Paperless Reviews

Summary based on 119 user reviews

What users say about Paperless

Paperless offers an intuitive user interface that allows teams to use it without training time. According to reviews on OMR Reviews, the customer service of Paperless responds immediately to inquiries. The German hosting of Paperless ensures compliance with data protection guidelines. Users create standard contracts via dynamic templates and connect Paperless to their own document management via the API interface. The initial setup of Paperless causes difficulties for beginners. The document editor of Paperless lacks font customization. Furthermore, Paperless lacks a direct integration for Microsoft products.

Still have questions?

4.8 (119) Based on 119 reviews
591%
49%
30%
20%
10%

119 of 119 reviews

4.5
In the last 12 months

Smoothe GUI mit allen wichtigen Funktionen

What did you like?

Die Web-GUI ist sehr aufgeräumt und ich habe sehr schnell durchblickt, wo ich die Funktionen finde. Das Preismodell ist transparent. Der Kundenservice ist sehr gut - wir haben sehr schnell Antworten bekommen auf Angebotsfragen oder Supportfragen - bei anderen Anbietern dauert das viel länger

What did you not like?

Bisher konnte ich nichts wirklich Unangenehmes feststellen. Einen Kollegen hat es initial verwirrt, dass - wenn man das PDF mit Signaturfeldern versehen hat - man auf "Starten" klickt und dann nicht klar ist, ob es schon losgeht (= alle Signierenden werden per E-Mail informiert, Vorgang startet) oder es noch einen Zwischenschritt gibt ("willst Du wirklich...?"). So etwas lässt sich leicht verbessern. // Es werden nur PDF-Dokumente akzeptiert zum Signieren - wünschenswert wäre, wenn man Word-Dokumente hochladen könnte.

Which problems are you solving with the product?

Wir signieren damit Vertraulichkeitsvereinbarungen mit externen Partnern oder signieren für die Teilnahme an einer internen Schulung, z.B. Brandschutz


Ivo

Projekt Manager Corporate Development at MetrioPharm Deutschland GmbH

Pharmaceuticals

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Bye bye Zettelwirtschaft

What did you like?

Bei Falkensteiner Hotels & Residences setzen wir Paperless primär für die digitale Unterzeichnung unserer Fotonutzungsvereinbarung ein. Das Tool hat unseren gesamten Ablauf deutlich vereinfacht: Einfache Versendung: Models, Gästen oder Kolleg*innen wird ein automatisch generierter Paperless-Link zur Vereinbarung zugeschickt. Digitale Signatur: Die Unterzeichnung erfolgt vollständig digital – schnell, unkompliziert und sofort rechtsgültig. Automatische Ablage: Alle unterschriebenen Dokumente werden direkt in Paperless gespeichert und nach dem Namen der unterzeichnenden Person sortiert. Schneller Zugriff: Dadurch sind sämtliche Vereinbarungen jederzeit strukturiert auffindbar und sofort abrufbar.

What did you not like?

Es gibt aktuell nichts, was uns an dem Tool nicht gefällt. Mir fällt tatsächlich kein Nachteil ein.

Which problems are you solving with the product?

Paperless löst für uns vor allem organisatorische und administrative Herausforderungen. Wir sparen Zeit durch digitale Signaturen, vermeiden Papierchaos und manuelle Nachverfolgung, und haben alle Fotonutzungsvereinbarungen zentral, sauber sortiert und jederzeit abrufbar. Der größte Vorteil: ein deutlich schnellerer, effizienterer und transparenter Workflow – für uns und für alle, die unterschreiben.


Tatjana

Organic Social Media Lead at Falkensteiner Hotels & Residences

Hospitality

1,001–2,000 employees

Use cases:E-Signature
4.5
In the last 12 months

Paperless.io digitalisiert unsere Workflows und erleichtert die tägliche Arbeit erheblich

What did you like?

Paperless.io ist so intuitiv aufgebaut, dass wirklich jeder Mitarbeiter und sogar externe Kunden ohne große Erklärung damit zurechtkommen. Dadurch sparen wir im Arbeitsalltag enorm viel Zeit und beschleunigen interne wie externe Prozesse spürbar. Besonders hilfreich ist für uns das automatische Nachfassen, das sicherstellt, dass keine Aufgabe und kein Dokument mehr liegenbleibt.

What did you not like?

Aktuell fehlt eine Funktion, um Unterschriften aller Beteiligten direkt vor Ort einzuholen, ohne den Umweg über Formulare und E-Mail. In Situationen mit schlechter Internetverbindung ist dieser Prozess schwer praktikabel und verzögert den Abschluss. Eine native Vor-Ort-Signatur würde den Workflow deutlich robuster machen und perfekt abrunden.

Which problems are you solving with the product?

