Das solltest du zum Thema Urlaubsantrag unbedingt wissen

Carolin Puls 16.6.2023

Du möchtest Urlaub machen, weißt aber nicht, was du bei der Beantragung berücksichtigen musst? Kein Problem, wir verraten es dir!


Er lädt zum Träumen, Entspannen und Wohlfühlen ein – dein nächster Urlaub. Bevor du diesen aber genießen kannst, musst du bei deinen Vorgesetzten einen Urlaubsantrag stellen. Wir haben für dich alles Wichtige rund um den Urlaubsantrag gesammelt. In diesem Artikel erfährst du, was ein Urlaubsantrag ist und warum er wichtig ist, wie viele Urlaubstage dir zustehen und welche Voraussetzungen du erfüllen musst, damit dein Antrag Gültigkeit besitzt. Außerdem verraten wir dir, was du bei der Beantragung beachten und welche Formalitäten dein Urlaubsantrag erfüllen muss und stellen dir eine Vorlage zur Verfügung. Zum Schluss bekommst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Urlaub erfolgreich einreichst und einen Überblick über die Tools, die dich dabei unterstützen können.


Was ist ein Urlaubsantrag und warum ist er wichtig?

Allen Arbeitnehmer*innen steht das Recht auf bezahlten Erholungsurlaub zu. Dieses Recht ist im Bundesurlaubsgesetz festgeschrieben. Zunächst musst du aber eine Formalität erfüllen, damit du dich entspannt in den Urlaub verabschieden darfst: Du musst einen Urlaubsantrag stellen. Dies ist ein schriftlicher Antrag in dem du deine*n Arbeitgeber*in um die Genehmigung deines Urlaubes bittest. Mit diesem Antrag stellst du sicher, dass dein*e Arbeitgeber*in darüber Bescheid weiß, dass du den dir zustehenden Urlaub nehmen möchtest und dass er*sie dem gewählten Zeitraum zustimmt. Du darfst deinen Urlaub nämlich nur antreten, wenn du die Genehmigung hierfür erhalten hast. Durch den Urlaubsantrag haben beide Seiten die Gewissheit über den abgesprochenen Zeitraum und das entsprechende Einverständnis.


So viele Urlaubstage stehen dir zu

Wie viele Urlaubstage dir zustehen, ist in deinem Arbeitsvertrag geregelt. Der gesetzlich festgeschriebene Mindesturlaub sieht bei einer Sechs-Tage-Woche einen bezahlten Jahresurlaub von 24 Werktagen vor. Bei einer Fünf-Tage-Woche umfasst der gesetzliche Mindesturlaub nur 20 Tage. In deinem Arbeitsvertrag kann dieser Urlaubsanspruch erhöht – allerdings nicht reduziert – werden. Im Durchschnitt stehen deutschen Arbeitnehmer*innen allerdings mehr Urlaubstage zu. Bei 30 Werktagen Urlaub kannst du demnach 6 Wochen pro Jahr frei machen. Falls du einmal während deines Urlaubes krank werden solltest, kannst du dir diese Tage mithilfe eines ärztlichen Attestes wieder gutschreiben lassen. In besonderen Fällen, wie zum Beispiel Sterbefällen oder schweren Erkrankungen innerhalb der Familie sowie Hochzeiten, kann dir außerdem Sonderurlaub zustehen. Dies sind ein oder mehrere Urlaubstage, die dir in Notsituationen zusätzlich zu deinem im Arbeitsvertrag festgehaltenen Jahresurlaub zustehen.


Diese Voraussetzungen gelten für deinen Urlaubsantrag

Um überhaupt einen Anspruch auf deinen vollen Urlaub zu haben, musst du mindestens seit sechs Monaten in deinem Unternehmen arbeiten. Vorher kannst du zwar auch schon Urlaub beantragen, allerdings nur anteilig für die Zeit, die du bereits angestellt bist. Deinen Jahresurlaub musst du binnen eines Kalenderjahres beantragen und nehmen, damit dein Urlaubsanspruch nicht verfällt. Dein Unternehmen muss ansonsten für jeden nicht genommenen, aber dir zustehenden Urlaubstag eine Rückstellung bilden. Daher solltest du eine Übertragung deines Resturlaubes in das Folgejahr am besten vermeiden. Falls dies doch einmal nötig sein sollte, musst du diese Urlaubstage innerhalb der ersten drei Monate nehmen. Ansonsten verfällt dein Anspruch auf die bezahlte Freizeit.


Was solltest du bei der Beantragung deines Urlaubes beachten?


Du willst deinen Traumurlaub buchen und machst dich also daran, deinen Urlaubsantrag zu schreiben. Dabei solltest du beachten, dass du den Antrag rechtzeitig stellst und dein*e Chef*in diesen auch noch genehmigen kann. Der zeitliche Vorlauf für die Beantragung von Urlaub ist bei jedem Unternehmen anders. Eine gesetzliche Regelung gibt es hierfür nicht. Daher solltest du, sobald du weißt, wann du in den Urlaub fahren möchtest, alles Notwendige dafür veranlassen. So können deine Kolleg*innen deine Abwesenheit rechtzeitig einplanen und sich um die Personalplanung kümmern. Regelungen dazu finden sich meist in deinem Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag. Solltest du aus einem wichtigen Grund kurzfristig ein paar Tage Urlaub benötigen, suche das direkte Gespräch mit deinem*deiner Vorgesetzten. 

