So findet Ihr das Projektmanagement-Tool für Euer Start-up!
Wir zeigen Euch mit welchen Tools Ihr Struktur ins Projektmanagement Eures Start-ups bringen könnt
Projektmanagement zählt im Start-up und Scale-up zu den wichtigsten Ressourcen, um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Die richtigen Tools dafür zu finden ist allerdings nicht immer ganz so einfach. In diesem Artikel zeigt Euch unser Start-up Experte Yannick Haldenwanger, wie Ihr Projekte Eures Start-ups smart strukturiert und dadurch wertvolle Zeit einsparen könnt.
Gerade in der Early Stage-Phase spielt für viele Start-ups das Projektmanagement eine untergeordnete Rolle. Das kann aber wenn Euer Start-up wächst viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool an der Hand etabliert Ihr frühzeitig in Eurem Unternehmen wertvolle Strukturen und vereinfacht Prozesse, von denen Ihr langfristig profitiert.
Projektmanager:innen bietet die richtige Projektmanagement-Software die passenden Lösungen, um den Workflow zu beschleunigen und Projekte strukturiert anzugehen. Aufgaben können zudem übersichtlich unterteilt, individuell zugeteilt und Fortschritte gemessen werden. Damit lässt sich nicht nur die eigene, sondern auch die gesamte Team-Produktivität steigern.
Was versteht man unter Projektmanagement?
Hier mal kurz was zum Einschlafen: Laut der Norm DIN 69901 wird das Projektmanagement als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, unter der Bildung einer Führungsorganisation und Anwendung von Führungsmitteln sowie Führungstechniken für die Abwicklung eines Projekts definiert.
Klingt schrecklich trocken, oder? Keine Sorge, wir fangen anders an. Zunächst einmal: Worin unterscheiden sich Start-ups von Scale-ups überhaupt? Es ist so: Mitarbeiter:innen von Start-ups erhalten im Projektmanagement meistens viele Freiheiten. Sie entscheiden selbst darüber, wie sie Aufgaben lösen und Prozesse angehen. Im besten Fall wird der Prozess im Nachgang protokolliert, damit sie das Wissen schnell an neue Teammitglieder weitergeben können.
Scale-ups besitzen im Gegensatz zu Start-ups wesentlich organisiertere Prozesse und Abläufe. Die sind auch unerlässlich, um die Qualitätskontrolle aufrecht zu erhalten, KPIs zu erreichen und Projekte fristgerecht abschließen zu können.
Zu den Hauptaufgaben von Projektmanager:innen zählt es, Projektziele oder übergreifende Unternehmensziele richtig zu planen und steuern. Für sie ist zum einen eine saubere Planung notwendig, meistens mithilfe von Google Kalender, To-Do-Listen oder Milestone-Roadmaps. Zum anderen gilt es, jene Ziele an die anderen Mitarbeiter:innen klar zu kommunizieren. Das geschieht meist in Foren, Chats oder vor Whiteboards. Inzwischen existieren aber auch Hybrid-Lösungen. Entscheidend ist hier, welche Lösung am besten zu den Bedürfnissen Eures Start-ups passt.
So geht Lean Start-up Projektmanagement
Schon mal vom Lean Startup-Ansatz gehört? Das ist ein Ansatz zur Gründung von Unternehmen, bei dem schlanke Prozesse und Lernen durch kundenzentriertes Testen im Fokus stehen. Ganz konkret sammelt Ihr Kundenfeedback und testet unterschiedliche Hypothesen frühzeitig, um Rückschlüsse auf Eure Produktentwicklung zu ziehen.
Die Lean Startup-Methode (kurzum: „bauen, messen, lernen“) könnt Ihr mit wenig Zeitaufwand einrichten und anhand dessen protokollieren, was ihr in Zukunft verändern möchtet. Der erste und wichtigste Schritt um tatsächlich „lean“ zu sein ist es, erst Feedback einzuholen und danach neue Updates, Verbesserungen und Adaptionen zu integrieren. Die gelernten Inhalte und das Feedback können dann in der Projektmanagement Software protokolliert werden.
Wenn ihr es nicht für euch und euer Start-up einsetzen möchtet, denkt an die kommenden potenziellen Seed-Runden und angepeiltes Wachstum – denn auch die Investor:innen und Banken macht ein frühes Monitoring von Zielen glücklich. Ihr möchtet effizientes, smartes, praxisorientiertes Projektmanagement in eurem Start-up umsetzen, ohne viel Geld und Zeit zu investieren? Dann haben wir hier die passenden Projektmanagement-Tools für Start-ups für euch.
