Paperless Erfahrungen & Reviews (78)

Name: Paperless
Brand: Paperless
Price: 149.00 EUR
Rating: 4.80 (78 reviews)

Was User über Paperless sagen

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“Top Support, super Automatisierungsmöglichkeiten!”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Marc-André

Verifizierter Reviewer

Head of HR Management & Recuiting bei

APCOA Deutschland GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Commercial Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 2 mehr

Was gefällt Dir am besten?

⭐⭐⭐⭐⭐ Endlich keine Unterschriften mehr per Post! Wir nutzen Paperless.io jetzt seit einigen Monaten für unsere Vertragsunterzeichnungen und möchten es nicht mehr missen. Was früher bedeutete – ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken – läuft heute in wenigen Minuten digital ab. Rechtssicher, eIDAS-konform und komplett in Deutschland gehostet. Die Einrichtung war überraschend unkompliziert, und auch Kollegen und externe Partner, die noch nie mit E-Signaturen gearbeitet haben, kommen sofort damit zurecht. Kein langes Erklären, kein Hin und Her per E-Mail. Was uns besonders überzeugt hat: Man merkt, dass das Produkt von Leuten gebaut wurde, die selbst wissen, wie nervig Papierprozesse sein können. Die Workflows sind durchdacht, die Formulare flexibel, und die API-Anbindung hat bei uns problemlos funktioniert. Für uns als HR-Team ist es mittlerweile ein echter Alltagshelfer – ob Arbeitsverträge, Nachträge oder interne Dokumente. Alles läuft schneller, sauberer und nachvollziehbarer als vorher. Klare Empfehlung für alle, die endlich weg vom Papierchaos wollen – und dabei keine Abstriche bei Datenschutz und Rechtssicherheit machen möchten.

Was gefällt Dir nicht?

Ganz ehrlich – perfekt ist es nicht. Am Anfang muss man sich schon etwas reinfuchsen, die Einrichtung der Workflows hat bei uns etwas länger gedauert als gedacht. Manchmal hat man auch das Gefühl, dass manche Funktionen noch nicht ganz zu Ende gedacht sind. Kleinigkeiten in der Oberfläche, wo man sich fragt warum das so gelöst wurde und nicht anders. Aber mal ehrlich – das sagt man über fast jede Software. Unterm Strich überwiegen die Vorteile bei weitem und wir würden es trotzdem wieder einführen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Welche Probleme wurden gelöst? Ehrlich gesagt war der Hauptgrund, warum wir angefangen haben zu suchen, dass uns das ewige Hin und Her mit Verträgen auf die Nerven gegangen ist. Ausdrucken, unterschreiben lassen, warten, einscannen – und dann ist der Scan unlesbar oder kommt wochenlang nicht zurück. Besonders bei Leuten im Homeoffice war das echt mühsam. Man schickt was raus und hört erstmal nichts mehr. Und die Ablage danach war auch immer so eine Sache – irgendwo liegt die unterschriebene Version, aber wo genau... Seit wir Paperless.io nutzen ist das deutlich entspannter. Link raus, Kollege unterschreibt, fertig. Klar läuft nicht immer alles reibungslos und man muss sich am Anfang etwas einarbeiten – aber im Vergleich zu vorher ist es ein echter Unterschied. Was uns am meisten geholfen hat: man sieht immer, wer was wann unterschrieben hat. Kein Nachfragen mehr, kein "hab ich das nicht schon zurückgeschickt?". Für uns im HR hat sich das auf jeden Fall gelohnt.

“Verträge nun digital statt analog ”

5.0

Vor mehr als 12 Monaten

Giuliano

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

NETZFABRIK UG

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Internet

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Man kann frei Textblöcke definieren und diese anordnen. Dokumente können in einem eigenen Design angefertigt werden und wir können hier auch mehrere Workplaces anlegen. Auch der Support ist super schnell und kompetent. Es müssen keine Dokumente direkt in Paperless angefertigt werden, es können auch PDFs hochgeladen werden.

Was gefällt Dir nicht?

Leider fehlt aktuell noch AES oder QES, das soll jedoch in naher Zukunft nachgeliefert werden. Ein eigener E-Mailserver wäre wünschenswert als auch die Integration in HubSpot. Die Signatur per SMS wäre wünschenswert.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir können nun Verträge digital unterzeichnen lassen und sparen uns so den Papierkram. Wir haben alles digital und direkt in einer Ablage sichtbar, wer noch unterschreiben muss. Somit können wir unsere Workflows verbessern.

“Intuitive Lösung für digitale Signaturen, besonders für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Christian

Verifizierter Reviewer

Inhaber bei

CF Property Management

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

Was gefällt Dir am besten?

Paperless erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, insbesondere, wenn regelmäßig viele Dokumente von Kunden digital unterschrieben werden müssen. Die Bedienung ist intuitiv und über die Weboberfläche lassen sich Formulare schnell und unkompliziert zusammenstellen. Besonders positiv finde ich, dass Paperless ein deutscher Anbieter ist. Das schafft Vertrauen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Einhaltung europäischer Anforderungen. Aus meiner Sicht ist es wichtig, innovative Softwarelösungen aus Deutschland zu unterstützen. Insgesamt eine klare Empfehlung für alle, die eine zuverlässige, benutzerfreundliche und datenschutzorientierte Lösung für digitale Signaturen suchen.

Was gefällt Dir nicht?

Wünschenswert wäre eine noch breitere Integration von Paperless in andere Cloud-Anwendungen, damit digitale Signaturen ohne Umwege direkt aus den jeweiligen Systemen heraus eingeholt werden können. Außerdem wäre neben dem klassischen Abonnement ein nutzungsbasiertes Preismodell eine interessante Ergänzung. Gerade Unternehmen, die den Dienst nur zu bestimmten Zeiten im Jahr intensiv nutzen, könnten dadurch Kosten sparen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Paperless reduziert den Aufwand für die Einholung von Unterschriften erheblich. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail zurückgesendet werden, was Zeit spart und den gesamten Prozess beschleunigt. Besonders bei einer größeren Anzahl von Kunden oder Vertragspartnern behält man jederzeit den Überblick über den Status der Signaturen und kann Dokumente strukturiert verwalten. Das erleichtert die Organisation und beschleunigt Freigabeprozesse. Durch den integrierten Formular-Builder lassen sich digitale Formulare schnell erstellen und direkt zur Unterschrift versenden. Das spart Papier, reduziert Medienbrüche und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern deutlich.

