Zeiterfassung Excel-Vorlage: So erfasst du rechtskonform deine Zeiten in Excel

1. Warum die Arbeitszeiterfassung wichtig ist und wie sie funktioniert
2. Ist die Zeiterfassung mit Excel sinnvoll?
3. Wie funktioniert die Zeiterfassung mit einer Excel-Vorlage?
4. Was du bei der Zeiterfassung mit Excel beachten solltest
5. Diese Tools kannst du alternativ für die Zeiterfassung nutzen
6. Fazit: Zeiterfassung mit Excel ist möglich, aber selten empfehlenswert

Unternehmen müssen immer mehr Gesetze und Richtlinien berücksichtigen. Das kostet Zeit und Nerven. Kein Wunder also, wenn du dich fragst, wieso du ein neues Tool für die Arbeitszeiterfassung einsetzen solltest. Das funktioniert schließlich genauso gut in Excel.

Dieser Artikel hilft dir, herauszufinden, ob die Zeiterfassung in Excel wirklich die beste Lösung für dich ist. Eine Anleitung zur Erstellung der entsprechenden Vorlage sowie eine fertige Excel-Vorlage zum Herunterladen findest du ebenfalls hier.

Warum die Arbeitszeiterfassung wichtig ist und wie sie funktioniert

Sinnvoll ist die Zeiterfassung schon lange, Pflicht für viele erst seit dem Urteil zur Zeiterfassung im September 2022. Dieses verpflichtet Unternehmen, die Zeiten ihrer Mitarbeiter*innen festzuhalten. Dazu zählen die Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten. Auf diese Weise stellen Arbeitgeber*innen die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen sicher. Außerdem schützt die Zeiterfassung Mitarbeiter*innen vor einer Überforderung aufgrund von Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung bietet Arbeitgeber*innen und Mitarbeiter*innen viele Vorteile:

• Flexible Arbeitszeiten und -orte: Mitarbeiter*innen arbeiten dann, wenn sie am produktivsten sind. Dadurch steigt zusätzlich deine Arbeitgeberattraktivität.
• Transparenz: Du kannst sichergehen, dass sich deine Mitarbeiter*innen an Vereinbarungen halten. Zudem hat deine Buchhaltung eine Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und deine Auftragsabwicklung für die Planung der Ressourcen. 
• Messbar- und Vergleichbarkeit: Du kannst Budgets und Ressourcen konstant überwachen und wiederkehrende Aufgaben leichter kalkulieren.
• Nachweisbarkeit und Planungssicherheit: Du hältst deine arbeitsrechtlichen Vorgaben ein und ersparst dir lästige Missverständnisse und Diskussionen.

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Ist die Zeiterfassung mit Excel sinnvoll?

In bestimmten Situationen kann eine Zeiterfassung in Excel ausreichen. In den meisten Fällen ist der Einsatz eines Zeiterfassungstools allerdings die bessere Alternative.

Welche Vorteile hat die Zeiterfassung in Excel?

Nicht umsonst nutzen wir Excel so gerne. Das Tabellenkalkulationsprogramm bietet zwei (vermeintliche) Vorteile.

Kosten

Kostet dich die Zeiterfassung in Excel etwas? Vermutlich ist bereits ein MS Office-Paket auf deinem PC bzw. Laptop installiert. Auf den ersten Blick wirkt die Arbeitszeiterfassung in Excel daher kostenlos. Wieso die Anschaffungskosten allerdings nicht der springende Punkt sind, erfährst du in den folgenden Absätzen.

Flexibilität

Designs, Formeln, Makros, Formulare und Pivot-Tabellen – in Excel kannst du beinahe alles umsetzen, was du möchtest. Das ist definitiv ein großer Pluspunkt.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Zeiterfassung mit Excel?

Tatsächlich war es das auch schon mit den (theoretischen) Vorteilen. Diesen stehen ein paar wesentliche (praktische) Herausforderungen gegenüber.

