Buchhaltung

Buchhaltungssoftware einmalig kaufen – So findet Ihr die passende Software für Euer Unternehmen

Carolin Puls 1.6.2022

Die richtige Software ist das A und O für Eure Buchhaltung

Buchhaltung ist nicht jedermanns Sache – muss sie zum Glück auch nicht, denn hierfür gibt es Profis. Sie achten darauf, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt verbucht und den entsprechenden Konten zugeordnet werden. So können Eure Zahlungsvorgänge auch zu einem späteren Zeitpunkt noch transparent nachvollzogen werden. Dies ist unerlässlich für Euren unternehmerischen Erfolg, da Ihr anhand Eurer Buchhaltungsvorgänge Rückschlüsse auf die Rentabilitäts- und Liquiditätssituation Eures Unternehmens ziehen könnt. 

Damit Eure Kolleg:innen in der Buchhaltung Ihren Job nicht nur gut, sondern auch effizient erledigen können, solltet Ihr eine Buchhaltungssoftware kaufen. Durch ein solches Tool können bestimmte Vorgänge automatisiert werden, sodass sich Eure Kolleg:innen anderen Themenbereichen widmen können. 

In diesem Artikel erhaltet Ihr einen Überblick darüber, anhand welcher Kriterien Ihr die Auswahl Eurer Buchhaltungssoftware treffen solltet und welche Softwares Euch Eure Buchführung erleichtern. 

Dies sind die wichtigsten Kriterien für die Auswahl Eurer Buchhaltungssoftware

Die Auswahl an Buchhaltungssoftwares ist schier unendlich. Steckt vor Überforderung aber bitte nicht den Kopf in den Sand und nehmt einfach irgendein Programm. Es muss zu Euch, Eurem Unternehmen und Euren Anforderungen passen, damit Ihr seine Vorteile genießen könnt. 

Deshalb haben wir die wichtigsten Kriterien für Euch zusammengestellt, die Ihr berücksichtigen solltet, wenn Ihr ein Buchhaltungsprogramm kaufen wollt. Am besten legt Ihr Euch eine Liste an und notiert alle Dos and Don'ts für die spätere Entscheidungsfindung.

Eure persönlichen Anforderungen

Eure unternehmensinternen Anforderungen setzen sich aus verschiedenen Vorstellungen zusammen. Ihr solltet festlegen, welche Prozesse und Aufgaben durch die Einführung der Buchhaltungssoftware abgedeckt werden sollen und was Ihr mit dem Programm erledigen möchtet. An welcher Stelle Eurer Prozesse benötigt Ihr Automatisierungen? 

Zudem ist es wichtig zu berücksichtigen, wie wahrscheinlich es ist, dass sich Eure Anforderungen an die Software in der Zukunft ändern könnten. Dies beeinflusst die Gewichtung der einzelnen Faktoren in der Entscheidung, wenn die Software flexibel einsetzbar sein muss, um Euch dauerhaft gute Dienste leisten zu können. Oft können Buchhaltungstools zusätzliche Anforderungen durch die Buchung von Erweiterungen oder individuell programmierbaren Elementen umsetzen.

Weiterhin ist es wichtig, Eure Unternehmensgröße, Eure Branche und die Anzahl der für Euer Unternehmen tätigen Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen. Ihr solltet beachten, ob eine Software eventuelle Vergrößerungen Eures Betriebes darstellen können muss und ob Ihr eine oder mehrere Firmen mit der Software verwalten müsst. Je nach Branche kann es notwendig sein, bestimmte Anforderungen umzusetzen, um sich rechtlich auf der sicheren Seite zu bewegen. 

Lasst ebenfalls einfließen, wie viele Mitarbeiter:innen gleichzeitig mit der Buchhaltungssoftware arbeiten können müssen. Es sollten genügend Zugänge zu der Software vorhanden sein, damit ein reibungsloses Arbeiten gewährleistet werden kann. 

Unternehmensintern oder mit eine:r Steuerberater:in

Wenn Ihr die komplette Buchführung, von der Belegerfassung bis hin zum Jahresabschluss und der Erstellung Eurer Bilanz allein durchführen wollt, könnt Ihr in eine entsprechende Software investieren. Wenn Ihr allerdings Teile Eurer Buchhaltung an eine:n Steuerberater:in auslagern möchtet, kann der Funktionsumfang deutlich geringer sein.

