Paperless Reviews (72)
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“Top Support, super Automatisierungsmöglichkeiten!”
5.0
M
In the last 30 days
Marc-André
Validated Reviewer
Head of HR Management & Recuiting at
APCOA Deutschland GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Commercial Real Estate
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 2 more
What did you like?
⭐⭐⭐⭐⭐ Endlich keine Unterschriften mehr per Post!
Wir nutzen Paperless.io jetzt seit einigen Monaten für unsere Vertragsunterzeichnungen und möchten es nicht mehr missen. Was früher bedeutete – ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken – läuft heute in wenigen Minuten digital ab. Rechtssicher, eIDAS-konform und komplett in Deutschland gehostet.
Die Einrichtung war überraschend unkompliziert, und auch Kollegen und externe Partner, die noch nie mit E-Signaturen gearbeitet haben, kommen sofort damit zurecht. Kein langes Erklären, kein Hin und Her per E-Mail.
Was uns besonders überzeugt hat: Man merkt, dass das Produkt von Leuten gebaut wurde, die selbst wissen, wie nervig Papierprozesse sein können. Die Workflows sind durchdacht, die Formulare flexibel, und die API-Anbindung hat bei uns problemlos funktioniert.
Für uns als HR-Team ist es mittlerweile ein echter Alltagshelfer – ob Arbeitsverträge, Nachträge oder interne Dokumente. Alles läuft schneller, sauberer und nachvollziehbarer als vorher.
Klare Empfehlung für alle, die endlich weg vom Papierchaos wollen – und dabei keine Abstriche bei Datenschutz und Rechtssicherheit machen möchten.
What did you not like?
Ganz ehrlich – perfekt ist es nicht. Am Anfang muss man sich schon etwas reinfuchsen, die Einrichtung der Workflows hat bei uns etwas länger gedauert als gedacht.
Manchmal hat man auch das Gefühl, dass manche Funktionen noch nicht ganz zu Ende gedacht sind. Kleinigkeiten in der Oberfläche, wo man sich fragt warum das so gelöst wurde und nicht anders.
Aber mal ehrlich – das sagt man über fast jede Software. Unterm Strich überwiegen die Vorteile bei weitem und wir würden es trotzdem wieder einführen.
Which problems are you solving with the product?
Welche Probleme wurden gelöst?
Ehrlich gesagt war der Hauptgrund, warum wir angefangen haben zu suchen, dass uns das ewige Hin und Her mit Verträgen auf die Nerven gegangen ist. Ausdrucken, unterschreiben lassen, warten, einscannen – und dann ist der Scan unlesbar oder kommt wochenlang nicht zurück.
Besonders bei Leuten im Homeoffice war das echt mühsam. Man schickt was raus und hört erstmal nichts mehr.
Und die Ablage danach war auch immer so eine Sache – irgendwo liegt die unterschriebene Version, aber wo genau...
Seit wir Paperless.io nutzen ist das deutlich entspannter. Link raus, Kollege unterschreibt, fertig. Klar läuft nicht immer alles reibungslos und man muss sich am Anfang etwas einarbeiten – aber im Vergleich zu vorher ist es ein echter Unterschied.
Was uns am meisten geholfen hat: man sieht immer, wer was wann unterschrieben hat. Kein Nachfragen mehr, kein "hab ich das nicht schon zurückgeschickt?".
Für uns im HR hat sich das auf jeden Fall gelohnt.
“Verträge nun digital statt analog ”
5.0
G
Older than 12 months
Giuliano
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
NETZFABRIK UG
- 1-50 employees
- Industry: Internet
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Man kann frei Textblöcke definieren und diese anordnen. Dokumente können in einem eigenen Design angefertigt werden und wir können hier auch mehrere Workplaces anlegen. Auch der Support ist super schnell und kompetent. Es müssen keine Dokumente direkt in Paperless angefertigt werden, es können auch PDFs hochgeladen werden.
What did you not like?
Leider fehlt aktuell noch AES oder QES, das soll jedoch in naher Zukunft nachgeliefert werden. Ein eigener E-Mailserver wäre wünschenswert als auch die Integration in HubSpot. Die Signatur per SMS wäre wünschenswert.
Which problems are you solving with the product?
Wir können nun Verträge digital unterzeichnen lassen und sparen uns so den Papierkram. Wir haben alles digital und direkt in einer Ablage sichtbar, wer noch unterschreiben muss. Somit können wir unsere Workflows verbessern.
“Schnelle und einfache Verarbeitung vom Veträgen und Dokumenten ”
4.0
H
In the last 30 days
Hanna-Katharina
Validated Reviewer
Vemietungsmanagement at
BRAWO RE Property Management Brauschweig GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Ich mag an Paperless den einfachen und übersichtlichen Aufbau des Programms. Besonders hervorzuheben ist die effiziente und schnelle Verarbeitung von Dokumenten sowie die unkomplizierte Einholung von Unterschriften. Das automatisierte System, bei dem Dokumente der Reihenfolge nach versendet werden, erleichtert die Abläufe zusätzlich. Außerdem ist das Anlegen von immer wiederkehrenden Dokumenten eine enorme Zeitersparnis.
What did you not like?
Verbesserungspotenzial besteht bei den Erinnerungsmails für noch offene Dokumente, da hier derzeit keine zusätzlichen Empfänger nachträglich ergänzt werden können. Zudem wurde uns aus Sicht der Adressaten zurückgemeldet, dass es wünschenswert wäre, beim Öffnen von Paperless direkt eine klare Übersicht über alle noch offenen bzw. zu unterschreibenden Dokumente zu erhalten.
Which problems are you solving with the product?
Zeitnahe Versendung und der schnelle Abschluss von Wohnraummietverträgen und Stellplatzmietverträgen werden deutlich vereinfacht. Auch die Versendung von Datenschutzbestimmungen, SEPA-Lastschriftmandaten etc. funktioniert effizient und zuverlässig. Darüber hinaus unterstützt Paperless die interne Kommunikation im Unternehmen, z. B. beim Versenden von Entscheidungsvorlagen.
“Intuitives UI + guter Kundensupport. Gute Alternative zum PDF!”
4.5
T
In the last 3 months
Thomas
Validated Reviewer
IT-Systemadministrator at
Avento Intensivpflege GmbH & Co.KG
- 51-1000 employees
- Industry: Hospital & Health Care
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Am besten gefällt mir die intuitive Nutzeroberfläche – die Lernkurve ist sehr gering, man kann schnell ins erste Dokument starten. Das Tool ist von der Nutzung her super simpel, jeder kann damit arbeiten. Man merkt, dass die Entwickler mitgedacht haben und viele wichtige Funktionen ins Tool integrierten. Es ist ein junges Team, dem man anmerkt, dass sie mit dem Zeitgeist gehen. Der Kundenservice ist ausgezeichnet; man erhält in der Regel nach wenigen Minuten eine Rückmeldung zur jeweiligen Frage.
