Paperless Reviews (82)

Name: Paperless
Brand: Paperless
Price: 149.00 EUR
Rating: 4.78 (82 reviews)

AI-generated summary

What users say about Paperless

Based on 82 reviews

Paperless impresses with an intuitive user interface, practical templates, and fast, solution-oriented customer service. Paperless solves the problem of manual follow-ups through automatic reminders and offers high data security through German hosting. As disadvantages of Paperless, users mention missing Microsoft integrations, limited formatting options in the document editor, and occasionally slow loading times. Additionally, the qualified electronic signature is not yet fully integrated into Paperless. Despite a slightly higher price, users perceive Paperless as a fair and legally compliant choice for digital documents.

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“Top Support, super Automatisierungsmöglichkeiten!”

5.0

In the last 3 months

Marc-André

Validated Reviewer

Head of HR Management & Recuiting at

APCOA Deutschland GmbH

51-1000 employees
Industry: Commercial Real Estate

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

⭐⭐⭐⭐⭐ Endlich keine Unterschriften mehr per Post! Wir nutzen Paperless.io jetzt seit einigen Monaten für unsere Vertragsunterzeichnungen und möchten es nicht mehr missen. Was früher bedeutete – ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken – läuft heute in wenigen Minuten digital ab. Rechtssicher, eIDAS-konform und komplett in Deutschland gehostet. Die Einrichtung war überraschend unkompliziert, und auch Kollegen und externe Partner, die noch nie mit E-Signaturen gearbeitet haben, kommen sofort damit zurecht. Kein langes Erklären, kein Hin und Her per E-Mail. Was uns besonders überzeugt hat: Man merkt, dass das Produkt von Leuten gebaut wurde, die selbst wissen, wie nervig Papierprozesse sein können. Die Workflows sind durchdacht, die Formulare flexibel, und die API-Anbindung hat bei uns problemlos funktioniert. Für uns als HR-Team ist es mittlerweile ein echter Alltagshelfer – ob Arbeitsverträge, Nachträge oder interne Dokumente. Alles läuft schneller, sauberer und nachvollziehbarer als vorher. Klare Empfehlung für alle, die endlich weg vom Papierchaos wollen – und dabei keine Abstriche bei Datenschutz und Rechtssicherheit machen möchten.

What did you not like?

Ganz ehrlich – perfekt ist es nicht. Am Anfang muss man sich schon etwas reinfuchsen, die Einrichtung der Workflows hat bei uns etwas länger gedauert als gedacht. Manchmal hat man auch das Gefühl, dass manche Funktionen noch nicht ganz zu Ende gedacht sind. Kleinigkeiten in der Oberfläche, wo man sich fragt warum das so gelöst wurde und nicht anders. Aber mal ehrlich – das sagt man über fast jede Software. Unterm Strich überwiegen die Vorteile bei weitem und wir würden es trotzdem wieder einführen.

Which problems are you solving with the product?

Welche Probleme wurden gelöst? Ehrlich gesagt war der Hauptgrund, warum wir angefangen haben zu suchen, dass uns das ewige Hin und Her mit Verträgen auf die Nerven gegangen ist. Ausdrucken, unterschreiben lassen, warten, einscannen – und dann ist der Scan unlesbar oder kommt wochenlang nicht zurück. Besonders bei Leuten im Homeoffice war das echt mühsam. Man schickt was raus und hört erstmal nichts mehr. Und die Ablage danach war auch immer so eine Sache – irgendwo liegt die unterschriebene Version, aber wo genau... Seit wir Paperless.io nutzen ist das deutlich entspannter. Link raus, Kollege unterschreibt, fertig. Klar läuft nicht immer alles reibungslos und man muss sich am Anfang etwas einarbeiten – aber im Vergleich zu vorher ist es ein echter Unterschied. Was uns am meisten geholfen hat: man sieht immer, wer was wann unterschrieben hat. Kein Nachfragen mehr, kein "hab ich das nicht schon zurückgeschickt?". Für uns im HR hat sich das auf jeden Fall gelohnt.

“Verträge nun digital statt analog ”

5.0

Older than 12 months

Giuliano

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

NETZFABRIK UG

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Man kann frei Textblöcke definieren und diese anordnen. Dokumente können in einem eigenen Design angefertigt werden und wir können hier auch mehrere Workplaces anlegen. Auch der Support ist super schnell und kompetent. Es müssen keine Dokumente direkt in Paperless angefertigt werden, es können auch PDFs hochgeladen werden.

What did you not like?

Leider fehlt aktuell noch AES oder QES, das soll jedoch in naher Zukunft nachgeliefert werden. Ein eigener E-Mailserver wäre wünschenswert als auch die Integration in HubSpot. Die Signatur per SMS wäre wünschenswert.

Which problems are you solving with the product?

Wir können nun Verträge digital unterzeichnen lassen und sparen uns so den Papierkram. Wir haben alles digital und direkt in einer Ablage sichtbar, wer noch unterschreiben muss. Somit können wir unsere Workflows verbessern.

“Intuitive Lösung für digitale Unterschriften mit hervorragendem Support”

5.0

In the last 3 months

Christian

Validated Reviewer

Head of IT at

ACSYS Lasertechnik GmbH

51-1000 employees
Industry: Mechanical or Industrial Engineering

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Uns überzeugt vor allem, wie einfach und unkompliziert Paperless im täglichen Einsatz funktioniert. Vorhandene PDF-Dokumente können schnell hochgeladen, für die benötigten Unterschriften vorbereitet und anschließend an interne oder externe Personen versendet werden. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und weitgehend selbsterklärend. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne umfangreiche Einweisung schnell mit der Lösung arbeiten. Gleichzeitig behalten wir jederzeit den Überblick darüber, welche Dokumente bereits geöffnet oder unterschrieben wurden und bei welchen Vorgängen noch eine Rückmeldung aussteht. Besonders positiv hervorheben möchten wir außerdem den Support. Bei Fragen oder Anforderungen erhalten wir schnell eine kompetente, persönliche und lösungsorientierte Rückmeldung.

What did you not like?

Im täglichen Einsatz haben wir derzeit keine wesentlichen Kritikpunkte und sind mit der Lösung sehr zufrieden.

Which problems are you solving with the product?