“Schnelle und einfache Verarbeitung vom Veträgen und Dokumenten ”

4.0

In den letzten 3 Monaten

Hanna-Katharina

Verifizierter Reviewer

Vemietungsmanagement bei

BRAWO RE Property Management Brauschweig GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Ich mag an Paperless den einfachen und übersichtlichen Aufbau des Programms. Besonders hervorzuheben ist die effiziente und schnelle Verarbeitung von Dokumenten sowie die unkomplizierte Einholung von Unterschriften. Das automatisierte System, bei dem Dokumente der Reihenfolge nach versendet werden, erleichtert die Abläufe zusätzlich. Außerdem ist das Anlegen von immer wiederkehrenden Dokumenten eine enorme Zeitersparnis.

Was gefällt Dir nicht?

Verbesserungspotenzial besteht bei den Erinnerungsmails für noch offene Dokumente, da hier derzeit keine zusätzlichen Empfänger nachträglich ergänzt werden können. Zudem wurde uns aus Sicht der Adressaten zurückgemeldet, dass es wünschenswert wäre, beim Öffnen von Paperless direkt eine klare Übersicht über alle noch offenen bzw. zu unterschreibenden Dokumente zu erhalten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Zeitnahe Versendung und der schnelle Abschluss von Wohnraummietverträgen und Stellplatzmietverträgen werden deutlich vereinfacht. Auch die Versendung von Datenschutzbestimmungen, SEPA-Lastschriftmandaten etc. funktioniert effizient und zuverlässig. Darüber hinaus unterstützt Paperless die interne Kommunikation im Unternehmen, z. B. beim Versenden von Entscheidungsvorlagen.

“Intuitives UI + guter Kundensupport. Gute Alternative zum PDF!”

4.5

In den letzten 3 Monaten

Thomas

Verifizierter Reviewer

IT-Systemadministrator bei

Avento Intensivpflege GmbH & Co.KG

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Hospital & Health Care

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Am besten gefällt mir die intuitive Nutzeroberfläche – die Lernkurve ist sehr gering, man kann schnell ins erste Dokument starten. Das Tool ist von der Nutzung her super simpel, jeder kann damit arbeiten. Man merkt, dass die Entwickler mitgedacht haben und viele wichtige Funktionen ins Tool integrierten. Es ist ein junges Team, dem man anmerkt, dass sie mit dem Zeitgeist gehen. Der Kundenservice ist ausgezeichnet; man erhält in der Regel nach wenigen Minuten eine Rückmeldung zur jeweiligen Frage.

Was gefällt Dir nicht?

Größter Kritikpunkt ist meines Erachtens der in Teilen (noch!) begrenzte Funktionsumfang in einigen Nischen-Fällen. Ein paar Beispiele: Es gibt (noch) keine Möglichkeit, Unterschreibende direkt am eigenen Endgerät unterschreiben zu lassen – sie benötigen eine eigene Mail-Adresse und ein eigenes Endgerät, auf dem sie das Dokument öffnen müssen. Dies ist insbesondere bei älteren Zielgruppen teilweise schwierig. Auch besondere Empfänger-Einstellungen (z.B. erst Empfänger A, dann parallel Empfänger B und C, erst dann Empfänger D) sind noch in der Entwicklung und bisher nur ein verstecktes Beta-Feature. Manche Features wie Regeln sind hinter höherpreisigen Abo-Modellen versteckt.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir nutzen Paperless für unsere Arbeitsprozesse, die mit digitalen Unterschriften zutun haben. Ich sehe die Vorteile insbesondere darin, dass wir nicht auf traditionelle Programme (wie Adobe) zurückgreifen müssen, das Erstellen und Unterschreiben von Dokumenten einfacher geworden ist und wir eine zentrale Ablage innerhalb des Programmes besitzen. Zudem ist die Rechtssicherheit ein wichtiger Aspekt, insbesondere im Kontext des Datenschutzes und ggf. NIS-2.

“Ist ein praktischer und effizienter Weg zur Kommunikation.”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Daniela

Verifizierter Reviewer

Teamleiter Marketing bei

Dr. Meindl und Partner Verrechnungsstelle GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Health, Wellness and Fitness

Use cases:

Vertragsmanagement

Was gefällt Dir am besten?

Besonders hilfreich an Paperless ist, dass man Vorlagen für wiederkehrende Verträge strukturiert ablegen kann und dadurch bei neuen Fällen nur noch die jeweiligen individuellen Felder ausfüllen muss. Außerdem behält man jederzeit den Überblick darüber, ob Mandanten oder beteiligte Personen ein Dokument bereits geöffnet haben und wie weit der jeweilige Prozess fortgeschritten ist. Zusätzlich kann man bei Bedarf eine Erinnerung versenden, sodass die Empfänger erneut einen direkten Link zur Datei erhalten und offene Vorgänge schneller abgeschlossen werden.

Was gefällt Dir nicht?

Was uns an Paperless weniger gefällt, ist, dass nicht abgeschlossene Dokumente nicht direkt als PDF exportiert werden können – dadurch bleibt oft nur der Umweg über einen Screenshot. Zudem ist es unpraktisch, dass gelöschte Dokumente nicht in einem Papierkorb landen und sich somit nicht erneut öffnen oder wiederherstellen lassen, falls sie versehentlich entfernt wurden. Ein weiterer Nachteil an Paperless ist, dass man ein Template versehentlich direkt bearbeiten und ausfüllen kann, ohne eine zusätzliche Sicherheitsabfrage zu erhalten. Sinnvoll wäre hier ein Hinweis oder eine Bestätigungsabfrage, ob man das ursprüngliche Template wirklich bearbeiten möchte oder stattdessen eine Kopie erstellen will. Dadurch ließen sich unbeabsichtigte Änderungen an Vorlagen vermeiden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Paperless lassen sich Verträge strukturiert vorbereiten, verwalten und archivieren, wodurch der gesamte Abschlussprozess deutlich übersichtlicher wird. Durch gespeicherte Vorlagen können neue Verträge schnell erstellt werden, indem nur noch die individuellen Daten ergänzt werden. Außerdem behält man den Überblick, welche Verträge bereits geöffnet oder bearbeitet wurden, und kann bei Bedarf Erinnerungen versenden, um den Abschluss effizient voranzutreiben.