Paperless stellt sicher, dass Verträge vollständig und in einheitlicher Qualität zurückkommen – nicht mehr nur einzelne unterschriebene Seiten oder schlecht lesbare Scans. Dadurch vermeiden wir Rückfragen, sparen Zeit und können Abläufe deutlich sauberer dokumentieren. Zudem sorgt der digitale Prozess dafür, dass kein Schritt mehr verloren geht und alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen können, wo der Vorgang steht.


Max

Vertrieb und QM at Robert Decker Immobilien GmbH

Real Estate

51–100 employees

Use cases:Contract ManagementE-SignatureOnline Form Builder
5.0
In the last 12 months

Zeitersparnis durch schnelle und einfache Bedienung

What did you like?

Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen. Auch die digitale Unterzeichnung von Verträgen hat unsere Arbeit erleichtert und ermöglicht es uns, unseren Kunden einen professionelleren Service zu bieten.

What did you not like?

Es wäre viel nützlicher, wenn man im Programm Ordner erstellen und Dateien kategorisieren könnte.

Which problems are you solving with the product?

Das Programm Paperless verfügt über eine anpassbare Struktur. Indem wir zeitaufwendige und wiederkehrende Daten nur einmal eingeben, können wir Formulare nun ganz einfach ausfüllen.


Erkan

Geschäftsführer at Europe Visum & Relocation Consulting GmbH

Management Consulting

11–50 employees

Use cases:Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
5.0
In the last 12 months

Benutzerfreundlich und effizient wie selten. Hervorragender Service!

What did you like?

Paperless überzeugt auf ganzer Linie. Es funktioniert zuverlässig, ist sehr übersichtlich aufgebaut und lässt sich hervorragend an die eigene Bedürfnisse anpassen. Die Zusammenarbeit mit der Ansprechpartnerin macht das Ganze zusätzlich angenehm, denn dort wird man freundlich, aufmerksam und mit echter Rücksicht auf individuelle Anliegen begleitet. Auch Sonderwünsche werden unkompliziert aufgenommen und so umgesetzt, dass am Ende ein Ergebnis entsteht, das genau passt. Und selbst kleinste Rückfragen werden geduldig, verständlich und schnell beantwortet. Insgesamt fühlt man sich durch die Betreuung und das ausgereifte Produkt bestens aufgehoben.

What did you not like?

Das Produkt überzeugt sehr. Ein kleiner Kritikpunkt ist jedoch, dass manche Anpassungen etwas länger dauern können, da sie durch die Programmierung laufen und nicht sofort ungesetzt werden können. Das ist jedoch meckern auf sehr hohem Niveau.

Which problems are you solving with the product?

Paperless ermöglicht uns eine papierlose Antragsstellung.


Anne

IT-Administration at Stadt Frankfurt am Main -Standesamt

Government Administration

101–200 employees

Use cases:Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
5.0
In the last 12 months

Bestes Tool für Verträge oder Onboarding Workflows!

What did you like?

Paperless bietet einen wirklich sehr sehr einfachen Editor, mit dem man in wenigen Klicks ein Dokument erstellen kann, inkl. Signatur, Eingabefelder, etc. Gleichzeitig kann man aber auch über die API jedes Template programmatisch ansteuern, womit es sich auch super eignet für die Integration in eigene Software-Lösungen oder Workflows. Man kann ferner mehrere Workspaces haben, so dass wir einen fürs Kunden, einen fürs Management, für HR, etc. haben, ohne dass diese für die anderen sichtbar sind. Es ist wirklich super, und ich hatte bisher noch nie Bugs!

What did you not like?

Paperless ist noch ein relativ junges Produkt, so dass bestimmte Quality-of-Life Features noch nicht vorhanden sind. Beispielsweise werden Variablen nur in einem Template gespeichert, und nicht im kompletten Workspace. Auch Standard-Integrationen in Tools wie Slack oder Hubspot fehlen noch, aber das kommt sicher alles noch.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless funktionieren alle Vertagsprozesse digital. Wir können damit auch Information oder Dokumente einsammeln, das ganze an jedem Endgerät.


Colin

CEO at timefonds AG

Telecommunications

11–50 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Top Kundenservice, einfach zu nutzten und gibt viel Mehrwert im Berufsalltag.

What did you like?

Paperless ermöglicht es uns, Dokumente schnell und flexibel selbst zu erstellen. Der Service ist durch und durch digital aufgebaut und unterstützt uns enorm in der täglichen Arbeit. Besonders hervorzuheben ist der Kundensupport: immer erreichbar, extrem speditiv und lösungsorientiert. Man merkt, dass sie auf individuelle Wünsche eingehen und auch bereit sind, die extra Meile zu gehen, damit alles funktioniert. Für uns ist das ein Service mit echtem Mehrwert.

What did you not like?

