Paperless Reviews (46)

What users say about Paperless

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“Verträge nun digital statt analog ”

5.0

Older than 12 months

Giuliano

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

NETZFABRIK UG

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Man kann frei Textblöcke definieren und diese anordnen. Dokumente können in einem eigenen Design angefertigt werden und wir können hier auch mehrere Workplaces anlegen. Auch der Support ist super schnell und kompetent. Es müssen keine Dokumente direkt in Paperless angefertigt werden, es können auch PDFs hochgeladen werden.

What did you not like?

Leider fehlt aktuell noch AES oder QES, das soll jedoch in naher Zukunft nachgeliefert werden. Ein eigener E-Mailserver wäre wünschenswert als auch die Integration in HubSpot. Die Signatur per SMS wäre wünschenswert.

Which problems are you solving with the product?

Wir können nun Verträge digital unterzeichnen lassen und sparen uns so den Papierkram. Wir haben alles digital und direkt in einer Ablage sichtbar, wer noch unterschreiben muss. Somit können wir unsere Workflows verbessern.

“Ein klar strukturiertes, rechtssicheres Tool für unkomplizierte Vertragsunterzeichnungen”

5.0

In the last 30 days

Jonas

Validated Reviewer

Projektmanager at

regionalwerke GmbH & Co. KG

1-50 employees
Industry: Versorgungswirtschaft

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Paperless überzeugt durch seine einfache Handhabung: Entweder lässt sich ein hochgeladenes PDF-Dokument in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden, oder der praktische Baukasten ermöglicht das direkte Erstellen von Dokumenten im Tool. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur erweist sich dabei als äußerst hilfreich. Zudem ist die Möglichkeit, Formulare zu erstellen und diese unkompliziert per Link zu verteilen, ein großer Pluspunkt. Abgerundet wird das Gesamtbild durch einen sehr guten Service und eine superschnelle Rückmeldung bei Fragen, was die Nutzung besonders angenehm macht.

What did you not like?

Mir sind bei Paperless lediglich kleinere Schwächen aufgefallen. So lassen sich die in ein hochgeladenes PDF eingefügten Textfelder, die vom Signierenden ausgefüllt werden sollen, teilweise nicht vollständig homogen in das bestehende Dokument einfügen. Auch der Bausteinkasten für Paperless-Dokumente könnte noch etwas ausgefeilter sein. Beispielsweise wäre es hilfreich, wenn sich eingefügte Tabellen mit auszufüllenden Checkboxen kombinieren ließen. Insgesamt handelt es sich jedoch um Kritik auf sehr hohem Niveau, denn das Team von Paperless reagiert schnell und zuverlässig auf jede Problemstellung.

Which problems are you solving with the product?

Paperless löst gleich mehrere praktische Herausforderungen im Arbeitsalltag: Das mühsame „Hinterher-rennen“ nach Unterschriften entfällt vollständig, da Dokumente digital, schnell und nachvollziehbar unterzeichnet werden können. Besonders bei Protokollen oder Vereinbarungen, die von mehreren Personen signiert werden müssen, vereinfacht das Tool den gesamten Prozess erheblich. Durch rechtssichere Unterschriften bietet es zudem ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Ein weiterer Vorteil ist die hochwertige Optik sowie die sehr gute Usability für die signierende Person, wodurch der Unterzeichnungsprozess für Kundinnen und Kunden besonders angenehm und professionell wirkt.

“Moderne Dokumentenprozesse, die wirklich Zeit sparen!”

5.0

In the last 30 days

Florian

Validated Reviewer

Junior-Prozessmanager at

CLASSEN Gruppe

1001+ employees
Industry: Paper & Forest Products

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Am besten gefällt uns, dass Paperless.io komplexe Dokumentenprozesse in eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche überführt. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv arbeiten. Besonders hilfreich ist die flexible Automatisierung – wiederkehrende Abläufe lassen sich in wenigen Minuten als Templates oder Workflows abbilden, was manuelle Nacharbeiten nahezu vollständig eliminiert. Das Preismodell von Paperless.io ist ebenfalls positiv hervorzuheben: Es ist transparent, fair strukturiert und ermöglicht es auch kleineren Teams, ohne große Anfangsinvestitionen direkt produktiv zu starten. Besonders angenehm ist, dass Funktionen klar nachvollziehbar gestaffelt sind und man genau für den Umfang bezahlt, den man tatsächlich benötigt.

What did you not like?

Bisher ist uns im täglichen Einsatz nichts wirklich Gravierendes aufgefallen, sodass wir insgesamt sehr zufrieden mit der Lösung arbeiten können.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless.io lösen wir vor allem die Probleme rund um manuelle Dokumentenprozesse, wie das Verlieren von Dateien, langwierige Abstimmungen oder fehleranfällige manuelle Freigaben. Papierbasierte Abläufe gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente digital erfasst, versioniert und zentral verwaltet werden.

“Effizientes Vertragsmanagement mit Paperless”

5.0

In the last 3 months

Ida

Validated Reviewer

Specialist Sales & New Business Development at

enviado GmbH

1-50 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Paperless hat unser gesamtes Vertragsmanagement enorm vereinfacht. Besonders hilfreich ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss. Unsere Kunden können bequem digital von unterwegs unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt hat. Außerdem behalten wir dank der klaren Übersicht und automatischen Reminder jederzeit den Überblick über alle Verträge. Auch das Erstellen und Anpassen von Verträgen ist heute super einfach. Früher musste unsere MarCom-Abteilung eine InDesign-Datei ändern, wenn wir eine Formulierung oder einen Vertragsbestandteil anpassen wollten, jetzt können wir das direkt selbst machen. Und nicht zuletzt ist der Support großartig: unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und kümmert sich zuverlässig um unsere Anliegen.

