Umziehen, aber richtig: So hat OMR die HubSpot-Implementierung gemeistert

Chantal Seiter 20.1.2023

Wir verraten dir, wie wir bei OMR die HubSpot-Implementierung für unser CRM umgesetzt haben und was es zu beachten gilt

Wie meistern Unternehmen den Umstieg auf eine neue Software? Während die App auf dem Smartphone schnell installiert und eingerichtet ist, nimmt die Implementierung von Business-Tools häufig wesentlich mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch. Das hat unter anderem eine Studie der Digital-Adoption-Plattform Userlane ergeben.

2022 hat OMR sich dennoch der Herausforderung gestellt und unternehmensweit HubSpot für seine CRM-To-dos (Customer Relationship Management) eingeführt. In diesem Artikel erfährst du die Gründe für den Umzug und bekommst Tipps an die Hand, die die Software-Implementierung in deinem Unternehmen garantiert erleichtern.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine All-in-one-Plattform für Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Content Management und Automatisierungen. Die verschiedenen Software-Lösungen, sogenannte “Hubs”, eignen sich hierbei für unterschiedliche Aufgaben und können je nach Bedürfnis frei zusammengestellt werden. So bietet HubSpot Unternehmen jeder Größe Produkte und Lösungen für ein voll umfassendes Kundenmanagement.

Mit dem von OMR genutzten HubSpot Marketing Hub können Unternehmen umfangreiche Inbound-Marketingkampagnen erstellen. Das ermöglicht die Ansprache potenzieller Leads über Blogs, Social Media und Werbeanzeigen und deren anschließende Konvertierung mithilfe von Landingpages, E-Mail-Marketing und Automatisierungen.

Gut Ding will Weile haben

Manchmal ist innerhalb eines Unternehmens schnell klar, dass ein neues Tool hermuss. In anderen Fällen braucht es wiederum viele kleine Pain Points, die letztlich zu einem großen Schmerz zusammenwachsen. Dass für die Arbeit bei OMR neue Software nötig ist, stand Anfang 2022 fest, nachdem das bis dahin genutzte Tool ActiveCampaign nicht länger alle CRM-Bedürfnisse erfüllen konnte.

“Den größten Pain Point hatten wir im Januar 2022”, sagt Bozhidara Koleva, Senior Online Marketing Managerin bei OMR. Sie war Teil des Entscheidungsprozesses für das neue Tool, der allerdings erst einige Monate später losgehen sollte: “Uns war wichtig, dass wir nach dem OMR Festival mit der Entscheidungsfindung starten, statt vorher schnell irgendwohin zu wechseln.” Denn: Die Vorbereitung des OMR Festivals bindet viele Ressourcen. Gleichzeitig muss man sich auf einen Software-Umstieg voll konzentrieren können. Beides zusammen wäre daher nicht möglich gewesen und hätte zu Abstrichen auf der einen oder auf der anderen Seite geführt.

Tipp: Für den Umstieg auf eine neue Software solltest du unbedingt genug Zeit und Ressourcen einplanen.

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Das Team, das sich nach dem OMR Festival auf die Suche nach einem neuen Tool gemacht hat, war breit aufgestellt: Neben Bozhidara und Isabelle Gardt, Geschäftsführerin und Head of Marketing bei OMR, bestand es vor allem aus Kolleg*innen, deren Daily Business E-Mail-Marketing ist. Mit dabei war außerdem unser Growth Manager Jens Bohse, der einen Überblick darüber hat, wie OMR technisch aufgestellt ist und mit welchen bestehenden Tools die neue Software kombinierbar sein muss.

Bozhidaras Tipp ist, die Taskforce nicht zu groß werden zu lassen: An der Entscheidungsfindung waren bei OMR aktiv fünf bis sechs Kolleg*innen beteiligt. Die Anforderungen aus den jeweiligen Teams haben sie gesammelt und so mit berücksichtigt.

Suche nach der Nadel im Tool-Heuhaufen

Vom Beginn der Tool-Suche bis zur finalen Entscheidung für HubSpot sind bei OMR rund zwei Monate vergangen. In der Zeit haben die Kolleg*innen zunächst in Abstimmung mit den anderen Units einen Anforderungskatalog erstellt. Wichtige Fragen, die sich dein Team vorab stellen sollte, sind zum Beispiel:

  • Welche Features des bisherigen Tools sind gut und sollten auch Teil der neuen Software sein?
  • Welche Features fehlen euch gerade?
  • Welche Funktionen braucht ihr eigentlich gar nicht?
  • Welche Tools nutzt ihr außerdem, die in die neue Software integrierbar sein sollten?

Nachdem bei OMR alle Fragen geklärt waren, ging die Suche richtig los: Zuerst haben die Kolleg*innen alle möglichen Tools für unser CRM-Game aufgeschrieben. Mit dabei waren zum Beispiel Softwares, die sie aus vorherigen Jobs kannten. Aber auch ein LinkedIn-Aufruf von Isabelle hat viele Vorschläge eingebracht. Allerdings war schnell klar: Nur weil ein Tool für ein Unternehmen gut funktioniert, heißt das nicht, dass es sich bei allen gut einsetzen lässt.

