Projektmanagement erklärt – alles, was Ihr dazu wissen solltet

Projektmanagement

Wir zeigen Euch, welche Relevanz Projektmanagement für Euch hat und wann Ihr es anwenden solltet

Ständig hört man etwas von Projektmanagement und in den meisten Branchen werden händeringend Projektmanager:innen gesucht. Aber was ist Projektmanagement eigentlich? Wie kann es für Unternehmen nützlich sein? Und welche Aufgaben hat ein:e Projektmanager:in? Das und vieles mehr verraten wir Euch in diesem Artikel.

 

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches mehrere Bedingungen erfüllen muss. Andernfalls ist es kein Projekt. Welche Bedingungen das sind, stellen wir Euch jetzt vor:

  • das Vorhaben verfolgt ein ganz bestimmtes Ziel
  • das Vorhaben ist zeitlich begrenzt
  • für das Vorhaben stehen nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung
  • das Vorhaben ist für alle Projektbeteiligten neuartig und einmalig
  • das Vorhaben ist komplex
  • das Vorhaben erfordert temporäre Strukturen in Form einer projektspezifische Organisationsform.

Heißt das, dass bspw. Routineaufgaben keine Projekte darstellen?

Ganz genau, denn hier fehlen eindeutig die Schlüsselkomponenten der Einzigartigkeit und der Einmaligkeit.

Bevor ein Projekt starten kann, werden Umfang, Zeit und Kosten festgelegt. Diese drei Faktoren werden auch das magische Dreieck des Projektmanagements genannt. Magisch deshalb, weil es die Kunst ist, alle drei Faktoren im Gleichgewicht zu halten. Immerhin hängen sie voneinander ab und stehen in direkter Konkurrenz zueinander.

Magisches Dreieck im Projektmanagement

Welche Projekt-Arten gibt es?

Ein Projekt kann in unterschiedliche Arten gruppiert werden. Dies ist nützlich, um auf Basis der Projekt-Art wichtige Entscheidungen treffen zu können. Hierzu gehören vor allem Entscheidungen, die die richtige Projektmanagement-Art, das passende Vorgehensmodell und die geeignete Projektmanagement-Methode betreffen. Zudem lässt sich bei ähnlichen oder gleichen Projekt-Arten auf frühere Erfahrungswerte zurückgreifen, was bei der Projektplanung enorm unterstützen kann.

Folgende Gruppierung von Projekt-Arten gibt es:

  • Nach dem Projektgegenstand
  • Nach der Projektgröße
  • Nach dem Auftraggeber
  • Nach dem Innovationsgrad
  • Nach der Geografie
  • Nach dem Vorgehensmodell

Was ist Projektmanagement?

Viele Projekte sind komplex, wobei sich die Komplexität auf verschiedene Bereiche beziehen kann: auf die Projektgröße, das Projektvorhaben oder den Innovationsgrad des Projektes. Aus diesem Grund werden Projekte mithilfe von Projektmanagement umgesetzt. Die Aufgabe des Projektmanagements ist es, das magische Dreieck im Einklang zu halten und dadurch das Projekt erfolgreich zum Ziel zu bringen.

Magisches Dreieck des Projektmanagements

Wie oben bereits erwähnt, besteht das magische Dreieck des Projektmanagements aus Umfang, Zeit und Kosten. Der Projektumfang gibt an, aus welchen einzelnen Aufgaben und Bestandteilen das jeweilige Projekt besteht und welche Ziele damit erreicht werden sollen.  Die Zeit gibt einerseits den Start- und den Endzeitpunkt des Projektes an, aber auch einzelne Deadlines innerhalb der Projektlaufzeit. Die Kosten geben das Gesamtbudget für das Projekt an und sollten nicht überschritten werden.

In folgendem Video werden das Prinzip und die Zusammenhänge des magischen Dreiecks nochmal ausführlicher erklärt:

Ändert sich eine der drei Komponenten, wirkt sich das direkt auf die anderen beiden Faktoren aus und es kann zu einem Ungleichgewicht kommen. Infolgedessen hat es auch starken Einfluss auf den Projekterfolg.