What did you not like?
Größter Kritikpunkt ist meines Erachtens der in Teilen (noch!) begrenzte Funktionsumfang in einigen Nischen-Fällen. Ein paar Beispiele: Es gibt (noch) keine Möglichkeit, Unterschreibende direkt am eigenen Endgerät unterschreiben zu lassen – sie benötigen eine eigene Mail-Adresse und ein eigenes Endgerät, auf dem sie das Dokument öffnen müssen. Dies ist insbesondere bei älteren Zielgruppen teilweise schwierig. Auch besondere Empfänger-Einstellungen (z.B. erst Empfänger A, dann parallel Empfänger B und C, erst dann Empfänger D) sind noch in der Entwicklung und bisher nur ein verstecktes Beta-Feature. Manche Features wie Regeln sind hinter höherpreisigen Abo-Modellen versteckt.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen Paperless für unsere Arbeitsprozesse, die mit digitalen Unterschriften zutun haben. Ich sehe die Vorteile insbesondere darin, dass wir nicht auf traditionelle Programme (wie Adobe) zurückgreifen müssen, das Erstellen und Unterschreiben von Dokumenten einfacher geworden ist und wir eine zentrale Ablage innerhalb des Programmes besitzen. Zudem ist die Rechtssicherheit ein wichtiger Aspekt, insbesondere im Kontext des Datenschutzes und ggf. NIS-2.
“Ist ein praktischer und effizienter Weg zur Kommunikation.”
5.0
D
In the last 6 months
Daniela
Validated Reviewer
Teamleiter Marketing at
Dr. Meindl und Partner Verrechnungsstelle GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Contract Management
What did you like?
Besonders hilfreich an Paperless ist, dass man Vorlagen für wiederkehrende Verträge strukturiert ablegen kann und dadurch bei neuen Fällen nur noch die jeweiligen individuellen Felder ausfüllen muss. Außerdem behält man jederzeit den Überblick darüber, ob Mandanten oder beteiligte Personen ein Dokument bereits geöffnet haben und wie weit der jeweilige Prozess fortgeschritten ist. Zusätzlich kann man bei Bedarf eine Erinnerung versenden, sodass die Empfänger erneut einen direkten Link zur Datei erhalten und offene Vorgänge schneller abgeschlossen werden.
What did you not like?
Was uns an Paperless weniger gefällt, ist, dass nicht abgeschlossene Dokumente nicht direkt als PDF exportiert werden können – dadurch bleibt oft nur der Umweg über einen Screenshot. Zudem ist es unpraktisch, dass gelöschte Dokumente nicht in einem Papierkorb landen und sich somit nicht erneut öffnen oder wiederherstellen lassen, falls sie versehentlich entfernt wurden. Ein weiterer Nachteil an Paperless ist, dass man ein Template versehentlich direkt bearbeiten und ausfüllen kann, ohne eine zusätzliche Sicherheitsabfrage zu erhalten. Sinnvoll wäre hier ein Hinweis oder eine Bestätigungsabfrage, ob man das ursprüngliche Template wirklich bearbeiten möchte oder stattdessen eine Kopie erstellen will. Dadurch ließen sich unbeabsichtigte Änderungen an Vorlagen vermeiden.
Which problems are you solving with the product?
Mit Paperless lassen sich Verträge strukturiert vorbereiten, verwalten und archivieren, wodurch der gesamte Abschlussprozess deutlich übersichtlicher wird. Durch gespeicherte Vorlagen können neue Verträge schnell erstellt werden, indem nur noch die individuellen Daten ergänzt werden. Außerdem behält man den Überblick, welche Verträge bereits geöffnet oder bearbeitet wurden, und kann bei Bedarf Erinnerungen versenden, um den Abschluss effizient voranzutreiben.
“Ein klar strukturiertes, rechtssicheres Tool für unkomplizierte Vertragsunterzeichnungen”
5.0
J
In the last 12 months
Jonas
Validated Reviewer
Projektmanager at
regionalwerke GmbH & Co. KG
- 1-50 employees
- Industry: Versorgungswirtschaft
Use cases:
Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Paperless überzeugt durch seine einfache Handhabung: Entweder lässt sich ein hochgeladenes PDF-Dokument in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden, oder der praktische Baukasten ermöglicht das direkte Erstellen von Dokumenten im Tool. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur erweist sich dabei als äußerst hilfreich. Zudem ist die Möglichkeit, Formulare zu erstellen und diese unkompliziert per Link zu verteilen, ein großer Pluspunkt. Abgerundet wird das Gesamtbild durch einen sehr guten Service und eine superschnelle Rückmeldung bei Fragen, was die Nutzung besonders angenehm macht.
What did you not like?
Mir sind bei Paperless lediglich kleinere Schwächen aufgefallen. So lassen sich die in ein hochgeladenes PDF eingefügten Textfelder, die vom Signierenden ausgefüllt werden sollen, teilweise nicht vollständig homogen in das bestehende Dokument einfügen. Auch der Bausteinkasten für Paperless-Dokumente könnte noch etwas ausgefeilter sein. Beispielsweise wäre es hilfreich, wenn sich eingefügte Tabellen mit auszufüllenden Checkboxen kombinieren ließen. Insgesamt handelt es sich jedoch um Kritik auf sehr hohem Niveau, denn das Team von Paperless reagiert schnell und zuverlässig auf jede Problemstellung.
Which problems are you solving with the product?
Paperless löst gleich mehrere praktische Herausforderungen im Arbeitsalltag: Das mühsame „Hinterher-rennen“ nach Unterschriften entfällt vollständig, da Dokumente digital, schnell und nachvollziehbar unterzeichnet werden können. Besonders bei Protokollen oder Vereinbarungen, die von mehreren Personen signiert werden müssen, vereinfacht das Tool den gesamten Prozess erheblich. Durch rechtssichere Unterschriften bietet es zudem ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Ein weiterer Vorteil ist die hochwertige Optik sowie die sehr gute Usability für die signierende Person, wodurch der Unterzeichnungsprozess für Kundinnen und Kunden besonders angenehm und professionell wirkt.
“Moderne Dokumentenprozesse, die wirklich Zeit sparen!”
5.0
F
In the last 12 months
Florian
Validated Reviewer
Junior-Prozessmanager at
CLASSEN Gruppe
- 1001+ employees
- Industry: Paper & Forest Products
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 2 more
What did you like?
