Kandidatenpool-Aufbau mit Active Sourcing: Nie wieder bei 0 im Recruiting starten!

1. Was ist ein Kandidatenpool?
2. Was ist eine Community, warum ist sie wichtig für das Recruiting und welche Vorteile bietet sie hier?
3. Wie baut man einen effektiven Kandidatenpool für die Community auf?
4. Wie nutzt man die Daten von ehemaligen Bewerber*innen effektiver als Kandidatenpool?
5. Wie trägt ein Kandidatenpool zur langfristigen Talentbindung bei und welche Formate sollten zum Engagement genutzt werden?
6. Wie kann man Feedback von der Community sammeln und nutzen, um die Recruiting-Strategie zu verbessern?
7. Was sind Herausforderungen beim Aufbau und der Pflege eines Kandidatenpools?
8. Welche Tools eignen sich am besten für den Aufbau einer Recruiting-Community?
9. Fazit

Vor 10 Jahren hat es gereicht, eine Stellenausschreibung anzufertigen und sie über gängige Jobplattformen zu teilen, um qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. In Zeiten eines hart umkämpften Arbeitsmarkts und knapper werdender Talente müssen Unternehmen neue Wege gehen, um Kandidat*innen anzusprechen. Der Aufbau und die Pflege eines Kandidatenpools dank Active Sourcing verschafft deinem Unternehmen einen enormen Vorteil. Obwohl der Recruiting-Trend „Active Sourcing“ das ultimative Mittel zur Personalgewinnung ist, wird es von den wenigsten effektiv eingesetzt. Mit einem aktiven Kandidatenpool hast du ständig Zugang zu potenziellen Talenten, die mit dir als Personalerin und deinem Unternehmen bereits vertraut sind.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du einen solchen Pool aufbaust und wie du von den Vorteilen deiner eigenen Karriere-Community im Recruiting profitierst.

Was ist ein Kandidatenpool?

Ein Kandidatenpool ist eine Datenbank von potenziellen Talenten, die für zukünftige Stellen in deinem Unternehmen infrage kommen. Statt bei jedem neuen Stellenangebot von null zu starten, kannst du auf diesen Pool zugreifen, um geeignete Kandidat*innen schneller zu überzeugen, deine Einstellungszeit zu verkürzen und dein möglicherweise knappes Budget zu schonen.

Neben dem Pflegen einer eigenen Datenbank, z. B. in Form einer E-Mail-Liste mit von Kandidat*innen ausgewählten Präferenzen dazu, was sie interessiert, empfehle ich dafür die Nutzung einer Social-Media-Plattform, die es erlaubt, mit einzelnen Kandidat*innen in beide Richtungen direkt zu kommunizieren. Potenzielle Bewerber*innen können sich also direkt bei Einstellungsverantwortlichen melden und auch ihre Nachrichten erhalten.

In diesem Artikel möchte ich dir gern zeigen, wie du mit Active Sourcing (Kandidat*innen-Direktansprache und Aufmerksam machen auf eure offene Stellenausschreibung) deine eigene Community auf LinkedIn aufbaust und pflegst, sodass du das von Anfang an richtig machst. Für mehr Infos rund um Community-Aufbau und -Management auf anderen sozialen Medien habe ich dir zwei Artikel verlinkt.

Was ist eine Community, warum ist sie wichtig für das Recruiting und welche Vorteile bietet sie hier?

Eine Community im Kontext des Recruitings bezeichnet eine Datenbank von potenziellen zukünftigen Teammitgliedern und ermöglicht es Unternehmen, durch entsprechende Pflege und Engagement authentische Kandidatenbeziehungen im Rahmen ihrer Arbeitgebermarke aufzubauen. Zusätzlich baust du nicht nur Vertrauen und Aufmerksamkeit für dein Unternehmen auf, sondern machst dich ganz nebenbei unabhängig von teuren Jobportalen, Headhunter-Plattformen und anderen überteuerten Recruiting-Maßnahmen. Zusätzlich kannst du dich mit der Zeit, aber mit wenig bis keinem Budget, zu einem attraktiven Arbeitgeber positionieren, dessen offene Stellen sich organisch herumsprechen. Dieses großartige Preis-Leistungs-Verhältnis bietet dir keine andere Recruiting-Strategie!