Beispiel:
Stellt Euch vor Ihr habt ein Projekt X mit bereits festgelegten Umfang, Zeit und Kosten. Nun soll dieses Projekt plötzlich vier Wochen eher fertig werden. Was bedeutet das? Entweder wirkt es sich negativ auf die Kosten aus, weil Ihr mehr personelle Unterstützung benötigt, um den geplanten Projektumfang trotz der weniger zur Verfügung stehenden Zeit umzusetzen. Oder es wirkt sich negativ auf die Qualität und den Projektumfang aus, wenn Ihr das geplante und genehmigte Projekt-Budget nicht übersteigen könnt.

Dieses Beispiel zeigt Euch ganz gut, welchen hohen Stellenwert das Projektmanagement in der Projektumsetzung hat. Es kommen viele unterschiedliche Faktoren zusammen, dessen Abhängigkeiten und möglichen Folgen erkannt, geplant und überwacht werden müssen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Damit ein Projekt nicht aus dem Ruder läuft, ist der Einsatz eines Projektmanagements elementar. Denn nicht selten sind Projekt mit immensen Kosten verbunden. Zudem wird es kaum größere Projekte geben, die völlig reibungslos ablaufen werden. Und je höher die Komplexität eines Projektes ist, desto eher kann es passieren, dass es unübersichtlich wird und niemand mehr weiß, wo vorne und hinten ist. Deshalb ist Projektmanagement unverzichtbar. Denn im Ernstfall müssen schnell lösungsorientierte Ansätze und Ideen her.

Durch das Projektmanagement wird das gesamte Vorhaben in mehrerer Teilvorhaben heruntergebrochen, Strukturen und Rollen innerhalb eines Projektes werden organisiert und  Prozesse werden inklusive ihrer Abläufe definiert. Zusätzlich werden die Aufgaben analysiert, geplant, überwacht und gesteuert. Um all das erfolgreich umsetzen zu können, werden unterschiedliche Projekt-Methoden und Projekt-Verfahren angewendet.

Langsam wird ersichtlich, warum Projektmanagement wichtig ist, oder?

Wenn Ihr erfahren möchtet, wie Ihr ein gutes Projektmanagement bei Euch im Unternehmen integrieren könnt, dann helfen Euch diese Projektmanagement-Tools für Unternehmen weiter.

Welche Arten von Projektmanagement gibt es?

Das Projektmanagement hat sich mit der Zeit weiterentwickelt und sich an die innovativeren Strukturen und Prozesse in Unternehmen mit angepasst. Deswegen möchten wir Euch die unterschiedlichen Arten von Projektmanagement vorstellen.

Klassisches Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement

Wird von Projektmanagement gesprochen, ist häufig die Rede vom klassischen Projektmanagement. Hier wird nach einem standardisierten Vorgehensmodell gearbeitet. Das bedeutet, dass der Projektablauf linear stattfindet und die einzelnen Projektphasen nacheinander anhand von vorab festgelegten Meilensteinen erreicht und abgeschlossen werden. Änderungen oder Abweichungen vom Projektplan werden möglichst vermieden, um aufwendige oder teure Anpassungen zu vermeiden. Der Fokus im klassischen Projektmanagement lieft somit auf der Einhaltung des anfangs definierten Projektplans.

Durch die detailliert festgehaltenen Projekt-Anforderungen und Projektpläne ergeben sich einige Vorteile für das klassische Projektmanagement. Der Projektablauf und der Projektzeitplan sind sehr übersichtlich und leicht verständlich, wodurch auch die Komplexität in kleinere Happen heruntergebrochen wurde. Zudem ist durch die vorherigen Abstimmungen und die konkrete Planung keine ständige Kommunikation zwischen Auftraggeber:in, Projektausschuss und Projektmanager:in nötig. Und auch die Ressourcenplanung und -einteilung kann effizient vorgenommen werden, sodass keine unnötigen Personalkosten entstehen (vorausgesetzt, das Projekt läuft planmäßig ab).

Die Medaille hat immer zwei Seiten – so auch im Projektmanagement. Deshalb birgt das klassische Projektmanagement auch Nachteile. Hierzu gehört vor allem die fehlende Flexibilität aufgrund des starren Projektplans. Außerdem werden häufig auch wenig Zwischenergebnisse kommuniziert, wodurch Fehler spät auffallen und die Möglichkeit, rechtzeitig im Projektablauf gegenzusteuern, kaum wahrgenommen werden kann.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Das Gegenteil zum eben erklärten klassischen Projektmanagement ist das agile Projektmanagement, welches dynamischer und flexibler ist. Das bedeutet, dass bei neuen Gegebenheiten schneller Anpassungen möglich sind.