Paperless ermöglicht uns, Unterschriftsprozesse vollständig digital und deutlich effizienter abzuwickeln. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, manuell unterschrieben, eingescannt und per E-Mail zurückgesendet werden. Dadurch reduzieren wir Medienbrüche und manuellen Aufwand. Gleichzeitig verkürzen sich die Durchlaufzeiten, da Dokumente unabhängig vom Standort und auch auf mobilen Geräten unterzeichnet werden können. Die zentrale Übersicht über laufende und abgeschlossene Vorgänge erleichtert zudem die Nachverfolgung. Offene Unterschriften sind unmittelbar erkennbar und können gezielt nachgehalten werden. Insgesamt sparen wir dadurch Zeit und gestalten den Prozess sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für die Unterzeichnenden deutlich einfacher.

“Intuitive Lösung für digitale Signaturen, besonders für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen”

5.0

In the last 3 months

Christian

Validated Reviewer

Inhaber at

CF Property Management

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Paperless erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, insbesondere, wenn regelmäßig viele Dokumente von Kunden digital unterschrieben werden müssen. Die Bedienung ist intuitiv und über die Weboberfläche lassen sich Formulare schnell und unkompliziert zusammenstellen. Besonders positiv finde ich, dass Paperless ein deutscher Anbieter ist. Das schafft Vertrauen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Einhaltung europäischer Anforderungen. Aus meiner Sicht ist es wichtig, innovative Softwarelösungen aus Deutschland zu unterstützen. Insgesamt eine klare Empfehlung für alle, die eine zuverlässige, benutzerfreundliche und datenschutzorientierte Lösung für digitale Signaturen suchen.

What did you not like?

Wünschenswert wäre eine noch breitere Integration von Paperless in andere Cloud-Anwendungen, damit digitale Signaturen ohne Umwege direkt aus den jeweiligen Systemen heraus eingeholt werden können. Außerdem wäre neben dem klassischen Abonnement ein nutzungsbasiertes Preismodell eine interessante Ergänzung. Gerade Unternehmen, die den Dienst nur zu bestimmten Zeiten im Jahr intensiv nutzen, könnten dadurch Kosten sparen.

Which problems are you solving with the product?

Paperless reduziert den Aufwand für die Einholung von Unterschriften erheblich. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail zurückgesendet werden, was Zeit spart und den gesamten Prozess beschleunigt. Besonders bei einer größeren Anzahl von Kunden oder Vertragspartnern behält man jederzeit den Überblick über den Status der Signaturen und kann Dokumente strukturiert verwalten. Das erleichtert die Organisation und beschleunigt Freigabeprozesse. Durch den integrierten Formular-Builder lassen sich digitale Formulare schnell erstellen und direkt zur Unterschrift versenden. Das spart Papier, reduziert Medienbrüche und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern deutlich.

“Schnelle und einfache Verarbeitung vom Veträgen und Dokumenten ”

4.0

In the last 3 months

Hanna-Katharina

Validated Reviewer

Vemietungsmanagement at

BRAWO RE Property Management Brauschweig GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Ich mag an Paperless den einfachen und übersichtlichen Aufbau des Programms. Besonders hervorzuheben ist die effiziente und schnelle Verarbeitung von Dokumenten sowie die unkomplizierte Einholung von Unterschriften. Das automatisierte System, bei dem Dokumente der Reihenfolge nach versendet werden, erleichtert die Abläufe zusätzlich. Außerdem ist das Anlegen von immer wiederkehrenden Dokumenten eine enorme Zeitersparnis.

What did you not like?

Verbesserungspotenzial besteht bei den Erinnerungsmails für noch offene Dokumente, da hier derzeit keine zusätzlichen Empfänger nachträglich ergänzt werden können. Zudem wurde uns aus Sicht der Adressaten zurückgemeldet, dass es wünschenswert wäre, beim Öffnen von Paperless direkt eine klare Übersicht über alle noch offenen bzw. zu unterschreibenden Dokumente zu erhalten.

Which problems are you solving with the product?

Zeitnahe Versendung und der schnelle Abschluss von Wohnraummietverträgen und Stellplatzmietverträgen werden deutlich vereinfacht. Auch die Versendung von Datenschutzbestimmungen, SEPA-Lastschriftmandaten etc. funktioniert effizient und zuverlässig. Darüber hinaus unterstützt Paperless die interne Kommunikation im Unternehmen, z. B. beim Versenden von Entscheidungsvorlagen.

“Intuitives UI + guter Kundensupport. Gute Alternative zum PDF!”

4.5

In the last 6 months

Thomas

Validated Reviewer

IT-Systemadministrator at

Avento Intensivpflege GmbH & Co.KG

51-1000 employees
Industry: Hospital & Health Care

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Am besten gefällt mir die intuitive Nutzeroberfläche – die Lernkurve ist sehr gering, man kann schnell ins erste Dokument starten. Das Tool ist von der Nutzung her super simpel, jeder kann damit arbeiten. Man merkt, dass die Entwickler mitgedacht haben und viele wichtige Funktionen ins Tool integrierten. Es ist ein junges Team, dem man anmerkt, dass sie mit dem Zeitgeist gehen. Der Kundenservice ist ausgezeichnet; man erhält in der Regel nach wenigen Minuten eine Rückmeldung zur jeweiligen Frage.

What did you not like?

Größter Kritikpunkt ist meines Erachtens der in Teilen (noch!) begrenzte Funktionsumfang in einigen Nischen-Fällen. Ein paar Beispiele: Es gibt (noch) keine Möglichkeit, Unterschreibende direkt am eigenen Endgerät unterschreiben zu lassen – sie benötigen eine eigene Mail-Adresse und ein eigenes Endgerät, auf dem sie das Dokument öffnen müssen. Dies ist insbesondere bei älteren Zielgruppen teilweise schwierig. Auch besondere Empfänger-Einstellungen (z.B. erst Empfänger A, dann parallel Empfänger B und C, erst dann Empfänger D) sind noch in der Entwicklung und bisher nur ein verstecktes Beta-Feature. Manche Features wie Regeln sind hinter höherpreisigen Abo-Modellen versteckt.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Paperless für unsere Arbeitsprozesse, die mit digitalen Unterschriften zutun haben. Ich sehe die Vorteile insbesondere darin, dass wir nicht auf traditionelle Programme (wie Adobe) zurückgreifen müssen, das Erstellen und Unterschreiben von Dokumenten einfacher geworden ist und wir eine zentrale Ablage innerhalb des Programmes besitzen. Zudem ist die Rechtssicherheit ein wichtiger Aspekt, insbesondere im Kontext des Datenschutzes und ggf. NIS-2.

“Ist ein praktischer und effizienter Weg zur Kommunikation.”

