So kannst du deine digitale Ablage optimal organisieren und verwalten

1. Die digitale Ablage von Dokumenten organisieren
2. Worauf kommt es bei der Umsetzung an? 
3. Tipps für die Optimierung der digitalen Ablage
4. Mit Tools die digitalen Ablage organisieren
5. Fazit: Ordnung schaffen, ohne ständig neu zu sortieren

Suchst du noch oder findest du schon? Wer kennt es nicht: Du suchst ein ganz bestimmtes Dokument und warst dir sicher, es im Download-Ordner zu haben. Der Dateiname war irgendetwas mit Zahlen und ein paar Buchstaben dazwischen. Nachdem du sechs Dateien geöffnet hast, findest du es endlich. Genau so sollte es nicht laufen.

Ein gut durchdachtes Ablagesystem für deine digitalen Dokumente ist essenziell, um schnell und einfach alle relevanten Dateien zu finden. Dein Dokumentenmanagement optimal aufzusetzen, kann ganz einfach sein. Dieser Artikel hilft dir, deine digitale Ablage zu organisieren und gibt dir Tipps, Beispiele und Tools für die praktische Umsetzung.

Die digitale Ablage von Dokumenten organisieren

Du benötigst drei Schritte, um die optimale digitale Ablage im Büro zu erstellen. Im ersten Schritt führst du eine Bestandsaufnahme durch. Im zweiten Schritt definierst du die zukünftigen Prozesse und setzt die Ordnerstruktur auf. Und im letzten Schritt sicherst du aktuelle Daten, dann werden die alten Strukturen aufgelöst und die Dokumente überführt. Schauen wir uns die Schritte im Detail an.

1. Bestandsaufnahme

Bevor die Planung beginnt, solltest du den aktuellen Zustand der Ablage im Büro reflektieren und die Erkenntnisse notieren.

Diese Fragen helfen dir dabei:

• Welche Dokumente müssen abgelegt werden?
• Welche Kategorien sind besonders wichtig?
• Wie und wo werden Dokumente aktuell abgelegt?
• Wer legt wichtige Dokumente digital ab?
• Welche Abteilungen arbeiten häufig mit denselben Dokumenten?

2. Neuen Prozess definieren und Struktur aufsetzen

Du legst fest, nach welchen Kriterien die elektronische Ablage sortiert werden soll. Das kann z. B. auf Basis von Projekten, Kund*innen, Abteilungen oder Dokumentenarten sein. Als Nächstes folgt die Struktur der Ablage. Du kannst ein komplett eigenes System aufsetzten oder dich vom 7-Ordner-System inspirieren lassen.

Das bedeutet: 7 Ordner auf der ersten Ebene, dazu jeweils 7 Unterordner. Das ergibt 49 Ordner. Die Ordner der zweiten Ebene dürfen auch jeweils 7 Unterordner haben. Insgesamt ergibt das 399 Ordner. Die magische Zahl sieben geht auf den amerikanischen Psychologen George A. Miller zurück. Laut dem Psychologen können Menschen maximal 7 ± 2 Informationseinheiten im Arbeitsgedächtnis speichern. Halte dich an die Zahl sieben, soll ein schnelles Erfassen der Informationen gesichert sein. 

Schauen wir uns exemplarisch einen Ausschnitt des 7-Ordner-Systems an, um die digitale Ablage im Büro zu organisieren:

Ebene 1:

1_HR

2_Marketing

3_Projekte

4_Sales

Ebene 2:

3.1_Projekte Kund:innen

3.2_Projekte Paid Ads

3.3_Projekte Website

Ebene 3:

3.1.1_Projekt Müller und Co. KG

3.1.2_Projekt Werbeagentur Schmidt

3.1.3_Projekt Weiß & Partner

In diesem Beispiel bietet es sich an, eine vierte Ebene zu nutzen. Im Projekt-Ordner für die Kund*innen könnte bspw. nach Inhalt des Dokuments unterschieden werden: 

3.1.1.1_Korrespondenz

3.1.1.2_Bestellungen

3.1.1.3_Rechnungen

3.1.1.4_Verträge

Hast du sehr viele Kund*innen, lohnt sich eine alphabetische Unterteilung nach Namen. Hier könnte es Ordner geben für Kunden-Namen von A-C, D-F, G-I usw. 

Die Benennung von Dateien muss auch einer festen Struktur folgen. Auf einen Blick musst du erkennen, worum es sich bei der Datei handelt. Der Dateiname kann sich bspw. aus dem Datum und einer kurzen Information zum Inhalt zusammensetzen. Das kann so aussehen: „22-11-2021_Marketingplan 2022“. Mit einem Klick sortierst du die Dokumente chronologisch. Dank guter Suchfunktionen kannst du Dokumente, die klar benannt sind, auch ohne viel Klicken finden. Je nach genutztem System kann es zusätzlich sinnvoll sein, Tags und Kategorien für Dokumente zu vergeben. 

