Das solltest du über virtuelle Meetings wissen: Vorteile, Tipps und Tools

Spätestens seit der COVID-19 Pandemie ist die Arbeit im Home-Office zu einem festen Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden. Damit alle Teammitglieder trotz unterschiedlicher Arbeitsstandorte vernetzt bleiben, sich über den aktuellen Stand von Projekten auf dem Laufenden halten und von den Vorteilen des Remote-Teamwork profitieren, kannst du virtuelle Meetings als einen Teil eurer Zusammenarbeit nutzen. Diese sind zwar praktisch, können aber auch herausfordernd sein. Damit deine Online-Besprechungen erfolgreich verlaufen, gibt es diesen Artikel.

Du erfährst, was virtuelle Meetings sind, welche Vorteile sie haben und was du zur Durchführung benötigst. Außerdem geben wir dir Tipps an die Hand, mit denen du deine Meetings noch besser strukturierst und moderierst, bereiten dich darauf vor, wie du kleinere Probleme bewältigst und verraten dir unsere Lieblingstools für Online-Meetings.

Wie funktionieren virtuelle Meetings?

Eine Videokonferenz findet mithilfe einer entsprechenden Software in einem virtuellen Raum statt. Du kannst solch ein Programm entweder installieren oder über eine Webanwendung eine Videokonferenz ohne Installation abhalten. Statt gemeinsam in einem Besprechungsraum zu sitzen, sitzt du vor deinem Computer und kannst deine Kolleg*innen über die Kamera sehen. Du kannst Präsentationen halten und dir Feedback von deinen Mitstreiter*innen einholen oder dich auch einfach mal auf einen virtuellen Kaffee mit deinen Kolleg*innen verabreden, um euch auf den neuesten Stand zu bringen. Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen oder auch im privaten Bereich. Sofern alle Beteiligten über einen Computer und einen Internetzugang verfügen, steht eurer virtuellen Besprechung nichts im Weg. Währenddessen sind deine Unternehmensdaten über die Cloud Security ebenso gut geschützt wie in einem Präsenztermin.

Diese Vorteile haben virtuelle Meetings

Die Vorteile von virtuellen Terminen sind zahlreich. Du musst nicht erst schauen, ob ein Besprechungsraum frei ist, wenn du ein Teammeeting einberufen willst. Außerdem kannst du deine Termine durch den Einsatz von Computer, Kamera und Co. auch dann durchführen, wenn nicht alle Kolleg*innen vor Ort sind. Mit nur einem Klick auf den Link zu deiner Besprechung sind alle wichtigen Leute dabei. So ist es möglich, auch kurzfristig Updates zu geben und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Das spart sowohl Zeit als auch Geld, da deine Teammitglieder nicht ins Büro pendeln müssen, um an der Besprechung teilnehmen zu können.

Hinzu kommt, dass Online-Meetings die abteilungs- oder standortübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Wenn du ein Gesicht zu der Stimme deiner Kolleg*innen vor Augen hast, mit denen du sonst immer nur telefoniert oder E-Mails geschrieben hast, stärkt dies eure Bindung zueinander. Dadurch wird eine vertrauensvollere und verlässlichere Zusammenarbeit gefördert.

Ein weiterer Vorteil ist die Produktivitätssteigerung durch virtuelle Termine, da alle Störfaktoren ausgeschaltet werden können. In der Regel können virtuelle Meetings auch deutlich kürzer abgehalten werden als Vor-Ort-Termine, da keine Nebengespräche entstehen können und jede*r Teilnehmer*in genau weiß – oder der Erinnerungsfunktion des Computers daran erinnert wird – wann und wo ein Meeting stattfindet. Mit einem Tool für Online-Meetings kannst du auch Dateien mit deinen Kolleg*innen austauschen und unterschiedliche Funktionen für Abstimmungen und Meinungsbildung nutzen.

Das benötigst du für ein virtuelles Meeting

Das Equipment, welches du für die Durchführung einer Videokonferenz benötigst, ist überschaubar. Neben einem passenden Endgerät, wie einem Computer, Laptop oder Smartphone und einem verlässlichen Internetzugang solltest du eine funktionstüchtige Kamera und ein gutes Mikrofon einsetzen. Letzteres kommt oft in Form eines Headsets daher.