5.0

In the last 12 months

Daniela

Validated Reviewer

Teamleiter Marketing at

Dr. Meindl und Partner Verrechnungsstelle GmbH

51-1000 employees
Industry: Health, Wellness and Fitness

Use cases:

Contract Management

What did you like?

Besonders hilfreich an Paperless ist, dass man Vorlagen für wiederkehrende Verträge strukturiert ablegen kann und dadurch bei neuen Fällen nur noch die jeweiligen individuellen Felder ausfüllen muss. Außerdem behält man jederzeit den Überblick darüber, ob Mandanten oder beteiligte Personen ein Dokument bereits geöffnet haben und wie weit der jeweilige Prozess fortgeschritten ist. Zusätzlich kann man bei Bedarf eine Erinnerung versenden, sodass die Empfänger erneut einen direkten Link zur Datei erhalten und offene Vorgänge schneller abgeschlossen werden.

What did you not like?

Was uns an Paperless weniger gefällt, ist, dass nicht abgeschlossene Dokumente nicht direkt als PDF exportiert werden können – dadurch bleibt oft nur der Umweg über einen Screenshot. Zudem ist es unpraktisch, dass gelöschte Dokumente nicht in einem Papierkorb landen und sich somit nicht erneut öffnen oder wiederherstellen lassen, falls sie versehentlich entfernt wurden. Ein weiterer Nachteil an Paperless ist, dass man ein Template versehentlich direkt bearbeiten und ausfüllen kann, ohne eine zusätzliche Sicherheitsabfrage zu erhalten. Sinnvoll wäre hier ein Hinweis oder eine Bestätigungsabfrage, ob man das ursprüngliche Template wirklich bearbeiten möchte oder stattdessen eine Kopie erstellen will. Dadurch ließen sich unbeabsichtigte Änderungen an Vorlagen vermeiden.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless lassen sich Verträge strukturiert vorbereiten, verwalten und archivieren, wodurch der gesamte Abschlussprozess deutlich übersichtlicher wird. Durch gespeicherte Vorlagen können neue Verträge schnell erstellt werden, indem nur noch die individuellen Daten ergänzt werden. Außerdem behält man den Überblick, welche Verträge bereits geöffnet oder bearbeitet wurden, und kann bei Bedarf Erinnerungen versenden, um den Abschluss effizient voranzutreiben.

“Ein klar strukturiertes, rechtssicheres Tool für unkomplizierte Vertragsunterzeichnungen”

5.0

In the last 12 months

Jonas

Validated Reviewer

Projektmanager at

regionalwerke GmbH & Co. KG

1-50 employees
Industry: Versorgungswirtschaft

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Paperless überzeugt durch seine einfache Handhabung: Entweder lässt sich ein hochgeladenes PDF-Dokument in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden, oder der praktische Baukasten ermöglicht das direkte Erstellen von Dokumenten im Tool. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur erweist sich dabei als äußerst hilfreich. Zudem ist die Möglichkeit, Formulare zu erstellen und diese unkompliziert per Link zu verteilen, ein großer Pluspunkt. Abgerundet wird das Gesamtbild durch einen sehr guten Service und eine superschnelle Rückmeldung bei Fragen, was die Nutzung besonders angenehm macht.

What did you not like?

Mir sind bei Paperless lediglich kleinere Schwächen aufgefallen. So lassen sich die in ein hochgeladenes PDF eingefügten Textfelder, die vom Signierenden ausgefüllt werden sollen, teilweise nicht vollständig homogen in das bestehende Dokument einfügen. Auch der Bausteinkasten für Paperless-Dokumente könnte noch etwas ausgefeilter sein. Beispielsweise wäre es hilfreich, wenn sich eingefügte Tabellen mit auszufüllenden Checkboxen kombinieren ließen. Insgesamt handelt es sich jedoch um Kritik auf sehr hohem Niveau, denn das Team von Paperless reagiert schnell und zuverlässig auf jede Problemstellung.

Which problems are you solving with the product?

Paperless löst gleich mehrere praktische Herausforderungen im Arbeitsalltag: Das mühsame „Hinterher-rennen“ nach Unterschriften entfällt vollständig, da Dokumente digital, schnell und nachvollziehbar unterzeichnet werden können. Besonders bei Protokollen oder Vereinbarungen, die von mehreren Personen signiert werden müssen, vereinfacht das Tool den gesamten Prozess erheblich. Durch rechtssichere Unterschriften bietet es zudem ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Ein weiterer Vorteil ist die hochwertige Optik sowie die sehr gute Usability für die signierende Person, wodurch der Unterzeichnungsprozess für Kundinnen und Kunden besonders angenehm und professionell wirkt.

“Moderne Dokumentenprozesse, die wirklich Zeit sparen!”

5.0

In the last 12 months

Florian

Validated Reviewer

Junior-Prozessmanager at

CLASSEN Gruppe

1001+ employees
Industry: Paper & Forest Products

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Am besten gefällt uns, dass Paperless.io komplexe Dokumentenprozesse in eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche überführt. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv arbeiten. Besonders hilfreich ist die flexible Automatisierung – wiederkehrende Abläufe lassen sich in wenigen Minuten als Templates oder Workflows abbilden, was manuelle Nacharbeiten nahezu vollständig eliminiert. Das Preismodell von Paperless.io ist ebenfalls positiv hervorzuheben: Es ist transparent, fair strukturiert und ermöglicht es auch kleineren Teams, ohne große Anfangsinvestitionen direkt produktiv zu starten. Besonders angenehm ist, dass Funktionen klar nachvollziehbar gestaffelt sind und man genau für den Umfang bezahlt, den man tatsächlich benötigt.

What did you not like?

Bisher ist uns im täglichen Einsatz nichts wirklich Gravierendes aufgefallen, sodass wir insgesamt sehr zufrieden mit der Lösung arbeiten können.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless.io lösen wir vor allem die Probleme rund um manuelle Dokumentenprozesse, wie das Verlieren von Dateien, langwierige Abstimmungen oder fehleranfällige manuelle Freigaben. Papierbasierte Abläufe gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente digital erfasst, versioniert und zentral verwaltet werden.