What did you not like?

Ich würde mir einen Formelkatalog wünschen. Es gibt ein Hilfe-Portal, allerdings wäre es super, wenn es eine kompakte Seite gäbe, auf der direkt die Formel-Bausteine zu finden sind. Zu Beginn mussten wir unsere Prozesse ein wenig an Paperless anpassen. Theoretisch ist alles möglich, allerdings teilweise mit zusätzlichen Entwicklungskosten verbunden. Inzwischen haben wir uns aber komplett daran gewöhnt, wissen genau, was Paperless kann und möchten es im Alltag nicht mehr missen.

Which problems are you solving with the product?

Paperless hat unseren Vertragsprozess stark vereinfacht. Unsere Kunden müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss enorm. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.

“Ein solides Dokumentenmanagement und e-signature Tool.”

4.5

Older than 12 months

Anita

Validated Reviewer

Projektleiter at

ARAG

1001+ employees
Industry: Versicherung

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Ich verwende Paperless nun seit einiger Zeit und bin absolut begeistert von dem Tool. Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumenten und Vertragsmanagement papierlos und effizient gestalten. Man kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Zum anderen sind Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung etabliert. Es besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen. Ich musste nicht stundenlang die Bedienungsanleitung studieren, um loszulegen.

What did you not like?

In den bisher gemachten Erfahrungen konnten nur wenig konkrete Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt werden. Der Kundenservice bietet hinsichtlich der Breite an Kanälen zur Erreichbarkeit (24/7 Hotline, Chat und E-Mail) und hinsichtlich der Qualität des Supports noch Raum für Verbesserungen. Zudem sollte etwas mehr Marketing betrieben werden, um als Alternative zu den Platzhirschen wie zum Beispiel Adobe Sign wahrgenommen zu werden.

Which problems are you solving with the product?

Mit dem Produkt lassen sich Verträge ganz simpel (aus)gestalten und formulieren. Nach der Erstellung können die Dokumente an einen Vorgesetzten beziehungsweise Unterschriftsberechtigten zur Kontrolle und Unterschrift weitergegeben werden. Der ganze Workflow funktioniert papierlos und ist in den einzelnen Bearbeitungsschritten nachvollziehbar. Außerdem entspricht alles den datenschutzrechtlichen Standards und Vorschriften. Als jemand, der früher viele physische Dokumente hatte, habe ich jetzt die Möglichkeit, all meine Unterlagen digital zu speichern. Die intelligente Suchfunktion hilft mir, jedes Dokument im Handumdrehen zu finden, selbst wenn ich mich nur an wenige Stichwörter erinnern kann.

“Einfache Vertragserstellung mit Templates”

4.5

Older than 12 months

Kevin

Validated Reviewer

CTO at

Fynn UG (haftungsbeschränkt)

1-50 employees
Industry: Financial Services

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Mit Paperless wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel. Zudem können einfach und schnell auch wiederkehrende Dokumente wie NDA's etc. für unterschiedlichste Personen erstellt und versendet werden. Dank der zu definierenden Variablen innerhalb eines Dokuments, ist das abändern von Informationen zur Person, Adresse etc. schnell und einfach.

What did you not like?

Dokumente können aktuell einfach per Link unterschrieben werden, was ein Risiko bei kritischeren Dokumenten darstellt. Hier wäre es wünschenswert wenn dies um einen 2. Faktor erweitert wird. Zudem wäre das Zuweisen von Dokumenten zu Ordnern zur besseren Übersichtlichkeit super.

Which problems are you solving with the product?

Dank Paperless können wiederkehrende Dokumente einfach und schnell bereitgestellt werden. Es findet kein Chaos mehr mit Worddateien statt, in denen mühselig die richtigen Platzhalter gefunden und ersetzt werden müssen. Womit weniger Fehler auftauchen. Zudem ist die Digitalisierung der Vertragsunterzeichnung in Zeiten von Remote-Zusammenarbeit ein extremer Zugewinn.

“Smoothe GUI mit allen wichtigen Funktionen”

4.5

In the last 30 days

Ivo

Validated Reviewer

Projekt Manager Corporate Development at

MetrioPharm Deutschland GmbH

1-50 employees
Industry: Pharmaceuticals

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Web-GUI ist sehr aufgeräumt und ich habe sehr schnell durchblickt, wo ich die Funktionen finde. Das Preismodell ist transparent. Der Kundenservice ist sehr gut - wir haben sehr schnell Antworten bekommen auf Angebotsfragen oder Supportfragen - bei anderen Anbietern dauert das viel länger

What did you not like?

Bisher konnte ich nichts wirklich Unangenehmes feststellen. Einen Kollegen hat es initial verwirrt, dass - wenn man das PDF mit Signaturfeldern versehen hat - man auf "Starten" klickt und dann nicht klar ist, ob es schon losgeht (= alle Signierenden werden per E-Mail informiert, Vorgang startet) oder es noch einen Zwischenschritt gibt ("willst Du wirklich...?"). So etwas lässt sich leicht verbessern. // Es werden nur PDF-Dokumente akzeptiert zum Signieren - wünschenswert wäre, wenn man Word-Dokumente hochladen könnte.

