Was ist eine HR-Software und wie unterstützt sie dein Personalwesen?

1. Was ist HR-Software?
2. Die wichtigsten Einsatzgebiete einer HR-Software
3. Wie Unternehmen von HR-Software profitieren können
4. Wie Unternehmen von HR-Software profitieren können
5. Das sind die besten HR-Softwares
6. Fazit
7. FAQ

Die Personalverwaltung ist das Herzstück jedes Unternehmens – und genau hier setzt HR-Software an. Sie digitalisiert und automatisiert zeitaufwändige Prozesse, wie Lohnabrechnungen oder die Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Doch was ist eine HR-Software genau und weshalb ist sie aus der modernen Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken?

Was ist HR-Software?

HR-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Personalprozesse unterstützt. Dabei handelt es sich nicht um eine einzelne Anwendung, sondern häufig um eine Kombination aus verschiedenen Modulen, die auf spezifische HR-Bereiche zugeschnitten sind. 

Der Hauptzweck von HR-Software besteht darin, administrative Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu minimieren und wertvolle Daten für strategische Entscheidungen bereitzustellen. HR-Software umfasst dabei ein breites Spektrum an Funktionen – von der Verwaltung grundlegender Mitarbeiterdaten bis hin zu komplexeren HR-Prozessen wie Talentmanagement oder Performance-Tracking.

Auch wenn oftmals synonym verwendet, geht die Definition eines HR-Systems (oder Human Resource Management System, HRMS) darüber hinaus. Hierbei handelt es sich um eine integrierte Lösung, die verschiedene Module in einer Plattform vereint.

Die wichtigsten Einsatzgebiete einer HR-Software

1. Personalverwaltung

Die Kernaufgabe eines HR-Systems ist die Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Dazu gehören unter anderem Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten), Vertragsinformationen und Angaben zu An- und Abwesenheitsstatistiken. Hierbei dient die HR-Software als zentrale Datenbank, mit der Unternehmen alle Informationen an einem Ort speichern und jederzeit darauf zugreifen können.

2. Recruiting

Ein wichtiger Bestandteil moderner HR-Software ist die Unterstützung beim Anwerben neuer Mitarbeiter*innen. Mithilfe einer HR-Software kannst du Stellenanzeigen veröffentlichen, die Bewerbungen verwalten und gar die Kommunikation mit den Kandidat*innen automatisieren.

3. Onboarding

HR-Software unterstützt auch das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Von der Bereitstellung notwendiger Dokumente bis zur Organisation von Schulungen sorgt sie für einen reibungslosen Einstieg ins Unternehmen und steigert so die Zufriedenheit neuer Teammitglieder.

4. Weiterbildungen

Viele HR-Systeme beinhalten Module für die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeiter*innen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team immer auf dem neuesten Stand bleibt.

5. Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme sind ein weiterer zentraler Bestandteil eines HR-Systems, mit dem Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten digital erfassen können. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und die Erstellung von Lohnabrechnungen.

6. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Apropos Lohnabrechnungen – HR-Software kann diesen Prozess automatisieren. Sie berechnet Gehälter, Steuern und Sozialabgaben und erstellt Berichte für das Finanzamt. Das spart Zeit und minimiert Fehler.

Wie Unternehmen von HR-Software profitieren können

HR-Software wird in zwei grundlegenden Modellen angeboten, die sich in Bereitstellung, Nutzungsweise und Kostenstruktur unterscheiden. Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen deines Unternehmens ab.

HR-Software als Service

Das Modell "Software-as-a-Service" (SaaS) basiert auf der Nutzung von Cloud-Technologie. Hierbei wird die Software nicht gekauft, sondern als Dienstleistung gemietet. Der Zugriff erfolgt über das Internet, wodurch deine Mitarbeiter*innen ortsunabhängig auf die Anwendung zugreifen können. Die Kosten werden in Form von Abonnements erhoben, die meist pro User*in oder Monat anfallen.

Ein großer Vorteil von SaaS ist der geringe Wartungsaufwand. Schließlich kümmern sich die Anbieter um Updates, die Datensicherheit und den Betrieb der Software. Zudem sind die Einführungskosten vergleichsweise niedrig, da keine eigene Serverinfrastruktur benötigt wird.