Wie baut man einen effektiven Kandidatenpool für die Community auf?

Ein effektiver Talentpool entsteht nicht von heute auf morgen – er erfordert kontinuierliche Pflege und strategisches Vorgehen. Möchtest du einen Pool mittels Active Sourcing (Kandidat*innen-Direktansprache via Vernetzungsanfragen und Chat-Nachrichten) auf LinkedIn aufbauen, befolge diese Schritte für einen effektiven Start:

1. Wahl des LinkedIn-Accounts, der genutzt werden soll

Nutze einen persönlichen LinkedIn-Account einer Person, die Aushängeschild des Unternehmens darstellt. Das könnten Gründer*innen, Geschäftsführer*innen oder Recruiter*innen bzw. Personalverantwortliche sein. Auch Mitarbeiterprofile, z. B. die des Head of Sales, wenn Vertriebsmitarbeiter gesucht werden, sind denkbar. Denn was im Marketing wahr ist, ist im Employer Branding genauso präsent: Heute kauft man von Menschen statt von Marken. Oder man arbeitet für inspirierende Persönlichkeiten statt für Unternehmen.

Sollte der Account noch nicht vollständig sein, füge alle noch ausstehenden Infos hinzu, inklusive Profil- und Bannerbild sowie Jobhistorie. Extra Sternchen gibt es für Weiterempfehlungen deiner Kolleg*innen oder Kund*innen. All das hat den Zweck, „Social Proof“ aufzubauen. Das zeigt deinen potenziellen neuen Teammitgliedern, dass sich hinter dem Profil ein echter Mensch befindet und schafft maximales Vertrauen. Das aufzubauen ist entscheidend und wird den Unterschied in deiner Konvertierung von versendeter Vernetzungsanfrage zum neuen LinkedIn-Kontakt machen.

2. Aufbau einer Active Sourcing Kampagne und Vernetzen mit passenden Kandidat*innen zu aktuell relevanten Stellen

Überlege dir, was du potenziellen Bewerber*innen über einen aktuell relevanten Job in deinem Unternehmen in der Erstnachricht mitgeben möchtest. Transparenz ist Trumpf! Sie sollte auf den Punkt sein und unbedingt die top 2-3 Benefits inkludieren. Meist sind das a) die konkrete Gehaltsspanne, b) konkreter Home-Office-Anteil, c) warum die Tätigkeit des Jobs spannend ist. Je nach Zielgruppe schwankt es, Beispiele können aber sein: „Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung“, „Aufbau eines neuen Teams“, „Zusammenarbeit mit bekannten Großkunden“. Die Erstnachricht wird als Vernetzungsanfrage-Nachricht verschickt und sollte deshalb unter 300 Zeichen betragen.

Wenn es dir schwerfällt zu verstehen, was deine Zielgruppe zu deinem Job bewegt, interviewe intern Kolleg*innen, die den Job bereits ausführen. Denn es gilt auch im Recruiting wie im Sales und Marketing: Du bist nicht (unbedingt) deine Zielgruppe.

Deine Kampagne sollte mindestens 3, noch besser 4 Nachrichten enthalten. Diese sollten mit einem Mindestabstand von 1-2 Tagen versendet werden.

Versetze dich in die Lage durchschnittlicher Arbeitnehmer*innen: Die meisten Menschen reagieren nicht nach der ersten Nachricht, denn das Vertrauen und das Interesse werden meist erst nach mehreren Nachrichten aufgebaut. Das ist vor allem für diejenigen relevant, die nicht aktiv, sondern passiv auf Jobsuche sind.

