Vom Papierstapel zur Cloud: Wie Personio das HR-Management bei OMR revolutioniert

Das HR-Management umfasst viele Teilbereiche: vom Bewerbermanagement, über Zeiterfassung bis hin zur Lohnabrechnung. Aber ist es wirklich nötig, für jeden Bereich ein eigenes Tool zu nutzen? Sind vier verschiedene Tools für sämtliche Personalprozesse angemessen oder wird der Workflow dadurch nur unnötig kompliziert? Unter anderem das hat sich unsere People Managerin Sara Sosnowski gefragt und sich schließlich für die Implementierung des HR-Management-Tools Personio eingesetzt. Uns hat sie erzählt, wie sie auf das Tool gekommen ist, wie die Umstellung verlief und welche Bereiche Personio im HR-Management bei OMR abdeckt. Außerdem gibt Sara dir wertvolle Tipps für die Einführung neuer HR-Tools in deinem Unternehmen.

Was ist Personio?

Personio ist eine cloudbasierte HR-Management-Software aus Deutschland. Das Tool unterstützt Unternehmen unter anderem bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, beim Recruiting, dem Onboarding, der Gehaltsabrechnung und bei der Zeiterfassung. Mit Personio können HR-Teams Prozesse automatisieren und haben einen zentralen Zugriff auf alle wichtigen Mitarbeiter-Informationen. Das ermöglicht ein effizientes Arbeiten und lässt mehr Zeit für strategische Aufgaben. Mithilfe zahlreicher Tool-Integrationen lassen sich Automatisierung und Workflows mit Personio zudem noch weiter optimieren. Das Tool lässt sich flexibel an die Bedürfnisse unterschiedlich großer Unternehmen von einem bis 2000 Mitarbeitenden anpassen.

Vom Tool-Chaos zur Struktur 

„Bevor wir Personio implementiert haben, liefen unsere Personalprozesse noch ganz oldschool über Excel-Listen und haptische Ordner in unserem Büro“, erzählt Sara. Allerdings hat OMR 2021 und 2022 ein so starkes Wachstum erlebt, dass im People-Bereich viel mehr automatisiert werden musste. „Das heißt Recruiting-Prozesse, Onboardings, Personalakten, Verträge etc., weil wir sonst viel zu stark mit rein administrativen Aufgaben beschäftigt wären“, sagt Sara. „Zu dem Zeitpunkt waren wir etwa 120 Mitarbeitende. Heute sind wir ca. 400. Dieses Wachstum musste irgendwie begleitet und gehändelt werden.“

Dabei fiel die Wahl eines neuen Tools nicht schwer und „aufgrund diverser Empfehlungen ist auch die Entscheidung für Personio relativ schnell gefallen“, ergänzt Sara. Die besagten Empfehlungen kamen größtenteils aus dem OMR-Netzwerk und – Überraschung – von Vergleichsseiten wie OMR Reviews. Ein besonderes Highlight des Tools ist der Plattformgedanke, der das People Team überzeugen konnte: Von mehreren unterschiedlichen Tools hat sich OMR auf ein einziges im HR-Bereich reduziert, mit dem das People Team – aber auch alle anderen Mitarbeitenden – jegliche Personalthemen koordinieren und verwalten können. 

3 entscheidende Anforderungen an das neue HR-Tool

Als die Entscheidung auf Personio fiel, bestand das People Empowerment & Attraction Team aus einer Mitarbeiterin: Sara. Neben ihr war noch eine interne Lohnbuchhalterin am Start. Mit dem Wachstumsschub von OMR kam allerdings eine ganze Flut an Aufgaben auf die beiden Mitarbeiterinnen zu, die in dem Ausmaß nicht mehr zu bewältigen war. Das hatte zur Folge, dass sich das People Team dringend weiter ausbauen und besser aufgestellt sein musste. So stand auch für den Geschäftsführer Phillip Isfort außer Frage, dass Personio künftig unterstützen würde.

Insgesamt hatte Sara drei übergeordnete Anforderungen, die das neue Tool auf den ersten Blick erfüllt hat: 

1. Eine Plattform für alles: Personio ermöglicht es z. B. den Teamleads und Head ofs, Personalthemen auch autark und selbstständig zu handhaben. 
2. Recruiting: Aufgrund des Wachstums gab es viele offene Stellen, die es zu besetzen galt. Auch hier sollte Personio zum Einsatz kommen.
3. Personalentwicklung: Bei OMR spielt die Feedback-Kultur eine bedeutende Rolle, die durch das Tool weiter ausgebaut werden soll. 

„Personio ist eine sehr große Erleichterung“

Weniger ist ja bekanntlich mehr, aber dieses Sprichwort ist bei OMR vor der Personio-Implementierung in Vergessenheit geraten. Das Unternehmen hat verschiedene Tools für Abwesenheiten und Recruiting genutzt. Hinzu kamen Personalordner in Papierform und On- und Offboarding über Excel Sheets und Google Docs. Abrechnungen liefen über DATEV. 