Die Kehrseite der Medaille sind die begrenzten Anpassungsmöglichkeiten. Individuelle Anforderungen können oft nur innerhalb eines festgelegten Rahmens erfüllt werden. Zudem macht die Nutzung eines externen Anbieters die Organisation von dessen Verfügbarkeit und langfristiger Zuverlässigkeit abhängig.

HR-Software als Kaufmodell

Im Gegensatz zum SaaS-Modell wird bei der klassischen Lizenzierung die Software gekauft und meist auf firmeneigenen Servern installiert. Neben der einmaligen Lizenzgebühr fallen in der Regel wiederkehrende Kosten pro Nutzer*in für Updates oder Support an.

Dieses Modell bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Software individuell an ihre Bedürfnisse anzupassen. Zudem hat das Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Software und die damit verbundenen Daten.

Der Nachteil liegt allerdings im höheren Aufwand. Die Einführung ist kostenintensiv und die Wartung der Software, einschließlich Updates und technischer Betreuung, liegt in der Verantwortung des Unternehmens.

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Wie Unternehmen von HR-Software profitieren können

HR-Software bietet zahlreiche Vorteile, die täglich anfallende HR-Aufgaben rationalisieren. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Detail:

Reduzierung von Fehlern durch standardisierte Prozesse

Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler – sei es bei der Berechnung von Gehältern, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder der Dokumentenverwaltung. Eine HR-Software sorgt durch festgelegte Workflows und Algorithmen dafür, dass Prozesse standardisiert und präzise ablaufen.

Beispiel: Gesetzlich vorgeschriebene Änderungen bei der Lohnsteuer werden automatisch in das System eingepflegt und korrekt umgesetzt, was dir die aufwendige manuelle Nachverfolgung erspart.

Zeitersparnis durch Automatisierung

HR-Software automatisiert sich wiederholende, zeitintensive Aufgaben wie Lohnabrechnungen, Zeiterfassung und Bewerbermanagement. Routineaufgaben lassen sich so ohne manuelle Fehlerquellen schneller erledigen.

Beispiel: Statt mühsam Urlaubsanträge per Hand zu verwalten, kannst du mit einer HR-Software digitale Genehmigungsprozesse einführen. Das spart Zeit für dich und deine Mitarbeiter*innen.

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Verbesserte Compliance und Rechtssicherheit

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zählt zu den größten Hürden im Personalwesen. HR-Software hilft dir, diese Vorgaben einzuhalten, indem sie Änderungen im Arbeitsrecht berücksichtigt. Ob es um Datenschutz (DSGVO), Arbeitszeitgesetze oder Sozialversicherungsbeiträge geht – HR-Software sorgt dafür, dass alle Daten sicher und konform verarbeitet werden.

Beispiel: Die HR-Software berücksichtigt bei jeder neuen Gehaltsabrechnung automatisch alle Änderungen in den Sozialabgaben. Das sorgt für Gesetzeskonformität und erspart zusätzliche Prüfungen.

Zentrale Datenverwaltung

HR-Software bietet deinem Unternehmen eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Mitarbeiterdaten gespeichert und verwaltet werden. Dadurch hast du jederzeit Zugriff auf Vertragsdetails, Stammdaten, Abwesenheitszeiten oder Gehaltsinformationen. Zudem wird die Zusammenarbeit erleichtert, da verschiedene Abteilungen wie die Buchhaltung oder das Management auf dieselben Daten zugreifen können.

Beispiel: Ein internationales Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern verwendet eine cloudbasierte HR-Software. Führungskräfte können Mitarbeiterdaten wie Arbeitsverträge oder Abwesenheiten standortunabhängig einsehen, ohne auf mehrere Datenbanken zugreifen zu müssen.

Flexibilität

HR-Software ist skalierbar und wächst mit deinem Unternehmen. So kannst du den Funktionsumfang je nach Bedarf anpassen und erweitern. Cloudbasierte Systeme leisten zudem einen Beitrag zur Remote Work. Sie sorgen für mehr Flexibilität, da dein Team von überall auf benötigte Ressourcen zugreifen kann.