Which problems are you solving with the product?

Wir signieren damit Vertraulichkeitsvereinbarungen mit externen Partnern oder signieren für die Teilnahme an einer internen Schulung, z.B. Brandschutz

“Bye bye Zettelwirtschaft”

5.0

In the last 30 days

Tatjana

Validated Reviewer

Organic Social Media Lead at

Falkensteiner Hotels & Residences

1001+ employees
Industry: Hospitality

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Bei Falkensteiner Hotels & Residences setzen wir Paperless primär für die digitale Unterzeichnung unserer Fotonutzungsvereinbarung ein. Das Tool hat unseren gesamten Ablauf deutlich vereinfacht: Einfache Versendung: Models, Gästen oder Kolleg*innen wird ein automatisch generierter Paperless-Link zur Vereinbarung zugeschickt. Digitale Signatur: Die Unterzeichnung erfolgt vollständig digital – schnell, unkompliziert und sofort rechtsgültig. Automatische Ablage: Alle unterschriebenen Dokumente werden direkt in Paperless gespeichert und nach dem Namen der unterzeichnenden Person sortiert. Schneller Zugriff: Dadurch sind sämtliche Vereinbarungen jederzeit strukturiert auffindbar und sofort abrufbar.

What did you not like?

Es gibt aktuell nichts, was uns an dem Tool nicht gefällt. Mir fällt tatsächlich kein Nachteil ein.

Which problems are you solving with the product?

Paperless löst für uns vor allem organisatorische und administrative Herausforderungen. Wir sparen Zeit durch digitale Signaturen, vermeiden Papierchaos und manuelle Nachverfolgung, und haben alle Fotonutzungsvereinbarungen zentral, sauber sortiert und jederzeit abrufbar. Der größte Vorteil: ein deutlich schnellerer, effizienterer und transparenter Workflow – für uns und für alle, die unterschreiben.

“Paperless.io digitalisiert unsere Workflows und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich”

4.5

In the last 30 days

Max

Validated Reviewer

Vertrieb und QM at

Robert Decker Immobilien GmbH

51-1000 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder

+ 1 more

What did you like?

Paperless.io ist so intuitiv aufgebaut, dass wirklich jeder Mitarbeiter und sogar externe Kunden ohne große Erklärung damit zurechtkommen. Dadurch sparen wir im Arbeitsalltag enorm viel Zeit und beschleunigen interne wie externe Prozesse spürbar. Besonders hilfreich ist für uns das automatische Nachfassen, das sicherstellt, dass keine Aufgabe und kein Dokument mehr liegenbleibt.

What did you not like?

Aktuell fehlt eine Funktion, um Unterschriften aller Beteiligten direkt vor Ort einzuholen, ohne den Umweg über Formulare und E-Mail. In Situationen mit schlechter Internetverbindung ist dieser Prozess schwer praktikabel und verzögert den Abschluss. Eine native Vor-Ort-Signatur würde den Workflow deutlich robuster machen und perfekt abrunden.

Which problems are you solving with the product?

Paperless stellt sicher, dass Verträge vollständig und in einheitlicher Qualität zurückkommen – nicht mehr nur einzelne unterschriebene Seiten oder schlecht lesbare Scans. Dadurch vermeiden wir Rückfragen, sparen Zeit und können Abläufe deutlich sauberer dokumentieren. Zudem sorgt der digitale Prozess dafür, dass kein Schritt mehr verloren geht und alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen können, wo der Vorgang steht.

“Zeitersparnis durch schnelle und einfache Bedienung”

5.0

In the last 30 days

Erkan

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Europe Visum & Relocation Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen. Auch die digitale Unterzeichnung von Verträgen hat unsere Arbeit erleichtert und ermöglicht es uns, unseren Kunden einen professionelleren Service zu bieten.

What did you not like?

Es wäre viel nützlicher, wenn man im Programm Ordner erstellen und Dateien kategorisieren könnte.

Which problems are you solving with the product?

Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen.

“Benutzerfreundlich und effizient wie selten. Hervorragender Service!”

5.0

In the last 30 days

Anne

Validated Reviewer

IT-Administration at

Stadt Frankfurt am Main -Standesamt

51-1000 employees
Industry: Government Administration

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Paperless überzeugt auf ganzer Linie. Es funktioniert zuverlässig, ist sehr übersichtlich aufgebaut und lässt sich hervorragend an die eigene Bedürfnisse anpassen. Die Zusammenarbeit mit der Ansprechpartnerin macht das Ganze zusätzlich angenehm, denn dort wird man freundlich, aufmerksam und mit echter Rücksicht auf individuelle Anliegen begleitet. Auch Sonderwünsche werden unkompliziert aufgenommen und so umgesetzt, dass am Ende ein Ergebnis entsteht, das genau passt. Und selbst kleinste Rückfragen werden geduldig, verständlich und schnell beantwortet. Insgesamt fühlt man sich durch die Betreuung und das ausgereifte Produkt bestens aufgehoben.

What did you not like?

Das Produkt überzeugt sehr. Ein kleiner Kritikpunkt ist jedoch, dass manche Anpassungen etwas länger dauern können, da sie durch die Programmierung laufen und nicht sofort ungesetzt werden können. Das ist jedoch meckern auf sehr hohem Niveau.

Which problems are you solving with the product?

