Spend Management Tools & Software im Vergleich

Definition Spend-Management-Software: Was ist Ausgabenmanagement und wozu wird es benötigt?

Für Spend-Management-Software gibt es zahlreiche alternative Bezeichnungen, wie Ausgabenmanagement-Software, Tail-Spend-Management-Software, Procurement-Spend-Management-Software oder auch Business-Spend-Management-Software. Für große Unternehmen gibt es zudem spezielle Enterprise-Spend-Management-Softwares. Sie alle beschreiben jedoch ein und dasselbe: Nämlich ein System, mithilfe dessen das Einkaufs- und Beschaffungs-Controlling sowie die Verwaltung weiterer unternehmenswichtiger Ausgaben (Source-to-Pay - S2P) erleichtert werden können. Tatsächlich ist die Ausgabenkontrolle in Unternehmen mit vielen Zulieferern und Spend-Posten überhaupt erst mithilfe einer solchen Software möglich. Sie schafft Transparenz und verbessert die Übersicht des Beschaffungsvolumens. Händler, Preise, Mengen, Intervalle und sämtliche weiteren wichtigen Daten des Spend Managements aller Unternehmensbereiche - gegebenenfalls weltweit – laufen hier zusammen. Durch diese zentrale und ganzheitliche Organisation sind strukturierte Analysen der Ausgaben möglich. Es können schließlich zielgenau Optimierungspotenziale identifiziert und Kosten gespart werden. Die Software lässt alle Spend-Prozesse langfristig monitoren. Folgende Anpassungserfordernisse stellen sich dabei typischerweise heraus:

• Optimierung der Lieferantenbasis
• Ausschreibungen für spezielle Potenzialfelder
• Preisverhandlungen gezielter einleiten
• Konditionen von Rahmenverträgen überdenken
• Anpassung des Betriebskapitals

Wie funktionieren Spend-Management-Softwares?

Wie zuvor beschrieben, lassen sich mithilfe von Spend-Management-Software unterschiedlichste Aspekte rund um den Einkauf und die Beschaffung optimieren. Der Weg dorthin beginnt mit der Digitalisierung typischer Vorgänge in der Verwaltung von Zulieferern, Rechnungen und Zahlungen. All dies wird mithilfe der Spend-Management-Software in einem einfachen, intelligenten Prozess zusammengefasst. Das System ist dabei an alle weiteren für entsprechende Ausgaben wichtige Programme angeschlossen und ermöglicht es so, die Ausgabendaten präzise zu erfassen und zu analysieren. Kernziel ist ein Überblick der gesamten Unternehmensausgaben. Diese breite Einsicht und betreffende Daten bilden eine ideale Basis für höchst effizient durchzuführende Optimierungen auf unterschiedlichsten Ebenen von Einkauf und Beschaffung.

Welche Vor- und Nachteile bieten Spend-Management-Softwares?

Gerade in großen Unternehmen - mit vielleicht hunderten von Ausgabenkategorien und tausenden von Einzelposten – kann das Spend Management überaus schwierig sein. Dabei arbeiten nicht wenige solcher Betriebe noch immer mit manuellen Prozessen und Altsystemen, die viel Zeit und Mühe erfordern und trotzdem nur eine rudimentäre Organisation ermöglichen. Erschwert wird hier nicht nur das Ausgabenmanagement an sich. Auch andere spezifische Probleme gehen mit einer entsprechend oberflächlichen Kontrolle einher, wie beispielsweise eine geringe Transparenz der Ausgaben, eine mangelhafte Einhaltung von Verträgen, höhere Transaktionskosten oder längere Zykluszeiten. Spend-Management-Software kann die Lösung sein. Sie lässt alle zugehörigen Vorgänge zentral betrachten und teils sogar automatisieren. Ein solches softwarebasiertes Ausgabenmanagement bietet eine Reihe strategischer, betrieblicher und finanzieller Vorteile. Nachfolgend die fünf zentralen Gründe, warum Unternehmen den Einsatz einer Ausgabenmanagement-Software unbedingt in Betracht ziehen sollten.

