Personalauswahl treffsicher und fair: Definition, Instrumente & praktische Tipps

1. Personalauswahl: Was ist das?
2. Personalauswahl in der Praxis: Die häufigsten Fehler
3. Warum du durch Psychologie deine Personalauswahl erfolgreicher machst
4. Der Personalauswahlprozess
5. Die zentralsten Instrumente der Personalauswahl
6. Gütekriterien in der Personalauswahl
7. Checkliste: Psychologische Personalauswahl
8. Welche Tools helfen dir beim Recruiting-Prozess?
9. Fazit

Am Ende steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens mit den richtigen Mitarbeiter*innen: Mit Mitarbeiter*innen, die fachlich stark sind, das Team sinnvoll ergänzen und motiviert sind, den Unternehmenserfolg voranzutreiben. Eigentlich sollte damit klar sein, dass Führungskräfte und Recruiter*innen alles dafür tun, in der Personalauswahl die für sie besten Mitarbeiter*innen einzustellen.

Dass das aber nicht immer so klappt, zeigen nicht nur die Erfahrungen vieler, sondern auch Studien: 53 Prozent der Führungskräfte berichten davon, dass sie innerhalb eines Jahres einen falschen Kandidat*in ausgewählt und eingestellt haben (Robert Half 2022).

Es ist auch nicht einfach, vorher zu erkennen, welche Bewerber*innen wirklich am besten zu euch und der Stelle passt. Du hast nur einen kurzen Zeitrahmen, um den Menschen hinter der Bewerbung zu verstehen. Dabei können gerade Soft Skills und persönliche Eigenschaften, die immer wichtiger werden, nicht einfach aus dem CV herausgelesen oder durch ein lockeres Gespräch aufgedeckt werden. Der Schlüssel dazu? Psychologische Personalauswahl. Was das konkret bedeutet und wie du deine Personalauswahl in der Praxis erfolgreicher gestaltest, erfährst du in diesem Artikel.

Personalauswahl: Was ist das?

Bei der Personalauswahl geht es darum, die richtigen Bewerber*innen den passenden Stellen zuzuordnen. Ziel ist deshalb ein hoher Fit zwischen den Anforderungen der Stelle und der Person.

In dem Kontext sprechen wir in der Psychologie auch von Eignung: Bringt ein*e Bewerber *in alles mit, was es braucht, um auf der Stelle erfolgreich zu sein?

Viele werden hier erstmal an Hard Skills denken. Aber die Eignung setzt sich eigentlich aus drei Facetten zusammen:

Quelle: eigene Darstellung

• Qualifikatorisch: Das sind die Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten einer Person.
• Bedürfnisbezogen: Hier geht es um die Persönlichkeit der Bewerber*innen, wie Motive und Interessen. Das ist insbesondere für die Zufriedenheit eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zentral.
• Potenzialbezogen: Gerade in der aktuellen Zeit ändern sich Stellenanforderungen schnell. Deshalb sind auch übergreifende Faktoren wie die Lernfähigkeit zentral.

Da wir heute viel vernetzter arbeiten, ist es dabei auch sinnvoll, die Passung zum Team und den Cultural Fit zu berücksichtigen.

Du siehst: Ob ein*e Bewerber*in zu euch passt oder nicht, hängt von vielen Faktoren ab. Faktoren, die du in deiner Personalauswahl berücksichtigen solltest.

Personalauswahl in der Praxis: Die häufigsten Fehler

Beim Thema Personalauswahl kursieren leider viele Halbwahrheiten, die nicht nur irrelevant für die Auswahl des besten Kandidaten sind, sondern deine Personalauswahl aktiv verschlechtern und verhindern, dass du eine faire und treffsichere Entscheidung triffst.

Wenn du deine Personalauswahl erfolgreicher gestalten willst, verabschiede dich von:

1. Brainteaser-Fragen und Fragen ohne Anforderungsbezug

⁠⁠„Was sind deine Stärken?”
⁠„Wenn du ein Tier wärst: Welches Tier wärst du und warum?”
⁠
⁠⁠Solche Fragen kennst du sicherlich. Das Problem: Sie helfen dir nicht, das aufzudecken, was für die Stelle erfolgskritisch wäre und verleiten dazu, falsche Schlüsse zu ziehen.