Paperless ermöglicht uns eine papierlose Antragsstellung.

“Bestes Tool für Verträge oder Onboarding Workflows!”

5.0

In the last 30 days

Colin

Validated Reviewer

CEO at

timefonds AG

1-50 employees
Industry: Telecommunikation

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Paperless bietet einen wirklich sehr sehr einfachen Editor, mit dem man in wenigen Klicks ein Dokument erstellen kann, inkl. Signatur, Eingabefelder, etc. Gleichzeitig kann man aber auch über die API jedes Template programmatisch ansteuern, womit es sich auch super eignet für die Integration in eigene Software-Lösungen oder Workflows. Man kann ferner mehrere Workspaces haben, so dass wir einen fürs Kunden, einen fürs Management, für HR, etc. haben, ohne dass diese für die anderen sichtbar sind. Es ist wirklich super, und ich hatte bisher noch nie Bugs!

What did you not like?

Paperless ist noch ein relativ junges Produkt, so dass bestimmte Quality-of-Life Features noch nicht vorhanden sind. Beispielsweise werden Variablen nur in einem Template gespeichert, und nicht im kompletten Workspace. Auch Standard-Integrationen in Tools wie Slack oder Hubspot fehlen noch, aber das kommt sicher alles noch.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless funktionieren alle Vertagsprozesse digital. Wir können damit auch Information oder Dokumente einsammeln, das ganze an jedem Endgerät.

“Top Kundenservice, einfach zu nutzten und gibt viel Mehrwert im Berufsalltag.”

5.0

In the last 30 days

Dario

Validated Reviewer

Marketing Manager / Verkaufsupport at

i24 immobilien gmbh

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

Paperless ermöglicht es uns, Dokumente schnell und flexibel selbst zu erstellen. Der Service ist durch und durch digital aufgebaut und unterstützt uns enorm in der täglichen Arbeit. Besonders hervorzuheben ist der Kundensupport: immer erreichbar, extrem speditiv und lösungsorientiert. Man merkt, dass sie auf individuelle Wünsche eingehen und auch bereit sind, die extra Meile zu gehen, damit alles funktioniert. Für uns ist das ein Service mit echtem Mehrwert.

What did you not like?

Beim Erstellen von Dokumenten könnten noch mehr vorgefertigte Bausteine verfügbar sein, damit man gewisse Standardbereiche noch schneller abdecken kann. Das würde den Workflow zusätzlich optimieren.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless können wir Mietverträge, Anmeldeformulare und Auftragsdokumente digital und effizient erstellen, was unseren Arbeitsprozess spürbar beschleunigt. Durch die automatisierten Abläufe sparen wir viel administrative Zeit, die früher für manuelle Dokumentenbearbeitung und Abstimmung angefallen wäre. Zusätzlich erhöht die digitale Abwicklung die Übersichtlichkeit und reduziert Fehlerquellen, was insgesamt zu einem professionelleren und zuverlässigeren Workflow führt.

“Digitale Unterschriftenlösung mit API”

4.0

In the last 30 days

Colin

Validated Reviewer

Leiter Kunden- und Auftragsmanagement at

EGIN-HEINISCH GmbH u. Co. KG

1-50 employees
Industry: Machinery

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die vollständige Integration der relevanten Daten und Prozesse per API-Schnittstelle in unser Customer-Relationship-Management-System (CRM) zur effizienten Kundenbetreuung und -verwaltung.

What did you not like?

Selten trat ein Fehler mit der Schnittstelle auf, der von unserer IT in Kooperation mit Paperless gelöst wurde.

Which problems are you solving with the product?

Digitale Signaturprozesse von Angeboten.

“Perfekt und deutlich zuverlässige als meine Erfahrung mit Wettbewerbsprodukten”

5.0

In the last 30 days

Jörg

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

dataLoom. GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Paperless verfügt über einen klaren und sehr einfachen Workflow, sowie intuitiver Bedienung. Kommunikation war sehr schneller, die Lösung scheint wesentlich stabiler zu funktionieren als der Marktführer bei dem wir die Nerven verloren haben.

What did you not like?

Ich kann von keinen negativen Punkten berichten, da sowohl der Salesprozess als auch bisherige Supportfälle einwandfrei erledigt wurden.

Which problems are you solving with the product?

Interne wie externe Unterschriftsprozesse, lückenlose Dokumentation der Unterschriftsprozesse, automatische Weiterleitung von unterschriebenen Dokumenten

“Total einfach, praktisch und unkompliziert. Gibt für mich keine Alternative.”

5.0

In the last 30 days

Moritz

Validated Reviewer

Sales Manager at

Dewinter Akademie

1-50 employees
Industry: E-Learning

Use cases:

Document CreationE-Signature

What did you like?

Die Bedienung ist total einfach. Die Templates sind extrem praktisch, schnell umzusetzen und auf individuelle Situationen schnell anpassbar. Jeder meiner Kunden versteht, was er tun muss und es funktioniert einfach zuverlässig. Es gibt sehr viele verschiedene Optionen, die man einstellen kann und außerdem sieht es auch für den Kunden visuell sehr schön aus.

What did you not like?

Es gibt momentan nichts, was mich stört. Preis ist höher als bei der Konkurrenz aber angemessen.

Which problems are you solving with the product?

Extrem einfacher Vertragsschluss höhere Abschlusswahrscheinlichkeit durch einfache Bedienung und schnelle Unterschrift.

