Top-Software für Mitgliederverwaltung im Verein
Marvin Erdner12.2.2026
Excel-Chaos adé – Diese Tools zur Mitgliederverwaltung bringen Struktur in deinen Verein
Inhalt
- 5 Tools zur Mitgliederverwaltung im Check
- Darum brauchst du eine Mitgliederverwaltungssoftware
- Fazit: Die passende Lösung für jede Vereinsgröße
Kommt dir das bekannt vor, der Kampf mit dezentralen Mitgliederlisten, veralteten Excel-Tabellen oder chaotischen E-Mail-Verläufen für deine Vereinsverwaltung? Dabei ist die Organisation von Mitgliederdaten längst keine Nebensache mehr: Sie betrifft Datenschutz, Beitragseinzug, Kommunikation und oft auch die Existenzfähigkeit deines Vereins.
Mit der richtigen Software für Vereine zur Mitgliederverwaltung lassen sich diese Prozesse nicht nur vereinfachen – sie können den Vereinsalltag auch massiv entlasten. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Lösung wirklich hilft und welche zu deinem Verein passt. Egal, ob Sportclub, Musikgruppe oder Förderverein: Hier findest du eine Übersicht der besten Anbieter.
Das Wichtigste in Kürze
- Spezialisierte Software ersetzt Excel-Chaos und spart wertvolle Zeit.
- Tools automatisieren Beitragsmanagement, SEPA-Lastschriften und die Buchhaltung.
- Integrierte Apps verbessern die Kommunikation zwischen Vorstand und Mitgliedern.
- Moderne Lösungen garantieren Datensicherheit und volle DSGVO-Konformität.
- Die Tool-Wahl hängt von Schwerpunkten wie Finanzen oder Kommunikation ab.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
5 Tools zur Mitgliederverwaltung im Check
Die ideale Mitgliederverwaltungssoftware hängt stark von Vereinsgröße, IT-Kompetenz und gewünschtem Funktionsumfang ab. Hier ein kleiner Überblick:
Anbieter | Hauptfunktionen | Besonderheiten | Standort |
|---|---|---|---|
WISO MeinVerein Web | Beiträge, Finanzen, Kommunikation | Einfach bedienbar, DATEV-Schnittstelle | Deutschland (Buhl Data) |
ClubDesk | Gruppen, Termine, Beiträge, Dokumente | Gute Benutzerführung, kostenlose Basisversion | Schweiz (Revolutions AG) |
Vereinsplaner | Kalender, Aufgaben, Kommunikation | App, intuitiv | Österreich (Vereinsplaner GmbH) |
easyVerein | Beiträge, Finanzen, Dokumente, DSGVO | Modular, viele Funktionen | Deutschland (rrooaarr interactive) |
KURABU | Gruppen, Check-in, Kommunikation | Mobil, moderner Ansatz | Deutschland (KURABU GmbH, Köln) |
Im weiteren Artikel werden dir die Tools detailliert vorgestellt, die besonders stark in der Mitgliederverwaltung sind. Und sich mit ihren Funktionen an eine breite Zielgruppe von Vereinen, Clubs und Gruppen richten.
1. WISO MeinVerein Web
WISO MeinVerein Web ist eine cloudbasierte Komplettlösung zur digitalen Organisation der Vereinsverwaltung, die Aufgaben wie Mitgliederpflege und Buchhaltung zentral bündelt. Die Software ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff via Browser oder App und unterstützt die Zusammenarbeit im Vorstand durch individuelle Zugänge.
Features:
- Zentrale Mitgliederverwaltung inkl. Beitragsarten und Jubiläen
- Automatisiertes Beitragsmanagement mit SEPA-Lastschriftverfahren
- Integrierte Finanzübersicht für Einnahmen, Ausgaben und Spenden
- Termin- und Veranstaltungsplanung mit Teilnahmeverwaltung
- Dokumentenablage und Dateifreigabe für die gesamte Mitgliedschaft
- Finanzverwaltung inkl. DATEV-Schnittstelle
Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Vereine.
