Willkommen im Club: Bringe mit Vereinssoftware deine Mitgliederverwaltung und Buchhaltung ins 21. Jahrhundert

1. Welche Aufgaben fallen in die Vereinsverwaltung?
2. Wie hilft Software bei deinem Vereinsmanagement?
3. Wo finde ich Vereinssoftware?
4. Fazit: Warum brauchen Vereine eine gute Software?

2022 gab es mehr als 600.000 eingetragene Vereine in Deutschland. Schätzungsweise 35 Millionen Deutsche sind Mitglieder oder Funktionär*innen. Kämen dann noch Stiftungen, Verbände, gemeinnützige Organisationen und Clubs dazu, würde das verdeutlichen, welchen Stellenwert jede Art von Vereinigungen hierzulande haben. 

Schon komisch, dass dann die Digitalisierung der Vereinsverwaltung allzu oft stiefmütterlich behandelt wird: Mitglieder sind umständlich in Excel-Tabellen gelistet, die Buchhaltung gleicht eher einer Zettelwirtschaft aus der Zeit vor dem Internet und viele Vereine erreichen kaum bis keinen Nachwuchs. 

Doch das muss alles längst nicht mehr sein. Mit einer digitalen Vereinssoftware kannst du alle To-dos effizient und modern erledigen und behältst stets den nötigen Überblick über Mitglieder, Vereinskommunikation, Finanzen usw. Lerne nun, wie du ein geeignetes Tool findest und dieses am besten als Vereinsverwaltungs-Software nutzt.

Welche Aufgaben fallen in die Vereinsverwaltung?

Ob Musik-, Sport-, Kultur- oder Bildungsvereine – die anfallenden Aufgabengebiete der verschiedenen Vereinigungen sind meist relativ vergleichbar. Kleine Vereine unterscheiden sich hierbei nicht von großen Organisationen oder Verbänden; NGOs nicht wirklich viel von Stiftungen oder Bunden. 

Ungeachtet der Größe und Art des Vereins: drei zentrale Bereiche gilt es für eine gute Vereinsverwaltung abzudecken: 

1. Mitgliederverwaltung: Klar, ohne Mitglieder kein Verein. Damit das Miteinander funktionieren kann, muss es ein Verzeichnis darüber geben, wer deinem Verein beitritt, wer austritt und wer etwa pausiert. Es sollte zudem eine Willkommenskultur stattfinden, damit sich alle wohlfühlen und noch weitere Mitglieder den Weg in die Gruppe finden.
2. Finanzverwaltung: Vereine sollten sich finanziell selbst tragen können. Einerseits kommen Mitgliedsbeiträge und Spenden rein, andererseits gibt es laufende sowie einmalige Kosten. Daher ist eine solide Buchhaltung unerlässlich; Finanzämter verstehen hier wenig Spaß. Vereine unterscheiden sich dahin gehend wenig von Unternehmen, nur dass sie einen gemeinnützigen statt gewinnbringenden Charakter haben. 
3. Vereinskommunikation: Vielen geht es neben dem Ausführen einer Leidenschaft oder sozialen Engagements auch um das Vernetzen mit Gleichgesinnten. Mitgliederversammlungen, Rundmails sowie andere Mitteilungen und Treffen gehören zum Vereinsleben oft dazu. Diese Ankündigungen sollten selbstverständlich alle Mitglieder möglichst unkompliziert erreichen.

Alle drei Punkte solltest du bei deinem Vereinsmanagement berücksichtigen. Ohne motivierte Mitglieder, eine lückenlose Buchhaltung und eine gute Vereinskultur wird es nämlich schwierig, deine Vereinigung längerfristig am Laufen zu halten. 

Und bei allen Teilbereichen kannst du dir digitale Unterstützung bei der Verwaltung holen. Diverse Funktionen lassen sich nämlich durch Vereinssoftware übernehmen, was dir folgende Vorteile einbringt: 

• Kostenersparnisse durch das Wegfallen externer Arbeitskräfte
• Weniger Zeitaufwand durch Automatisierungen
• Reduzierte Fehleranfälligkeit bei generischen Aufgaben
• Kein Bereich bleibt vernachlässigt durch Desinteresse oder personelle Engpässe
• Vereinsarbeit lässt sich auf mehrere Schultern verteilen, was Entlastung für Einzelpersonen mit sich bringt
• Bei einer nötigen Übergabe (z. B. wegen Ruhestand) sind alle erforderlichen Infos elektronisch bereits dokumentiert

Insgesamt kann sich der Vorstand auf andere To-dos wie Nachwuchsakquise oder eine verbesserte Vereinskultur konzentrieren. Funktionär*innen müssen weniger zusätzliche Positionen übernehmen und werden entlastet. Und den Mitgliedern bleibt mehr Zeit, um ihr Hobby bzw. ihre Passion auszuüben. 

Wie hilft Software bei deinem Vereinsmanagement?

Um herauszufinden, was eine effektive Software für Vereine ausmacht, lassen sich einige Kernfunktionen bestimmen, welche die drei Teilbereiche der Vereinsverwaltung unterstützen: 

Features der Mitgliederverwaltung

• Stammdatenbank (inklusive Datenimport und -export)
• Unterschiedliche Rollen durch Benutzerrechte
• Ansichten und Filter für die Erhebung von Statistiken
• Beitragswesen (Postversand, Dokumente und Wiedervorlagen einbezogen)
• Vernetzung für Fördermaßnahmen und Spenden

In der Mitgliederverwaltung deiner Vereinssoftware findest du Benutzerrechter und Rollen-Management.