Beim Erstellen von Dokumenten könnten noch mehr vorgefertigte Bausteine verfügbar sein, damit man gewisse Standardbereiche noch schneller abdecken kann. Das würde den Workflow zusätzlich optimieren.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless können wir Mietverträge, Anmeldeformulare und Auftragsdokumente digital und effizient erstellen, was unseren Arbeitsprozess spürbar beschleunigt. Durch die automatisierten Abläufe sparen wir viel administrative Zeit, die früher für manuelle Dokumentenbearbeitung und Abstimmung angefallen wäre. Zusätzlich erhöht die digitale Abwicklung die Übersichtlichkeit und reduziert Fehlerquellen, was insgesamt zu einem professionelleren und zuverlässigeren Workflow führt.


Dario

Marketing Manager / Verkaufsupport at i24 immobilien gmbh

Real Estate

0–10 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
4.0
In the last 12 months

Digitale Unterschriftenlösung mit API

What did you like?

Die vollständige Integration der relevanten Daten und Prozesse per API-Schnittstelle in unser Customer-Relationship-Management-System (CRM) zur effizienten Kundenbetreuung und -verwaltung.

What did you not like?

Selten trat ein Fehler mit der Schnittstelle auf, der von unserer IT in Kooperation mit Paperless gelöst wurde.

Which problems are you solving with the product?

Digitale Signaturprozesse von Angeboten.


Colin

Leiter Kunden- und Auftragsmanagement at EGIN-HEINISCH GmbH u. Co. KG

Machinery

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Perfekt und deutlich zuverlässige als meine Erfahrung mit Wettbewerbsprodukten

What did you like?

Paperless verfügt über einen klaren und sehr einfachen Workflow, sowie intuitiver Bedienung. Kommunikation war sehr schneller, die Lösung scheint wesentlich stabiler zu funktionieren als der Marktführer bei dem wir die Nerven verloren haben.

What did you not like?

Ich kann von keinen negativen Punkten berichten, da sowohl der Salesprozess als auch bisherige Supportfälle einwandfrei erledigt wurden.

Which problems are you solving with the product?

Interne wie externe Unterschriftsprozesse, lückenlose Dokumentation der Unterschriftsprozesse, automatische Weiterleitung von unterschriebenen Dokumenten


Jörg

Geschäftsführer at dataLoom. GmbH

Information Technology and Services

11–50 employees

Use cases:Contract ManagementE-Signature
5.0
In the last 12 months

Total einfach, praktisch und unkompliziert. Gibt für mich keine Alternative.

What did you like?

Die Bedienung ist total einfach. Die Templates sind extrem praktisch, schnell umzusetzen und auf individuelle Situationen schnell anpassbar. Jeder meiner Kunden versteht, was er tun muss und es funktioniert einfach zuverlässig. Es gibt sehr viele verschiedene Optionen, die man einstellen kann und außerdem sieht es auch für den Kunden visuell sehr schön aus.

What did you not like?

Es gibt momentan nichts, was mich stört. Preis ist höher als bei der Konkurrenz aber angemessen.

Which problems are you solving with the product?

Extrem einfacher Vertragsschluss höhere Abschlusswahrscheinlichkeit durch einfache Bedienung und schnelle Unterschrift.


Moritz

Sales Manager at Dewinter Akademie

E-Learning

0–10 employees

Use cases:Document CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Super Support & schnelle Hilfe

What did you like?

Der Kundenservice ist richtig stark. Ich hatte eine Frage zum Signaturzertifikat, und mir wurde innerhalb von 5 Minuten geholfen – freundlich und kompetent. Das Onboarding mit Aleks war auch super!

What did you not like?

Nichts Gravierendes, höchstens, dass ich mir manchmal mehr Self-Service-Artikel wünsche.

Which problems are you solving with the product?

Viele administrative Aufgaben im HR-Bereich laufen jetzt automatisiert. Das spart uns wertvolle Zeit und minimiert Fehlerquellen im Tagesgeschäft.


Antonia

CTO at Marton GmbH

Information Technology and Services

0–10 employees

Use cases:E-Signature
4.5
In the last 12 months

Praktisch und funktional mit gutem Lizenzkonzept

What did you like?

Die Bedienung ist intuitiv und ohne großen Konfigurationsaufwand können unmittelbar digitale Unterschriften geleistet werden. Gleichzeitig sind alle notwendigen Verwaltungswerkzeuge an Bord um auch bei vielen Nutzern den Überblick zu behalten

What did you not like?

Aktuell fehlt noch die unsichtbare (also ohne Zusatzseiten) Integration der digitalen Inhalte in das signierte PDF-Dokument. Die Funktion steht aber bereits auf der Roadmap

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Paperless sowohl für leichtgewichtige interne Unterschriftsläufe, als auch für externe Dokumente mit Kunden und Lieferanten


Jan Marco

Geschäftsführer at Seven2one Informationssysteme GmbH

Computer Software

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Enorme Zeitersparnis & perfekte Lösung für digitale Prozesse

What did you like?