“Super Support & schnelle Hilfe”

5.0

In the last 30 days

Antonia

Validated Reviewer

CTO at

Marton GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Der Kundenservice ist richtig stark. Ich hatte eine Frage zum Signaturzertifikat, und mir wurde innerhalb von 5 Minuten geholfen – freundlich und kompetent. Das Onboarding mit Aleks war auch super!

What did you not like?

Nichts Gravierendes, höchstens, dass ich mir manchmal mehr Self-Service-Artikel wünsche.

Which problems are you solving with the product?

Viele administrative Aufgaben im HR-Bereich laufen jetzt automatisiert. Das spart uns wertvolle Zeit und minimiert Fehlerquellen im Tagesgeschäft.

“Praktisch und funktional mit gutem Lizenzkonzept”

4.5

In the last 30 days

Jan Marco

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Seven2one Informationssysteme GmbH

1-50 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Die Bedienung ist intuitiv und ohne großen Konfigurationsaufwand können unmittelbar digitale Unterschriften geleistet werden. Gleichzeitig sind alle notwendigen Verwaltungswerkzeuge an Bord um auch bei vielen Nutzern den Überblick zu behalten

What did you not like?

Aktuell fehlt noch die unsichtbare (also ohne Zusatzseiten) Integration der digitalen Inhalte in das signierte PDF-Dokument. Die Funktion steht aber bereits auf der Roadmap

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Paperless sowohl für leichtgewichtige interne Unterschriftsläufe, als auch für externe Dokumente mit Kunden und Lieferanten

“Enorme Zeitersparnis & perfekte Lösung für digitale Prozesse”

5.0

In the last 30 days

Tobias

Validated Reviewer

Vertrieb at

MADMEN Onlinemarketing GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Sehr intuitive Bedienung, Starke Automatisierungen und Workflows, Schnelle Dokumentensuche, Stabiler und verlässlicher Betrieb, Hervorragender Support

What did you not like?

Der Vertragsabschluss läuft aktuell noch über eine paperless.io-Domain. Das kann bei Neukund:innen zunächst etwas Verunsicherung auslösen. Für die Zukunft würden wir uns wünschen, diesen Prozess über die eigene Firmendomain abzuwickeln, um das Kauferlebnis noch professioneller wirken zu lassen.

Which problems are you solving with the product?

• Automatisierte Workflows statt manueller Fehler Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch, sauber und ohne ständiges Nacharbeiten – das spart Zeit und reduziert Fehler. • Zentrale Dokumentenverwaltung statt Dateichaos Alle Formulare, Verträge und Unterlagen liegen strukturiert an einem Ort und sind jederzeit schnell auffindbar. • Schnellere Abschlüsse durch moderne digitale Prozesse Kund:innen können Dokumente intuitiv ausfüllen und unterschreiben, was den Ablauf beschleunigt und professioneller wirken lässt.

“Einfach, modern und rechtssicher!”

5.0

In the last 30 days

Jonathan

Validated Reviewer

CMO at

GARREIS Warenpräsentation GmbH & Co. KG

51-1000 employees
Industry: Consumer Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Die Benutzeroberfläche ist super intuitiv. Selbst Kolleg:innen, die wenig digital-affin sind, kommen sofort klar. Besonders positiv: die rechtssichere QES-Integration – das war für unsere Rechtsabteilung entscheidend.

What did you not like?

Die Identifizierung über Video-Ident ist zwar teilweise etwas langwierig, deckt aber dafür alle Ausweistypen ab. Neben Video-Ident gibt es noch eID und KI-Ident.

Which problems are you solving with the product?

Früher mussten Verträge per Post hin- und hergeschickt werden – heute läuft alles digital. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht den gesamten Prozess wesentlich angenehmer.

“Mit Paperless haben wir eine Zeitersparnis von über 80 %”

4.0

In the last 3 months

Victoria-Sophia

Validated Reviewer

Seminarmanagerin & Key-Account Managerin at

Die Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen®

1-50 employees
Industry: Education Management

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

What did you like?

Die einfache Handhabung und keine Einschränkungen durch Nutzung über Webbrowser. So mehr man mit Paperless arbeitet, ist vieles selbsterklärend, und wenn man nicht weiterkommen sollte, erhält man schnelle Hilfe über den Support. Doch nicht nur das Kreieren von Formularen oder Templates, vor allem die Anwenderfreundlichkeit für den Endnutzer ist hervorragend. Sehr intuitiv und einfach.

What did you not like?

Anfänglich ist es schwer, dass gelöschte Elemente nicht mehr hervorrufbar sind. Man gewöhnt sich erst nach einer langen Zeit daran und macht sehr viele Kopien, zu denen man leicht den Überblick verlieren kann.

Which problems are you solving with the product?

Unser Vertriebsteam hat durch Paperless eine Zeitersparnis von über 80 % pro Angebotserstellung. Die Fehlerquote wird durch automatisierte Nutzung sehr niedrig gehalten, was wiederum jedem Vertriebler mehr Sicherheit am Arbeitsplatz gibt.

“Es ist für mich ein übersichtliches und zeitsparendes Tool zur digitalen Dokumentenverwaltung.”

5.0

In the last 3 months

Martin

Validated Reviewer

Sachbearbeiter at

KBW

51-1000 employees
Industry: Non-Profit Organization Management

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Man kann Formulare erstellen, Daten automatisch weiterverarbeiten, Dokumente signieren lassen und ganze Abläufe automatisieren – alles in einem System ohne Medienbrüche.