3. Backup erstellen und alte Ordner auflösen

Stelle sicher, vor dem Umzug der Dokumente ein Backup zu erstellen. Jede Datei sollte gesichtet und umbenannt werden. Das ist der optimale Zeitpunkt, um auszumisten. Wenn das Dokument aufgrund von Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden darf, aber nicht mehr verwendet wird, ab ins Dokumentenarchiv. Verseht die Ordner am besten direkt mit dem Lösch-Datum.

Ist der Aufwand hierfür zu groß, ziehst du die alten Dokumente nicht oder nur teilweise um. Ab einem festgelegten und klar kommunizierten Stichtag startet dann die Ablage mit der neuen Struktur.

Worauf kommt es bei der Umsetzung an? 

Binde Mitarbeiter*innen bei der Neugestaltung der digitalen Ablage mit ein, die von der Umstellung betroffen sind. Lasse eine Diskussion über den aktuellen Stand der digitalen Ablage und Möglichkeiten zur neuen Struktur und neuen Prozessen zu. Es gibt viele Wege, die digitale Ablage zu organisieren. Wichtig ist, dass sich alle an den neuen Workflow halten, sobald er festgelegt wird. Die Akzeptanz ist höher, wenn Mitarbeiter*innen mitentscheiden dürfen.

Lege Regeln fest, nach denen die digitale Ablage erfolgt. Die Regeln für das Anlegen von Ordnern und Speichern von Dokumenten werden schriftlich festgehalten. Das Regel-Dokument muss schnell und einfach zu finden sein, um die Einhaltung der Regeln bestmöglich zu sichern.

An jede Änderung müssen Mitarbeiter*innen sich erst einmal gewöhnen. Die Umstellung wird möglicherweise nicht von Anfang an glatt verlaufen. Wichtig ist, sicherzustellen, dass die Kolleg*innen sich mindestens einmal wöchentlich Zeit blocken, um die digitale Ablage sauber durchzuführen.

Einigt euch auf ein zentrales Speichermedium. Das kann ein Bereich auf unternehmenseigenen Servern sein, eine Cloud oder ein Dokumentenmanagementsystem. Alle Daten, egal von welcher Plattform sie stammen, werden dort abgelegt. 

Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden muss, ist die Sicherheit. Nicht jede*r Mitarbeiter*in darf auf alle Dokumente zugreifen. Bei der neuen digitalen Ablage muss der Datenschutz weiterhin gewährleistet sein. Außerdem gibt die GoBD-Richtlinien für vor, wie Dokumente zu digitalisieren sind. Das betrifft die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Tipps für die Optimierung der digitalen Ablage

• Speichere so wenig Dateien wie möglich auf dem Desktop oder im Download-Ordner. 
• Lege keine Datei doppelt ab. Erstelle Verknüpfungen, wenn sie von mehreren Beteiligten genutzt wird.
• Vermeide Ordner wie „Allgemeines“ oder „Sonstiges“. Diese Ordner werden zu einem unübersichtlichen Dokumenten-Pool. Jede Datei erhält einen passenden Speicherort.
• Gibt es von einer Datei mehrere Versionen, die alle relevant sind, füge eine Versionsnummer in den Dateinamen ein. Das kann so aussehen: „2021_11_03_Marketingkonzept_V1“. Auf einen Blick findest du die neuste Version.
• Nummeriere die Ordner nach Wichtigkeit. So ist der am meisten genutzte Ordner immer ganz oben.

Mit Tools die digitalen Ablage organisieren

Bei der Ablage und Organisation deiner digitalen Dokumente können Tools unterstützen. Neben Sharepoint, OneDrive und Co. gibt es Dokumentenmanagement-Software, die nur dazu da ist, die digitale Ablage und Organisation einfach und effizient zu gestalten. Auf OMR Reviews findest du eine große Auswahl rezensierter Tools:

Filestage

ownCloud

Microsoft OneDrive for Business

Fazit: Ordnung schaffen, ohne ständig neu zu sortieren

Mit einer sinnvollen Ordnerstruktur sparst du dir und deinen Mitarbeiter*innen Zeit und Nerven. Die Arbeit, allein oder im Team, wird schneller und einfacher. Nimm dir genug Zeit für die Umstellung und behalte dabei im Hinterkopf: Nach und nach wird sich die Struktur wieder ändern. Das ist eine natürliche Entwicklung, die mit dem Wachstum deines Unternehmens einhergeht.

Umstrukturierung von Abteilungen, neue Produkte, neue Märkte – alles hat Einfluss auf die Ordnerstruktur. Versuche, auf den obersten Ordner-Ebenen so wenig wie möglich zu ändern. Das stellt sicher, dass kleinere Anpassungen nicht die komplette Ordnerstruktur über den Haufen werfen und Mitarbeiter*innen die Ordnung der digitalen Ablage verinnerlichen können.