2. Spontanen Gesprächen

⁠„Aber wir wollen doch den Menschen hinter der Bewerbung kennenlernen.” Genau! Deshalb brauchst du konkrete Fragen, die dich hinter die Fassade blicken lassen. Und eine Struktur, damit du Kandidaten und Kandidatinnen miteinander vergleichen kannst.

3. Entscheidung ohne objektive Auswertung

⁠„Der eine HR-Kollege findet den Kandidaten gut, die Hiring Managerin ist sich ihres Bauchgefühls nicht sicher und du bist noch völlig unentschlossen.” Solche Situationen führen zu Unsicherheit und ziehen deinen Personalauswahlprozess unnötig in die Länge. Der Grund ist oft ganz einfach: Es fehlt eine strukturierte Auswertung, die klar zeigt, ob ein*e Kandidat*in geeignet ist oder nicht.

Warum du durch Psychologie deine Personalauswahl erfolgreicher machst

Menschen sind so komplex, dass du ohne die richtigen Personalauswahl-Methoden die  Person hinter der Bewerbung nicht in kurzer Zeit in der Tiefe verstehen kannst. Psychologische Instrumente helfen dir, Bewerber*innen besser zu verstehen und so deine  Personalauswahl zielsicher zum Erfolg zu führen. Was das konkret für dich bedeutet:

1. Höhere Treffsicherheit bei der Personalauswahl

Psychologische Personalauswahl verbessert nachweislich deine Einstellungsqualität (Quality of Hire) und reduziert Fehleinstellungen (Highhouse 2008; Kanning 2015).

2. Besserer Person-Job-Fit

Du stellst nicht nur Bewerber*innen ein, die besser performen (das macht je nach Stelle bis zu 48 Prozent mehr Leistung aus, Studie von Hunter et al. 1990), sondern auch zufriedener mit ihrem Job sind. Das wirkt sich positiv auf das Commitment und die Retention aus.

3. Höhere Diversität

⁠Wir Menschen nutzen gerne Abkürzungen, wenn wir andere bewerten. So denken wir zum Beispiel, dass attraktive Menschen intelligenter sind und bevorzugen Bewerber, die uns ähnlich sind. Das Problem: Diese Abkürzungen untergraben Diversität und haben mit der Eignung des Bewerbers oder der Bewerberin nichts zu tun. Psychologische Personalauswahl schafft mehr Objektivität und reduziert diese Bias.

4. Bessere Candidate Experience

⁠Kandidat*innen schätzen ein professionelles, faires Auswahlverfahren. Dadurch steigt auch nachweislich die Bereitschaft, ein Jobangebot anzunehmen und ein Unternehmen weiterzuempfehlen (Ababneh et al. 2014; Hausknecht et al. 2004).

5. Standardisierter Prozess

⁠Du willst das Recruiting abgeben oder du bist krank und ein Kollege oder eine Kollegin soll einspringen? Psychologische Personalauswahl gibt eine Struktur vor, sodass die Entscheidung für die bestpassendsten Bewerber*innen unabhängig von der Person getroffen wird, die den Prozess durchführt.

Der Personalauswahlprozess

Ein klarer Prozess ist für deine Personalauswahl das A&O. Ganz wichtig dabei: Personalauswahl startet nicht erst mit dem CV-Screening oder ersten Gesprächen.

1. Anforderungsanalyse

⁠Im ersten Schritt musst du erst einmal verstehen, welche Skills, Motive, Eigenschaften darüber entscheiden, ob ein*e Bewerber*in auf der konkreten Stelle erfolgreich werden kann. Eine wichtige Quelle sind dabei die Führungskräfte und Peers, also Personen, die dieselbe oder eine ähnliche Stelle innehaben.
⁠
⁠Damit du wirklich aufdeckst, welche Anforderungen erfolgskritisch sind, musst du die Aufgaben der Stelle in der Tiefe verstehen und die Situationen, in denen sich Leistungsunterschiede zwischen Mitarbeitern zeigen. Mit der Critical Incident Technique deckst du damit die Anforderungen auf, die für die Stelle wichtig sind. 

2. Psychologisches Eignungsprofil

Jetzt ist Transferarbeit gefragt: Denn du kennst jetzt erfolgskritische Situationen und Verhaltensweisen. Im nächsten Schritt entschlüsselst du daraus die zugrunde liegenden erfolgskritischen Anforderungen. Darauf basierend erstellst du ein psychologisches Eignungsprofil. Mit diesem beschreibst du, wie der ideale Kandidat oder die ideale Kandidatin für die Position aussieht (fachlich wie persönlich).

