So findet Ihr das Projektmanagement-Tool für Euer Start-up!

1. Was versteht man unter Projektmanagement?
2. So geht Lean Start-up Projektmanagement
3. Mit diesen Tools bringst Du Dein Projektmanagement auf das nächste Level
4. Die wichtigsten Tipps für Dein Projektmanagement im Start-up

Projektmanagement zählt im Start-up und Scale-up zu den wichtigsten Ressourcen, um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Tools, wie ZEP

und awork dafür zu finden ist allerdings nicht immer ganz so einfach. In diesem Artikel zeigt Dir unser Start-up Experte Yannick Haldenwanger, wie Du Projekte Deines Start-ups smart strukturiert und dadurch wertvolle Zeit einsparen kannst.

Gerade in der Early Stage-Phase spielt für viele Start-ups das Projektmanagement eine untergeordnete Rolle. Das kann aber wenn Dein Start-up wächst viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool an der Hand etablierst Du frühzeitig in Deinem Unternehmen wertvolle Strukturen und vereinfacht Prozesse, von denen Du langfristig profitiert.

Projektmanager:innen bietet die richtige Projektmanagement-Software die passenden Lösungen, um den Workflow zu beschleunigen und Projekte strukturiert anzugehen. Aufgaben können zudem übersichtlich unterteilt, individuell zugeteilt und Fortschritte gemessen werden. Damit lässt sich nicht nur die eigene, sondern auch die gesamte Team-Produktivität steigern.

Was versteht man unter Projektmanagement?

Hier mal kurz was zum Einschlafen: Laut der Norm DIN 69901 wird das Projektmanagement als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, unter der Bildung einer Führungsorganisation und Anwendung von Führungsmitteln sowie Führungstechniken für die Abwicklung eines Projekts definiert.

Klingt schrecklich trocken, oder? Keine Sorge, wir fangen anders an. Zunächst einmal: Worin unterscheiden sich Start-ups von Scale-ups überhaupt? Es ist so: Mitarbeiter:innen von Start-ups erhalten im Projektmanagement meistens viele Freiheiten. Sie entscheiden selbst darüber, wie sie Aufgaben lösen und Prozesse angehen. Im besten Fall wird der Prozess im Nachgang protokolliert, damit sie das Wissen schnell an neue Teammitglieder weitergeben können.

Scale-ups besitzen im Gegensatz zu Start-ups wesentlich organisiertere Prozesse und Abläufe. Die sind auch unerlässlich, um die Qualitätskontrolle aufrecht zu erhalten, KPIs zu erreichen und Projekte fristgerecht abschließen zu können.

Zu den Hauptaufgaben von Projektmanager:innen zählt es, Projektziele oder übergreifende Unternehmensziele richtig zu planen und steuern. Für sie ist zum einen eine saubere Planung notwendig, meistens mithilfe von Google Kalender, To-Do-Listen oder Milestone-Roadmaps. Zum anderen gilt es, jene Ziele an die anderen Mitarbeiter:innen klar zu kommunizieren. Das geschieht meist in Foren, Chats oder vor Whiteboards. Inzwischen existieren aber auch Hybrid-Lösungen. Entscheidend ist hier, welche Lösung am besten zu den Bedürfnissen Deines Start-ups passt.

So geht Lean Start-up Projektmanagement

Schon mal vom Lean Startup-Ansatz gehört? Das ist ein Ansatz zur Gründung von Unternehmen, bei dem schlanke Prozesse und Lernen durch kundenzentriertes Testen im Fokus stehen. Ganz konkret sammelst Du Kundenfeedback und testest unterschiedliche Hypothesen frühzeitig, um Rückschlüsse auf Deine Produktentwicklung zu ziehen.

Die Lean Startup-Methode (kurzum: „bauen, messen, lernen“) kannst Du mit wenig Zeitaufwand einrichten und anhand dessen protokollieren, was du in Zukunft verändern möchtet. Der erste und wichtigste Schritt um tatsächlich „lean“ zu sein ist es, erst Feedback einzuholen und danach neue Updates, Verbesserungen und Adaptionen zu integrieren. Die gelernten Inhalte und das Feedback können dann in der Projektmanagement Software protokolliert werden.

Wenn Du es nicht für dich und dein Start-up einsetzen möchtet, denke an die kommenden potenziellen Seed-Runden und angepeiltes Wachstum – denn auch die Investor:innen und Banken macht ein frühes Monitoring von Zielen glücklich. Du möchtest effizientes, smartes, praxisorientiertes Projektmanagement in deinem Start-up umsetzen, ohne viel Geld und Zeit zu investieren? Dann haben wir hier die passenden Projektmanagement-Tools für Start-ups für Dich.

