Rechnung per Mail versenden – alles was du dazu wissen solltest

Rechnung erstellen, ausdrucken, in einem Umschlag verschließen und postalisch versenden. Rechnungskopie ausdrucken und ablegen – wer viele Rechnungen schreibt, tut das möglichst effizient. Rechnungen digital zu erstellen und per E-Mail zu versenden, ist deshalb die gängigere Technik. Worauf du dabei achten solltest, was die EU dazu sagt und mit welchen Rechnungsprogrammen das besonders einfach klappt, erfährst du in diesem Artikel.

 

Was musst du beim Versand von Rechnungen per E-Mail beachten?

Beim Versand von Rechnungen per E-Mail gibt es einige Punkte zu beachten. Wichtig zu wissen ist, dass elektronische Rechnungen, also auch Rechnungen, die du per E-Mail verschickst, dieselben Anforderungen erfüllen müssen wie Papierrechnungen.

Laut § 14 Abs. 3a UStG muss eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt wird, die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten. Dazu brauchst du aber keine komplizierte Technik oder Signatur, sondern lediglich einen verlässlichen innerbetrieblichen Prozess in Kombination mit einer geeigneten Rechnungssoftware.

Formelle Anforderungen an deine E-Mail-Rechnungen:

• Informiere dich über die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung. Regeln wie die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen oder die Verwendung elektronischer Signaturen sind von Land zu Land unterschiedlich. Meist wird die Art der Rechnungszustellung in den AGBs geregelt, die deine Kund*innen beim Kaufabschluss zustimmen.
• Rechnungen enthalten vertrauliche Informationen, daher ist es wichtig, dass die Übertragung und Speicherung der E-Mail und des Anhangs sicher erfolgen. Verwende geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Erstelle die Rechnung als PDF-Dokument, da dieses Format die Formatierung und den Inhalt der Rechnung auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen konsistent darstellt.
• Schreibe eine kurze, prägnante Begleitnachricht, in der die Empfänger*innen über die Rechnung im Anhang informiert werden.
• Achte darauf, dass die Dateigröße der Rechnung angemessen ist, um Probleme beim Empfang oder Öffnen der E-Mail zu vermeiden.
• Stelle ebenfalls sicher, dass du die korrekten E-Mail-Adressen deiner Empfänger*innen verwendest, damit die Rechnungen richtig zugestellt werden.
• Bewahre Kopien aller versendeten Rechnungen und dazugehörigen Korrespondenzen auf. Du benötigst diese für deine Buchhaltung und als Nachweis im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen. Achte darauf, Medienbrüche zu vermeiden, indem du PDF-Rechnungen im selben Format archivierst.

Welche Pflichtangaben benötigt eine Rechnung per E-Mail?

Rechnungen, die du per Mail verschickst, müssen mit den folgenden Details ausgestattet sein:

• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Rechnungsnummer: eine eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung. Die Nummer sollte fortlaufend sein, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Name und Adresse deines Unternehmens: Die vollständigen Angaben, einschließlich Name, Anschrift und Steuernummer.
• Name und Adresse des bzw. der Leistungsempfängers*in
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Unternehmens.
• Exakte Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen: Detaillierte Aufschlüsselung wie Stückzahl, Einheitspreis, Bezeichnung und gegebenenfalls Rabatte.
• Der Gesamtbetrag der Rechnung.
• Steuersatz und Steuerbetrag: angewendeter Steuersatz (z. B. Mehrwertsteuer) und der berechnete Steuerbetrag.
• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsfrist, innerhalb derer der Betrag zu begleichen ist und gegebenenfalls Informationen zu Skonto.
• Bankverbindung: Die Bankverbindung deines Unternehmens, auf die die Zahlung erfolgen soll.

Welche Dateiformate können für den Rechnungsversand per E-Mail genutzt werden?

Obwohl es keine allgemeingültigen Vorgaben gibt, solltest du ein Format wählen, das unveränderbar ist. Das bekannteste Format ist PDF. Es bietet eine plattformübergreifende Kompatibilität und behält das Layout und die Formatierung der Rechnung bei. PDFs können in der Regel von den meisten E-Mail-Clients und Betriebssystemen geöffnet und angezeigt werden.

Immer mehr Unternehmen übermitteln Rechnungen durch sogenannte hybride Formate. Diese enthalten die Rechnungen als PDF oder Bilddatei und liefern zusätzlich strukturierte XML- oder EDI-Daten. Während die bildhafte Darstellung der menschlichen Lesbarkeit dient, unterstützen die strukturierten Informationen die automatisierte digitale Rechnungsverarbeitung.

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ZUGFeRD und XRechnung

Besonders der Standard ZUGFeRD setzt sich als hybrides Rechnungsformat immer mehr durch. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und kombiniert das visuelle Bild im PDF/A-3-Standard mit einer codierten XML-Datei. Das Format erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen und kann von Unternehmen aller Branchen und Größen uneingeschränkt verwendet werden.

Anders verhält es sich jedoch bei der Rechnungsabwicklung in der öffentlichen Verwaltung bzw. bei öffentlichen Aufträgen. Hier ist seit 2020 die XRechnung Pflicht. Eine XRechnung liefert ausschließlich eine XML-Rechnung. ZUGFeRD erfüllt zwar ebenfalls diesen Standard, sichert jedoch zusätzlich die Lesbarkeit durch das menschliche Auge und wird deshalb bevorzugt eingesetzt.