3. Entwicklung der Instrumente für die Personalauswahl

Entwickle anhand des Eignungsprofils passende Auswahlinstrumente, die dich die erfolgskritischen Anforderungen überprüfen lassen. Wie du siehst: Jede Stelle sollte demnach individuell betrachtet werden!

Kombiniere dabei verschiedene Instrumente wie Interviews und Case Studies, um die Kandidaten und Kandidatinnen ganzheitlich bewerten zu können. Dabei kannst du dich an dem trimodalen Ansatz von Schuler (1992) orientieren:

Quelle: eigene Darstellung

Wenn du Eigenschaften (wie Tests für die Persönlichkeit oder kognitive Fähigkeiten), Verhalten (durch Simulation) und Ergebnisse (durch biografische Fragen) in deiner Personalauswahl berücksichtigst, erhältst du den umfassendsten EInblick in die Eignung eines Bewerbers oder einer Bewerberin.

Achte darauf, dass du bereits hier Auswertungsbögen erstellst, um die Leistung der Kandidaten später objektiv bewerten zu können.

4. Recruiting

Deine Recruiting-Maßnahmen beeinflussen, wer sich bewirbt. Entwickle daher anhand des Eignungsprofils die Recruitingstrategie für die konkrete Stelle.

Lege fest, welche Kanäle für die Zielgruppe sinnvoll sind und wende die Insights aus dem Zielgruppenprofiling bei der Gestaltung deiner Recruiting-Maßnahmen an.

Das Ziel ist es, die Basisrate zu erhöhen: Also das Verhältnis zwischen der Anzahl geeigneter Bewerbungen und der Gesamtzahl aller Bewerbungen zu verbessern.

5. Durchführung der Instrumente der Personalauswahl

Sobald Bewerbungen eingehen, startet dein Personalauswahlverfahren. Halte dich hier an deine vorher entwickelten Instrumente und orientiere dich an klaren Kriterien, wann ein*e Kandidat*in den nächsten Schritt erreicht.

Achte auch darauf, dass alle am Prozess Beteiligten über die Art der Durchführung informiert sind.

6. Entscheidung

Bewerte Kandidaten und Kandidatinnen immer vor dem Hintergrund des Anforderungsprofils und deinem Auswertungsbogen. Wenn du mehrere Kandidaten und Kandidatinnen hast, die für die Stelle geeignet sind, vergleiche diese untereinander, um den für euch besten Fit einzustellen.

Die zentralsten Instrumente der Personalauswahl

Dir stehen unterschiedliche Instrumente in der Personalauswahl zur Verfügung, mithilfe derer du Kandidaten und Kandidatinnen besser verstehen und bewerten kannst. Am besten ist es dabei, verschiedene Instrumente zu kombinieren:

Dokumentanalyse/CV-Screening

Es ist DAS Standardinstrument, das nahezu jeder nutzt. Der CV gibt dir einen Überblick über die Ausbildung, Berufserfahrung und Kenntnisse eines Bewerbers oder einer Bewerberin. Wichtig: Bewerte den CV nur anhand vorher definierter Kriterien und versuche nicht, zwischen den Zeilen zu lesen. Dafür sind Gespräche da.

Interviews

Egal ob virtuell oder vor Ort: Interviews sind ein zentrales Instrument in der Personalauswahl. Führe strukturierte Interviews durch, um den besten Einblick in die Bewerber*innen zu erlangen. Richtig durchgeführt, kannst du damit sehr gut die Eignung eines Kandidaten oder einer Kandidatin bewerten. So haben fundiert-gestaltete Interviews neben Intelligenztests eine der höchsten prognostischen Validitäten. Das heißt, sie können gut den künftigen beruflichen Erfolg eines Kandidaten oder einer Kandidatin vorhersagen (Schmidt et al. 2016).

Case Studies

Case Studies oder auch Arbeitsproben sind praktische Aufgaben, die tatsächliche Arbeitsanforderungen simulieren. Dadurch kannst du nicht nur relevante Anforderungen bewerten, sondern ermöglichst es auch, Bewerbern und Bewerberinnen ein realistisches Bild der Stelle zu vermitteln.