Sehr intuitive Bedienung, Starke Automatisierungen und Workflows, Schnelle Dokumentensuche, Stabiler und verlässlicher Betrieb, Hervorragender Support

What did you not like?

Der Vertragsabschluss läuft aktuell noch über eine paperless.io-Domain. Das kann bei Neukund:innen zunächst etwas Verunsicherung auslösen. Für die Zukunft würden wir uns wünschen, diesen Prozess über die eigene Firmendomain abzuwickeln, um das Kauferlebnis noch professioneller wirken zu lassen.

Which problems are you solving with the product?

• Automatisierte Workflows statt manueller Fehler Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch, sauber und ohne ständiges Nacharbeiten – das spart Zeit und reduziert Fehler. • Zentrale Dokumentenverwaltung statt Dateichaos Alle Formulare, Verträge und Unterlagen liegen strukturiert an einem Ort und sind jederzeit schnell auffindbar. • Schnellere Abschlüsse durch moderne digitale Prozesse Kund:innen können Dokumente intuitiv ausfüllen und unterschreiben, was den Ablauf beschleunigt und professioneller wirken lässt.


Tobias

Vertrieb at MADMEN Onlinemarketing GmbH

Marketing and Advertising

11–50 employees

Use cases:Contract ManagementE-Signature
5.0
In the last 12 months

Einfach, modern und rechtssicher!

What did you like?

Die Benutzeroberfläche ist super intuitiv. Selbst Kolleg:innen, die wenig digital-affin sind, kommen sofort klar. Besonders positiv: die rechtssichere QES-Integration – das war für unsere Rechtsabteilung entscheidend.

What did you not like?

Die Identifizierung über Video-Ident ist zwar teilweise etwas langwierig, deckt aber dafür alle Ausweistypen ab. Neben Video-Ident gibt es noch eID und KI-Ident.

Which problems are you solving with the product?

Früher mussten Verträge per Post hin- und hergeschickt werden – heute läuft alles digital. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht den gesamten Prozess wesentlich angenehmer.


Jonathan

CMO at GARREIS Warenpräsentation GmbH & Co. KG

Consumer Services

51–100 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
4.0
In the last 12 months

Mit Paperless haben wir eine Zeitersparnis von über 80 %

What did you like?

Die einfache Handhabung und keine Einschränkungen durch Nutzung über Webbrowser. So mehr man mit Paperless arbeitet, ist vieles selbsterklärend, und wenn man nicht weiterkommen sollte, erhält man schnelle Hilfe über den Support. Doch nicht nur das Kreieren von Formularen oder Templates, vor allem die Anwenderfreundlichkeit für den Endnutzer ist hervorragend. Sehr intuitiv und einfach.

What did you not like?

Anfänglich ist es schwer, dass gelöschte Elemente nicht mehr hervorrufbar sind. Man gewöhnt sich erst nach einer langen Zeit daran und macht sehr viele Kopien, zu denen man leicht den Überblick verlieren kann.

Which problems are you solving with the product?

Unser Vertriebsteam hat durch Paperless eine Zeitersparnis von über 80 % pro Angebotserstellung. Die Fehlerquote wird durch automatisierte Nutzung sehr niedrig gehalten, was wiederum jedem Vertriebler mehr Sicherheit am Arbeitsplatz gibt.


Victoria-Sophia

Seminarmanagerin & Key-Account Managerin at Die Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen®

Education Management

11–50 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Es ist für mich ein übersichtliches und zeitsparendes Tool zur digitalen Dokumentenverwaltung.

What did you like?

Man kann Formulare erstellen, Daten automatisch weiterverarbeiten, Dokumente signieren lassen und ganze Abläufe automatisieren – alles in einem System ohne Medienbrüche.

What did you not like?

Es gibt leider keine Fehlerbeschreibung, warum ein selbsterstellter Prozess nicht ausgeführt werden konnte.

Which problems are you solving with the product?

Vertragserstellung mit Datenübernahme aus Formularen. Datei-Upload Formular uvm.


Martin

Sachbearbeiter at KBW

Non-Profit Organization Management

51–100 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Digitale Formulare - einfach und sicher

What did you like?

Mit Paperless lassen sich komfortable, einfach zu nutzende Formulare & digitale Dokumente in kürzester Zeit erstellen - von einfachen Dokumenten mit eher statischen Texten bis hin zu flexiblen, dynamischen Formularen. Auch die Anbindung an unser Dokumentenmanagement über die API war Dank guter Dokumentation und schnellem Support schnell realisiert.

What did you not like?

Die Filtermöglichkeiten im Dashboard könnten etwas erweitert werden, wobei das für uns nicht so relevant ist, da die Dokumente auch parallel im DMS abgelegt und recherchierbar sind.

Which problems are you solving with the product?

