Von nichts kommt nichts – wie dich Active Sourcing zum Erfolg führt

Schon viele Jahre lang fehlen in Deutschland Fachkräfte wie Informatiker*innen und Pfleger*innen. Allein der Fachkräftemangel in Energie- und Elektroberufen wird laut einer IW-Studie auf 88.600 fehlende Mitarbeiter*innen und in der IT-Branche auf 50.600 Mitarbeiter*innen geschätzt. Wieso sich die ohnehin schon riskante Situation weiter zuspitzt und was du als Arbeitgeber*in bzw. Recruiter*in dagegen tun kannst, liest du in diesem Artikel.

Gehörst du zu den vielen Personaler*innen, die mit Post-and-Pray nicht (mehr) besonders weit kommen? Keine Angst! Du bist damit nicht allein. Der rasante Wandel zu einem Arbeitnehmermarkt bringt gerade besonders viele Unternehmen branchenübergreifend in Bedrängnis. In der Leadership-Umfrage von Atreus beschrieben 61 Prozent der Führungskräfte die Besetzung ihrer offenen Stellen als ihre größte Herausforderung. Laut DIHK befürchten sogar 43 Prozent der Unternehmen, Aufträge zu verlieren oder ihr Angebot kürzen zu müssen, weil schlicht und ergreifend Personal fehlt. Es gibt jedoch Hoffnung: Active Sourcing und Reverse Recruiting helfen dir aus der Miserere heraus.

Die Basics zu Active Sourcing

Um zu verstehen, wie dir Active Sourcing und Reverse Recruiting weiterhelfen können, brauchst du ein allgemeines Marktverständnis und einen Überblick über die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt. Wir analysieren diesen und erklären dir die wichtigsten Fachbegriffe.

Was ist ein Arbeitnehmermarkt und was bedeutet das für Arbeitgeber*innen?

Jeder Markt – so auch der Arbeitnehmermarkt – orientiert sich an Angebot und Nachfrage. Gibt es mehr offene Stellen als qualifizierte Arbeitnehmer*innen, handelt es sich um einen Arbeitnehmermarkt. Dominiert hingegen die Anzahl der Vakanzen, spricht man vom Arbeitgebermarkt. Aktuell trifft ersteres zu. Arbeitnehmer*innen haben die Auswahl und sind daher in einer besseren Verhandlungsposition. In konkreten Zahlen ausgedrückt sieht das laut der Candidate Journey-Studie folgendermaßen aus: Während 34 Prozent der Arbeitnehmer*innen nach einem Vorstellungsgespräch eine Zusammenarbeit ablehnen, entscheiden sich lediglich 19 Prozent der Arbeitgeber*innen gegen die Einstellung.

Warum ist das so? Nun, über die schlechten Konditionen in einigen Branchen möchten wir an dieser Stelle nicht sprechen. Bestimmte Branchen haben schon immer mit Fachkräftemangel zu kämpfen. Doch aktuell und vor allem in naher Zukunft beeinflussen weitere Faktoren auch viele „gesunde“ Branchen. Der Fachkräftemangel bzw. Personalmangel im Allgemeinen wird insbesondere durch die demografische Entwicklung verschärft: Deutschlandweit verlassen bis 2040 8,7 Millionen Menschen aufgrund ihres Alters den Arbeitsmarkt (Babyboomer). Zur gleichen Zeit treten wesentlich weniger Menschen in den Arbeitsmarkt ein. Dieses Phänomen betrifft übrigens nicht nur Deutschland, sondern sorgt global für Personalengpässe (Quelle: Wirtschaftswoche). Daneben verstärken z. B. neue Werte- und Wirtschaftsmodelle und (verschlafene) Anpassungen im Bildungssystem den Personalmangel.

Quelle: Personalwirtschaft

Was ist Active Sourcing? 

