Interne Kommunikation verbessern und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

1. Was versteht man unter interner Kommunikation?
2. Warum ist interne Kommunikation für Unternehmen so wichtig?
3. Welche Herausforderungen gibt es in der internen Kommunikation?
4. Was sind die Ziele einer guten internen Kommunikation?
5. Welche Maßnahmen und Kanäle eignen sich zur Verbesserung der internen Kommunikation?
6. Fazit

Was versteht man unter interner Kommunikation?

Interne Kommunikation beschreibt den systematischen Austausch von Informationen, Wissen und Feedback innerhalb eines Unternehmens – zwischen Führungskräften, Teams und einzelnen Mitarbeitenden. Sie findet über verschiedene Kanäle statt: digital oder analog, formal oder informell, top-down und/oder bottom-up

In einer zunehmend vernetzten und dynamischen Arbeitswelt wandelt sich die interne Kommunikation stark: Klassische Top-down-Ansätze allein reichen nicht mehr aus. Gefragt sind transparente, dialogorientierte und interaktive Kommunikationsformen, die Partizipation und Vertrauen fördern.

Moderne interne Kommunikation setzt auf vielfältige, oft digitale Formate – darunter:

• Social Intranets – zentraler Zugang zu News, Wissen und Austausch, idealerweise mobil verfügbar
• Team- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Viva Engage, Microsoft SharePointoder Slack
• Digitale Newsletter – zielgruppengerecht und interaktiv gestaltet
• Mitarbeitenden-Apps – für den schnellen Zugang von unterwegs, z. B. bei Non-Desk-Mitarbeiter*innen
• Virtuelle Townhalls, Q&A-Formate und CEO-Videos – für mehr Nahbarkeit und Dialog
• Storytelling-Formate – z. B. kurze Videos, Interviews oder Reportagen aus dem Arbeitsalltag

In Zeiten von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen ist eine strukturierte, digitale Kommunikation entscheidender denn je.

Warum ist interne Kommunikation für Unternehmen so wichtig?

Eine effektive interne Kommunikation ist das Fundament für eine funktionierende Unternehmenskultur. Sie beeinflusst nicht nur die Effizienz von Arbeitsprozessen, sondern auch die emotionale Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen. Die wichtigsten Vorteile sind:

1. Transparenz schaffen

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort helfen Mitarbeiter*innen, das "Warum" hinter Entscheidungen zu verstehen.

2. Vertrauen fördern

Wer gut informiert ist, fühlt sich ernst genommen und handelt eigenverantwortlich.

3. Motivation steigern

Dialogorientierte Kommunikation ermutigt zur Mitgestaltung und steigert die Identifikation mit dem Unternehmen.

4. Wissenstransfer verbessern

Gut abgestimmte Kommunikationskanäle sorgen für den reibungslosen Austausch von Fachwissen und Ideen.

5. Mitarbeiterbindung stärken

Klare Werte, Visionen und eine offene Kommunikation sind ausschlaggebend dafür, dass Mitarbeiter*innen langfristig bleiben.

Welche Herausforderungen gibt es in der internen Kommunikation?

Interne Kommunikation kann schnell unübersichtlich oder einseitig werden. Typische Herausforderungen sind:

• Informationsflut: Mitarbeiter*innen fühlen sich durch zu viele E-Mails und Tools überfordert.
• Informationssilos: Abteilungen kommunizieren zu wenig miteinander.
• Mangelnde Relevanz: Inhalte werden nicht zielgruppengerecht aufbereitet.
• Geringe Partizipation: Mitarbeiter*innen fühlen sich nicht ausreichend eingebunden.
• Fehlende Strategie: Kommunikation erfolgt reaktiv statt strategisch geplant.

Hier setzt eine durchdachte Kommunikationsstrategie an, die Klarheit, Struktur und Beteiligung fördert.

Was sind die Ziele einer guten internen Kommunikation?