Assessment-Center

In einem Assessment-Center werden verschiedene Übungen kombiniert: Von Rollenspielen über Präsentationen bis hin zu Case Studies. Dadurch werden in einem Verfahren unterschiedliche Bereiche des trimodalen Ansatzes abgedeckt. Die Vorhersagekraft für die spätere Leistung hängt bei dem Assessment-Center vor allem von der konkreten Ausgestaltung ab.

Intelligenztests

Intelligenztests messen die kognitiven Fähigkeiten der Bewerber*innen, wie logisches Denken, Problemlösungsfähigkeiten und analytische Fähigkeiten. Deshalb steigt die Bedeutung der Intelligenz für die Leistung mit der Komplexität der Stelle.

Auch wenn sie in Deutschland kaum verbreitet sind, sind Intelligenztests mit das Instrument, das am besten die Leistung eines Bewerbers oder einer Bewerberin voraussagt.

Persönlichkeitsfragebögen

Persönlichkeitsfragebögen dienen der Erfassung stabiler Persönlichkeitsmerkmale, wobei das Big-Five-Modell das am häufigsten verwendete Modell ist. Wer auf Persönlichkeitsfragebögen setzen möchte, sollte auf wissenschaftlich-fundierte Fragebögen setzen. Gängige Verfahren wie der DISG oder MBTI gehören nicht dazu, da sie nicht valide sind. Das heißt, die Persönlichkeit des Menschen gar nicht erfassen (König/Marcus 2013; Boyle 1995).

Gütekriterien in der Personalauswahl

Bei der Auswahl und Gestaltung deiner Instrumente solltest du auf die sogenannten Gütekriterien achten. Erst, wenn deine Instrumente diesen entsprechen, kannst du faire, zuverlässige und fundierte Entscheidungen in der Personalauswahl treffen.

Objektivität

Deine Personalauswahl sollte nicht abhängig von der Person sein, die sie durchführt. Genau das beschreibt auch das Kriterium der Objektivität. Ein gutes Beispiel für ein Instrument mit hoher Objektivität ist ein standardisiertes Interview, bei dem alle Bewerber*innen die gleichen Fragen gestellt bekommen und die Antworten nach einem festen Schema bewertet werden. Das sichert ab, dass Kandidaten und Kandidatinnen fair bewertet werden.

Reliabilität

Bei der Reliabilität geht es um die Genauigkeit deines Instruments. Wie zuverlässig misst zum Beispiel ein Test die Persönlichkeit? Sind die Ergebnisse konstant? Die Zuverlässigkeit lässt sich aber auch auf das Interview übertragen: So solltest du klar definierte Fragen haben, um vergleichbare Ergebnisse zu erhalten.

Validität

Ein Instrument ist dann valide, wenn es das misst, was es zu messen vorgibt. So sollte der Persönlichkeitstest also tatsächlich die Persönlichkeit des Bewerbers oder der Bewerberin erfassen und deine Fragen, die auf zum Beispiel auf Risikobereitschaft abzielen, auch diese Kompetenz messen. In der Personalauswahl ist vor allem die prognostische Validität relevant: Diese gibt das Ausmaß an, mit dem durch die Messung der Berufserfolg in der Zukunft vorausgesagt werden kann.

Soziale Validität

Die drei zentralen Gütekriterien hast du mit der Objektivität, Reliabilität und Validität abgedeckt. Was bei der Personalauswahl aber auch eine zentrale Rolle spielt: Die Akzeptanz der Instrumente aus Sicht der Bewerber*innen. Beispielsweise genießen Interviews eine hohe Akzeptanz, während Tests bei der sozialen Validität im mittleren Bereich liegen (Schmidt et al. 2016). Wichtig für dich ist dabei aber vor allem eine transparente Kommunikation: Wenn Kandidaten und Kandidatinnen wissen, warum du welches Instrument einsetzt, steigt auch die Akzeptanz dafür.

Checkliste: Psychologische Personalauswahl

• Weißt du, welche Anforderungen erfolgskritisch sind?
  Mache dir zu 100 Prozent klar, welche Person auf der zu besetzenden Stelle am erfolgreichsten sein wird. Leite davon fachliche und persönliche Anforderungen ab, die du in deinem Personalauswahl-Prozess prüfst. Optimiere darauf basierend auch deine Recruitingstrategie, damit du von Anfang an sicherstellst, mehr passende Bewerbungen zu gewinnen.