Beim agilen Projektmanagement werden zwar auch alle Projektphasen nacheinander durchlaufen, aber auf Basis einer iterativ-inkrementellen Vorgehensweise. Was steckt dahinter? Gemeint ist damit, dass sich der Kreis der einzelnen Projektphasen wiederholt und das Projektteam dem Projekterfolg schrittweise immer näher kommt und diesen auch zu jeder Zeit transparent kommuniziert. Durch diese moderne Arbeitsweise haben die Projektbeteiligten die Chance, schneller Feedback zu geben und schneller Anpassungen am Projektablauf vorzunehmen. Das hat den Vorteil, dass der Projektablauf kontinuierlich verbessert wird.

Die Vorteile des agilen Projektmanagements wurden somit eben schon genannt: durch das schrittweise Vorgehen und den regelmäßigen Zwischenergebnissen ist es nicht notwendig, dass die Projektbeteiligten bereits vor Projektstart einen gesamten Überblick des Projektes mit seinen Komplexitäten hat. Das vereinfacht die Projektplanung und Anpassungen können bei Bedarf schnell umgesetzt werden.

Die Vorteile des klassischen Projektmanagements sind die Nachteile des agilen Projektmanagements. Durch den ständigen Austausch zwischen allen Projektbeteiligten fällt hier mehr Zusammenarbeit an als beim klassischen Projektmanagement. Das kostet Zeit. Zudem kann durch das schrittweise Vorgehen keine klare Ressourcenplanung bis zum Projektende vorgenommen werden, weil unvorhersehbar ist, wie sich das Projekt entwickeln wird und wie lange es tatsächlich dauern wird.

Überzeugt Euch das agile Projektmanagement trotz seiner Nachteile, findet Ihr hier die 7 besten agilen Projektmanagement-Tools für modernes Projektmanagement.

Hybrides Projektmanagement

Bisher habt Ihr gelernt, was klassisches und agiles Projektmanagement ist. Nun kommt noch hybrides Projektmanagement hinzu. Grundsätzlich bedeutet hybrides Projektmanagement, dass mehrere Projektmanagement-Vorgehensweisen miteinander kombiniert werden. Häufig das klassische und das agile Projektmanagement. Hierbei wird auf der operativen Ebene das agile und auf der Entscheidungsebene das klassische Projektmanagement angewendet. Ziel ist es, die Vorteile beider Projektmanagement-Systeme zu vereinen und Synergien herzustellen und den daraus entstehenden Synergieeffekt zu nutzen.

Welche Projektbeteiligten bzw. Projektrollen gibt es?

Damit ein Projekt zustande und umgesetzt werden kann, bedarf es unterschiedliche Projektrollen. Denn umfangreiche und komplexe Projekte werden nicht nur von einer einzigen Person geplant, organisiert, umgesetzt und überwacht. Nein, da stecken unterschiedliche Projektbeteiligte dahinter. Und diese möchten wir Euch kurz vorstellen.

Auftraggeber:in

An erster Stelle gibt es natürlich den:die Auftraggeber:in, denn ohne Auftrag kommt auch kein Projekt zustande. Dessen Aufgabe ist es, die gewünschten Projektanforderungen zu klären (beim klassischen Projektmanagement noch vor dem Projektstart und beim agilen Projektmanagement über die gesamte Projektlaufzeit hinweg), Projektziele zu bestimmen und das Projektteam inkl. Projektmanager:in zu beauftragen.

Der:die Auftraggeber:in hat einen Einfluss auf den Projekterfolg. Denn je eindeutiger und klarer die Anforderungen und Ziele formuliert und geklärt werden, desto realistischer können ein Kosten- und Zeitplan aufgestellt werden. Was sich wiederum auf das Erreichen des Projektziels auswirkt.

Zudem liegt die oberste Entscheidungskompetenz immer bei dem:r Auftraggeber:in. Das bedeutet auch, dass diese:r bei unvorhergesehenen und plötzlich auftretenden Komplikationen während der Projektlaufzeit die Entscheidungsgewalt innehat. Außer diese Verantwortung wird delegiert, z. B. an den Projektausschuss übertragen.