Active Sourcing ist genau das, was der Name bereits verrät: die aktive Kandidatensuche. Das heißt, beim Active Sourcing suchst du gezielt nach Talenten, sprichst sie aktiv an und begeisterst sie für dein Unternehmen und deine offenen Stellen. Es geht aber nicht nur darum, eine bestimmte Vakanz zu füllen. Du profitierst außerdem von einem ganzen Netzwerk an Talenten, auf die du auch kurzfristig zurückgreifen kannst und steigerst automatisch deinen Bekanntheitsgrad. Die sieben bewährtesten Methoden sind Talentpools, Profile Mining, CV Database Search, Referral Sourcing, Harvesting, die Boolesche Suche und Karriereseiten.

Was ist Reverse Recruiting?

Reverse Recruiting hebt sich ebenfalls von der herkömmlichen Stellenausschreibung ab. Reverse Recruiting bedeutet so viel, wie den Recruiting-Spieß umzudrehen. Es bewerben sich also nicht die Bewerber*innen bei den Unternehmen auf eine ausgeschriebene Stelle, sondern Unternehmen bewerben sich bei den Kandidat*innen. 

Wie grenzt sich Active Sourcing von Reverse Recruiting ab?

Beide Formen heben sich im ersten Schritt deutlich vom herkömmlichen Recruiting-Prozess ab. Beim Active Sourcing gehst du bereits aktiv einen Schritt auf die Talente zu. Beim Reverse Recruiting hingegen übergibst du deine Turnschuhe gewissermaßen an die Talente. 

Immer mehr Arbeitnehmer*innen haben Spaß am Jobwechsel: 64 Prozent denken mindestens einmal im Monat über einen Jobwechsel nach. Zuvor waren es 61 Prozent (2022) und 53 Prozent (2021). Lediglich 8 Prozent sprachen sich gegen eine berufliche Veränderung trotz eines guten Angebots aus. Nicht nur die Wechselbereitschaft, sondern auch das Selbstbewusstsein der Arbeitnehmer*innen steigt. Inzwischen schätzen 44 Prozent der Befragten ihre Jobchancen gut ein. Besonders optimistisch sind Personaler*innen, Jurist*innen, Ärztinnen und Ärzte sowie Pfleger*innen (Quelle: StepStone-Studie „Puls Check Arbeitsmarkt 2023“). Mit diesem Hintergrund ist der wohl größte Vorteil schnell klar: Wenn du selbst aktiv wirst, kannst du als Arbeitgeber*in passive Kandidat*innen erreichen – egal, ob du dich nun für Active Sourcing oder Reverse Recruiting entscheidest. So kannst du dich mit Kandidat*innen vernetzen, bevor es die Konkurrenz tut oder sie selbst realisieren, dass sie offen für Neues sind.

Weitere Vorteile von Active Sourcing sind:

• spezifische Kanäle für eine gezielte Kandidatenansprache
• günstiger und effizienter als klassische Stellenanzeigen (z. B. bei schwer vermittelbaren Stellen)
• geringer Streuverlust und Aufwand bei der Bewerberwahl durch Vorauswahl der Kandidat*innen

Best Practice Active Sourcing: So funktioniert die aktive Ansprache

Obwohl Active Sourcing relativ neu ist, setzen bereits über 66 Prozent der Unternehmen auf die aktive Recruiting-Maßnahme (Quelle: HR-Magazin Wollmilchsau 2022). Interessant ist, dass über 43 Prozent nicht explizit Mitarbeiter*innen fürs Active Sourcing beschäftigen. Bei lediglich 39 Prozent ist (maximal) eine Vollzeitstelle für diese Aufgabe vorgesehen. Eine LinkedIn-Umfrage von Workwise bestätigte dieses Bild. Wie du beim Active Sourcing am besten vorgehst, liest du in den folgenden Absätzen.

Schritt 1: Hiring Proposal und Anforderungsprofil aufsetzen

Um möglichst qualifizierte Personen zu kontaktieren, solltest du dir im Vorfeld die wichtigsten Merkmale deines Anforderungsprofils überlegen. Diese kannst du später als Filter nutzen. Das können etwa besondere Kenntnisse (z. B. Sprachen) oder Rahmenbedingungen (z. B. der Standort) sein. Absolvent*innen kannst du beispielsweise ausschließen, wenn dein Talent langjährige Berufserfahrung oder Führungserfahrung haben sollte.

