Erleichtert Euch die Arbeit mit effizienten Workflows im Projektmanagement

1. Was ist mit einem Workflow im Projektmanagement gemeint?
2. Warum sollten Unternehmen Workflows im Projektmanagement einsetzen? 
3. Wann sind Projektmanagement-Workflows sinnvoll?
4. Welche Workflows können im Projektmanagement abgebildet werden?
5. Wie kann ein Workflow im Projektmanagement erstellt werden?
6. Welche Tools unterstützen bei der Erstellung und Umsetzung von Projektmanagement-Workflows?
7. Fazit zu Projektmanagement-Workflows

Unser Arbeitsalltag ist geprägt von Terminen, Aufgaben und Deadlines. Da fällt es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, Projekte zu organisieren und ein effizientes Projektmanagement durchzuführen. Vor allem, wenn größere Teams zusammenarbeiten und die Projekte komplexer werden, sind logische Strukturen und Abläufe notwendig. Hierbei kann es helfen, für wiederkehrende Aufgaben und Projekte bestimmte Workflows aufzubauen.

Und genau darum dreht es sich in diesem Artikel. Wir nehmen Euch mit und zeigen Euch die Relevanz von Workflows im Projektmanagement. Zudem zeigen wir Euch, für welche Use Cases sich Workflows erstellen lassen, welche Schritte dafür notwendig sind und welche Projektmanagement-Tools Euch dabei unterstützen.

Was ist mit einem Workflow im Projektmanagement gemeint?

Workflow heißt übersetzt Arbeitsablauf oder Arbeitsfluss. Gemeint ist damit ein Prozess, in dem vordefinierte Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden, um ein vorab definiertes Ziel zu erreichen. Das ist vor allem für die Zusammenarbeit in einem Team wichtig. Denn Workflows helfen dabei, dem Projekt eine Struktur zu geben – sowohl aus zeitlicher als auch aus inhaltlicher Sicht. Ziel dabei ist es, möglichst sinnvoll und effizient zu arbeiten.

Die drei Basisbestandteile eines Workflows sind immer Input, Transformation und Output. Darauf aufbauend können Projekte definiert und Workflows erstellt werden. Um dies etwas greifbarer zu machen, verraten wir Euch, was zu den einzelnen Workflow-Komponenten im Projektmanagement gehört:

• Input: Relevante Informationen, Ressourcen-Quellen, Personal und Verantwortlichkeiten 
• Transformation: Aufgaben, Regeln und Automatisierungen
• Output: Ergebnis der umgesetzten Aktivitäten

Je mehr Erfahrungen Ihr im Projektmanagement sammelt, desto besser könnt Ihr die Umsetzung von sich wiederholenden Aufgaben mithilfe von Workflows optimieren und effizientes Projektmanagement betreiben.

Warum sollten Unternehmen Workflows im Projektmanagement einsetzen? 

Der Arbeitsalltag von uns allen ist meistens ziemlich vollgestopft mit Aufgaben und Terminen, sodass wir uns häufig mehr Zeit wünschen. Mehr Zeit, um die lange To-do-Liste abzuarbeiten. Mehr Zeit, um auch mal nach rechts und links zu schauen und Dinge zu hinterfragen. Mehr Zeit, um die eigene Kreativität herauszukitzeln und neue Ideen zu schmieden. Mehr Zeit für so viele Dinge. Und diese zusätzliche Zeit könnt Ihr Euch schaffen, indem Ihr smart arbeitet und häufig vorkommende Aufgaben und Aktivitäten in einem Projektmanagement-Tool wie monday.com als Workflow anlegt. 

