Datenschutz-Management-Systeme: Die besten Tools für dein Unternehmen
Mit diesen Tools ist Datenschutz Management leicht gemacht
- Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich
- Welches Tool passt zu dir?
- Datenschutz-Management-Alternativen, die du kennen solltest
- Fazit: Dein Weg zur DSGVO-Sicherheit
- In diesem Vergleich haben wir die Lösungen von heyData, Dieter, Kertos, Proliance, Legally ok, PrivacyBee, activeMind.cloud und die AKARION GRC Cloud für dich analysiert.
- Diese Datenschutz-Management-Tools helfen Unternehmen jeder Größe, komplexe Vorschriften wie die DSGVO sicher, automatisiert und effizient umzusetzen.
- Das Angebot reicht von spezialisiertem Cookie-Management für Websites bis hin zu hochskalierbaren Multi-Framework-Plattformen für komplexe Audit-Vorgaben.
- Die Wahl des passenden Tools hängt maßgeblich von deiner Unternehmensgröße, dem Budget und deinem individuellen Bedarf an persönlicher Expertenberatung ab.
Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich
Tool-Name | Preise | Besonderheit / USP | Einsatzbereich |
|---|---|---|---|
Ab 89 € pro Monat | Multi-Framework-Compliance (DSGVO, NIS2, ISO 27001) | KMU | |
Ab 29 € pro Monat | Automatisierte Dokumentenerstellung per Fragebogen | Selbstständige und KMU | |
Individuelles Angebot | Hoher Automatisierungsgrad durch KI und Integrationen | KMU und Scale-ups | |
Ab 125 € pro Monat | Kombination aus Software und TÜV-zertifizierter Beratung | KMU | |
Ab 19 CHF pro Monat | Vollautomatischer Website-Scan und Rechtstexte-Update | Website-Betreiber*innen | |
Ab 54,90 € pro Jahr | Spezialisierung auf Schweizer nDSG und DSGVO | KMU | |
Ab 290 € pro Monat | Integriertes Managementsystem für zahlreiche Normen | KMU und größere Teams | |
Individuelles Angebot | Modulbasierte Plattform auf einer gemeinsamen Datenbasis | KMU bis Konzerne |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. heyData
heyData differenziert sich durch seinen Fokus auf Multi-Framework-Compliance, wodurch Unternehmen nicht nur den Datenschutz, sondern auch IT-Sicherheit und KI-Regulierung zentral in einer Lösung verwalten können.
- Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses (VVT)
- Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter
- Integrierte Mitarbeiter-Schulungen (heyAcademy)
- Automatisierte Dokumenten-Updates und Löschkonzepte
Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte Gesamtlösung für verschiedene Compliance-Anforderungen suchen.
Nicht ideal für: Kleinstunternehmen mit minimalem Datenverarbeitungsaufkommen, für die die monatlichen Fixkosten im Verhältnis zu hoch sein könnten.
Stärken | Schwächen |
Intuitive Benutzeroberfläche | Tiefe der Branchenanpassung (z.B. Pharma) |
Schneller persönlicher Support | Performance der UI bei vielen Frameworks |
Gute Automatisierung von Prozessen | Flexibilität der Berichterstellung |
Wir hatten letztes Jahr ein internes Datenschutz-Audit. Früher wäre das ein halbes Projekt gewesen. Heute zwei Reports aus heyData gezogen, alles perfekt dokumentiert, fertig. - Moritz, Leadeffect GmbH
2. Dieter
Im Vergleich zu komplexen Enterprise-Lösungen besticht Dieter durch ein extrem niedrigschwelliges Preismodell und eine geführte Fragebogen-Logik, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten ist.
Features:
- Automatisierte Erstellung von DSGVO-Dokumenten
- Datenschutzrechtliche Grund- und Spezialschulungen
- Integriertes Website-Consent-Management
- Überwachung von Videoüberwachungs-Vorgaben
Ideal für: Selbstständige, Gründer*innen und kleine Teams, die Datenschutz ohne juristische Vorkenntnisse rechtssicher umsetzen möchten.
Nicht ideal für: Große Konzerne mit hochkomplexen, internationalen Datenstrukturen, die tiefe Systemintegrationen benötigen.
Stärken | Schwächen |
Sehr hilfsbereiter Kundenservice | Übersichtlichkeit bei häufigen App-Updates |
Strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung | Editierbarkeit nach Abschluss von Prozessen |
Faires Preis-Leistungs-Verhältnis | Funktionsumfang für Kleinstanwender*innen teilweise zu groß |
Die App führt einen einfach durch den Bürokratie-Dschungel. Als Vollblut-Kreativer ist mir alles Bürokratische ein Graus. Dieter führt einen sukzessive durch alle nötigen Schritte und erklärt alles so, dass selbst ich es verstehe. - Marcus, roeske + lazzari
3. Kertos
Kertos hebt sich durch seinen hohen Automatisierungsgrad hervor, wie etwa den SSO-Scan zur Tool-Erkennung, der den manuellen Aufwand bei der Erfassung der Software-Landschaft signifikant reduziert.