Schritt 2: Sourcing-Plattform wählen

Es gibt inzwischen einige Sourcing-Plattformen wie Karrierenetzwerke (z. B. LinkedIn und Xing) und Talentpools (z. B. Talero). Einige davon automatisieren Recruiting-Prozesse mithilfe von KI und Chatbots (z. B. Talentwunder und Inga). Andere sind Teil eines ganzheitlichen Marktplatzmodells (z. B. Workwise).

Talentsuche

Nun kannst du anhand deiner zuvor herausgearbeiteten Merkmale auf der gewünschten Plattform passende Kandidat*innen suchen. Besonders interessant ist die sogenannte Boolesche Search für deine Talentsuche. Damit sind komplexe Suchbefehle (Strings) gemeint. Du gibst in deiner Plattform boolesche Operatoren ein, nach denen deine Suchergebnisse gefiltert werden sollen (z. B. Kriterien ein- oder ausschließen).

Typische Anforderungen (booleschen Operatoren) sind:

• Fähigkeiten
• Qualifikationen
• Berufserfahrung

Quelle: Workwise

Podcast: Active Sourcing braucht keine Magie

Talente ansprechen

Du hast passende Talente gefunden? Dann lade sie ein, sich bei deinem Unternehmen zu bewerben. Die Ansprache sollte möglichst individuell und persönlich klingen. Sie sollte sich sowohl an der bzw. dem Gesprächspartner*in als auch an deiner Unternehmenskultur orientieren – so kurz wie möglich und so lang wie nötig, um das Interesse deines potenziellen Talents zu wecken.

• Persönlich: Zeige ihr bzw. ihm, dass du dich mit ihrem bzw. seinem Profil auseinandergesetzt hast.
• Prägnant: Triff informative Aussagen und erspare euch beiden leere Worthülsen.
• Authentisch: Sie oder er sollte dich beim persönlichen Kennenlernen wiedererkennen.
• Humorvoll: Bringe, falls möglich, dein Talent zum Lachen (z. B. durch einen Wortwitz, der im Kopf bleibt).

Talente überzeugen

Jetzt kommt die große Preisfrage – Trommelwirbel: Was wünschen sich deine Talente? Die Erfahrung von Workwise, die Ergebnisse einer Studie der Königsteiner Gruppe und der Candidate Experience Studie 2021/22  liefern etliche Eindrücke und Inspirationen.

Podcast: Geileres Active Sourcing: Mit Björns Hacks treibst du die Response-Rate in die Höhe.

Kurze Reaktionszeiten

Bekunde dein ernsthaftes Interesse und deine Wertschätzung durch schnelles Antworten. Ergreife das Ruder und gestalte den Prozess effektiv.

Schnelle und leichte Terminfindung

Bedenke: Du willst etwas von deinem Talent, nicht andersherum. Gestalte den Prozess daher so einfach wie möglich für deine Gesprächspartner*innen, um Absprünge zu vermeiden. Lenke Talente so früh wie möglich in ein persönliches Kennenlerngespräch und vermeide zähe Chatverläufe. Am besten schlägst du direkt zwei oder drei Termine vor, sobald dein Talent Interesse zeigt.

Persönliche Ansprechpartner*innen und Transparenz im gesamten Prozess

Die große Mehrheit wünscht sich zu Beginn eine konkrete Gehaltsangabe (71 Prozent der Befragten). Besonders negativ empfinden Talente Floskeln wie „faires oder attraktives Gehalt“. Das heißt: Du solltest konkrete oder gar keine Aussagen zum Gehalt treffen. Sei in allen Bereichen möglichst transparent. Beispielsweise hinsichtlich der Tätigkeitsbeschreibung, der Work-Life-Balance, den Benefits, der Unternehmenskultur, den Arbeitgeberbewertungen und der weiteren Vorgehensweise im Bewerbungsprozess. Für Fragen sollte ein*e persönliche*r Ansprechpartner*in zur Verfügung stehen.

