Erfolgreiches HubSpot-Onboarding gewünscht? Mit diesen Tipps klappt’s

1. Was ist ein HubSpot-Onboarding und warum ist es wichtig?
2. Zentrale Herausforderungen von Onboarding-Prozessen
3. HubSpot-Onboarding Step-by-Step
4. Best Practices: So gelingt das Onboarding
5. Keine Scheu vor externer Unterstützung
6. HubSpot-Onboarding mit Factory42 meistern
7. Fazit: Dein Weg zu einem erfolgreichen HubSpot-Onboarding

HubSpot verspricht als All-in-one-Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice eine effiziente Zusammenarbeit und datengetriebene Prozesse. Doch der Erfolg hängt maßgeblich vom richtigen Onboarding ab: Ohne eine strukturierte Einführung bleiben viele Potenziale der Software ungenutzt und Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Workflows, inkorrekten Daten oder überforderten Teams.

Gerade für mittelständische Betriebe und Konzerne mit komplexen Anforderungen ist ein durchdachter Onboarding-Prozess während der Implementierung deshalb entscheidend. Doch was macht einen erfolgreichen Start mit HubSpot aus?

In diesem Artikel erfährst du, worauf es beim HubSpot-Onboarding ankommt und wie du typische Stolpersteine vermeidest – für eine gut strukturierte und nachhaltige Nutzung der Plattform.

Was ist ein HubSpot-Onboarding und warum ist es wichtig?

Das Onboarding ist ein erster entscheidender Schritt, um HubSpot erfolgreich in deinem Unternehmen zu implementieren. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Einführungsprozess, der sicherstellt, dass dein Team die Plattform effizient nutzt, Prozesse optimal gestaltet und alle relevanten Daten korrekt integriert werden. Ein gut durchdachtes Onboarding legt den Grundstein für langfristigen Erfolg und hilft dabei, teure Fehler zu vermeiden.

Die Vielfalt von HubSpot kann anfangs überwältigend sein. Startet dein Unternehmen ohne klares Onboarding, könnte es die zahlreichen Möglichkeiten der All-in-one-Plattform unter Umständen nicht vollständig ausschöpfen – von ineffizienten Workflows sowie fehlenden Integrationen ganz zu schweigen. 

Ein professionelles Onboarding sorgt dafür, dass du …

• … Zeit und Kosten sparst: Durch eine strukturierte Einführung vermeidest du ineffiziente Prozesse, sodass dein Team schneller produktiv arbeiten kann.
• … schnelle Ergebnisse erzielst: Je eher dein Unternehmen HubSpot optimal nutzt, desto schneller kannst du den ROI deiner Entscheidung sehen.
• … Fehlentscheidungen vermeidest: Ein klares Verständnis für die Plattform und ihre Funktionen reduziert das Risiko, unpassende Einstellungen zu implementieren.

Zentrale Herausforderungen von Onboarding-Prozessen

Gerade zu Beginn stellen viele Unternehmen fest, dass der Weg zur effektiven Nutzung von HubSpot nicht immer geradlinig verläuft. Unterschiedliche Geschäftsmodelle, komplexe Anforderungen und die Vielzahl an Funktionen machen den Onboarding-Prozess mit HubSpot oft anspruchsvoll. Kennst du allerdings die typischen Herausforderungen und fokussierst dich frühzeitig auf eine durchdachte Strategie, schaffst du die Grundlage für eine nachhaltige Nutzung der Plattform.

1. Die Komplexität von HubSpot: Ein Ökosystem voller Möglichkeiten

HubSpot bietet eine breite Palette an Funktionen für CRM, Marketing, Sales und Kundenservice. Diese Vielfalt ist einer der größten Vorteile der Plattform – aber auch eine der größten Hürden.

Startet dein Unternehmen beispielsweise mit HubSpot als Marketing-Plattform, erkennt aber später, dass CRM- und Vertriebsprozesse nicht nahtlos eingebunden sind, musst du öfter als nötig Korrekturen vornehmen. Das kostet Zeit und Ressourcen, was sich mit einer strategischen Planung von Anfang hätte vermeiden lassen.