- Automatisierte Tool-Erkennung via SSO-Scan
- KI-gestütztes Drafting von Policies
- Zentrales Management von Informationssicherheit und Datenschutz
- Automatisierung von Auskunfts- und Löschverlangen
Ideal für: Schnell wachsende Scale-ups und technologiegetriebene Unternehmen, die ihre Compliance-Prozesse skalierbar automatisieren wollen.
Nicht ideal für: Unternehmen mit sehr traditionellen, rein Offline-basierten Prozessen, die keine Cloud-Integrationen nutzen.
Stärken | Schwächen |
Zeitersparnis bei Zertifizierungen | Komplexität bei der Ersteinrichtung |
Exzellenter Experten-Support | Flexibilität bei Custom-Berichten |
Moderne User Experience | Unterstützung für branchenspezifische Nischen |
Kertos ermöglicht es auch Mitarbeitenden, die nicht bis ins letzte Detail in den Compliance- und Datenschutz-Vorschriften stecken, die in diesen Bereichen anfallenden Aufgaben korrekt, vollständig und effizient zu bearbeiten und Konformität sicherzustellen. – Matthias, McMakler GmbH
4. Proliance
Die Besonderheit liegt in der engen Verzahnung von Software und menschlicher Expertise (TÜV/Dekra), was besonders Unternehmen hilft, die neben einem Tool auch einen externen Datenschutzbeauftragten benötigen
- Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten
- Automatisierte Risikoanalysen
- Integrierte e-Learning-Lösung für Mitarbeiterschulungen
- Über 50 Branchenvorlagen für Datenschutzdokumente
Ideal für: Mittelständische Unternehmen, die eine rechtssichere Begleitung durch Experten in Kombination mit einer digitalen Dokumentation suchen.
Nicht ideal für: IT-Teams, die eine reine Self-Service-Software ohne Beratungsanteil bevorzugen.
Stärken | Schwächen |
Hohe fachliche Expertise der Berater | Auffindbarkeit von Dokumenten in der UI |
Zeitersparnis durch Automatismen | Starre Zuweisung von Rollen |
Kalkulierbare Fixkosten | Flexibilität bei fertigen Formulierungen |
Proliance zeichnet sich durch eine anwenderfreundliche Software aus, die Datenschutzprozesse effizient und nachvollziehbar gestaltet. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche wird die Umsetzung und Verwaltung von datenschutzrelevanten Aufgaben deutlich vereinfacht. – Haluk, Reqaulite GmbH
5. Legally ok
Legally ok fokussiert sich rein auf den Website-Datenschutz und bietet hierfür eine Qualitätszusage für die generierten Rechtstexte, was eine hohe rechtliche Sicherheit für Online-Präsenzen garantiert.
- Automatisierter Website-Scanner für Cookies und Dienste
- Mehrsprachige Rechtstexte (Datenschutz & Impressum)
- Individualisierbarer Cookie-Banner
- Reporting-Lösung für Optimierungspotenziale
Ideal für: Webseitenbetreiber und Agenturen, die eine wartungsfreie Lösung für ihre Datenschutzerklärung und Cookie-Banner suchen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ein vollumfängliches internes Datenschutz-Managementsystem inklusive Asset-Management benötigen.
Stärken | Schwächen |
Einfache CMS-Integration | Individualisierung des Banner-Designs |
Vollautomatische Aktualisierung | White-Label-Optionen für Agenturen |
Verständliches Dashboard | Fehlende Rechtstexte für Newsletter/Social Media |
Ich muss mir endlich keine Gedanken mehr machen, ob meine Website rechtssicher ist. Dank Legally Ok erhalte ich die Datenschutzerklärung und ein automatisch konfiguriertes Cookie-Banner ganz ohne teuren Anwalt und technisches gefrickel. Gut ist, dass beides sich automatisch aktualisiert, damit ich dieses Thema einfach ad acta legen kann. – David, Mondata GmbH
6. PrivacyBee
PrivacyBee zeichnet sich durch seine schlanke Struktur und die explizite Ausrichtung auf den Schweizer Markt aus, wobei die Rechtstexte direkt von Schweizer Anwält*innen geprüft sind.
- Automatischer Website-Scan alle 8 Wochen
- nDSG- und DSGVO-konforme Datenschutzerklärung
- Dienstverzeichnis mit Kategorisierungsfunktion
- Mehrsprachigkeit (DE, FR, IT, EN)
Ideal für: Schweizer Unternehmen und KMU, die eine kostengünstige und automatisierte Lösung für ihre Webseiten-Compliance benötigen.