What did you not like?

Es gibt leider keine Fehlerbeschreibung, warum ein selbsterstellter Prozess nicht ausgeführt werden konnte.

Which problems are you solving with the product?

Vertragserstellung mit Datenübernahme aus Formularen. Datei-Upload Formular uvm.

“Digitale Formulare - einfach und sicher”

5.0

In the last 3 months

Hendrik

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Esch & Pickel GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Mit Paperless lassen sich komfortable, einfach zu nutzende Formulare & digitale Dokumente in kürzester Zeit erstellen - von einfachen Dokumenten mit eher statischen Texten bis hin zu flexiblen, dynamischen Formularen. Auch die Anbindung an unser Dokumentenmanagement über die API war Dank guter Dokumentation und schnellem Support schnell realisiert.

What did you not like?

Die Filtermöglichkeiten im Dashboard könnten etwas erweitert werden, wobei das für uns nicht so relevant ist, da die Dokumente auch parallel im DMS abgelegt und recherchierbar sind.

Which problems are you solving with the product?

Digitalisierung unserer Verträge mit Kunden, Vereinbarungen und Anttäge im Bereich HR, aber auch Checklisten etc.

“Nettes Team und Top Lösung!”

5.0

In the last 3 months

Tony Jasmin

Validated Reviewer

Head of Business Operations & Marketing at

ASG Remscheid Autohaus e.K.

51-1000 employees
Industry: Automotive

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

die einfache Verwendung und der Support Chat bei dem immer jemand erreichbar ist und schnell hilft. Auch wenn es noch keine Lösung gibt, findet jemand innerhalb weniger Tage eine Möglichkeit zur Umsetzung des Anliegens!

What did you not like?

Mir ist bisher nichts aufgefallen was mir nicht gefällt oder anders gelöst werden müsste

Which problems are you solving with the product?

Unsere Ankaufs- und Verkaufsverträge digitalisieren. Mitarbeiterumfragen. Kundendaten in Excel listen rausziehbar

“Ideal für kleinere Kommunen!”

5.0

In the last 3 months

Beatrice

Validated Reviewer

Kommune

51-1000 employees
Industry: Government Administration

Use cases:

Online Form Builder

What did you like?

Die intuitive Oberfläche, die vielfältigen Möglichkeiten und vor allem die integrierte fortgeschrittene Signatur mit der Möglichkeit der Erweiterung zur qualifizierten. Formulare zu erstellen war noch nie so leicht und macht super viel Spaß! Auch den Kollegen gefällt das Tool!

What did you not like?

Leider ist es bis jetzt noch nicht ganz bekannt und die Zusatzoptionen, die hinzugebucht werden können, sind finanziell in der angespannten Haushaltslage nur mit Mühe zu stemmen. Ich würde mir wünschen, dass mehr Fokus auf Barrierefreiheit als Standard gelegt wird, ebenso eine automatische Übersetzungsmöglichkeit!

Which problems are you solving with the product?

Formularerstellung ganz klar. Transparente Informationen für antragstellende Personen und Schnittstellen.

“Endlich faire Preise – ohne Nutzerlimit”

5.0

In the last 3 months

Philipp

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

SiteView GmbH

1-50 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 1 more

What did you like?

Das Preismodell von Paperless ist super fair. Wir können das ganze Team einladen, ohne dass die Kosten explodieren. Das ist bei anderen Tools leider anders. Jetzt sind endlich alle, vom Vertrieb bis zur Buchhaltung, im gleichen System.

What did you not like?

Das Dashboard könnte etwas kompakter sein, wenn viele Nutzer parallel aktiv sind – aber das ist eher ein Luxusproblem.

Which problems are you solving with the product?

Alle Abteilungen arbeiten endlich auf derselben Plattform. Kein Hin und Her zwischen Tools, keine Lizenzsorgen – das spart Abstimmungszeit und Nerven.

“An essential tool for digitizing companies”

5.0

In the last 3 months

Jack-Leonard

Validated Reviewer

Business Development Manager at

Hekatron Vertriebs GmbH

51-1000 employees
Industry: Öffentliche Sicherheit

Use cases:

Contract ManagementDocument CreationE-Signature

+ 2 more

What did you like?

The simplicity strikes out by far. It is very easy to setup documents, distribute and track them. Introducing the tool to our teams usually takes only a few minutes, as of its high intuitivity. Feedback throughout different users is very positive. Also, it is an essential tool for entire processes that exceeded my expectations by far.

What did you not like?

When basic functionalities (signatures only) are used, everything is super easy. When diving into the processes, you need a bit more than common sense to manage all the variations of the low-code requirements. That is the only downside that's decellerating, but the great support of Paperless usually helps to get rid of problems asap.

Which problems are you solving with the product?

We automate entire processes, from internal to external and thus got rid of many time-consuming, conventional paper-based steps. The major result is an enormous amount of time saved and thus a huge increase of output and productivity.

“Paperless - Erfahrungsbericht nach rund 3 Jahren”

5.0

In the last 3 months

Christian

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

coliex systems GmbH

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

Document CreationE-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

Paperless ist sehr simpel zu nutzen. Klasse ist die Möglichkeit eigene Dokumenten-Templates zu erstellen und diese als Formular zu veröffentlichen. Was wir gerne und viel nutzen ist der automatische Reminder

What did you not like?