HubSpot CRM auf OMR Reviews

2. Unstrukturierte Herangehensweise

Viele Unternehmen machen ähnliche Fehler, wenn sie HubSpot einführen. Einige der häufigsten Stolpersteine sind:

• Unklare Ziele und fehlende Strategie: Unternehmen starten mit HubSpot, ohne vorher klar zu definieren, welche Prozesse optimiert werden sollen oder woran der Erfolg gemessen wird.
• Datenchaos bei der Migration: Werden Daten unstrukturiert aus bestehenden Systemen übernommen, führt das zu Dubletten, unvollständigen Kontaktdaten und ineffizienten Workflows.
• Unzureichende Schulung des Teams: Selbst die beste Software bringt keinen Mehrwert, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, wie sie sie effektiv nutzen. Ein strukturiertes Schulungskonzept ist daher essenziell.
• Fehlende Integration mit bestehenden Tools: Unternehmen setzen oft weiterhin auf isolierte Systeme, statt HubSpot nahtlos mit CRM-, ERP- oder E-Commerce-Plattformen zu verbinden.

3. Warum ein standardisiertes Onboarding nicht für alle funktioniert

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an HubSpot – und diese sollten sich auch im Onboarding widerspiegeln. Während ein B2B-Unternehmen möglicherweise stark auf Lead-Generierung und Vertriebsautomatisierung setzt, braucht ein B2C-Unternehmen vielleicht umfassendere Marketing- und E-Commerce-Integrationen sowie datengetriebene Customer Journeys und somit ein vollständiges HubSpot Marketing Onboarding.

Eine standardisierte Einführung wird diesen Unterschieden oft nicht gerecht. Deshalb sollte der Prozess – am besten gemeinsam mit einem HubSpot-Onboarding Specialist – an die jeweiligen Geschäftsziele, internen Ressourcen und technischen Gegebenheiten angepasst werden. Ein schrittweises Onboarding stellt sicher, dass die Implementierung langfristig erfolgreich ist.

HubSpot-Onboarding Step-by-Step

Statt blind in die Plattform einzutauchen, lohnt es sich, den Prozess in klar definierte Schritte zu unterteilen. So stellst du sicher, dass alle relevanten Systeme nahtlos verbunden, Daten korrekt migriert und Teams optimal geschult sind.

Schritt 1: Onboarding-Strategie festlegen

Bevor du mit der technischen Umsetzung beginnst, solltest du dir über deine geschäftlichen Anforderungen und Ziele im Klaren sein. Definiere genau, was du mit HubSpot erreichen möchtest – sei es eine effizientere Lead-Generierung, bessere Kundenkommunikation oder eine stärkere Automatisierung im Vertrieb.

Wichtige Fragen für deine Zieldefinition:

• Welche konkreten Probleme soll HubSpot in deinem Unternehmen lösen?
• Welche Teams werden mit der Plattform arbeiten und welche Anforderungen haben sie?
• Welche KPIs definieren den Erfolg deiner HubSpot-Nutzung?

Tipp: Arbeite mit SMART-Zielen (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden). Ein Beispiel wäre: „Steigerung der Conversion Rate um 20 Prozent innerhalb von sechs Monaten durch optimierte Workflows und Automatisierungen.“

Schritt 2: Datenmigration

Ein häufiger Stolperstein beim HubSpot-Onboarding ist die Migration bestehender Daten. Unstrukturierte, doppelte oder fehlerhafte Datensätze können dazu führen, dass dein CRM von Anfang an ineffizient ist. Daher ist es wichtig, eine Datenbereinigung durchzuführen, bevor du die Plattform mit alten Systemen verknüpfst. Teste die Migration am besten mit einer kleinen Datenmenge, statt direkt den kompletten Datenbestand zu übertragen.