WISO MeinVerein Web Preise: Die Preise starten bei 10,00 € pro Monat für das Paket XS (bis 100 Mitglieder) und reichen bis zu 50,00 € für das Paket L (über 500 Mitglieder).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche | Servergeschwindigkeit zu Stoßzeiten wie dem Jahresanfang |
Zeitersparnis durch Cloudspeicherung und zentrale Datenpflege | Funktionsumfang der mobilen App ausbaufähig |
Einfache Handhabung des SEPA-Lastschriftverfahrens | Umsetzungsdauer für neue Funktionen und Ideen |
Wiso Mein Verein Web ist mega übersichtlich und auch für Amateure leicht verständlich. Manchmal zum Jahresanfang, wenn alle Vereine in der Vereinsarbeit stecken, ist der Server jedoch ein wenig langsam. - Stephan, Interessengemeinschaft Stuhrer Unternehmen e.V.
2. ClubDesk
ClubDesk ist eine intuitive Online-Software, die Vereine bei der zentralen Organisation von Mitgliederdaten, Buchhaltung, Terminen und der eigenen Vereinswebseite unterstützt. Dank der cloudbasierten Architektur entfällt die Installation lokaler Software, was die Zusammenarbeit im Team von überall aus ermöglicht.
Features:
- Zentrale Mitgliederverwaltung mit automatischer Datenaktualisierung
- Integrierte Buchhaltung mit Rechnungsstellung und Berichtswesen
- Baukasten-System zur Erstellung einer eigenen Vereinswebseite
- Terminplanung inklusive Synchronisation mit dem Smartphone-Kalender
- Integriertes E-Mail-Tool mit automatischer Vergabe von Adressen
Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Vereine (insbesondere im Kulturbereich).
ClubDesk Preise: Neben einer kostenlosen Free-Version für kleine Vereine (bis 50 Mitglieder) bietet das Tool kostenpflichtige Pakete ab 10,00 € pro Monat an.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Hohe Zeitersparnis durch den Wegfall doppelter Datenpflege | Keine Online-Bearbeitung oder Vorschau von Dokumenten möglich |
Kompetenter und gut erreichbarer Kundensupport | E-Mail-Modul erlaubt nur Senden, keinen Empfang von Mails |
Intuitive Bedienung auch ohne IT-Fachkenntnisse | Individuelle Rechtevergabe in kleineren Paketen eingeschränkt |
Clubdesk ersetzt bei uns Excel-Listen, verstreute Dokumente und Chaos im E-Mail-Verlauf durch eine zentrale Plattform. Schade ist nur, dass man Dokumente in der Cloud nicht direkt online bearbeiten kann. - Thomas, VBC Furttal
3. Vereinsplaner
Vereinsplaner ist eine cloudbasierte Organisationsplattform, die den Fokus auf die Vernetzung von Vorstand und Mitglied*innen über eine mobile App legt. Die Software unterstützt Vereine dabei, Verwaltungsprozesse wie Mitgliederlisten, Finanzen und Termine effizient, fehlerfrei und DSGVO-konform zu gestalten.
Features:
- Digitale Mitgliederverwaltung inklusive Gruppen-Zuordnung
- Integriertes Finanztool zur Erleichterung der Kassierarbeit
- Terminverwaltung mit automatischer Anwesenheits-Bestätigung
- Mobile App für Mitglieder mit News-Funktion und Chat
- Digitales Inventar- und Dokumentenmanagement
Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Sport- und Musikvereine.
Vereinsplaner Preise: Vereinsplaner bietet eine kostenlose Free-Version für bis zu 15 Mitglieder an. Kostenpflichtige Pakete starten bei 8,25 € pro Monat (Pro) und reichen bis 12,42 € (Premium).