Alles was in irgendeiner Richtung fortgeschrittenere Use-Cases sind bedarf eigener kostenpflichtiger Module (z.B. Logik in den Formularen, SSO). Diese Funktionen würde ich als Standard erwarten. Schön wäre außerdem wenn man den Mailversand über die eigene Domain abwickeln könnte

Which problems are you solving with the product?

Wir haben Papier-Verträge durch Paperless vollständig abgeschafft. Kundenverträge sowie Arbeitsverträge wickeln wir vollständig Digital mit Paperless ab. Wiederkehrende Dokumente (z.B. SEPA Mandate, Kunden-Onboarding-Formulare, Personalfragebogen) haben wir als Formular per Link veröffentlicht.

“Gute Anwendung für digitale Verträge”

5.0

In the last 3 months

Daniel

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Mauritz Steuerberatungsgesellschaft mbh

1-50 employees
Industry: Accounting

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Unkompliziert, einfach, transparent… ein gutes Tool für meine Zwecke, Unterlagen digital zeichnen zu können. Kann ich gerne weiterempfehlen.

What did you not like?

Die Verbesserungsvorschläge sind kommuniziert und sollen zeitnah umgesetzt werden, hat aber kein Einfluss auf mein positive Bewertung

Which problems are you solving with the product?

Alle Verträge, Steuerklärungen etc. können digital unterschrieben werden, einfach, unkompliziert, transparent und rechtssicher für alle Personen

“Jetzt auch Versand von Riester-Verträgen möglich”

4.5

In the last 3 months

Miriam

Validated Reviewer

Strategische Einkäuferin at

Vulcan Energie Ressourcen GmbH

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Contract ManagementE-Signature

What did you like?

Ein besonderer großer Vorteil ist, dass die Seitenanzahl der PDFs unbegrenzt ist. im Gegensatz zu anderen Signaturprogrammen, die häufig auf maximal 100 Seiten begrenzt sind. Ebenfalls sehr hilfreich finden wir, dass man jederzeit nachvollziehen kann, wann eine Person das Dokument geöffnet hat und in welchem Bearbeitungsstatus es sich gerade befindet. Besonders positiv finden wir auch, dass man frei Textblöcke definieren kann und eigene Design erstellen kann. Service bislang sehr hilfsbereit und antwortet schnell

What did you not like?

Gelegentlich dauert es etwas länger, bis ein hochgeladenes Dokument vollständig geladen ist. Das liegt jedoch vermutlich an der Größe beziehungsweise Länge des Dokuments.

Which problems are you solving with the product?

Da wir regelmäßig umfangreiche Verträge versenden und Unterschriften einholen müssen, stellte das bisher eine große Herausforderung dar. Mit Paperless haben wir nun die ideale Lösung gefunden, um diesen Prozess einfach und zuverlässig abzuwickeln.

“Tolles Tool - Unkompliziert und effizient”

4.0

In the last 3 months

Natascha

Validated Reviewer

Zuständig für Projekte- und Prozessoptimierungen at

BetterDoc GmbH

51-1000 employees
Industry: Hospital & Health Care

Use cases:

Document Creation

What did you like?

Die Software ist unkompliziert und intuitiv bedienbar. Auch technisch weniger versierte Nutzer finden sich schnell zurecht. Die verschiedenen Tools und die daraus resultierenden Anpassungsmöglichkeiten gefallen mir am besten.

What did you not like?

Derzeit gibt es für mich keine Mängel oder Kritikpunkte. Eventuelle Bedenken oder Schwierigkeiten werden vom Paperless-Team schnell und effizient behoben.

Which problems are you solving with the product?

Wir können ganz unkompliziert Dokumente teilen

“Erleichtert enorm. Perfekts Tool.”

5.0

In the last 3 months

Sascha

Validated Reviewer

Chief Learning Officer at

b'mine Düsseldorf

51-1000 employees
Industry: Hospitality

Use cases:

Workflow Management

What did you like?

Die Formular Funktion, ich kann den Link versenden und jeder kann mir das nötige Formular ausfüllen und unterschreiben, das ist mega praktisch.

What did you not like?

Also, wenn ich jetzt das Haar in der Suppe suche, dann könnte ich sagen, das wenn / dann ist nicht ganz so leicht, aber auch kein Drama.

Which problems are you solving with the product?

1) Seminaranmeldung 2) Datenschutzschulung 3) Examensprüfungen - alles auf der Homepage verlinkt oder per E-Mail geschickt. Geht easy.

“Sehr gute und intuitive Anwendung mit super Support”

4.5

In the last 3 months

Martina

Validated Reviewer

Executive Assistant at

GEFASOFT

51-1000 employees
Industry: Industrial Automation

Use cases:

E-SignatureOnline Form Builder

What did you like?

hergestellt und gehostet in Deutschland, Datensicherheit, sehr guter Support, Preis/Leistungsverhältnis, offen für Verbesserungsvorschläge, Engine Rules

What did you not like?

mehr Möglichkeiten der Rechtevergabe und Lesbarkeit von Dokumenten in einem Workspace

Which problems are you solving with the product?

Unterschrifteneinholung - schnell und unkompliziert. Kein Papier mehr. QES - schnellere Bearbeitung von entsprechenden Dokumenten wenn Unterschreibende weltweit verteilt sind.

“Outstanding user experience ”

5.0

In the last 3 months

Lukas

Validated Reviewer

Founders Associate at

Evoltra GmbH

1-50 employees
Industry: Erneuerbare Energien & Umwelt

Use cases:

E-Signature

What did you like?

