So könnt Ihr Eure digitale Ablage optimal organisieren und verwalten

Sucht Ihr noch oder findet Ihr schon? Wer kennt es nicht: Ihr sucht ein ganz bestimmtes Dokument und wart sicher, es irgendwo im Download-Ordner zu haben. Der Dateiname war irgendetwas mit Zahlen und ein paar Buchstaben dazwischen. Nachdem Ihr sechs Dateien geöffnet habt, findet Ihr es endlich. Genau so sollte es nicht laufen.

Ein gut durchdachtes Ablagesystem für Eure digitalen Dokumente ist essenziell, um schnell und einfach alle relevanten Dateien zu finden. Euer Dokumentenmanagement optimal aufzusetzen, ist nicht so einfach, wie es im ersten Moment scheint. Dieser Artikel hilft Euch, Eure digitale Ablage im Büro zu organisieren und gibt Euch Tipps, Beispiele und Tools für
die praktische Umsetzung an die Hand.

Wie könnt Ihr die digitale Ablage von Dokumenten organisieren? 

Ihr benötigt drei Schritte, um die optimale digitale Ablage im Büro zu erstellen. Im ersten Schritt führt Ihr eine Bestandsaufnahme durch. Im zweiten Schritt definiert Ihr die zukünftigen Prozesse und setzt die Ordnerstruktur auf. Und im letzten Schritt sichert Ihr Eure aktuellen Daten, dann werden die alten Strukturen aufgelöst und die Dokumente überführt. Schauen wir uns die Schritte im Detail an.

1. Bestandsaufnahme

Bevor die Planung beginnt, solltet Ihr den aktuellen Zustand der Ablage im Büro reflektieren und die Erkenntnisse notieren.

Diese Fragen helfen Euch dabei:

• Welche Dokumente müssen abgelegt werden?
• Welche Kategorien sind besonders wichtig?
• Wie und wo werden Dokumente aktuell abgelegt?
• Wer legt wichtige Dokumente digital ab?
• Welche Abteilungen arbeiten häufig mit denselben Dokumenten?

2. Neuen Prozess definieren und Struktur aufsetzen

Ihr beginnt damit, festzulegen, nach welchen Kriterien die elektronische Ablage sortiert werden soll. Das kann z. B. auf Basis von Projekten, Kund:innen, Abteilungen oder Dokumentenarten sein. Als Nächstes folgt die Struktur der Ablage. Ihr könnt ein komplett eigenes System aufsetzten oder Euch vom 7-Ordner-System inspirieren lassen. Das ist ein hierarchisches, dreistufiges Ordner-System.

Das bedeutet: 7 Ordner auf der ersten Ebene, dazu jeweils 7 Unterordner. Das ergibt 49 Ordner. Die Ordner der zweiten Ebene dürfen auch jeweils 7 Unterordner haben. Insgesamt ergibt das 399 Ordner. Die magische Zahl sieben geht auf den amerikanischen Psychologen George A. Miller zurück. Laut dem Psychologen können Menschen maximal 7 ± 2 Informationseinheiten im Arbeitsgedächtnis speichern. Haltet Ihr Euch an die Zahl sieben, soll ein schnelles Erfassen der Informationen gesichert sein. 

Schauen wir uns exemplarisch einen Ausschnitt des 7-Ordner-Systems an, um die digitale Ablage im Büro zu organisieren:

Ebene 1:

1_HR

2_Marketing

3_Projekte

4_Sales

Ebene 2:

3.1_Projekte Kund:innen

3.2_Projekte Paid Ads

3.3_Projekte Website

Ebene 3:

3.1.1_Projekt Müller und Co. KG

3.1.2_Projekt Werbeagentur Schmidt

3.1.3_Projekt Weiß & Partner

In diesem Beispiel bietet es sich an, eine vierte Ebene zu nutzen. Im Projekt-Ordner für die Kund:innen könnte bspw. nach Inhalt des Dokuments unterschieden werden: 

3.1.1.1_Korrespondenz

3.1.1.2_Bestellungen

3.1.1.3_Rechnungen

3.1.1.4_Verträge

Habt Ihr sehr viele Kund:innen, lohnt sich für Euch eine alphabetische Unterteilung der
Kund:innen nach Namen. Hier könnte es Ordner geben für Kunden-Namen von A-C, D-F, G-I usw. 

Die Benennung von Dateien muss auch einer festen Struktur folgen. Auf einen Blick müsst Ihr
erkennen, worum es sich bei der Datei handelt. Der Dateiname kann sich bspw. aus dem Datum und einer kurzen Information zum Inhalt zusammensetzen. Das kann so aussehen: „22-11-2021_Marketingplan 2022“. Mit einem Klick sortiert Ihr die Dokumente chronologisch. Dank guter Suchfunktionen könnt Ihr Dokumente, die klar benannt sind, auch ohne viel Klicken finden. Je nach genutztem System kann es zusätzlich sinnvoll sein, Tags und Kategorien für Dokumente zu vergeben. 

