Agentursoftware & Tools im Vergleich

Agentursoftware-Definition: Was ist ein Agenturprogramm?

Eine Agentursoftware ist für entsprechende Unternehmen sozusagen „die gute Fee“, „der Mann für besondere Aufgaben“, „das Mädchen für alles“ oder einfach ein universeller Organisationshelfer. Agentursoftware präsentiert sich in aller Regel als All-in-One-Lösung für die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Agenturen. Sie macht jeden Aspekt der Führung und Verwaltung eines Agenturgeschäfts einfacher, rationaler und skalierbarer.

Mit einem solchen Programm lassen sich viele typische Agenturprozesse, die klassischerweise umständlich und dezentral über (Excel-)Listen, E-Mails, Meetings, Whiteboards, Taschenrechner, Textprogramme etc. organisiert wurden, gebündelt an einem Ort verwalten. Dabei bietet ein Agenturprogramm natürlich nicht nur eine Management-Plattform, sondern zusätzlich zahlreiche Tools, mithilfe derer betreffende Vorgänge stark erleichtert und teilweise automatisiert werden.

Im Einzelnen kann Agentur-Management-Software Unterstützung bei den folgenden Aufgabenbereichen bieten:

• Projektmanagement
• Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen
• Zeiterfassung
• (Remote-)Kollaboration
• Stammdatenpflege
• Controlling
• Buchhaltung
• Angebotserstellung
• CRM
• Personalangelegenheiten
• Dokumentenmanagement
• Kundentransparenz durch Member-Bereiche

Weshalb sollten Agenturen Software zur Prozessverwaltung einsetzen?

In Agenturen fallen enorm viele tagtäglich wiederkehrende Tasks an, deren Bearbeitung mit einem großen Aufwand verbunden ist. Nicht selten halten diese To-dos Mitarbeiter*innen stark von ihren Kernaufgaben ab.

So sind Projektmanager*innen mitunter Stunden mit der Dokumentation einzelner Kampagnen beschäftigt, anstatt sich um die Anleitung von Projektbeteiligten und um die Kundenbetreuung kümmern zu können. Auch wenn sich Webdesigner*innen erst über Dritte (die vielleicht gar nicht genau Bescheid wissen) zu kommenden Projektschritten informieren und dann noch in verschiedenen Datenbanken nach benötigten Assets suchen müssen, bleibt viel Produktivzeit auf der Strecke. Oder gibt es vielleicht gar nicht genügend Personal für ein bereits angenommenes Projekt und das wird erst beim Start der Umsetzung erkannt?!

Kreative Prozesse und Maßnahmen für die Kundenzufriedenheit, die gute Agenturarbeit zu einem wesentlichen Teil ausmachen, haben im Tagesgeschäft mit seinen zahlreichen Standardaufgaben generell oft das Nachsehen. Damit können in Extremfällen ein Imageverlust und erhebliche Umsatzeinbußen einhergehen!

Agentursoftware kann die Arbeit an entsprechenden Tasks stark verkürzen bzw. erleichtern. Sie ist für Agenturen jeder Art und Größe und teilweise sogar für Freelancer interessant. Eine derartige Lösung lohnt sich besonders dann, wenn die Organisation des Agenturalltags mit klassischen Mitteln nicht mehr ausreicht.

Oder: Oft werden in Agenturen viele abgetrennte Insellösungen für die Prozessverwaltung eingesetzt. Das ist selbstverständlich ebenfalls nicht ideal. Zwar läuft so schon vieles flüssiger und sicherer als mit Excel-Tabellen, E-Mail und Co. Dennoch bestehen durch die unausweichlichen Medienbrüche schädliche Barrieren und eine erhöhte Anfälligkeit für Fehler sowie Mehrfachbearbeitungen. Eine Agentursoftware bietet effektiv Abhilfe.

Wie funktioniert Software für Agenturen?

Besonders häufig wird Agentursoftware in der Cloud bereitgestellt. Es handelt sich dann um Agentursoftware als SaaS (Software-as-a-Service). Solche Programme sind (bestenfalls) mit praktisch jedem internetfähigen Gerät nutzbar.

Neben solcher Agentursoftware, die online angeboten wird, gibt es aber nach wie vor auch On-Premise-Lösungen. Diese installiert man auf den eigenen Rechnern bzw. Servern.

Schließlich steht eine Vielzahl von spezialisierten Programmen für unterschiedliche Agenturtypen bereit. Diese Lösungen bedienen branchenspezifische Anforderungen. Abseits von Software für Werbeagenturen bietet der Markt Tools für Medienagenturen, Presseagenturen, Messeagenturen, Webagenturen, Designagenturen, Verlagsagenturen, Künstleragenturen, Versicherungsagenturen oder auch Handelsagenturen.