Projektmanagement-Tools bieten Euch die tolle Möglichkeit, Eure unzähligen Aufgaben und Fristen festzuhalten, sie zu strukturieren und zu priorisieren, damit Ihr diese nicht mehr vergessen könnt. Wenn Ihr nun aber einen Schritt weiter denkt, ist es sinnvoller und effizienter, bestimmte Aufgaben als Prozess anzulegen. So braucht Ihr diese To-dos nicht jedes Mal aufs Neue in Eure Projektmanagement-Software eintragen. Und das geschieht mithilfe von (automatisierten) Workflows im Projektmanagement.

Euch sind die Vorteile dessen immer noch nicht ganz klar? Kein Problem. Wir stellen Euch gern die 6 besten Vorteile von Workflows im Projektmanagement vor:

• Transparenz fürs Team: Wenn in einem Workflow alle notwendigen Aufgaben und Unteraufgaben aufgesetzt und stets mit aktuellen Informationen gepflegt werden, kann jedes Teammitglied zu jeder Zeit den aktuellen Stand des Projektes oder der einzelnen Aufgaben einsehen.
• Bessere Kommunikation und Verständnis: Wenn jedes Teammitglied jederzeit einsehen kann, wer welche Aufgaben in der Verantwortung hat und welche Aufgaben bereits erledigt sind, haben alle Teammitglieder den gleichen Wissensstand, wodurch die Kommunikation untereinander deutlich einfacher wird. Zudem wird durch diese Transparenz das Verständnis für die Aufgaben und ihre Zusammenhänge klarer und die verantwortlichen Personen können bei noch offenen Fragen direkt kontaktiert werden. 
• Reduktion von Fehlern: Durch den klaren Kommunikationsaustausch und den festgelegten und priorisierten Aufgaben können Fehler vorgebeugt werden, da alle notwendigen Aktivitäten nacheinander abgearbeitet werden.
• Produktivitätssteigerung & effizienteres Arbeiten: Durch das Vorhandensein aller relevanten Informationen und Materialien sowie der Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben finden verbesserte Arbeitsabläufe statt. Dadurch kann jede:r Mitarbeiter:in effizienter arbeiten und spart letztlich wertvolle Zeit ein, die wieder anderweitig genutzt werden kann. Die vorab festgelegten Ziele können somit schneller erreicht werden.
• Überwachung des Projektstands: Dadurch, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig verteilt wurden und die Bearbeitung der Aufgaben inkl. aktuellem Ergebnis einsehbar ist, kann der Projektstand jederzeit überwacht und bei Bedarf verbessert werden.
• Automatisierungsmöglichkeiten: Ein großer Vorteil von Workflows im Projektmanagement ist die Möglichkeit, dass Ihr für die Aufgaben bestimmte Regeln, und somit Automatisierungen, festlegen könnt. Je nach Projektmanagement-Software lassen sich auch (benutzerdefinierte) Felder innerhalb des Workflows mit Regeln und Bedingungen automatisieren. Dies könnt Ihr bspw. mit Tools wie monday.com oder Asana umsetzen.

Wann sind Projektmanagement-Workflows sinnvoll?

Ihr seht, Workflows können Euch im Rahmen Eures Projektmanagements Arbeit abnehmen und Zeit einsparen. Lästiges Suchen nach Informationen oder wichtigen Materialien entfällt. Immerhin habt Ihr alles Notwendige an einem Ort, für jede:n Beteiligte:n zugänglich. Aber wann sind solche Workflows wirklich sinnvoll? Immerhin müssen diese auch gut überlegt, aufgesetzt und mit der Zeit auch angepasst werden. Das kostet auch Zeit und Personaleinsatz.

Grundsätzlich sollten Workflows im Projektmanagement zum Einsatz kommen, sobald Ihr feststellt, dass Ihr wiederkehrende Aufgaben oder Prozesse habt. Vor allem, wenn diese bei unterschiedlichen Mitarbeiter:innen auftreten. Das Problem ohne solche Workflows ist nämlich, dass sich jede:r Mitarbeiter:in jedes Mal aufs Neue überlegt, welche Aufgaben alle umgesetzt werden müssen, wo die dazu passenden Informationen zu finden sind und in welcher Reihenfolge die To-dos abgearbeitet werden müssen. 