“Effizientes Vertragsmanagement mit Paperless”

5.0

In the last 12 months

Ida

Validated Reviewer

Specialist Sales & New Business Development at

enviado GmbH

1-50 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Paperless hat unser gesamtes Vertragsmanagement enorm vereinfacht. Besonders hilfreich ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss. Unsere Kunden können bequem digital von unterwegs unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt hat. Außerdem behalten wir dank der klaren Übersicht und automatischen Reminder jederzeit den Überblick über alle Verträge. Auch das Erstellen und Anpassen von Verträgen ist heute super einfach. Früher musste unsere MarCom-Abteilung eine InDesign-Datei ändern, wenn wir eine Formulierung oder einen Vertragsbestandteil anpassen wollten, jetzt können wir das direkt selbst machen. Und nicht zuletzt ist der Support großartig: unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und kümmert sich zuverlässig um unsere Anliegen.

What did you not like?

Ich würde mir einen Formelkatalog wünschen. Es gibt ein Hilfe-Portal, allerdings wäre es super, wenn es eine kompakte Seite gäbe, auf der direkt die Formel-Bausteine zu finden sind. Zu Beginn mussten wir unsere Prozesse ein wenig an Paperless anpassen. Theoretisch ist alles möglich, allerdings teilweise mit zusätzlichen Entwicklungskosten verbunden. Inzwischen haben wir uns aber komplett daran gewöhnt, wissen genau, was Paperless kann und möchten es im Alltag nicht mehr missen.

Which problems are you solving with the product?

Paperless hat unseren Vertragsprozess stark vereinfacht. Unsere Kunden müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss enorm. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.

“Ein solides Dokumentenmanagement und e-signature Tool.”

4.5

Older than 12 months

Anita

Validated Reviewer

Projektleiter at

ARAG

1001+ employees
Industry: Versicherung

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Ich verwende Paperless nun seit einiger Zeit und bin absolut begeistert von dem Tool. Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumenten und Vertragsmanagement papierlos und effizient gestalten. Man kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Zum anderen sind Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung etabliert. Es besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen. Ich musste nicht stundenlang die Bedienungsanleitung studieren, um loszulegen.

What did you not like?

In den bisher gemachten Erfahrungen konnten nur wenig konkrete Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt werden. Der Kundenservice bietet hinsichtlich der Breite an Kanälen zur Erreichbarkeit (24/7 Hotline, Chat und E-Mail) und hinsichtlich der Qualität des Supports noch Raum für Verbesserungen. Zudem sollte etwas mehr Marketing betrieben werden, um als Alternative zu den Platzhirschen wie zum Beispiel Adobe Sign wahrgenommen zu werden.

Which problems are you solving with the product?

Mit dem Produkt lassen sich Verträge ganz simpel (aus)gestalten und formulieren. Nach der Erstellung können die Dokumente an einen Vorgesetzten beziehungsweise Unterschriftsberechtigten zur Kontrolle und Unterschrift weitergegeben werden. Der ganze Workflow funktioniert papierlos und ist in den einzelnen Bearbeitungsschritten nachvollziehbar. Außerdem entspricht alles den datenschutzrechtlichen Standards und Vorschriften. Als jemand, der früher viele physische Dokumente hatte, habe ich jetzt die Möglichkeit, all meine Unterlagen digital zu speichern. Die intelligente Suchfunktion hilft mir, jedes Dokument im Handumdrehen zu finden, selbst wenn ich mich nur an wenige Stichwörter erinnern kann.

“Einfache Vertragserstellung mit Templates”

4.5

Older than 12 months

Kevin

Validated Reviewer

CTO at

Fynn UG (haftungsbeschränkt)

1-50 employees
Industry: Financial Services

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Mit Paperless wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel. Zudem können einfach und schnell auch wiederkehrende Dokumente wie NDA's etc. für unterschiedlichste Personen erstellt und versendet werden. Dank der zu definierenden Variablen innerhalb eines Dokuments, ist das abändern von Informationen zur Person, Adresse etc. schnell und einfach.

What did you not like?

Dokumente können aktuell einfach per Link unterschrieben werden, was ein Risiko bei kritischeren Dokumenten darstellt. Hier wäre es wünschenswert wenn dies um einen 2. Faktor erweitert wird. Zudem wäre das Zuweisen von Dokumenten zu Ordnern zur besseren Übersichtlichkeit super.

Which problems are you solving with the product?

Dank Paperless können wiederkehrende Dokumente einfach und schnell bereitgestellt werden. Es findet kein Chaos mehr mit Worddateien statt, in denen mühselig die richtigen Platzhalter gefunden und ersetzt werden müssen. Womit weniger Fehler auftauchen. Zudem ist die Digitalisierung der Vertragsunterzeichnung in Zeiten von Remote-Zusammenarbeit ein extremer Zugewinn.

“Arbeiten in Teams leicht strukturiert”

4.0

In the last 30 days

Anne

Validated Reviewer

Beteiligungscontrollerin at

Becken Holding GmbH

51-1000 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Anwendung von paperless mit verschiedenen Fachkollegen als workspaces strukturiert macht eine übergreifende Unterstützung möglich und ist ein hilfreiches Tool für das Reporting im Team zum Bearbeitungsstand.

What did you not like?

Die Anwendung der QES und die Mail-Aufforderungen zur Weiterbearbeitung bzw. die Information zu bereits erfolgten Freigaben könnte etwas deutlicher im Wording zur Unterscheidung formuliert sein. In etwa "Schritt1 ist erfolgt = "... "Schritt 2 mit der QES steht jetzt an"... "Erfolgreiche Umsetzung der QES aller Unterzeichner". Damit die Mails im Postfach der Unterzeichner eine schnellere Zuordnung der offenen Mails mit Handlungsbedarf zulassen.

Which problems are you solving with the product?

Anstelle einer Papier Umlauf Mappe und Bergen von losem Papierwerk, zusammenfassen von verschiedenen Dokumenten mit einer Zustimmungserklärung als "Rahmen".

“Prima System mit sehr gutem Support”

4.5

In the last 30 days

Thomas

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

mtMax GmbH

1-50 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Contract ManagementDocument Creation

What did you like?

Man kann sehr gut Verträge anlegen und verwalten. Die Erstellung von Formularen ist praktisch und für den Anwender bequem. Der Support ist schnell, freundlich und lösungsorientiert.

What did you not like?

Manche Funktion ist etwas unübersichtlich. Der hervorragende Support gleicht das aber mühelos aus. Wenn mal alles eingerichtet ist, funktioniert alles immer schnell und einfach.

Which problems are you solving with the product?

Wir wollen Verträge und Reisekostenabrechnungen erstellen und organisieren (noch nicht realisiert). Im Moment nutzen wir ein Formular für die Erteilung von SEPA-Mandaten. Außerdem nutzen wir das System zur Erstellung von NDAs mit Software-Verträgen.

