Datenschutz-Management-Systeme: Die besten Tools für dein Unternehmen

Pia Heßler29.4.2026

Mit diesen Tools ist Datenschutz Management leicht gemacht

Inhalt
  1. Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich
  2. Welches Tool passt zu dir?
  3. Datenschutz-Management-Alternativen, die du kennen solltest
  4. Fazit: Dein Weg zur DSGVO-Sicherheit
Datenschutz ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für das Vertrauen deiner Kund*innen. Gerade für kleine Unternehmen, Agenturen oder Freelancer*in ist es oft schwer, bei allen Vorschriften und Änderungen den Überblick zu behalten – von der Datenschutzverordnung (DSGVO) bis zu länderspezifischen Regeln. Schon kleine Versäumnisse können teuer werden.
Deshalb haben wir acht Datenschutz-Management-Tools verglichen – mit Nutzerbewertungen, Funktionen und Preisen. Finde die Software, die zu deinem Unternehmen passt und dir hilft, rechtliche Anforderungen sicher umzusetzen.
Das Wichtigste in Kürze
  • In diesem Vergleich haben wir die Lösungen von heyData, Dieter, Kertos, Proliance, Legally ok, PrivacyBee, activeMind.cloud und die AKARION GRC Cloud für dich analysiert.
  • Diese Datenschutz-Management-Tools helfen Unternehmen jeder Größe, komplexe Vorschriften wie die DSGVO sicher, automatisiert und effizient umzusetzen.
  • Das Angebot reicht von spezialisiertem Cookie-Management für Websites bis hin zu hochskalierbaren Multi-Framework-Plattformen für komplexe Audit-Vorgaben.
  • Die Wahl des passenden Tools hängt maßgeblich von deiner Unternehmensgröße, dem Budget und deinem individuellen Bedarf an persönlicher Expertenberatung ab.
Best-of
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.

Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich

Tool-Name
Preise
Besonderheit / USP
Einsatzbereich
Ab 89 € pro Monat
Multi-Framework-Compliance (DSGVO, NIS2, ISO 27001)
KMU
Ab 29 € pro Monat
Automatisierte Dokumentenerstellung per Fragebogen
Selbstständige und KMU
Individuelles Angebot
Hoher Automatisierungsgrad durch KI und Integrationen
KMU und Scale-ups
Ab 125 € pro Monat
Kombination aus Software und TÜV-zertifizierter Beratung
KMU
Ab 19 CHF pro Monat
Vollautomatischer Website-Scan und Rechtstexte-Update
Website-Betreiber*innen
Ab 54,90 € pro Jahr
Spezialisierung auf Schweizer nDSG und DSGVO
KMU
Ab 290 € pro Monat
Integriertes Managementsystem für zahlreiche Normen
KMU und größere Teams
Individuelles Angebot
Modulbasierte Plattform auf einer gemeinsamen Datenbasis
KMU bis Konzerne
Highlight Box

Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.

1. heyData

heyData bietet eine Compliance-SaaS-Lösung, die kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung regulatorischer Rahmenwerke wie DSGVO, NIS2 und ISO 27001 unterstützt. Die Plattform verbindet Technologie mit juristischer Expertise, um Integrationen und Datenmigrationen rechtssicher zu begleiten.
Warum dieses Tool?
heyData differenziert sich durch seinen Fokus auf Multi-Framework-Compliance, wodurch Unternehmen nicht nur den Datenschutz, sondern auch IT-Sicherheit und KI-Regulierung zentral in einer Lösung verwalten können.
Features:
  • Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses (VVT)
  • Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter
  • Integrierte Mitarbeiter-Schulungen (heyAcademy)
  • Automatisierte Dokumenten-Updates und Löschkonzepte
Zielgruppe
Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte Gesamtlösung für verschiedene Compliance-Anforderungen suchen.
Nicht ideal für: Kleinstunternehmen mit minimalem Datenverarbeitungsaufkommen, für die die monatlichen Fixkosten im Verhältnis zu hoch sein könnten.
HeyData Preise: Ab 89 € pro Monat
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken
Schwächen
Intuitive Benutzeroberfläche
Tiefe der Branchenanpassung (z.B. Pharma)
Schneller persönlicher Support
Performance der UI bei vielen Frameworks
Gute Automatisierung von Prozessen
Flexibilität der Berichterstellung
Wir hatten letztes Jahr ein internes Datenschutz-Audit. Früher wäre das ein halbes Projekt gewesen. Heute zwei Reports aus heyData gezogen, alles perfekt dokumentiert, fertig. - Moritz, Leadeffect GmbH