Am besten gefällt uns, dass Paperless.io komplexe Dokumentenprozesse in eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Oberfläche überführt. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv arbeiten.
Besonders hilfreich ist die flexible Automatisierung – wiederkehrende Abläufe lassen sich in wenigen Minuten als Templates oder Workflows abbilden, was manuelle Nacharbeiten nahezu vollständig eliminiert.
Das Preismodell von Paperless.io ist ebenfalls positiv hervorzuheben: Es ist transparent, fair strukturiert und ermöglicht es auch kleineren Teams, ohne große Anfangsinvestitionen direkt produktiv zu starten. Besonders angenehm ist, dass Funktionen klar nachvollziehbar gestaffelt sind und man genau für den Umfang bezahlt, den man tatsächlich benötigt.
What did you not like?
Bisher ist uns im täglichen Einsatz nichts wirklich Gravierendes aufgefallen, sodass wir insgesamt sehr zufrieden mit der Lösung arbeiten können.
Which problems are you solving with the product?
Mit Paperless.io lösen wir vor allem die Probleme rund um manuelle Dokumentenprozesse, wie das Verlieren von Dateien, langwierige Abstimmungen oder fehleranfällige manuelle Freigaben. Papierbasierte Abläufe gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente digital erfasst, versioniert und zentral verwaltet werden.
“Effizientes Vertragsmanagement mit Paperless”
5.0
I
In the last 12 months
Ida
Validated Reviewer
Specialist Sales & New Business Development at
enviado GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Paperless hat unser gesamtes Vertragsmanagement enorm vereinfacht. Besonders hilfreich ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss. Unsere Kunden können bequem digital von unterwegs unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt hat. Außerdem behalten wir dank der klaren Übersicht und automatischen Reminder jederzeit den Überblick über alle Verträge. Auch das Erstellen und Anpassen von Verträgen ist heute super einfach. Früher musste unsere MarCom-Abteilung eine InDesign-Datei ändern, wenn wir eine Formulierung oder einen Vertragsbestandteil anpassen wollten, jetzt können wir das direkt selbst machen. Und nicht zuletzt ist der Support großartig: unser Ansprechpartner ist immer erreichbar und kümmert sich zuverlässig um unsere Anliegen.
What did you not like?
Ich würde mir einen Formelkatalog wünschen. Es gibt ein Hilfe-Portal, allerdings wäre es super, wenn es eine kompakte Seite gäbe, auf der direkt die Formel-Bausteine zu finden sind.
Zu Beginn mussten wir unsere Prozesse ein wenig an Paperless anpassen. Theoretisch ist alles möglich, allerdings teilweise mit zusätzlichen Entwicklungskosten verbunden. Inzwischen haben wir uns aber komplett daran gewöhnt, wissen genau, was Paperless kann und möchten es im Alltag nicht mehr missen.
Which problems are you solving with the product?
Paperless hat unseren Vertragsprozess stark vereinfacht. Unsere Kunden müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss enorm. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.
“Ein solides Dokumentenmanagement und e-signature Tool.”
4.5
A
Older than 12 months
Anita
Validated Reviewer
Projektleiter at
ARAG
- 1001+ employees
- Industry: Versicherung
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Ich verwende Paperless nun seit einiger Zeit und bin absolut begeistert von dem Tool. Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumenten und Vertragsmanagement papierlos und effizient gestalten. Man kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Zum anderen sind Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung etabliert. Es besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen. Ich musste nicht stundenlang die Bedienungsanleitung studieren, um loszulegen.
What did you not like?
In den bisher gemachten Erfahrungen konnten nur wenig konkrete Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt werden. Der Kundenservice bietet hinsichtlich der Breite an Kanälen zur Erreichbarkeit (24/7 Hotline, Chat und E-Mail) und hinsichtlich der Qualität des Supports noch Raum für Verbesserungen. Zudem sollte etwas mehr Marketing betrieben werden, um als Alternative zu den Platzhirschen wie zum Beispiel Adobe Sign wahrgenommen zu werden.
Which problems are you solving with the product?
Mit dem Produkt lassen sich Verträge ganz simpel (aus)gestalten und formulieren. Nach der Erstellung können die Dokumente an einen Vorgesetzten beziehungsweise Unterschriftsberechtigten zur Kontrolle und Unterschrift weitergegeben werden. Der ganze Workflow funktioniert papierlos und ist in den einzelnen Bearbeitungsschritten nachvollziehbar. Außerdem entspricht alles den datenschutzrechtlichen Standards und Vorschriften. Als jemand, der früher viele physische Dokumente hatte, habe ich jetzt die Möglichkeit, all meine Unterlagen digital zu speichern. Die intelligente Suchfunktion hilft mir, jedes Dokument im Handumdrehen zu finden, selbst wenn ich mich nur an wenige Stichwörter erinnern kann.
“Einfache Vertragserstellung mit Templates”
4.5
K
Older than 12 months
Kevin
Validated Reviewer
CTO at
Fynn UG (haftungsbeschränkt)
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Mit Paperless wird die Vertragserstellung zum Kinderspiel. Zudem können einfach und schnell auch wiederkehrende Dokumente wie NDA's etc. für unterschiedlichste Personen erstellt und versendet werden. Dank der zu definierenden Variablen innerhalb eines Dokuments, ist das abändern von Informationen zur Person, Adresse etc. schnell und einfach.
What did you not like?
Dokumente können aktuell einfach per Link unterschrieben werden, was ein Risiko bei kritischeren Dokumenten darstellt. Hier wäre es wünschenswert wenn dies um einen 2. Faktor erweitert wird. Zudem wäre das Zuweisen von Dokumenten zu Ordnern zur besseren Übersichtlichkeit super.
Which problems are you solving with the product?
Dank Paperless können wiederkehrende Dokumente einfach und schnell bereitgestellt werden. Es findet kein Chaos mehr mit Worddateien statt, in denen mühselig die richtigen Platzhalter gefunden und ersetzt werden müssen. Womit weniger Fehler auftauchen. Zudem ist die Digitalisierung der Vertragsunterzeichnung in Zeiten von Remote-Zusammenarbeit ein extremer Zugewinn.
“Wir nutzen Paperless seit ca. 2 Jahren und sind sehr zufrieden!”
5.0
D
In the last 30 days
Daniela
Validated Reviewer
Assistenz der Geschäftsleitung at
TOLIAS Immobilien GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Commercial Real Estate
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Die einfache Gestaltung des Systems und Flexibilität. Benutzeroberfläche für die Kunden ist sehr einfach und übersichtlich, sodass auch weniger technikaffine Kunden unsere Verträge unterzeichnen können.