Alle spezifischen Features und Funktionsweisen hier aufzuführen, ist selbstverständlich nicht möglich. Nachfolgend aber ein typisches und allgemeingültiges Funktionsbeispiel:

In Agenturen mit vielen Angestellten und/oder mit größeren Projekten ist das Fehlerrisiko umso höher. Relativ häufig kommt es vor, dass Aufgaben nicht vollständig oder verspätet bearbeitet werden, Abläufe nicht perfekt zusammenpassen und wichtige Assets oder sogar Personal fehlen. Mithilfe einer Agentursoftware kann dem jedoch entgegengewirkt werden.

Sie bildet einen gemeinsamen Anlaufpunkt für alle Projektvorgänge. Hier laufen zentrale Dokumente, die Zeitplanung, Tasks, die Mitarbeiterkoordination, Notizen, Chats und sogar benötigte Assets zusammen. Jeder Beteiligte hat Zugriff auf die jeweils relevanten Informationen, Dateien oder Workflows. Projektleiter*innen und andere Verantwortliche können die einzelnen Stellen und Vorgänge mit wenig Aufwand über die Software steuern.

Alle bleiben schließlich sicher auf dem aktuellen Stand, arbeiten effizient zusammen und die Kommunikation kann erheblich verbessert werden.

Welche Vor- und Nachteile bietet Digital-, Marketing-, Event- oder Werbeagentur-Software?

Egal, ob für Werbeagenturen, Medienagenturen, Presseagenturen oder andere Agenturgeschäfte – spezialisierte Agentur-Tools verschaffen viele typübergreifende Vorteile. Einige davon wurden oben bereits herausgestellt. Hier nun eine Zusammenfassung der zentralen Benefits.

Tatsächlich bestehen aber noch sehr viele weitere Vorzüge. Denn jedes der zahlreichen Tools einer Agentursoftware – von den Projektmanagement-Werkzeugen bis hin zu Buchhaltungsanwendungen - bringt seine ganz eigenen Potenziale mit. Diese hier komplett aufzulisten, wäre aber kaum zielführend.

• Einheitliche Basis: In Agenturen wird in aller Regel mit diversen Kolleg*innen an einem Projekt zusammengearbeitet. Somit sollte dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt genau die Informationen und Assets bekommen, die sie benötigen. Agentursoftware umfasst normalerweise Projekt- und Task-Management-Tools sowie Storage für unterschiedlichste Dokumente, Dateien etc. Über diese Werkzeuge können Verantwortliche Projektangehörigen stets mitteilen, wo die Umsetzung steht, was zu tun ist, was wann fertig sein muss, welche Assets, wo zu finden sind usw. Das trägt dazu bei, dass mehr Zeit für die Kernaufgaben gegeben ist und erhöht die allgemeine Arbeitseffizienz.

• Dokumentenorganisation: Bei der Agenturarbeit fallen typischerweise enorm viele Dokumente an. Von Verträgen über Briefings bis hin zu Meeting-Protokollen und E-Mails gilt es zahlreiche Dokumentenformate zu organisieren und langfristig optimal nutzbar zu machen. Dafür geht bei einem händischen, womöglich analogen Management immer immens viel Zeit verloren. Ebenfalls sehr zeitraubend sind dokumentenbasierte Freigabeprozesse. In einer Software für Agenturen sind derartige Verwaltungsvorgänge an einem zentralen Ort gefasst und durch spezifische Tools sowie Automatisierungen sehr viel schneller abzuwickeln. Das Ergebnis sind (bestenfalls) stark optimierte bzw. flexiblere, zielführendere und sicherere Workflows. Es wird abermals sehr viel Zeit gespart, die dann für Wichtigeres aufzuwenden ist.

• Optimales Zusammenspiel der genutzten Tools: Ein Agenturprogramm bietet selbst viele verschiedene Tools und zudem unterschiedliche Schnittstellen zu Plattformen, die typischerweise gemeinsam mit solchen Lösungen genutzt werden. Natürlich arbeiten die innerhalb einer Agentursoftware vereinten Werkzeuge optimal zusammen. Damit müssen Nutzer*innen hier keine unsauberen Prozesse oder Barrieren befürchten. Aber auch bei vorgefertigten APIs zu anderen Softwares läuft in der Regel alles reibungslos. Die jeweilige Agentursoftware ist beim Vorhandensein solcher Verbindungen in aller Regel bestens auf die Drittanbieter abgestimmt. Das Plus an Arbeitseffizienz, das gegenüber Insellösungen erzielt werden kann, ist enorm!