“Ein klar strukturiertes, rechtssicheres Tool für unkomplizierte Vertragsunterzeichnungen”

5.0

In den letzten 12 Monaten

Jonas

Verifizierter Reviewer

Projektmanager bei

regionalwerke GmbH & Co. KG

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Utilities

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

Was gefällt Dir am besten?

Paperless überzeugt durch seine einfache Handhabung: Entweder lässt sich ein hochgeladenes PDF-Dokument in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden, oder der praktische Baukasten ermöglicht das direkte Erstellen von Dokumenten im Tool. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur erweist sich dabei als äußerst hilfreich. Zudem ist die Möglichkeit, Formulare zu erstellen und diese unkompliziert per Link zu verteilen, ein großer Pluspunkt. Abgerundet wird das Gesamtbild durch einen sehr guten Service und eine superschnelle Rückmeldung bei Fragen, was die Nutzung besonders angenehm macht.

Was gefällt Dir nicht?

Mir sind bei Paperless lediglich kleinere Schwächen aufgefallen. So lassen sich die in ein hochgeladenes PDF eingefügten Textfelder, die vom Signierenden ausgefüllt werden sollen, teilweise nicht vollständig homogen in das bestehende Dokument einfügen. Auch der Bausteinkasten für Paperless-Dokumente könnte noch etwas ausgefeilter sein. Beispielsweise wäre es hilfreich, wenn sich eingefügte Tabellen mit auszufüllenden Checkboxen kombinieren ließen. Insgesamt handelt es sich jedoch um Kritik auf sehr hohem Niveau, denn das Team von Paperless reagiert schnell und zuverlässig auf jede Problemstellung.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Paperless löst gleich mehrere praktische Herausforderungen im Arbeitsalltag: Das mühsame „Hinterher-rennen“ nach Unterschriften entfällt vollständig, da Dokumente digital, schnell und nachvollziehbar unterzeichnet werden können. Besonders bei Protokollen oder Vereinbarungen, die von mehreren Personen signiert werden müssen, vereinfacht das Tool den gesamten Prozess erheblich. Durch rechtssichere Unterschriften bietet es zudem ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Ein weiterer Vorteil ist die hochwertige Optik sowie die sehr gute Usability für die signierende Person, wodurch der Unterzeichnungsprozess für Kundinnen und Kunden besonders angenehm und professionell wirkt.

“Moderne Dokumentenprozesse, die wirklich Zeit sparen!”

5.0

In den letzten 12 Monaten

Florian

Verifizierter Reviewer

Junior-Prozessmanager bei

CLASSEN Gruppe

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Paper & Forest Products

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 2 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Am besten gefällt uns, dass Paperless.io komplexe Dokumentenprozesse in eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche überführt. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv arbeiten. Besonders hilfreich ist die flexible Automatisierung – wiederkehrende Abläufe lassen sich in wenigen Minuten als Templates oder Workflows abbilden, was manuelle Nacharbeiten nahezu vollständig eliminiert. Das Preismodell von Paperless.io ist ebenfalls positiv hervorzuheben: Es ist transparent, fair strukturiert und ermöglicht es auch kleineren Teams, ohne große Anfangsinvestitionen direkt produktiv zu starten. Besonders angenehm ist, dass Funktionen klar nachvollziehbar gestaffelt sind und man genau für den Umfang bezahlt, den man tatsächlich benötigt.

Was gefällt Dir nicht?

Bisher ist uns im täglichen Einsatz nichts wirklich Gravierendes aufgefallen, sodass wir insgesamt sehr zufrieden mit der Lösung arbeiten können.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Paperless.io lösen wir vor allem die Probleme rund um manuelle Dokumentenprozesse, wie das Verlieren von Dateien, langwierige Abstimmungen oder fehleranfällige manuelle Freigaben. Papierbasierte Abläufe gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente digital erfasst, versioniert und zentral verwaltet werden.

“Effizientes Vertragsmanagement mit Paperless”

5.0

In den letzten 12 Monaten

Ida

Verifizierter Reviewer

Specialist Sales & New Business Development bei

enviado GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Logistics and Supply Chain

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Paperless hat unser gesamtes Vertragsmanagement enorm vereinfacht. Besonders hilfreich ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss. Unsere Kunden können bequem digital von unterwegs unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt hat. Außerdem behalten wir dank der klaren Übersicht und automatischen Reminder jederzeit den Überblick über alle Verträge. Auch das Erstellen und Anpassen von Verträgen ist heute super einfach. Früher musste unsere MarCom-Abteilung eine InDesign-Datei ändern, wenn wir eine Formulierung oder einen Vertragsbestandteil anpassen wollten, jetzt können wir das direkt selbst machen. Und nicht zuletzt ist der Support großartig: unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und kümmert sich zuverlässig um unsere Anliegen.

Was gefällt Dir nicht?

Ich würde mir einen Formelkatalog wünschen. Es gibt ein Hilfe-Portal, allerdings wäre es super, wenn es eine kompakte Seite gäbe, auf der direkt die Formel-Bausteine zu finden sind. Zu Beginn mussten wir unsere Prozesse ein wenig an Paperless anpassen. Theoretisch ist alles möglich, allerdings teilweise mit zusätzlichen Entwicklungskosten verbunden. Inzwischen haben wir uns aber komplett daran gewöhnt, wissen genau, was Paperless kann und möchten es im Alltag nicht mehr missen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Paperless hat unseren Vertragsprozess stark vereinfacht. Unsere Kunden müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss enorm. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.

“Ein solides Dokumentenmanagement und e-signature Tool.”

4.5

Vor mehr als 12 Monaten

Anita

Verifizierter Reviewer

Projektleiter bei

ARAG

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Insurance

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Ich verwende Paperless nun seit einiger Zeit und bin absolut begeistert von dem Tool. Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumenten und Vertragsmanagement papierlos und effizient gestalten. Man kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Zum anderen sind Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung etabliert. Es besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen. Ich musste nicht stundenlang die Bedienungsanleitung studieren, um loszulegen.

Was gefällt Dir nicht?