What did you not like?
Die Variablen müssen manuell angelegt und geschrieben werden, das ist sehr Fehleranfällig. Thema Datenschutz sollte verbessert werden - wenn Kunden Dokumente im Vertrag hochladen (personenbezogen) und es mehrere Vertragsbeteiligte gibt, können alle Beteiligten die Dokumente der anderen sehen, das sollte einschränkbar sein.
Which problems are you solving with the product?
Unsere Maklerverträge und Reservierungsvereinbarungen haben wir als Vertragsvorlagen in Paperless. Wir nutzen Paperless daher in unserem dailybusiness. Auch die Ausweiskopien und notwendigen persönlichen Angaben können wir direkt im Paperlessdokument vom Kunden anfragen, was uns die gesamte Bearbeitung des Prozesses erleichtert. Der Kunde kann seine Ausweiskopien beispielsweise in Paperless hinterlegen. Der Prozess mit Paperless ist für die Kunden sehr leicht und auch wenn mehrere Personen am Vertrag beteiligt sind, ist der Prozess reibungslos.
“Professioneller geht nicht. ”
5.0
B
In the last 30 days
Branko
Validated Reviewer
CEO at
AA-HA Group KG
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 2 more
What did you like?
Wer das Thema digitale Unterschriften ernst nimmt, kommt an Paperless nicht vorbei. Die machen das wirklich auf höchstem Niveau. Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut und am Ende sind wir bei Paperless gelandet.
What did you not like?
Die Rules Engine ist sehr technisch, das könnte Anfänger abschrecken, aber uns nicht. Daher, wenn jemand Hilfe braucht, sind wir gerne Ansprechpartner und helfen dann dabei. Ansonsten ist das einzig Negative der Preis, aber das ist ja häufig bei guten Sachen so.
Which problems are you solving with the product?
Überall, wo man weniger Papier haben möchte, ist Paperless genau die richtige Wahl. Man kann nicht nur Verträge damit bearbeiten, sondern auch wie z.B. für unser Sommerfest ein Einladungsformular erstellenBei dem sichergestellt wird, dass die angemeldeten Personen auch Sie selber sind, da die E-Mail-Adresse überprüft wird.
“DSGVO (in Deutschland), gute API, komfortables UI, übersichtlich, guter Editor”
5.0
R
In the last 30 days
Rainer
Validated Reviewer
IT-Leiter at
dWERK
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Das Softwareprodukt überzeugt durch einen sehr komfortablen Dokumenteditor mit dynamischen Funktionen sowie eine übersichtliche Oberfläche, über die neue Dokumente aus Vorlagen von allen Mitarbeitern im Unternehmen schnell erstellt und angepasst werden können. Zudem bietet die Software eine hervorragende API inklusive einer gut verständlichen Dokumentation. Abgerundet wird das positive Gesamtbild durch einen stets schnellen und kompetenten Support.
What did you not like?
Der integrierte Dokumenteditor erfüllt grundlegende Anforderungen, lässt jedoch in puncto Funktionstiefe zu wünschen übrig. So fehlt beispielsweise die Möglichkeit, mehrere optionale Unterschriftenfelder flexibel zu konfigurieren – ein entscheidender Nachteil für Unternehmen mit mehreren gemeinsam zeichnungsberechtigten Geschäftsführern, die zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung noch nicht feststehen. Darüber hinaus gestaltet sich die Arbeit mit Word-Vorlagen wenig komfortabel, insbesondere bei Dokumenten mit kleiner Schrift wie Bankformularen, wo eine präzise Bearbeitung kaum möglich ist.
Which problems are you solving with the product?
Mit Paperless lassen sich Vertragsdokumente vollständig automatisiert per API versenden, was manuelle Prozesse erheblich reduziert. Die Software fügt sich nahtlos in eine automatisierte Projektorganisationskette ein und ermöglicht so einen durchgängigen, medienbruchfreien Workflow. Das Ergebnis ist eine spürbare Zeitersparnis und ein deutlicher Effizienzgewinn im Dokumentenmanagement.
“Top Tool, welches unsere Prozesse an vielen Stellen verbessert”
4.5
D
In the last 30 days
Dominik,
Validated Reviewer
CEO at
copago AG
- 51-1000 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Mit Paperless können wir digitale Signaturprozesse deutlich vereinfachen. Dokumente lassen sich schnell digitalisieren, automatisch verschlagworten und dank der leistungsstarken Volltextsuche jederzeit wiederfinden. Besonders praktisch ist die automatische Erinnerungsfunktion. Darüber hinaus hat man jederzeit einen guten Überblick, welche Unterschriftsprozesse noch offen sind. Ebenso sehr hilfreich ist die Möglichkeit verschiedene Workspaces einzurichten, auf die dann jeweils unterschiedliche Mitarbeitende Zugriff haben.
What did you not like?
Die Einrichtung und Konfiguration erfordert an einigen Stellen technisches Verständnis und ist daher etwas kompliziert. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, z.B. zu unserem ERP System weclapp.
Which problems are you solving with the product?
Angebote und Verträge werden mittlerweile über Paperless signiert. Insbesondere Angebote von Vertriebspartnern / Vermittlern können so übersichtlich und konform signiert werden.
“Sehr gutes e-Sign Tool”
4.5
N
In the last 30 days
Nadine
Validated Reviewer
GGF at
IMMOADDICT Immobilienservice GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Ich nutze Paperless.io seit ca. 2 Jahren als Alternative zu Docusign und schätze die einfachheit der Nutzung und die Verknüpfung mit meinem CRM (Propstack). Ich arbeite überwiegend mit den Formularen, sowohl für Mandate als auch für NDAs. Schnell, unkompliziert aufzusetzen und für den Empfänger sehr User friendly.
What did you not like?
Am Anfang muss man sich da etwas reinlesen, wenn man Platzhalter nutzen möchte. Die Formulare konnte ich bisher im CRM noch nicht so verknüpfen, dass ich sie direkt aus Propstack nutzen kann, aber das kommt bestimmt auch noch.
Which problems are you solving with the product?
schnellere Vertragsabschlüsse, keinen Papierkram mehr, rechtssichere Unterschriften und das Ganze auch noch DSGVO konform.