• Flexibles Arbeiten: Die meisten heutigen Agentur-Tools sind Cloud-Lösungen (Agentursoftware webbasiert), die über einen Browser oder eine spezielle App genutzt werden können. Sie stehen somit betriebssystemübergreifend – also sowohl als Mac-Agentursoftware als auch für PCs – bereit. Immer mehr Anbieter haben zudem mobile Apps im Programm. Bei anderen steht eine praktische Web-App zur Verfügung. In jedem Fall können Anwender*innen sehr flexibel und mit unterschiedlichsten Geräten sowie von verschiedenen Standorten aus mit den Lösungen arbeiten. Das ist natürlich gerade hinsichtlich der auch im Agenturbereich immer weiter verbreiteten Remote-Arbeit sehr von Vorteil.

Der Einsatz einer Agentursoftware hat also viele Vorteile. Leider gibt es dabei aber auch einige Nachteile - oder zumindest mögliche Probleme. Diese dürfen nicht unerwähnt bleiben. Der nachfolgende Fall bedeutet besonders häufig eine erhebliche Herausforderung.

• Etablierung: Eine moderne Agentursoftware liefert in aller Regel nicht nur ein Tool für einen bestimmten Anwendungsbereich. Im Regelfall umfasst sie unterschiedliche Module, die eine Vielzahl von - vielleicht teilweise fest verankerten - Workflows betreffen. Diese - womöglich über lange Jahre etablierten - Vorgänge werden durch die Lösung nicht selten komplett umgekrempelt. Dass es hierbei zu erheblichen Reibungen mit den Beteiligten kommen kann, muss nicht weiter ausgeführt werden. In diesem Zusammenhang, aber auch dann, wenn ganz neue digitale Prozesse hinzugefügt werden, kann die Einführung einer Agentursoftware ein regelrechter Kraftakt sein.

Beste Agentursoftware finden: Wie wählt man die passende Lösung aus dem Agentursoftware-Vergleich aus?

Eine passende Agentursoftware zu finden, ist alleine aufgrund der vielfältigen dort gefassten Tools eine echte Herausforderung. Zudem bietet der Markt eine sehr große Auswahl für unterschiedlichste Anwendungsbereiche bzw. Agenturtypen. Um hier effizient zur perfekten Tool-Sammlung zu gelangen, sollten Interessierte die folgenden Faktoren besonders berücksichtigen.

Spezialisierte Lösungen Mittlerweile können für nicht wenige Agenturtypen speziell abgestimmte Lösungen erworben werden. PR-Agentur-Software, Künstleragentursoftware oder Promotionagentur-Software sind nur einige Beispiele. Klassische Werbeagentur-Anbieter sind besonders weitverbreitet. Sie stellen meistens breit einsetzbare All-in-One-Lösungen bereit.

Wenn es aber im eigenen Feld eine oder mehrere spezifische Agentursoftwares gibt, sollten diese vorrangig gesichtet werden. Denn durch die Berücksichtigung der betreffenden Branchenanforderungen kann mit derartigen Systemen normalerweise besonders effizient verfahren werden.

Anpassbare Arbeitsabläufe Alle Kund*innen sind unterschiedlich. Das bedeutet, dass sich Agenturen und deren Verantwortliche bzw. Mitarbeiter*innen nicht auf eine einzelne Strategie stützen können. Sicher, es ist immer sinnvoll, Vorlagen und Muster zu verwalten, die dann jeweils angepasst werden. Dennoch wird ein gewisser Spielraum benötigt, um zu den einzelnen Kundenvoraussetzungen perfekte Abläufe zu schaffen. 

Die gewählte Agentursoftware sollte so flexibel sein, dass sie sich an verschiedene Kund*innen und ebenso die Prozesse im Teams anpassen lässt. Wenn mit einer Software verfahren wird, die Arbeitsabläufe zu strikt vorschreibt, wirkt sich das normalerweise negativ auf die Prozesseffizienz, die Kreativität und schließlich auf die Güte der Ergebnisse aus. Ein Agenturprogramm sollte immer für die Agentur und das Team arbeiten und nicht umgekehrt.

Nahtlose Kommunikation Wenn es um die Beziehung zwischen Agenturen und Kund*innen geht, ist die Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren.

Die richtige Agentursoftware erhöht die Transparenz und das Vertrauen zwischen Agenturen und Kund*innen. Das geschieht zum einen, indem sie Auftraggeber*innen – beispielsweise in einem Member-Bereich - unmittelbare Einblicke in das Voranschreiten des Projekts gibt. Sie macht es somit allen leicht, Ideen auszutauschen, Feedback zu geben und die Arbeit zu besprechen.