Mit diesen Tools bringt Ihr Euer Projektmanagement auf das nächste Level
1. Asana – Das Monster unter den Projektmanagement-Tools
Lange galt Asana als Geheimtipp der Start-up-Szene – heute nutzen das Tool mehr als 82.000 Unternehmen weltweit. Entstanden ist die Projektmanagement-Software aus einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des früheren Ingenieurs Justin Rosenstein. Ursprünglich sollte Asana lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter:innen steigern, gehört inzwischen aber wohl zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement.
Die Software bietet umfangreiche Funktionen zur Projekt- und Aufgabenverwaltung, zur Definition von Zielen und Milestones, zur Zeitplanung und Kollaboration. Dank der API lassen sich bis zu 200 externe Tools damit verknüpfen – egal ob mit Slack, Outlook, Adobe Cloud, Microsoft Teams, Jira Cloud, Google Drive oder vielen weiteren bekannten Apps. Das Programm ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos – und das bei nur geringfügig eingeschränktem Feature-Umfang inklusive unbegrenztem Speicherplatz. Die Premium-Version mit unbegrenzten Dashboards gibt es für 10,99 Euro.
Weitere Infos zu den Preisen von Asana sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
2. Trello – Kanban-Boards in minimalistischem Design
Wer auf agiles Projektmanagement mit Kanban-Boards setzen möchte, ist mit Trello bestens aufgestellt. Das minimalistische und aufgeräumte Design der Trello-Oberfläche macht den Einstieg in diese Art der Statusübersicht angenehm und übersichtlich. Zudem bietet das Projektmanagement-Tool eine Reihe an Automatisierungen, die Routineaufgaben selbstständig erledigen oder Daten mit anderen Tools abgleichen kann.
Die kostenlose Version mit bis zu 10 Boards pro Workspace beinhaltet eine unlimitierte Anzahl an Karten, sowie unlimitierten Storage (10MB/file). Für zahlende Kund:innen gibt es weitere Features, die es in sich haben: deutlich erweiterte Automatisierungen, umfangreiches Rechtemanagement zur Nutzerverwaltung, Workspace-level Templates und viele weitere smarte Funktionen zur Verbesserung des Workflows.
Weitere Infos zu den Preisen von Trello sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
3. Microsoft Project – Die Lösung für Visuelle Task Boards
Die Projektmanagement-Software Microsoft Project ist Teil von Microsoft 365 und bezeichnet sich selbst als “einfaches, leistungsfähiges Tool”, mit dem sich Projekte verwalten, planen und realisieren lassen. Die Lösung soll sich sowohl für große Kampagnen, als auch Einzelprojekte eignen. Um nach eigenen Angaben insbesondere agile Projekte erfolgreich meistern zu können, bietet die Lösung u.a. visuelle Task Boards, die Scrum, Kanban oder kundeneigene Workflows unterstützen. Dank des flüssigen Übergangs aller Microsoft 365-Produkte und Microsoft Teams-Anbindung lassen sich Aufgaben in kürzester Zeit erledigen.
Das Projektmanagement Tool ist in verschiedenen Versionen erhältlich. So kann schon ab 5,90 Euro pro Monat und Nutzer:in die Software Project Online Essentials gebucht werden. Weitere Cloudversionen sind Project Online Professional für 25,30 Euro je Nutzer:in im Monat sowie Project Online Premium für 46,40 Euro je Nutzer:in im Monat.
Weitere Infos zu den Preisen von Microsoft Project sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
4. Confluence – Schneller Informationsfluss im Home Office
Das offene Workspace Confluence dient dem Informationsaustausch im gesamten Unternehmen für die Remote-Arbeit zum Beispiel im Home Office. Über das Tool können Teammitglieder Projekte und Aufgaben gemeinsam bearbeiten, managen und erledigen. Zudem können Nutzer:innen das Tool in die Atlassian Suite und eigenen Angaben zufolge über 3.000 Marketplace-Apps integrieren. Datenschutzkontrollen und Datenverschlüsselung schützen dabei die Arbeit der Nutzer:innen.
Für bis zu 10 Teammitglieder steht eine kostenfreie Version zur Verfügung. Das Standard-Modell liegt preislich bei 5 Dollar/monatlich pro Nutzer:in. Das Premium-Modell gibt es für 10 Dollar/monatlich pro Nutzer:in für jeweils bis zu 10.000 Nutzer:innen.