“Optimale digitale Vertragsabwicklung”
4.5
B
In the last 30 days
Benjamin
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
ABACUS-Nachhilfeinstitut Meyer GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Education Management
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Die integrierte Signaturfunktion ist ein massiver Vorteil. Die Unterschriften sind rechtssicher, DSGVO-konform und für unsere Kunden oder Partner extrem einfach digital abzuwickeln, ohne dass sie sich extra registrieren müssen. Früher mussten Verträge oft ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und zurückgeschickt werden. Durch paperless.io haben wir diesen Medienbruch eliminiert und bekommen rechtsgültige Unterschriften oft schon innerhalb kürzester Zeit.
What did you not like?
Eine Funktion für digitale Unterschriften direkt vor Ort (In-Person-Signing) wäre eine großartige Ergänzung für künftige Updates.
Which problems are you solving with the product?
Der größte Vorteil liegt in der Beschleunigung der gesamten Vertragsabwicklung. Von der initialen Erstellung interaktiver Formulare bis hin zur finalen Unterschrift läuft alles nahtlos in einem Tool. Die automatisierten Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Verträge zeitnah abgewickelt werden können.
“Die Lösung für alles!”
5.0
BS
In the last 30 days
Bernd Schulz
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Bernd Schulz Immobilien GmbH und Co. KG
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 2 more
What did you like?
Für unser Team, die ideale Lösung für eine mittelständigen Maklerbetrieb. Uns gefällt am besten der minimalistische und moderne Aufbau der Seite inklusive den Baukastensystem um Formulare anzulegen. Der Prozess ist super einfach und beschleunigt unsere Abschlüsse.
What did you not like?
Und gefällt alles. Die Nutzung ist der ideale Partner für unsere digitalen Prozesse.
Which problems are you solving with the product?
Wir lösen mit Paperless digitale Verträge, Urlaubsanträge, Übergabeprotokolle usw. und können so unsere Prozesse beschleunigen.
“Digitalisierung konsequent weiter gedacht ”
5.0
M
In the last 30 days
Maria
Validated Reviewer
Scientific Project Coordinator at
Erasmus+ SciLMi Teacher Academy
- 1-50 employees
- Industry: Education Management
Use cases:
Contract ManagementE-SignatureWorkflow Management
What did you like?
Paperless bietet nicht nur elektronische Signaturen, sondern denkt Digitalisierung systematisch weiter. Während andere Tools meist nur die digitale Unterzeichnung von hochgeladenen PDFs erlauben, bietet Paperless eine Komplettlösung mit echter digitalter Formularverwaltung und effizienten Workflows. Das Paperless-Team steht immer mit Rat und Tat zur Seite und findet für jede Herausforderung eine Lösung. Wir sind begeistert.
What did you not like?
Wir würden uns eine öffentliche Roadmap und ein öffentliches Feature Request Forum wünschen (ähnlich Canny). Das Datenablagesystem ist noch ein bisschen ausbaufähig. Die für Formulare zur Verfügung stehende Versionierung würden wir uns auch für Templates wünschen. Eine Vorschau von hochgeladenen Attachments wäre auch toll.
Which problems are you solving with the product?
Wir haben Paperless für Reisekosten-Erstattungsanträge im Rahmen von europäischen Fortbildungen genutzt. Die hochgeladenen Tickets mussten von mehreren Personen geprüft werden. All das passiert automatisiert in einem Workflow, alle Aktivitäten werden dokumentiert und stehen nach Abschluss des Vorangs als Audit-Datei zur Verfügung. So sind wir für sämtliche Prüfungen und Audits perfekt gewappnet. Der Prozess war so selbsterklärend, dass bei 130 Abrechnungen keine Nachfragen kamen. Einfach toll!
“Hilfreiches Tool, dass Prozesse vereinfacht ”
4.5
N
In the last 3 months
Nico
Validated Reviewer
Senior Project Manager at
Berliner CSD e. V.
- 1-50 employees
- Industry: Non-Profit Organization Management
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Es vereinfacht interne Prozesse enorm und bietet eine übersichtliche Struktur. Besonders die Möglichkeit, Dokumente schnell zu unterschreiben oder unterschreiben zu lassen, spart viel Zeit.
What did you not like?
Eine noch bessere Möglichkeit zur Erstellung von Rechnungen mit Paperless direkt, wäre super.
Which problems are you solving with the product?
Übersichtlichkeit, Schnelle Antworten und Unterschriften
“Wir nutzten Paperless seit etwa einem Jahr und sind grundsätzlich zufrieden. ”
4.0
E
In the last 3 months
Enrico
Validated Reviewer
Vorstand at
inviniti AG
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
- Übersichtliche Struktur - Einfache handhabung des Builders - leichtes Erstellen von Vorlagen und Flows. Teammitglieder können sich nicht verlaufen.
What did you not like?
Es könnten noch mehr Elemente im Builder zur Auswahl stehen. Bilddateien werden nicht immer gut in Signaturen übernommen.
Which problems are you solving with the product?
Vornehmlich nutzen wir die Funktion E-Signaturen für Geschäftspartnerverträge, Nebenabreden
“ Ein Tool zur effizienten Zeit- und Aufwandsersparnis.”
5.0
M
In the last 3 months
Mirko
Validated Reviewer
Inhaber at
s.immo - Immobilienbüro Schwanke
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Paperless überzeugt durch seine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung: Hochgeladene PDF-Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versenden. Alternativ ermöglicht ein praktischer Baukasten die direkte Erstellung von Dokumenten innerhalb des Tools. Besonders hervorzuheben ist der schnelle und unkomplizierte Vertragsabschluss: Unsere Kunden können jederzeit und von überall digital unterschreiben, wodurch sich die Zeit bis zum Abschluss deutlich verkürzt.
What did you not like?
Im Arbeitsalltag haben sich bislang keine nennenswerten Schwächen gezeigt – insgesamt sind wir mit der Lösung sehr zufrieden.
Which problems are you solving with the product?
Statt Verträge auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, erfolgt die Unterzeichnung ganz einfach digital und mobil. Das beschleunigt den gesamten Abschlussprozess deutlich.
“Schnell und unkompliziert”
4.0
L
In the last 3 months
Lennard
Validated Reviewer
Head of Corporate Development at
KENSINGTON
- 51-1000 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Die Oberfläche, sie ist unkompliziert und übersichtlich. Insgesamt kommt man sehr leicht und ohne Erklärung auf der Oberfläche klar. Wie ich signiere kann man in 15 Minuten Calls erklären.
What did you not like?
Es ist manchmal noch schwierig große Verträge via Paperless zu individualisieren
Which problems are you solving with the product?