Grundsätzlich ist dein Unternehmen dazu angehalten, deinen beantragten Urlaub zu genehmigen. Wenn dem allerdings dringende betriebliche Belange entgegenstehen, kann dein*e Chef*in deinen Urlaubsantrag ablehnen. Hierzu zählt zum Beispiel eine Arbeitshochphase und damit einhergehende Urlaubssperre oder bereits bewilligte Urlaubswünsche deiner Kolleg*innen. Das Bundesurlaubsgesetz sieht zudem vor, dass Kolleg*innen mit schulpflichtigen Kindern bei der Beantragung von Urlaub vorrangig behandelt werden, da sie oft nur in den Schulferien Urlaub mit ihren Kindern machen können. Sobald dein Urlaub erst einmal genehmigt ist, kann dir dieser nicht mehr aberkannt und storniert werden. 


Beachte diese Formalitäten bei der Beantragung

Wie die Vorlauffristen zur Urlaubsbeantragung ist auch das Format, in dem du deinen Urlaub beantragen musst, von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Das Gesetz sieht keine besondere Regelung hierfür vor. Theoretisch kannst du deinen Urlaubswunsch mündlich, per Brief, per E-Mail oder über ein digitales Tool vortragen. Von der mündlichen Urlaubsstellung würden wir dir allerdings abraten, da du in einem Streitfall nachweisen musst, dass du die Genehmigung für diesen Zeitraum erhalten hast. Verfasse deinen Urlaubsantrag daher am besten schriftlich. Viele Unternehmen haben ein einheitliches Formular oder eine E-Mail-Vorlage, mit der du deinen Urlaub beantragen kannst. Falls dieses bei deinem Arbeitgeber noch nicht vorhanden sein sollte, kannst du unsere Vorlage für deinen Urlaubsantrag nutzen.

Diese enthält deine Stammdaten (Vor- und Nachname, deine Adresse und Telefonnummer, sowie ggfs. deine Personalnummer), die Anschrift der zuständigen Personalabteilung deine*r Arbeitgeber*in, einen vorgeschriebenen Text zum Beantragen deines Urlaubs sowie Unterschriftenfelder deiner*s Arbeitgeber*in.


Jetzt unsere Vorlage zum Urlaubsantrag runterladen!




So stellst du deinen Urlaubsantrag Schritt für Schritt 

Du willst ganz sichergehen, dass du bei deinem Urlaubsantrag alles richtig machst? Dann nutze einfach unsere praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung.


  1. Prüfe, wie viele Urlaubstage dir im Jahr zustehen. Diese Angabe findest du in der Regel in deinem Arbeitsvertag.

  2. Identifiziere, wie viele Tage dir für das laufende Kalenderjahr noch zustehen. Ziehe von der im ersten Schritt bestimmten Zahl deinen bereits genommenen und den bereits beantragten Urlaub ab.

  3. Nun kannst du den Zeitpunkt deines Urlaubes festlegen. Dabei solltest du Arbeitshochphasen und wichtige Termine berücksichtigen. Achte darauf, dass du nicht mehr Urlaub beantragst als dir zusteht, da dies sonst zu Problemen mit deinen Vorgesetzen und Kolleg*innen führen kann. 

  4. Als nächstes stimmst du dich mit deinen Kolleg*innen ab. Wenn du eine Vertretung hast, sollte diese während deines Urlaubszeitraumes anwesend sein.

  5. Sobald du das Go von deinen Kolleg*innen hast, kannst du deinen Urlaubsantrag an deine*n Chef*in schicken. Ob du dies über ein modernes Zeiterfassungstool, per E-Mail oder ein händisches Formular machst, hängt von den internen Regelungen ab.

  6. Wenn du die Genehmigung für deinen Urlaub erhalten hast, ist dieser in trockenen Tüchern. Nun kannst du an die detaillierte Planung gehen, Buchungen tätigen und die Urlaubsübergabe mit deinen Kolleg*innen vorbereiten.

  7. Als letztes hast du nur noch eines zu tun: Freue dich auf deinen wohlverdienten Urlaub und genieße ihn in vollen Zügen.


Einfache Urlaubsplanung mit den passenden Tools

Wenn du deinen Urlaubsantrag lieber digital stellen möchtest, haben wir bei OMR Reviews genau das Richtige für dich. Dort haben wir die besten Apps für Zeiterfassung für dich zusammengestellt. Diese ermöglichen es dir nicht nur im Büro deine Arbeitszeit zu erfassen, sondern auch mobile Zeiterfassung zu nutzen, Schichten zu planen und Urlaub zu beantragen.


Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter

Empfehlenswerte Zeiterfassungssoftware-Anbieter kannst du auf unserer Software-Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 150 Zeiterfassungssoftwares gelistet, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Fazit: Mit wenigen Klicks zum Urlaubsglück

Der Urlaubsantrag ist ein notwendiges Instrument, damit du dir sicher sein kannst, dass du deine bezahlten freien Tage auch wirklich wahrnehmen kannst. Mit der passenden Unterstützung in Form von digitalen Tools trennen dich nur noch wenige Schritte von der Genehmigung deines Wunsches. Und dann steht deinem Traumurlaub auch nichts mehr im Weg!


Carolin Puls
Autor*In
Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

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