Virtuelle Arbeitsplätze für zukunftsfähige Remote-Work-Bedingungen

Virtuelle Arbeitsplätze bringen das Büro-Equipment auf den Homeoffice-Rechner, sparen Geld, schaffen Flexibilität und überzeugen die besten Fachkräfte.

Hast auch du während der Covid-Pandemie das Arbeiten im Homeoffice kennen- und lieben gelernt? Oder musstest du dich in dieser schwierigen Zeit womöglich damit beschäftigen, wie du deine Kolleg*innen bzw. Mitarbeitenden, so gut es auf die Schnelle ging, auf die neuen Anforderungen für Remote-Work vorbereiten konntest?

Egal auf welcher Seite - wahrscheinlich hast du während Corona bereits einige spezielle Software-Lösungen für ortsunabhängige Büroarbeit aufs Radar bekommen: Vor allem durch beliebte Collaboration-Tools konnten viele Unternehmen bzw. Verantwortliche ihren Kopf aus der Schlinge der immer enger werdenden Pandemie-Kontakteinschränkungen ziehen. Die Covid-Maßnahmen sind inzwischen ausgelaufen, es wurde allerdings bereits im Vorfeld klar, was sich „nach Corona“ unmissverständlich bestätigt: Homeoffice und flexibles Arbeiten bleiben!

Spätestens mit dieser Erkenntnis gilt es für betreffenden Firmen, ihre Remote-Work-Infrastruktur langfristig auf die spezifischen Anforderungen anzupassen. Der Büroarbeitsplatz der Gegenwart und der Zukunft besteht nicht mehr aus einem festen Schreibtisch mit installiertem Desktop-PC und eigener Zimmerpflanze. Er ist flexibel, ortsunabhängig, sicher und bietet dabei alle für die täglichen To-dos wichtigen Features oder Interaktionsmöglichkeiten im digitalen Raum, die auch im Office vor Ort verfügbar sind.

Wie aber solch zukunftssichere Remote-Work-Voraussetzungen schaffen? Die Lösung bietet dir Software für virtuelle Arbeitsplätze. Was entsprechende Virtual-Workplaces und Tools für deren Umsetzung genau ausmacht, welche Vor- oder Nachteile sie mitbringen und was bei ihrer Einführung zu beachten ist, liest du in diesem Artikel.

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Virtueller Arbeitsplatz Definition: Was sind virtuelle Büros?

Ein virtueller Arbeitsplatz ist ganz an der Basis eine digitale Umgebung, in welcher typische Tools und Interaktionsmöglichkeiten der täglichen Büroarbeit über internetfähige Geräte abseits der eigentlichen Office-Räume zugänglich gemacht werden. Entsprechende Remote-Work-Bereiche sind in aller Regel mithilfe von spezialisierten Programmen, die sich normalerweise in der Cloud befinden, sehr individuell zu erstellen. 

Solche Virtual-Office-Software oder Virtual-Workplace-Software gibt es in zwei funktionalen Grundausführungen:

1. Die meisten Lösungen verschaffen die Chance, praktisch ein Abbild des Büro-Computer-Desktops oder auch einer speziellen App zu erzeugen, welches mit allen relevanten Tools und einem Zugriff auf das Firmennetzwerk ausgestattet ist.
2. Einige Anbieter von Software für digitale Büros gewähren zusätzlich zur Einrichtung von Desktop- oder App-Umgebungen sogar die Erstellung virtueller Office-Räume mit typischen visuellen Merkmalen. Ähnlich, wie du es vielleicht von einem virtuellen Rundgang kennst.

Neben der Implementierung von gängigen Anwendungen des Büroalltags sind spezifische Kollaborationslösungen für einen effektiven virtuellen Arbeitsplatz elementar. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit und die Kommunikation (zumindest in ähnlichem Maß), wie sie auch im echten Office stattfinden.

Die Kombination aus essenziellen Büro-Tools und Kooperationsoptionen gepaart mit Features, um Umgebungen zu kreieren, die visuell an echte Räume erinnern, sind die zentralen Vorzüge, die Virtual-Workplace-Software gegenüber einfacheren Collaboration-Anwendungen hat. Mit ihrer Hilfe kann remote sehr nahe an herkömmlichen Büro-Workflows gearbeitet werden.

Was sind die Vorteile von virtuellen Arbeitsplätzen?