In den bisher gemachten Erfahrungen konnten nur wenig konkrete Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt werden. Der Kundenservice bietet hinsichtlich der Breite an Kanälen zur Erreichbarkeit (24/7 Hotline, Chat und E-Mail) und hinsichtlich der Qualität des Supports noch Raum für Verbesserungen. Zudem sollte etwas mehr Marketing betrieben werden, um als Alternative zu den Platzhirschen wie zum Beispiel Adobe Sign wahrgenommen zu werden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit dem Produkt lassen sich Verträge ganz simpel (aus)gestalten und formulieren. Nach der Erstellung können die Dokumente an einen Vorgesetzten beziehungsweise Unterschriftsberechtigten zur Kontrolle und Unterschrift weitergegeben werden. Der ganze Workflow funktioniert papierlos und ist in den einzelnen Bearbeitungsschritten nachvollziehbar. Außerdem entspricht alles den datenschutzrechtlichen Standards und Vorschriften. Als jemand, der früher viele physische Dokumente hatte, habe ich jetzt die Möglichkeit, all meine Unterlagen digital zu speichern. Die intelligente Suchfunktion hilft mir, jedes Dokument im Handumdrehen zu finden, selbst wenn ich mich nur an wenige Stichwörter erinnern kann.

“Einfache Vertragserstellung mit Templates”

4.5

Vor mehr als 12 Monaten

Kevin

Verifizierter Reviewer

CTO bei

Fynn UG (haftungsbeschränkt)

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Financial Services

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Mit Paperless wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel. Zudem können einfach und schnell auch wiederkehrende Dokumente wie NDA's etc. für unterschiedlichste Personen erstellt und versendet werden. Dank der zu definierenden Variablen innerhalb eines Dokuments, ist das abändern von Informationen zur Person, Adresse etc. schnell und einfach.

Was gefällt Dir nicht?

Dokumente können aktuell einfach per Link unterschrieben werden, was ein Risiko bei kritischeren Dokumenten darstellt. Hier wäre es wünschenswert wenn dies um einen 2. Faktor erweitert wird. Zudem wäre das Zuweisen von Dokumenten zu Ordnern zur besseren Übersichtlichkeit super.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Dank Paperless können wiederkehrende Dokumente einfach und schnell bereitgestellt werden. Es findet kein Chaos mehr mit Worddateien statt, in denen mühselig die richtigen Platzhalter gefunden und ersetzt werden müssen. Womit weniger Fehler auftauchen. Zudem ist die Digitalisierung der Vertragsunterzeichnung in Zeiten von Remote-Zusammenarbeit ein extremer Zugewinn.

“Smart im Handling, innovativ, nutzernah und persönlicher Support.”

4.5

In den letzten 30 Tagen

Davina

Verifizierter Reviewer

internes Projektmanagement & Kundenbetreuung bei

Heinstadt Reiss GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Bau

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die Nutzung der webbrowserbasierten Anwendung ist intuitiv. Individuelle Bedürfnisse lassen sich gut anpassen. Der Support ist nutzernah und persönlich.

Was gefällt Dir nicht?

Aktuell gibt es leider noch Probleme mit dem Drittanbieter während der QES, welche nach der abgeschlossenen Zertifizierung und anschließendem Inhouse-QES-Prozess keine Beeinträchtigung mehr darstellen sollten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Digitale Unterschriften einholen - schnell und nutzerfreundlich.

“Prima System mit sehr gutem Support”

4.5

In den letzten 30 Tagen

Thomas

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

mtMax GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Computer Software

Use cases:

VertragsmanagementDocument Creation

Was gefällt Dir am besten?

Man kann sehr gut Verträge anlegen und verwalten. Die Erstellung von Formularen ist praktisch und für den Anwender bequem. Der Support ist schnell, freundlich und lösungsorientiert.

Was gefällt Dir nicht?

Manche Funktion ist etwas unübersichtlich. Der Support gleicht das aber mühelos aus.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir wollen Verträge und Reisekostenabrechnungen erstellen und organisieren (noch nicht realisiert). Im Moment nutzen wir ein Formular für die Erteilung von SEPA-Mandaten.

“Preis-/Leistungsverhältnis gut”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Verena

Verifizierter Reviewer

Leiterin Vertragswesen bei

apetito catering B.V. & Co. KG

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Restaurants

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die Delegationsfunktion und die direkte Meldung per Mail an unseren Ansprechpartner mit schneller Reaktionszeit ohne über irgendwelche Hotlines gehen zu müssen

Was gefällt Dir nicht?

Das man das halb unterzeichnete Dokument nicht in pdf ausdrucken kann, wenn der Kunden beispielsweise eine Papierversion zugeschickt haben möchte. Dann muss das Dok ein zweites Mal eingestellt werden, wo dann nur unserer GF zeichnet. Etwas umständlich

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Schnelle Zustellung beim Kunden, kein Hinterherlaufen von Originalunterschriften bei der GF.

“Erfahrung mit Paperless”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Steffen

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

Baden-Baden-Invest Immobilienberatung GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Einfach Handhabung, leicht zu erklären, viele interessante Unterfunktionen, selbsterklärendes System, kann ich nur weiterempfehlen

Was gefällt Dir nicht?

Übersicht könnte etwas bessere sein, ansonsten fällt mir nichts mehr an was wir aktuell verbessern könnten

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Schnelle und einfache Vertragserstellung

“Tolle Anwendung für elektronische Unterschriften”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Benjamin

Verifizierter Reviewer

Projektkoodinator bei

BIP Chemnitz gGmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Education Management

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Das schnelle und intuitive Anwenden der elektronischen Unterschrift, der Entfall von Papier und das nicht mehr warten auf Rückmeldungen per Post sind gute Gründe um Paperless zu nutzen. Die Erinnerungsfunktion bietet eine super Erleichterung und man muss die Personen nicht mehr anrufen bzw. per E-Mail anschreiben. Auch die Drag and Drop Funktion bietet maximale Erleichterung beim schnellen Unterzeichnen. Die Templates bieten zudem noch die Möglichkeit immer wiederkehrende Dokumente vorzubereiten und gleich im Paperless zu hinterlegen. Der Aufwand wird durch all diese Punkte erheblich reduziert.

Was gefällt Dir nicht?

Es gibt leider keine Kooperation mit Microsoft Produkten. DIe Schriftarten können nicht wie im Word / Excel angepasst werden und auch Schriftgrößen und Absätze sind nur Vorgaben seitens Paperless. Leider kann man im Builder auch keine Größen der Felder umsetzen. Die Checkbox Inhalte passen so zum Beispiel nicht zu dem Rest des Textes / dem Vertrag.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir nutzen Paperless für das Unterzeichnen von Verträgen, die wir zugeschickt bekommen per E-Mail. Diese laden wir als PDF hoch und unterzeichnen diese von den Personen, die autorisiert sind. Weiterhin nutzen wir die Vorlagen / Templates für Kooperationsverträge, Honorarverträge und Fort- und Weiterbildungsverträge.