Stellt Euch für diese Entscheidung die Fragen, wie gut Eure Buchhaltungskenntnisse sind. Lernt Ihr das Thema Buchführung gerade erst oder reichen Eure Kenntnisse aus, um die Buchhaltung ohne Unterstützung kompetent abzubilden? Falls Ersteres der Fall sein sollte, ist das überhaupt nicht schlimm, hierfür gibt es schließlich die Steuerprofis. Diese können Euch bei der Auswahl Eurer Buchhaltungssoftware unterstützen, da sie Euch sagen können, welche Tools den Datenaustausch untereinander am besten möglich machen.

Auf OMR Reviews findet Ihr nützliche Tipps um Buchhaltung zu lernen.

Womit wir dann auch beim Thema der integrierten Software-Schnittstellen wären. Eure Buchhaltungssoftware sollte mindestens über eine ELSTER-Schnittstelle verfügen. So könnt Ihr Eure Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Eure Jahressteuererklärung direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln. Wenn Ihr bereits andere Softwares in Eurem Unternehmen nutzt, solltet Ihr darauf achten, dass Eure neue Finanzbuchhaltungssoftware ebenfalls Schnittstellen zu diesen aufweist. Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert Euch beispielsweise den Datenaustausch mit Euren Steuerberater:innen. Durch eine zusätzliche Verknüpfung mit Eurem Online-Banking könnt Ihr Eure Finanzen in Echtzeit im Blick behalten und ausführlichere Auswertungen anfertigen.

Cloud-Lösung oder PC-Software

Ein weiteres Kriterium, das Ihr berücksichtigen solltet, ist, ob Ihr eine Desktop-Variante oder eine Cloud-Lösung bevorzugt. Eine Desktop-Variante besitzt oft einen breiteren Funktionsumfang, durch den Ihr imstande seid, Eure Buchhaltung vollumfänglich selbst abzubilden. Die entsprechenden Daten werden zentral auf Eurer Festplatte gespeichert, wodurch sie nur an wenigen Arbeitsplätzen verfügbar sind. Aus diesem Grund müsst Ihr die Buchhaltungssoftware bei dieser Variante nur einmalig kaufen. 

Eine Cloud-Lösung kann hingegen ohne eine Installation auf einem festen PC genutzt werden. Ihr könnt sie von allen internetfähigen Geräten bedienen und so flexibel von jedem beliebigen Ort arbeiten. Eure Daten werden hierfür auf sicheren Servern gespeichert. Achtet aber immer auf die Cloud-Bedingungen der Anbieter:innen und vergleicht sie mit Euren Sicherheitsstandards. 

Da Ihr mit vertraulichen Daten wie beispielsweise Eurem Umsatz, Eurer Warenwirtschaft und Euren Verbindlichkeiten arbeitet, kann Euch bei unzureichenden Sicherheitsstandards ein hoher finanzieller Schaden drohen. In der Regel werden Cloud-Lösungen in einem Abo-Modell verkauft.

Betriebssystem

Je nachdem, welches Betriebssystem Euer Unternehmen verwendet, muss auch die Software die notwendigen Voraussetzungen mitbringen. Gängige PC-Lösungen laufen in der Regel nur auf jeweils einem der gängigen Betriebssysteme Windows, Mac oder Linux. 

Einige Cloud-Softwares sind allerdings so programmiert, dass Ihr sie unabhängig von Eurem Betriebssystem nutzen könnt. Dies hat den Vorteil, dass Ihr Eure Buchhaltungssoftware nicht wechseln müsst, falls Ihr Euch dazu entscheiden solltet, auf ein anderes Betriebssystem umzusteigen.

Verfügbare und benötigte Funktionen

Der Umfang der Funktionen, die Euch eine Buchführungssoftware bieten sollte, hängt davon ab, welche Arbeitsschritte Ihr allein durchführen möchtet. Ebenfalls müsst Ihr, abhängig von Eurer Unternehmensform, entweder die einfache oder doppelte Buchführung tätigen, die die Software Eurer Wahl ermöglichen sollte.

Die gängigsten und nützlichsten Funktionen, die jede Software abbilden können sollte, sind: 

  • Automatisierung von Buchungen und Kontieren
  • Gewinnermittlung via Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei einfacher Buchführung
  • Gewinnermittlung via Gewinn-und-Verlust-Rechnung bei doppelter Buchführung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Überblick über die Finanzlage Eures Unternehmens
  • Wahrung der GoB-konformen Buchführung
  • Erstellung des Jahresabschlusses und der Bilanz
  • Rechtssichere Buchungsvorlagen
  • Betriebswirtschaftliche Berichte und Auswertungen

Weitere Funktionen, die Euch unterstützen können, sind folgende:

  • Umsatzsteuer-Jahreserklärung
  • Integriertes Kassenbuch
  • Verwalten mehrerer Firmen
  • Integrierte Anlagenverwaltung
  • Ausgabe von Lohnbuchhaltungsdaten
  • Mobile Nutzung der Buchführungssoftware

Preis-Leistungs-Verhältnis

Ein weiteres wichtiges Kriterium beim Kauf Eurer Buchhaltungssoftware ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Legt zu Beginn Eurer Recherche fest, welches Budget Euch für die Anschaffung zur Verfügung steht. 