3. Backup erstellen und alte Ordner auflösen

Stellt sicher, vor dem Umzug der Dokumente ein Backup zu erstellen. Jede Datei sollte gesichtet und umbenannt werden. Das ist der optimale Zeitpunkt, um auszumisten. Wenn das Dokument aufgrund von Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden darf, aber nicht mehr verwendet wird, ab ins Archiv! Verseht die Ordner am besten direkt mit dem Lösch-Datum.

Ist der Aufwand hierfür zu groß, zieht Ihr die alten Dokumente nicht oder nur teilweise um. Ab einem festgelegten und klar kommunizierten Stichtag startet dann die Ablage mit der neuen Struktur. 

Worauf kommt es bei der Umsetzung an? 

Bindet Mitarbeiter:innen bei der Neugestaltung der digitalen Ablage mit ein, die von der Umstellung betroffen sind. Lasst eine Diskussion über den aktuellen Stand der digitalen Ablage und Möglichkeiten zur neuen Struktur und neuen Prozessen zu. Es gibt viele Wege, die digitale Ablage zu organisieren. Wichtig ist, dass sich alle an den neuen Workflow halten, sobald er festgelegt wird. Die Akzeptanz ist höher, wenn Mitarbeiter:innen mitentscheiden dürfen.

Legt Regeln fest, nach denen die digitale Ablage erfolgt. Die Regeln für das Anlegen von Ordnern und Speichern von Dokumenten werden schriftlich festgehalten. Das Regel-Dokument muss schnell und einfach zu finden sein, um die Einhaltung der Regeln bestmöglich zu sichern.

An jede Änderung müssen Mitarbeiter:innen sich erst einmal gewöhnen. Die Umstellung wird möglicherweise nicht von Anfang an glatt verlaufen. Wichtig ist, sicherzustellen, dass Ihr und Eure Kolleg:innen sich mindestens einmal wöchentlich Zeit blocken, um die digitale Ablage sauber durchzuführen.

Einigt Euch auf ein zentrales Speichermedium. Das kann ein Bereich auf unternehmenseigenen Servern sein, eine Cloud oder ein Dokumentenmanagementsystem. Alle Daten, egal von welcher Plattform sie stammen, werden dort abgelegt. 

Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, ist die Sicherheit. Nicht jede:r Mitarbeiter:in darf auf alle Dokumente zugreifen. Bei der neuen digitalen Ablage muss der Datenschutz weiterhin gewährleistet sein. Außerdem gibt die GoBD Richtlinien für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vor. Darüber haben wir bereits im Artikel „So digitalisiert Ihr Eure Dokumente erfolgreich“ berichtet. 

Tipps für die Optimierung Eurer digitalen Ablage

• Speichert so wenig Dateien wie möglich auf dem Desktop oder im Download-Ordner. 
• Legt keine Datei doppelt ab. Erstellt Verknüpfungen, wenn sie von mehreren Beteiligten
  genutzt werden.
• Vermeidet Ordner wie „Allgemeines“ oder „Sonstiges“. Diese Ordner werden zu einem
  unübersichtlichen Dokumenten-Pool. Jede Datei erhält einen passenden
  Speicherort.
• Gibt es von einer Datei mehrere Versionen, die alle relevant sind, fügt eine
  Versionsnummer in den Dateinamen ein. Das kann so aussehen:
  „2021_11_03_Marketingkonzept_V1“. Auf einen Blick findet Ihr die
  neuste Version.
• Nummeriert Eure Ordner nach Wichtigkeit. So ist der am meisten genutzte Ordner immer ganz oben.

Tools zur Unterstützung der digitalen Ablage und Organisation von Dokumenten

Auch bei der Ablage und Organisation Eurer digitalen Dokumente können Euch Tools unterstützen. Neben Sharepoint, OneDrive und Co. gibt es Dokumentenmanagement-Software, die nur dazu da ist, Eure digitale Ablage und Organisation einfach und effizient zu gestalten. 

Auf OMR Reviews findet Ihr bereits eine große Auswahl rezensierter
Dokumentenmanagement-Tools. Wir haben für Euch die fünf am besten bewerteten
DMS herausgesucht:

• ownCloud

• Filestage
• Zoho Docs
• Bynder

• Microsoft OneDrive for Business

Fazit

Mit einer sinnvollen Ordnerstruktur spart Ihr Euch und Euren Mitarbeiter:innen Zeit und Nerven. Die Arbeit, allein oder im Team, wird schneller und einfacher. Nehmt Euch genug
Zeit für die Umstellung und behaltet dabei im Hinterkopf: Nach und nach wird sich die Struktur wieder ändern. Das ist eine natürliche Entwicklung, die mit dem Wachstum Eures Unternehmens einhergeht.

Umstrukturierung von Abteilungen, neue Produkte, neue Märkte – alles hat Einfluss auf Eure Ordnerstruktur. Versucht, auf den obersten Ordner-Ebenen so wenig wie möglich zu ändern. Das stellt sicher, dass kleinere Anpassungen nicht die komplette Ordnerstruktur über den Haufen werfen und Mitarbeiter:innen die Ordnung der digitalen Ablage verinnerlichen können.