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Isabelle Gardt, Geschäftsführerin und Head of Marketing bei OMR, hat für die Tool-Suche auch auf Tipps von ihrer LinkedIn-Community gesetzt

Software ist so individuell wie unsere Anforderungen an sie

Nach einiger Recherche haben Bozhidara und die anderen Kolleg*innen die lange Liste möglicher CRM-Tools auf eine engere Auswahl von fünf Anbietern reduziert. Dabei hat vor allem der vorher erstellte Anforderungskatalog geholfen. Aber auch die Budget-Frage solltest du dir gleich zu Beginn stellen. So wird schnell klar, welche Tools überhaupt infrage kommen und mit welchen du dich nicht unbedingt näher befassen musst.

Bei OMR sollte mit dem neuen Tool vor allem gutes E-Mail-Marketing möglich sein. Die Anforderungen an die Software gingen aber noch weiter, da die Kolleg*innen unser CRM generell ausbauen und optimieren wollten. Deshalb war entscheidend, dass wir zu einer CRM-Plattform wechseln, die Daten strukturiert abbilden und langfristig mit dem Wachstum von OMR mithalten kann. Daneben waren die wichtigsten Kriterien außerdem:

  • Einfache Erstellung und Versand von Newslettern
  • Einfacher Website-Builder für Landingpages
  • Einfaches Aufsetzen von Marketing-Automationen

Mit den Anbietern aus der engeren Auswahl ist das Team in den Austausch gegangen und hat sich Demos zeigen lassen, um einen ersten Eindruck zu bekommen. “Das war aber nur sehr grob”, sagt Bozhidara. “Wichtig ist, sich auch selbst mit dem Tool vertraut zu machen. Vor allem, weil am Ende viele verschiedene Leute damit arbeiten sollen. Es muss also intuitiv sein.” Solche Testzugänge stellen zwar nicht alle Tool-Anbieter zur Verfügung. Trotzdem kann es sich immer lohnen, danach zu fragen, um selbst ein Gefühl für die Software zu bekommen.

HubSpot? Gekauft! Und jetzt?

Etliche Demos, Test-Use-Cases und Verkaufsgespräche später hatte HubSpot die Nase knapp vorn. “Am Ende musste eine Entscheidung getroffen werden, das war am schwierigsten”, sagt Bozhidara. Denn oft sind es nur Feinheiten, die für oder gegen ein Tool sprechen. Da kann das Gefühl im Gespräch mit dem Anbieter entscheidend sein, wo es doch eigentlich um ein so nüchternes Thema wie Software geht.

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Die vielen Features und Nutzungsmöglichkeiten von HubSpot – und ein gutes Bauchgefühl – sorgten am Ende für den Umstieg auf die CRM-Plattform. “Der Umzug war eine Mammutaufgabe”, sagt Bozhidara. Was sich bis dahin schon wie ein riesiger Task angefühlt hat, war auch nach der Entscheidung für den HubSpot Marketing Hub ein hartes Stück Arbeit.

Im Juli 2022 ging es in die Implementierungsphase. Ab dann war auch Kathrin Blömer an Bord. Sie ist Digital Marketing Managerin bei OMR und hat sich darum gekümmert, dass alle rund 80 Kolleg*innen, die mit HubSpot arbeiten würden, zum neuen Tool abgeholt werden. “Die Implementierung hat 70-80 % meiner Arbeitszeit in Anspruch genommen”, sagt Kathrin. Der erste Schritt war das Onboarding bei HubSpot. “Wir haben uns für ein Advanced Onboarding entschieden und uns drei Monate lang wöchentlich mit einer Onboarding-Expertin ausgetauscht, die uns das ganze System gezeigt hat.”

HubSpot-Implementierung oder: 120 Tage Umzug

Auch die HubSpot-Implementierung lag in den Händen eines kleinen Teams, das alle Prozesse im Blick hatte. “Unser Team war divers aufgestellt und es war auch extrem wichtig, dass jede*r unterschiedliche Kompetenzen mitgebracht hat”, erzählt Kathrin. Mit dabei waren Kolleg*innen aus dem E-Mail-Marketing, der Systemintegration, dem Performance Marketing und eine Kollegin mit CRM-, Data- und Technology-Background. “Das war genau, was wir brauchten, weil die Kollegin auch vorher schon mit HubSpot gearbeitet hat und sich deshalb gut auskannte.”