• Prüfe bestehende Datenquellen und filtere irrelevante oder doppelte Daten heraus.
• Stelle sicher, dass alle Kontakt- und Firmendaten einheitlich formatiert sind.
• Nutze HubSpot-Import-Tools oder externe Integrationslösungen für eine fehlerfreie Übertragung.

Befolge diese vier Schritte für ein erfolgreiches HubSpot-Onboarding. Grafik: factory42

Schritt 3: Integration mit bestehenden Tools

Damit HubSpot dein Unternehmen wirklich effizient unterstützen kann, sollte die Plattform reibungslos mit deinen bestehenden Systemen zusammenarbeiten. Egal, ob du bereits ein CRM-System wie Salesforce, ein ERP-System wie SAP oder ein E-Mail-Marketing-Tool nutzt – eine gut geplante Integration spart Zeit und vermeidet Insellösungen. HubSpot bietet eine Vielzahl an vorinstallierten Integrationen über den App Marketplace. Falls eine spezielle Verbindung fehlt, können APIs oder Drittanbieter-Tools wie Zapier helfen.

• Prüfe, welche deiner bestehenden Tools eine direkte HubSpot-Schnittstelle haben.
• Richte Datensynchronisationen so ein, dass Informationen in Echtzeit aktualisiert werden.
• Erstelle Automatisierungen, um manuelle Prozesse zu reduzieren und Workflows zu optimieren.

Schritt 4: Team-Schulung

Die beste Software bringt nichts, wenn dein Team sie nicht richtig nutzt. Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer strukturierten Schulung – dabei ist sie entscheidend für den langfristigen Erfolg. Baue eine interne HubSpot-Expertengruppe auf, die anderen Teammitgliedern bei Fragen hilft und regelmäßig Best Practices teilt.

• Setze auf eine Kombination aus Live-Trainings, On-Demand-Kursen und internen Workshops.
• Weise jeder Abteilung spezifische Rollen und Zugriffsrechte in HubSpot zu.
• Ermutige dein Team, sich mit der HubSpot Academy weiterzubilden und regelmäßig neue Funktionen zu testen.

Best Practices: So gelingt das Onboarding

Ein erfolgreiches HubSpot-Onboarding endet nicht mit der ersten Implementierung, sondern ist ein fortlaufender Prozess. Um die Plattform optimal in bestehende Abläufe zu integrieren, solltest du den Onboarding-Prozess klar strukturieren und in einem detaillierten Projektplan festhalten. Dieser Plan sollte Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen definieren, damit alle Beteiligten stets den Überblick behalten.

Hilfreich ist es zudem, das Onboarding schrittweise anzugehen, statt sämtliche Funktionen gleichzeitig zu implementieren. Ein iteratives Vorgehen – bei dem zunächst essenzielle Features wie CRM, E-Mail-Marketing oder Pipeline-Management eingeführt und erst anschließend komplexere Automatisierungen oder Reportings integriert werden – ermöglicht eine schnellere Einarbeitung und vermeidet Überforderung im Team.

Wichtig sind außerdem ein laufendes Monitoring sowie bei Bedarf regelmäßige Anpassungen:

• Feedbackschleifen: Um sicherzustellen, dass Workflows effizient funktionieren und keine Engpässe entstehen, sollten deine Teams regelmäßig überprüfen, ob die Nutzung von HubSpot den gewünschten Erfolg bringt. Dabei helfen die Analyse von Nutzungsdaten sowie das direkte Feedback der Anwender*innen.
• Den Lernprozess unterstützen: Die Plattform bietet verschiedene Reporting-Funktionen, um den Erfolg der HubSpot-Implementierung zu messen. Regelmäßige Meetings und interne Slack- oder Teams-Channels helfen, offene Fragen zu klären, Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und gezielt nachzusteuern.

Keine Scheu vor externer Unterstützung

Die Implementierung von HubSpot kann für Unternehmen mit komplexen Strukturen und spezifischen Anforderungen herausfordernd sein. In solchen Fällen braucht es Expertise von außen: Spezialisierte Dienstleister*innen bringen beim HubSpot-Onboarding nicht nur tiefgehendes technisches Wissen mit, sondern auch wertvolle Erfahrungen aus verschiedenen Branchen. Diese helfen dabei, die Plattform optimal an die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.