Indem Ihr die verschiedenen Softwares miteinander vergleicht, findet Ihr heraus, ob der veranschlagte Preis zu den beinhalteten Leistungen passt. Berücksichtigt hierbei, ob alle Eure Anforderungen erfüllt werden oder ob Ihr zusätzliche Services hinzubuchen müsst, damit alle Bedürfnisse Eures Unternehmens erfüllt werden können. Nichts ist ärgerlicher, als im Nachhinein festzustellen, dass man zusätzlich Geld in die Hand nehmen muss, weil die Software nicht das abbilden kann, was Ihr Euch von ihr versprochen habt. 

Wenn eine Buchhaltungssoftware Euch generell überzeugt, aber viel mehr Funktionen bietet, als Ihr nutzen könnt oder wollt, solltet Ihr entweder weitersuchen oder Euch mit den Entwickler:innen in Verbindung setzen. Vielleicht können diese Euch ein individuell auf Eure Firma zugeschnittenes Angebot unterbreiten, welches alle Must-haves beinhaltet, aber im Zweifelsfall erweitert werden kann. 

Zudem stellt der Umfang des möglichen Supports eine weitere wichtige Komponente im Preis-Leistungs-Verhältnis dar. Ist dieser nur per E-Mail oder Chat zu erreichen? Zu welchen Uhrzeiten könnt Ihr jemanden kontaktieren? Gibt es eine Wissensdatenbank, in der Ihr außerhalb der Geschäftszeiten Informationen zu Funktionen und Problemstellungen nachlesen könnt?

Viele Anbieter:innen bieten eine kostenlose Testphase ihrer Softwares an. Nutzt diese Zeit, um Euch intensiv mit den Funktionen vertraut zu machen, um nach Ablauf dieses Zeitraums eine fundierte und überzeugte Entscheidung treffen zu können.

Diese Buchhaltungssoftwares erleichtern Euch Eure Buchführung 

Wenn Ihr die vorherigen Kriterien beachtet habt, erhaltet Ihr bereits ein recht klares Bild davon, was Euch Eure Buchhaltungssoftware bieten können muss. Nun geht es daran, aus dem breiten Angebot die zu Euch passende Lösung auszuwählen. 

Hierfür stellen wir Euch auf OMR Reviews detaillierte Nutzerberichte und Bewertungen in der Kategorie Buchhaltungssoftwares zur Verfügung. Ebenfalls könnt Ihr unsere Artikel über den Vergleich der besten Buchhaltungssoftwares oder über die besten Buchhaltungstools für Kleinunternehmer sowie Softwares für Freiberufler zurate ziehen. 

Wenn Euch das noch nicht reicht, lest auch gerne die Beiträge zu den sieben besten Enterprise-Accounting-Softwares und den besten kostenlosen Buchhaltungstools.

Diese Tools können wir Euch für Eure digitale Buchhaltung empfehlen:

Wir sind überzeugt, dass bei dieser Auswahl genau die richtige Buchhaltungssoftware für Euer Unternehmen dabei ist.

Klick, klick, gebucht

Die richtige Buchhaltungssoftware für Euer Unternehmen zu finden, ist keine Aufgabe, die innerhalb von fünf Minuten erledigt ist. Sie benötigt eine detaillierte Vorarbeit, die Euch die Eingrenzung auf eine Handvoll Tools erleichtern wird. Anschließend steigt Ihr tiefer in das Thema ein und beschäftigt Euch damit, was Euch jedes einzelne Tool bieten kann.

Trefft bei der Wahl keine überhastete Entscheidung, schließlich müssen Eure Kolleg:innen aus der Buchhaltung jeden Tag mit dem neuen Programm arbeiten. Wähl in aller Ruhe und mit Bedacht die Lösung aus, die ideal zu Euch und Eurem Unternehmen passt. Und dann heißt es auch ganz schnell – klick, klick, gebucht und zufrieden.

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Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

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