Wichtig ist dabei, dass deine Kommunikation menschlich und auf Augenhöhe ist. Mögliche Kandidat*innen sollten das Gefühl haben, tatsächlich mit einem Menschen zu sprechen, statt mit einem Unternehmensbot. Sieh davon ab, jede neue Nachricht mit „Hi <Name>,...“ zu starten oder immer mit „Viele Grüße, <dein Name>“ zu enden. Ihr schreibt in einem Chat und nicht in einer E-Mail, außerdem bewegen offene Fragen am Ende deiner Nachricht Kontaktierte eher dazu, dir zu antworten.

Hyperpersonalisierung ist nicht immer angebracht. Bei Positionen von Quereinsteigenden bis Midlevel reicht es, wenn du klipp und klar sagst, worum es im Job oder dem Unternehmen geht. Versuchst du, Führungskräfte mit sehr engem Anforderungsprofil zu gewinnen oder C-Level-Positionen zu besetzen, empfehle ich dir Personalisierung, z. B. indem du einen Link zu einem persönlichen Loom-Video hinzufügst.

3. Nutze Vernetzungsanfragen statt Inmails

Wir alle haben selbst schon einmal Inmails erhalten. Wenn wir nicht aktiv auf der Jobsuche sind, empfinden wir sie als Werbung – oder noch schlimmer – als Spam. Denn Inmails landen ohne Vorwarnung in der Inbox und sind wie eine Werbung gekennzeichnet. Besonders unangenehm wird es, wenn der Text so lang ist, dass man mehrmals scrollen muss und der Inhalt unkonkret bleibt.

Vernetzungsanfragen erlauben nur 300 Zeichen (mit LinkedIn Premium, Kostenpunkt sind ca. 30€ pro Monat) und 200 ohne Premium. Das zwingt dich, konkret zu sein und schnell auf den Punkt zu kommen. Das macht dein Angebot attraktiver als 80 % der anderen Job-Angebote auf LinkedIn.

Da Inmails außerdem keine Vernetzung mit möglichen Kontakten voraussetzen, bist du darauf angewiesen, dass deine Inmail angenommen wird. Das heißt, der*die Empfänger*in kann zwischen zwei Buttons als Schnellantwort entscheiden: „Interessiert“ oder „Nicht interessiert“. Wird Zweiteres gewählt, kannst du keine weitere Nachricht senden und der Kontakt bleibt einmalig.

Bist du hingegen mit möglichen Kandidat*innen vernetzt, kannst du mit ihnen in den direkten Austausch gehen und immer wieder mit ihnen schreiben. Außerdem hast du ein beidseitiges Sprachrohr aufgebaut. So können sich Kontakte auch nach Jahren bei dir melden, also wenn sie endlich bereit sind, den nächsten Karriereschritt zu gehen. Kein Witz, so kommen regelmäßig hoch-engagierte Kandidat*innen auf mich zu und finden ihren nächsten Job in Rekordzeit!

4. Fragen & Einwände

Bereite dich vor deinem Kandidat*innen-Outreach mit deiner Fachabteilung auf mögliche Fragen vor, sodass du schnell antworten kannst. Gängige Fragen: „Kann man an dem Gehalt noch etwas machen?“, „Geht die Stelle auch in Teilzeit?“, „Ich bin noch Werkstudent*in, könnte ich auch erst in 6 Monaten starten?“, „Kann man den Job auch als Werkstudent*in machen?“, „Ist der Job auch 100 % aus dem Home Office möglich?“

Versuche, die Antwortlänge deines Textpartners zu spiegeln und biete die Möglichkeit eines Gesprächs an, bei Dingen, die mehr Worte für eine Erklärung brauchen, statt einen Roman zu versenden.