Buchhaltungssoftware für Vereine

• Übersichten über Rechnungen und Kosten
• Schnittstelle zwischen Banking und Vereinskonten
• Mahnungswesen mit Inkasso-Unternehmen
• Gutschriften und Storni
• Jahresbilanzen und andere Auskünfte

Das Dashboard deiner Vereinssoftware hilft bei Übersichten, Buchhaltung und Auskünfte ans Finanzamt.

Funktionen für die Vereinskommunikation

• Rundschreiben, Newsletter, Mitteilungen, Umfragen und Beschlüsse
• Terminmanagement für Veranstaltungen und Fristen
• Listenfunktionen (z. B. Kuchenverkäufe, Vereinsfahrten)
• Interner Chat zur besseren Vernetzung
• Mobile App für den Vereinsalltag

Eine gute Vereinssoftware erstellt Teilnehmerlisten in der mobilen Ansicht.

Die Nutzung einer Vereinsverwaltungs-Software verbessert also die Kommunikation nach außen, um die Werbetrommel für weitere Mitglieder zu rühren. Aber auch nach innen, da bestehende Mitglieder stets informiert bleiben. Den Austausch mithilfe von E-Mails oder gar postalisch kannst du somit durch moderne Kommunikationskanäle etwas sortieren und sinnvoll erweitern. 

Neben den zentralen Vorteilen werden dir noch weitere Pluspunkte von Vereinssoftware auffallen. Bei geplanten Veranstaltungen können Mitglieder etwa verbindlich zu- und absagen oder digitale Ausweise erstellen, um sich zu identifizieren. Die Registrierung ist nun vollkommen online (per Online-Formular) möglich. Vereine sind gar in der Lage, mithilfe von Vereinssoftware zentral ihre Websites zu pflegen oder sogar eigenen Merch anzubieten. Vorstellbare Optionen durch Funktionen von Vereinssoftware sind somit breit gefächert. 

Wo finde ich Vereinssoftware?

Das sind jede Menge gute Gründe, warum du dir eine Vereinsverwaltungs-Software anschaffen solltest. Eine umfangreiche All-in-one-Lösung bietet dir beispielsweise WISO MeinVerein Web aus dem Hause buhl. Das Tool zeigt alle oben genannten Funktionen und präsentiert sogar zusätzliche Features wie das Erstellen von QR-Codes oder eine kostenlose Vereins-App.

Das Hauptaugenmerk liegt auf der Vernetzung der Mitglieder, sei es untereinander oder mit Verantwortlichen von Förderprozessen. Ferner bietet die eigene Vereinsplattform allen Endnutzer*innen eine Suchfunktion, um den richtigen Verein zu finden. Auf diese Weise bringt WISO MeinVerein Web die Vereine untereinander für einen Austausch oder Kooperationen zusammen. 

Die WISO-Produkte richten sich an Privatpersonen, Selbstständige und Kleinunternehmen. MeinVerein Web hat Vereinigungen und Verbände jeder Größe in der DACH-Region als Zielgruppe und die Nutzung der Software erfordert keine Vorkenntnisse. 

Vereine können zudem das eigenständige Banking-System buhl:Banking benutzen, um direkt Transaktionen mit externen Stellen durchzuführen. Die Software arbeitet streng DSGVO-konform, SaaS-verschlüsselt und mit Servern in Deutschland. Ihre Mission: Vereinsmanagement einfacher, übersichtlicher, kommunikativer und moderner zu gestalten. 

Fazit: Warum brauchen Vereine eine gute Software?

Vereinskultur wird in Deutschland großgeschrieben. Teamgeist und Zusammenhalt sind Werte, die Vereinsmitglieder automatisch mitbekommen. Insbesondere auf dem Land machen Vereine einen erheblichen Teil des Dorflebens aus. Alles klare Vorzüge deutscher Vereinskultur. Damit dein Verein zukunfts- und krisensicher bestehen kann, müssen Mitgliederakquise, Finanzen und Vereinsleben stimmen. Bei allen drei Gebieten kann dir eine Vereinssoftware helfen, Zeit und Kosten zu senken sowie Prozesse zu optimieren. 

Laut statista haben 2022 ganze 95 % der Deutschen das Internet mindestens schon einmal benutzt. Deswegen ist die Digitalisierung von Vereinsverwaltung eine vielversprechende Möglichkeit, viele Leute virtuell und online zu erreichen. WISO MeinVerein Web bietet durch eine Reihe an Funktionalitäten von Vereinsportal über Buchhaltungssoftware bis Vereins-App alles, was dein Verein braucht. So geht nicht länger viel Zeit für Bürokratie, Buchführung und manuelle Mitgliederverwaltung drauf. Und dein Verein hat inklusive aller Mitglieder, Funktionär*innen und Förder*innen mehr Zeit für das, was sie lieben – sei es Fußball, das Singen, Gärtnern oder gemeinnützige Arbeit.