Schnelligkeit in Unterschrift und weniger Drucken
“Unkomplizierte Lösung eines deutschen Anbieters”
5.0
C
In the last 6 months
Christoph
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Stauffer - Medien & IT GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Wir genießen es sämtliche Vertragsdokumente und Unterschriften mit Paperless digitalisieren zu können. PDFs hochladen und digital signieren, dynamische Vertragsdokumente selbst erstellen, oder Formulare auf der Website zur Unterschrift veröffentlichen. Alles kein Problem und für uns im Alltag extrem hilfreich,
What did you not like?
Nichts. Wir sind rundum zufrieden und würden Paperless jeder Zeit weiterempfehlen insbesondere auch, weil es eine deutsche Lösung ist.
Which problems are you solving with the product?
Keine Verträge und Dokumente mehr, die ausgedruckt werden, um sie zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Wir haben beispielsweise auch die SEPA-MANDATE oder AV-VERTRÄGE mit Kunden mit Paperless vollständig in unsere Website integrieren und digitalisieren können.
“Einfache Anwendung, transparenter Workflow”
5.0
N
In the last 6 months
Niklas
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
faco Immobilien GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Gliederung verschiedener Workspaces sowie der Baukasten für Vorlagen und Dokumente. Das Handling ist insgesamt sehr einfach und bedarf keiner großen Schulung
What did you not like?
Mir gefällt nicht, dass ich es bislang nicht wirklich in Office365, Outlook o.ä. einbinden kann.
Which problems are you solving with the product?
Schnelle Unterschriften geografisch unabhängig. Beispiel: Mietverträge in Schriftform obwohl Vermieter und Mieter 600km voneinander entfernt sind.
“Es erleichtert die Arbeit in der Verwaltung ungemein. ”
5.0
M
In the last 6 months
Marco
Validated Reviewer
Abteilungsleiter at
Gymnasien im Ellental I und II
- 51-1000 employees
- Industry: Education Management
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Die unkomplizierte Art rechtsscher Verträge mit den Eltern abzuschließen und die einfache Art Verträge zu erstellen. Excelexport
What did you not like?
Verbesserungen sehe ich noch in der Benachrichtigungseinstellung. Teilweise müssten wir mehr Einstellungen gegeben sein, die man individueller anpassen kann. Bei 200 Verträgen werden Mails und Erinnerungen schnell herausfordernd. Auch wäre ein "Mehrfachlöschen" oder Mehrfachdownload" von Dateien wäre super
Which problems are you solving with the product?
Profilwahlen, Leihverträge und Abmeldungen. Vorteil für uns ist der Export als Excel und das unkomplizierte Ausfüllen für die Eltern
“funktioniert gut für elektronische Signaturen inklusive QES”
4.0
F
In the last 6 months
Felix
Validated Reviewer
Operations Manager at
ECFR
- 51-1000 employees
- Industry: Non-Profit Organization Management
Use cases:
E-Signature
What did you like?
funktioniert gut und einfach für elektronische Signaturen inklusive QES; einfache Benutzeroberfläche und verständliche Navigation; klar kalkulierbare Kosten inkl Vergünstigung für gemeinnützige Organisation
What did you not like?
Dokumententyp derzeit noch auf PDF beschränkt. Das sollte noch durch Word-Dokumente ergänzt werden. Funktionalität für Stapelsignaturen wäre auch ergänzend noch hilfreich. Kleinigkeiten sind auch be der englischen Variante noch zu verbessern, z.B. das ausschliesslich vorhandene US Datumsformat
Which problems are you solving with the product?
Nutzung vor allem für elektronische Signaturen
“Tägliche Nutzung: Einfach und effektiv”
5.0
J
In the last 6 months
Jens
Validated Reviewer
Leitung IT at
GBS-ES
- 51-1000 employees
- Industry: Electrical/Electronic Manufacturing
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Flexible Konfiguration ohne Schulungsaufwand und Zeitverlust. Übersichtliche Dokumentation. Leistungsstarke Suchfunktionen. Spart Nutzern täglich viel Zeit.
What did you not like?
Die Benutzeroberfläche wirkt stellenweise etwas distanziert, da sie sehr technologieorientiert ist. Ich denke, die mobile Nutzererfahrung könnte mehr Anpassungsmöglichkeiten bieten als bisher. Automatisierungen erlauben nur begrenzte Anpassungen.
Which problems are you solving with the product?
Unübersichtliche Papierablagen, was Zeitverlust durch manuelle Suche erspart. Schneller Zugriff durch die Volltextsuche mit klarer Struktur und Ordnung
“Paperless macht Paperwork so viel einfacher”
5.0
F
In the last 6 months
Franziska
Validated Reviewer
CEO at
form21 GmbH
- 1-50 employees
- Industry: E-Learning
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Paperless ist super nutzerzentriert gestaltet - easy peasy in der Handhabung und das Preismodell ist sehr anwenderfreundlich. Wir nutzen die Software inzwischen fast täglich. Die Vorlagen optimieren Prozesse extrem.
What did you not like?
Design der einzelnen Dokumente ist manchmal komisch - Schriftgrößen etc. Liegt wohl an dem responsive Design.
Which problems are you solving with the product?
Unterschriftenmanagement, Arbeitsverträge, Lizenzverträge mit Kunden - alles worauf Unterschriften zu finden sind.
“Zeitersparnis vom Feinsten”
5.0
T
In the last 6 months
Timo
Validated Reviewer
Objektbetreuung at
Klammer und Zeh GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Das einfache Handling bei der Erstellung von zu unterzeichnenden Dokumenten. Vor allem die Erstellung von Templates. In wenigen Minuten habe ich wiederkehrende Unterlagen verschickt.
What did you not like?
Hier gibt es für meine Zwecke nichts zu beanstanden. Unsere Anforderungen werden alle erfüllt.
Which problems are you solving with the product?
Wiederkehrende Vertragsunterlagen kann ich in wenigen Schritten an Kunden versenden.
“Interessantes tool für Verträge.”
3.5
S
In the last 6 months
Simon
Validated Reviewer
CEO at
ESRA GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Sicherheit & Privatermittlungen
Use cases:
Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Gutes Tool um rechtssichere Verträge abzuschließen.Serien-Brief Funktion ist sehr hilfreich. Automatisches nachfassen beim Kunden einstellbar.
What did you not like?
landed öfter bei Kunden im Spam-Filter, manche Kunden weigern sich den Link zu öffnen. Erstellung von Dokumenten teilweise nicht intuitiv.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen es für die Erstellung von Wartungsverträgen.
“Paperless - eine sehr gute Alternative zur Papierform”
5.0
B
In the last 6 months
Bettina
Validated Reviewer
Personalsachbearbeiterin at
Maxim Gorki Theater
- 51-1000 employees
- Industry: Entertainment
Use cases:
Contract Management
What did you like?