Um hier die Fehlerquote möglichst gering zu halten und die Mitarbeiter:innen schneller ans Ziel zu bringen, ist es durchaus sinnvoll und ratsam, die wiederkehrenden Aufgaben in einem Workflow in einem Projektmanagement-Tool wie monday.com oder ClickUp abzubilden. Dabei werden alle Hauptaufgaben in der richtigen Reihenfolge angelegt und mit Unteraufgaben weiter aufgedröselt. Dadurch wird jeder einzelne Schritt festgehalten und es kann nichts vergessen werden. Den einzelnen (Unter-)Aufgaben werden dann Informationen, Materialien, Fristen und zuständige Personen zugeteilt. 

Über benutzerdefinierte Felder, die über alle Aufgaben hinweg relevant sind, können weitere, wichtige Informationen ergänzt werden. Zudem können Abhängigkeiten mittels Regeln bzw. Automatisierungen angegeben werden. Das bedeutet bspw., dass wenn sich der Projektstatus in Aufgabe A verändert, dass sich dann das Projekt in die erste Unteraufgabe der Hauptaufgabe B verschiebt und dass sich auch die zuständige Person inkl. Frist verändert. Durch diese Regeln durchläuft das Projekt alle Schritte im Workflow, bis es im letzten Schritt angekommen ist und das gewünschte Ergebnis erreicht hat.

Welche Workflows können im Projektmanagement abgebildet werden?

Workflows können auf den ersten Blick sehr unscheinbar wirken. Aber durch die unterschiedlichen Möglichkeiten und Funktionen werden sie schnell mächtig und wertvoll. Zu den wichtigsten Funktionen gehören vor allem folgende Punkte:

• Erstellung von Aufgaben und Unteraufgaben
• Klare Zuteilung der Aufgaben und Unteraufgaben
• Vergabe von Zuständigkeiten
• Angabe von Fristen
• Datei-Upload
• Verlinkungen von Quellen
• Erstellung benutzerdefinierter Felder
• Erstellung von Regeln und Abhängigkeiten
• Kommentar- und Feedback-Möglichkeiten

Durch die Regeln, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten, die bei der Workflow-Erstellung angelegt werden, wandert das Projekt von Aufgabe zu Aufgabe und erzeugt wiederum neue Unteraufgaben. Zusätzlich passen sich die Fristen und Zuständigkeiten an, sodass jede:r Projektbeteiligte:r innerhalb des Workflows zu jederzeit Bescheid weiß, wann er:sie welche Aufgaben bis wann zu erledigen hat. 

Solche Workflows können für kleinere Projekte recht simple aufgesetzt werden. Aber auch für komplexere Projekte bieten die meisten Projektmanagement-Softwares ausreichend Funktionen an, um nützliche Workflows zu erstellen.

Wir haben Euch drei Beispiele von Workflows mitgebracht, die in Unternehmen regelmäßig vorkommen.

3 Beispiele für Projektmanagement-Workflows

1. Marketing-Kampagne aufsetzen
2. Bewerbungsgespräch
3. Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

1. Marketing-Kampagne aufsetzen:

1. Brainstorming neuer Ideen für Marketing-Kampagnen
2. Kampagnen-Zeitraum definieren
3. Briefing-Erstellung für alle benötigten Ad-Visuals
4. Visuals erstellen
5. Anzeigentexte überlegen
6. Budget festlegen
7. Marketing-Kampagne aufsetzen
8. Kampagnen-Performance beobachten
9. Kampagnen-Optimierung vornehmen (ggf. mit A/B-Tests)

Workflow-Projektmanagement am Beispiel einer Brand-Kampagne (Quelle: Asana)

