Datenschutz-Management-Systeme: Die besten Tools für dein Unternehmen
Mit diesen Tools ist Datenschutz Management leicht gemacht
- Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich
- Welches Datenschutz Management System passt am besten zu dir?
- Datenschutz-Management-Alternativen, die du kennen solltest
- Fazit: Dein Weg zur DSGVO-Sicherheit
Datenschutz ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für das Vertrauen deiner Kund*innen. Gerade für kleine Unternehmen, Agenturen oder Freelancer*in ist es oft schwer, bei allen Vorschriften und Änderungen den Überblick zu behalten – von der Datenschutzverordnung (DSGVO) bis zu länderspezifischen Regeln. Schon kleine Versäumnisse können teuer werden.
Deshalb haben wir acht Datenschutz-Management-Tools verglichen – mit Nutzerbewertungen, Funktionen und Preisen. Finde die Software, die zu deinem Unternehmen passt und dir hilft, rechtliche Anforderungen sicher umzusetzen.
- Datenschutz-Management-Tools helfen kleinen Unternehmen und Freelancer*innen, die komplexen Vorschriften wie die DSGVO sicher und effizient umzusetzen.
- Wir haben die besten Tools wenn es um Datenschutz Management geht aufgelistet, die von kostenlosem Cookie-Management bis zu hochskalierbaren Compliance-Plattformen reichen.
- Die Wahl des passenden Tools hängt von Unternehmensgröße, Budget und deinen spezifischen Anforderungen ab.
Die besten Datenschutz-Management-Systeme im Vergleich
Tool-Name | Preise | Kostenlose Testversion | Branche / Einsatzgebiet | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
heyData | Ab 89 € pro Monat | Keine Angaben | Unternehmen, KMUs, Start-ups | Sofort einsatzbereite All-in-One Datenschutz-Compliance Plattform für DSGVO, NIS2, ISO 27001, AI Act; externer DSB-Service |
Dieter | Ab 29 € pro Monat | 14 Tage | Unternehmen, KMUs, Start-ups | Vollständige Datenschutz-Suite inkl. Automatisierung und DSB |
Kertos | Individuelles Angebot | 14 Tage | Unternehmen, Start-ups, KMUs | KI-gestütztes Compliance- und Privacy Management für DSGVO, ISO 27001, SOC2, AI Act, TISAX |
Legally ok | Ab 0 CHF pro Monat | 7 Tage | Websitebetreiber*innen, KMUs, Agenturen | Cookie-Consent Management inkl. rechtssicherer Integration von Google Consent Mode und Anpassung an internationale Märkte |
PrivacyBee | ab 54,90 € pro Domain/Jahr | 14 Tage | Unternehmen, KMUs, Start-ups, Webseitenbetreiber*innen | Automatisch aktualisierte Datenschutzerklärungen, Dienstverzeichnis und Cookie-Management mit Fokus auf KMUs |
Prolaince | Ab 175 € pro Monat | Keine Angaben | Unternehmen, Datenschutzbeauftragte, KMUs | Datenschutzberatung kombiniert mit modularer Plattform für alle Compliance-Themen |
Keyed | individuelles Angebot | Keine Angaben | Datenschutzbeauftragte, Unternehmen, KMUs | Modular erweiterbare Datenschutz-Plattform mit API, Monitoring und Automatisierungsfunktionen |
activeMind.cloud | Ab 290 € pro Monat | 14 Tage | Unternehmen, KMUs, größere Organisationen | SaaS für Datenschutz, Informationssicherheit, Whistleblowing & Compliance |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. heyData
heyData ist eine Datenschutz- und Compliance-Plattform, die Unternehmen bei der Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterstützt. Die Software richtet sich an KMUs, Start-ups und größere Organisationen, die ihre Datenschutzprozesse automatisieren und rechtssicher gestalten möchten. heyData bietet Funktionen wie automatische Dokumentation, Risikobewertung und Vertragsmanagement. Anwender*innen erhalten klare Compliance-Übersichten und praxisnahe Handlungsempfehlungen in Echtzeit.