Paperless überzeugt durch schnelles und einfaches Hochladen von Dokumenten: Ein hochgeladenes PDF-Dokument wird in Sekundenschnelle an verschiedene Empfänger versendet. Die automatische Erinnerungsfunktion nach dem Versand zur Signatur ist sehr hilfreich. Es ist eine sehr große Zeitersparnis, weil man in kurzer Zeit alle Empfänger sehr schnell erreicht und das umständliche Verschicken/Verteilen per Papier entfällt.
What did you not like?
Es gibt bisher keinen Minuspunkt. Wir konnten bisher keine Nachteile feststellen.
Which problems are you solving with the product?
Paperless vereinfacht unsere Vertragsprozesse sehr stark. Unsere Künstler*innen müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern können sie einfach digital und von unterwegs unterzeichnen, zumal viele im Ausland sitzen und der Postversand mitunter lange dauern würde. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum Vertragsabschluss erheblich. Gleichzeitig behalten wir dank automatischer Reminder und einer klaren Übersicht jederzeit den Überblick über noch nicht unterzeichnete Verträge.
“Übersichtlich, effizient und schnell einsatzbereit. Bin begeistert!”
5.0
M
In the last 6 months
Mani
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
STILHAUS
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Contract ManagementE-Signature
What did you like?
Paperless überzeugt vor allem durch seine einfache und intuitive Bedienung. Die Dokumentenablage ist klar strukturiert und ermöglicht es, Dateien schnell zu finden und sauber zu organisieren. Besonders hilfreich sind die Suchfunktion und die Möglichkeit, Dokumente effizient zu kategorisieren. Für kleine bis mittelgroße Teams ist das Tool sehr schnell einsatzbereit und spart im Alltag spürbar Zeit.
What did you not like?
Bis jetzt habe ich keine größeren Nachteile festgestellt. Die Nutzung ist insgesamt sehr intuitiv und erfüllt für meinen Anwendungsfall – die Verwaltung von Kundenverträgen – alle Anforderungen zuverlässig. Sollte sich mit wachsender Nutzung noch Optimierungsbedarf ergeben, wäre das Thema erweiterte Funktionen oder Integrationen denkbar, aktuell vermisse ich jedoch nichts.
Which problems are you solving with the product?
Ich nutze Paperless.io, um meine Verträge mit Kunden zentral und übersichtlich zu verwalten. Dadurch habe ich jederzeit schnellen Zugriff auf aktuelle und ältere Verträge, ohne lange suchen zu müssen.
Besonders hilfreich sind die strukturierte Ablage und die schnelle Auffindbarkeit von Vertragsdokumenten. Änderungen, Laufzeiten und relevante Unterlagen sind sauber dokumentiert, was mir im Alltag Zeit spart und das Risiko von Fehlern oder veralteten Versionen reduziert.
“Smoothe GUI mit allen wichtigen Funktionen”
4.5
I
In the last 12 months
Ivo
Validated Reviewer
Projekt Manager Corporate Development at
MetrioPharm Deutschland GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Die Web-GUI ist sehr aufgeräumt und ich habe sehr schnell durchblickt, wo ich die Funktionen finde. Das Preismodell ist transparent. Der Kundenservice ist sehr gut - wir haben sehr schnell Antworten bekommen auf Angebotsfragen oder Supportfragen - bei anderen Anbietern dauert das viel länger
What did you not like?
Bisher konnte ich nichts wirklich Unangenehmes feststellen. Einen Kollegen hat es initial verwirrt, dass - wenn man das PDF mit Signaturfeldern versehen hat - man auf "Starten" klickt und dann nicht klar ist, ob es schon losgeht (= alle Signierenden werden per E-Mail informiert, Vorgang startet) oder es noch einen Zwischenschritt gibt ("willst Du wirklich...?"). So etwas lässt sich leicht verbessern. // Es werden nur PDF-Dokumente akzeptiert zum Signieren - wünschenswert wäre, wenn man Word-Dokumente hochladen könnte.
Which problems are you solving with the product?
Wir signieren damit Vertraulichkeitsvereinbarungen mit externen Partnern oder signieren für die Teilnahme an einer internen Schulung, z.B. Brandschutz
“Bye bye Zettelwirtschaft”
5.0
T
In the last 12 months
Tatjana
Validated Reviewer
Organic Social Media Lead at
Falkensteiner Hotels & Residences
- 1001+ employees
- Industry: Hospitality
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Bei Falkensteiner Hotels & Residences setzen wir Paperless primär für die digitale Unterzeichnung unserer Fotonutzungsvereinbarung ein. Das Tool hat unseren gesamten Ablauf deutlich vereinfacht:
Einfache Versendung: Models, Gästen oder Kolleg*innen wird ein automatisch generierter Paperless-Link zur Vereinbarung zugeschickt.
Digitale Signatur: Die Unterzeichnung erfolgt vollständig digital – schnell, unkompliziert und sofort rechtsgültig.
Automatische Ablage: Alle unterschriebenen Dokumente werden direkt in Paperless gespeichert und nach dem Namen der unterzeichnenden Person sortiert.
Schneller Zugriff: Dadurch sind sämtliche Vereinbarungen jederzeit strukturiert auffindbar und sofort abrufbar.
What did you not like?
Es gibt aktuell nichts, was uns an dem Tool nicht gefällt. Mir fällt tatsächlich kein Nachteil ein.
Which problems are you solving with the product?
Paperless löst für uns vor allem organisatorische und administrative Herausforderungen.
Wir sparen Zeit durch digitale Signaturen, vermeiden Papierchaos und manuelle Nachverfolgung, und haben alle Fotonutzungsvereinbarungen zentral, sauber sortiert und jederzeit abrufbar.
Der größte Vorteil: ein deutlich schnellerer, effizienterer und transparenter Workflow – für uns und für alle, die unterschreiben.
“Paperless.io digitalisiert unsere Workflows und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich”
4.5
M
In the last 12 months
Max
Validated Reviewer
Vertrieb und QM at
Robert Decker Immobilien GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder
+ 1 more
What did you like?
Paperless.io ist so intuitiv aufgebaut, dass wirklich jeder Mitarbeiter und sogar externe Kunden ohne große Erklärung damit zurechtkommen. Dadurch sparen wir im Arbeitsalltag enorm viel Zeit und beschleunigen interne wie externe Prozesse spürbar. Besonders hilfreich ist für uns das automatische Nachfassen, das sicherstellt, dass keine Aufgabe und kein Dokument mehr liegenbleibt.
What did you not like?