Projektausschuss

Der Projektausschuss wird manchmal auch als Lenkungsausschuss bezeichnet. Die Rolle des Projektausschusses ist es, den:die Auftraggeber:in bei strategischen Entscheidungen zu unterstützen und dessen Projekt-Anliegen zu vertreten. Auch bei Problemlösungen und der eigentlichen Projekt-Organisation nehmen sie eine wichtige und unterstützende Rolle ein.

Projektmanager:in

Wie das Wort es schon verrät, managen Projektmanager:innen ein Projekt. Das bedeutet, dass sie die operative Planung und Überwachung des Projektes übernehmen und das Projektteam leiten. Deswegen werden Projektmanager:innen auch als Projektleiter:innen bezeichnet. Neben der Planung, Überwachung und Führung übernehmen Projektmanager:innen auch die Zuweisung von Aufgabenbereichen und Zuständigkeiten an die einzelnen Teammitglieder. Sie sorgen damit, dass das Projekt zum Laufen kommt und auch am Laufen bleibt.

Treten Komplikationen oder Herausforderungen auf, sind Projektleiter:innen diejenigen, die nach Lösungen suchen und auch finden. Immerhin müssen sie die Projektarbeiten und den Projekterfolg gegenüber dem:r Auftraggeber:in rechtfertigen und verantworten.

Projektleiter:innen stehen also im engen Austausch mit dem:r Auftraggeber:in und dem Projektausschuss. An diese werden sämtliche Fortschritte, Herausforderungen und Zielerreichungen berichtet.

Projektteam

Das Projektteam ist für die Projektumsetzung und die Zielerreichung des Projektes zuständig. In der Regel besteht das Projektteam aus der Projektleitung und den Teammitgliedern. Die Projektteammitglieder haben unterschiedliche fachliche Kompetenzen, die für die Projektumsetzung relevant sind und die sich gegenseitig ergänzen. Dadurch nimmt jedes Teammitglied eine feste Rolle und feste Zuständigkeiten im Projekt ein. Damit die Projektdurchführung und Projektkommunikation möglichst effizient umgesetzt werden kann, haben i.d.R. alle Teammitglieder ein Verständnis für Projektmanagement-Methoden und -Aufgaben.

Zusätzlich spielt es eine Rolle, dass die einzelnen Teammitglieder auch menschlich, d.h. persönlich und charakterlich, zusammenpassen und miteinander harmonieren. Andernfalls kann es die Zusammenarbeit im Projektteam erschweren. Vor allem bei kleineren Projektteams sollte dieser Punkt nicht außer Acht gelassen werden.

Die Größe des Projektteams hängt direkt mit der Projektgröße zusammen. Klar, ist das Vorhaben groß und komplex, wird auch mehr Manpower und Womanpower benötigt als wenn ein weniger umfangreiches Projekt anstehen würde. Prinzipiell gilt bei der Teamgröße aber: So klein wie möglich und so groß wie nötig. Das bedeutet, dass ein Projektteam nicht unnötig groß aufgeblasen werden sollte, weil sonst die effiziente Team-Kommunikation und die schnelle Entscheidungsfindung darunter leiden könnten. Experten empfehlen, für ein Projekt nicht mehr als sieben Projektteilnehmer:innen einzusetzen.

Ein weiteres Merkmal von Projektteammitgliedern ist, dass sie i.d.R. das Projekt von Anfang bis Ende begleiten und somit während der gesamten Projektlaufzeit am Projekt und für das Projekt arbeiten.

Welche Aufgaben hat das Projektmanagement?

Dass Projektmanagement sehr umfangreich sein kann, habt Ihr nun sicher mitbekommen. Aber auch der folgende Ausschnitt an möglichen Projektmanagement-Aufgaben macht den Umfang und die Komplexität nochmal deutlich sichtbar. Viele dieser Aufgaben werden auch von der Projektmanagementleitung übernommen.

Wir haben versucht die Aufgaben ungefähr den drei verschiedenen Phasen zuzuordnen. Aber natürlich gibt es hier nicht nur schwarz-weiß, sodass machne Aufgaben auch in zwei Phasen gehören könnten.