Verzichte auf das Versenden von vielen externen Links. Gern gesehen ist eine detaillierte Stellenausschreibung per Link und höchstens dein Kalenderlink, um die Terminierung von Kennenlerngesprächen zu vereinfachen. Allerdings mag es LinkedIn nicht, wenn Nutzer*innen weg von der Plattform navigiert werden, und baut sogar Blocker ein, die Klickende explizit fragen „Sicher, dass du LinkedIn verlassen willst?“. Noch ein Grund dafür, bereits in deinen Nachrichten konkret zu sein und sich kurz zu fassen.

Wenn der neue Kontakt absagt, geben wir nicht auf oder schweigen. Versuche, wirklich auf alle Antworten zu reagieren. Bei Absagen nutze ich gern einen Text, der nach Feedback fragt und eine Weiterempfehlung anfragt:

„Danke für deine sympathische Nachricht! Darf ich fragen, woran es für dich gelegen hat? Ich freue mich immer über Feedback. Ich freue mich, wenn wir in Kontakt bleiben – wer weiß, was die Zukunft bringt!

Und falls du jemanden kennst, der aktuell offen ist für etwas Neues im <dein Unternehmensfeld>...“

Sagen Kandidat*innen aufgrund der Konditionen ab, traue dich danach zu fragen, ab welchen Konditionen es für sie spannend wird. So kannst du zukünftig wieder auf sie zukommen und ihnen anbieten, was sie wirklich interessiert.

5. Follow-Ups & Schnelligkeit

Es gilt, mindestens 3-4 Nachrichten inkl. der Vernetzungsanfrage-Nachricht zu versenden. Neue Kontakte möchten sehen, dass sie nicht eine zufällige Nachricht bekommen haben, sondern dass man sich explizit für sie interessiert und deshalb dran bleibt.

Nimm dir vor, mindestens einmal am Tag in LinkedIn reinzuschauen und alle neuen Nachrichten zu beantworten. Je schneller du auf Fragen und Einwände reagierst, desto höher ist deine Interessenten-Rate und die Anzahl an Gesprächen in deinem Kalender.

Vermeide bedürftige oder passiv-aggressive Follow-Up-Nachrichten à la „Sorry, dass ich dir deine Zeit stehle“ oder „Krieg ich noch ‘ne Antwort von dir?“, die deine neuen Kontakte daran erinnern, dass sie in deinen Augen etwas falsch gemacht haben. Stattdessen bleib locker, freundlich und informell in deinen Follow-Ups. Behalte immer im Hinterkopf, dass die meisten Menschen dich nicht böswillig ignorieren, sondern einfach nicht so viel auf LinkedIn unterwegs sind, wie du. Einfache Nachrichten wie „Ich habe das Gefühl, dass du & <dein Unternehmen> super zusammenpassen könnten... Findest du einen passenden Slot in meinem Kalender, sodass wir herausfinden können, ob ich Recht habe? <Link>“, gefolgt nach zwei Tagen von „Oder wann hast du die kommenden Tage vormittags oder nachmittags Zeit?“

6. Externes Weiterempfehlungsprogramm

Ein internes Weiterempfehlungsprogramm, bei dem aktuelle Kolleg*innen aus ihrem eigenen Netzwerk empfehlen können, habt ihr sicher schon. Bietet ihr aber auch ein externes Weiterempfehlungsprogramm an, so können neue Kontakte außerhalb des Unternehmens zu euren größten Botschafter*innen werden. Stell dir vor, du kannst in deiner Nachricht sagen: „Danke für deine sympathische Nachricht! Lass uns gern in Kontakt bleiben, man weiß nie, was die Zukunft bringt!

Und falls du jemanden kennst, der aktuell offen ist für etwas Neues im <dein Unternehmensfeld>, bieten wir dir 300 €, wenn deine Weiterempfehlung zu einer Anstellung bei uns führt...“

Monetäre Incentivierung spricht für sich und lässt Aktion viel eher folgen. Garantiert!