Aktuell fehlt eine Funktion, um Unterschriften aller Beteiligten direkt vor Ort einzuholen, ohne den Umweg über Formulare und E-Mail. In Situationen mit schlechter Internetverbindung ist dieser Prozess schwer praktikabel und verzögert den Abschluss. Eine native Vor-Ort-Signatur würde den Workflow deutlich robuster machen und perfekt abrunden.
Which problems are you solving with the product?
Paperless stellt sicher, dass Verträge vollständig und in einheitlicher Qualität zurückkommen – nicht mehr nur einzelne unterschriebene Seiten oder schlecht lesbare Scans. Dadurch vermeiden wir Rückfragen, sparen Zeit und können Abläufe deutlich sauberer dokumentieren. Zudem sorgt der digitale Prozess dafür, dass kein Schritt mehr verloren geht und alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen können, wo der Vorgang steht.
“Zeitersparnis durch schnelle und einfache Bedienung”
5.0
E
In the last 12 months
Erkan
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Europe Visum & Relocation Consulting GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Management Consulting
Use cases:
Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen. Auch die digitale Unterzeichnung von Verträgen hat unsere Arbeit erleichtert und ermöglicht es uns, unseren Kunden einen professionelleren Service zu bieten.
What did you not like?
Es wäre viel nützlicher, wenn man im Programm Ordner erstellen und Dateien kategorisieren könnte.
Which problems are you solving with the product?
Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen.
“Benutzerfreundlich und effizient wie selten. Hervorragender Service!”
5.0
A
In the last 12 months
Anne
Validated Reviewer
IT-Administration at
Stadt Frankfurt am Main -Standesamt
- 51-1000 employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
What did you like?
Paperless überzeugt auf ganzer Linie. Es funktioniert zuverlässig, ist sehr übersichtlich aufgebaut und lässt sich hervorragend an die eigene Bedürfnisse anpassen. Die Zusammenarbeit mit der Ansprechpartnerin macht das Ganze zusätzlich angenehm, denn dort wird man freundlich, aufmerksam und mit echter Rücksicht auf individuelle Anliegen begleitet. Auch Sonderwünsche werden unkompliziert aufgenommen und so umgesetzt, dass am Ende ein Ergebnis entsteht, das genau passt. Und selbst kleinste Rückfragen werden geduldig, verständlich und schnell beantwortet. Insgesamt fühlt man sich durch die Betreuung und das ausgereifte Produkt bestens aufgehoben.
What did you not like?
Das Produkt überzeugt sehr. Ein kleiner Kritikpunkt ist jedoch, dass manche Anpassungen etwas länger dauern können, da sie durch die Programmierung laufen und nicht sofort ungesetzt werden können. Das ist jedoch meckern auf sehr hohem Niveau.
Which problems are you solving with the product?
Paperless ermöglicht uns eine papierlose Antragsstellung.
“Bestes Tool für Verträge oder Onboarding Workflows!”
5.0
C
In the last 12 months
Colin
Validated Reviewer
CEO at
timefonds AG
- 1-50 employees
- Industry: Telecommunikation
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 1 more
What did you like?
Paperless bietet einen wirklich sehr sehr einfachen Editor, mit dem man in wenigen Klicks ein Dokument erstellen kann, inkl. Signatur, Eingabefelder, etc. Gleichzeitig kann man aber auch über die API jedes Template programmatisch ansteuern, womit es sich auch super eignet für die Integration in eigene Software-Lösungen oder Workflows. Man kann ferner mehrere Workspaces haben, so dass wir einen fürs Kunden, einen fürs Management, für HR, etc. haben, ohne dass diese für die anderen sichtbar sind. Es ist wirklich super, und ich hatte bisher noch nie Bugs!
What did you not like?
Paperless ist noch ein relativ junges Produkt, so dass bestimmte Quality-of-Life Features noch nicht vorhanden sind. Beispielsweise werden Variablen nur in einem Template gespeichert, und nicht im kompletten Workspace. Auch Standard-Integrationen in Tools wie Slack oder Hubspot fehlen noch, aber das kommt sicher alles noch.
Which problems are you solving with the product?
Mit Paperless funktionieren alle Vertagsprozesse digital. Wir können damit auch Information oder Dokumente einsammeln, das ganze an jedem Endgerät.
“Top Kundenservice, einfach zu nutzten und gibt viel Mehrwert im Berufsalltag.”
5.0
D
In the last 12 months
Dario
Validated Reviewer
Marketing Manager / Verkaufsupport at
i24 immobilien gmbh
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Contract ManagementDocument CreationE-Signature
+ 2 more
What did you like?
Paperless ermöglicht es uns, Dokumente schnell und flexibel selbst zu erstellen. Der Service ist durch und durch digital aufgebaut und unterstützt uns enorm in der täglichen Arbeit. Besonders hervorzuheben ist der Kundensupport: immer erreichbar, extrem speditiv und lösungsorientiert. Man merkt, dass sie auf individuelle Wünsche eingehen und auch bereit sind, die extra Meile zu gehen, damit alles funktioniert. Für uns ist das ein Service mit echtem Mehrwert.
What did you not like?
Beim Erstellen von Dokumenten könnten noch mehr vorgefertigte Bausteine verfügbar sein, damit man gewisse Standardbereiche noch schneller abdecken kann. Das würde den Workflow zusätzlich optimieren.
Which problems are you solving with the product?
Mit Paperless können wir Mietverträge, Anmeldeformulare und Auftragsdokumente digital und effizient erstellen, was unseren Arbeitsprozess spürbar beschleunigt. Durch die automatisierten Abläufe sparen wir viel administrative Zeit, die früher für manuelle Dokumentenbearbeitung und Abstimmung angefallen wäre. Zusätzlich erhöht die digitale Abwicklung die Übersichtlichkeit und reduziert Fehlerquellen, was insgesamt zu einem professionelleren und zuverlässigeren Workflow führt.
“Digitale Unterschriftenlösung mit API”
4.0
C
In the last 12 months
Colin
Validated Reviewer
Leiter Kunden- und Auftragsmanagement at
EGIN-HEINISCH GmbH u. Co. KG
- 1-50 employees
- Industry: Machinery
Use cases:
E-Signature
What did you like?
Die vollständige Integration der relevanten Daten und Prozesse per API-Schnittstelle in unser Customer-Relationship-Management-System (CRM) zur effizienten Kundenbetreuung und -verwaltung.
What did you not like?
Selten trat ein Fehler mit der Schnittstelle auf, der von unserer IT in Kooperation mit Paperless gelöst wurde.
Which problems are you solving with the product?
Digitale Signaturprozesse von Angeboten.
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