Projektmanagement-Aufgaben während der Planung

  • Auftragsklärung
  • Verträge
  • Finanzierung
  • Ablauf-, Termin-, Ressourcen-, Kostenplanung
  • Umfeldanalyse
  • Risikomanagement
  • Zielformulierung
  • Beschaffung

Projektmanagement-Aufgaben während der Umsetzung

  • Kommunikationstechniken
  • Präsentation
  • Moderation
  • Teamführung
  • Stakeholdermanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Konfliktmanagement
  • Verhandlungen
  • Regularien
  • Compliance
  • Controlling
  • Dokumentation

Projektmanagement-Aufgaben während der Steuerung / Überwachung

  • Änderungsmanagement
  • Problemlösung

Welche Vorgehensmodelle gibt es im Projektmanagement?

Wie der Name schon vermuten lässt, geben Vorgehensmodelle an, wie das Projekt umgesetzt bzw. wie bei der Umsetzung vorgegangen werden soll. Wie Ihr bereits gelernt habt, laufen Projekte im klassischen Projektmanagement eher linear ab und im agilen Projektmanagement tendenziell iterativ. Welche genauen Vorgehensmodelle dabei häufig gewählt werden, zeigen wir Euch jetzt.

Aus beiden Kategorien stellen wir Euch kurz drei verschiedene Vorgehensmodelle vor. Allerdings gehen wir nur auf die beiden bekanntesten Vorgehensmodelle des klassischen und des agilen Projektmanagements näher ein.

Vorgehensmodelle im klassischen Projektmanagement

  • Wasserfall-Modell
  • V-Modell
  • Spiralmodell

Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell stellt im Projektmanagement genau das dar, was viele mit dem klassischen Projektmanagement in Verbindung bringen. Hierbei werden nämlich alle Projektphasen fest definiert,  nacheinander (also linear) abgearbeitet und nur einmal durchlaufen. Ist die erste Phase beendet, beginnt die zweite Phase. Ist die zweite Phase beendet, beginnt die dritte Phase. Und so geht es weiter, bis alle Projektphasen durchlaufen sind. Der Workflow fließt also von einer Phase zur nächsten, bis das Projektziel erreicht ist.

Wasserfall-Modell Projektmanagement

V-Modell

Das V-Modell findet überwiegend Anwendung in der Software-Entwicklung. Zudem ist es – wie das Wasserfall-Modell – ebenfalls ein lineares Vorgehensmodell im Projektmanagement. Der Unterschied hierbei ist, dass es im V-Modell  zusätzliche Testphasen gibt, die den einzelnen Projektphasen gegenüber stehen. Dadurch werden die entwickelten Einzelfunktionen der Software getestet, sodass am Ende ein implementierungsfähiges Gesamtmodell entsteht.

V-Modell Projektmanagement

Vorgehensmodelle im agilen Projektmanagement

  • Scrum
  • Kanban
  • Extreme Programming

Scrum

Scrum gehört wohl zu den bekanntesten und auch beliebtesten Vorgehensmodellen des agilen Projektmanagements. Das Scrum-Framework besteht aus Scrum-Teams und ihren Rollen sowie aus Ereignissen, Artefakten und Regeln.

Beim Scrum gibt es keine:n Projektmanagement-Manager:in, sondern nur einen Product-Owner, Scrum-Master und das Entwicklungsteam. Anstatt dass alle Projektmanagement-Aufgaben bei dem:r Projektmanagement-Manager:in liegen, verteilen sich bei Scrum alle Aufgaben auf die drei genannten Stellen.

  • Somit ist der Product-Owner verantwortlich für den Projektinhalt und die Projektplanung.
  • Der Scrum-Master übernimmt dann die Verantwortung für die Projektumsetzung und beschäftigt sich mit eventuell aufkommenden Herausforderungen.
  • Das Entwicklungsteam übernimmt schließlich die eigentliche Projektumsetzung mit allem, was dazu gehört.

Scrum-Prinzip Projektmanagement

Kanban

Kanban ist ursprünglich eine Methode zur Ablaufplanung in der Produktion bei Toyota gewesen, welche heute noch immer viel Zuspruch findet. Kanban baut auf drei Prinzipien auf: Visualisierung, Begrenzung und Verbesserung.