Features:
- Digitale DSGVO- und Datenschutz-Compliance-Plattform.
- Automatisiertes Datenschutzmanagement mit Onboarding, Audit und Vertragsverwaltung.
- Integrierte Schulungen und Zertifikate für Mitarbeitende.
- Rechtssicherheit dank Beratung durch Datenschutzanwälte und Live-Kundenservice.
Geeignet für: Unternehmen, KMUs und Startups
HeyData Preise: Ab 89 € pro Monat, keine Angaben
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Schwächen |
Digitale E-Learnings und Schulungen für Mitarbeiter*innen | Optimierungspotenzial bei der Implementierung von Updates |
Zentrales Dashboard für relevante Prozesse und Dokumente | Kostenstruktur teilweise undurchsichtig |
Klarer Überblick über den Status quo | Zeitaufwendige Einarbeitung in das Tool |
Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und Datentiefe | Optimierungsbedarf bei branchenspezifischen Anpassungen |
Wir hatten letztes Jahr ein internes Datenschutz-Audit. Früher wäre das ein halbes Projekt gewesen. Heute zwei Reports aus heyData gezogen, alles perfekt dokumentiert, fertig. - Moritz, Leadeffect GmbH
2. Dieter
Dieter ist eine Datenschutz-Software, die Unternehmen hilft, die DSGVO umzusetzen – auch ohne Vorwissen. Mit klaren Anleitungen, Vorlagen und automatisierten Dokumenten unterstützt Dieter dich dabei, Datenschutz-Prozesse zu organisieren und alle wichtigen Aufgaben im Blick zu behalten.
Features:
- Vollständige und automatisierte Erstellung aller DSGVO-Dokumente, inklusive Datenschutzerklärung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA), auf Basis intuitiver Ja/Nein-Abfragen.
- Datenschutz-Management-System: Leitfaden für alle gesetzlichen Anforderungen, Prozesse und Aufgaben.
- Live-Integration der Rechtstexte und Dokumente auf Webseiten.
- Automatisiertes Erstellen und Verwalten technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gemäß DSGVO.
- Mandantenfähigkeit, Benutzer- und Rollenzuweisung sowie eine Whitelabel-Version zur Nutzung für Kanzleien und Datenschutzbeauftragte.
Geeignet für: Unternehmen, KMUs, Start-ups
Dieter Preise: Ab 29 € pro Monat, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Schwächen |
Intuitive Benutzeroberfläche | Optimierungsbedarf bei der Implementierung von Updates |
Schritt-für-Schritt-Führung durch das Tool | Preise wirken auf den ersten Blick zu hoch |
Zuvorkommendes Service-Team | Bedienbarkeit der Software nicht eindeutig einschätzbar |
Komplexe Datenschutz-Themen werden verständlich und praxisnah vermittelt | Keine explizite Datenschutzerklärung für Apps |
Die App führt einen einfach durch den Bürokratie-Dschungel. Als Vollblut-Kreativer ist mir alles Bürokratische ein Graus. Dieter führt einen sukzessive durch alle nötigen Schritte und erklärt alles so, dass selbst ich es verstehe. - Marcus, roeske + lazzari
3. Kertos
Kertos ist eine Compliance-Software für große Unternehmen in stark regulierten Branchen wie IT, Finanzen oder Industrie. Die Plattform hilft dabei, Datenschutz- und Sicherheitsstandards wie DSGVO, ISO 27001 oder den AI Act umzusetzen – mit automatisierten Workflows und einfachen Integrationen ohne Programmieraufwand.
Features:
- Automatisierung des gesamten Datenschutz- und Compliance-Workflows, inkl. Risikobewertung, Dokumentation, Monitoring und Löschkonzepte.
- No-Code-Lösung zur Anbindung aller Unternehmenssysteme.
- KI-gestützte Prozesse für Audit-Readiness und regulatorische Anforderungen (z.B. DSGVO, ISO, AI Act).