2. Bewerbungsgespräch:

1. Neue Bewerbung
2. Prüfung durch HR-Abteilung
3. Prüfung durch Fachabteilung
4. Bewerbungsgespräch durchführen
5. Zusage verkünden
6. Absage verkünden

3. Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

1. Zusage des:r Bewerber:in
2. Zusendung wichtiger Unterlagen
3. Planung & Vorbereitung 1. Arbeitstag
4. Durchführung 1. Arbeitstag
5. Durchführung 1. Arbeitswoche
6. Durchführung 1. Arbeitsmonat
7. Ende der Probezeit
8. Übernahme
9. Keine Übernahme

Wie kann ein Workflow im Projektmanagement erstellt werden?

Wie Ihr an den drei genannten Beispielen erkennen könnt, ist jeder Workflow einzigartig und kann sich in der Komplexität unterscheiden. Manche Projekte benötigen mehr Aufgaben, Unteraufgaben und Regeln als andere Projekte. Und dennoch gibt es sieben grundsätzliche Schritte, die es zu berücksichtigen gilt, wenn Ihr Euren Workflow aufbauen und die bestmöglichen Ergebnisse damit erzielen möchtet.

1. Ideen brainstormen und Informationen beschaffen
2. Projektplan erstellen
3. Aufgaben priorisieren und Ressourcen zuweisen
4. Aufgaben umsetzen
5. Projekt-Status verfolgen und überprüfen
6. Ergebniskontrolle und ggf. Freigabe
7. Bei Bedarf Workflow nachjustieren 

Welche Tools unterstützen bei der Erstellung und Umsetzung von Projektmanagement-Workflows?

Nachdem wir Euch in die Theorie von Projektmanagement-Workflows eingeführt haben, möchtet Ihr nun bestimmt wissen, mit welchen Projektmanagement-Tools Ihr Eure Projekte smarter aufsetzen könnt. Deswegen geben wir Euch jetzt einen kleinen Überblick über verschiedene Projektmanagement-Software-Anbieter.

Mit monday.com effiziente Workflows erstellen

monday.com ist eine Plattform, welche sich sowohl für einfache Projekte als auch für komplexe Projekt-Portfolios eignet. Mit monday.com seid Ihr in der Lage, innerhalb eines Teams an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten, ohne dass Euch große Kommunikationshindernisse über den Weg laufen. Denn mit monday.com kennt jede:r Projektbeteiligte:r den aktuellen Projekt-Stand und weiß immer Bescheid, wer bis wann welche To-dos zu erledigen hat.

Durch die verschiedenen Software-Pakete (Kostenlos, Basic, Standard, Pro, Enterprise) finden sowohl kleine Teams von 2 Benutzer:innen genau das, was sie brauchen, als auch große Teams mit mehreren hundert Teammitgliedern. Somit kommen neben Einzelpersonen auch Enterprise-Unternehmen auf ihre Kosten. Und das Tolle ist, dass in allen Paketen eine unbegrenzte Anzahl an Boards und Workflows enthalten ist.

Neben einem guten Überblick über alle Aufgaben, relevante Ressourcen und Veränderungen habt Ihr in monday.com die Möglichkeit, Eure Projekte mit Eurer gewünschten Projektmanagement-Methode einfach und unkompliziert durchzuführen. Ob Agil, mit der Waterfall-Methode oder über Sprints. Die Entscheidung liegt ganz bei Euch.

Damit Euch die Projektumsetzung noch besser gelingt, stellt monday.com eine Vielzahl von Integrationen zur Verfügung, sodass Ihr das Projektmanagement-Tool mit sämtlichen weiteren Tools verknüpfen könnt. Hierzu gehören bspw. Google Kalender sowie Gmail,  Microsoft Teams, Zoom, Zapier, Salesforce Sales Cloud, Zendesk Sell, Copper, Shopify, WooCommerce, Pipedrive, Facebooks Ads, HubSpot Marketing Hub, Typeform und viele mehr.