Digitalisierung unserer Verträge mit Kunden, Vereinbarungen und Anttäge im Bereich HR, aber auch Checklisten etc.


Hendrik

Geschäftsführer at Esch & Pickel GmbH

Information Technology and Services

11–50 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Nettes Team und Top Lösung!

What did you like?

die einfache Verwendung und der Support Chat bei dem immer jemand erreichbar ist und schnell hilft. Auch wenn es noch keine Lösung gibt, findet jemand innerhalb weniger Tage eine Möglichkeit zur Umsetzung des Anliegens!

What did you not like?

Mir ist bisher nichts aufgefallen was mir nicht gefällt oder anders gelöst werden müsste

Which problems are you solving with the product?

Unsere Ankaufs- und Verkaufsverträge digitalisieren. Mitarbeiterumfragen. Kundendaten in Excel listen rausziehbar


Tony Jasmin

Head of Business Operations & Marketing at ASG Remscheid Autohaus e.K.

Automotive

51–100 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Ideal für kleinere Kommunen!

What did you like?

Die intuitive Oberfläche, die vielfältigen Möglichkeiten und vor allem die integrierte fortgeschrittene Signatur mit der Möglichkeit der Erweiterung zur qualifizierten. Formulare zu erstellen war noch nie so leicht und macht super viel Spaß! Auch den Kollegen gefällt das Tool!

What did you not like?

Leider ist es bis jetzt noch nicht ganz bekannt und die Zusatzoptionen, die hinzugebucht werden können, sind finanziell in der angespannten Haushaltslage nur mit Mühe zu stemmen. Ich würde mir wünschen, dass mehr Fokus auf Barrierefreiheit als Standard gelegt wird, ebenso eine automatische Übersetzungsmöglichkeit!

Which problems are you solving with the product?

Formularerstellung ganz klar. Transparente Informationen für antragstellende Personen und Schnittstellen.


Anonym

Kommune

Government Administration

201–500 employees

Use cases:Online Form Builder
5.0
In the last 12 months

Endlich faire Preise – ohne Nutzerlimit

What did you like?

Das Preismodell von Paperless ist super fair. Wir können das ganze Team einladen, ohne dass die Kosten explodieren. Das ist bei anderen Tools leider anders. Jetzt sind endlich alle, vom Vertrieb bis zur Buchhaltung, im gleichen System.

What did you not like?

Das Dashboard könnte etwas kompakter sein, wenn viele Nutzer parallel aktiv sind – aber das ist eher ein Luxusproblem.

Which problems are you solving with the product?

Alle Abteilungen arbeiten endlich auf derselben Plattform. Kein Hin und Her zwischen Tools, keine Lizenzsorgen – das spart Abstimmungszeit und Nerven.


Philipp

Geschäftsführer at SiteView GmbH

Computer Software

0–10 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

An essential tool for digitizing companies

What did you like?

The simplicity strikes out by far. It is very easy to setup documents, distribute and track them. Introducing the tool to our teams usually takes only a few minutes, as of its high intuitivity. Feedback throughout different users is very positive. Also, it is an essential tool for entire processes that exceeded my expectations by far.

What did you not like?

When basic functionalities (signatures only) are used, everything is super easy. When diving into the processes, you need a bit more than common sense to manage all the variations of the low-code requirements. That is the only downside that's decellerating, but the great support of Paperless usually helps to get rid of problems asap.

Which problems are you solving with the product?

We automate entire processes, from internal to external and thus got rid of many time-consuming, conventional paper-based steps. The major result is an enormous amount of time saved and thus a huge increase of output and productivity.


Jack-Leonard

Business Development Manager at Hekatron Vertriebs GmbH

Public Safety

501–1,000 employees

Use cases:Contract ManagementDocument CreationE-Signature
5.0
In the last 12 months

Paperless - Erfahrungsbericht nach rund 3 Jahren

What did you like?

Paperless ist sehr simpel zu nutzen. Klasse ist die Möglichkeit eigene Dokumenten-Templates zu erstellen und diese als Formular zu veröffentlichen. Was wir gerne und viel nutzen ist der automatische Reminder

What did you not like?

Alles was in irgendeiner Richtung fortgeschrittenere Use-Cases sind bedarf eigener kostenpflichtiger Module (z.B. Logik in den Formularen, SSO). Diese Funktionen würde ich als Standard erwarten. Schön wäre außerdem wenn man den Mailversand über die eigene Domain abwickeln könnte

Which problems are you solving with the product?

Wir haben Papier-Verträge durch Paperless vollständig abgeschafft. Kundenverträge sowie Arbeitsverträge wickeln wir vollständig Digital mit Paperless ab. Wiederkehrende Dokumente (z.B. SEPA Mandate, Kunden-Onboarding-Formulare, Personalfragebogen) haben wir als Formular per Link veröffentlicht.