Eingeschränkter Zugriff

Excel hat einige Schwachstellen in puncto Zugänglichkeit. Beispielsweise können nicht mehrere Personen gleichzeitig in der aktuellen Version arbeiten. Schon ein rotierender Arbeitsplatz kann für Probleme sorgen: Die aktuelle Excel-Datei könnte auf dem PC im Büro liegen, während du deine Zeiten im Homeoffice oder auf dem Messestand festhalten möchtest. Ein Zeiterfassungstool ermöglicht zeit- und ortsunabhängigen Zugriff für jede Person, mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung.

Keine Automatisierung

Die Arbeitszeiterfassung und -überwachung erfolgt in Excel manuell. Mit einem Zeiterfassungstool kannst du im Vergleich dazu komplette Prozesse (z. B. Arbeitszeiten erfassen und Urlaube beantragen) automatisieren und ohne manuelles Eingreifen die Kontrolle behalten.

Datensicherung

Um einen Datenverlust vorzubeugen, musst du dir für die Zeiterfassung in Excel eine Backup-Strategie überlegen. Diese Aufgabe entfällt mit einem Zeiterfassungstool, denn es sichert deine Daten automatisch.

Komplexität

Durch Flexibilität entsteht oft Komplexität, die dir wiederum zum Verhängnis werden kann. Fehler schleichen sich ein, du verlierst wertvolle Zeit durch Anpassungen und die gleichzeitige Nutzung einer Excel-Datei von mehreren Personen verursacht Chaos. Studien zufolge sind furchteinflößende neun von zehn Tabellenkalkulationen fehlerhaft. 

Ressourcenintensiv

Natürlich hängt der Zeitaufwand davon ab, wie vertraut deine Mitarbeiter*innen mit Excel-Tabellen sind. Doch selbst in einem jungen Team, das mit MS Office aufgewachsen ist, können unbeabsichtigte Tippfehler Formeln oder Verweise zerstören oder nicht nachvollziehbare Ungereimtheiten verursachen. Wenn Personen die Zeiten von händischen Stundenzetteln in die Excel-Tabelle übertragen, können zudem Übertragungsfehler passieren. Diese Fehler zu bereinigen, kann sehr mühsam und zeitaufwendig sein. Deswegen solltest du an dieser Stelle einen zweiten – kritischen – Blick auf den Kostenfaktor werfen. In einem Zeiterfassungstool ist die Arbeitszeiterfassung in wenigen Klicks erledigt.

Intransparent

Zeiterfassung mit Excel gilt nicht ohne Grund als intransparent und risikoreich. Es kann immer zu Misstrauen und verbalen Konflikten zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen kommen. Letztlich steht Aussage gegen Aussage. Excel dokumentiert lediglich die nachträglich von Mitarbeiter*innen eingetippten Arbeitszeiten, während eine Zeiterfassungssoftware die tatsächlichen Arbeitszeiten elektronisch erfasst.

Für wen eignet sich die Zeiterfassung mit Excel?

Obwohl die Nachteile quantitativ überwiegen, kann sich die Zeiterfassung in Excel für dein Unternehmen lohnen – etwa, wenn du nur sehr wenige Arbeitnehmer*innen beschäftigst und nur aus rechtlichen Gründen die Zeiten festhalten möchtest. Andernfalls – insbesondere für Excel-unerfahrene Mitarbeiter*innen – raten wir dir, eine Zeiterfassungssoftware einzusetzen. Einige Softwareentwickler*innen bieten ihre Zeiterfassungstools komplett kostenlos an! 

Wie funktioniert die Zeiterfassung mit einer Excel-Vorlage?

Du hast zwei Möglichkeiten, deine Arbeitszeiterfassung mit Excel umzusetzen: Entweder erstellst du deine eigene Vorlage oder du lädst dir einfach unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung herunter.

Option 1: Excel-Vorlage zur Zeiterfassung selbst erstellen

Deine Zeiterfassung sollte ein Tabellenblatt enthalten, in dem du sämtliche Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten erfassen kannst. Je nachdem, welche Excel-Version du verwendest, können die einzelnen Punkte in der folgenden Anweisung minimal von deiner Ansicht in deiner Excel-Version abweichen.