1. The usability is excellent – the interface is clean, modern, and intuitive, making it very easy to navigate even for first-time users. 2. Creating and tracking documents is straightforward and clearly structured, which helps maintain a great overview of ongoing processes. 3. The pricing and overall pricing model are very competitive compared to similar solutions, offering great value for money.

What did you not like?

Occasionally, loading times can be slightly longer when handling larger document batches, but it’s a minor issue overall.

Which problems are you solving with the product?

Paperless helps us streamline our document signing process by integrating e-signatures directly into our workflows. This eliminates the need for physical mailing and significantly reduces turnaround times. As a result, we’ve been able to speed up approvals, cut administrative overhead, and improve the overall efficiency of our document handling.

“Digitale Signaturen endlich unkompliziert”

5.0

In the last 3 months

Fabian

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Athlete Corner GmbH

1-50 employees
Industry: Health, Wellness and Fitness

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Ich liebe, wie einfach Paperless den Signaturprozess macht. Früher war das mit PDFs, Drucken und Einscannen ein Albtraum. Jetzt geht alles digital, sogar mit qualifizierter elektronischer Signatur. Besonders cool finde ich, dass ich Vorlagen einmal anlege und dann immer wieder nutzen kann.

What did you not like?

Die Integration in andere CRM-Systeme könnte noch ausgebaut werden, ist aber kein Muss.

Which problems are you solving with the product?

Im Vertrieb sparen wir täglich über eine Stunde Papierkram. Kund:innen können sofort online unterschreiben – kein Warten, kein Drucken, kein Nachhaken mehr.

“Hosting in Deutschland – das war mir wichtig”

5.0

In the last 3 months

Janna

Validated Reviewer

Co-Founder at

femfeel

1-50 employees
Industry: Health, Wellness and Fitness

Use cases:

E-Signature

What did you like?

What did you not like?

Man merkt, dass neue Features lieber stabil als schnell ausgerollt werden. Dafür funktioniert alles zuverlässig.

Which problems are you solving with the product?

Vertrauliche Kundendaten bleiben endlich dort, wo sie hingehören – in Deutschland. Unsere IT und Datenschutzbeauftragte sind begeistert von der Umsetzung.

“Gamechanger für unsere digitale Verwaltung!”

5.0

In the last 3 months

Maximilian

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Reach Hunter UG

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Ich bin so begeistert, dass ich mit Paperless nicht nur Signaturen, sondern auch Daten gleichzeitig abfragen kann – z. B. Adressen, Kontaktdaten oder Bankverbindungen. Das spart uns doppelte Formulare und viel Nacharbeit.

What did you not like?

Die Formularvorschau könnte etwas schneller laden, wenn man viele Felder nutzt.

Which problems are you solving with the product?

Kundendaten, Freigaben und Unterschriften laufen jetzt in einem einzigen Prozess zusammen. Das sorgt für weniger Fehler, schnellere Abläufe und einen professionellen Auftritt gegenüber Kunden.

“Große Erleichterung im Alltag”

5.0

In the last 3 months

Raphael

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Internetagentur Webwandel

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Der No-Code-Formularbuilder hat mich echt überrascht. Ich kann selbst Formulare erstellen, ohne zu programmieren. Das spart so viel Abstimmungsaufwand.

What did you not like?

Das Styling von Formularen ist etwas eingeschränkt – aber funktional passt alles.

Which problems are you solving with the product?

Kundendaten werden endlich strukturiert und automatisch erfasst. Kein Chaos mehr mit PDFs oder E-Mail-Anhängen, alles läuft zentral über Paperless.

“Paperless gehört zu meinem Alltag”

5.0

In the last 3 months

Luis

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Cherry Up GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Ich nutze Paperless seit über einem Jahr, und es ist aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Alles funktioniert zuverlässig – von der Erstellung bis zur Signatur.

What did you not like?

Wenn man mehrere Dokumente gleichzeitig hochlädt, dauert die Verarbeitung etwas.

Which problems are you solving with the product?

Verträge, Freigaben und interne Dokumente laufen jetzt automatisiert durch. Der Unterschied zu früher ist enorm – weniger manuelle Arbeit, mehr Übersicht.

“Die beste deutsche Alternative für DocuSign!”

5.0

In the last 3 months

Jannik

Validated Reviewer

Vertriebsleiter at

Mankido

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

E-Signature

What did you like?

Wir haben lange nach einer Lösung gesucht, die unsere Verträge nicht auf amerikanischen Servern speichert. Paperless hostet alles in Deutschland – das war für uns der entscheidende Punkt. DSGVO, Datenschutz, Compliance – alles passt. Gleichzeitig ist Paperless flexibler als DocuSign und bei hohem Dokumentenvolumen deutlicher günstiger.

What did you not like?

Man merkt, dass neue Features lieber stabil als schnell ausgerollt werden. Dafür läuft das System absolut zuverlässig und ohne Ausfälle – was am Ende wichtiger ist.

Which problems are you solving with the product?

Endlich können wir digitale Signaturen auf höchstem Sicherheitsniveau nutzen, ohne Datenschutzkompromisse einzugehen. Alle Dokumente bleiben in Deutschland, die Signaturprozesse sind nahtlos und rechtskonform – ein echter Gamechanger für Unternehmen, die Wert auf Datenschutz legen.

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