Wann externe Hilfe sinnvoll ist:

• Begrenzte Ressourcen: Wenn deinem Team die Kapazitäten oder das spezifische Know-how für eine umfassende HubSpot-Implementierung fehlen.
• Komplexe Systemlandschaften: Bei der Integration von HubSpot in bereits bestehende, vielfältige IT-Systeme, um einen reibungslosen Datenaustausch sicherzustellen.
• Branchenspezifische Anforderungen: Wenn besondere Branchenkenntnisse erforderlich sind, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Das sollte dein HubSpot-Onboarding-Partner mitbringen:

• Erfahrung und Zertifizierungen: Achte darauf, dass die Dienstleister*innen über nachgewiesene Erfahrung mit HubSpot-Projekten verfügen und idealerweise zertifizierte Partner sind.
• Branchenkenntnis: Der Partner sollte mit den spezifischen Herausforderungen und Prozessen deiner Branche vertraut sein.
• Referenzen und Fallstudien: Prüfe, ob der Dienstleister erfolgreiche Projekte vorweisen kann, die mit deinen Anforderungen vergleichbar sind.
• Serviceangebot: Besonders vorteilhaft ist ein umfassendes Leistungsportfolio, das von der Beratung durch HubSpot-Onboarding Specialists über die Implementierung bis hin zu Schulungen und Support reicht.

HubSpot-Onboarding mit Factory42 meistern

factory42 ist auf die Entwicklung maßgeschneiderter Software-Lösungen und IT-Dienstleistungen spezialisiert. Mit einem Fokus auf digitale Transformation und Prozessautomatisierung unterstützt factory42 Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern und zukunftsfähige Lösungen zu implementieren. Dabei kombiniert der HubSpot Partner technologisches Wissen mit agilen Methoden, um individuelle Software-Produkte und Plattformen zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen seiner Kundschaft gerecht werden.

factory42 bietet:

• Beratung und Konzeption: Entwicklung individueller Strategien für die digitale Transformation.
• Systemintegration: Nahtlose Integration von HubSpot in bestehende Tech Stacks inklusive ganzheitlicher Kundensicht.
• Managed Services: Übernahme administrativer Aufgaben, proaktives Release-Management und kontinuierliche Optimierung der CRM-Instanz.
• Training Academy: Schulungen und Workshops zur Befähigung deines Teams im Umgang mit HubSpot und anderen Tools wie Salesforce und Braze.

Fazit: Dein Weg zu einem erfolgreichen HubSpot-Onboarding

Ein gut strukturiertes HubSpot-Onboarding ist entscheidend, um die Plattform von Anfang an optimal zu nutzen und langfristige Erfolge zu sichern. Unternehmen, die klare Ziele definieren, Daten sauber migrieren, bestehende Systeme nahtlos integrieren und ihr Team umfassend schulen, profitieren von effizienteren Prozessen und einer besseren Nutzung der zahlreichen Funktionen von HubSpot.

Allerdings ist das Onboarding kein einmaliger Prozess, sondern erfordert regelmäßige Optimierungen. Feedbackschleifen, gezieltes Monitoring und iterative Anpassungen helfen dabei, HubSpot kontinuierlich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und den ROI zu maximieren. Wer sich zusätzlich auf bewährte Best Practices stützt und sich bei Bedarf externe Unterstützung durch HubSpot-Onboarding-Partner holt, stellt sicher, dass die Implementierung reibungslos verläuft und nachhaltigen Mehrwert schafft.

Ob mit internen Ressourcen oder mit der Hilfe eines erfahrenen Dienstleisters wie factory42 – ein strategisches und gut geplantes Onboarding ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Nutzung von HubSpot. Wer diesen Prozess bewusst gestaltet, kann die Plattform voll ausschöpfen und langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.