Mehr als nur DATEV: Wie moderne HR-Software das Ökosystem Lohnabrechnung erweitert
Wie du mit HR Software DATEV manuelle Datenübergaben, Medienbrüche und das hohe Prüfungsrisiko in deiner vorbereitenden Lohnabrechnung eliminierst
- Was ist HR-Software mit DATEV-Anbindung?
- Die größten Probleme in der vorbereitenden Lohnabrechnung
- So hilft dir moderne HR-Software bei der Lohnvorbereitung
- Software-Tipp: So unterstützt Factorial deine Lohnvorbereitung
- Fazit: Moderne HR-Software – mehr als nur ein Tool für die Lohnabrechnung
Die monatliche vorbereitende Lohnabrechnung kostet oft Zeit und Nerven: Daten liegen in verschiedenen Tools, Excel-Tabellen und E-Mails. Bereits kleine Übertragungsfehler oder Abstimmungsprobleme sorgen für Verzögerungen.
Moderne HR-Software mit geprüfter DATEV-Anbindung hilft, diese Prozesse deutlich zu vereinfachen: Alle Daten fließen automatisch zusammen, was händische Übertragung überflüssig macht. So sinkt die Fehlerquote und du sparst Zeit.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du deine Abläufe sicherer und effizienter gestaltest – mit einem System, das sich nahtlos in deine bestehende Lohnabrechnung integriert.
- Moderne HR-Software mit DATEV-Anbindung zentralisiert Personal- und Lohndaten, um manuelle Datenübergaben und Medienbrüche in der vorbereitenden Lohnabrechnung zu eliminieren.
- Die größten Probleme vor der Lohnabrechnung sind Fehler durch manuelle Übertragung, fehlende Dokumentation und der damit verbundene hohe Zeitverlust für Nacharbeit und Korrekturen.
- Eine gute HR-Plattform automatisiert Abläufe und stellt die Daten dank DATEV-Schnittstelle fehlerfrei und prüfbereit für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung.
Was ist HR-Software mit DATEV-Anbindung?
DATEV ist eine Genossenschaft aus Deutschland und Anbieter von Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und deren Mandanten (meist Unternehmen). Sie entwickelt Programme zur Buchführung, Lohnabrechnung und Steuerverwaltung.
Was ist die DATEV-Anbindung?
Die DATEV-Anbindung – auch DATEV-Schnittstelle genannt – verbindet die Software eines Unternehmens (z. B. ERP- oder Kassensoftware) mit den Systemen von Steuerberater*innen.
Dadurch lassen sich Daten wie Buchungssätze, Rechnungen, Belege oder Lohndaten automatisch austauschen. Das spart Zeit, verhindert doppelte Eingaben und reduziert Fehler.
Wie funktioniert die Anbindung?
Die Verbindung kann auf zwei Arten funktionieren:
Datei-Export: Daten werden in einem bestimmten Format (z. B. CSV oder XML) exportiert und beim Steuerberater wieder eingelesen.
Cloud-Schnittstelle: Programme senden Daten direkt und automatisch an DATEV-Online-Dienste wie „Unternehmen online“. Der Steuerberater kann die Daten sofort nutzen.
So entfällt der Austausch über Papierbelege oder USB-Sticks – alles läuft digital. Eine HR-Software mit DATEV-Anbindung hilft dir, alle wichtigen Personal- und Lohndaten vor der Gehaltsabrechnung an einem Ort zu verwalten. Sie agiert als zentrales, digitales System.
Was du damit machen kannst:
Eine HR-Software mit DATEV-Anbindung bildet eine zentrale Schnittstelle für alle relevanten Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie sorgt für eine korrekte Übergabe der Lohnabrechnung an Steuerberater*innen.
- Zeiterfassung: Mitarbeiter*innen erfassen ihre Arbeitszeit digital und gesetzeskonform. Die erfassten Stunden werden automatisch für die Lohnabrechnung bereitgestellt und übertragen.
- Abwesenheiten: Urlaubsanträge und Krankmeldungen (eAU) erfolgen digital. Diese Daten sind entscheidend für die korrekte Gehaltsberechnung und werden automatisch an die Steuerberatung übermittelt.