Schritt 1: Lege eine Tabelle an

1. Excel-Tabellenblatt öffnen
2. Kopf beschriften: Zeiterfassung, Mitarbeiter*in, Zeitraum, Soll-Arbeitsstunden pro Tag, Monatsstunden, Urlaubstage, Krankheitstage, letzte Aktualisierung
3. Spalten der Zeile 10 Überschriften geben: Datum, Start, Ende, Pause, Gesamt-Arbeitszeit (hh:mm), Gesamt-Arbeitszeit (Zahl), Abwesenheit und Über- und Minusstunden
4. Datum in Zelle A11 eingeben
5. Zelle A11 rechts unten festhalten und nach unten ziehen

Schritt 2: formatiere Zellen manuell 

Zu Beginn kannst du den Kopf deines Stundenzettels beliebig gestalten. In unserem Beispiel befindet sich hier der Name, der Zeitraum, die Soll-Arbeitsstunden, die Monatsstunden, die Urlaubstage und die letzte Aktualisierung. Diese Zeilen solltest du fixieren, damit sie auch beim Herunterscrollen für die bzw. den Bearbeiter*in sichtbar bleiben.

Zeilen markieren > Reiter „Ansicht“ > Schaltfläche „Fenster fixieren“ > „Fenster fixieren“

Mit der Tastenkombination „STRG + 1“ öffnest du ein Fenster, in dem du die Zellen deiner Excel-Vorlage formatieren kannst. 

Zelle A11 markieren > Tastenkombination „STRG +1“ > Kategorie „Benutzerdefiniert“ > „Datum“ > „OK“

Zudem kannst du die Wochenenden in deiner Liste farbig hervorheben.

Tabellenblatt markieren (Tastenkombination „STRG + A“) > Registerkarte „Start“ > Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ > Reiter „Neue Regel“ > „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ > Text-Eingabefeld bei „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist“: „=WOCHENTAG($A10;2)>=6“ > Reiter „Formatieren“ > Registerkarte „Ausfüllen“ > Farbe für Samstage und Sonntage auswählen > „OK“ > „OK“

Schritt 3: wende Formeln an

Nun kannst du Formeln hinterlegen, damit Excel deine Stundenanzahl (Gesamt-Arbeitszeit) automatisch berechnet. 

„=(C11-B11-D11)“ > „ENTER“

Wenn du die Zelle rechts unten mit deinem Cursor festhältst und nach unten ziehst, überträgt sich die Formel auf die entsprechenden Zellen. 

Damit Excel Über- und Minusstunden berücksichtigt, solltest du das Format deiner Stundenanzahl ändern. In unserem Beispiel ergänzen wir dafür die Spalte „F“. Multipliziere zunächst die Arbeitsstunden mit 24 in F11 und passe anschließend die Formatierung an.

„=F11*24“ > „ENTER“ 

rechte Maustaste in „F11“ > „Zellen formatieren“ > Kategorie „Zahl“ >„OK“
 

Ziehe jetzt ebenfalls die Formatierung für diese Spalte von Zelle „F11“ nach unten.

Du kannst in der Excel-Tabelle Drop-down-Felder verwenden. Das eignet sich beispielsweise für die Auswahl des Abwesenheitsgrundes.

Spalte „E11“ markieren > Reiter „Daten“ > Datentools > Schaltfläche „Datenüberprüfung“ > Reiter „Einstellungen“ > Gültigkeitskriterien „Zulassen“ > Option „Liste“. > Häkchen „Leere Zellen ignorieren“ entfernen > Dialogfeld „Quelle“ > z. B. „U/K;Mobile Office;Externe Schulungen“ > „OK“

Das deutsche Arbeitszeitgesetz sieht bestimmte Grenzen für die maximale Arbeitszeit pro Tag vor. In der Regel entspricht diese acht Stunden (§ 3, ArbZG). In deiner Excel-Tabelle kannst du in der Kopfzeile deine Soll-Stunden eintragen und diese dann mit den eingetragenen Arbeitszeiten vergleichen.