Höhere Prozesseffizienz Ausgabenmanagement-Software trägt dazu bei, den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben im Ausgabenmanagement zu reduzieren. Ein durchgängiges Ausgabenmanagementsystem kann bei der Optimierung aller Source-to-Pay-Prozesse (S2P) unterstützen, zum Beispiel bei der Ausgabenanalyse, der strategischen Beschaffung, dem Vertragsmanagement und dem Management der Lieferantenbeziehungen. So kann sich das Beschaffungsteam unter anderem stärker auf die Umsetzung strategischer Arbeiten konzentrieren.

Höhere Ausgabenkonformität Mit einer Ausgabenmanagement-Software können Ausgaben unter Kontrolle gebracht und sichergestellt werden, dass alle Einkäufe auf der Grundlage gültiger Verträge sowie mit den entsprechenden Genehmigungen getätigt werden. Die Benutzer:innen können Einkäufe über vorab legitimierte Online-Kataloge tätigen, ohne Papierkram oder langwierige Genehmigungsverfahren anstoßen zu müssen. Da sämtliche S2P-Prozesse digitalisiert und automatisiert sind, kann alles leicht nachverfolgt und dokumentiert werden. Dies verhindert vertragswidrige Ausgaben und verbessert die Einhaltung der Ausgabenkriterien.

Verbesserte Ausgabentransparenz Um die richtigen Geschäftsentscheidungen treffen zu können, sind Beschaffungsexperten und -expertinnen auf genaue und zeitnahe Daten zu Ausgaben angewiesen. Spend-Management-Software ermöglicht es, Ausgaben zentral zu erfassen und lässt Verantwortliche auf allen Ebenen des Unternehmens auf die für ihren Bereich wichtigsten Ausgabendaten zugreifen. Das sorgt für mehr Transparenz sowie Verantwortlichkeit bei den Ausgaben und optimiert gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Besseres Risikomanagement Der beste Weg zur Risikominderung besteht darin, Risiken im Voraus zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie eintreten. Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen die Identifizierung von Risiken durch eine detaillierte Analyse von Trends auf dem Beschaffungsmarkt, von Verträgen und Scorecards für die Lieferantenleistung. Mit einer umfassenden Ausgabenmanagement-Plattform können Unternehmen die Leistungen im Vergleich zu den SLAs in den Lieferantenverträgen überwachen. Sie erhalten automatisierte Warnmeldungen in Bezug auf den Beschaffungsmarkt und werden regelmäßig über den Vertragsstatus informiert, um Gefahren zu erkennen und zu begrenzen.

Erhöhte Flexibilität und Mobilität Cloud-Spend-Management-Software ermöglicht es Benutzer:innen, jederzeit, überall und mit fast allen erdenklichen internetfähigen Geräten auf Geschäftsdaten zuzugreifen. Anwender:innen bekommen die Chance, von unterwegs aus oder prompt in einem Meeting benutzerdefinierte Dashboards zu nutzen, Ad-hoc-Berichte abzurufen oder sogar Bestellungen zu genehmigen. Das bedeutet nicht nur eine größere Flexibilität, sondern schließlich auch eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung sowie kürzere Zykluszeiten.

Wie wählt man die passende Spend-Management-Software aus bzw. auf welche Features sollte man achten?

Egal, ob ein wachsendes Startup, ein mittelständisches oder ein etabliertes Unternehmen - die richtige Ausgabenmanagement-Software hilft jedem Betrieb, Zeit und Geld zu sparen. Obwohl die benötigten Tools und Funktionen in der Regel branchenübergreifend recht ähnlich sind, haben verschiedene Unternehmen bei der Suche nach der richtigen Lösung unterschiedliche Prioritäten und Anforderungen.

• Kleine Unternehmen: Neugründungen und kleine Unternehmen benötigen normalerweise ein einfaches System zur Verwaltung ihrer Ausgaben. Zu empfehlen ist hier eine kostenpflichtige Spend-Management-Software, die grundlegende Funktionen, wie Ausgabenverfolgung, Ausgabenanalyse und Belegverfolgung, bietet.
• Mittelständische Unternehmen: Mittelständische Organisationen und wachsende Unternehmen haben höhere Ausgaben, die mit zusätzlichen Lieferanten und Kunden einhergehen. Hier werden oftmals schon komplexere Lösungen benötigt mit Ausgabenkontrolle, Beschaffungsmanagement und Prognosen. Mit diesen Tools lässt sich das künftige Wachstum auf der Grundlage von Daten vorhersagen.
• Große Unternehmen: Große Unternehmen haben oft zahlreiche Abteilungen und damit komplexe Ausgabenprozesse. Solche Firmen profitieren besonders von Systemen, die mehrere Arten von Ausgaben, Einnahmen und Währungen verarbeiten können. Zu achten ist hier auf Funktionen für Genehmigungs-Workflows, Ausgabenkontrolle und Beschaffungsmanagement, um alle Lieferantenbeziehungen sowie den Einkauf effizient zu verwalten.