Des Weiteren sorgen rauschfreie Lautsprecher für ein besseres Hörerlebnis – aber auch hierfür kannst du natürlich dein Headset nutzen. Um den Videocall zu starten oder ihm beizutreten, musst du eine entsprechende Software, wie ivCAMPUS, besitzen. Eine umfassende Auswahl an Videokonferenz-Softwares stellen wir dir zu einem späteren Zeitpunkt in diesem Artikel vor.

7 Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Meeting 

Um ein erfolgreiches und für alle Teilnehmer*innen befriedigendes virtuelles Meeting abzuhalten, solltest du die folgenden Regeln unbedingt befolgen.

Regel Nr. 1: Platziere deine Kamera auf Augenhöhe

Damit deine Kolleg*innen sich mit dir verbunden fühlen, solltest du deine Kamera auf Augenhöhe platzieren. Außerdem solltest du Blickkontakt mit ihr halten, um deinen Fokus beizubehalten.

Regel Nr. 2: Achte auf gute Umgangsformen

Du solltest dich in einem virtuellen Meeting ähnlich verhalten, wie in einem gewöhnlichen Meeting. Dazu gehört, dass du dich angemessen kleidest, dich rechtzeitig einloggst und alle möglichen Ablenkungen aus deinem Sichtfeld verbannst.

Vermeide es, während des Termins auf dein Handy zu schauen, Nebengespräche zu führen oder deine Mails zu checken und schalte dein Mikrofon stumm, während deine Kolleg*innen sprechen – sonst kann es zu störenden Geräuschen kommen, die die Sprecher*innen ablenken.

Regel Nr. 3: Hol alle ab

Zu Beginn des Meetings ist es unerlässlich, für alle Teilnehmer*innen denselben Wissensstand herzustellen. Wenn ihr gemeinsam ein Problem lösen wollt, solltest du also nicht mit der Tür ins Haus fallen, sondern dir die Zeit nehmen und sicherstellen, dass jede*r verstanden hat, worum es bei dem Meeting gehen soll. Arbeite hierzu am besten mit Statistiken, Schaubildern, einer kurzen Anekdote oder einer kleinen Präsentation. Auf diese Weise fällt es deinen Kolleg*innen leichter, Zugang zu dem Thema zu finden – und du weckst ihre Aufmerksamkeit.

Regel Nr. 4: Stelle Regeln auf

Damit alle Teilnehmer*innen deines virtuellen Meetings an einem Strang ziehen, ist es wichtig, ein paar Regeln aufzustellen. Diese können zum Beispiel beinhalten, dass ihr eure Handys während der gesamten Zeit auf Flugmodus schaltet oder euer Mailprogramm schließt, damit keine Ablenkungen auftreten und für eine Verzögerung sorgen. Ebenfalls kannst du darüber abstimmen lassen, wie Wortmeldungen erfolgen und wie Ideen gesammelt werden sollen.

Regel Nr. 5: Klare Aufgaben verteilen

Wenn du schnelle Ergebnisse erzielen willst, sollten sich die Meetingteilnehmer*innen nicht in der Gruppe verstecken dürfen. Sprich sie daher namentlich an, wenn du ihre Ideen und ihr Feedback hören möchtest. Du kannst sie aber auch in Kleingruppen aufteilen, die innerhalb kurzer Zeit eine Aufgabe bearbeiten und sie den anderen präsentieren. Dadurch kreierst du eine Verbindlichkeit und stellst sicher, dass alle voll bei der Sache sind.

Regel Nr. 6: Auf das Wesentliche konzentrieren

Niemand mag Präsentationen mit mehreren hundert Seiten Umfang. Bereits in einem Meeting vor Ort lässt die Konzentration bei einem langatmigen Vortrag schnell nach. In einem Videomeeting geht dies noch schneller, schließlich können sich deine Kolleg*innen oder Geschäftspartner*innen unbemerkt mit anderen Dingen beschäftigen, wenn die Informationen, die du vermitteln willst, nicht bei ihnen ankommen. Konzentriere dich daher auf die wesentlichen Inhalte und verzichte auf unnötige Informationen. 