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Wichtig ist laut Kathrin vor allem, klare Verantwortlichkeiten zu haben. Außerdem wurden zu Beginn des Onboarding-Prozesses Ziele definiert und ein Timing, welche Schritte wann abgeschlossen sein sollten. In diesen drei Monaten der Implementierungsphase ging es primär darum, sämtliche Daten nach HubSpot umzuziehen, bestehende Tools zu integrieren sowie E-Mail-Templates, Formulare, Landingpages und Automationen zu bauen. “Wir haben implementiert, sind auf Probleme gestoßen und haben versucht, diese Probleme mit unserer Onboarding-Expertin zu lösen”, erinnert Kathrin sich. “Es war wirklich sehr, sehr intensiv.”

Alle ins HubSpot-Boot holen

Die intensive Zeit sollte nach dem Onboarding aber nicht enden, denn der größte Schritt stand noch bevor: Alle Kolleg*innen mussten ins Boot geholt werden. Ende Oktober 2022 hat Kathrin dafür ein großes Onboarding über alle Abteilungen von OMR hinweg gegeben, das zusätzlich aufgezeichnet wurde. Die Inhalte finden Kolleg*innen on top in einem ausführlichen Handbuch – das ist vor allem für neue Teammitglieder hilfreich, die künftig mit dem Tool arbeiten werden.

Für die anschließende Kommunikation hat Kathrin außerdem einen eigenen Slack-Channel eröffnet, in dem alle Updates geteilt werden. “Es ist wertvoll, einen Channel zu erstellen, in dem sich Leute mit Problemen melden und sich gegenseitig helfen können”, sagt sie. Denn: Wenn eine Person eine Frage oder ein Problem hat, ist sie damit wahrscheinlich nicht allein. In einem zweiwöchentlichen Call klärt Kathrin zudem weiterhin offene Fragen und stellt den Kolleg*innen einzelne Funktionen vor.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt’s auch unter den Tools nicht

Mittlerweile ist der HubSpot Marketing Hub seit einigen Monaten voll in Benutzung. Wir bei OMR Reviews verwenden das Tool beispielsweise vor allem für den Newsletter-Versand. OMR Education hat Shopify in HubSpot integriert und sich darüber hinaus auch für den HubSpot CRM entschieden. Über ihn versenden die Kolleg*innen zum Beispiel Sales-Mailings, automatisieren Sales-Aufgaben, organisieren Meetings und kümmern sich um das Teilnehmer*innen-Management für die Weiterbildungen.

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Bei OMR Reviews nutzen wir HubSpot vor allem für die Erstellung und den Versand unserer Newsletter

“Wir arbeiten mit Systemen wie zum Beispiel Zapier und Segment. Die haben wir in HubSpot integriert, was uns super viele Möglichkeiten eröffnet”, sagt Kathrin. “Alles spielt zusammen, deswegen sind Integrationen so wichtig.” Der Wechsel hat sich Kathrin zufolge also auf alle Fälle gelohnt, auch wenn selbst das umfangreiche HubSpot kein Tool ist, das wirklich alle Bedürfnisse erfüllen kann. “Wir konnten unser System extrem gut strukturieren und können jetzt viel effizienter arbeiten. Außerdem konnten wir unsere Öffnungsraten schon jetzt steigern. Das war auch ein Ziel von uns.”

“Man ist nie fertig”

HubSpot läuft, das CRM nimmt neue Fahrt auf und der Umstieg war definitiv erfolgreich. Kathrin glaubt trotzdem, dass man eigentlich nie fertig ist mit der Implementierung neuer Software: “Es gibt immer neue Möglichkeiten. Man entdeckt immer mehr, was man mit dem Tool machen kann.” Aber das ist es ihr zufolge auch, was das Ganze so spannend macht.

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Kathrins wichtigste Learnings aus den vergangenen Monaten sind:

  • Anforderungen definieren
  • Klare Ziele und Timings setzen
  • Kleine, diverse Taskforce mit passenden Skills aufstellen
  • Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuweisen
  • Alle auf dem Laufenden halten (z. B. via Slack-Channel)
  • Genug Zeit für alle Schritte und Prozesse einplanen

Und auch wenn der Umzug zu einem neuen Tool, vor allem für größere Unternehmen, eine Mammutaufgabe ist, kann Kathrin klar sagen: “Das hat so viel Spaß gemacht, weil man bei null anfängt. Du hast ein cleanes Tool, das aufgeräumt ist, quasi ein weißes Blatt Papier.” Jetzt ist bei OMR im CRM wieder alles strukturiert und Kathrin und die anderen Kolleg*innen investieren zwar nicht mehr den Großteil ihrer Arbeitszeit in die HubSpot-Implementierung, der Umstieg wird sie – und uns alle – aber sicherlich noch eine Weile beschäftigen.

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Chantal Seiter
Autor*In
Chantal Seiter

Chantal ist Redakteurin bei OMR Reviews. Wenn sie gerade mal nicht in die Tasten haut, betreibt sie Café Hopping oder erkundet neue Städte. Am liebsten beides zusammen. Vor ihrem Start bei OMR Reviews hat die Eigentlich-Kielerin in Kreativagenturen und als Freelancerin gearbeitet. 2022 hat sie außerdem eine Weiterbildung zur Fashion Stylistin abgeschlossen.

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