- Hoch skalierbare Plattform mit Fokus auf Datensicherheit
Geeignet für: Unternehmen, Start-ups, KMUs
Kertos Preise: individuelle Angebote möglich, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Schwächen |
Erleichtert die Verwaltung von ISMS | Optimierungsbedarf bei der Vorbereitung auf zukünftige Audits |
Deckt alle wichtigen Compliance-Themen ab | Templates beziehen sich auf Unternehmen mit einem "traditionellem Setup" |
Einfache Automation | Optimierungsbedarf bei der Navigation von Nutzer*innen |
Intuitive Plattform | Umfangreiche Einarbeitung |
Kertos ermöglicht es auch Mitarbeitenden, die nicht bis ins letzte Detail in den Compliance- und Datenschutz-Vorschriften stecken, die in diesen Bereichen anfallenden Aufgaben korrekt, vollständig und effizient zu bearbeiten und Konformität sicherzustellen. - Matthias, McMakler GmbH
4. Legally ok
Legally ok ist ein Datenschutz-Tool für Websites, das automatisch Rechtstexte wie Datenschutzerklärung und Impressum erstellt und aktuell hält. Zusätzlich bietet es ein Cookie-Consent-Banner nach IAB-Standard – inklusive Google Consent Mode. Damit eignet sich die Lösung besonders für Unternehmen, die rechtssicher in mehreren Ländern auftreten wollen.
Features:
- Automatisch generierte und ständig aktualisierte Rechtstexte (Datenschutzerklärung, Impressum, Cookie-Banner) auf Basis aktueller Gesetzgebung und Website-Analyse.
- Einfache Integration der Rechtstexte und des Cookie-Banners per JavaScript-Snippet, Plugin oder als PDF/HTML-Download.
- Monatliche automatische Website-Analysen (Rescans) und automatische Anpassung aller Texte bei technischen oder rechtlichen Änderungen.
- Mehrsprachige Rechtstexte (z.B. Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch für die Schweiz).
- Komplettes Consent Management inklusive Google Consent Mode und IAB-zertifiziertem CMP für nutzerfreundliche Einwilligungsverwaltung
Geeignet für: Websitebetreiber*innen, KMUs, Agenturen
Legally ok Preise: Ab 0 CHF pro Monat, 7-Tage-Testversion
Stärken | Schwächen |
Intuitive Benutzeroberfläche | Optimierungsbedarf bei Dashboards |
Einfache Integration des Consent Management Tools von Legally ok | Gratisversion verfügt über nur 5 Scans |
Schnelle Implementierung | Optimierungsbedarf bei Auswahl der Zahlungsmittel |
Automatisch konfigurierte Cookie-Banner | Anpassung der Banner per Hand notwendig |
Das Consent Management Tool Legally ok lässt sich sehr einfach auf der Website und im Webshop integrieren. Die Datenschutz-Lösung für Websites und Webshops ist mit einer Qualitätszusage gesichert und die Rechtstexte von Legally ok schützen vor Abmahnungen, wodurch Bussgelder vermieden werden können. - MIguel, GLA United
5. PrivacyBee
PrivacyBee ist eine Datenschutz-Software für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sie erstellt automatisch eine aktuelle Datenschutzerklärung und bietet ein Cookie-Banner, das den aktuellen Standards entspricht. Alle acht Wochen wird die Website gescannt, um neue Dienste zu erkennen. Die Einbindung funktioniert problemlos mit gängigen Content-Management-Systemen.
Features:
- Automatische Erkennung und Aktualisierung datenschutzrelevanter Dienste auf der Website alle 8 Wochen.
- Automatisch erstellte, individuelle und DSGVO- sowie nDSG-konforme Datenschutzerklärung.
- Integriertes Cookie-Banner mit Consent-Management.
- Einfache und nahtlose Einbindung in gängige CMS (WordPress, Wix, Jimdo etc.).
- Rundum rechtssichere Website durch automatische Updates und Expertenprüfung der Texte.