Natürlich hast du bis hierher bereits einige Benefits virtueller Arbeitsplätze herausgelesen. Vor allem bieten dir derartige digitale Umgebungen eine effektive und dabei mit der passenden Software relativ einfach umzusetzende Möglichkeit, die meisten typischen Office-Prozesse überaus effizient remote abzuwickeln. Welche zentralen Vorzüge damit noch einhergehen, liest du hier im Schnelldurchgang.

Virtuelle Arbeitsplätze Vorteile auf einen Blick:

• Erfüllung der zunehmenden Erwartungen bezüglich Flexibilität, Homeoffice und besserer Work-Life-Balance bei sehr effizienten Remote-Prozessen.
• Kostenersparnis für Reisen bzw. Anfahrten und Büroraumunterhaltung.
• Zusätzliche Zeit für konzentriertes Arbeiten zwischen Meetings.
• Bessere Erreichbarkeit von Mitarbeitenden, wenn sie nicht im Haus sind.
• Weniger private Unterhaltung - mehr Konzentration auf die Aufgaben.
• Zentraler Anlaufpunkt und Medium zur Vermittlung/Aufrechterhaltung der Unternehmenswerte trotz Homeoffice.
• Motiviertes Arbeiten durch mehr Freiheiten – zuverlässige Erledigung gemäß Terminen dank Push von Eigenverantwortung und zentralisierter Task-Planung.
• Sicherheit durch moderne Cloud-Security-Maßnahmen und klare Rechtezuweisungen.
• Beste Fachkräfte durch das Angebot flexibler Arbeit überzeugen.

Was sind die Nachteile von virtuellen Arbeitsplätzen?

Wo viel Licht ist, gibt es immer auch Schatten: Dieses hier etwas abgewandelte Sprichwort trifft ebenso auf virtuelle Arbeitsplätze zu.

Vor allem sind die Bedenken bei Verantwortlichen nach wie vor groß, dass Mitarbeitende ihren täglichen Aufgaben im virtuellen Raum bzw. remote und in Eigenverantwortung zu lax nachgehen könnten. Auch die Sicherheit entsprechender Umgebungen wird immer wieder infrage gestellt.

Außerdem stellt die Arbeit in digitalen Büros spezielle Anforderungen an Führungskräfte und deren Aufgaben einer gekonnten Motivation, Anweisung und Evaluation. Mögliche Konflikte – sowohl zwischen Vorgesetzten und Angestellten als auch innerhalb von Teams - sind weniger offensichtlich und auf die Entfernung zudem schwieriger zu lösen.

Natürlich können derartige Vorkommnisse eintreten. Durch eine gute Vorbereitung aller Beteiligten, den Aufbau des passenden Mindsets, kontinuierliche Fortbildungen für optimierte Remote-Arbeit und nicht zuletzt die richtige bzw. sichere Digital-Office-Software lassen sich betreffende Gefahren jedoch weitgehend ausschließen.

Wann und für wen eignen sich virtuelle Arbeitsplätze?

Virtuelle Arbeitsplätze sind grundsätzlich für jeden Betrieb interessant, der ein großes Pensum an Büroarbeit zu erledigen und/oder viele Mitarbeitende im Außendienst bzw. regelmäßig auf Geschäftsreisen hat.

Generell wird der Ruf nach Homeoffice und flexiblen Arbeitsbedingungen immer lauter. Wenn du die besten Fachkräfte für typische Büroaufgaben anheuern möchtest – von Buchhaltungsprofis bis hin zu Design-Cracks - kommst du kaum umher, Remote-Work-Optionen anzubieten. Längst schauen Top-Experten bei der Job-Wahl sogar bevorzugt auf entsprechend gute Voraussetzungen.

Bedenke zudem: Ortsunabhängiges Arbeiten ist in fast jedem Geschäft mit Bürotätigkeiten auf irgendeine Weise möglich.

Was muss bei der Einrichtung von virtuellen Arbeitsplätzen beachtet werden?

Wie bei den möglichen Nachteilen bereits angedeutet wurde, gibt es tatsächlich einige Dinge zu beachten und spezifische Voraussetzungen zu schaffen, wenn man rundum sicher und effizient mit virtuellen Arbeitsplätzen arbeiten möchte.

Wenn du dich schon vorher mit gängigen Prämissen für Homeoffice, Remote-Work und Cloud-Security auseinandergesetzt hast, werden dir die nachfolgenden Punkte wahrscheinlich recht bekannt vorkommen. Der Fahrplan gestaltet sich bei der Einführung digitaler Arbeitsplätze ähnlich.