Beispiel: Als Start-up kannst du mit einem Basis-Modul für Zeiterfassung beginnen und es später mit Modulen wie Talentmanagement oder Schulungsplanung erweitern, wenn dein Unternehmen wächst.

Das sind die besten HR-Softwares

HR-Software hilft nicht nur, Kosten zu senken und Zeit zu sparen, sondern ermöglicht es auch, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen besser einzugehen. In einer Zeit, in der qualifizierte Fachkräfte immer knapper werden, ist das ein entscheidender Vorteil. Hier findest du eine Übersicht der aktuell besten HR-Softwares:

Clockodo

clockin

ZEP

Hrmony

Instaffo

fiverr

Sage Lohnabrechnung

coveto

HR WORKS

gastromatic

Fazit

HR-Software ist längst mehr als ein technisches Hilfsmittel – sie ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen in nahezu allen Bereichen des Personalwesens unterstützt. Vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zur Lohnabrechnung und Zeiterfassung erleichtert sie nicht nur den Alltag der HR-Abteilungen, sondern trägt maßgeblich zur Effizienz und Rechtssicherheit bei. In einer Zeit, in der der Wettbewerb um Talente immer härter wird, bietet HR-Software eine wertvolle Grundlage, um administrative Prozesse zu verschlanken, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern. Ob als cloudbasierte Lösung oder On-Premises-Software: Mit der passenden HR-Software kann jedes Unternehmen den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt erfolgreich begegnen.

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FAQ

Was ist HR-Software?

HR-Software ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Optimierung von Personalprozessen in Unternehmen. Sie umfasst verschiedene Module, die administrative Aufgaben automatisieren, Fehler minimieren und wertvolle Daten für strategische Entscheidungen liefern.

Welche Funktionen bietet eine HR-Software?

HR-Software unterstützt viele HR-Bereiche, darunter Personalverwaltung, Recruiting, Onboarding, Weiterbildung, Zeiterfassung und Lohn- sowie Gehaltsabrechnung. Sie dient als zentrale Plattform zur Verwaltung und Speicherung von Mitarbeiterdaten und erleichtert viele administrative Aufgaben.

Wie kann HR-Software mein Unternehmen unterstützen?

HR-Software hilft, administrative Prozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Sie bietet eine zentrale Datenverwaltung und ermöglicht eine flexible Skalierung, um mit dem Wachstum deines Unternehmens Schritt zu halten.

Was ist der Unterschied zwischen HR-Software als Service (SaaS) und der klassischen Lizenzierung?

HR-Software als Service (SaaS) basiert auf Cloud-Technologie und wird über ein Abonnement-Modell genutzt, wodurch die Wartung und Updates vom Anbieter übernommen werden. Im Gegensatz dazu wird die klassische Lizenzsoftware gekauft und meist auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert, was mehr Anpassungsmöglichkeiten und Kontrolle bietet, aber auch einen höheren Wartungsaufwand mit sich bringt.

Wie hilft HR-Software bei der Zeiterfassung?

HR-Software ermöglicht eine digitale Zeiterfassung, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten automatisch erfassen können. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und für die korrekte Erstellung von Lohnabrechnungen.

Was sind die Vorteile einer HR-Software?

Die wichtigsten Vorteile einer HR-Software sind die Reduzierung von Fehlern durch standardisierte Prozesse, Zeitersparnis durch Automatisierung, verbesserte Compliance und Rechtssicherheit, zentrale Datenverwaltung und eine hohe Flexibilität, die mit dem Wachstum deines Unternehmens skalieren kann.

Welche HR-Software-Lösungen sind derzeit besonders empfehlenswert?

Einige der besten HR-Software-Lösungen auf dem Markt sind unter anderem Clockodo, Hrmony, Sage Lohnabrechnung und Instaffo. Diese Systeme bieten verschiedene Funktionen, die je nach Unternehmensgröße und Bedarf ausgewählt werden können.