Weitere Infos zu den Preisen von Confluence sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
5. Jira – Das perfekte Projektmanagement-Tool für Sprints
Ebenso wie Trello und Confluence entstammt Jira der Softwareschmiede von Atlassian. Agile Software-Development-Teams können in Jira mit einer Projektvorlage beginnen oder einen eigenen angepassten Workflow erstellen. In Jira-Tasks werden Aufgaben verfolgt, die die Workflow-Schritte bis zum Abschluss durchlaufen müssen. Berechtigungen können angepasst werden und legen fest, wer welche Aktionen anzeigen und durchführen darf. Dank Kanban-Boards, die für agile Arbeitsmethoden als Scrum-Variante verfügbar sind, können in Jira sowohl Sprints geplant als auch Projekte priorisiert und nachverfolgt werden. Eine visuelle Darstellung von Roadmaps und eine Übersicht über die Release-Versionen informieren alle Teammitglieder über den aktuellen Stand. On top bietet Jira eine Workflow-Planung mit Vorlagen.
Die siebentägige Testphase ist kostenlos – im Anschluss werden 7 oder 14 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat fällig, je nachdem, welchen Support, Storage und Uptime-Garantie Ihr benötigt.
Weitere Infos zu den Preisen von Jira sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
6. Relation5 – Zielmanagementsystem mit OKRs
Auch Projektmanagement braucht Strategie und somit Ziele. Mit 40 Mitarbeiter:innen führte Google vor 22 Jahren die Methode Objectives and Key Results (kurz OKR) ein. Mit heute 135.000 Mitarbeitenden setzt Google noch immer auf die Methode, um Ziele zu definieren und sie messbar zu machen. Für Unternehmen ist OKR ein smartes Zielmanagementsystem und Strategieausführungsinstrument. Objectives sind qualitativ und beschreiben, was erreicht werden soll. Key Results sind quantitativ und beschreiben, wie das Objective erreicht werden soll. Sie werden nach dem SMART-Prinzip formuliert und liefern konkret messbare Etappenziele. Das hat sich auch das Offenburger Start-up Relation5 zu Nutze gemacht und aus dem Pain heraus, dass es noch kein einfach zu bedienendes Zielmanagementsystem gab, selbst eines entwickelt.
Neben der eigenen Kommunikationslösung bietet Relation5 Schnittstellen zu jeder beliebigen anderen Kommunikationsplattform, um Zielmanagement intelligent in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche glänzt Relation5, sowie durch DSGVO-konforme Datenspeicherung auf deutschen, nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Servern, die mit Ökostrom betrieben werden. Spannend dabei ist auch, dass sich die Entwickler:innen des Start-ups aktiv an die Nutzer:innen richten und die Software Ihren Bedingungen dieser orientieren und diese entsprechend ausbauen. Aktuell bieten sie eine kostenlose Testversion mit allen Features für bis zu 2 Monate an.
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7. Nutcache – Produktivität steigern dank Workload-Management
Nutcache ermöglicht es euch, durch einige Kollaborationsfunktionen die Produktivität im Team zu steigern. Gemeinsame Projekte können smart organisiert und strukturiert werden und Ihr erhaltet jederzeit einen exakten Status. Die Ausgaben können direkt den jeweiligen Projekten zugeordnet werden, was unter anderem für die interne Rechnungslegung von Vorteil ist. Die Rechnungserstellung ist automatisiert möglich. Zudem bietet es Möglichkeiten zum Task Management- & Tracking mit grafischer Darstellung und Aufteilung. Auch Workload-Management ist ein nützlicher Bestandteil des Tools. Nutcache gibt es für bis zu 20 Nutzer:innen kostenlos als Projektmanagement-Online-Tool auf Deutsch und weiteren acht Sprachen.
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8. Slack – der Collaboration- und Projektmanagement Allrounder
Die Collaboration- und Projektmanagement-Suite Slack eignet sich sowohl für Start-ups, als auch mittelgroße Unternehmen. Das Tool stellt ähnlich wie Relation5 den direkten Austausch in Chatrooms in den Vordergrund. Slack erlaubt das Anlegen von Räumen für bestimmte Nutzer*innen, in denen dann Projekte besprochen werden können. Direktnachrichten sind ebenso möglich. Dank der Integration aller wichtigen Kommunikations- und File-Sharing-Dienste ist Slack mittlerweile nicht mehr aus Start-Ups wegzudenken. Chaträume können mit News aus RSS-Feeds gefüttert oder durch CRM-Suites von Zoho CRM oder Salesforce CRM erweitert werden. Auch Gruppenvideoanrufe sind möglich. Wenn Ihr sinnvoll mit Slack arbeiten möchtet und den Dienst mit anderen Tools verknüpfen wollt, seid Ihr ab 6,25 Euro pro Nutzer*in und Monat dabei.