Vor- und Nachteile von Rechnung per E-Mail

Das Versenden von Rechnungen per E-Mail bietet viele Vorteile und erleichtert in der Regel den gesamten Rechnungsprozess. Allerdings gibt es auch potenzielle Nachteile. Hier ist ein Überblick für dich:

Rechnungen per Mail versenden Vorteile Nachteile

Vorteile:

• Schnelligkeit und Effizienz: Das Versenden von E-Mail-Rechnungen ist in der Regel schneller als der postalische Versand. Die Rechnung erreicht Empfänger*innen sofort und kann schnell bearbeitet werden. Der Aufwand für Druck, Kuvertieren und Versand per Post entfällt.
• Kostenersparnis: Das Versenden von Rechnungen per E-Mail ist kostengünstiger als der postalische Versand. Du trägst keine zusätzlichen Kosten für Porto, Druckmaterialien oder Versanddienstleister*innen.
• Umweltfreundlichkeit: Der elektronische Versand von Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und den CO₂-Ausstoß im Vergleich zum postalischen Versand. Ein Plus für die Umwelt.
• Automatisierte Verarbeitung: Elektronische Rechnungen können leicht in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert und automatisch verarbeitet werden. Dadurch wird der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und du vermeidest Fehler.

Nachteile:

• Zustellungsprobleme: E-Mails können im Spam-Ordner landen oder aufgrund technischer Probleme nicht zugestellt werden. So kann es zu Verzögerungen bei der Rechnungszahlung kommen.
• Rechtliche Anforderungen: Beim Versand elektronischer Rechnungen per E-Mail musst du bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehören die Pflichtangaben, Aufbewahrungsfristen und Vorgaben der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form).
• Empfängerpräferenzen: Nicht alle Kund*innen oder Geschäftspartner*innen bevorzugen den Erhalt von Rechnungen per E-Mail. Einige Unternehmen oder Länder haben möglicherweise andere Richtlinien, die den postalischen Versand von Rechnungen vorschreiben.

Was musst du beim EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail beachten?

Europäische Vorgaben für den Versand elektronischer Rechnungen sind in der Richtlinie 2014/55/EU festgelegt. Ähnlich wie die bereits genannten Pflichtangaben müssen elektronische Rechnungen folgende Kernelemente aufweisen:

• Prozess- und Rechnungskennungen
• Rechnungszeitraum
• Informationen über den*die Verkäufer*in
• Informationen über den*die Käufer*in
• Informationen über den*die Zahlungsempfänger*in
• Informationen über den Steuervertreter des Verkäufers
• Auftragsreferenz
• Lieferungsdetails
• Anweisungen zur Ausführung der Zahlung
• Informationen über Zu- oder Abschläge
• Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten
• Rechnungsgesamtbeträge
• MwSt.-Aufschlüsselung

Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass elektronische Rechnungen aus strukturierten Rechnungsdaten und einer unstrukturierten Bilddatei bestehen müssen, wie sie im Standard ZUGFeRD abgebildet werden. Eingescannte Papierbelege, PDFs oder Rechnungsdateien, die nur aus strukturierten Informationen bestehen, sind nicht gültig.

Die Richtlinie gilt derzeit für öffentliche Auftraggeber*innen in der Europäischen Union sowie ihre Lieferant*innen. Das bedeutet, dass sowohl die öffentlichen Auftraggeber*innen, die Rechnungen von ihren Lieferant*innen erhalten, als auch die Lieferant*innen selbst, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen stellen, von der Richtlinie erfasst werden.

Das Ziel der Richtlinie besteht darin, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen öffentlichen Auftraggeber*innen und ihren Lieferant*innen zu fördern und zu erleichtern, indem harmonisierte Standards und Vorschriften festgelegt werden. Gleichzeitig bewirkt die EU-Vorgabe, dass Rechnungen nur noch elektronisch ausgestellt werden dürfen.

Welche Rechnungsprogramme eignen sich zum unkomplizierten Versand von Rechnungen via E-Mail?

Rechnungsprogramme bieten dir den Vorteil einer automatisierten und effizienten Verwaltung von Rechnungen, was Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglicht. Sie ermöglichen nicht nur die einfache Erstellung, Versendung und Nachverfolgung von Rechnungen, sondern auch die automatische Generierung von Berichten und liefern dir eine verbesserte Übersicht über den Zahlungsstatus.

Mit folgenden Programmen erledigst du deine Rechnungen inklusive elektronischem Versand mit Bravour:

Lexoffice

FastBill

WISO MeinBüro Rechnungen

Candis

sevDesk

BuchhaltungsButler

orgaMAX Buchhaltung

Auf OMR Reviews findest du außerdem eine Übersicht weiterer Billing-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen für das beste Rechnungsprogramm entscheiden.

Ob spezielle Software für Mac User, Kleinunternehmer, Dienstleister oder Handwerker, lies auch die dazugehörigen Ratgeber, um die beste Rechnungssoftware aufzuspüren.

Fazit: Nutze die hohe Akzeptanz und denke voraus

Der Versand von Rechnungen per E-Mail zeigt eine wachsende Akzeptanz und Verbreitung in der Praxis. Unternehmen und Organisationen setzen vermehrt auf den elektronischen Versand von Rechnungen, um Kosten zu senken, Prozesse zu automatisieren und umweltfreundlicher zu agieren. Die Entwicklung von Standards wie ZUGFeRD und die rechtliche Anerkennung elektronischer Rechnungen tragen zur weiteren Verbreitung bei. Es ist zu erwarten, dass der Trend zum elektronischen Rechnungsversand weiter zunehmen wird, während gleichzeitig die Sicherheitsaspekte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine wichtige Rolle spielen. Wenn du bereits heute diese Standards übernimmst, auch wenn du keine Lieferant*in des Bundes bist, bist du einen klugen Schritt voraus.