Zum anderen lässt sich in Agenturprogrammen die gesamte Kommunikation verwalten und optimieren - Stichwort „CRM“. Somit können Projektmanger*innen vor oder während des Kundenkontakts sämtliche wichtigen Informationen überblicken. Sie sind über alle Eigenheiten der Projekte und Kund*innen im Bilde und haben stets die richtige Antwort.

Transparenz, Kundennähe, offensichtliches Know-how und Kommunikationsstärke überzeugen, bilden ein positives Image und bringen idealerweise Weiterempfehlungen. Dementsprechend sollten Interessierte nach einer Lösung Ausschau halten, die ihre Kommunikation auf möglichst vielen Ebenen unterstützt.

Gemeinsame Bearbeitung Der gemeinsame Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess kann für Agenturen eine große Hürde darstellen. Dateien wechseln ständig die Besitzer*innen, die Kommunikation ist eingeschränkt, bestimmte Teammitglieder werden mit veralteten Versionen zurückgelassen und wichtige Bearbeitungswünsche werden übersehen. Solche Vorgänge können unter anderem dazu führen, dass sich Kunden*innen ungehört und frustriert fühlen.

Das sind tatsächlich nur einige von vielen Negativbeispielen, die aus einer unzureichenden Kooperation resultieren. Daher sollten Interessierte nach einer Agentursoftware suchen, die auf möglichst allen Ebenen eine gute Zusammenarbeit stützt.

An der Basis stehen hier Tools, mit denen gemeinsam an Projektelementen gearbeitet werden kann oder zumindest Kommentare und Änderungsvorschläge zu einzelnen Projektabschnitten möglich sind. Wichtig ist generell, dass alle Beteiligten über die Vorgänge, die sie jeweils betreffen, bestens informiert sind.

Berichte Selbst beim Einsatz der mächtigsten Agentursoftware ist die Prozessoptimierung ein wichtiges Thema. Natürlich erkennt man insgesamt großartige Arbeit an der Kundenzufriedenheit, einem erhöhten Absatz, Wiederaufträgen und Weiterempfehlungen. 

Dennoch kann es sein, dass sich im großen Ganzen gewisse Defizite verstecken, durch die es womöglich irgendwann zu einer signifikanteren Negativwirkung kommt. Vor allem bei Bearbeitungsverzögerungen passiert es leicht, dass diese sich mit der Zeit summieren und dann ein oder sogar mehrere Projekte in Verzug geraten.

Spezifische Analytics und Berichtfunktionen von Agentursoftware helfen dabei, solche oder ähnliche Effekte abzuwenden. Die gewählte Lösung sollte die Erstellung von Berichten aus Echtzeitdaten erleichtern.

Wie viele Projekte wickeln die Teams jeden Monat für unterschiedliche Kund*innen ab, wie viel Zeit verbringen sie mit bestimmten Anfragen und wo gab es in der Vergangenheit offensichtliche Probleme? Die Fähigkeit, Fragen wie diese schnell zu beantworten und harte Beweise in Reports festzuhalten, um entsprechende Antworten zu untermauern, hilft Verantwortlichen, Projektprozesse zu verbessern. 

Was kostet Software für Agenturen?

Der obige Agentursoftware-Vergleich zeigt, dass es eine sehr große Preisspanne bei derartigen Lösungen gibt. Günstige Lizenzen sind bereits zwischen rund 20 und 40 Euro monatlich erhältlich. Es können aber auch Aufwände von 100 oder mehreren hundert Euro pro Monate vorkommen. Teilweise werden die Preise individuell nach Bedarf kalkuliert.

Wie teuer ein Agenturprogramm ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend sind die Zahlungsintervalle, die Bereitstellungsmodelle, ein eventuell modularer Aufbau und natürlich der generelle Funktionsumfang. Wer nicht viel mehr als eine Projektmanagement-Software für Agenturen braucht, kommt relativ günstig weg. In aller Regel werden in einer Agentursoftware aber Projektmanagement und diverse andere Tools vereint. Dieser Zusammenschluss ist einer der Hauptanreize für den Kauf.  

Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor betrifft die Anzahl der Benutzer*innen. Bevor sich Verantwortliche für eine Agentursoftware entscheiden, sollten sie unbedingt schauen, wie viele Lizenzen benötigt werden. Wahrscheinlich brauchen nicht alle Mitarbeiter*innen in der Agentur zwingend einen eigenen Zugang zum System.

Außerdem können hier und dort einmalige Zusatzkosten für die Implementierung, die Einrichtung und/oder weitere Services (zum Beispiel zur Übertragung von Stammdaten) anfallen. Je nach Umfang kann dies durchaus einmalige Zahlungen von mehreren tausend Euro bedeuten.