Natürlich ist das noch nicht alles. monday.com bietet seinen Nutzer:innen unzählige Funktionen an, von denen wir Euch die sechs besten kurz vorstellen möchten.

Die Top 6 Funktionen von monday.com für Euer Projektmangement:

• Gantt-Diagramm zur Visualisierung und einfacher Anpassung Eures Projektes
• Dokumente erstellen und in Echtzeit mit dem gesamten Team daran arbeiten (dank der monday.com Echtzeit-Engine)
• Aussagekräftige Dashboards, um aus den Echtzeitdaten sinnvolle nächste Schritte abzuleiten
• Aufstellung des Arbeitspensums aller Teammitglieder, um eine effiziente Ressourcen-Zuteilung gewährleisten zu können
• Sämtliche Tool-Integrationen, um die Arbeiten aller Projektbeteiligten an nur einem Ort zu verwalten
• Benutzerdefinierte Automatisierungen, damit bei Änderungen alle verantwortlichen Personen benachrichtigt werden

Neben den sechs genannten Funktionen bekommt Ihr mit dieser Projektmanagement-Software weitere Vorteile. Das Tool stellt Euch bspw. diverse Vorlagen aus unterschiedlichen Bereichen zur Verfügung – insgesamt über 200 Stück. Damit legt Ihr den Grundstein für Euer Projektmanagement und passt die Vorlage anschließend individuell auf Euer Projekt und Euren Projektvoraussetzungen bzw. Projektanforderungen an. So könnt Ihr in kürzester Zeit auf Euch zugeschnittene Projektmanagement-Workflows erstellen und damit effizient arbeiten.

Ein weiterer Vorteil von monday.com liegt ganz klar in dessen App. So könnt Ihr monday.com nicht nur an Desktop-Geräten nutzen, sondern seid auch mobil jederzeit auf dem neuesten Stand. Dadurch könnt Ihr flexibler an Eurem Projekt arbeiten und habt Euer Projektmanagement dennoch zu 100 % unter Kontrolle.

Kein Wunder, dass bereits über 152.000 Kund:innen auf monday.com als zuverlässigen Partner an ihrer Seite setzen.

Weitere Projektmanagement-Softwares für Eure effizienten Prozesse

Darüber hinaus könnt Ihr auf OMR Reviews weitere geeignete Tools für Workflows im Projektmanagement finden. Neben zahlreichen Tool-Informationen findet Ihr dort auch echte und durch OMR Reviews verifizierte Nutzererfahrungen. 

Mit dabei sind bspw.: 

Asana

Trello

Jira

Notion

MeisterTask

awork

MOCO

Stackfield

Fazit zu Projektmanagement-Workflows

Wenn in Eurem Unternehmen oder in Eurem Team bestimmte Projekte oder Prozesse immer wieder anfallen, sind Projektmanagement-Tools wirklich Gold wert. Vor allem, wenn Ihr damit Workflows erstellen könnt, die Euch die Arbeit in der Projektumsetzung vereinfachen. Nehmt Euch also einmal bewusst Zeit, um darüber nachzudenken, welche Prozesse Ihr mithilfe eines Projektmanagement-Workflows abbilden könnt.

Welche Informationen werden benötigt? Welche Ressourcen sollten zur Verfügung stehen? Welche Aufgaben ergeben sich für einzelne Team-Kolleg:innen? Und welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den einzelnen Schritten, die Ihr wiederum mit Regeln festlegen könnt?

Ein Projektmanagement-Tool mit Workflow-Funktionen gibt Euch den Raum, all diese Anforderungen gesammelt an einem Ort festzuhalten und darzustellen, sodass Ihr nicht jedes Mal aufs Neue darüber nachdenken müsst. Einmal aufgesetzt, könnt Euren Prozess jederzeit mithilfe des Workflows durchlaufen. Dadurch spart Ihr Zeit und reduziert das Risiko an Fehlern.