Nun finden all diese Prozesse gebündelt über Personio statt, was viele Vorteile mit sich bringt. „Der persönliche Zugang aller Mitarbeitenden fördert ganz deutlich die Transparenz. Sie sehen all ihre Dokumente in der Personalakte abgelegt und sie sehen im Gehaltsreiter, wann welche Zahlung vorgesehen ist. Über den Kalender können wir alle sehen, wer wann abwesend ist, wer wann Geburtstag hat etc.“, erklärt Sara. „Ein besonderer Vorteil ist außerdem, dass unsere Mitarbeitenden und auch Führungskräfte selbstständig mit Personio arbeiten können, ohne dass alle Prozesse immer über den Tisch des People Teams gehen müssen. Unsere Werkstudierenden tragen bspw. ihre Arbeitsstunden selbstständig ein und diese fließen nach der Freigabe durch die vorgesetzte Person in die Lohnabrechnung ein. Andernfalls wäre die Arbeit für uns als kleines, agiles People Team so gar nicht möglich“, ergänzt sie. Momentan warten Sara und ihre mittlerweile sieben Kolleg*innen noch auf den offiziellen Launch der angekündigten Workflow-Funktion, die sie sich auf jeden Fall genauer ansehen wollen. 

Unterstützung gabs von einem Implementation Manager

Von der Entscheidung für Personio bis zur finalen Einführung vergingen etwa vier bis fünf Monate: Im November 2021 hat sich das kleine People Team erstmals auf die Suche nach einem neuen HR-Tool begeben und im Dezember ist direkt die Entscheidung gefallen! Von Januar bis April 2022 fand dann die Implementierung statt. Aber was genau ist in der Zeit passiert?

Der Prozess verlief in Zeitfenstern von je etwa drei Wochen, in denen diverse Tasks abgearbeitet wurden. Eine wichtige Rolle spielte dabei der Implementation Manager, der den Prozess begleitet hat. „Alle drei Wochen hat er auf unseren Account geschaut und stand für Fragen zur Verfügung. Der Prozess lief insgesamt ca. drei Monate, bis die Mitarbeitenden ihren Zugang das erste Mal bekommen haben“, erklärt Sara. Abgeschlossen ist der Prozess damit allerdings bis heute nicht: „Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Account noch besser an unsere Bedürfnisse anzupassen, beispielsweise im On- und Offboarding oder in Feedback-Prozessen“, ergänzt die People Managerin. 

Damit alle Kolleg*innen wissen, wie sie mit dem neuen Tool arbeiten sollen, hat das People Team zu Beginn der Implementierung regelmäßig digitale How-tos für die Mitarbeitenden angeboten. Dieses Videomaterial wurde, neben zusätzlichen schriftlichen Anleitungen für gewisse Prozesse, aufgezeichnet und abgelegt, sodass alle immer darauf zurückgreifen können.

„Personio hat unser People Management auf ein anderes Level gehoben“

Viele Unternehmen haben viele und vor allem unterschiedliche Bedürfnisse. Laut dem OMR People Team wird es wohl nie diese eine Lösung geben, die die Anforderungen des Unternehmens zu 100 % erfüllen kann. „Aber in unseren Augen ist Personio der beste Fit“, sagt Sara. „Das Tool ist eine sehr große Erleichterung, vor allem in der administrativen Arbeit und deckt unsere Bedürfnisse und Erwartungen an ein HR Tool bisher gut ab. Wir sind happy mit der User-Freundlichkeit und den vielen Möglichkeiten der Anpassung.“

Saras Tipps für die Einführung neuer HR-Tools 

Auch wenn die Implementierung von Personio neben dem Daily Business etwas Zeit kostet, gab es einen großen Vorteil: „Unsere Mitarbeitenden sind die Arbeit mit digitalen Tools gewohnt und auch der Einführung dieser gegenüber offen, was uns die Implementierung und Akzeptanz im Team sehr leicht gemacht hat”, sagt Sara. 

Für eine mindestens genauso reibungslose Einführung neuer Tools in deinem Unternehmen gibt unsere People Managerin dir noch einige Learnings und Tipps mit an die Hand. Ihr wichtigster Rat ist wahrscheinlich die bereits erwähnte Begleitung der Implementierung durch eine*n direkte*n Ansprechpartner*in: „Der Implementation Manager hat den gesamten Prozess in meinen Augen deutlich vereinfacht. Personio ist schon komplex und beinhaltet viele Funktionen, die erst einmal verstanden werden müssen. Mit dem Implementation Manager hatten wir jemanden, der alle Funktionen und auch Best Cases und Workarounds anderer Unternehmen kannte, deswegen würde ich das immer empfehlen.“ 

Außerdem sollte sich jedes Unternehmen bewusst sein, dass ein Account selten nach beendeter Implementierung vollkommen fertig ist. „Wir passen noch heute regelmäßig Themen in Personio an, wenn sich bspw. Prozesse ändern oder anpassen. Uns fällt das deutlich leichter, direkt im Daily Doing Änderungen vorzunehmen, als sich im Vorfeld groß Gedanken darüber zu machen, wie es theoretisch am besten gehen würde“, sagt Sara. Also: lerne dein Tool erstmal richtig kennen und entwickle ein Gefühl dafür, was möglich ist.