Wie du Remote Work in deinem Unternehmen einführst

Jahrelang standen viele Firmen der Remote Work abhaltend gegenüber und befürchteten, sie würde sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken. Nach dem großen „Remote-Work-Experiment“ der Pandemie kam es jedoch zu einem Umdenken. So belegen auch zahlreiche Studien, dass sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen von der flexiblen Arbeitsform profitieren. Doch was genau bedeutet Remote Work? Welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich? Und welche Schritte sind notwendig, um die Arbeit aus der Ferne erfolgreich im eigenen Unternehmen umzusetzen? Unser Ratgeber beantwortet alle Fragen rund um das Thema Remote Work.

Remote Work: Definition

Remote Work ist ein Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter*innen von einem Standort außerhalb des Firmenbüros aus arbeiten. Das kann zum Beispiel die Wohnung eines*einer Beschäftigten, ein Co-Working-Space oder ein Café sein. Die Kommunikation mit dem Unternehmen und anderen Angestellten erfolgt dann über Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams.

Remote Work vs. Home-Office

Obwohl die Begriffe „Remote Work“ und „Home-Office“ oftmals synonym verwendet werden, handelt es sich nicht um das Gleiche. Wie der Name schon sagt, steht Home-Office für die Arbeit von zu Hause aus. Die Arbeitnehmer*innen müssen ihren Arbeitsplatz an ihrem Wohnsitz einrichten und dem*der Arbeitgeber*in während der Arbeitszeit zur Verfügung stehen. Außerdem wird von ihnen erwartet, dass sie an regelmäßigen Online-Meetings teilnehmen. Gelegentlich müssen sie auch ins Büro kommen, um Aufgaben zu erledigen, die online nicht bewältigt werden können.

Damit ist das Home-Office ein Teilbereich der Remote Work, die nicht ausschließlich auf die Arbeit aus dem Heimbüro beschränkt ist. Remote Work ist hingegen nicht auf das Heimbüro beschränkt. Vielmehr ist die Arbeit aus dem Home-Office eine Form der Remote Work. Sie kann von jedem beliebigen Ort aus erfolgen, ohne physisch an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden zu sein. Solange die Mitarbeiter*innen über eine digitale Infrastruktur verfügen, können sie ihre Arbeit ohne Probleme verrichten. Bei Fragen erfolgt der Kontakt zum Unternehmen online oder per Telefon. Auch die Arbeitszeiten sind in der Regel flexibel und können frei gestaltet werden.

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Für wen eignet sich Remote Work?

Remote Work eignet sich für Unternehmen und Berufe, bei denen die meisten Tätigkeiten online oder von einem lokalen Gerät aus erledigt werden können. Persönlicher Kontakt mit der Kundschaft und Teammitgliedern ist bei diesen Berufen ebenfalls nicht erforderlich. Die Mitarbeiter*innen benötigen lediglich einen Computer, bestimmte Kollaborationstools und eine funktionierende Internetverbindung, um ihre Aufgaben zu erledigen. Einige Beispiele für Remote-Jobs sind:

• Autor*in/Übersetzer*in/Blogger*in
• Lehrer*in/Ausbilder*in
• Berater*in
• Buchhalter*in
• Ingenieur*in
• Programmierer*in
• Webentwickler*in
• Therapeut*in 
• Online-Marketer*in

Einige Arbeitsplätze können auch so angepasst werden, dass sie sich für Remote Work eignen. Beispielsweise nutzen heutzutage viele HR-Manager virtuelle Vorstellungsgespräche und Onboardings, anstatt das Gespräch vor Ort zu führen. Im Gegensatz dazu gibt es natürlich Tätigkeiten, die eine persönliche Anwesenheit der Mitarbeiter*innen erfordern und nicht aus der Ferne ausgeübt werden können. Dazu gehören unter anderem Pflegeberufe, Berufe des Gastgewerbes und des Verkehrswesens, sowie alle Tätigkeiten, welche die Bedienung, großer technischen Maschinen erfordern.

Welche Formen von Remote Work gibt es?

Es gibt drei Haupttypen der Remote Work:

• Komplettes Remote Working: Hier ist die persönliche Anwesenheit der Mitarbeiter*innen überhaupt nicht notwendig. Die Kommunikation mit dem Unternehmen findet ausschließlich online statt. Diese Form ist vor allem bei Freiberuflern üblich, da viele ihre Kundschaft nicht persönlich kennenlernen. 
• Teilweises Remoting: Bei dieser Form arbeiten die Beschäftigten größtenteils von zu Hause aus. Allerdings müssen sie an bestimmten Terminen, zum Beispiel an drei Tagen in der Woche, im Büro erscheinen. Oft teilen sich auch mehrere Mitarbeiter*innen zu unterschiedlichen Zeiten denselben Arbeitsplatz im Firmengebäude.
• Telearbeit: eine weitere Form der Remote Work, bei der Arbeitsplätze bei den Angestellten zu Hause eingerichtet werden. Das Unternehmen stellt ihnen nicht nur Computerhardware und -software, sondern auch die Möbel zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet Remote Work?

