Interne Kommunikation verbessern und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

1. Was ist mit interner Kommunikation im Unternehmen gemeint?
2. Warum ist interne Kommunikation wichtig?
3. Was macht eine gute interne Kommunikation aus?
4. Welche Maßnahmen tragen zur Verbesserung der internen Kommunikation bei?
5. Welche Tools eignen sich für die interne Kommunikation?

Die Kommunikation ist das A und O in einer Beziehung. Das gilt nicht nur im Privaten, sondern auch für Unternehmen. Neben dem Unternehemenserfolg selbst hängt auch die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung von der Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und Führungskräften) ab. Warum das so ist, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Was ist mit interner Kommunikation im Unternehmen gemeint?

Top-Down war gestern: Interne Kommunikation geht alle etwas an!

Interne Kommunikation umfasst im Kern den Kommunikations- und Informationsaustausch in einem Unternehmen und verabschiedet sich von der ursprünglichen „Top-Down-Kommunikation“. Die Instrumente und Maßnahmen können dabei ganz individuelle Ausprägungen haben. Zum Beispiel in Form…

• eines (Social) Intranets
• von E-Mail-Rundschreiben
• von Mitarbeiterversammlungen
• von Mitarbeiterzeitungen
• von Newslettern

Arbeitswelt im Wandel

Dank des digitalen Zeitalters nutzen viele Unternehmen heutzutage das Intranet – nicht nur aufgrund eines nachhaltigeren Aspektes, sondern um den digitalen und gestiegenen Bedürfnissen im Online-Bereich auch gerecht zu wer den – Stichwort: New Work! Die Arbeitswelt verändert sich und ist nicht mehr explizit an einen Ort gebunden. Umso mehr Stellenwert hat hier eine gut funktionierende interne Kommunikation, mit dem Ziel, verlässliche Informationen zu bieten, die alle zum selben Zeitpunkt abrufen können.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von verschiedenen Social-Intranet-Tools, die diese moderne Form der internen Kommunikation in ganz verschiedener Weise anbieten. In unserem Artikel stellen wir Euch auch die sieben besten Intranet-Softwares vor.

Interne Kommunikation, zum Beispiel in der Form eines Intranets, schafft den Raum, sich zu beteiligen, zu informieren sowie auch miteinander zu kommunizieren – über alle Geschäftsbereiche und Abteilungen hinweg – vertikal, diagonal oder horizontal.

Externe Kommunikation beginnt in der internen Kommunikation

„Intern vor Extern!“ – Das ist bei vielen Verantwortlichen in der internen Kommunikation eine Prämisse. Stellt Euch vor, Ihr erfahrt aus der Zeitung, dass Jobs gestrichen und Sonderzahlungen ausfallen werden. Das Ende vom Lied: Mitarbeiter:innen fühlen sich nicht mitgenommen, desinformiert und wohlmöglich sogar demotiviert. Das Vertrauen ist gebrochen. Mitarbeiter:innen sind unzufrieden. Daher ist wichtig, Folgendes festzuhalten: Die interne Kommunikation beeinflusst die Mitarbeiter:innen erheblich und kann zu ihrer Loyalität beitragen.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Austausch von Informationen, Optimierung von Arbeitsabläufen und Schaffung von Transparenz und Nähe: all das zahlt auf eine erfolgreiche interne Kommunikation ein. Sie ebnet den Weg zu einem offenen Miteinander in einem Unternehmen und ermöglicht einen besseren Informationsfluss. Drei Kernpunkte bilden für uns die größten Vorteile von interner Kommunikation:

• Transparenz
• Wissenstransfer
• Dialog

Vertrauen schaffen

Je besser informiert, desto besser motiviert: Interne Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen und transparenten Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie bildet die Basis einer vertrauensvollen Arbeitsgemeinschaft. Wenn Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, sich selbst Wissen über Veränderungen, Prozesse und Projekte anzueignen, schafft das einen Vertrauensvorsprung.