7. Engagement: Posting & langfristige Direktansprache

Lass über Posts im LinkedIn-Feed potenzielle Bewerber*innen hinter die Kulissen deines Unternehmens und in deine Arbeit schauen. Wenn du 1-2 Posts pro Woche schaffst, ist das Gold wert. Reagiere außerdem auf Kommentare mindestens innerhalb der ersten Stunde nach deinem Posting und tauche in tiefere Gespräche mit möglichen Kandidat*innen in die Privatnachrichten ein.

Regelmäßige Posts landen regelmäßig bei deinen Kontakten im Feed und erinnern so immer wieder an dich. So können auch Kandidat*innen, die früher kein Wechselinteresse hatten, dich wieder kontaktieren, wenn es so weit ist. Denn du bist ihnen als kooperativer Unternehmenskontakt in Erinnerung geblieben.

Wenn du neue Jobs offen hast, melde dich bei deinen Erstkontakten immer zuerst. So haben sie einen echten Vorteil davon, mit dir auf LinkedIn als ihre Jobsource bereits vernetzt zu sein.

Achtung: Deine Posts und die regelmäßige Direktansprache sollten keine Dauerwerbesendung sein. Leider interessiert niemanden, wie toll euer Unternehmen ist und wie sehr du das Team magst. Alles, was nicht authentisch wirkt, ist automatisch als Werbung in den Köpfen deiner Zielgruppe markiert und wird überlesen.

Zu euren Unternehmenswerten: Show, don’t tell! Wenn es bei euch um Transparenz und Mut für neue Wege geht, schreibe nicht „Unsere Werte sind Transparenz und Mut“, sondern zeige, wobei du oder dein Team diese Werte im Alltag gelebt haben.

Wie nutzt man die Daten von ehemaligen Bewerber*innen effektiver als Kandidatenpool?

Möchtest du die Daten von deinem aktuellen Bewerberpool effizienter nutzen, befolge diese Tipps:

1. Erlaubnis-Abfrage per Häkchen im Bewerbungsformular

Füge deinem Bewerbungsformular unter der jeweiligen Stelle auf deiner Karriereseite eine Erlaubnis-Abfrage zum erneuten Kontaktieren und verlängerten Speichern der Daten von Kandidat*innen hinzu. Laut DSGVO müssen der Daten der Bewerber*innen sonst nach 6 Monaten gelöscht werden. Jedoch ist es nicht realistisch, dass Bewerber*innen, die jetzt Unterlagen versenden, noch in 6 Monaten suchen werden. Realistischer ist es, dass, wenn es heute nicht passt, dieselben Kandidat*innen für einen erneuten Jobwechsel in 1-2 Jahren offen sind.

2. Abfrage von Bewerbenden-Interessen

Ein weiteres Feld könnte ein Drop-Down-Kästchen enthalten, bei dem Bewerber*innen auswählen können, in welchem Bereich sie offen sind für Jobs, z. B. im Vertrieb, im Personalbereich und so weiter. So steigt die Qualität der daraus resultierenden Kandidaten-Lead-Liste sowie die wahrgenommene Qualität eurer E-Mails mit neuen passenden Stellen.

3. Automatisiertes Mailing bei Online-Gehen einer neuen passenden Stelle

Es gibt einige Systeme zur Bewerberverwaltung, wie z. B. Teamtailor, die automatisiertes Mailing an Kandidat*innen bieten, sobald eine neue Stelle in ihrem gewünschten Bereich online geht. So können sich Menschen bewerben, die schon vorher ein Interesse an eurem Unternehmen durch eine ehemalige Bewerbung erkundet haben.

Wie trägt ein Kandidatenpool zur langfristigen Talentbindung bei und welche Formate sollten zum Engagement genutzt werden?