“Einfaches Tool für digitale Unterschrift”

4.0

In the last 30 days

Patricia

Validated Reviewer

Assistenz der Geschäftsführung at

Zink Ingenieure GmbH

51-1000 employees
Industry: Architektur & Planung

Use cases:

Contract Management

What did you like?

- einfaches Handling der Software, schnelle Bearbeitung der Dokumente => dadurch effektiveres Arbeiten / besserer Workflow im Vertragswesen möglich

What did you not like?

- das bislang die QES noch nicht über Paperless fest eingebunden ist - dass die PDF-Dateien bei Erzeugung noch umfänglicher geschützt werden sollten, da es mit PDF-Editoren weiterhin möglich ist, dass Unterschriften aus dem Dokument rauskopiert werden können, Audittrail enthält zu viele Infos - Möglichkeit zum Abwählen wäre gut, Irritation bei gelöschten Dokumenten, da diese weiterhin im Dashboard unter "Ausstehend" aufgeführt sind bis zur Löschung nach 30 Tagen

Which problems are you solving with the product?

- Vertragsunterlagen können schneller von der GL freigegeben werden, weniger Papier

“Digitale Signatur- und Freigabeprozesse einfach umgesetzt”

4.5

In the last 30 days

Katrin

Validated Reviewer

Head of HR at

Servolift GmbH

51-1000 employees
Industry: Mechanical or Industrial Engineering

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Paperless überzeugt durch eine sehr benutzerfreundliche und intuitive Bedienung. Die digitalen Signatur- und Freigabeprozesse lassen sich einfach einrichten und sorgen für eine deutliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag. Besonders hilfreich sind die Transparenz in den Workflows sowie die schnelle Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus von Dokumenten

What did you not like?

Derzeit haben wir keine negativen Erfahrungen mit der Software gemacht. Die Funktionen arbeiten zuverlässig und entsprechen unseren Erwartungen. Insgesamt sind wir sehr zufrieden

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Paperless für die digitale Signatur von HR-relevanten Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Personalfragebögen und weiteren Personalunterlagen. Darüber hinaus unterstützt uns die Lösung bei Freigabeprozessen im HR-Bereich, beispielsweise im Onboarding. Der größte Vorteil ist die vollständig digitale und nachvollziehbare Bearbeitung ohne Papier oder E-Mail-Pingpong. Alle Schritte sind transparent dokumentiert, rechtssicher nachvollziehbar und deutlich effizienter als bisherige manuelle Prozesse.

“Smart im Handling, innovativ, nutzernah und persönlicher Support.”

4.5

In the last 3 months

Davina

Validated Reviewer

internes Projektmanagement & Kundenbetreuung at

Heinstadt Reiss GmbH

51-1000 employees
Industry: Construction

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Nutzung der webbrowserbasierten Anwendung ist intuitiv. Individuelle Bedürfnisse lassen sich gut anpassen. Der Support ist nutzernah und persönlich.

What did you not like?

Aktuell gibt es leider noch Probleme mit dem Drittanbieter während der QES, welche nach der abgeschlossenen Zertifizierung und anschließendem Inhouse-QES-Prozess keine Beeinträchtigung mehr darstellen sollten.

Which problems are you solving with the product?

Digitale Unterschriften einholen - schnell und nutzerfreundlich.

“Preis-/Leistungsverhältnis gut”

5.0

In the last 3 months

Verena

Validated Reviewer

Leiterin Vertragswesen at

apetito catering B.V. & Co. KG

1001+ employees
Industry: Restaurants

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Delegationsfunktion und die direkte Meldung per Mail an unseren Ansprechpartner mit schneller Reaktionszeit ohne über irgendwelche Hotlines gehen zu müssen

What did you not like?

Das man das halb unterzeichnete Dokument nicht in pdf ausdrucken kann, wenn der Kunden beispielsweise eine Papierversion zugeschickt haben möchte. Dann muss das Dok ein zweites Mal eingestellt werden, wo dann nur unserer GF zeichnet. Etwas umständlich

Which problems are you solving with the product?

Schnelle Zustellung beim Kunden, kein Hinterherlaufen von Originalunterschriften bei der GF.

“Erfahrung mit Paperless”

5.0

In the last 3 months

Steffen

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Baden-Baden-Invest Immobilienberatung GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Einfach Handhabung, leicht zu erklären, viele interessante Unterfunktionen, selbsterklärendes System, kann ich nur weiterempfehlen

What did you not like?

Übersicht könnte etwas bessere sein, ansonsten fällt mir nichts mehr an was wir aktuell verbessern könnten

Which problems are you solving with the product?

Schnelle und einfache Vertragserstellung

“Tolle Anwendung für elektronische Unterschriften”

5.0

In the last 3 months

Benjamin

Validated Reviewer

Projektkoodinator at

BIP Chemnitz gGmbH

51-1000 employees
Industry: Education Management

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Das schnelle und intuitive Anwenden der elektronischen Unterschrift, der Entfall von Papier und das nicht mehr warten auf Rückmeldungen per Post sind gute Gründe um Paperless zu nutzen. Die Erinnerungsfunktion bietet eine super Erleichterung und man muss die Personen nicht mehr anrufen bzw. per E-Mail anschreiben. Auch die Drag and Drop Funktion bietet maximale Erleichterung beim schnellen Unterzeichnen. Die Templates bieten zudem noch die Möglichkeit immer wiederkehrende Dokumente vorzubereiten und gleich im Paperless zu hinterlegen. Der Aufwand wird durch all diese Punkte erheblich reduziert.

What did you not like?

Es gibt leider keine Kooperation mit Microsoft Produkten. DIe Schriftarten können nicht wie im Word / Excel angepasst werden und auch Schriftgrößen und Absätze sind nur Vorgaben seitens Paperless. Leider kann man im Builder auch keine Größen der Felder umsetzen. Die Checkbox Inhalte passen so zum Beispiel nicht zu dem Rest des Textes / dem Vertrag.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Paperless für das Unterzeichnen von Verträgen, die wir zugeschickt bekommen per E-Mail. Diese laden wir als PDF hoch und unterzeichnen diese von den Personen, die autorisiert sind. Weiterhin nutzen wir die Vorlagen / Templates für Kooperationsverträge, Honorarverträge und Fort- und Weiterbildungsverträge.

“Wir nutzen Paperless seit ca. 2 Jahren und sind sehr zufrieden!”