Typische Funktionen von Spend-Management-Software

• Vertragsmanagement: Mithilfe von Vertragsmanagement-Features verwalten Nutzer:innen die Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Erneuerung von rechtlich bindenden Verträgen. Es können gezielt Punkte verfolgt bzw. optimiert werden, die besondere Kosten verursachen, Verwaltungsautomatisierungen erstellt werden und schließlich die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet werden. Im Vertragsmanagement sind alle Prozesse des Vertragslebenszyklus übersichtlich zu organisieren.
• Ausgabenprognose: Entsprechende Features kombinieren historische Daten mit Vorhersageprozessen und Business Intelligence, um Prognosen zu Beschaffungsausgaben, Preisen und Mengen für die Zukunft anzustellen.
• Ausgabenanalyse: Hier geht es im Wesentlichen darum, vergangene Einkäufe auszuwerten, um zukünftige Einsparungen zu finden. Es lassen sich Ausgaben auf der Grundlage von Kategorien organisieren, Lieferanten klassifizieren und aktuelle Berichte auf der Basis von Echtzeit-Analysen erstellen.
• Zentrale Organisation von der Beschaffung bis zur Bezahlung: Spend-Management-Software ermöglicht die Verwaltung aller Aspekte des Beschaffungsprozesses. Dazu gehören Bestellanforderungen, Einkauf, Wareneingang, Bezahlung und Buchhaltung für erhaltene Waren oder Dienstleistungen. Manche Systeme können den Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung sogar automatisieren. Komplexe manuelle Arbeitsabläufe werden eliminiert und gleichzeitig die Transparenz sowie die Nutzung des Budgets verbessert.

Was kosten Spend-Management-Softwares?

Ausgabenmanagement-Software-Anbieter haben oft Trial-Versionen im Angebot. Das heißt, Nutzer:innen wird das System lediglich über einen bestimmten Zeitraum für einen ersten Test gratis zur Verfügung gestellt. Nach dieser Testzeit fallen im Allgemeinen Kosten an. Normalerweise belaufen sich solche Gratisintervalle auf 14 bis 30 Tage. Die Kosten für Ausgabenmanagement-Software beginnen dann bei ca. zehn bis 20 Euro pro Monat und Benutzer*in. Dies gilt für cloudbasierte Lösungen mit einem Preis auf Abonnementbasis. Die meisten Spend-Management-Softwares werden heute nach diesem Modell angeboten. Es gibt aber auch immer noch On-Premise-Lösungen, also solche Programme, die einmal gekauft und dann vor Ort installiert werden. Der große Vorteil von Cloud Softwares liegt darin, dass sich Betriebe hier um nichts weiter als deren vorteilhafte Nutzung kümmern müssen. Nahezu sämtliche administrativen Aufgaben und das gesamte Hosting sowie Updates oder andere Wartungsarbeiten liegen in den Händen des Providers. Außerdem sind solche Systeme schnell über einen Browser oder eine App auf praktisch jedem internetfähigen Gerät verwendbar. Bei der On-Premise-Software ist die Reichweite deutlich eingeschränkter und es liegen alle Verwaltungsarbeiten beim nutzenden Unternehmen. Dafür bleiben die Finanzdaten allerdings ausschließlich beim Betrieb, wohingegen sie bei einer Cloud-Variante extern gespeichert und organisiert werden. Die Preise schwanken – wie fast immer bei Software - je nach Umfang des Systems. Werden lediglich grundlegende Funktionen, wie Ausgabenverfolgung, Ausgabenanalyse und Belegverfolgung, benötigt, müssen Betriebe sehr viel weniger kalkulieren als bei einer Lösung mit komplexen KI-gestützten Forecasting Features. Ausgabenmanagement-Software mit großem Funktionsumfang kann schnell 50 Euro im Monat und noch mehr kosten.