Es sollte aufgrund der differenzierteren Möglichkeiten allerdings auch entsprechend kleinteiliger geplant werden. Bedenke, dass deine Kolleg*innen in einem digitalen Büro tendenziell noch mehr Zeit mit Remote-Arbeit und weniger im echten Office verbringen. Gerade Interaktionsprozesse, Team-Building-Maßnahmen, Wertevermittlungen und Konfliktlösungen können hier umso herausfordernder werden.

Hier die wichtigsten Voraussetzungen auf einen Blick:

• Funktionale, ihrerseits flexible und sichere Remote-Office-Software.
• Schaffung eines passenden Mindsets für die verstärkte ortsunabhängige Arbeit.
• Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden für die optimale Nutzung der Potenziale.
• Geschützte Geräte für den Zugriff, deren Sicherung das Unternehmen gewährleistet.

Wie sicher sind virtuelle Arbeitsplätze für unternehmensinterne Daten?

Für die Sicherheit virtueller Arbeitsplätze und dort verarbeiteter Daten sind grundsätzlich zwei Faktoren entscheidend:

1. Die Security-Standards der Software, die für die Umsetzung und den Betrieb der digitalen Büros verantwortlich ist.
2. Die Einstellung der Nutzer*innen, die die virtuellen Arbeitsplätze und deren Features tagtäglich anwenden.

Moderne Digital-Workplace-Software bringt in den meisten Fällen sehr mächtige Sicherheitsstandards mit. Komplexe Verschlüsselungsprotokolle, differenzierte Rechtezuweisungen und die Zentralisierung in der umfassend geschützten Cloud bieten wenige Angriffsmöglichkeiten.

Die größeren „Probleme“ sind meistens die Nutzer*innen und die Devices, mit denen jene auf die digitalen Offices zugreifen. Wenn in diesem Zusammenhang klare Richtlinien etabliert und für die Verwendung spezielle unternehmensseitig geschützte Geräte bereitgestellt werden, ist eine gute Datensicherheit jedoch gewährleistet.

Welche Kosten fallen bei virtuellen Arbeitsplätzen an?

Tatsächlich sind mit der Implementierung und dem Betrieb von virtuellen Arbeitsplätzen über spezifische Software nicht unerhebliche Kosten verbunden. Die Investition lohnt sich hinsichtlich der gewichtigen Vorteile jedoch für die meisten Unternehmen, in denen Remote-Work zum täglichen Geschäft gehört.

Entscheidend für den Preis ist hier wie immer vor allem der Funktionsumfang. Außerdem sind, je mehr virtuelle Büros gebaut werden müssen, auch umso höhere Aufwände zu erwarten. Da moderne Lösungen gemeinhin in der Cloud gehostet werden und mitunter All-Inclusive-Pakete mitbringen, bleibt die Preisspanne aber vergleichsweise gering. 

Dennoch können schnell Kosten von mehreren hundert oder sogar 1.000+ Euro pro Monat auf dich zukommen, wenn du eine entsprechende Lösung einführen möchtest.

Welche Tools eignen sich?

Welches Programm in deinem konkreten Unternehmensumfeld die beste Wahl ist, kann an dieser Stelle selbstverständlich nicht vermittelt werden. Der Markt bietet eine Vielzahl von Softwares für virtuelle Arbeitsplätze, die verschiedene Funktionsumfänge mitbringen und unterschiedliche geschäftliche Schwerpunkte bedienen.

Sieh dich gerne einmal in unserem Vergleich Virtueller-Arbeitsplatz-Lösungen um und verschaffe dir einen Überblick. Sehr wahrscheinlich ist eine passende Lösung für deine Bedarfe gelistet. Einige der beliebtesten Programme sind folgende:

ivCAMPUS

Wurkr

SpatialChat

Kumospace

Remo

Tandem

Kosy

Wonder

Immo-Tours

Fazit

Virtuelle Arbeitsplätze scheinen nicht weniger als die logische Folge aus der immer größer werdenden Erwartungen bzw. Relevanz flexibler und ortsunabhängiger Tätigkeitsbedingungen zu sein. Sie ermöglichen es, sichere und effizienzstarke Arbeitsumgebungen im digitalen Raum zu schaffen, deren Prozesse nahe an die typischen Vorgänge in echten Büros heranreichen.

Die damit zusammenhängenden (weiteren) Vorteile sind vielfältig – von Kosteneinsparungen bis hin zu einem erheblich erhöhten Potenzial für die Überzeugung der besten Fachkräfte. Natürlich gibt es bei allem Positiven auch einige Risiken. Diese sind bei einer zweckmäßigen Vorbereitung und einem langfristig bedachten Umgang mit dem System allerdings sehr gering zu halten.