Eine professionelle interne Kommunikation verfolgt mehrere strategische Ziele:

• Informationssicherheit: Alle Mitarbeiter*innen erhalten die gleichen, verifizierten Informationen.
• Verständlichkeit: Inhalte werden leicht zugänglich und für alle Zielgruppen verständlich gestaltet.
• Dialog und Interaktion: Feedback- und Mitmachformate schaffen Beteiligung.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Entscheidungen werden kommuniziert und erklärt.
• Kulturförderung: Unternehmenswerte und Visionen werden gelebt und kommuniziert.

Wenn diese Ziele erreicht werden, profitieren Unternehmen von stärkerem Zusammenhalt, verbesserter Zusammenarbeit und höherer Mitarbeiterzufriedenheit.

Welche Maßnahmen und Kanäle eignen sich zur Verbesserung der internen Kommunikation?

• Intranet als zentrale Plattform: Ein modernes Social-Intranet ist das Herzstück der internen Kommunikation. Es sollte als Startseite fungieren und sowohl Desktop- als auch mobil nutzbar sein.
• Interaktive Elemente einbauen: Umfragen, Abstimmungen und Kommentarfunktionen regen zur Beteiligung an.
• Klare Sprache verwenden: Verzichte auf Fachjargon, erkläre Abkürzungen und schreibe leicht verständlich.
• Authentizität und Nahbarkeit schaffen: Verwende Geschichten aus dem Arbeitsalltag, Interviews, Videos und Bildmaterial. Persönliche Formate schaffen Vertrauen.
• Mitarbeiter*innen einbinden: Schaffe Möglichkeiten, dass Teams eigene Inhalte erstellen oder pflegen können – z. B. eigene Intranet-Bereiche für Fachabteilungen.
• Strategische Planung: Definiere klare Verantwortlichkeiten, Ziele und KPIs für die interne Kommunikation. Plane regelmäßige Reviews.
• Diversität und Barrierefreiheit berücksichtigen: Achte auf inklusive Sprache, unterschiedliche Perspektiven und barrierefreie Inhalte.
• Passende Tools nutzen: Neben klassischen Kommunikationsmitteln lohnt sich der Einsatz spezialisierter Tools wie:
  • Microsoft SharePoint
    • ideal für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte nutzen.
    • Vorteile: Hohe Kompatibilität, vielseitige Dokumentenverwaltung, Newsletter-Erstellung, Umfrage-Möglichkeiten
    • Nachteile: Komplex in der Anwendung
  • Haiilo
    • Bieten speziell entwickelte Social Intranet-Lösungen.
    • Vorteile: Gute und einfache Bereitstellung von Informationen, Intuitive Bedienung, Fokus auf Personalisierung und Engagement, Gute und einfache Bereitstellung von Informationen
    • Nachteile: Keine Suchfunktion im Chat, Paralleles Arbeiten an Dokumenten ist ausbaufähig, Kaum Analysemöglichkeiten
• Best-Practice-Tipp: Fördere ausgewählte Mitarbeiterinnen als "Intranet-Champions". Sie können kleinere News selbst einstellen, und als Ansprechpartner*innen für die eigenen Seite fungieren. Das schafft Vertrauen und entlastet zentrale Kommunikationsstellen.

Auf OMR Reviews findest du noch weitere Social-Intranet Lösungen, mit denen du die interne Kommunikation in deinem Unternehmen verbessern kannst:

• CORE smartwork
• Überblick
• Mantra
• jive
• Just Social
• Loxonet
• Beekeeper
• Intrexx
• MangoApps
• Viadesk
• LumApps
• Bonrepublic

Fazit

Interne Kommunikation ist mehr als ein organisatorisches Mittel: Sie ist der Kitt, der ein Unternehmen zusammenhält. Gerade in Zeiten des Wandels und der Veränderung sorgt sie für Orientierung, schafft Vertrauen und gibt den Menschen im Unternehmen eine Stimme.

Wer hier gezielt investiert, stärkt nicht nur den Informationsfluss, sondern auch die Beziehung zu und zwischen Mitarbeiter*innen. Eine klare, ehrliche und gut strukturierte Kommunikation erhöht die Zufriedenheit, steigert die Motivation und fördert ein aktives Miteinander.

Deshalb gilt: Interne Kommunikation sollte keine Nebensache sein, sondern eine strategische Priorität. Denn nur wer mitnimmt, kann gemeinsam bewegen.