“Wir nutzen Paperless seit ca. 2 Jahren und sind sehr zufrieden!”

5.0

In den letzten 30 Tagen

Daniela

Verifizierter Reviewer

Assistenz der Geschäftsleitung bei

TOLIAS Immobilien GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Commercial Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die einfache Gestaltung des Systems und Flexibilität. Benutzeroberfläche für die Kunden ist sehr einfach und übersichtlich, sodass auch weniger technikaffine Kunden unsere Verträge unterzeichnen können.

Was gefällt Dir nicht?

Die Variablen müssen manuell angelegt und geschrieben werden, das ist sehr Fehleranfällig. Thema Datenschutz sollte verbessert werden - wenn Kunden Dokumente im Vertrag hochladen (personenbezogen) und es mehrere Vertragsbeteiligte gibt, können alle Beteiligten die Dokumente der anderen sehen, das sollte einschränkbar sein.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Unsere Maklerverträge und Reservierungsvereinbarungen haben wir als Vertragsvorlagen in Paperless. Wir nutzen Paperless daher in unserem dailybusiness. Auch die Ausweiskopien und notwendigen persönlichen Angaben können wir direkt im Paperlessdokument vom Kunden anfragen, was uns die gesamte Bearbeitung des Prozesses erleichtert. Der Kunde kann seine Ausweiskopien beispielsweise in Paperless hinterlegen. Der Prozess mit Paperless ist für die Kunden sehr leicht und auch wenn mehrere Personen am Vertrag beteiligt sind, ist der Prozess reibungslos.

“Professioneller geht nicht. ”

5.0

In den letzten 3 Monaten

Branko

Verifizierter Reviewer

CEO bei

AA-HA Group KG

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Information Technology and Services

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

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Was gefällt Dir am besten?

Wer das Thema digitale Unterschriften ernst nimmt, kommt an Paperless nicht vorbei. Die machen das wirklich auf höchstem Niveau. Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut und am Ende sind wir bei Paperless gelandet.

Was gefällt Dir nicht?

Die Rules Engine ist sehr technisch, das könnte Anfänger abschrecken, aber uns nicht. Daher, wenn jemand Hilfe braucht, sind wir gerne Ansprechpartner und helfen dann dabei. Ansonsten ist das einzig Negative der Preis, aber das ist ja häufig bei guten Sachen so.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Überall, wo man weniger Papier haben möchte, ist Paperless genau die richtige Wahl. Man kann nicht nur Verträge damit bearbeiten, sondern auch wie z.B. für unser Sommerfest ein Einladungsformular erstellenBei dem sichergestellt wird, dass die angemeldeten Personen auch Sie selber sind, da die E-Mail-Adresse überprüft wird.

“DSGVO (in Deutschland), gute API, komfortables UI, übersichtlich, guter Editor”

5.0

In den letzten 3 Monaten

Rainer

Verifizierter Reviewer

IT-Leiter bei

dWERK

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Information Technology and Services

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

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Was gefällt Dir am besten?

Das Softwareprodukt überzeugt durch einen sehr komfortablen Dokumenteditor mit dynamischen Funktionen sowie eine übersichtliche Oberfläche, über die neue Dokumente aus Vorlagen von allen Mitarbeitern im Unternehmen schnell erstellt und angepasst werden können. Zudem bietet die Software eine hervorragende API inklusive einer gut verständlichen Dokumentation. Abgerundet wird das positive Gesamtbild durch einen stets schnellen und kompetenten Support.

Was gefällt Dir nicht?

Der integrierte Dokumenteditor erfüllt grundlegende Anforderungen, lässt jedoch in puncto Funktionstiefe zu wünschen übrig. So fehlt beispielsweise die Möglichkeit, mehrere optionale Unterschriftenfelder flexibel zu konfigurieren – ein entscheidender Nachteil für Unternehmen mit mehreren gemeinsam zeichnungsberechtigten Geschäftsführern, die zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung noch nicht feststehen. Darüber hinaus gestaltet sich die Arbeit mit Word-Vorlagen wenig komfortabel, insbesondere bei Dokumenten mit kleiner Schrift wie Bankformularen, wo eine präzise Bearbeitung kaum möglich ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Paperless lassen sich Vertragsdokumente vollständig automatisiert per API versenden, was manuelle Prozesse erheblich reduziert. Die Software fügt sich nahtlos in eine automatisierte Projektorganisationskette ein und ermöglicht so einen durchgängigen, medienbruchfreien Workflow. Das Ergebnis ist eine spürbare Zeitersparnis und ein deutlicher Effizienzgewinn im Dokumentenmanagement.

“Top Tool, welches unsere Prozesse an vielen Stellen verbessert”

4.5

In den letzten 3 Monaten

Dominik,

Verifizierter Reviewer

CEO bei

copago AG

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Information Technology and Services

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

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Was gefällt Dir am besten?

Mit Paperless können wir digitale Signaturprozesse deutlich vereinfachen. Dokumente lassen sich schnell digitalisieren, automatisch verschlagworten und dank der leistungsstarken Volltextsuche jederzeit wiederfinden. Besonders praktisch ist die automatische Erinnerungsfunktion. Darüber hinaus hat man jederzeit einen guten Überblick, welche Unterschriftsprozesse noch offen sind. Ebenso sehr hilfreich ist die Möglichkeit verschiedene Workspaces einzurichten, auf die dann jeweils unterschiedliche Mitarbeitende Zugriff haben.

Was gefällt Dir nicht?

Die Einrichtung und Konfiguration erfordert an einigen Stellen technisches Verständnis und ist daher etwas kompliziert. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, z.B. zu unserem ERP System weclapp.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Angebote und Verträge werden mittlerweile über Paperless signiert. Insbesondere Angebote von Vertriebspartnern / Vermittlern können so übersichtlich und konform signiert werden.

“Sehr gutes e-Sign Tool”

4.5

In den letzten 3 Monaten

Nadine

Verifizierter Reviewer

GGF bei

IMMOADDICT Immobilienservice GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementE-SignatureOnline Form Builder

Was gefällt Dir am besten?

Ich nutze Paperless.io seit ca. 2 Jahren als Alternative zu Docusign und schätze die einfachheit der Nutzung und die Verknüpfung mit meinem CRM (Propstack). Ich arbeite überwiegend mit den Formularen, sowohl für Mandate als auch für NDAs. Schnell, unkompliziert aufzusetzen und für den Empfänger sehr User friendly.