Mitarbeitermotivation fördern

Eine gute interne Kommunikation hat Einfluss auf die Mitarbeitermotivation. Ihnen wird einerseits Raum gegeben, sich mit nützlichen Informationen zu versorgen, andererseits bietet sie ihnen die Möglichkeit, in den direkten Austausch und Dialog zu treten. Das kann motivierend sein, denn dieser direkte Einbezug stärkt die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen.

Mitarbeiterbindung aufbauen

Die interne Kommunikation ist eine essenzielle Säule, wenn es um Mitarbeiterbindung geht. Sie definiert die Grundsätze der Zusammenarbeit, wie Ziele und Werte, informiert zu Themen wie Unternehmenskultur, Visionen und Strategie. Das sind Grundpfeiler, die für alle gleichermaßen gelten und eine Form von gemeinsamer Identität schaffen. Instrumente der internen Kommunikation, die Nahbarkeit aufbauen, stellen zum Beispiel Videos von Führungskräften oder Mitarbeiter:innen dar, die Insights geben, Updates zu Prozessen liefern oder Erfahrungen zu einem Projekt o.ä. mit allen teilen.

Was macht eine gute interne Kommunikation aus?

Dynamisch und trotzdem strategisch sein!

Wer macht hier eigentlich was? Diese Frage sollte an erster Stelle stehen, bevor es ans Eingemachte geht. Eine Strategie für die interne Kommunikation sollte nicht nur die Zuständigkeiten und Regeln definieren, sondern auch abdecken, wo und wie spezifische Inhalte bzw. Themengebiete genau platziert werden können. Denn nicht jedes Thema, das in der internen Kommunikation landet, eignet sich auch für das große breite Spektrum an Mitarbeiter:innen.

Dabei muss jedoch auch gesagt sein: Kommunikation ist dynamisch. Sie verändert sich in nur kurzer Zeit. Dann heißt es auch: Spontan und offen sein für neue und andere Wege außerhalb des bekannten Fahrplans, neuen Raum schaffen und vorhandene Kommunikationsstrategien überdenken – aber natürlich nicht gleich über Bord werfen. Auch ein Schiff muss regelmäßig gewartet werden, Einzelteile geben ihren Geist auf und müssen ausgetauscht sein, damit es die Fahrt zum Ziel weiter und erfolgreich aufnehmen kann.

Folgende Fragestellungen sollten dabei bei der Planung der internen Kommunikation berücksichtigt werden:

• Was ist das Ziel Eurer internen Kommunikation?
• Wie sehen Eure Zielgruppen aus?
• Welche Ressourcen habt Ihr?
• Wie könnt Ihr Eure Mitarbeiter:innen bei diesem Thema einbinden?
• Welchen Mehrwert haben sie davon?
• Welche Instrumente stehen Euch zur Verfügung?
• Wie macht Ihr die interne Kommunikation messbar?

Ein Best-Practice-Tipp: Für jeden Geschäfts-/ oder Fachbereich lassen sich eigene Seiten im Intranet bauen. Fördert ausgewählte Mitarbeiter:innen im Umgang mit dem Intranet, sodass sie kleinere News und Anpassungen selbst übernehmen und ihre Bereiche eigenständig pflegen können. Somit schenkt Ihr ihnen Vertrauen und fördert ihre Motivation.

Mitarbeiter:innen als Botschafter:innen verstehen

Ohne Kolleg:innen, keine Stories – überspitzt gesagt. Sie sind es, die Euch mit internen Geschichten füttern und stellen die Expert:innen an der Basis dar. Daher begreift sie gerne als Botschafter:in, die es auch wert sind, angehört zu werden. Hier schließt sich der Punkt Mitarbeiterzufriedenheit an – jedes Unternehmen will sie erreichen, doch das sollten keine Lippenbekenntnisse bleiben. Interne Kommunikation kann Mitarbeiterzufriedenheit durch Teilhabe und Dialog ermöglichen: zwischen Mitarbeiter:innen untereinander sowie zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften.