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9. Basecamp – Übersichtliche Projektmanagement-Software für Teams
Basecamp ist eine Projektmanagement-Software, die Teams dabei unterstützt, produktiver und organisierter zusammenzuarbeiten. Im Angebot sind u.a. ein Message-Board, To-Dos, Docs & Files, automatische Check-Ins, Gruppenchats und sogenannte “Hill Charts”, die Nutzer*innen ermöglichen, ihre Projekte inkl. Kontext im Blick zu behalten. Für kleinere, persönliche Projekte mit bis zu 20 Mitgliedern kann Basecamp kostenlos genutzt werden. Die Business-Variante gibt es ab 99 Dollar im Monat und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
Weitere Infos zu den Preisen von Basecamp sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
10. Monday.com – Projektdashboards & Fortschrittanalyse visualisiert
Mit dieser Projektmanagement-Software lassen sich Projekte und Workflows in wenigen Minuten gestalten. Ziel von monday.com ist es, Teams dabei zu unterstützen, Projekte effizienter anzugehen und umzusetzen. Projektdashboards zeigen in Echtzeit Fortschritte anhand von Diagrammen und Ladebalken und animieren so zum schnellen Erledigen von Aufgaben. Nutzen lässt sich die Software in verschiedenen Varianten – Basic (mindestens drei Nutzer*innen), Standard, Pro und Enterprise. Die Preise pro Benutzer*in starten bei 8 Euro im Monat. Damit lassen sich individuelle Boards erstellen, Workflows optimieren und Tools integrieren, die sowieso schon in Verwendung sind.
Weitere Infos zu den Preisen von monday.com sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
11. Todoist – Einfaches Projektmanagement mit To-Do-Listen
Kein klassisches Projektmanagement-Tool, sondern eher eine To-Do-Liste, die es in sich hat, nennt sich Todoist. Die beliebteste Alternative zu Wunderlist (bzw. Microsoft To Do) bietet für kleine Teams eine smarte Lösung, um Aufgaben zu verwalten und gemeinsam abzuarbeiten. So lassen sich in Teams mit bis zu fünf Mitgliedern einzelne Aufgaben priorisieren und innerhalb des Teams zuweisen, Fälligkeiten vergeben und Dateien und Kommentare hinzufügen. Die minimalistische App ist perfekt, für alle, die sich auf die Hauptaufgaben des Projektmanagements fokussieren möchten. Perfekt für Eventplanung, Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder Kundenmanagement. Dank der großen Vorlagenbibliothek könnt Ihr Eure vordefinierten Ziele und Aufgaben noch leichter anpassen. Bis zu 80 aktive Projekte mit jeweils fünf Personen pro Projekt sind in der Gratis-Version enthalten. Auch mobil lässt sich das Tool als iPhone- und Android-App perfekt von unterwegs nutzen.
Weitere Infos zu den Preisen von Todoist sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
12. Überblick – DSGVO-konform im Team chatten und Aufgaben verwalten
Diese Lösung für interne Kommunikation und Koordination besteht aus einer Webversion, die über den Browser genutzt werden kann, sowie einer Mobile-App. Mit Überblick können Aufgaben gesendet, erledigt und nachverfolgt werden sowie Informationen mit Kollegen geteilt oder im Wissensbereich hinterlegt werden. Außerdem ist eine DSGVO konforme Chatfunktion integriert. Insgesamt bietet Überblick eine intuitive und übersichtliche Lösung, die sich vor allem für unterwegs eignet. Auf der Website kann eine kostenlose Demoversion angefordert werden.
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13. Notion – der All-in-One Workspace unter den Projektmanagement Tools
Notion bezeichnet sich selbst als “All-in-One Workspace” für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken, das sich besonders für die Bereiche Product, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing eignet. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern vielmehr als Werkzeug zur Organisation dienen. Genutzt wird das Tool aktuell sowohl von Start-ups als auch von Fortune 500 Companies, von Einzelnutzer*innen und Teams. Sowohl als cloudbasierte Software, die Ihr im Browser öffnen könnt, als auch als Desktop- oder Mobile-App ist Notion erhältlich. Zudem ist das Tool extrem vielseitig einsetzbar, da es die Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote vereint. Neben Textverarbeitung bietet die Software einen vollwertigen Kalender und Kanban-Boards. Selbst Datenbanken lassen sich mithilfe von Notion erstellen. Für den privaten Gebrauch ist Notion i.d.R. kostenlos, die Teamversion ist ab 8 Dollar pro Nutzer*in/Monat erhältlich.
