Collaboration Tools via Zoom: Sorge bei deinen Online-Meetings für gute Zusammenarbeit

Wegen der erhöhten Corona-Infektionszahlen fand 2020 der Schulunterricht nur noch online statt. Viele Berufstätige waren im Home-Office und treffen sich nur noch virtuell, etwa über Zoom. Kein Wunder also, dass Softwares für Videokonferenzen und Telefonie einen wahren Boom erleben durften.

Neben ihnen konnten sich viele sogenannte Collaboration Tools am Markt etablieren: Dokumente werden nicht mehr lokal auf deinem Gerät gespeichert, sondern liegen auf einer Cloud. So können mehrere Personen (auch gleichzeitig) an einem File arbeiten – besonders praktisch in dieser Zeit des Remote-Arbeitens.

Inzwischen ist die Pandemie überstanden – die Beliebtheit der Tools für virtuelle Zusammenarbeit jedoch bleibt. Denn die Vorzüge sind nicht von der Hand zu weisen: Alle Teilnehmer*innen können von überall und in jeder Zeitzone digital miteinander telefonieren und an gemeinsamen Projekten arbeiten. Aber wie sorgst du nun dafür, dass dein Team das meiste aus diesen virtuellen Meetings rausholt? Was braucht dein Unternehmen, damit Collaboration Tools in Kombination mit Zoom so richtig was bringen?

Was sind Collaboration Tools und was sind ihre Vorteile?

Bei Collaboration Tools gibt es Anwendungsbereiche, um eine gute Zusammenarbeit in Teams und zwischen verschiedenen Abteilungen zu ermöglichen: 

• Digital-Adoption-Systeme
• Meeting Management Systems
• Mindmapping Tools
• OKR-Softwares (Objectives and Key Results)
• Videoconferencing Tools
• VoIP-Software (Voice-over-Internet-Protocol)

Viele Lösungen haben gemeinsam, dass alle Beteiligten schnell, unkompliziert und online an einer Aufgabe arbeiten können. Diese kann das Erstellen einer Mindmap oder das Erledigen von anfallenden To-dos umfassen. Die Vorteile mehrerer Kollaborationstools sind:

• Digitale Lösungen für Remote- und Hybrid-Arbeit
• Eine höhere Qualität der Ergebnisse
• Schnelle Entscheidungswege und weniger Missverständnisse
• Bessere Möglichkeiten, sich einzubringen
• Vereinfachte teamübergreifende Zusammenarbeit
• Zeit- und Kosteneffizienz

Der internationale Marktführer für Videoconferencing ist Zoom aus den USA. Aufgrund der Corona-Pandemie stieg die Zahl der Zoom-User 2020 weltweit auf 200 Millionen an. An dem vielseitig nutzbaren Tool kommt vor allem seit Beginn der Corona-Pandemie kaum jemand vorbei: Es kommt bspw. in vielen Unternehmen, aber auch in Schulen und an Universitäten zum Einsatz.

Während der Videokonferenzen bleibt jedoch ein Manko: Wenn du nicht gerade Notizen machst oder jemand Protokoll führt, kann während des Meetings nur schwer schriftlich zusammengearbeitet werden. Du musst umständlich zwischen den Programmen und Tabs hin- und herwechseln. Wenn du dabei nicht aufpasst, bist du stummgeschaltet oder die anderen müssen sich erst noch einloggen. Probleme über Probleme. 

Das Collaboration Tool ONLYOFFICE kannst du für deine Zoom-Meetings einsetzen

ONLYOFFICE ist eine Open-Source-Gesamtlösung für das Erstellen und Bearbeiten unterschiedlicher Dokumenttypen. Eines ihrer Kernfunktionen bildet DocSpace: Stell dir eine Sammlung an Text-, Bild- und Präsentations-Files vor. Dein ganzes Team kann diese Dokumente editieren, reviewen, unterzeichnen etc.

Das englische Video erklärt die grundlegenden Funktionsweisen von DocSpace, welches du nun innerhalb von Zoom verwenden kannst. 