Regel Nr. 7: Sorge für Abwechslungen

Um Ablenkungen entgegenzuwirken, solltest du spätestens alle fünf Minuten Nachfragen stellen, Aufgaben verteilen, Ideen zusammenfassen oder Feedback einholen. So werden die Teilnehmer*innen immer wieder neu gefordert, da das Meeting abwechslungsreich und interessant aufgebaut ist.

Regel Nr. 8: Baue Pausen ein
Gerade bei längeren virtuellen Meetings ist es sinnvoll, wenn du regelmäßige Pausen einbaust. In diesen können deine Teammitglieder den Input verarbeiten, sich etwas zu trinken holen oder ein paar Kniebeugen machen, um wieder in Schwung zu kommen. Du wirst sehen, diese kurzen Ruhepausen schärfen den Verstand und führen letztlich zu effizienteren virtuellen Meetings.

Darauf solltest du bei einem virtuellen Meeting achten

Wie auch in jedem Präsenzmeeting kann es in virtuellen Terminen zu kleineren oder größeren Herausforderungen kommen. Um diese erfolgreich zu meistern, gibt es in paar Dinge, die du beachten kannst, um einen guten Eindruck bei deinen Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen zu hinterlassen.

Erstelle eine aussagekräftige Einladung: Je besser du in deiner Einladung schilderst, was du erreichen möchtest, desto besser können sich die anderen Teilnehmer*innen auf das Meeting vorbereiten. Als Organisator*in solltest du den potenziellen Meetingteilnehmer*innen einen festen Termin über euer Kalender-Tool schicken.

Verzichte bitte darauf, alle Informationen in einer E-Mail unterzubringen. Bei der Übertragung in den eigenen Kalender kann es schnell zu Problemen kommen: Der Link wird nicht mitkopiert, der falsche Tag ausgewählt oder eine falsche Uhrzeit. Nach einer aussagekräftigen Betreffzeile schilderst du dein Anliegen und das Ziel, das du mit diesem virtuellen Meeting erreichen möchtest. Selbstverständlich dürfen der Link zur Online-Besprechung sowie der Termin in Form von Datum und Uhrzeit nicht fehlen. 

Wenn sich deine Kolleg*innen oder Partner*innen auf das Meeting vorbereiten sollen, teile ihnen direkt in der Einladung mit, in welchem Umfang sie dies tun sollen. Du kannst sie beispielsweise darum bitten, ihre Erfahrungen zu einem Thema mitzubringen, konkrete Ideen für eine Problemstellung zu entwickeln oder unterschiedliche Aufgaben vorzubereiten, die im Termin gemeinsam besprochen werden. Wenn du bereits eine Agenda hast, sende diese ebenfalls mit. Gegebenenfalls kannst du deine Kolleg*innen im Vorfeld um Ergänzungen bitten, damit du direkt zu Beginn eures Treffens eine aktuelle Agenda vorliegen hast und ihr ins Thema starten könnt.

Bleib fokussiert: Je mehr Teilnehmer*innen anwesend sind, desto leichter kann es passieren, dass ihr vom eigentlichen Thema abschweift. Hierdurch wird das Meeting langatmig und so manche*r Kolleg*in verliert das Interesse an eurem Austausch. Um dies zu vermeiden, kannst du zu Beginn die Agenda, die du im Vorfeld verschickt hast, kurz durchgehen und fragen, ob es Ergänzungen gibt, die unbedingt beachtet werden müssen. Außerdem hilft es, wenn du dich vergewisserst, dass zu einem Agendapunkt alles gesagt wurde, bevor es mit dem nächsten Punkt weitergeht.

Das kannst du zum Beispiel feststellen, indem du folgende Frage stellst: „Ich denke, dass wir alles zu Thema A besprochen haben. Sind wir alle bereit, zu Thema B zu wechseln?“ Wenn es dennoch zu Abschweifungen kommen sollte, kannst du den Fokus deiner Kolleg*innen mit der Frage „Ich bin mir nicht sicher, in welchem Zusammenhang dein Argument X mit dem Thema B steht. Kannst du mir dies erklären?“ zurück zum eigentlichen Thema lenken.