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr hohe Zeitersparnis bei der Termin- und News-Verbreitung | Finanzverwaltung ist laut Userfeedback noch nicht voll ausgereift |
Exzellenter und schneller Kundensupport | Gelegentliche kleinere Bugs in der App-Anwendung |
Intuitive Bedienung für Nutzer*innen jeden Alters | Chatfunktion bietet noch Raum für Optimierungen |
Mit dem Vereinsplaner haben wir bei über 400 Mitgliedern alles im Griff und ersparen uns viel Zeit. Lediglich die Finanzverwaltung und die Chatfunktion könnten in Zukunft noch etwas ausgebaut werden. - Marion, Ruderverein Albatros
4. easyVerein
easyVerein ist eine umfangreiche Verwaltungssoftware für Vereine und Verbände, die besonders durch ihre tiefgehenden Funktionen in der Buchhaltung überzeugt. Das Tool digitalisiert den gesamten Workflow von der Mitgliederaufnahme über die Protokollführung bis hin zum DATEV-Export für Steuerberater*innen.
Features:
- Mitgliederverwaltung mit individuellem Mitgliederbereich und App
- Finanzmodul mit Onlinebanking-Schnittstelle und DATEV-Export
- Erstellung von Spendenquittungen direkt nach Zahlungseingang
- Sitzungsprotokolle und Aufgabenverwaltung für den Vorstand
- Inventar- und Artikelverwaltung inklusive Reservierungssystem
Geeignet für: Kleine bis große Vereine, ideal für Vereine mit wachsendem Funktionsbedarf.
easyVerein Preise:Die Tarife beginnen bei 7,14 € pro Monat für Essentials und steigen je nach Funktionsumfang bis zu 19,38 € für Professional.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Enormer Funktionsumfang für professionelle Buchhaltung | Logische Verortung mancher Features teilweise unübersichtlich |
Reibungslose Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen via Fernzugriff | Einstellung von Abrechnungsintervallen wirkt teils kompliziert |
Intuitive Benutzeroberfläche für administrative Standardaufgaben | Ausgeschiedene Mitglieder lassen sich nicht einfach ausblenden |
Die Buchhaltung ist deutlich vereinfacht und unser Steuerberater kann direkt auf alle Daten zugreifen. Die Suche nach bestimmten Funktionen im Menü ist jedoch manchmal etwas ineffizient gestaltet. - Sylvia, KV Eulenspiegel e.V.
5. KURABU
KURABU versteht sich als moderne Online-Vereinsverwaltung mit integrierter Vereinsapp, die das Ehrenamt durch automatisierte Prozesse entlastet. Die Software bündelt Funktionen wie Online-Mitgliedsanträge, Eventplanung und ein Intranet in einer hochsicheren, DSGVO-konformen Cloud-Umgebung.
Features:
- Automatisierte Mitgliederverwaltung mit Self-Service für Mitglieder
- Online-Mitgliedsanträge zur Reduzierung von Papieraufwand
- Integriertes Intranet und Vereinsapp für die interne Kommunikation
- Eventverwaltung mit automatisierten Buchungsmöglichkeiten
- Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen inklusive Mahnwesen
Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Kinder- und Jugendvereine.
KURABU Preise: KURABU nennt keine festen Preise auf der Produktseite, sondern bietet individuelle Angebote auf Anfrage an.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Schnelle Reaktionszeiten und hohe Hilfsbereitschaft des Supports | Teilweise Überforderung durch die Vielzahl an Funktionen |
Modernes und ansprechendes Userinterface-Design | Fehlende integrierte Auswertefunktionen in bestimmten Bereichen |
Ortsunabhängiges Arbeiten durch browserbasierte Lösung | Angekündigte Features werden teilweise erst verzögert umgesetzt |
Die leichte Zugänglichkeit und das moderne Design helfen enorm dabei, auch weniger digital affine Mitglieder mitzunehmen. Manchmal erschlägt einen jedoch die Fülle an Funktionen am Anfang etwas. - Ben, Turnerbund 1867 e.V. Andernach
Lesetipp: Für die Spendenverwaltung oder das Fundraising-Management in Verbänden und Stiftungen gibt es wiederum genau abgestimmte Software zur einfacheren Handhabe.