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14. MeisterTask – Dashboard, Projekte und Aufgaben gepaart mit intuitivem Design
MeisterTask ist eine Task Management Software zur Digitalisierung von Workflows im Stil von Kanban. Das Tool konzentriert sich dabei auf die Komponenten Dashboard, Projekte und Aufgaben gepaart mit einem intuitiven Design. Projekte können in MeisterTask in Spalten angelegt werden, um den Überblick zu behalten. Zudem können Workflows in Projekten automatisiert und wiederkehrende Aufgaben in Vorlagen gespeichert werden. Um Aufgaben stets im Blick zu behalten, ermöglicht MeisterTask die Zuweisung von Beobachtern, das Terminieren sowie die Zeiterfassung bei einzelnen Aufgaben und vieles mehr. Neben einer kostenlosen Basic-Version gibt es drei verschiedene Tarife. Der Pro Tarif kostet 8,25 Euro/Monat – die Business-Version 20,75 Euro/Monat.
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15. awork – Agile Kanban-Boards, To-Do-Listen und Zeitmanagement
Die von HQLabs kreierte Software awork ist ein automatisches Projektmanagement für Teams. Das Tool – made in Hamburg – bündelt alle To-Dos an einem einzigen Ort und stellt diese in Listen-Form, in agilen Kanban-Boards oder auf einer “intuitiven Timeline” dar. Awork unterstützt Teams so bei der täglichen Projektarbeit, zu der auch die vollständig automatisierte und über den Autopiloten laufende Benachrichtigungsfunktion beitragen soll. Rollen und Rechte können intern und extern vergeben werden und Aufgaben in Zeitslots unterteilt werden. Die zentrale Aufgabenorganisation kann direkt aus dem E-Mail-Programm heraus erfolgen, in dem man diese direkt an das Programm weiterleitet. Zudem bietet das Projektmanagement-Tool DSGVO-konforme Serverstandorte, die sich alle garantiert in Deutschland befinden.
Weitere Infos zu den Preisen von awork sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
Die wichtigsten Tipps für Euer Projektmanagement im Start-up
Schon klar: Auf dem Markt werden unzählige Start-up-Projektmanagement Tools angeboten. Entscheidet Euch deshalb unbedingt für die Lösung, die am besten zu den Ansprüchen Eures Start-ups passt. Die kostenlosen Demo-Versionen und Pakete für kleinere Teams ermöglichen es jedem, sich von Anfang an für potenzielles Wachstum aufzustellen.
Denkt bei der Integration daher unbedingt langfristig! Einige Anbieter locken mit preiswerten Paketen und verlangen ab 50 oder mehr Mitarbeitenden deutlich höhere Summen. Bei einem Wechsel kann es hier zu Datenverlust und Mehraufwand kommen, den Ihr euch sparen könnt, wenn Ihr vorab vergleicht und die Boards passend aufsetzt.
Außerdem macht es häufig Sinn, mehrere Lösungen miteinander zu kombinieren. Projektmanagement-Lösungen sind eng mit Aufgabenverwaltungs-Lösungen verwandt, unterscheiden sich jedoch in Umfang und Größe. Während Erstere dafür sorgen, dass nutzende Teams von Einzelpersonen verwalten, Ressourcen sinnvoll planen und die Effektivität messen können, zeigen Letztere lediglich die individuellen Anstrengungen und Deadlines und sorgen dafür, dass sich Projekte selbstständig verwalten lassen.
Wie Ihr seht, spart der richtige Einsatz von Projektmanagement-Software Euch jede Menge Zeit und verschafft einen Überblick über Eure Projekte und die Eurer Kolleg:innen, der Euch wiederum die Chance gibt, smarter zusammenzuarbeiten. Deshalb mein letzter Tipp: Nutzt sie unbedingt!
Weitere Projektmanagement-Tools für Start-ups auf OMR Reviews
Auf OMR Reviews findet Ihr über 30 weitere Projektmanagement-Tools und Softwares für Start-ups, die von verifizierten Nutzer*innen aus der Community bewertet und empfohlen wurden. Schaut gerne dort vorbei!