2. Dieter

Dieter ist ein Datenschutz-Baukasten, der Nutzer*innen schrittweise durch die gesetzlichen Anforderungen führt und notwendige Dokumente wie Verarbeitungsverzeichnisse automatisiert generiert. Das Tool legt besonderen Wert auf Verständlichkeit und Pragmatismus für Nicht-Jurist*innen.
Warum dieses Tool?
Im Vergleich zu komplexen Enterprise-Lösungen besticht Dieter durch ein extrem niedrigschwelliges Preismodell und eine geführte Fragebogen-Logik, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten ist.

Features:
  • Automatisierte Erstellung von DSGVO-Dokumenten
  • Datenschutzrechtliche Grund- und Spezialschulungen
  • Integriertes Website-Consent-Management
  • Überwachung von Videoüberwachungs-Vorgaben
Zielgruppe
Ideal für: Selbstständige, Gründer*innen und kleine Teams, die Datenschutz ohne juristische Vorkenntnisse rechtssicher umsetzen möchten.
Nicht ideal für: Große Konzerne mit hochkomplexen, internationalen Datenstrukturen, die tiefe Systemintegrationen benötigen.
Dieter Preise: Ab 29 € pro Monat, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken
Schwächen
Sehr hilfsbereiter Kundenservice
Übersichtlichkeit bei häufigen App-Updates
Strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
Editierbarkeit nach Abschluss von Prozessen
Faires Preis-Leistungs-Verhältnis
Funktionsumfang für Kleinstanwender*innen teilweise zu groß
Die App führt einen einfach durch den Bürokratie-Dschungel. Als Vollblut-Kreativer ist mir alles Bürokratische ein Graus. Dieter führt einen sukzessive durch alle nötigen Schritte und erklärt alles so, dass selbst ich es verstehe. - Marcus, roeske + lazzari

3. Kertos

Kertos ist eine automatisierte Compliance-Plattform aus Deutschland, die darauf spezialisiert ist, Prozesse rund um DSGVO, ISO 27001 und den EU AI Act effizient zu bündeln. Durch die Anbindung an bestehende IT-Systeme ermöglicht das Tool eine Echtzeit-Übersicht über den Compliance-Status.
Warum dieses Tool?
Kertos hebt sich durch seinen hohen Automatisierungsgrad hervor, wie etwa den SSO-Scan zur Tool-Erkennung, der den manuellen Aufwand bei der Erfassung der Software-Landschaft signifikant reduziert.
Features:
  • Automatisierte Tool-Erkennung via SSO-Scan
  • KI-gestütztes Drafting von Policies
  • Zentrales Management von Informationssicherheit und Datenschutz
  • Automatisierung von Auskunfts- und Löschverlangen
Zielgruppe
Ideal für: Schnell wachsende Scale-ups und technologiegetriebene Unternehmen, die ihre Compliance-Prozesse skalierbar automatisieren wollen.
Nicht ideal für: Unternehmen mit sehr traditionellen, rein Offline-basierten Prozessen, die keine Cloud-Integrationen nutzen.
Kertos Preise: individuelle Angebote möglich, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken
Schwächen
Zeitersparnis bei Zertifizierungen
Komplexität bei der Ersteinrichtung
Exzellenter Experten-Support
Flexibilität bei Custom-Berichten
Moderne User Experience
Unterstützung für branchenspezifische Nischen
Kertos ermöglicht es auch Mitarbeitenden, die nicht bis ins letzte Detail in den Compliance- und Datenschutz-Vorschriften stecken, die in diesen Bereichen anfallenden Aufgaben korrekt, vollständig und effizient zu bearbeiten und Konformität sicherzustellen. – Matthias, McMakler GmbH

