Candis

Der E-Mail Import ist manchmal etwas fehleranfällig vor allem wenn man viele verschiedene Formate einlesen lassen möchte oder nicht jede Pdf Rechnung gleichermaßen strukturiert und aufgebaut ist, oder sich in der E-Mail noch Anweisungen oder Hinweise zur Rechnung verbergen. Ein größeres Problem war die Ausweisung von Vorsteuer Positionen beziehungsweise die getrennte Ausweisung nach Brutto-, und Nettobeträgen, dies wurde allerdings in einem der letzten Softwareupdates, die recht regelmäßig erscheinen, behoben.

Candis erklärt sich nicht von allein, daher ist eine Einarbeitung nötig, um mit dem Programm vertraut zu werden. Hier und da gibt es Fehler, die aber durch Updates behoben werden.

Manchmal wird die Rechnung nicht richtig erfasst oder auch falsch kategorisiert. Dann wird es immer etwas mühselig, das zu korrigieren.

Zentrale Postfächer für Eingangsrechnungen enthalten oftmals neben der Rechnung auch weitere Informationen. Da nur der Anhang in CANDIS geladen wird kann es sehr einfach passieren das diese Informationen untergehen und nicht beachtet werden.

Für den Approval Flow hat Candis eine gute Dokumentation. Schwieriger ist aber generell nach Rechnungen zu suchen, die zB schon approved worden sind. Das ist noch ausbaufähig.

Es wird sehr viel versprochen auf der Website & in der Akquise. Leider wird wenig davon umgesetzt. Als wir und für Candis entschieden haben, wurde es als Rechnungsmanagement Tool mit der Möglichkeit der Kontierung & dem Export im Datevformat angeboten. Hier geht es mit den Problemen schon los: Die Export funktioniert bis heute nicht reibungslos. Stammdaten können nicht exportiert werden und müssen manuell vom Support erstellt werden. Die Exporte lassen sich leider nicht ohne weiteres in unsere Finanzbuchhaltungssysteme wie Lexware oder Agenda einlesen, da immer wieder Fehler auftreten. Kommen wir zur Belegerkennung. Die Belegerkennung funktioniert einfach nur schlecht. Bis heute braucht das System sehr lange um selbst Standard Ausgangsbelege zu erkennen. Bis heute erkennt das System nicht vernünftig unsere Ausgangsbelege, sodass man immer wieder den Support kontaktieren muss und das dauert bis zu zwei Tage usw.

Die Rechnungsfreigabe im Vier Augen Prinzip durch zwei Mitarbeiter bietet sich als sinnvolle Lösung dar, nur haben wir hin und wieder die Problematik, dass Anfragen nicht rechtzeitig bei der zweiten Person landen. Wir haben immer wieder Probleme bzw. Schwierigkeiten mit der Synchronisation einiger Postfächer.

Candis macht in diesem Bereich einen sehr guten Job. Aktuell fällt mir nichts ein, wo ich noch große Baustellen sehe :).

Rechnungen, die einmal von einem selbst freigegeben oder abgelehnt wurden, können nicht zurückgeholt werden. Das ist etwas beschwerlich, wenn man bpsw. eine Info vergessen hat. Ist aber nur eine Kleinigkeit, die nicht weiter ins Gewicht fällt.

Die Belegübersicht ist etwas unübersichtlich, im linken Menü gibt es ein paar Navigationspunkte, die redundant erscheinen. Teilweise ist es nicht einfach, sofort zu sehen, welche Dokumente einem zugewiesen sind. Eine direkte Anbindung an SaaS wie bei GetMyInvoices gibt es nicht, für den kompletten digitalen Eingangsbuchhaltungsprozess sind daher derzeit in einem typischen Szenario 3 Tools notwendig: GetMyInvoices, CANDIS und schließlich DATEV Unternehmen Online.