Mit diesen Tools bringst Du Dein Projektmanagement auf das nächste Level

Ein Tool nicht gefunden, das dir wichtig ist? Schreib uns gerne, welches Tool wir hinzufügen sollten! Unsere Redaktion nimmt deine Anregungen gerne auf.

1. awork – Agile Kanban-Boards, To-Do-Listen und Zeitmanagement

awork

ist ein automatisches Projektmanagement für Teams. Das Tool bündelt alle To-Dos an einem einzigen Ort und stellt diese in Listen-Form, in agilen Kanban-Boards oder auf einer “intuitiven Timeline” dar. awork unterstützt Teams so bei der täglichen Projektarbeit, zu der auch die vollständig automatisierte und über den Autopiloten laufende Benachrichtigungsfunktion beitragen soll. Rollen und Rechte können intern und extern vergeben werden und Aufgaben in Zeitslots unterteilt werden. Die zentrale Aufgabenorganisation kann direkt aus dem E-Mail-Programm heraus erfolgen, in dem man diese direkt an das Programm weiterleitet. Zudem bietet das Projektmanagement-Tool DSGVO-konforme Serverstandorte, die sich alle garantiert in Deutschland befinden.

Weitere Infos zu den Preisen von awork sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

2. Notion- Das All-in-One-Work-Tool

Notion

bezeichnet sich selbst als “All-in-One Workspace” für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken, das sich besonders für die Bereiche Product, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing eignet. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern vielmehr als Werkzeug zur Organisation dienen. Genutzt wird das Tool aktuell sowohl von Start-ups als auch von Fortune 500 Companies, von Einzelnutzer*innen und Teams. Sowohl als cloudbasierte Software, die Ihr im Browser öffnen könnt, als auch als Desktop- oder Mobile-App ist Notion erhältlich. Zudem ist das Tool extrem vielseitig einsetzbar, da es die Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote vereint. Neben Textverarbeitung bietet die Software einen vollwertigen Kalender und Kanban-Boards. Selbst Datenbanken lassen sich mithilfe von Notion erstellen. Für den privaten Gebrauch ist Notion i.d.R. kostenlos, die Teamversion ist ab 8 Dollar pro Nutzer*in/Monat erhältlich.

Weitere Infos zu den Preisen von Notion sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

3. Asana – Das Monster unter den Projektmanagement-Tools

Lange galt Asana als Geheimtipp der Start-up-Szene – heute nutzen das Tool mehr als 82.000 Unternehmen weltweit. Entstanden ist die Projektmanagement-Software aus einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und des früheren Ingenieurs Justin Rosenstein. Ursprünglich sollte Asana lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter:innen steigern, gehört inzwischen aber wohl zu den bekanntesten Programmen für Projektmanagement.

Die Software bietet umfangreiche Funktionen zur Projekt- und Aufgabenverwaltung, zur Definition von Zielen und Milestones, zur Zeitplanung und Kollaboration. Dank der API lassen sich bis zu 200 externe Tools damit verknüpfen – egal ob mit Slack, Outlook, Adobe Cloud, Microsoft Teams, Jira Cloud, Google Drive oder vielen weiteren bekannten Apps. Das Programm ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos – und das bei nur geringfügig eingeschränktem Feature-Umfang inklusive unbegrenztem Speicherplatz. Die Premium-Version mit unbegrenzten Dashboards gibt es für 10,99 Euro.

Weitere Infos zu den Preisen von Asana sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

4. Trello – Kanban-Boards in minimalistischem Design

Wer auf agiles Projektmanagement mit Kanban-Boards setzen möchte, ist mit Trello bestens aufgestellt. Das minimalistische und aufgeräumte Design der Trello-Oberfläche macht den Einstieg in diese Art der Statusübersicht angenehm und übersichtlich. Zudem bietet das Projektmanagement-Tool eine Reihe an Automatisierungen, die Routineaufgaben selbstständig erledigen oder Daten mit anderen Tools abgleichen kann.

Die kostenlose Version mit bis zu 10 Boards pro Workspace beinhaltet eine unlimitierte Anzahl an Karten, sowie unlimitierten Storage (10MB/file). Für zahlende Kund:innen gibt es weitere Features, die es in sich haben: deutlich erweiterte Automatisierungen, umfangreiches Rechtemanagement zur Nutzerverwaltung, Workspace-level Templates und viele weitere smarte Funktionen zur Verbesserung des Workflows.

