Wie du Remote Work in deinem Unternehmen einführst

Instant-Messaging-Dienste für Unternehmen, auch Sofortnachrichtendienste oder Business-Messenger-Platforms genannt, werden in Organisationen eingesetzt und ermöglichen die einfache und schnelle Kommunikation mithilfe von textbasierten Sofortnachrichten (engl. Instant Messages). Neben dem Versenden von Nachrichten zwischen Einzelpersonen, können Mitarbeiter:innen mithilfe von Instant-Messenger-Software in vordefinierten Gruppen oder Teams kommunizieren. Einige Instant Messenger bieten zudem weitere Formen der Kommunikation wie Voice Chats, Video Chats oder das Aufnehmen von Video- und Sprachnachrichten an.  Instant-Messenger reagieren damit auf die Schnelllebigkeit der heutigen Kommunikation und die Anforderungen für Remote Work. Sie machen viele E-Mails überflüssig, in dem sich einfache Fragen oder Anliegen unkompliziert via Instant Message klären lassen. Des Weiteren bieten Business-Messaging-Dienste den Vorteil, dass keine persönliche oder geschäftliche Telefonnummer benötigt wird, um Kolleginnen und Kollegen schnell zu kontaktieren. Mit den Business-Messenger-Apps der Anbieter lassen sich die Tools auch problemlos auf Android-Phones oder iPhones einsetzen. Weitere Funktionen von Instant-Messenger-Tools sind das Versenden von Medien wie Fotos und Videos. Zudem bieten sie viele praktische Add-Ons wie das taggen beziehungsweise verlinken von Personen, Benachrichtigungen und Erinnerungen und die Möglichkeit einen Status zu setzen. Zusätzlich bieten sie oftmals Integrationen und Schnittstellen mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenmanagement-Softwares, Cloud-Speichern, CRM-Systemen, HR-Software und weiteren. Instant-Messenger-Anbieter sind häufig teil einer Social Intranet-Lösung oder werden als Ergänzung zu dieser eingesetzt. Der größte Unterschied zu Videokonferenz-Software liegt darin, dass der Fokus von Instant-Messaging-Dienste auf die dauerhafte und sofortige Kommunikation mit Textnachrichten ausgelegt sind und in der Regel nur Videotelefonie mit Einzelpersonen bieten. Videokonferenz-Tools hingegen sind auf die Videotelefonie mit mehr als zwei Teilnehmer:innen zu einem festgelegten Termin bestimmt und bieten zusätzlich eine Chat-Funktion.

Office Suites (auch Office-Pakete) sind Softwarepakete, die eine Vielzahl von Anwendungen beinhalten, die für die tägliche Arbeit in Unternehmen benötigt werden. Grundlegende Bestandteile einer solchen Suite sind Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftwares. Oftmals sind auch weitere Anwendungen wie E-Mail-Programme, Datenbanken oder einfache Grafikprogramme enthalten. Für Unternehmen sind Office Suites von großer Bedeutung, da sie eine Vielzahl von Funktionen in einem Paket vereinen und somit die Arbeit erleichtern und Kosten überschaubar halten. Durch die Nutzung einer Office Suite können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden, was zu einer Zeit- und Kostenersparnis führt. Zudem können durch die Verwendung einer Office Suite die Qualität von Arbeitsergebnissen erhöht und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden. Eine Software muss mindestens folgende Funktionen und Features enthalten, um als Office Suite zu gelten: * Eine Anwendung für die Textverarbeitung  * Eine Tabellenkalkulationssoftware * Eine Präsentationssoftware 

Spätestens seit den Corona-Monaten, kennt fast jede:r Berufstätige verschiedenste Produkte im Bereich Videokonferenz Software. Videokonferenz-Lösungen ermöglichen ein effizientes, flexibles zusammenarbeiten - ohne zur selben Zeit am selben Ort sein zu müssen. Technisch reichen eine Webcam und ein Headset. Damit lassen sich reise- und kostenintensive Meetings ersetzen - gerade im internationalen Umfeld. Aber auch national kann so wertvolle Arbeitszeit (zurück-)gewonnen werden. Integrierte Funktionen wie ein Chat, die Bildschirmfreigabe, die Aufzeichnung des Meetings oder auch einfach die Tatsache, Mimik und Gestik zu erleben, sorgen dafür, dass alle Beteiligten aktiv am Gespräch teilnehmen können und trotz räumlicher Distanz das Gefühl haben, am selben Konferenztisch zu sitzen. Gut zu wissen: Einige Videokonferenz-Lösungen bieten eine Integration mit Marketing-Automation- und CRM-Software, um Videokonferenzen vorab um relevante Geschäftsdaten ergänzen und so auch die Folgekommunikation optimieren zu können. Auch im Falle außergewöhnlicher Umstände, z.B. in Krisenzeiten, können Videokonferenz-Lösungen dafür sorgen, dass der Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten werden kann und das Team weiterhin als Team funktioniert. Unterschiede gibt es hier hauptsächlich beim Preis, beim Datenschutz, bei den Zusatzfunktionen, die Nutzer:innen zur Verfügung gestellt werden, und bei der maximalen Anzahl an Nutzer:innen, die an einer Konferenz teilnehmen können. Daneben natürlich in der generellen “User Experience”, die Nutzer:innen mit den Tools machen, siehe dazu auch unsere verschiedenen Reviews.

Collaboration-Tools, zu deutsch Kollaborationstools, beinhalten alle Softwares, die die Zusammenarbeit in Unternehmen effektiver machen sollen. Ganze Organisationen und einzelne Teams nutzen diese Softwares, um beispielsweise intern miteinander zu kommunizieren, Informationen und digitale Inhalte zu teilen, über Projektfortschritte zu informieren, Kolleg:innen zu Terminen einzuladen und Wissen zu teilen.  Die Funktionen der einzelnen Softwares zur Kollaboration unterscheiden sich teils stark. Jedoch verbindet die Tools, dass sie Teams Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration bieten. Außerdem weisen die meisten Tools eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und lassen sich dadurch in der Regel schnell implementieren. Unternehmen, die auf Kollaborationsoftwares setzen profitieren von diversen Vorteilen. Neben der zeitlich und örtlich unabhängigen Zusammenarbeit, ermöglichen Collaboration Tools im Idealfall eine Steigerung der Produktivität von Teams und ganzen Organisationen, da sie eine vollumfängliche Kommunikation und Kollaboration dieser Gruppen ermöglichen. Zu den Softwares zählen Instant-Messaging-Dienste, Cloud-Speicher-Dienste, Social Intranet Softwares, Projektmanagement Tools, Videokonferenz Softwares, Digital Asset Management Tools (DAM), IT Service Management Softwares (ITSM) sowie vollumfängliche Kollaborationsplattformen.