Christian

Geschäftsführer at coliex systems GmbH

Internet

11–50 employees

Use cases:Document CreationE-SignatureOnline Form Builder
5.0
In the last 12 months

Gute Anwendung für digitale Verträge

What did you like?

Unkompliziert, einfach, transparent… ein gutes Tool für meine Zwecke, Unterlagen digital zeichnen zu können. Kann ich gerne weiterempfehlen.

What did you not like?

Die Verbesserungsvorschläge sind kommuniziert und sollen zeitnah umgesetzt werden, hat aber kein Einfluss auf mein positive Bewertung

Which problems are you solving with the product?

Alle Verträge, Steuerklärungen etc. können digital unterschrieben werden, einfach, unkompliziert, transparent und rechtssicher für alle Personen


Daniel

Geschäftsführer at Mauritz Steuerberatungsgesellschaft mbh

Accounting

0–10 employees

Use cases:E-Signature
4.5
In the last 12 months

Jetzt auch Versand von Riester-Verträgen möglich

What did you like?

Ein besonderer großer Vorteil ist, dass die Seitenanzahl der PDFs unbegrenzt ist. im Gegensatz zu anderen Signaturprogrammen, die häufig auf maximal 100 Seiten begrenzt sind. Ebenfalls sehr hilfreich finden wir, dass man jederzeit nachvollziehen kann, wann eine Person das Dokument geöffnet hat und in welchem Bearbeitungsstatus es sich gerade befindet. Besonders positiv finden wir auch, dass man frei Textblöcke definieren kann und eigene Design erstellen kann. Service bislang sehr hilfsbereit und antwortet schnell

What did you not like?

Gelegentlich dauert es etwas länger, bis ein hochgeladenes Dokument vollständig geladen ist. Das liegt jedoch vermutlich an der Größe beziehungsweise Länge des Dokuments.

Which problems are you solving with the product?

Da wir regelmäßig umfangreiche Verträge versenden und Unterschriften einholen müssen, stellte das bisher eine große Herausforderung dar. Mit Paperless haben wir nun die ideale Lösung gefunden, um diesen Prozess einfach und zuverlässig abzuwickeln.


Miriam

Strategische Einkäuferin at Vulcan Energie Ressourcen GmbH

Logistics and Supply Chain

201–500 employees

Use cases:Contract ManagementE-Signature
4.0
In the last 12 months

Tolles Tool - Unkompliziert und effizient

What did you like?

Die Software ist unkompliziert und intuitiv bedienbar. Auch technisch weniger versierte Nutzer finden sich schnell zurecht. Die verschiedenen Tools und die daraus resultierenden Anpassungsmöglichkeiten gefallen mir am besten.

What did you not like?

Derzeit gibt es für mich keine Mängel oder Kritikpunkte. Eventuelle Bedenken oder Schwierigkeiten werden vom Paperless-Team schnell und effizient behoben.

Which problems are you solving with the product?

Wir können ganz unkompliziert Dokumente teilen


Natascha

Zuständig für Projekte- und Prozessoptimierungen at BetterDoc GmbH

Hospital & Health Care

201–500 employees

Use cases:Document Creation
5.0
In the last 12 months

Erleichtert enorm. Perfekts Tool.

What did you like?

Die Formular Funktion, ich kann den Link versenden und jeder kann mir das nötige Formular ausfüllen und unterschreiben, das ist mega praktisch.

What did you not like?

Also, wenn ich jetzt das Haar in der Suppe suche, dann könnte ich sagen, das wenn / dann ist nicht ganz so leicht, aber auch kein Drama.

Which problems are you solving with the product?

1) Seminaranmeldung 2) Datenschutzschulung 3) Examensprüfungen - alles auf der Homepage verlinkt oder per E-Mail geschickt. Geht easy.


Sascha

Chief Learning Officer at b'mine Düsseldorf

Hospitality

101–200 employees

Use cases:Workflow Management
4.5
In the last 12 months

Sehr gute und intuitive Anwendung mit super Support

What did you like?

hergestellt und gehostet in Deutschland, Datensicherheit, sehr guter Support, Preis/Leistungsverhältnis, offen für Verbesserungsvorschläge, Engine Rules

What did you not like?

mehr Möglichkeiten der Rechtevergabe und Lesbarkeit von Dokumenten in einem Workspace

Which problems are you solving with the product?

Unterschrifteneinholung - schnell und unkompliziert. Kein Papier mehr. QES - schnellere Bearbeitung von entsprechenden Dokumenten wenn Unterschreibende weltweit verteilt sind.


Martina

Executive Assistant at GEFASOFT

Industrial Automation

101–200 employees

Use cases:E-SignatureOnline Form Builder
5.0
In the last 12 months

Outstanding user experience

What did you like?

1. The usability is excellent – the interface is clean, modern, and intuitive, making it very easy to navigate even for first-time users. 2. Creating and tracking documents is straightforward and clearly structured, which helps maintain a great overview of ongoing processes. 3. The pricing and overall pricing model are very competitive compared to similar solutions, offering great value for money.