Weitere Infos zu den Preisen von Trello sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

5. Monday.com – Projektdashboards & Fortschrittanalyse visualisiert

Mit dieser Projektmanagement-Software lassen sich Projekte und Workflows in wenigen Minuten gestalten. Ziel von monday.com ist es, Teams dabei zu unterstützen, Projekte effizienter anzugehen und umzusetzen. Projektdashboards zeigen in Echtzeit Fortschritte anhand von Diagrammen und Ladebalken und animieren so zum schnellen Erledigen von Aufgaben. Nutzen lässt sich die Software in verschiedenen Varianten – Basic (mindestens drei Nutzer*innen), Standard, Pro und Enterprise. Die Preise pro Benutzer*in starten bei 8 Euro im Monat. Damit lassen sich individuelle Boards erstellen, Workflows optimieren und Tools integrieren, die sowieso schon in Verwendung sind.

Weitere Infos zu den Preisen von monday.com sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

6. Stackfield

Stackfield

ist ein All-in-One Collaboration Tool, das alle Funktionen kombiniert, die Teams für die Zusammenarbeit brauchen. Dazu zählen: Projektmanagement, Aufgaben- und Terminverwaltung, Team-Chat, Audio- und Videokonferenzen, Screen-Sharing, Wissensmanagement und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Die Funktionen können individuell zusammengestellt und angepasst werden, sodass die Benutzeroberfläche stets so übersichtlich und intuitiv wie möglich bleibt.

Die Plattform legt nach eigener Angabe besonders viel Wert auf den Datenschutz: Stackfield speichert alle Daten auf Servern in Deutschland und stellt sicher, dass die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet. Mit der DSGVO-Konformität und der Zertifizierung nach ISO 27001 garantiert Stackfield umfassende Datenschutzstandards und bietet zusätzlich noch weitere Features, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.

Als weitere Vorteile gegenüber anderen Lösungen gibt Stackfield Funktionen wie die Projektportfolios, über die Nutzer:innen ihre Projekte steuern und monitoren können, und den persönlichen Support an. Neben einer kostenlosen 14-tägigen Testphase gibt es drei verschiedene Tarife. Der Business-Tarif kostet €11 je User/monatlich, der Premium-Tarif €16 je User/monatlich und der Enterprise-Tarif €24 je User/monatlich.

Weitere Infos zu den Preisen von Stackfield sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

7. Jira – Das perfekte Projektmanagement-Tool für Sprints

Ebenso wie Trello und Confluence entstammt Jira der Softwareschmiede von Atlassian. Agile Software-Development-Teams können in Jira mit einer Projektvorlage beginnen oder einen eigenen angepassten Workflow erstellen. In Jira-Tasks werden Aufgaben verfolgt, die die Workflow-Schritte bis zum Abschluss durchlaufen müssen. Berechtigungen können angepasst werden und legen fest, wer welche Aktionen anzeigen und durchführen darf. Dank Kanban-Boards, die für agile Arbeitsmethoden als Scrum-Variante verfügbar sind, können in Jira sowohl Sprints geplant als auch Projekte priorisiert und nachverfolgt werden. Eine visuelle Darstellung von Roadmaps und eine Übersicht über die Release-Versionen informieren alle Teammitglieder über den aktuellen Stand. On top bietet Jira eine Workflow-Planung mit Vorlagen.

Die siebentägige Testphase ist kostenlos – im Anschluss werden 7 oder 14 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat fällig, je nachdem, welchen Support, Storage und Uptime-Garantie Ihr benötigt.

Weitere Infos zu den Preisen von Jira sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

8. MeisterTask – Dashboard, Projekte und Aufgaben gepaart mit intuitivem Design

MeisterTask ist eine Task Management Software zur Digitalisierung von Workflows im Stil von Kanban. Das Tool konzentriert sich dabei auf die Komponenten Dashboard, Projekte und Aufgaben gepaart mit einem intuitiven Design. Projekte können in MeisterTask in Spalten angelegt werden, um den Überblick zu behalten. Zudem können Workflows in Projekten automatisiert und wiederkehrende Aufgaben in Vorlagen gespeichert werden. Um Aufgaben stets im Blick zu behalten, ermöglicht MeisterTask die Zuweisung von Beobachtern, das Terminieren sowie die Zeiterfassung bei einzelnen Aufgaben und vieles mehr. Neben einer kostenlosen Basic-Version gibt es drei verschiedene Tarife. Der Pro Tarif kostet 8,25 Euro/Monat – die Business-Version 20,75 Euro/Monat.