Was gefällt Dir nicht?

Am Anfang muss man sich da etwas reinlesen, wenn man Platzhalter nutzen möchte. Die Formulare konnte ich bisher im CRM noch nicht so verknüpfen, dass ich sie direkt aus Propstack nutzen kann, aber das kommt bestimmt auch noch.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

schnellere Vertragsabschlüsse, keinen Papierkram mehr, rechtssichere Unterschriften und das Ganze auch noch DSGVO konform.

“Optimale digitale Vertragsabwicklung”

4.5

In den letzten 3 Monaten

Benjamin

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

ABACUS-Nachhilfeinstitut Meyer GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Education Management

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die integrierte Signaturfunktion ist ein massiver Vorteil. Die Unterschriften sind rechtssicher, DSGVO-konform und für unsere Kunden oder Partner extrem einfach digital abzuwickeln, ohne dass sie sich extra registrieren müssen. Früher mussten Verträge oft ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgeschickt werden. Durch paperless.io haben wir diesen Medienbruch eliminiert und bekommen rechtsgültige Unterschriften oft schon innerhalb kürzester Zeit.

Was gefällt Dir nicht?

Eine Funktion für digitale Unterschriften direkt vor Ort (In-Person-Signing) wäre eine großartige Ergänzung für künftige Updates.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Der größte Vorteil liegt in der Beschleunigung der gesamten Vertragsabwicklung. Von der initialen Erstellung interaktiver Formulare bis hin zur finalen Unterschrift läuft alles nahtlos in einem Tool. Die automatisierten Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Verträge zeitnah abgewickelt werden können.

“Die Lösung für alles!”

5.0

In den letzten 3 Monaten

Bernd Schulz

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

Bernd Schulz Immobilien GmbH und Co. KG

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 2 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Für unser Team, die ideale Lösung für eine mittelständigen Maklerbetrieb. Uns gefällt am besten der minimalistische und moderne Aufbau der Seite inklusive den Baukastensystem um Formulare anzulegen. Der Prozess ist super einfach und beschleunigt unsere Abschlüsse.

Was gefällt Dir nicht?

Und gefällt alles. Die Nutzung ist der ideale Partner für unsere digitalen Prozesse.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir lösen mit Paperless digitale Verträge, Urlaubsanträge, Übergabeprotokolle usw. und können so unsere Prozesse beschleunigen.

“Digitalisierung konsequent weiter gedacht ”

5.0

In den letzten 3 Monaten

Maria

Verifizierter Reviewer

Scientific Project Coordinator bei

Erasmus+ SciLMi Teacher Academy

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Education Management

Use cases:

VertragsmanagementE-SignatureWorkflow Management

Was gefällt Dir am besten?

Paperless bietet nicht nur elektronische Signaturen, sondern denkt Digitalisierung systematisch weiter. Während andere Tools meist nur die digitale Unterzeichnung von hochgeladenen PDFs erlauben, bietet Paperless eine Komplettlösung mit echter digitalter Formularverwaltung und effizienten Workflows. Das Paperless-Team steht immer mit Rat und Tat zur Seite und findet für jede Herausforderung eine Lösung. Wir sind begeistert.

Was gefällt Dir nicht?

Wir würden uns eine öffentliche Roadmap und ein öffentliches Feature Request Forum wünschen (ähnlich Canny). Das Datenablagesystem ist noch ein bisschen ausbaufähig. Die für Formulare zur Verfügung stehende Versionierung würden wir uns auch für Templates wünschen. Eine Vorschau von hochgeladenen Attachments wäre auch toll.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir haben Paperless für Reisekosten-Erstattungsanträge im Rahmen von europäischen Fortbildungen genutzt. Die hochgeladenen Tickets mussten von mehreren Personen geprüft werden. All das passiert automatisiert in einem Workflow, alle Aktivitäten werden dokumentiert und stehen nach Abschluss des Vorangs als Audit-Datei zur Verfügung. So sind wir für sämtliche Prüfungen und Audits perfekt gewappnet. Der Prozess war so selbsterklärend, dass bei 130 Abrechnungen keine Nachfragen kamen. Einfach toll!

“Hilfreiches Tool, dass Prozesse vereinfacht ”

4.5

In den letzten 3 Monaten

Nico

Verifizierter Reviewer

Senior Project Manager bei

Berliner CSD e. V.

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Non-Profit Organization Management

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Es vereinfacht interne Prozesse enorm und bietet eine übersichtliche Struktur. Besonders die Möglichkeit, Dokumente schnell zu unterschreiben oder unterschreiben zu lassen, spart viel Zeit.

Was gefällt Dir nicht?

Eine noch bessere Möglichkeit zur Erstellung von Rechnungen mit Paperless direkt, wäre super.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Übersichtlichkeit, Schnelle Antworten und Unterschriften

“Wir nutzten Paperless seit etwa einem Jahr und sind grundsätzlich zufrieden. ”

4.0

In den letzten 3 Monaten

Enrico

Verifizierter Reviewer

Vorstand bei

inviniti AG

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Financial Services

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

- Übersichtliche Struktur - Einfache handhabung des Builders - leichtes Erstellen von Vorlagen und Flows. Teammitglieder können sich nicht verlaufen.

Was gefällt Dir nicht?

Es könnten noch mehr Elemente im Builder zur Auswahl stehen. Bilddateien werden nicht immer gut in Signaturen übernommen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Vornehmlich nutzen wir die Funktion E-Signaturen für Geschäftspartnerverträge, Nebenabreden

“ Ein Tool zur effizienten Zeit- und Aufwandsersparnis.”

5.0

In den letzten 3 Monaten

Mirko

Verifizierter Reviewer

Inhaber bei

s.immo - Immobilienbüro Schwanke

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Paperless überzeugt durch seine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung: Hochgeladene PDF-Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden. Alternativ ermöglicht ein praktischer Baukasten die direkte Erstellung von Dokumenten innerhalb des Tools. Besonders hervorzuheben ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss: Unsere Kunden können jederzeit und von überall digital unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt.

Was gefällt Dir nicht?

Im Arbeitsalltag haben sich bislang keine nennenswerten Schwächen gezeigt – insgesamt sind wir mit der Lösung sehr zufrieden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Statt Verträge auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, erfolgt die Unterzeichnung ganz einfach digital und mobil. Das beschleunigt den gesamten Abschlussprozess deutlich.