5.0

In the last 3 months

Daniela

Validated Reviewer

Assistenz der Geschäftsleitung at

TOLIAS Immobilien GmbH

1-50 employees
Industry: Commercial Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Die einfache Gestaltung des Systems und Flexibilität. Benutzeroberfläche für die Kunden ist sehr einfach und übersichtlich, sodass auch weniger technikaffine Kunden unsere Verträge unterzeichnen können.

What did you not like?

Die Variablen müssen manuell angelegt und geschrieben werden, das ist sehr Fehleranfällig. Thema Datenschutz sollte verbessert werden - wenn Kunden Dokumente im Vertrag hochladen (personenbezogen) und es mehrere Vertragsbeteiligte gibt, können alle Beteiligten die Dokumente der anderen sehen, das sollte einschränkbar sein.

Which problems are you solving with the product?

Unsere Maklerverträge und Reservierungsvereinbarungen haben wir als Vertragsvorlagen in Paperless. Wir nutzen Paperless daher in unserem dailybusiness. Auch die Ausweiskopien und notwendigen persönlichen Angaben können wir direkt im Paperlessdokument vom Kunden anfragen, was uns die gesamte Bearbeitung des Prozesses erleichtert. Der Kunde kann seine Ausweiskopien beispielsweise in Paperless hinterlegen. Der Prozess mit Paperless ist für die Kunden sehr leicht und auch wenn mehrere Personen am Vertrag beteiligt sind, ist der Prozess reibungslos.

“Professioneller geht nicht. ”

5.0

In the last 3 months

Branko

Validated Reviewer

CEO at

AA-HA Group KG

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Wer das Thema digitale Unterschriften ernst nimmt, kommt an Paperless nicht vorbei. Die machen das wirklich auf höchstem Niveau. Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut und am Ende sind wir bei Paperless gelandet.

What did you not like?

Die Rules Engine ist sehr technisch, das könnte Anfänger abschrecken, aber uns nicht. Daher, wenn jemand Hilfe braucht, sind wir gerne Ansprechpartner und helfen dann dabei. Ansonsten ist das einzig Negative der Preis, aber das ist ja häufig bei guten Sachen so.

Which problems are you solving with the product?

Überall, wo man weniger Papier haben möchte, ist Paperless genau die richtige Wahl. Man kann nicht nur Verträge damit bearbeiten, sondern auch wie z.B. für unser Sommerfest ein Einladungsformular erstellenBei dem sichergestellt wird, dass die angemeldeten Personen auch Sie selber sind, da die E-Mail-Adresse überprüft wird.

“DSGVO (in Deutschland), gute API, komfortables UI, übersichtlich, guter Editor”

5.0

In the last 3 months

Rainer

Validated Reviewer

IT-Leiter at

dWERK

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Das Softwareprodukt überzeugt durch einen sehr komfortablen Dokumenteditor mit dynamischen Funktionen sowie eine übersichtliche Oberfläche, über die neue Dokumente aus Vorlagen von allen Mitarbeitern im Unternehmen schnell erstellt und angepasst werden können. Zudem bietet die Software eine hervorragende API inklusive einer gut verständlichen Dokumentation. Abgerundet wird das positive Gesamtbild durch einen stets schnellen und kompetenten Support.

What did you not like?

Der integrierte Dokumenteditor erfüllt grundlegende Anforderungen, lässt jedoch in puncto Funktionstiefe zu wünschen übrig. So fehlt beispielsweise die Möglichkeit, mehrere optionale Unterschriftenfelder flexibel zu konfigurieren – ein entscheidender Nachteil für Unternehmen mit mehreren gemeinsam zeichnungsberechtigten Geschäftsführern, die zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung noch nicht feststehen. Darüber hinaus gestaltet sich die Arbeit mit Word-Vorlagen wenig komfortabel, insbesondere bei Dokumenten mit kleiner Schrift wie Bankformularen, wo eine präzise Bearbeitung kaum möglich ist.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless lassen sich Vertragsdokumente vollständig automatisiert per API versenden, was manuelle Prozesse erheblich reduziert. Die Software fügt sich nahtlos in eine automatisierte Projektorganisationskette ein und ermöglicht so einen durchgängigen, medienbruchfreien Workflow. Das Ergebnis ist eine spürbare Zeitersparnis und ein deutlicher Effizienzgewinn im Dokumentenmanagement.

“Top Tool, welches unsere Prozesse an vielen Stellen verbessert”

4.5

In the last 3 months

Dominik,

Validated Reviewer

CEO at

copago AG

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Mit Paperless können wir digitale Signaturprozesse deutlich vereinfachen. Dokumente lassen sich schnell digitalisieren, automatisch verschlagworten und dank der leistungsstarken Volltextsuche jederzeit wiederfinden. Besonders praktisch ist die automatische Erinnerungsfunktion. Darüber hinaus hat man jederzeit einen guten Überblick, welche Unterschriftsprozesse noch offen sind. Ebenso sehr hilfreich ist die Möglichkeit verschiedene Workspaces einzurichten, auf die dann jeweils unterschiedliche Mitarbeitende Zugriff haben.

What did you not like?

Die Einrichtung und Konfiguration erfordert an einigen Stellen technisches Verständnis und ist daher etwas kompliziert. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, z.B. zu unserem ERP System weclapp.

Which problems are you solving with the product?

Angebote und Verträge werden mittlerweile über Paperless signiert. Insbesondere Angebote von Vertriebspartnern / Vermittlern können so übersichtlich und konform signiert werden.

“Sehr gutes e-Sign Tool”

4.5

In the last 3 months

Nadine

Validated Reviewer

GGF at

IMMOADDICT Immobilienservice GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Ich nutze Paperless.io seit ca. 2 Jahren als Alternative zu Docusign und schätze die einfachheit der Nutzung und die Verknüpfung mit meinem CRM (Propstack). Ich arbeite überwiegend mit den Formularen, sowohl für Mandate als auch für NDAs. Schnell, unkompliziert aufzusetzen und für den Empfänger sehr User friendly.

What did you not like?

Am Anfang muss man sich da etwas reinlesen, wenn man Platzhalter nutzen möchte. Die Formulare konnte ich bisher im CRM noch nicht so verknüpfen, dass ich sie direkt aus Propstack nutzen kann, aber das kommt bestimmt auch noch.

Which problems are you solving with the product?

schnellere Vertragsabschlüsse, keinen Papierkram mehr, rechtssichere Unterschriften und das Ganze auch noch DSGVO konform.