Podcast: Active Sourcing braucht keine Magie

Entscheidungsfreiheit

Ein Thema, zu dem die Meinungen auseinandergehen, ist das persönliche Gespräch. Die einen präferieren das persönliche Gespräch vor Ort. Die anderen bestehen auf ein Remote-Kennenlernen. Daher solltest du deinen Talenten prinzipiell beide Optionen anbieten. Viele Ansichten hängen allerdings mit deiner Zielgruppe zusammen. So haben Babyboomer in vielen Punkten andere Vorstellungen als die Generation Z. Informiere dich gezielt über die Best Practices zur Gestaltung des Prozesses in Konzernen, KMUs oder Start-ups – je nachdem, welches Modell auf dein Unternehmen zutrifft.

Podcast: Active Sourcing braucht keine Magie

Weitere Podcasts zum Thema Active Sourcing:

Social Recruiting mit Johanna Geisler

Alles-neu-Recruiting: So bleiben deine Erstnachrichten in Erinnerung

Wachstumskurven mit Performance-Recruiting erreichen

Benefits

Was wollen Arbeitnehmer*innen? Mit dieser Frage hat sich die Benefits Survey 2023 befasst. Zu den beliebtesten Benefits zählen:

• Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsort (Mobile Office Work und Sabbaticals sind häufig schon der Standard)
• Mobilitätsangebote wie Firmenwagen oder das -fahrrad
• Zuschüsse zu externen Weiterbildungsmaßnahmen
• „Klassiker“ wie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

Digitale Helfer

Die Theorie ist soweit klar? Dann kommen wir jetzt zur Praxis. Natürlich darf die passende Software nicht fehlen, um mit Active Sourcing richtig durchzustarten. Ein beliebtes Tool der OMR Community ist die digitale Recruiting-Lösung Workwise. Sie sorgt für das perfekte Match zwischen Talenten und Arbeitgeber*innen. Aktuell suchen ca. 3.500 deutsche Unternehmen IT-, Marketing- und Vertriebstalente mit Workwise. Das Tool besteht aus mehreren Bereichen. Dazu gehört eine Jobplattform, auf der sich Arbeitgeber*innen vorstellen können sowie Recruiting-Tools und -Services zur Automatisierung des Recruiting-Prozesses. Hier hast du Zugriff auf folgende Module:

• Bewerbermanagementsystem
• Karriereseite
• Vermarktung von Stellenanzeigen
• Candidate Search (Sourcing-Tool mit über 600.000 aktiven Kandidat*innen)

Fazit: Active Sourcing lohnt sich beim Recruiten wie beim Daten

Quelle: Personalwirtschaft

Zusammengefasst kann man sagen, dass sich Active Sourcing immer lohnt, wenn du nicht ohnehin schon ausreichend qualifizierte Bewerbungen erhältst. Spätestens, wenn der Arbeitnehmermarkt auch in deiner Branche angekommen ist, solltest du über eine Ergänzung deiner Recruiting-Maßnahmen durch Active Sourcing nachdenken. Denn Statistiken zeigen, wie kostenintensiv unbesetzte Stellen wirklich sind. 

Damit dir dies zeit- und budgetschonend von der Hand geht, empfehlen wir dir auf eine sinnvolle Zeiteinteilung und geeignete Filter zu achten. Wenn du beim Recruiten wie beim Daten vorgehst, kann gar nichts mehr schiefgehen.

• Mach du den ersten Schritt
• Sei feinfühlig, damit aus einem Flirt ein langfristiges Verhältnis entsteht
• Bewahre Ruhe und wähle einen Gesprächseinstieg, der zum Profil passt
• Der Ton macht die Musik
• Wähle ggf. Plattformen für bestimmte berufliche Vorlieben (Spezialisierungen)