Nahbare Kommunikation

Je persönlicher, desto besser! Wir kennen es alle: Anekdoten von Menschen, die uns nahestehen, bleiben besser im Ohr und Gedächtnis als Neuigkeiten, die keinen Bezug zu uns darstellen. Nahbare Kommunikation schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit.

Das heißt in der Praxis:

• Spickt Neuigkeiten mit persönlichen, jedoch authentischen Geschichten
• Platziert Grafiken, Animationen oder Videos
• Verwendet einfache Sprache, die jeder verstehen kann
• Nutzt so wenig Abkürzungen wie möglich oder erklärt sie!
• Nennt eine(n) Ansprechpartner:in, an die sich Nutzer:innen bei Fragen wenden können

Ein Phänomen, das immer wieder auftritt: Jede Abteilung denkt, alle anderen wüssten genau, was sie tun. Das ist jedoch ein Trugschluss. In Eurem Alltag surft Ihr größtenteils auf Eurer eigenen Welle umher, also muss klar sein: Ihr müsst die Themen so verfassen, dass sie für den Laien verständlich und greifbar sind.

Interaktivität

Wenn Ihr durch die Social-Media-Feeds scrollt ist es bereits eine Selbstverständlichkeit: Eure Teilhabe. Durch Likes, Klicks, Shares oder durch die Möglichkeit Eurer Meinung in den Kommentarspalten zu hinterlassen, macht Ihr aktiv mit, fördert im besten Fall den Dialog und bringt Euch ein. Doch am nächsten Tag seid Ihr von der Flut von Informationen nahezu überrollt. „Wo finde ich jetzt nochmal was?“ – schießt Euch durch den Kopf, nachdem Ihr ganz vergessen habt, wonach Ihr überhaupt sucht. Was zuvor in einer Flut an E-Mails mündete, kann durch interne Kommunikation aufgebrochen werden und überschaubar, verständlich, aber auch interaktiv gestaltet werden.

Welche Maßnahmen tragen zur Verbesserung der internen Kommunikation bei?

Nun wisst Ihr, was unter interner Kommunikation verstanden wird, welchen Zweck sie erfüllt und wie eine gute interne Kommunikation aussieht. Seid Ihr zufrieden mit Eurer internen Kommunikation oder habt Ihr den Bedarf, hier noch besser werden zu wollen?

Dann kommen jetzt acht Tipps für Euch, mit denen Ihr Eure interne Kommunikation verbessern könnt:

• Richtet das Intranet für alle als Startseite ein (z. B. in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung)
• Schafft Bereiche, in denen jede:r mitmischen kann (z. B. Kommentarfunktion)
• Nutzt Tools, die zur Interaktion anregen (z. B. Umfragen, Abstimmungen)
• Baut nicht jeden Artikel gleich auf (z. B. testet die Tools, die es gibt!)
• Ermöglicht Direktkommunikation (z. B. Chatfunktion)
• Stellt sicher, dass Anwender:innen mobilen Zugriff haben (z. B. durch eine App)
• Verwendet klare Sprache (z. B. Fachbegriffe meiden oder gut erklären)
• Beachtet und fördert Diversität (z. B. durch barrierefreie Beiträge)

Welche Tools eignen sich für die interne Kommunikation?

Unsere Gastautorin Nadine Triebel möchte von zwei Tools berichten, die sie im beruflichen Alltag genutzt hat und dabei die Stärken aber auch Schwächen der beiden Tools zur internen Kommunikation näher erläutern.

Haiilo für Eure interne Kommunikation

Folgen oder nicht folgen: Das ist hier die entscheidende Frage. Denn Haiilo ist ein wahres „Social Intranet“ – der Newsfeed bildet den Mittelpunkt des Geschehens, in dem die aktuellen Nachrichten von abonnierten Seiten oder Personen einlaufen. Persönliche Profile können mit umfassenden Informationen bestückt werden wie Geburtstag, Tätigkeit, Erreichbarkeit, Hobbies, Über mich etc.. Alle Mitarbeiter:innen können Posts absetzen, doch werden sie nur gesehen, wenn die Personen von anderen abonniert werden – also ähnlich eines Social-Media-Newsfeeds.