- Personalakten: Verträge, Bescheinigungen und Stammdaten sind sicher und zentral gespeichert. Änderungen der Stammdaten (wie z. B. Adressen oder Steuerklassen) werden automatisiert aktualisiert und für die DATEV-Übertragung berücksichtigt.
- Gehaltsdaten und Vergütung: Alle relevanten Gehaltsbestandteile und Lohndaten werden zentral erfasst, digital genehmigt und für die fehlerfreie Übergabe an DATEV vorbereitet.
- Spesen: Die Bewegungsdaten erstattungsfähiger Auslagen fließen direkt in die Lohnabrechnung, um eine korrekte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung zu gewährleisten.
Warum die DATEV-Anbindung wichtig ist
Mit einer DATEV-Anbindung lassen sich Daten direkt aus der Unternehmenssoftware an den Steuerberater übermitteln. Das spart Zeit, verhindert Fehler und macht Papierberge überflüssig.
1. Weniger Aufwand, mehr Tempo
- Manuelle Eingaben entfallen: Daten werden automatisch übertragen.
- Keine Doppeleingaben mehr: Einmal eingeben, überall nutzen.
- Abläufe wie Lohnabrechnung können schneller erledigt werden, weil die Daten sofort verfügbar sind.
2. Bessere Daten, sicher übertragen
- Datenformate und Übertragungswege sind auf DATEV abgestimmt.
- Die Übertragung läuft in der Regel verschlüsselt und datenschutzkonform über das DATEV-Rechenzentrum.
- Das reduziert Fehlerquellen und schützt sensible Informationen.
3. Reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Der Steuerberater erhält zeitnah aktuelle Daten und kann schneller reagieren.
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sind aktueller und helfen bei Entscheidungen.
- Belege werden zwar nicht synchronisiert, sind digital gespeichert und jederzeit abrufbar – langes Suchen entfällt.
Die größten Probleme in der vorbereitenden Lohnabrechnung
Die Herausforderungen liegen selten im DATEV-System selbst, sondern in den Prozessen davor.
1. Fehler durch manuelle Datenübertragung
Ob Abwesenheitslisten, Boni oder Überstunden: Wer Daten händisch überträgt, macht schneller Fehler. Das führt zu Rückfragen, Korrekturen und schlimmstenfalls zu falschen Gehältern.
2. Fehlende Dokumentation und Prüfungsprobleme
Wenn Krankmeldungen oder Urlaubsanträge in verschiedenen Tools vorliegen, fehlt eine zentrale, nachvollziehbare Dokumentation. Das führt zu Compliance Risiken und Ineffizienz.
3. Zeitverlust durch Nacharbeit
Viele HR-Teams verbringen Tage damit, Daten zusammenzutragen und zu korrigieren und verlieren so Zeit für andere wichtige Aufgaben. Verzögerte Monatsläufe und Stress in der Lohnabrechnung sind die Folge.
4. Aufwendiger Abruf der eAU
Seit 2023 müssen Arbeitgeber Krankmeldungen (eAU) digital bei den Krankenkassen abrufen. Diese laufen über eigene Systeme der Sozialversicherung – nicht über DATEV. Damit die Daten trotzdem direkt in die Lohnabrechnung fließen, braucht es eine DATEV-Anbindung. Sie übernimmt den Abruf automatisch und erspart das manuelle Übertragen der Krankmeldungen ins Lohnsystem.
So hilft dir moderne HR-Software bei der Lohnvorbereitung
In vielen Unternehmen kostet die Lohnabrechnung unnötig viel Zeit, weil Daten mehrfach eingegeben oder manuell geprüft werden müssen. Eine HR-Software mit DATEV-Anbindung kann das deutlich vereinfachen.