“Schnell und unkompliziert”

4.0

In den letzten 6 Monaten

Lennard

Verifizierter Reviewer

Head of Corporate Development bei

KENSINGTON

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die Oberfläche, sie ist unkompliziert und übersichtlich. Insgesamt kommt man sehr leicht und ohne Erklärung auf der Oberfläche klar. Wie ich signiere kann man in 15 Minuten Calls erklären.

Was gefällt Dir nicht?

Es ist manchmal noch schwierig große Verträge via Paperless zu individualisieren

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Schnelligkeit in Unterschrift und weniger Drucken

“Unkomplizierte Lösung eines deutschen Anbieters”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Christoph

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

Stauffer - Medien & IT GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Information Technology and Services

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Wir genießen es sämtliche Vertragsdokumente und Unterschriften mit Paperless digitalisieren zu können. PDFs hochladen und digital signieren, dynamische Vertragsdokumente selbst erstellen, oder Formulare auf der Website zur Unterschrift veröffentlichen. Alles kein Problem und für uns im Alltag extrem hilfreich,

Was gefällt Dir nicht?

Nichts. Wir sind rundum zufrieden und würden Paperless jeder Zeit weiterempfehlen insbesondere auch, weil es eine deutsche Lösung ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Keine Verträge und Dokumente mehr, die ausgedruckt werden, um sie zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Wir haben beispielsweise auch die SEPA-MANDATE oder AV-VERTRÄGE mit Kunden mit Paperless vollständig in unsere Website integrieren und digitalisieren können.

“Einfache Anwendung, transparenter Workflow”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Niklas

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

faco Immobilien GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Gliederung verschiedener Workspaces sowie der Baukasten für Vorlagen und Dokumente. Das Handling ist insgesamt sehr einfach und bedarf keiner großen Schulung

Was gefällt Dir nicht?

Mir gefällt nicht, dass ich es bislang nicht wirklich in Office365, Outlook o.ä. einbinden kann.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Schnelle Unterschriften geografisch unabhängig. Beispiel: Mietverträge in Schriftform obwohl Vermieter und Mieter 600km voneinander entfernt sind.

“Es erleichtert die Arbeit in der Verwaltung ungemein. ”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Marco

Verifizierter Reviewer

Abteilungsleiter bei

Gymnasien im Ellental I und II

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Education Management

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die unkomplizierte Art rechtsscher Verträge mit den Eltern abzuschließen und die einfache Art Verträge zu erstellen. Excelexport

Was gefällt Dir nicht?

Verbesserungen sehe ich noch in der Benachrichtigungseinstellung. Teilweise müssten wir mehr Einstellungen gegeben sein, die man individueller anpassen kann. Bei 200 Verträgen werden Mails und Erinnerungen schnell herausfordernd. Auch wäre ein "Mehrfachlöschen" oder Mehrfachdownload" von Dateien wäre super

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Profilwahlen, Leihverträge und Abmeldungen. Vorteil für uns ist der Export als Excel und das unkomplizierte Ausfüllen für die Eltern

“funktioniert gut für elektronische Signaturen inklusive QES”

4.0

In den letzten 6 Monaten

Felix

Verifizierter Reviewer

Operations Manager bei

ECFR

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Non-Profit Organization Management

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

funktioniert gut und einfach für elektronische Signaturen inklusive QES; einfache Benutzeroberfläche und verständliche Navigation; klar kalkulierbare Kosten inkl Vergünstigung für gemeinnützige Organisation

Was gefällt Dir nicht?

Dokumententyp derzeit noch auf PDF beschränkt. Das sollte noch durch Word-Dokumente ergänzt werden. Funktionalität für Stapelsignaturen wäre auch ergänzend noch hilfreich. Kleinigkeiten sind auch be der englischen Variante noch zu verbessern, z.B. das ausschliesslich vorhandene US Datumsformat

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Nutzung vor allem für elektronische Signaturen

“Tägliche Nutzung: Einfach und effektiv”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Jens

Verifizierter Reviewer

Leitung IT bei

GBS-ES

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Electrical/Electronic Manufacturing

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Flexible Konfiguration ohne Schulungsaufwand und Zeitverlust. Übersichtliche Dokumentation. Leistungsstarke Suchfunktionen. Spart Nutzern täglich viel Zeit.

Was gefällt Dir nicht?

Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise etwas distanziert, da sie sehr technologieorientiert ist. Ich denke, die mobile Nutzererfahrung könnte mehr Anpassungsmöglichkeiten bieten als bisher. Automatisierungen erlauben nur begrenzte Anpassungen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Unübersichtliche Papierablagen, was Zeitverlust durch manuelle Suche erspart. Schneller Zugriff durch die Volltextsuche mit klarer Struktur und Ordnung

“Paperless macht Paperwork so viel einfacher”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Franziska

Verifizierter Reviewer

CEO bei

form21 GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: E-Learning

Use cases:

VertragsmanagementDocument CreationE-Signature

+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Paperless ist super nutzerzentriert gestaltet - easy peasy in der Handhabung und das Preismodell ist sehr anwenderfreundlich. Wir nutzen die Software inzwischen fast täglich. Die Vorlagen optimieren Prozesse extrem.

Was gefällt Dir nicht?

Design der einzelnen Dokumente ist manchmal komisch - Schriftgrößen etc. Liegt wohl an dem responsive Design.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Unterschriftenmanagement, Arbeitsverträge, Lizenzverträge mit Kunden - alles worauf Unterschriften zu finden sind.

“Zeitersparnis vom Feinsten”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Timo

Verifizierter Reviewer

Objektbetreuung bei

Klammer und Zeh GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Use cases:

VertragsmanagementE-SignatureOnline Form Builder

Was gefällt Dir am besten?

Das einfache Handling bei der Erstellung von zu unterzeichnenden Dokumenten. Vor allem die Erstellung von Templates. In wenigen Minuten habe ich wiederkehrende Unterlagen verschickt.

Was gefällt Dir nicht?

Hier gibt es für meine Zwecke nichts zu beanstanden. Unsere Anforderungen werden alle erfüllt.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wiederkehrende Vertragsunterlagen kann ich in wenigen Schritten an Kunden versenden.

“Interessantes tool für Verträge.”

3.5

In den letzten 6 Monaten

Simon

Verifizierter Reviewer

CEO bei

ESRA GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Security and Investigations

Use cases:

VertragsmanagementE-SignatureOnline Form Builder

Was gefällt Dir am besten?