Im Vergleich zu statischen Bürojobs wartet die Remote Work mit einigen Vorteilen auf – sowohl für Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen:

Kostenersparnis

Mit Remote Work lassen sich zahlreiche Fixkosten senken, darunter:

• Stromverbrauch
• Wasserverbrauch
• Miete für Büros & Parkplätze
• Investitionskosten für Einrichtung der Arbeitsplätze und Hardware
• Kosten für Kantine
• laufende Kosten für On-Premise-IT

Mitarbeiter*innen gewinnen Zeit

⁠Für Arbeitnehmer*innen entfällt durch Remote Work der Weg zur und von der Arbeit. Dadurch können sie mehrere Stunden pro Tag gewinnen, welche sie für ihre Familie und die Freizeitgestaltung nutzen können.

Steigerung der Produktivität

⁠Viele Arbeitnehmer*innen können sich im Home-Office besser konzentrieren und somit ihre Produktivität erhöhen. Die Gründe liegen auf der Hand: weniger Ablenkung durch Kollegenschaft und niemand, der einfach in das Büro kommt und den Workflow unterbricht. Zudem entfallen unwichtige, aber zeitintensive Ad-hoc-Meetings, da Termine für Besprechungen bereits im Voraus geplant werden.

Nicht alle Mitarbeiter*innen können jedoch unter den gleichen Arbeitsbedingungen die gleiche Leistung abrufen. So gibt es auch Beschäftigte, die sich in Anbetracht der reduzierten sozialen Kontakte nur schwer motivieren können. Um die passende Arbeitsumgebung für deine Mitarbeiter*innen zu finden, solltest du daher eine Remote-Testphase vereinbaren.

Bessere Work-Life-Balance

⁠Die durch den Wegfall der Arbeitswege gewonnene Zeit kommt der Work-Life-Balance zugute. Die Arbeit dominiert weniger den Tagesablauf und auch außerhalb des Wochenendes bleibt Zeit für Privates. Den Beschäftigten bleibt genug Raum, um sich zu entfalten und so eine andere Einstellung zur Arbeit zu entwickeln.

Verbesserung der Gesundheit

⁠Auch die Gesundheit deiner Mitarbeiter*innen kann von Remote Work profitieren. So können die Angestellten morgens länger schlafen, da der Arbeitsweg wegfällt. In den Tag lassen sich zudem sportliche Aktivitäten integrieren und auch ein Mittagsschlaf ist drin. Beschäftigte mit Rückenproblemen können den Arbeitsplatz ihren Bedürfnissen entsprechend einrichten, beispielsweise mit einem Stand-up-Desk. All das kann dazu führen, dass deine Angestellten seltener krankheitsbedingt ausfallen.

Mitarbeiterbindung und Gewinnung neuer Arbeitnehmer*innen 

Indem du Remote Work einführst, verbesserst du die Arbeitskultur in deinem Unternehmen und sorgst für zufriedenere Angestellte. Dies erzeugt wiederum mehr Loyalität und sinkt die Fluktuationsrate. Natürlich machen sich die Arbeitsbedingungen auch bei der Mitarbeiterfindung bemerkbar. So bevorzugen viele Arbeitnehmer*innen die Flexibilität der Remote Work, was deinem Unternehmen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft.

Niedrigere Umweltbelastung

Wie eine Greenpeace-Studie herausfand, hat die Remote Work auch einen positiven Einfluss auf unser Klima. So könnten jährlich 5,4 Millionen Tonnen weniger CO₂ ausgestoßen werden, wenn 40 Prozent der Arbeitnehmer*innen an mindestens zwei Tagen in der Woche im Home-Office arbeiten. Dies gilt jedoch nicht für digitale Nomaden und reisende Remote-Worker, da diese beispielsweise durch Flugreisen, zu einem hohen CO₂-Ausstoß beitragen.

Die Nachteile von Remote Work

Remote Work eignet sich nicht für jede Branche und nicht jeder*jede Arbeitnehmer*in kommt im Home-Office besser zurecht. Sehen wir uns die Herausforderungen der Remote Work an:

Zeiteinteilung

Arbeiten deine Mitarbeiter*innen aus dem Home-Office, sind sie selbst für das Zeitmanagement zuständig. Dies fällt zu Beginn nicht jedem leicht, da die gewohnten Vorgaben fehlen. Mithilfe von Workshops zum Thema Zeitmanagement kannst du deine Angestellten jedoch unterstützen.

Weniger soziale Kontakte

Im Büro treffen die Mitarbeiter*innen auf bekannte Gesichter, mit denen sie sich austauschen können. Fällt die soziale Komponente der Büroumgebung weg, fühlen sich viele Beschäftigte isoliert. Dem kann jedoch mit Videocall-Tools entgegengewirkt werden.

Beeinträchtigung des Informationsflusses

⁠Während Neuigkeiten und Anweisungen im Büro direkt die Runde machen, gestaltet sich dies im Home-Office mühsamer. Um das Remote-Team-Work zu verbessern, sollten deine Mitarbeiter*innen daher Kollaborationstools nutzen. Diese vereinfachen die Planung, Durchführung und den Austausch während der Projekte erheblich.