4. Proliance

Proliance bietet mit der Plattform "Proliance 360" eine Kombination aus Datenschutz-Software und persönlicher Beratung durch zertifizierte Fachspezialisten. Das Tool unterstützt KMU dabei, regulatorische Anforderungen wie DSGVO und ISO 27001 proaktiv zu steuern.
Warum dieses Tool?
Die Besonderheit liegt in der engen Verzahnung von Software und menschlicher Expertise (TÜV/Dekra), was besonders Unternehmen hilft, die neben einem Tool auch einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen
Features:
  • Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten
  • Automatisierte Risikoanalysen
  • Integrierte e-Learning-Lösung für Mitarbeiterschulungen
  • Über 50 Branchenvorlagen für Datenschutzdokumente
Zielgruppe
Ideal für: Mittelständische Unternehmen, die eine rechtssichere Begleitung durch Experten in Kombination mit einer digitalen Dokumentation suchen.
Nicht ideal für: IT-Teams, die eine reine Self-Service-Software ohne Beratungsanteil bevorzugen.
Proliance Preise: Die Preise starten bei 125 € im Monat für das Basis-Paket.
Stärken
Schwächen
Hohe fachliche Expertise der Berater
Auffindbarkeit von Dokumenten in der UI
Zeitersparnis durch Automatismen
Starre Zuweisung von Rollen
Kalkulierbare Fixkosten
Flexibilität bei fertigen Formulierungen
Proliance zeichnet sich durch eine anwenderfreundliche Software aus, die Datenschutzprozesse effizient und nachvollziehbar gestaltet. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche wird die Umsetzung und Verwaltung von datenschutzrelevanten Aufgaben deutlich vereinfacht. Haluk, Reqaulite GmbH

5. Legally ok

Legally ok ist eine Consent Management Platform, die spezialisiert darauf ist, Websites und Webshops durch automatisierte Updates der Rechtstexte abmahnsicher zu halten. Das Tool scannt Webseiten regelmäßig auf neue Dienste und passt Datenschutzerklärungen sowie Cookie-Banner automatisch an.
Warum dieses Tool?
Legally ok fokussiert sich rein auf den Website-Datenschutz und bietet hierfür eine Qualitätszusage für die generierten Rechtstexte, was eine hohe rechtliche Sicherheit für Online-Präsenzen garantiert.
Features:
  • Automatisierter Website-Scanner für Cookies und Dienste
  • Mehrsprachige Rechtstexte (Datenschutz & Impressum)
  • Individualisierbarer Cookie-Banner
  • Reporting-Lösung für Optimierungspotenziale
Zielgruppe
Ideal für: Webseitenbetreiber und Agenturen, die eine wartungsfreie Lösung für ihre Datenschutzerklärung und Cookie-Banner suchen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ein vollumfängliches internes Datenschutz-Managementsystem inklusive Asset-Management benötigen.
Legally ok Preise: Ab 19 CHF pro Monat, individuelle Angebote möglich
Stärken
Schwächen
Einfache CMS-Integration
Individualisierung des Banner-Designs
Vollautomatische Aktualisierung
White-Label-Optionen für Agenturen
Verständliches Dashboard
Fehlende Rechtstexte für Newsletter/Social Media
Ich muss mir endlich keine Gedanken mehr machen, ob meine Website rechtssicher ist. Dank Legally Ok erhalte ich die Datenschutzerklärung und ein automatisch konfiguriertes Cookie-Banner ganz ohne teuren Anwalt und technisches gefrickel. Gut ist, dass beides sich automatisch aktualisiert, damit ich dieses Thema einfach ad acta legen kann. – David, Mondata GmbH