Lege die nächsten Schritte fest: Ein klarer Fahrplan ist immer wichtig – auch in virtuellen Meetings. Alle Teilnehmenden müssen genau wissen, welches die nächsten Schritte sind und welche Aufgaben sie zu erledigen haben. Dadurch werden auch deine kommenden Termine produktiver und effizienter.

Beende das Meeting, sobald das Ziel erreicht ist: Ziehe den Termin nicht unnötig in die Länge, wenn ihr euer Ziel bereits erreicht habt. Schließlich hat jede*r genug zu tun und ist sicher dankbar dafür, wenn mal ein Meeting früher zu Ende ist als gedacht. Bedanke dich für die Teilnahme, die Ideen und das Engagement und gib noch ein kurzes Feedback, wie du den Termin empfunden hast. Dann kannst du den Termin beenden.

Lass dich von Unterbrechungen nicht verunsichern: An virtuellen Meetings kannst du von Zuhause, aus dem Café um die Ecke oder einem Co-Working-Space teilnehmen. Dabei kann es immer mal vorkommen, dass ein Haustier durch das Bild läuft, ein Kind nach Aufmerksamkeit verlangt oder die Paketzusteller*innen klingeln. Lass dich von solchen Unterbrechungen nicht verunsichern, sondern versuche, sie als willkommene Auflockerung anzusehen.

Kleine Missgeschicke können eben nicht geplant werden und passieren jedem mal. Indem du deinen Videohintergrund änderst, kannst du zumindest offensichtliches Chaos und Gegenstände, die deine Kolleg*innen nicht sehen sollen, ausblenden. Besonders professionell wirkt dabei stets ein unternehmensindividueller Videohintergrund.

Reagiere auf technische Probleme: Falls technische Probleme auftreten sollten, und deine Teilnehmer*innen dich zum Beispiel nicht mehr hören oder sehen können, solltest du umgehend eine Lösung finden. Manchmal lässt sich der Fehler schon in den Mikrofon- oder Lautsprechereinstellungen finden oder die Desktopübertragung muss noch einmal neu gestartet werden.

Falls dies nicht hilft, kannst du den Videocall auch neu starten. Wenn sich das Problem partout nicht bewältigen lässt, solltest du dein virtuelles Meeting abbrechen und an einem anderen Tag wiederholen. In der Zwischenzeit kannst du dich mit der IT-Abteilung kurzschließen, sodass du weißt, wie du eine erneute Störung beheben bzw. vermeiden kannst.

Welche Tools eignen sich für virtuelle Meetings?

Es juckt dir in den Fingern und du möchtest dein nächstes Teammeeting direkt als virtuellen Termin durchführen? Dann musst du dir jetzt nur noch Gedanken über die passende Videokonferenz-Software machen.

Auf OMR Reviews findest du die unterschiedlichsten Virtual Workspaces und Conference Tools, die unsere Nutzer*innen um ihre Erfahrungen und ihr Feedback angereichert haben. Dies hilft dir dabei, die richtige Software für deine virtuellen Meetings auszuwählen.

Dies könnte zum Beispiel eine der folgenden sein:

ivCAMPUS

Wurkr

SpatialChat

Kumospace

Tandem

Slack

Microsoft Teams

Zoom

Google Meet

Discord

Stackfield

Effektive Meetings für optimale Ergebnisse

Du kannst virtuelle Meetings als effizientes und praktisches Kommunikationsmittel nutzen, wenn du dich mit deinen Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen austauschen willst. Wenn sich alle Teilnehmer*innen, an die aufgestellten Meeting Regeln halten und dieses von den Moderator*innen kontrolliert wird, kannst du sie ebenfalls für Workshops oder eine Diskussion mit größeren Gruppen nutzen.

Achte allerdings immer darauf, dass du deinen Tag nicht ausschließlich in virtuellen Meetings verbringst, die sich in deinem Kalender aneinanderreihen – das würdest du in deinem normalen Büroalltag sicherlich auch vermeiden. Gönne dir zwischen den Meetings kleine Auszeiten und beweg dich ein wenig, damit du neue Energie tanken und die kommenden To-dos erledigen kannst.