Gemeint ist damit, dass alle anfallenden Aufgaben visuell dargestellt werden, um einen Überblick der bevorstehenden Arbeit zu bekommen. Diese einzelnen Aufgaben können den unterschiedlichen, aufeinander aufbauende Arbeitsabteilungen zugeordnet werden. Und hier findet die Begrenzung der laufenden Arbeiten statt: jede Abteilung kann nur ein gewisses Maximum an Arbeit aufnehmen. Ist das Maximum in einer Abteilung erreicht, kann diese erst wieder weiterarbeiten, wenn ihr die darauffolgende Abteilung etwas Arbeit abnimmt. Durch diese Vorgehensweise wird erkennbar, wo ein „Overload“ und  somit Handlungsbedarf für eine kontinuierliche Verbesserung besteht.

Kanban-Prinzip Projektmanagement

Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

Für die verschiedenen Vorgehensmodelle gibt es unterschiedliche Projektmanagement-Methoden, die für die Projektumsetzung angewendet werden. Auch hier unterscheiden sich die Projektmanagement-Methoden wieder nach dem klassischen und dem agilen Projektmanagement.

Für die typischen Vorgehensmodelle Wasserfall- und V-Modell im klassischen Projektmanagement finden folgende Methoden ihre Anwendung:

  • Netzplantechnik
  • Risikoanalyse
  • Phasenplanung
  • Aufwandsschätzung
  • Meilensteintrendanalyse
  • Projektstrukturplanung

Für die typischen Vorgehensmodelle Scrum und Kanban im agilen Projektmanagement finden folgende Methoden ihre Anwendung:

  • Daily Scrum
  • Kanban-Board
  • Backlog-Management

Möchtet Ihr mehr zu den Vorgehensmodellen und Projektmanagement-Methoden wissen? Dann lest Euch unseren Artikel zu den acht meistgenutzten Projektmanagement-Methoden durch und erfahrt, wie Ihr die für Euch passende Methode findet.

Interessiert Ihr Euch für die Kanban-Board-Methode, haben wir Euch die 7 besten Tools für Digital-Kanban-Boards zusammengestellt.

Welche Projektmanagement-Phasen gibt es?

Wie Ihr nun wisst, besteht das Projektmanagement aus unterschiedlichen Phasen, die je nach Projektmanagement-Art linear oder iterativ durchlaufen werden. Grundsätzlich lässt sich ein Projekt in fünf bis sechs Phasen planen. Je nachdem, ob die Projektüberwachung und die Projektsteuerung eine gemeinsame oder eine getrennte Phase bilden, habt Ihr eben fünf oder sechs Projektmanagement-Phasen.

Projektmanagement-Phasen

1. Phase: Projektstart:
Beim Projektstart werden alle notwendigen Anforderungen, Wünsche und Ziele besprochen und festgehalten. Damit das Projekt auch erfolgreich starten kann, ist es ratsam ein sogenanntes Kick-Off-Meeting zu veranstalten.

2. Phase: Projektplanung:
In dieser Projektphase werden alle Informationen aus der ersten Phase zusammengetragen und in eine logische Projektplanung gebracht. Diese beinhaltet alle notwendigen Aufgaben, Meilensteine, Personalplanung und die Bestimmung von Verantwortlichkeiten.

3. Phase: Projektdurchführung:
Während der Projektdurchführung werden alle definierten Aufgaben anhand des festgelegten Vorgehensmodells und der festgelegten Projektmanagement-Methode vom Projektteam umgesetzt.

4. Phase: Projektüberwachung und Projektsteuerung:
Vor allem bei komplexen und großen Projekten ist die Projektüberwachung und die Projektsteuerung enorm wichtig, Diese werden von dem:der Projektmanagement-Leiter:in durchgeführt und bei Bedarf werden Projektanpassungen vorgenommen.

5. Phase: Projektabschluss:
Eine elementare Phase des Projektmanagements ist der Projektabschluss. Denn in dieser wird nicht nur das fertige Projekt gefeiert, sondern auch der gesamte Projektablauf und die Projekt-Zielerreichung von den Verantwortlichen reflektiert. Das dient u.a. dazu, diese Erfahrungswerte mit ins nächste Projekt zu nehmen.