6. PrivacyBee

PrivacyBee ist eine spezialisierte Datenschutz-Software für KMU, die den Fokus auf die Konformität zum Schweizer nDSG und der EU-DSGVO legt. Die Lösung scannt Webseiten alle acht Wochen automatisch, um das Dienstverzeichnis und die Datenschutzerklärung aktuell zu halten.
Warum dieses Tool?
PrivacyBee zeichnet sich durch seine schlanke Struktur und die explizite Ausrichtung auf den Schweizer Markt aus, wobei die Rechtstexte direkt von Schweizer Anwält*innen geprüft sind.
Features:
  • Automatischer Website-Scan alle 8 Wochen
  • nDSG- und DSGVO-konforme Datenschutzerklärung
  • Dienstverzeichnis mit Kategorisierungsfunktion
  • Mehrsprachigkeit (DE, FR, IT, EN)
Zielgruppe
Ideal für: Schweizer Unternehmen und KMU, die eine kostengünstige und automatisierte Lösung für ihre Webseiten-Compliance benötigen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ein komplexes GRC-System für Informationssicherheits-Audits suchen.
PrivacyBee: Ab 99 € pro Monat, individuelle Angebote möglich
Stärken
Schwächen
Extrem schnelle Einrichtung
Fehlende manuelle Scan-Option
Sehr günstiger Jahrespreis
Eingeschränkte Zahlungsmethoden
Klare, verständliche Struktur
Wunsch nach Impressum-Generator
Datenschutzerklärungen. Besonders wertvoll ist dabei der automatische Scan der gesamten Website und die damit verbundene automatische Aktualisierung der DSE – und das fortlaufend alle 8 Wochen! – Joel, Schrage Consulting

7. activeMind.cloud

activeMind.cloud bietet ein modulares Compliance-Portal, das gesetzliche Vorgaben in konkrete Arbeits-Workflows übersetzt. Die SaaS-Lösung ermöglicht es KMU, Datenschutz, Informationssicherheit und Whistleblowing zentral an einem Ort zu verwalten.
Warum dieses Tool?
activeMind.cloud besticht durch die Abdeckung einer besonders hohen Anzahl an Normen (u.a. TISAX, NIS2, DORA) innerhalb eines einzigen integrierten Managementsystems.
Features:
  • Interaktive Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses
  • KI-Unterstützung bei der Aufgabenbearbeitung
  • Revisionssichere Dokumentenversionierung
  • Echtzeit-Auswertungen mit KPIs und Reifegraden
Zielgruppe
Ideal für: Unternehmen mit Bedarf an Mehrfach-Zertifizierungen, die ein strukturiertes Tool für komplexe Audit-Vorbereitungen suchen.
Nicht ideal für: Sehr kleine Teams, die lediglich eine einfache Datenschutzerklärung für ihre Website benötigen.
activeMind.cloud: Individuelles Angebot, Keine Angaben
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken
Schwächen
Fachliche Tiefe der Aufgabenstellung
Fehlende Online-Editing-Funktion
Hervorragende Audit-Vorbereitung
Navigation teilweise verschachtelt
Transparente Fortschrittskontrolle
Schnittstellen zu externem Task-Management
Ganz hervorragendes Compliance-Portal, das alle Anforderungen der Norm abbildet und das Unternehmen sehr systematisch und effizient dabei hilft, alle Regelungsdokumente zu erstellen (vollständige Normenabdeckung, systematische Dokumentation, Fortschrittskontrolle,aussagekräftige dashboards zur Überwachung des ISMS-Aufbaus mit Risikobewertungen). – Rüdiger, FWU Institut für Film und Bild gGmbH