What did you not like?

Occasionally, loading times can be slightly longer when handling larger document batches, but it’s a minor issue overall.

Which problems are you solving with the product?

Paperless helps us streamline our document signing process by integrating e-signatures directly into our workflows. This eliminates the need for physical mailing and significantly reduces turnaround times. As a result, we’ve been able to speed up approvals, cut administrative overhead, and improve the overall efficiency of our document handling.


Lukas

Founders Associate at Evoltra GmbH

Renewables & Environment

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Digitale Signaturen endlich unkompliziert

What did you like?

Ich liebe, wie einfach Paperless den Signaturprozess macht. Früher war das mit PDFs, Drucken und Einscannen ein Albtraum. Jetzt geht alles digital, sogar mit qualifizierter elektronischer Signatur. Besonders cool finde ich, dass ich Vorlagen einmal anlege und dann immer wieder nutzen kann.

What did you not like?

Die Integration in andere CRM-Systeme könnte noch ausgebaut werden, ist aber kein Muss.

Which problems are you solving with the product?

Im Vertrieb sparen wir täglich über eine Stunde Papierkram. Kund:innen können sofort online unterschreiben – kein Warten, kein Drucken, kein Nachhaken mehr.


Fabian

Geschäftsführer at Athlete Corner GmbH

Health, Wellness and Fitness

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Hosting in Deutschland – das war mir wichtig

What did you like?

Wir haben lange nach einer Lösung gesucht, die unsere Verträge nicht auf amerikanischen Servern speichert. Paperless hostet alles in Deutschland – das war für uns der entscheidende Punkt. DSGVO, Datenschutz, Compliance – alles passt.

What did you not like?

Man merkt, dass neue Features lieber stabil als schnell ausgerollt werden. Dafür funktioniert alles zuverlässig.

Which problems are you solving with the product?

Vertrauliche Kundendaten bleiben endlich dort, wo sie hingehören – in Deutschland. Unsere IT und Datenschutzbeauftragte sind begeistert von der Umsetzung.


Janna

Co-Founder at femfeel

Health, Wellness and Fitness

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Gamechanger für unsere digitale Verwaltung!

What did you like?

Ich bin so begeistert, dass ich mit Paperless nicht nur Signaturen, sondern auch Daten gleichzeitig abfragen kann – z. B. Adressen, Kontaktdaten oder Bankverbindungen. Das spart uns doppelte Formulare und viel Nacharbeit.

What did you not like?

Die Formularvorschau könnte etwas schneller laden, wenn man viele Felder nutzt.

Which problems are you solving with the product?

Kundendaten, Freigaben und Unterschriften laufen jetzt in einem einzigen Prozess zusammen. Das sorgt für weniger Fehler, schnellere Abläufe und einen professionellen Auftritt gegenüber Kunden.


Maximilian

Geschäftsführer at Reach Hunter UG

Marketing and Advertising

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Paperless gehört zu meinem Alltag

What did you like?

Ich nutze Paperless seit über einem Jahr, und es ist aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Alles funktioniert zuverlässig – von der Erstellung bis zur Signatur.

What did you not like?

Wenn man mehrere Dokumente gleichzeitig hochlädt, dauert die Verarbeitung etwas.

Which problems are you solving with the product?

Verträge, Freigaben und interne Dokumente laufen jetzt automatisiert durch. Der Unterschied zu früher ist enorm – weniger manuelle Arbeit, mehr Übersicht.


Luis

Geschäftsführer at Cherry Up GmbH

Marketing and Advertising

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
In the last 12 months

Die beste deutsche Alternative für DocuSign!

What did you like?

Wir haben lange nach einer Lösung gesucht, die unsere Verträge nicht auf amerikanischen Servern speichert. Paperless hostet alles in Deutschland – das war für uns der entscheidende Punkt. DSGVO, Datenschutz, Compliance – alles passt. Gleichzeitig ist Paperless flexibler als DocuSign und bei hohem Dokumentenvolumen deutlicher günstiger.

What did you not like?

Man merkt, dass neue Features lieber stabil als schnell ausgerollt werden. Dafür läuft das System absolut zuverlässig und ohne Ausfälle – was am Ende wichtiger ist.

Which problems are you solving with the product?

Endlich können wir digitale Signaturen auf höchstem Sicherheitsniveau nutzen, ohne Datenschutzkompromisse einzugehen. Alle Dokumente bleiben in Deutschland, die Signaturprozesse sind nahtlos und rechtskonform – ein echter Gamechanger für Unternehmen, die Wert auf Datenschutz legen.


Jannik

Vertriebsleiter at Mankido

Information Technology and Services

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Ideal für wachsende Agenturen

What did you like?