Gutes Tool um rechtssichere Verträge abzuschließen.Serien-Brief Funktion ist sehr hilfreich. Automatisches nachfassen beim Kunden einstellbar.

Was gefällt Dir nicht?

landed öfter bei Kunden im Spam-Filter, manche Kunden weigern sich den Link zu öffnen. Erstellung von Dokumenten teilweise nicht intuitiv.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir nutzen es für die Erstellung von Wartungsverträgen.

“Paperless - eine sehr gute Alternative zur Papierform”

5.0

In den letzten 6 Monaten

Bettina

Verifizierter Reviewer

Personalsachbearbeiterin bei

Maxim Gorki Theater

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Entertainment

Use cases:

Vertragsmanagement

Was gefällt Dir am besten?

Paperless überzeugt durch schnelles und einfaches Hochladen von Dokumenten: Ein hochgeladenes PDF-Dokument wird in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versendet. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur ist sehr hilfreich. Es ist eine sehr große Zeitersparnis, weil man in kurzer Zeit alle Empfänger sehr schnell erreicht und das umständliche Verschicken/Verteilen per Papier entfällt.

Was gefällt Dir nicht?

Es gibt bisher keinen Minuspunkt. Wir konnten bisher keine Nachteile feststellen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Paperless vereinfacht unsere Vertragsprozesse sehr stark. Unsere Künstler*innen müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen, zumal viele im Ausland sitzen und der Postversand mitunter lange dauern würde. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss erheblich. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.

“Übersichtlich, effizient und schnell einsatzbereit. Bin begeistert!”

5.0

In den letzten 12 Monaten

Mani

Verifizierter Reviewer

Geschäftsführer bei

STILHAUS

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Marketing and Advertising

Use cases:

VertragsmanagementE-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Paperless überzeugt vor allem durch seine einfache und intuitive Bedienung. Die Dokumentenablage ist klar strukturiert und ermöglicht es, Dateien schnell zu finden und sauber zu organisieren. Besonders hilfreich sind die Suchfunktion und die Möglichkeit, Dokumente effizient zu kategorisieren. Für kleine bis mittelgroße Teams ist das Tool sehr schnell einsatzbereit und spart im Alltag spürbar Zeit.

Was gefällt Dir nicht?

Bis jetzt habe ich keine größeren Nachteile festgestellt. Die Nutzung ist insgesamt sehr intuitiv und erfüllt für meinen Anwendungsfall – die Verwaltung von Kundenverträgen – alle Anforderungen zuverlässig. Sollte sich mit wachsender Nutzung noch Optimierungsbedarf ergeben, wäre das Thema erweiterte Funktionen oder Integrationen denkbar, aktuell vermisse ich jedoch nichts.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich nutze Paperless.io, um meine Verträge mit Kunden zentral und übersichtlich zu verwalten. Dadurch habe ich jederzeit schnellen Zugriff auf aktuelle und ältere Verträge, ohne lange suchen zu müssen. Besonders hilfreich sind die strukturierte Ablage und die schnelle Auffindbarkeit von Vertragsdokumenten. Änderungen, Laufzeiten und relevante Unterlagen sind sauber dokumentiert, was mir im Alltag Zeit spart und das Risiko von Fehlern oder veralteten Versionen reduziert.

“Smoothe GUI mit allen wichtigen Funktionen”

4.5

In den letzten 12 Monaten

Ivo

Verifizierter Reviewer

Projekt Manager Corporate Development bei

MetrioPharm Deutschland GmbH

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Pharmaceuticals

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Die Web-GUI ist sehr aufgeräumt und ich habe sehr schnell durchblickt, wo ich die Funktionen finde. Das Preismodell ist transparent. Der Kundenservice ist sehr gut - wir haben sehr schnell Antworten bekommen auf Angebotsfragen oder Supportfragen - bei anderen Anbietern dauert das viel länger

Was gefällt Dir nicht?

Bisher konnte ich nichts wirklich Unangenehmes feststellen. Einen Kollegen hat es initial verwirrt, dass - wenn man das PDF mit Signaturfeldern versehen hat - man auf "Starten" klickt und dann nicht klar ist, ob es schon losgeht (= alle Signierenden werden per E-Mail informiert, Vorgang startet) oder es noch einen Zwischenschritt gibt ("willst Du wirklich...?"). So etwas lässt sich leicht verbessern. // Es werden nur PDF-Dokumente akzeptiert zum Signieren - wünschenswert wäre, wenn man Word-Dokumente hochladen könnte.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir signieren damit Vertraulichkeitsvereinbarungen mit externen Partnern oder signieren für die Teilnahme an einer internen Schulung, z.B. Brandschutz

“Bye bye Zettelwirtschaft”

5.0

In den letzten 12 Monaten

Tatjana

Verifizierter Reviewer

Organic Social Media Lead bei

Falkensteiner Hotels & Residences

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Hospitality

Use cases:

E-Signature

Was gefällt Dir am besten?

Bei Falkensteiner Hotels & Residences setzen wir Paperless primär für die digitale Unterzeichnung unserer Fotonutzungsvereinbarung ein. Das Tool hat unseren gesamten Ablauf deutlich vereinfacht: Einfache Versendung: Models, Gästen oder Kolleg*innen wird ein automatisch generierter Paperless-Link zur Vereinbarung zugeschickt. Digitale Signatur: Die Unterzeichnung erfolgt vollständig digital – schnell, unkompliziert und sofort rechtsgültig. Automatische Ablage: Alle unterschriebenen Dokumente werden direkt in Paperless gespeichert und nach dem Namen der unterzeichnenden Person sortiert. Schneller Zugriff: Dadurch sind sämtliche Vereinbarungen jederzeit strukturiert auffindbar und sofort abrufbar.

Was gefällt Dir nicht?

Es gibt aktuell nichts, was uns an dem Tool nicht gefällt. Mir fällt tatsächlich kein Nachteil ein.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Paperless löst für uns vor allem organisatorische und administrative Herausforderungen. Wir sparen Zeit durch digitale Signaturen, vermeiden Papierchaos und manuelle Nachverfolgung, und haben alle Fotonutzungsvereinbarungen zentral, sauber sortiert und jederzeit abrufbar. Der größte Vorteil: ein deutlich schnellerer, effizienterer und transparenter Workflow – für uns und für alle, die unterschreiben.

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