8. AKARION GRC Cloud

Die AKARION GRC Cloud ist eine integrierte Plattform für Informationssicherheit, Datenschutz, BCM, Audit und Whistleblowing. Durch eine gemeinsame Datenbasis für alle Module werden Redundanzen bei Assets und Risiken vermieden.
Warum dieses Tool?
Der USP liegt in der modulübergreifenden Nutzung einer Datenbasis: Einmal erfasste Informationen (z.B. ein Server als Asset) stehen automatisch für Datenschutz, ISMS und BCM zur Verfügung.
Features:
  • Smart Content AI für Risikoanalysen und Richtlinien
  • Integriertes Business Continuity Management (BCM)
  • Automatisierte Lieferanten-Audits (DDQs)
  • Hosting auf souveräner europäischer Infrastruktur (STACKIT)
Zielgruppe
Ideal für: Organisationen und KRITIS-Betreiber, die mehrere GRC-Disziplinen auf einer hochsicheren Plattform harmonisieren möchten.
Nicht ideal für: Unternehmen, die eine einfache Stand-alone-Lösung ohne Bedarf an GRC-Integration suchen.
activemind.cloud Preise: Ab 290 € pro Monat, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken
Schwächen
Hohe fachliche Tiefe ohne Komplexität
Hoher Konfigurationsaufwand für Anfänger
Wiederverwendbarkeit von Inhalten
Komplizierte Report-Erstellung
Sehr intuitiv trotz großem Funktionsumfang
Fehlende integrierte E-Learning-Funktion
AKARION ist super intuitiv und ermöglicht mir die Arbeit an mehreren Themen wie Zertifizierung, Datenschutz und anderer Compliancethemen aus einer Hand – Johannes, whistle.law GmbH
 
 

Welches Tool passt zu dir?

Die Auswahl der passenden Datenschutz-Management-Software hängt maßgeblich von der individuellen Komplexität deiner Unternehmensprozesse und deinem Bedarf an persönlicher Beratung ab. Während spezialisierte Consent-Lösungen vor allem für Website-Betreiber*innen einen schnellen Compliance-Gewinn bieten, benötigen wachsende KMU oft integrierte Systeme, die auch Informationssicherheit und Audit-Vorbereitungen abdecken. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Tools basierend auf konkreten Use Cases und Unternehmensgrößen zugeordnet:
  • KMU, die eine schnelle Multi-Compliance-Lösung suchen, sind bei heyData ideal aufgehoben.
  • Selbstständige mit Fokus auf einfache, geführte Prozesse profitieren am meisten von Dieter.
  • Unternehmen, die eine Kombination aus Software und TÜV-zertifizierter Beratung wünschen, sollten Proliance wählen.
  • Für den reinen Website-Datenschutz mit Fokus auf Automatisierung eignet sich Legally ok am besten.
  • Kertos ist ideal für Scale-ups, die Compliance-Prozesse durch tiefe IT-Integrationen automatisieren möchten.
  • Schweizer KMU finden in PrivacyBee eine passgenaue Lösung für das nDSG.
  • Organisationen mit Fokus auf komplexe ISO-Zertifizierungen und viele Normen fahren mit activeMind.cloud am besten.
  • Konzerne und KRITIS-Betreiber, die alle GRC-Themen auf einer Datenbasis bündeln wollen, sollten die AKARION GRC Cloud nutzen.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du schnell und einfach nachholen und deine Anfrage hier einreichen.
 
 

Datenschutz-Management-Alternativen, die du kennen solltest

Du suchst noch nach einer Lösung, die besser zu deinem Unternehmen oder deinem Datenschutz Management passt? In unserem Vergleich der besten Datenschutz-Management-Softwares findest du zahlreiche Alternativen.
 
 

Fazit: Dein Weg zur DSGVO-Sicherheit

Die Auswahl der passenden Datenschutz-Management-Software hängt maßgeblich davon ab, ob lediglich eine Webseite abgesichert werden soll oder ob ein vollumfängliches Managementsystem für Zertifizierungen wie ISO 27001 erforderlich ist. Während spezialisierte Tools wie PrivacyBee oder Legally ok den operativen Aufwand für Websites minimieren, bieten Plattformen wie heyData, Kertos oder die AKARION GRC Cloud tiefgreifende Automatisierungen für das gesamte Unternehmen.
Für kleine Unternehmen bietet Dieter den preiswertesten Einstieg, während mittelständische Betriebe durch die Expertenberatung von Proliance oder die flexible Normenabdeckung der activeMind.cloud profitieren. Letztlich ermöglicht jedes dieser Tools den Wechsel von manueller Listenführung hin zu einem rechtssicheren, digitalen Compliance-Management.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: April 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
Pia Heßler

Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.

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