Ein gut gepflegter Kandidatenpool stärkt die langfristige Bindung potenzieller Talente an dein Unternehmen. Indem du regelmäßig mit den Mitgliedern des Pools kommunizierst, Informationen über neue Projekte, Unternehmenskultur oder Entwicklungsmöglichkeiten teilst, schaffst du eine emotionale Bindung. Diese Talente fühlen sich nicht nur informiert, sondern auch wertgeschätzt, selbst wenn sie aktuell nicht aktiv auf Jobsuche sind. Sobald eine passende Stelle frei wird, hast du eine engagierte Gruppe von Kandidat*innen, die bereits eine Beziehung zu deinem Unternehmen haben und eher bereit sind, einen Job bei dir anzunehmen. Sinnvoll sind Kurzartikel und Videoformate, die möglichen Kandidat*innen dein Unternehmen aus unterschiedlichen Blickwinkeln näherbringen.

Wie kann man Feedback von der Community sammeln und nutzen, um die Recruiting-Strategie zu verbessern?

Das Engagement mit deiner Community im Active Sourcing ist die wertvollste Quelle für Feedback, das du für die Optimierung deiner Recruiting-Strategie und zur Auswertung der Attraktivität deiner offenen Stelle nutzen kannst. Der offene Dialog mit der Community zeigt zudem, dass du ihre Meinungen und Anregungen ernst nimmst.

Was sind Herausforderungen beim Aufbau und der Pflege eines Kandidatenpools?

Dass Kandidat*innen offen sind für einen Jobwechsel, kommt häufiger vor als gedacht, jedoch findet ein tatsächlicher Wechsel für die meisten frühestens alle 1,5-2 Jahre statt. Deshalb ist davon auszugehen, dass nur ein kleiner Teil der Angesprochenen durch die Aktivitäten im Kandidatenpool tatsächlich zu neuen Teammitgliedern wird. Zwar kostet es nicht viel Geld, einen Kandidatenpool aufzubauen, jedoch erfordert es stetiges Zeit-Investment. Je nachdem, wie viele Stellen in deinem Unternehmen offen sind, sollten Kandidatinnen 1-3 Mal im Quartal von dir hören. Außerdem ist ein Kandidatenpool ohne guten Content, der deine Zielgruppe anspricht, nicht annähernd so gewinnbringend wie mit. Das bedeutet für größere Unternehmen unter Umständen das Einbeziehen von zusätzlichen Marketing- und Employer-Branding-Ressourcen.

Welche Tools eignen sich am besten für den Aufbau einer Recruiting-Community?

• LinkedIn Recruiter – Ermöglicht dir, Leadlisten zu erstellen und Communities in Projekten zu managen.
• Teamtailor – Wie viele Bewerbermanagement-Systeme ermöglicht Teamtailor deinem HR-Team die korrekte Datenspeicherung sowie automatische Mailings bei Online-Gehen von neuen Stellen.
• Calendly – Macht deine Verfügbarkeiten sichtbar und die Terminierung um ein Vielfaches leichter.
• Loom – Lässt dich hyperpersonalisierte Videos aufnehmen.
• Bitly – Ermöglicht dir, verkürzte Links für deine präzise Privatnachrichten-Kommunikation zu erstellen.
• Contea.ai – Hilft LinkedIn-Content-Anfänger*innen oder solchen mit wenig Zeit, effektiv LinkedIn-Posts zu schreiben.

Fazit

Ein gut gepflegter Kandidatenpool durch Active Sourcing ist eine zukunftssichere Methode, um dein Recruiting effizienter zu gestalten und von klassischen Bewerbungsmethoden unabhängig zu werden. Du kannst Talente langfristig binden, den Prozess beschleunigen und gleichzeitig Kosten für Anzeigen oder Headhunter sparen. Entscheidend ist dabei die regelmäßige Interaktion und authentische Kommunikation mit deiner Community, um das Engagement hochzuhalten. Unternehmen, die diesen Ansatz nutzen, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil, da sie jederzeit auf motivierte Kandidat*innen zurückgreifen können – ohne bei null anfangen zu müssen.