“Optimale digitale Vertragsabwicklung”

4.5

In the last 3 months

Benjamin

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

ABACUS-Nachhilfeinstitut Meyer GmbH

1-50 employees
Industry: Education Management

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Die integrierte Signaturfunktion ist ein massiver Vorteil. Die Unterschriften sind rechtssicher, DSGVO-konform und für unsere Kunden oder Partner extrem einfach digital abzuwickeln, ohne dass sie sich extra registrieren müssen. Früher mussten Verträge oft ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgeschickt werden. Durch paperless.io haben wir diesen Medienbruch eliminiert und bekommen rechtsgültige Unterschriften oft schon innerhalb kürzester Zeit.

What did you not like?

Eine Funktion für digitale Unterschriften direkt vor Ort (In-Person-Signing) wäre eine großartige Ergänzung für künftige Updates.

Which problems are you solving with the product?

Der größte Vorteil liegt in der Beschleunigung der gesamten Vertragsabwicklung. Von der initialen Erstellung interaktiver Formulare bis hin zur finalen Unterschrift läuft alles nahtlos in einem Tool. Die automatisierten Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Verträge zeitnah abgewickelt werden können.

“Die Lösung für alles!”

5.0

In the last 3 months

Bernd Schulz

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Bernd Schulz Immobilien GmbH und Co. KG

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Für unser Team, die ideale Lösung für eine mittelständigen Maklerbetrieb. Uns gefällt am besten der minimalistische und moderne Aufbau der Seite inklusive den Baukastensystem um Formulare anzulegen. Der Prozess ist super einfach und beschleunigt unsere Abschlüsse.

What did you not like?

Und gefällt alles. Die Nutzung ist der ideale Partner für unsere digitalen Prozesse.

Which problems are you solving with the product?

Wir lösen mit Paperless digitale Verträge, Urlaubsanträge, Übergabeprotokolle usw. und können so unsere Prozesse beschleunigen.

“Digitalisierung konsequent weiter gedacht ”

5.0

In the last 3 months

Maria

Validated Reviewer

Scientific Project Coordinator at

Erasmus+ SciLMi Teacher Academy

1-50 employees
Industry: Education Management

Use cases:

Contract ManagementE-SignatureWorkflow Management

What did you like?

Paperless bietet nicht nur elektronische Signaturen, sondern denkt Digitalisierung systematisch weiter. Während andere Tools meist nur die digitale Unterzeichnung von hochgeladenen PDFs erlauben, bietet Paperless eine Komplettlösung mit echter digitalter Formularverwaltung und effizienten Workflows. Das Paperless-Team steht immer mit Rat und Tat zur Seite und findet für jede Herausforderung eine Lösung. Wir sind begeistert.

What did you not like?

Wir würden uns eine öffentliche Roadmap und ein öffentliches Feature Request Forum wünschen (ähnlich Canny). Das Datenablagesystem ist noch ein bisschen ausbaufähig. Die für Formulare zur Verfügung stehende Versionierung würden wir uns auch für Templates wünschen. Eine Vorschau von hochgeladenen Attachments wäre auch toll.

Which problems are you solving with the product?

Wir haben Paperless für Reisekosten-Erstattungsanträge im Rahmen von europäischen Fortbildungen genutzt. Die hochgeladenen Tickets mussten von mehreren Personen geprüft werden. All das passiert automatisiert in einem Workflow, alle Aktivitäten werden dokumentiert und stehen nach Abschluss des Vorangs als Audit-Datei zur Verfügung. So sind wir für sämtliche Prüfungen und Audits perfekt gewappnet. Der Prozess war so selbsterklärend, dass bei 130 Abrechnungen keine Nachfragen kamen. Einfach toll!

“Hilfreiches Tool, dass Prozesse vereinfacht ”

4.5

In the last 6 months

Nico

Validated Reviewer

Senior Project Manager at

Berliner CSD e. V.

1-50 employees
Industry: Non-Profit Organization Management

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Es vereinfacht interne Prozesse enorm und bietet eine übersichtliche Struktur. Besonders die Möglichkeit, Dokumente schnell zu unterschreiben oder unterschreiben zu lassen, spart viel Zeit.

What did you not like?

Eine noch bessere Möglichkeit zur Erstellung von Rechnungen mit Paperless direkt, wäre super.

Which problems are you solving with the product?

Übersichtlichkeit, Schnelle Antworten und Unterschriften

“Wir nutzten Paperless seit etwa einem Jahr und sind grundsätzlich zufrieden. ”

4.0

In the last 6 months

Enrico

Validated Reviewer

Vorstand at

inviniti AG

1-50 employees
Industry: Financial Services

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

- Übersichtliche Struktur - Einfache handhabung des Builders - leichtes Erstellen von Vorlagen und Flows. Teammitglieder können sich nicht verlaufen.

What did you not like?

Es könnten noch mehr Elemente im Builder zur Auswahl stehen. Bilddateien werden nicht immer gut in Signaturen übernommen.

Which problems are you solving with the product?

Vornehmlich nutzen wir die Funktion E-Signaturen für Geschäftspartnerverträge, Nebenabreden

“ Ein Tool zur effizienten Zeit- und Aufwandsersparnis.”

5.0

In the last 6 months

Mirko

Validated Reviewer

Inhaber at

s.immo - Immobilienbüro Schwanke

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Paperless überzeugt durch seine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung: Hochgeladene PDF-Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden. Alternativ ermöglicht ein praktischer Baukasten die direkte Erstellung von Dokumenten innerhalb des Tools. Besonders hervorzuheben ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss: Unsere Kunden können jederzeit und von überall digital unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt.

What did you not like?

Im Arbeitsalltag haben sich bislang keine nennenswerten Schwächen gezeigt – insgesamt sind wir mit der Lösung sehr zufrieden.

Which problems are you solving with the product?

Statt Verträge auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, erfolgt die Unterzeichnung ganz einfach digital und mobil. Das beschleunigt den gesamten Abschlussprozess deutlich.

“Schnell und unkompliziert”

4.0

In the last 6 months

Lennard

Validated Reviewer

Head of Corporate Development at

KENSINGTON

51-1000 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Oberfläche, sie ist unkompliziert und übersichtlich. Insgesamt kommt man sehr leicht und ohne Erklärung auf der Oberfläche klar. Wie ich signiere kann man in 15 Minuten Calls erklären.

What did you not like?

Es ist manchmal noch schwierig große Verträge via Paperless zu individualisieren

Which problems are you solving with the product?