Profitiere von noch weiteren Features von ONLYOFFICE DocSpace: 

• Gemeinsames Texten: Egal, ob ein PDF, ein Textdokument oder eine Präsentation – alle Berechtigten können gleichzeitig innerhalb von Zoom an einem File arbeiten.
• KI-gestütztes Schreiben: Lass dir beim Texten, Zusammenfassen oder Übersetzen ebenfalls von KI helfen.
• Kooperatives Brainstormen: Auch kreative Ansätze wie Bilder oder Whiteboards (für Mindmaps) kann das gesamte Team in Echtzeit bearbeiten.
• Transparentes Zurückverfolgen: Kommentare und die Funktion „Track Changes“ bieten eine bessere Übersicht, wer wann was vorgeschlagen und korrigiert hat.
• Erklärungsbedürftiges Ausfüllen: Bei Onlineformularen oder Verträgen räumst du mündliche Missverständnisse aus dem Weg, während ihr den Fragebogen zusammen ausfüllt.

Mit dem neuen Feature von DocSpace kannst du inzwischen direkt in der Oberfläche von Zoom Dokumente öffnen und bearbeiten. Kein nerviges Herumklicken mehr, kein umständliches Suchen nach der richtigen Datei während des Videocalls.

Wie du in Zoom-Meetings mit deinem Team an Dokumenten arbeitest

Die Benutzung von ONLYOFFICE DocSpace ist leicht und eignet sich für im Grunde jedes Team, welches Zoom verwendet und eine erfolgreiche Zusammenarbeit gewährleisten möchte. Gehe wie folgt vor: 

1. Logge dich bei Zoom ein oder erstelle ein neues Konto, falls du noch keins hast.
2. Installiere die DocSpace-App und erteile die erforderlichen Berechtigungen.
3. Eröffne im Browser oder in der Desktop-App ein Zoom-Meeting, wechsel zum Reiter „Apps“ und starte die DocSpace-App. Du kannst übrigens neben der Browser-Ansicht auch die Desktop-Version von Zoom benutzen.
4. Wenn du einen Dateityp ausgewählt hast, kannst du die Collaboration starten und für alle Benutzer*innen Bearbeitungs- bzw. Ansichtsrechte erteilen.
5. Nach dem Meeting wird das bearbeitete Dokument automatisch im DocSpace gespeichert und du kannst es nachträglich einsehen. Der Dateiname besteht dann jeweils aus Datum und Zeit der Videokonferenz.

Eine Registrierung bei ONLYOFFICE ist nicht nötig, die Collaboration-Funktion ist kostenlos. Alle Daten von Zoom (ID, Name, E-Mail-Adresse) werden übernommen. Bestehende (Firmen-)Accounts lassen sich nicht integrieren; DocSpace erstellt automatisch einen zweiten Account, der das innovative Feature unterstützt.

Fazit: Wozu dein Team das Tool für Zoom-Konferenzen braucht

Mittlerweile ist die Coronazeit schon fast vergessen. Doch der praktische Einsatz von Zoom als beliebtes Tool für virtuelle Meetings ist immer noch in vielen Unternehmen gängiger Standard. Sowohl im Home-Office als auch bei internationalen Teams bietet es sich einfach an, digital eine Konferenz zu halten. Um jetzt den größten Nutzen virtueller Treffen zu ziehen, braucht dein Team den ONLYOFFICE DocSpace.

Situationen, in denen du z. B. sich ein Zoom-integriertes Collaboration Tool als nützlich erweist: 

• Interne Meetings, Besprechungen, Planungen usw.
• Jour fixes und Kick-offs mit Kund*innen
• Webinare, Workshops und Onlinemessen
• Teambuilding-Events
• Onlinekurse sowie andere Weiterbildungsmaßnahmen

Du bearbeitest und teilst gleichzeitig alle relevanten Dokumenttypen, ohne die Zoom-Oberfläche verlassen zu müssen. Dadurch können deine Teams während der Meetings besser kooperieren, Arbeitsergebnisse festhalten und an Contentformaten direkt beim Besprechen arbeiten. Du wirst sehen, dass so weniger Meetings und E-Mails nötig sind, um zu überzeugenden Ergebnissen zu kommen. „Collaboration“ heißt neben Zusammenarbeit eben auch Mitarbeit und die stellst du mit dem ONLYOFFICE DocSpace sicher.