Bereich | Ziel / Nutzen | Funktionen | Vorteile |
Zentrale Datenerfassung | Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort | Digitale Personalakte mit automatischer Speicherung von Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Gehaltsbestandteilen | Zugriff nur für Berechtigte, systemweite Datenaktualisierung |
Automatisierte Prozesse | Reduzierung manueller Arbeitsschritte | Digitales Urlaubsmanagement mit Workflow, digitale Vertragserstellung und -unterschrift, automatisierte Integration in Lohnabrechnung und Kalender | Dokumentation digitaler Prozesse, Zeitersparnis durch Automatisierung |
Zeiterfassung und Abwesenheiten | Gesetzeskonforme Erfassung und Abrechnung | Automatische Berechnung von Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, Überstunden, Zuschlägen | Synchronisation im DATEV-Format, rechtliche Konformität der Zeiterfassung |
Datenschutz und Sicherheit | Schutz und gesetzliche Absicherung aller Daten | DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffsrechte | Idealerweise ISO 27001-Zertifizierung, regelmäßige Sicherheitsprüfungen |
Vergütung | Korrekte Erfassung und Übergabe variabler Gehaltsbestandteile | Digitale Erfassung zur Vorbereitung der Übergabe an DATEV | Fehlerfreie Übergabe variabler Daten an DATEV-Payroll, hohe Transparenz |
Spesen | Effiziente Abwicklung erstattungsfähiger Auslagen | Digitale Einreichung für Auslagen und Reisekosten (Expenses) | Automatische Übernahme der Bewegungsdaten in die Lohnvorbereitung, Audit-Readiness |
Software-Tipp: So unterstützt Factorial deine Lohnvorbereitung
Factorial ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist – besonders im Bereich der Lohnabrechnung.
Als DATEV‑Marktplatz‑Schnittstellenpartner deckt das Tool unter anderem die digitale Personalakte, Dokumente & E‑Signaturen, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Workflows sowie vorbereitende Lohnabrechnung ab.
Kern-Features von Factorial
Kern-Feature | Was es macht | Dein Vorteil |
Bi-direktionale DATEV-Integration | Stamm- und Bewegungsdaten sind automatisiert & direkt synchronisierbar dank LAUDS (für LODAS / Lohn & Gehalt). | Keine doppelten Eingaben und keine Tippfehler – du pflegst Daten nur einmal. |
Vergütungsmodul | Variables Gehalt (z. B. Boni, Spesen) wird in einem zentralen Dashboard verwaltet. Genehmigungsprozesse laufen digital ab und Änderungen können für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig erfolgen. | Du behältst den Überblick, sparst Zeit bei Freigaben und kannst Daten schnell anpassen. |
Automatischer eAU-Abruf | Die Software holt Krankmeldungen über die DATEV-Anbindung direkt bei den Krankenkassen ab. | Kein manuelles Nachfragen mehr. Die eAUs sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. |
Audit-Readiness inklusive | Alle Änderungen werden automatisch protokolliert. Zugriffsrechte sind genau steuerbar. Das System erfüllt Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001. | Du bist prüfbereit, sparst dir Papierkram und kannst bei Betriebsprüfungen alles sofort vorlegen. |
Empfehlenswerte HR Suites
Empfehlenswerte HR Suites kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 60 Human Resource Management Systems gelistet, mit denen du Aufgaben im Personalmanagement automatisieren kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Fazit: Moderne HR-Software – mehr als nur ein Tool für die Lohnabrechnung
Eine gute HR-Plattform ist essenziell für eine saubere und effiziente Lohnabrechnung.
Mit einer DATEV-Schnittstelle überträgst du alle wichtigen Informationen (von Zeiterfassung bis Gehaltsdaten) ohne Medienbrüche direkt in die Lohnabrechnung.
Außerdem:
- Änderungen werden automatisch protokolliert.
- eAU-Daten werden zentral gespeichert.
- Du bist auf Prüfungen gut vorbereitet – alle Daten sind nachvollziehbar dokumentiert.
Wer die Lohnabrechnung sicher, effizient und stressfrei aufstellen will, kommt an einer modernen, automatisierten HR-Lösung nicht mehr vorbei.
Julia ist SEO-Texterin bei OMR Reviews und Content-Enthusiast. Vor ihrer Zeit bei OMR Reviews hat sie in verschiedenen Unternehmen das Content-Management gestaltet und lässt ihre kreative Ader in jeden Artikel einfließen.