Wir nutzen Paperless für Projektfreigaben und Vertragsabschlüsse mit Kunden. Die Integration in unseren Workflow ist total easy.

What did you not like?

Es wäre sehr gut, wenn man mehrere Branding-Optionen pro Kunde abspeichern könnte.

Which problems are you solving with the product?

Unsere Kudnenprojekte lassen sich viel schneller starten, weil Unterschriften und Freigaben sofort digital eingeholt werden können.


Marcel

CEO at Marton GmbH

Computer Software

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Super Tool für Remote-Teams

What did you like?

Ich arbeite in einem komplett verteilten Team und Paperless hat uns enorm geholfen, unsere Vertragsprozesse zentral zu steuern. Kein Hin- und herschicken von PDFs mehr und der Freigabeprozess läuft automatisch über die integrierten Workflows.

What did you not like?

Ich wünsche mir noch eine flexiblere Integration in unser CRM-System, aber das ist eher nice-to-have und aktuell nur zwei Klicks Mehraufwand.

Which problems are you solving with the product?

Verträge werden endlich standortübergreifend sauber abgewickelt. Egal ob die Kollegen im Büro oder Homeoffice sind, werden die Vertragsprozesse jetzt schnell, sicher und übersichtlich verwaltet.


Tim

Geschäftsführer at SiteView GmbH

Computer Software

0–10 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Super Contracting Tool

What did you like?

Paperless hilft mir, Verträge mit Business-Partnern schnell und einfach aufzusetzen. Mit der digitalen Unterschrift, ist die Vertragsabwicklung super einfach gelöst und geht von beiden Seiten sehr schnell. Am Schluss lässt sich der Vertrag ganz einfach von beiden Seiten für die Unterlagen downloaden.

What did you not like?

Es wäre super, wenn man die Verträge in verschiedene Ordner einsortieren kann, so dass man einen besseren Überblick behält.

Which problems are you solving with the product?

Paperless hilft mir, das Contracting super einfach und effizient umzusetzen. Bisher hat damit wirklich alles sehr gut geklappt.


Alena

Senior Projekt Manager at Reachbird

Online Media

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Für mich das beste Signierungsprogramm!

What did you like?

Intuitiv und einfach zu bedienen. Man braucht nicht wirklich viel Einarbeitungszeit und kann sehr schnell loslegen. Versand läuft sauber, man kann auch Templates anlegen, was die Arbeit deutlich vereinfacht.

What did you not like?

Das aktuelle Pricing entspricht sicherlich nicht jedermanns Anforderung, da der Versand der Dokument limitiert ist. War früher auch anders, aber wir kommen damit klar.

Which problems are you solving with the product?

Wir versenden mittlerweile alle Verträge und auch Angebote mit Paperless, was schon eine ganze Menge ist. Vor allem für Artist Verträge nutzen wir Paperless - alles ist dann an einem Platz, so wie es sein soll.


Sebastian

CEO at Image47 GmbH

Media Production

11–50 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Paperless ist eine grandiose Software

What did you like?

Die Nutzung des Produktes funktioniert intuitiv. Es sind alle Funktionen vorhanden, die man sich von einem eSignature Tool erwartet. Bisher hat das Produkt auch immer fehlerfrei funktioniert. Auch die rechtlichen Erfordernisse für eine QES werden erfüllt, was dann sehr wichtig ist, wenn man das Produkt auch für das unterzeichnen von Verträgen nutzen möchte.

What did you not like?

Paperless erfüllt all unsere Anforderungen. Man kann nicht meckern. Das Tool hat auf jeden Fall mehr Aufmerksamkeit verdient.

Which problems are you solving with the product?

Mit Paperless lässt sich wie der Name schon sagt das Dokumentmanagement papierlos und effizient gestalten. Mann kann zum einen mit den vorgefertigten Textbausteinen Verträge intuitiv selbst gestalten und dies auch kollaborativ im Team. Außerdem besteht auch die Möglichkeit die Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzureichen.


Dominik

Sachbearbeiterin at Mediasoft GmbH

Design

101–200 employees

Use cases:E-Signature
5.0
Older than 12 months

Ganzheitlich gedacht

What did you like?

Super UI / UX. Der Ansatz den Paperless verfolgt finde ich sehr spannend. Alles kann auf einer Plattform abgedeckt werden. Nutze das Tool sogar für meine Rechnungen.

What did you not like?

Eine Erinnerungsfunktion gibt es leider noch nicht, soll aber bald kommen.

Which problems are you solving with the product?

Habe meine Dokumente vor Paperless mit Word erstellt und als PDF verschickt. Oft kamen dann Scans oder Fotos zurück und die Daten waren unleserlich. Jetzt versende ich fast alle Dokumente, die ich mit meinen Kunden teile über Paperless


Postingheld

CEO at Postingheld

Information Technology and Services

0–10 employees

Use cases:HRE-SignatureProject Management
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