Zum Thema Projektmanagement-Phasen haben wir einen Artikel verfasst, der sich mit tiefergehenden Informationen und Erklärungen zu den verschiedenen Projektmanagement-Phasen befasst. Deswegen sind die einzelnen Phasen hier nur kurz behandelt. Lest Euch also gerne den verlinkten Artikel dazu durch, wenn Ihr tiefer ins Thema eintauchen möchtet.

Mögliche Gründe warum Projekte scheitern

Nicht jedes Projekt wird zum Erfolg. Immerhin scheitert laut einer Hays-Studie von 2015 ungefähr jedes sechtse Projekt. Dafür kann es viele Ursachen geben. Wir möchten Euch hier die häufigsten Grüne nennen, die zu einem Misserfolg eines Projektes führen:

  • Schlechte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten
  • Unklare Projektanforderungen und Projektziele
  • Fehlende Ressourcen beim Projektstart und / oder zu wenig qualifizierte Projektbeteiligte
  • Zu wenig Projektmanagement-Erfahrungen bei den Projektbeteiligten
  • Keine ausreichende Planung des Projektes

Was sind Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?

Mit gewissen Erfolgsfaktoren lässt sich das Scheitern eines Projektes vermeiden. Stattdessen könnt Ihr dafür sorgen, dass Euer Projekt erfolgreich wird und Ihr die vorab festgelegten Projektziele erreicht.

Im Prinzip ergeben sich die Projektmanagement-Erfolgsfaktoren aus den oben genannten Gründen für Projekt-Misserfolge. Dennoch möchten wir Euch die Projekt-Erfolgsfaktoren hier kurz vorstellen:

  • Gut abgestimmte Projektanforderungen und -ziele sowie eine konkrete Planung ist das A und O für erfolgreich durchgeführte Projekte.
  • Passend zu den Projektanforderungen und der Projektgröße bedarf es entsprechend geeignetes Personal mit fachlichem Know-How, Projektmanagement-Erfahrungen und sowie Projektmanagement-Skills. Zudem sollten die Projektbeteiligten auch an den richtigen Stellen eingesetzte werden – nämlich dort, wo auch ihre Kernkompetenzen liegen.
  • Für eine effiziente und zielorientierte Projektumsetzung sind sowohl Projektmanagement-Methodiken und -Methoden als auch passende Software und Arbeitsmaterial elementar.
  • Neben Hard-Skills sind auch Soft-Skills total wichtig – vor allem Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermörgen, Motivation, Kommunikationsfähigkeit, Führungsfähigkeit

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Wow, Projektmanagement ist ein wirklich großes, vielfältiges und komplexes Thema. Das ins eigene Unternehmen zu integrieren ist gar nicht so leicht. Aber zum Glück gibt es dafür nützliche Projektmanagement-Software, die Euch bei der Umsetzung bzw. Implementierung helfen.

Ihr könnt auch erst einmal mit einem kostenlosen Projektmanagement-Tool beginnen, um zu schauen, ob das überhaupt etwas für Euch und Eurem Unternehmen ist. Hier können wir Euch vor allem Asana und Trello empfehlen. Und wenn Ihr bspw. wissen möchtet, wie Ihr Asana richtig nutzen könnt, dann klickt jetzt auf den Link und erfahrt die Best Practices. Diese wurden von der internationalen Online-Marketing-Gruppe Finc3 zusammengestellt.

Asana und Trello sagen Euch nicht zu? Kein Problem, denn auf OMR Reviews findet Ihr viele Asana-Alternativen und Trello-Alternativen – inklusive echter Nutzer:innen-Erfahrungen. Und weil man bei der Menge an Software-Anbieter schnell den Überblick verlieren kann, möchten wir Euch hier neben Asana und Trello die 12 besten Projektmanagement-Tools kurz vorstellen:

Für diejenigen unter Euch, die es wirklich wissen wollen, für die haben wir noch etwas. Und zwar unser OMR Reviews Briefing zum Projektmanagement, indem wir auf Basis von über 500 abgegebenen Kundenbewertungen einen Vergleich der beliebtesten Projektmanagement-Tools erstellt haben. Im Briefing geben wir Euch Entscheidungshilfen an die Hand und vergleichen die verschiedenen Tools hinsichtlich Preismodellen, Serverstandort und Methodenfokus. Und natürlich gibt es auch wieder ein OMR-Reviews-Grid, welches Euch die Marktführer unter den Projektmanagement-Tools vorstellt.

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