Remote Work erfolgreich integrieren: 7 Tipps

1. Schaffe die Rahmenbedingungen

Im ersten Schritt gilt es zu bestimmen, in welchem Umfang die Remote Work eingeführt werden soll. Dabei muss zum Beispiel geklärt werden, an wie vielen Tagen in der Woche aus dem Home-Office gearbeitet wird und zu welchen Terminen die Mitarbeiter*innen erscheinen müssen. Wichtig ist, dass du eine feste Regelung findest und diese auch klar kommunizierst.

2. Plane die Infrastruktur

Damit deine Angestellten unabhängig von ihrem Standort auf alle relevanten Daten zugreifen können, benötigt es eine dezentrale IT-Infrastruktur wie eine Cloud. Dabei kannst du dich zwischen drei Cloud-Modellen entscheiden: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.

Erstere punktet mit günstigen Preisen und einer guten Skalierung. Bei Anbietern außerhalb der EU solltest du jedoch besonders auf den Datenschutz achten. Eine in Deutschland gehostete Private Cloud bietet demgegenüber einen besseren Schutz vor Cyberattacken und erfüllt obendrein die Regelungen der DSGVO. Eine hybride Cloud stellt einen Mittelweg dar. Hier werden sensible Daten in der Private Cloud und unkritische Dateien in einer Public Cloud gespeichert.

3. Treffe Sicherheitsvorkehrungen

Damit deine IT-Security den neuen Herausforderungen der Remote Work standhält, solltest du einen Blick auf diese Risiken werfen:

• ungesicherter Zugang zum Intranet
• nicht verschlüsselte Videokonferenz-Tools
• offene Ports an Home-Office-Routern
• nicht ausreichend geschützte private Rechner
• innerhalb der Coronakrise eilig aufgesetzte Ersatzserver
• abgelaufene oder nicht genügende VPN-Lizenzen
• Unternehmenskommunikation nicht End-to-End verschlüsselt
• Bearbeitungsrechte für kritische Dateien wurden nicht vergeben

4. Das richtige SaaS-Tool

Damit die Beschäftigten ihren neuen Arbeitsplatz unkompliziert einrichten können, musst du dich für eine passende SaaS-Lösung entscheiden. Dank dieser müssen die Mitarbeiter*innen nichts weiter tun, als online zu gehen, sich einzuloggen und schon kann mit der Arbeit begonnen werden. Ein Beispiel für eine hochwertige SaaS-Lösung ist Microsoft 365. Die Software-Suite versorgt dein Team mit allen gängigen Office-Anwendungen und ist zudem perfekt auf die Arbeit aus dem Home-Office zugeschnitten. Bedenke zudem, dass einzelne Abteilungen Spezialsoftware benötigen.

5. Einführung der Kollaborationstools

Um den Informationsfluss der Büroumgebung auch im Home-Office beizubehalten, kommen Kollaborationstools zum Einsatz. Sie tragen dazu bei, dass deine Mitarbeiter*innen stets auf dem neuesten Stand sind und keine wichtigen Informationen verloren gehen. Innerhalb der Kollaborationstools gibt es Unterkategorien wie Video Conferencing, Instant Messaging und Office Suites.

6. Richte eine Testphase ein

Nachdem du alle technischen Grundvoraussetzungen geschaffen hast, solltest du testen, wie dein Set-up im Zusammenspiel funktioniert. Hierzu solltest du mit einem kleinen Team einen Praxistest durchführen und dieses für eine bestimmte Testzeit ins Home-Office schicken. Kommt es zu keinen Komplikationen, solltest du den Test auf die ganze Abteilung ausweiten. Da es sich um eine Testphase handelt, musst du damit rechnen, dass deine Mitarbeiter*innen viele Fragen haben werden. Plane daher Kapazitäten für den Support ein.

7. Lass die Kommunikation kein Stolperstein sein

Durch die räumliche Trennung der Remote Work erfolgt die Kommunikation ausschließlich auf digitalem Wege. Das birgt Risiken wie Missverständnisse und einen unterbrochenen Informationsfluss. Um diese zu umgehen, sollten deine Mitarbeiter*innen ganztägig Messenger-Tools nutzen. Zudem sollten insbesondere zu Beginn Morning-Calls auf dem Tagesplan stehen.

Welche Tools sind für Remote Work sinnvoll?

Damit die Integration der Remote Work reibungslos abläuft, benötigt es ein Zusammenwirken verschiedener Tools. Wir haben deshalb für dich, je nach Kategorie, die besten Kollaborationstools zusammengestellt:

Instant-Messaging-Tools

Slack

Miro

Notion

Asana

Microsoft Teams

Video-Conferencing-Software

Google Meet

Discord

Stackfield

Webex

Office Suites

Google Workspace

Microsoft 365

ONLYOFFICE

empower

Loom

Kollaborationstools speziell zur Kontaktförderung

Mystery Coffee

Donut