• Ist dir klar, welche Instrumente die richtigen für deinen Bewerbungsprozess sind?
  Unterschiedliche Instrumente wie Interviews, Assessment Center oder Case Studies haben individuelle Schwerpunkte, Vor- und Nachteile. Kombiniere diese, um sicherzustellen, dass du alle erfolgskritischen Anforderungen prüfst.

• Sind alle Beteiligten abgeholt?
  Oft ist die Entscheidungsfindung in der Personalauswahl eine gemeinsame Entscheidung mehrerer Personen. Vertreter*innen des Fachbereichs und Recruiter*innen prüfen eingehende Bewerbungen und entscheiden über Weiterkommen, Absage oder die finale Zusage. Für eine effektive Personalentscheidung ist es erfolgskritisch, dass alle mit dem Prozess vertraut sind und die Vorteile verstehen.

• Sind die Kandidaten und Kandidatinnen informiert?
  Damit deine Personalauswahl zum Win-Win werden kann, müssen auch die Bewerber*innen den Prozess verstehen. Du kannst die Schritte mit kurzer Erläuterung zum Beispiel auf der Karriereseite darstellen. Zusätzlich oder alternativ dazu sollten die Bewerber*innen auch im Bewerbungsprozess noch einmal über die verschiedenen Schritte und Hintergründe aufgeklärt werden.

Welche Tools helfen dir beim Recruiting-Prozess?

Für das Recruiting gibt es zahlreiche Softwaretools, die den Prozess erleichtern. Hier sind einige Beispiele:

rexx systems

Sage HR

Personio

flair

Recruitee

softgarden

onapply

Weitere hilfreiche Tools findest du in der Recruiting-Kategorie von OMR Reviews.

Fazit

Personalauswahl ist Dreh- und Angelpunkt erfolgreichen Recruitings und produktiver, diverser Teams. Mit den psychologischen Erkenntnissen aus diesem Artikel schaffst du es, in deinem Recruitingprozess eine echte Win-Win-Situation zu schaffen.

Denn nicht nur die einstellenden Unternehmen profitieren von einer faktenbasierten und treffsicheren Entscheidung. Auch Kandidaten und Kandidatinnen profitieren von der gesteigerten Fairness und dem höheren Person-Job-Fit.

Quellen

• Ababneh, K. I., Hackett, R. D., & Schat, A. C. H. (2014). The role of attributions and fairness in understanding job applicant reactions to selection procedures and decisions. Journal of Business and Psychology, 29(1), 111–129. 
• Boyle, G. J. (1995). Myers-Briggs Type Indicator (MBTI): Some psychometric limitations. Australian Psychologist, 30(1), 71–74. 
• König, C. J. & Marcus, B. (2013). TBS-TK Rezension: „Persolog Persönlichkeits-Profil.“ Psychologische Rundschau, 64,189 – 191.
• Fehleinstellungen von Personal vorbeugen I Arbeitsmarktstudie 2022. (2022). Robert Half. https://www.roberthalf.com/de/de/insights/recruiting-tipps/fehleinstellungen-von-personal-vorbeugen-wie-wichtig-sind-hard-skills
• Hausknecht, J. P., Day, D. V., & Thomas, S. C. (2004). Applicant reactions to selection procedures: An updated model and meta-analysis. Personnel Psychology, 57(3), 639–683. 
• Highhouse, S. (2008). Stubborn reliance on intuition and subjectivity in employee selection. Industrial and Organizational Psychology: Perspectives on Science and Practice, 1(3), 333–342.
• Hunter, J. E., Schmidt, F. L., & Judiesch, M. K. (1990). Individual differences in output variability as a function of job complexity. Journal of Applied Psychology, 75(1), 28-42. 
• Kanning, U. P. (2015). Personalauswahl zwischen Anspruch und Wirklichkeit - Eine wirtschaftspsychologische Analyse. Berlin: Springer. 
• Schmidt, F. L., & Hunter, J. E. (1998). The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practical and theoretical implications of 85 years of research findings. Psychological Bulletin, 124(2), 262-274. 
• Schmidt, F. L., Oh, I., & Shaffer, J. A. (2016). The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practical and theoretical implications of 100 years of research findings. Arbeitsbericht. 
• Schuler, H. (1992). Lehrbuch der Personalpsychologie. Göttingen: Hogrefe.