Nicht ideal für: Unternehmen, die ein komplexes GRC-System für Informationssicherheits-Audits suchen.
Stärken | Schwächen |
Extrem schnelle Einrichtung | Fehlende manuelle Scan-Option |
Sehr günstiger Jahrespreis | Eingeschränkte Zahlungsmethoden |
Klare, verständliche Struktur | Wunsch nach Impressum-Generator |
Datenschutzerklärungen. Besonders wertvoll ist dabei der automatische Scan der gesamten Website und die damit verbundene automatische Aktualisierung der DSE – und das fortlaufend alle 8 Wochen! – Joel, Schrage Consulting
7. activeMind.cloud
activeMind.cloud besticht durch die Abdeckung einer besonders hohen Anzahl an Normen (u.a. TISAX, NIS2, DORA) innerhalb eines einzigen integrierten Managementsystems.
- Interaktive Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses
- KI-Unterstützung bei der Aufgabenbearbeitung
- Revisionssichere Dokumentenversionierung
- Echtzeit-Auswertungen mit KPIs und Reifegraden
Ideal für: Unternehmen mit Bedarf an Mehrfach-Zertifizierungen, die ein strukturiertes Tool für komplexe Audit-Vorbereitungen suchen.
Nicht ideal für: Sehr kleine Teams, die lediglich eine einfache Datenschutzerklärung für ihre Website benötigen.
Stärken | Schwächen |
Fachliche Tiefe der Aufgabenstellung | Fehlende Online-Editing-Funktion |
Hervorragende Audit-Vorbereitung | Navigation teilweise verschachtelt |
Transparente Fortschrittskontrolle | Schnittstellen zu externem Task-Management |
Ganz hervorragendes Compliance-Portal, das alle Anforderungen der Norm abbildet und das Unternehmen sehr systematisch und effizient dabei hilft, alle Regelungsdokumente zu erstellen (vollständige Normenabdeckung, systematische Dokumentation, Fortschrittskontrolle,aussagekräftige dashboards zur Überwachung des ISMS-Aufbaus mit Risikobewertungen). – Rüdiger, FWU Institut für Film und Bild gGmbH
8. AKARION GRC Cloud
Der USP liegt in der modulübergreifenden Nutzung einer Datenbasis: Einmal erfasste Informationen (z.B. ein Server als Asset) stehen automatisch für Datenschutz, ISMS und BCM zur Verfügung.
- Smart Content AI für Risikoanalysen und Richtlinien
- Integriertes Business Continuity Management (BCM)
- Automatisierte Lieferanten-Audits (DDQs)
- Hosting auf souveräner europäischer Infrastruktur (STACKIT)
Ideal für: Organisationen und KRITIS-Betreiber, die mehrere GRC-Disziplinen auf einer hochsicheren Plattform harmonisieren möchten.
Nicht ideal für: Unternehmen, die eine einfache Stand-alone-Lösung ohne Bedarf an GRC-Integration suchen.
Stärken | Schwächen |
Hohe fachliche Tiefe ohne Komplexität | Hoher Konfigurationsaufwand für Anfänger |
Wiederverwendbarkeit von Inhalten | Komplizierte Report-Erstellung |
Sehr intuitiv trotz großem Funktionsumfang | Fehlende integrierte E-Learning-Funktion |
AKARION ist super intuitiv und ermöglicht mir die Arbeit an mehreren Themen wie Zertifizierung, Datenschutz und anderer Compliancethemen aus einer Hand – Johannes, whistle.law GmbH
Welches Tool passt zu dir?
- KMU, die eine schnelle Multi-Compliance-Lösung suchen, sind bei heyData ideal aufgehoben.
- Selbstständige mit Fokus auf einfache, geführte Prozesse profitieren am meisten von Dieter.
- Unternehmen, die eine Kombination aus Software und TÜV-zertifizierter Beratung wünschen, sollten Proliance wählen.
- Für den reinen Website-Datenschutz mit Fokus auf Automatisierung eignet sich Legally ok am besten.
- Kertos ist ideal für Scale-ups, die Compliance-Prozesse durch tiefe IT-Integrationen automatisieren möchten.
- Schweizer KMU finden in PrivacyBee eine passgenaue Lösung für das nDSG.
- Organisationen mit Fokus auf komplexe ISO-Zertifizierungen und viele Normen fahren mit activeMind.cloud am besten.
- Konzerne und KRITIS-Betreiber, die alle GRC-Themen auf einer Datenbasis bündeln wollen, sollten die AKARION GRC Cloud nutzen.