Weitere Infos zu den Preisen von MeisterTask sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

9. Moco

MOCO ist eine cloudbasierte Software fürs Projektbusiness. Auf Basis kompakter, ineinandergreifender Berichte sollen schnelle, ortsunabhängige Business-Entscheidungen getroffen werden können. MOCO auf eine einfache Einarbeitung und Bedienung. Für individuell ergänzende Bedürfnisse setzt die Software auf Integrationen (Erweiterung, Zapier, Make, API). Die 30-tägige Testzeit der Vollversion ist unverbindlich.

Das Tool ist in zwei verschiedenen Versionen erhältlich. So kann die Small Business version für 1-50 Benutzerprofile schon für 15€ pro User pro Monat erworben werden. Für Medium Businesses gibt es ein Angebot für 50+ Benutzerprofile ab 750€ pro Monat.

Weitere Infos zu den Preisen von MOCO sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

10. Click-up

ClickUp

ist eine Projektmanagement-Lösung und eine Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen in dem Bereich zu reduzieren. Daten lassen sich in diversen Ansichten wie Listen, Boards, Tabellen, Kalendern, Gantt-Diagrammen, Timelines, Maps, Workload, Mindmaps, Whiteboards und anderen darstellen. In sogenannten Dashboards können Daten auf einer höheren Ebene in unterschiedlichen Diagramm-Typen und zusätzlichen "Widgets" ausgegeben und visualisiert werden.

Zu den weiteren Funktionen zählen Automationen, Dokumente, Zeiterfassung, Ziele, Ressourcenplanung, Teams, Gäste, Chats, Datenbeziehungen, Sprints, Scrum-Points, Vorlagen-Management, externe App Integrationen, eine offene API und ein Rechte-Management.

ClickUp kann kostenlos im "Free Forever" Plan genutzt werden. Die kostenpflichtigen Pakete variieren zwischen 9 $ beim "Unlimited Plan" bis 19 $ beim "Business Plus Plan" monatlich pro Benutzer (bei jährlicher Abrechnung). Enterprise Pläne werden auf Anfrage individuell erstellt.

Weitere Infos zu den Preisen von Click-Up sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

11. Überblick – DSGVO-konform im Team chatten und Aufgaben verwalten

Diese Lösung für interne Kommunikation und Koordination besteht aus einer Webversion, die über den Browser genutzt werden kann, sowie einer Mobile-App. Mit Überblick können Aufgaben gesendet, erledigt und nachverfolgt werden sowie Informationen mit Kollegen geteilt oder im Wissensbereich hinterlegt werden. Außerdem ist eine DSGVO konforme Chatfunktion integriert. Insgesamt bietet Überblick eine intuitive und übersichtliche Lösung, die sich vor allem für unterwegs eignet. Auf der Website kann eine kostenlose Demoversion angefordert werden.

Weitere Infos zu den Preisen von Überblick sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

12. Todoist – Einfaches Projektmanagement mit To-Do-Listen

Kein klassisches Projektmanagement-Tool, sondern eher eine To-Do-Liste, die es in sich hat, nennt sich Todoist. Die beliebteste Alternative zu Wunderlist (bzw. Microsoft To Do) bietet für kleine Teams eine smarte Lösung, um Aufgaben zu verwalten und gemeinsam abzuarbeiten. So lassen sich in Teams mit bis zu fünf Mitgliedern einzelne Aufgaben priorisieren und innerhalb des Teams zuweisen, Fälligkeiten vergeben und Dateien und Kommentare hinzufügen. Die minimalistische App ist perfekt, für alle, die sich auf die Hauptaufgaben des Projektmanagements fokussieren möchten. Perfekt für Eventplanung, Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder Kundenmanagement. Dank der großen Vorlagenbibliothek könnt Ihr Eure vordefinierten Ziele und Aufgaben noch leichter anpassen. Bis zu 80 aktive Projekte mit jeweils fünf Personen pro Projekt sind in der Gratis-Version enthalten. Auch mobil lässt sich das Tool als iPhone- und Android-App perfekt von unterwegs nutzen.

Weitere Infos zu den Preisen von Todoist sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

13. Smenso

smenso ist eine Project & Work Management Plattform für Projekte und Aufgaben im ganzen Unternehmen. Die cloudbasierte Software vereinfacht die Zusammenarbeit im gesamten Team und hält alle Mitarbeiter*innen in Projekten, Organisation und im ganzen Unternehmen auf dem gleichen Stand - insbesondere, wenn alle verteilt an verschiedenen Orten arbeiten. smenso unterstützt branchenübergreifend verschiedene Teams bei unterschiedlichen Anwendungsfällen, um so immer den Überblick über alle Daten und Prozesse zu behalten. Das Tool ist für den internationalen Einsatz mittelständischer Kund*innen im ganzen DACH-Gebiet ausgelegt.

smenso kann 14 Tage kostenlos getestet werden und ist als monatliches oder jährliches Abonnement in den drei funktional unterschiedlichen Paketen "Team" (ab 10€ mtl. und pro User), "Business" (ab 16€ mtl. und pro User) und "Enterprise" (auf Anfrage) erhältlich.

