu involvieren, um Verzögerungen zu vermeiden. Bei Junior Positionen kann es ausreichen, wenn das Erstgespräch von HR übernommen wird, da es fachlich noch nicht so in die Tiefe geht.
6. Triff eine Entscheidung und mache ein Angebot: Um ein langes Hin und Her zu vermeiden, kannst du Bewerber*innen ein grobes Angebot in wenigen Sätzen zusammenfassen und dabei insbesondere auf Gehalt, Benefits und weitere wichtige Rahmenbedingungen wie die Kündigungsfrist eingehen. Wenn dies bestätigt wurde, schickst du den konkreten Vertrag hinterher. 
7. Neue Mitarbeiter*innen einarbeiten: Damit das neue Teammitglied schnell produktiv wird und sich willkommen fühlt, solltest du den ersten Arbeitstag gut vorbereiten. Dazu gehört, dass benötigte Hardware, Software und Zugangsdaten bereitliegen. Fachliche Ansprechpersonen und Mentor*innen helfen dem neuen Teammitglied, sich schnell zurechtzufinden. Während der Probezeit solltet ihr die Arbeitsleistung und die Integration des neuen Teammitglieds regelmäßig überprüfen, um frühzeitig eventuelle Probleme erkennen und lösen zu können.

Bei umfangreichen Prozessen oder hohen Recruiting-Zielen ist es schnell sinnvoll, dich von HR-Management-Tools bei einzelnen Schritten oder im gesamten Prozess unterstützen zu lassen. Daher solltest du deinen Bedarf realistisch einschätzen und dir gegebenenfalls verschiedene Tools anschauen. Hier findest du eine kleine Auswahl:

• Bewerbermanagement (z. B. talentstorm, softgarden, onlyfy one Bewerbungsmanager, Greenhouse, Recruitee)
• Onboarding & Personalentwicklung (z. B. elearnio, reteach)
• Personalverwaltung (z. B. SAP Success Factors, HRworks)
• All-in-one-Software (z. B. Personio, rexx systems, BambooHR)
• Bewerberkommunikation über WhatsApp (z.B. Superchat)