„Communities“, vor einiger Zeit noch „Workspaces“ genannt, geben die Möglichkeit das Projektmanagement einer spezifischen Gruppe sicherzustellen: durch die Bereitstellung und das Tauschen von Dokumenten, Excel-Tabellen, Grafiken oder auch Videos. Direktkommunikation ist durch eine Chatfunktion möglich und auch die mobile App ist einfach zu handhaben und gut ausgestattet.

Stärken von Haiilo: 

• Sehr persönliche Gestaltung des eigenen Profils (Steckbriefe)
• Communities können favorisiert werden
• Flexibler und individueller Wissenstransfer
• Gute und einfache Bereitstellung von Informationen
• Austausch durch persönliche Chats und Gruppenchats
• Gute Mitarbeiter:innen-App
• Integration von Microsoft 365 möglich

Schwächen von Haiilo:

• Keine Suchfunktion im Chat
• Abonnierte Seiten können im Newsfeed nicht priorisiert werden
• Jede:r kann Communities erstellen (schwierige Kontrolle)
• Paralleles Arbeiten an Dokumenten ist ausbaufähig
• Kaum Analysemöglichkeiten

Microsoft SharePoint für die interne Kommunikation

Wie der Name schon verrät, steht bei Microsoft SharePoint ein bestmöglicher, reibungsloser Datenaustausch im Fokus. Wer ohnehin Microsoft nutzt, hat hier klare Vorteile – denn SharePoint ist ein Teil der Produkt-Reihe. Dadurch liegt die gute Kompatibilität mit Cloud-Anwendungen wie One Drive auf der Hand. Kollaborative Aufgaben lassen sich dadurch wirklich gut meistern. Das funktioniert nicht nur gut, sondern vor allem einfach. Viele Möglichkeiten ziehen jedoch auch Nachteile mit sich: SharePoint ist mit seinen zahlreichen multifunktionalen Tools sehr komplex.

Stärken von Microsoft SharePoint: 

• Sehr gute Kompatibilität mit allen Microsoft-Anwendungen (Excel, Word etc.)
• Verschiedene Layouts und Typografien auswählbar
• Erstellung von individuellen Newslettern, die per E-Mail versandt werden können
• Umfassende Möglichkeiten an Dokumentenverwaltung
• Äußerst individuelle Gestaltung von Seiten möglich

Schwächen von Microsoft SharePoint: 

• Komplexität der Anwendungen
• Persönliche Kommunikation ist losgelöst (durch Microsoft Yammer oder Microsoft Teams)
• Kaum verlässliche und exportierbare Analysemöglichkeiten
• Komplexität und Vielseitigkeit kann zu Problemen für Anwender:innen führen (Wildwuchs)
• Hoher Aufwand notwendig, um SharePoint nach seinen Bedürfnissen zu bauen

Viele Anbieter:innen von Intranet-Lösungen bieten kostenlose Testversionen an, die unsere Gastautorin Nadine Triebel Euch empfehlen möchte auszuprobieren und miteinander zu vergleichen. Jedes Unternehmen hat andere Ausgangslagen, Bedingungen und Ziele. Es sollte ganz individuell geschaut und entschieden werden, welches Tool zur Verbesserung der internen Kommunikation am besten zu Euren Vorstellungen im Unternehmen passt.

Neben Haiilo und Microsoft SharePoint findet Ihr auf OMR Reviews noch weitere Social-Intranet-Lösungen, mit denen Ihr Eure interne Kommunikation verbessern könnt:

• Überblick
• Workplace from Facebook
• Staffbase
• jive
• Just Social
• Loxonet
• Beekeeper
• Intrexx
• MangoApps
• Viadesk
• LumApps