Schnelligkeit in Unterschrift und weniger Drucken

“Unkomplizierte Lösung eines deutschen Anbieters”

5.0

In the last 6 months

Christoph

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Stauffer - Medien & IT GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Wir genießen es sämtliche Vertragsdokumente und Unterschriften mit Paperless digitalisieren zu können. PDFs hochladen und digital signieren, dynamische Vertragsdokumente selbst erstellen, oder Formulare auf der Website zur Unterschrift veröffentlichen. Alles kein Problem und für uns im Alltag extrem hilfreich,

What did you not like?

Nichts. Wir sind rundum zufrieden und würden Paperless jeder Zeit weiterempfehlen insbesondere auch, weil es eine deutsche Lösung ist.

Which problems are you solving with the product?

Keine Verträge und Dokumente mehr, die ausgedruckt werden, um sie zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Wir haben beispielsweise auch die SEPA-MANDATE oder AV-VERTRÄGE mit Kunden mit Paperless vollständig in unsere Website integrieren und digitalisieren können.

“Einfache Anwendung, transparenter Workflow”

5.0

In the last 6 months

Niklas

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

faco Immobilien GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Gliederung verschiedener Workspaces sowie der Baukasten für Vorlagen und Dokumente. Das Handling ist insgesamt sehr einfach und bedarf keiner großen Schulung

What did you not like?

Mir gefällt nicht, dass ich es bislang nicht wirklich in Office365, Outlook o.ä. einbinden kann.

Which problems are you solving with the product?

Schnelle Unterschriften geografisch unabhängig. Beispiel: Mietverträge in Schriftform obwohl Vermieter und Mieter 600km voneinander entfernt sind.

“Es erleichtert die Arbeit in der Verwaltung ungemein. ”

5.0

In the last 6 months

Marco

Validated Reviewer

Abteilungsleiter at

Gymnasien im Ellental I und II

51-1000 employees
Industry: Education Management

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Die unkomplizierte Art rechtsscher Verträge mit den Eltern abzuschließen und die einfache Art Verträge zu erstellen. Excelexport

What did you not like?

Verbesserungen sehe ich noch in der Benachrichtigungseinstellung. Teilweise müssten wir mehr Einstellungen gegeben sein, die man individueller anpassen kann. Bei 200 Verträgen werden Mails und Erinnerungen schnell herausfordernd. Auch wäre ein "Mehrfachlöschen" oder Mehrfachdownload" von Dateien wäre super

Which problems are you solving with the product?

Profilwahlen, Leihverträge und Abmeldungen. Vorteil für uns ist der Export als Excel und das unkomplizierte Ausfüllen für die Eltern

“funktioniert gut für elektronische Signaturen inklusive QES”

4.0

In the last 6 months

Felix

Validated Reviewer

Operations Manager at

ECFR

51-1000 employees
Industry: Non-Profit Organization Management

Use cases:

E-Signature

What did you like?

funktioniert gut und einfach für elektronische Signaturen inklusive QES; einfache Benutzeroberfläche und verständliche Navigation; klar kalkulierbare Kosten inkl Vergünstigung für gemeinnützige Organisation

What did you not like?

Dokumententyp derzeit noch auf PDF beschränkt. Das sollte noch durch Word-Dokumente ergänzt werden. Funktionalität für Stapelsignaturen wäre auch ergänzend noch hilfreich. Kleinigkeiten sind auch be der englischen Variante noch zu verbessern, z.B. das ausschliesslich vorhandene US Datumsformat

Which problems are you solving with the product?

Nutzung vor allem für elektronische Signaturen

“Tägliche Nutzung: Einfach und effektiv”

5.0

In the last 6 months

Jens

Validated Reviewer

Leitung IT at

GBS-ES

51-1000 employees
Industry: Electrical/Electronic Manufacturing

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Flexible Konfiguration ohne Schulungsaufwand und Zeitverlust. Übersichtliche Dokumentation. Leistungsstarke Suchfunktionen. Spart Nutzern täglich viel Zeit.

What did you not like?

Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise etwas distanziert, da sie sehr technologieorientiert ist. Ich denke, die mobile Nutzererfahrung könnte mehr Anpassungsmöglichkeiten bieten als bisher. Automatisierungen erlauben nur begrenzte Anpassungen.

Which problems are you solving with the product?

Unübersichtliche Papierablagen, was Zeitverlust durch manuelle Suche erspart. Schneller Zugriff durch die Volltextsuche mit klarer Struktur und Ordnung

“Paperless macht Paperwork so viel einfacher”

5.0

In the last 12 months

Franziska

Validated Reviewer

CEO at

form21 GmbH

1-50 employees
Industry: E-Learning

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Paperless ist super nutzerzentriert gestaltet - easy peasy in der Handhabung und das Preismodell ist sehr anwenderfreundlich. Wir nutzen die Software inzwischen fast täglich. Die Vorlagen optimieren Prozesse extrem.

What did you not like?

Design der einzelnen Dokumente ist manchmal komisch - Schriftgrößen etc. Liegt wohl an dem responsive Design.

Which problems are you solving with the product?

Unterschriftenmanagement, Arbeitsverträge, Lizenzverträge mit Kunden - alles worauf Unterschriften zu finden sind.

“Zeitersparnis vom Feinsten”

5.0

In the last 12 months

Timo

Validated Reviewer

Objektbetreuung at

Klammer und Zeh GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Das einfache Handling bei der Erstellung von zu unterzeichnenden Dokumenten. Vor allem die Erstellung von Templates. In wenigen Minuten habe ich wiederkehrende Unterlagen verschickt.

What did you not like?

Hier gibt es für meine Zwecke nichts zu beanstanden. Unsere Anforderungen werden alle erfüllt.

Which problems are you solving with the product?

Wiederkehrende Vertragsunterlagen kann ich in wenigen Schritten an Kunden versenden.

“Interessantes tool für Verträge.”

3.5

In the last 12 months

Simon

Validated Reviewer

CEO at

ESRA GmbH

1-50 employees
Industry: Sicherheit & Privatermittlungen

Use cases:

Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Gutes Tool um rechtssichere Verträge abzuschließen.Serien-Brief Funktion ist sehr hilfreich. Automatisches nachfassen beim Kunden einstellbar.

What did you not like?

landed öfter bei Kunden im Spam-Filter, manche Kunden weigern sich den Link zu öffnen. Erstellung von Dokumenten teilweise nicht intuitiv.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen es für die Erstellung von Wartungsverträgen.

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