Geeignet für: Unternehmen, KMUs, Start-ups, Webseitenbetreiber*innen
PrivacyBee Preise: Ab 49 € pro Monat, individuelle Angebote möglich
Stärken | Schwächen |
Benutzerfreundliche Erstellung und Verwaltung von Datenschutzerklärungen | Keine Möglichkeit Datenschutzerklärung manuell zu scannen |
Erstellt maßgeschneiderte Datenschutzerklärungen | Begrenzte Zahlungsmöglichkeiten |
Schnelle Einrichtung | Optimierungsbedarf bei Cookies |
nDSG konforme Datenschutzerklärungen | Crawler kann nicht manuell gestartet werden |
Am besten gefällt uns, dass PrivacyBee extrem einfach zu bedienen ist und nahezu komplett automatisch funktioniert. Nach der ersten Einrichtung läuft alles im Hintergrund, ohne dass wir laufend eingreifen müssen – das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für Datenschutz auf hohem Niveau. - Dominik, seoCon - Online Marketing Agentur
6. Proliance
Proliance kombiniert eine Datenschutz-Plattform mit persönlicher Beratung. Die Software richtet sich vor allem an Datenschutzbeauftragte und hilft, alle Aufgaben rund um DSGVO & Co. zu organisieren – etwa mit einem automatisch gepflegten Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, einem Risikomanagement-Modul und einem Überblick über den aktuellen Umsetzungsstand.
Features:
- Echtzeit-Management des Datenschutzstatus mit Compliance-Score.
- Automatisierte Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT).
- Integriertes Risikomanagement und Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA).
- Workflow-basiertes Aufgaben- und Maßnahmenmanagement.
- Mitarbeiterschulungen und digitale Datenschutzdokumentation
Geeignet für: Unternehmen, Datenschutzbeauftragte, KMUs
Proliance Preise: Ab 99 € pro Monat, individuelle Angebote möglich
Stärken | Schwächen |
Anwenderfreundliche Software | Umständliche Dokumentensuche |
Benutzerfreundliches Tool | Uneinheitliche Bezeichnungen |
Intuitive Bedienung | Keine automatische Prüfung bei neuen Punkten |
Einfache Schulung von Mitarbeiter*innen | Optimierungsbedarf bei der Usability |
Dank des Tools Proliance 360 konnten wir die DSGVO-Richtlinie unseres Unternehmens effizient und umfassend erstellen. Das Tool erwies sich als äußerst benutzerfreundlich und unterstützte uns dabei, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten. - Kürsat, Requalite GmbH
7. Keyed
Keyed ist eine Datenschutz-Software für Datenschutzbeauftragte und kleine bis mittlere Unternehmen. Sie bietet über 300 geprüfte Vorlagen für rechtliche Dokumente und hilft dabei, Fristen und Aufgaben durch automatisierte Workflows und Erinnerungen zuverlässig zu steuern.
Features:
- Datenschutz-Management-System mit klarer Struktur und intuitiver Bedienung.
- Über 300 juristisch geprüfte Vorlagen für Dokumente und Prozesse.
- Automatisierte Workflows und Erinnerungen für Fristen und Aufgaben.
- Echtzeit-Dashboard mit Übersicht aller Datenschutzprozesse.
- Kollaboratives Arbeiten im Team mit Aufgaben- und Kommentarfunktion.
Geeignet für: Datenschutzbeauftragte, Unternehmen, KMUs
Keyed Preise: Individuelles Angebot, Keine Angaben
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Schwächen |
State-of-the-Art-Customer Support | Optimierungsbedarf bei der Usability |
Klar strukturierte Dokumentation | Wunsch nach intuitiver Gestaltung |
Zuverlässige Ansprechpartner*innen | Optimierungsbedarf bei Navigation zwischen verschiedenen Gesellschaften |
Die Zusammenarbeit mit Keyed als externer Datenschutzbeauftragter ist weiterzuempfehlen. Sehr kompetente und professionelle Ansprechpartner:innen - Jam, VL Immobilien GmbH
8. activemind.cloud
activemind.cloud ist eine Software, mit der Unternehmen Datenschutz, Informationssicherheit und Hinweisgeberschutz in einem System verwalten können. Wiederkehrende Aufgaben wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder Risikoanalysen werden automatisiert unterstützt. Bei Bedarf gibt’s zusätzlich Hilfe von Expert*innen.