Weitere Infos zu den Preisen von smenso sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

14. Poool

Poool ist eine cloudbasierte und brachenspezifische Agentursoftware. Die Systemeinstellungen von Poool lassen Individualisierungen zu – welche im Onboarding von dem eigenen Support-Team übernommen werden. Durch die integrierte Buchhaltung, Ressourcenplanung, ein internes CRM, Zeiterfassung, Mitarbeiter- und Kunden-Management, lassen sich durchschnittlich vier Insellösungen pro Unternehmen einsparen. Ebenso steht ein Tiroler Support-Team jederzeit und kostenfrei zur Verfügung.

Die Lizenz für Poool ist in drei verschiedenen versionen verfügbar. Bei der kleinsten Version "Core" bekommst du die Basislizenz kostenlos. Die mittlere Version "Teams" ist für 99€ erhältlich und die größte Version erhälst du für 299€. Jedoch gilt, dass zu jeder Version nochmal 25€ pro Benutzer pro Monat dazukommen.

Weitere Infos zu den Preisen von poool sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

15. Microsoft Project – Die Lösung für Visuelle Task Boards

Die Projektmanagement-Software Microsoft Project ist Teil von Microsoft 365 und bezeichnet sich selbst als “einfaches, leistungsfähiges Tool”, mit dem sich Projekte verwalten, planen und realisieren lassen. Die Lösung soll sich sowohl für große Kampagnen, als auch Einzelprojekte eignen. Um nach eigenen Angaben insbesondere agile Projekte erfolgreich meistern zu können, bietet die Lösung u.a. visuelle Task Boards, die Scrum, Kanban oder kundeneigene Workflows unterstützen. Dank des flüssigen Übergangs aller Microsoft 365-Produkte und Microsoft Teams-Anbindung lassen sich Aufgaben in kürzester Zeit erledigen.

Das Projektmanagement Tool ist in verschiedenen Versionen erhältlich. So kann schon ab 5,90 Euro pro Monat und Nutzer:in die Software Project Online Essentials gebucht werden. Weitere Cloudversionen sind Project Online Professional für 25,30 Euro je Nutzer:in im Monat sowie Project Online Premium für 46,40 Euro je Nutzer:in im Monat.

Weitere Infos zu den Preisen von Microsoft Project sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.

Die wichtigsten Tipps für Dein Projektmanagement im Start-up

Schon klar: Auf dem Markt werden unzählige Start-up-Projektmanagement Tools, wie ZEP

, awork oder monday.com angeboten. Entscheide Dich deshalb unbedingt für die Lösung, die am besten zu den Ansprüchen deines Start-ups passt. Die kostenlosen Demo-Versionen und Pakete für kleinere Teams ermöglichen es jedem, sich von Anfang an für potenzielles Wachstum aufzustellen.

Denke bei der Integration daher unbedingt langfristig! Einige Anbieter locken mit preiswerten Paketen und verlangen ab 50 oder mehr Mitarbeitenden deutlich höhere Summen. Bei einem Wechsel kann es hier zu Datenverlust und Mehraufwand kommen, den Du dir sparen kannst, wenn Du vorab vergleicht und die Boards passend aufsetzt.

Außerdem macht es häufig Sinn, mehrere Lösungen miteinander zu kombinieren. Projektmanagement-Lösungen sind eng mit Aufgabenverwaltungs-Lösungen verwandt, unterscheiden sich jedoch in Umfang und Größe. Während Erstere dafür sorgen, dass nutzende Teams von Einzelpersonen verwalten, Ressourcen sinnvoll planen und die Effektivität messen können, zeigen Letztere lediglich die individuellen Anstrengungen und Deadlines und sorgen dafür, dass sich Projekte selbstständig verwalten lassen.

Wie Du siehst, spart der richtige Einsatz von Projektmanagement-Software Dir jede Menge Zeit und verschafft einen Überblick über Deine Projekte und die Deiner Kolleg:innen, der Dir wiederum die Chance gibt, smarter zusammenzuarbeiten. Deshalb mein letzter Tipp: Nutzt sie unbedingt!