Spalte H11 markieren > Schaltfläche „Zellen formatieren“ > Benutzerdefiniert „[hh]:mm“

Datei > „Optionen“ > „Erweitert“ > „Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe“ > „1904-Datumswerte verwenden“ Häkchen setzen > „OK“

=E11-$D$4
 

Übertrage auch diese Formel wie gewohnt auf alle anderen Zellen der Spalte. Zu guter Letzt kannst du dir die Gesamtanzahl deiner Über- und Minusstunden berechnen lassen.

=SUMME(H11:H41)

Du kannst deine Excel-Tabelle beliebig formatieren, Makros erstellen und ein Logo einfügen. Die einzelnen Tabellenblätter kannst du Monat für Monat kopieren.

Excel-Vorlage für Zeiterfassung kostenlos herunterladen

Du willst lieber direkt loslegen? Dann verliere keine Zeit durch die Erstellung einer Vorlage. Lade dir einfach unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Zeiterfassung herunter! Sie beinhaltet alles, was du brauchst, um deine Arbeitszeiten zu erfassen – nicht mehr und nicht weniger.

Was du bei der Zeiterfassung mit Excel beachten solltest

Die Zeiterfassung mit Excel bietet deinen Mitarbeiter*innen mehr Spielraum als ein Zeiterfassungstool. Deshalb solltest du eine Anleitung erstellen, um sicherzugehen, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden und jede*r Bearbeiter*in ihre bzw. seine Zeiten auf die gleiche Weise dokumentiert. 

Checkliste:

1. Erfasse die tatsächlichen Arbeitszeiten (Beginn, Dauer und Ende, Überstunden und Pausen).
2. Definiere, wer auf welche Art die Daten kontrolliert (z. B. die Anzahl der Überstunden).
3. Behalte deine arbeits- und tarifrechtlichen Arbeitgeberverpflichtungen und Gesetzesänderungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Blick.
4. Beziehe deinen Betriebsrat in die Erstellung deiner Anleitung mit ein (laut § 87 Abs., 1 Nr. 6, Betriebsverfassungsgesetz hat er ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung. Es bezieht sich auf die Umsetzung in der Praxis, nicht auf die Wahl des Systems).
5. Vergewissere dich bei deiner Finanzbehörde, dass sie die Zeiterfassung in Excel als Nachweisdokument anerkennt.

Diese Tools kannst du alternativ für die Zeiterfassung nutzen

Wie du jetzt weißt, ist eine Zeiterfassung mit Excel in den wenigsten Fällen die effektivste und sicherste Wahl. Wenn du dir noch unsicher bist, schau doch in unserem neuen OMR Reviews Softwareguide vorbei. Hier findest du eine große Auswahl an Zeiterfassungstools im direkten Vergleich. Alternativ kannst du direkt zu den sieben besten Apps zur Zeiterfassung springen – das behaupten übrigens nicht wir, das ist das Fazit der OMR Community.

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Fazit: Zeiterfassung mit Excel ist möglich, aber selten empfehlenswert

Falls du nicht nur direkt am Arbeitsplatz deine Zeiten erfassen möchtest, sondern auch die Arbeitszeiterfassung von Remote-, Mobile- und Homeoffice-Mitarbeiter*innen sowie die Projektzeiterfassung, die Produktivitätsmessung und die Datensynchronisation mit deiner Buchhaltungssoftware für dich eine Rolle spielen, wird eine Excel-Vorlage ebenso wie ein Studenzettel nicht mehr ausreichen.

Wir wissen, wie verlockend die scheinbare Einfachheit von Excel sein kann. Doch oft trügt der Schein. Welche Software wirklich einfach und intuitiv ist, findest du nur durch „Learning by Doing“ heraus. Wir empfehlen dir den Selbsttest: Erfasse deine Arbeitszeiten vergleichsweise in Excel und in einer Zeiterfassungssoftware.