Features:
- Datenschutz-Management-System als SaaS mit umfassender Prozess- und Dokumentenverwaltung.
- KI-gestützte Automatisierung und Hilfestellung bei wiederkehrenden Aufgaben.
- Schrittweise Anleitung für Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Risikobewertung.
- Integriertes Compliance-Portal mit Echtzeit-Auswertungen und Reporting.
- Datenschutzberatung und Experten-Support optional buchbar.
Geeignet für: Unternehmen, KMUs, größere Organisationen
activemind.cloud Preise: Ab 290 € pro Monat, 14-Tage-Testversion
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Schwächen |
praxisnahen Vorlagen und transparenter Fortschrittsanzeige | Wunsch nach Flexibilität in der Anpassung einzelner Inhalte |
Klarer und übersichtlicher Aufbau | Stellenweise umstöndliche Navigation |
Strukturierte Erfassung zertifizierungsspezifischer Informationen | Anfängliche Verständnisschwierigkeiten bei der Umstellung auf das neue System |
Dokumente sind aktuell von überall erreichbar | Optimierungsbedarf bei Schulungen |
Der Aufbau ist klar und übersichtlich. Alle erforderlichen Compliance Themen sind leicht verständlich zu verwalten. Muster und KI-gestützte Empfehlungen helfen. - Ralf, SC-Networks GmbH
Welches Datenschutz Management System passt am besten zu dir?
Welches Tool am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt stark von deiner Unternehmensgröße, deinem Budget und den spezifischen Anforderungen ab – vom einfachen Cookie-Management bis zur komplexen, internationalen Compliance-Plattform.
Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Empfehlungen basierend auf den Stärken der Tools in der folgenden Tabelle zusammengefasst.
Szenario | Dein Anforderungsprofil | Unsere Empfehlung |
|---|---|---|
Budget-Fokus / Website-Betreiber*innen | Du brauchst eine kostenlose/sehr günstige Lösung primär für Cookie-Consent und automatisch aktualisierte Rechtstexte auf deiner Website. | Legally ok (ab 0 CHF) oder PrivacyBee |
KMU / Start-up (All-in-One) | Du suchst eine sofort einsatzbereite, benutzerfreundliche Plattform, die DSGVO-Compliance automatisiert, Schulungen anbietet und bei Bedarf externe DSB-Services einschließt. | heyData oder Dieter |
Größere Organisationen / Konzerne | Du benötigst hoch skalierbare, KI-gestützte Lösungen für komplexe Compliance-Workflows (DSGVO, ISO, AI Act) und möchtest Unternehmenssysteme anbinden. | Kertos oder activeMind.cloud |
Fokus auf DSB / Berater*innen | Du bist Datenschutzbeauftragte*r oder Berater*in und benötigst eine modulare, umfassende Plattform zur Verwaltung mehrerer Mandanten oder komplexer Compliance-Themen. | Proliance oder Keyed |
Datenschutz-Management-Alternativen, die du kennen solltest
Du suchst noch nach einer Lösung, die besser zu deinem Unternehmen oder deinem Datenschutz Management passt? In unserem Vergleich der besten Datenschutz-Management-Softwares findest du zahlreiche Alternativen.
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Fazit: Dein Weg zur DSGVO-Sicherheit
Datenschutz hört nicht auf – und die Vorschriften werden immer mehr: DSGVO, NIS2, AI Act. Ein gutes Datenschutz-Management-System hilft dir, rechtliche Pflichten im Blick zu behalten und Fehler zu vermeiden. Mit automatisierten Prozessen und verständlichen Vorlagen sparst du Zeit und kannst dich auf dein Tagesgeschäft konzentrieren – ohne die Compliance aus den Augen zu verlieren.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: November 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