Darum brauchst du eine Mitgliederverwaltungssoftware
Eine Mitgliederverwaltungssoftware ist eine digitale Lösung, mit der Vereine ihre Mitgliedsdaten zentral verwalten, Beiträge erfassen und die interne Kommunikation organisieren können. Dabei geht es nicht nur um Adresslisten; moderne Softwarelösungen übernehmen nämlich auch …
- automatische Beitragserhebungen (auch SEPA).
- Versand von Serienmails oder Newslettern.
- Verwaltung von Austritten, Ehrungen, Altersklassen.
- Versand von Rechnungen und Spendenbescheinigungen.
- Zugriffskontrolle (z. B. nur für Kassierer*innen oder Vorstände).
- Datenexporte für Behörden oder interne Prüfungen.
Viele Vereine beginnen mit Excel – das funktioniert zeitweilig auch relativ gut. Doch Excel ist nicht datenschutzsicher, sobald personenbezogene Daten unverschlüsselt gespeichert oder weitergegeben werden. Und spätestens bei diesen Problemen stößt du an deine Grenzen:
- Mehrere Personen müssen gleichzeitig Daten pflegen.
- Beiträge sollen digital eingezogen werden.
- Der Verein wächst mehr als erwartet oder erreicht eine gewisse Größe.
Achte bei der Auswahl eines Programms auf folgende Merkmale:
Datenschutz & DSGVO-Konformität
Datensicherheit und strikte Einhaltung der aktuellen Datenschutzbestimmungen.
Intuitive Bedienung
Benutzerfreundliche Oberfläche für eine einfache Navigation ohne lange Einarbeitung.
Automatisierung von Routineaufgaben
Vereinfachung von Aufgaben wie Beitragszahlung und wiederkehrender Kommunikation.
Mobile Verfügbarkeit
Flexibler Zugriff auf die Software von jedem mobilen Endgerät aus.
Flexibles Beitragsmanagement
Optionen für verschiedene Beitragsstrukturen und individuelle Zahlungspläne.
Rechte- und Rollensystem
Definition von Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen für maximale Sicherheit.
Kommunikationsfunktionen
Integrierte Tools für eine effektive und direkte Mitgliederkommunikation.
Integration & Schnittstellen
Nahtlose Anbindung an bereits bestehende Systeme und externe Plattformen.
Support & Weiterentwicklung
Fortlaufende Unterstützung bei Fragen sowie regelmäßige Software-Updates.
Fazit: Die passende Lösung für jede Vereinsgröße
Die Zeiten, in denen man Mitgliederlisten von Hand führte, sind vorbei. Eine gute Mitgliederverwaltungssoftware für Vereine hilft dabei, alle Aufgaben rund um Beiträge, Kommunikation und Datensicherheit effizient zu lösen – ob in kleinen Teams oder großen Verbänden.
Bei der Wahl der richtigen Software zeigt sich, dass der Funktionsumfang eng mit der Komplexität des Vereinslebens verknüpft sein sollte. Während WISO MeinVerein Web und easyVerein ihre Stärken besonders in der tiefgreifenden Finanzverwaltung und Buchhaltung ausspielen, fokussieren sich Vereinsplaner und KURABU stärker auf die aktive Einbindung der Mitglieder via App und moderne Kommunikation. ClubDesk positioniert sich als starker Allrounder mit integriertem Webseiten-Baukasten.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Februar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
Autor*In
Marvin Erdner
Autor*In
Marvin Erdner
Marvin war bis Juli 2025 fester Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
