Effiziente Meetings: Zeit sparen, Ziele schneller erreichen

Meetings sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie sind aber nicht immer effizient und zielführend, was zu frustrierten und genervten Teilnehmer*innen führt. In diesem Artikel werden wir einen Blick auf die Bedeutung von Meetings werfen und uns mit den verschiedenen Arten von Meetings beschäftigen. Wir werden auch auf die Herausforderungen eingehen, die bei Meetings auftreten können, und warum es so wichtig ist, Meetings effektiv zu gestalten. 

Wozu werden Meetings benötigt?

Meetings sind in der Arbeitswelt aus vielen Gründen unverzichtbar und erfüllen mehrere wichtige Funktionen.

Hier sind einige der Hauptgründe, warum Meetings notwendig sind:

• Informationsaustausch: Sie dienen dem Austausch und der Weitergabe wichtiger Informationen.
• Ideenentwicklung: Meetings ermöglichen kreatives Brainstorming, um Ideen für zukünftige Projekte zu entwickeln und Innovation zu fördern.
• Problemlösung: In Meetings können Teams gemeinsam Herausforderungen diskutieren und Lösungen finden.
• Entscheidungsfindung: Meetings werden vor allem von Führungskräften genutzt, um wichtige Entscheidungen zu treffen, sei es in Bezug auf Geschäftsstrategien oder neue Projekte.
• Zusammenarbeit: Meetings verbessern die Kommunikation und fördern die Zusammenarbeit. Meetings werden von den Mitarbeiter*innen genutzt, um sich mit ihrem Team auszutauschen und Projekte erfolgreich voranzutreiben. Team-Work als Remote-Team kann auch sehr erfolgreich funktionieren.

Welche Arten von Meetings gibt es?

Meetings können auf verschiedene Weise kategorisiert werden. Manchmal fallen sie in mehrere Kategorien gleichzeitig.

Hier eine mögliche Einteilung:

Formelle Meetings

Formelle Meetings sind strukturierte Besprechungen mit klaren Protokollen und einer vorher festgelegten Tagesordnung.

Ein Beispiel für ein formelles Meeting ist eine Vorstandssitzung, bei der wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Ein weiteres Beispiel ist eine Jahresversammlung, auf der die Gesellschafter*innen über die Leistung des Unternehmens informiert werden. 

Informelle Meetings

Informelle Meetings sind weniger strukturiert als formelle Versammlungen. Diese Art von Meeting kann spontan stattfinden und schafft Raum für lockerere Diskussionen.

Ein Beispiel für ein informelles Meeting wäre eine Kaffeepause mit Kollegen und Kolleginnen, bei der Ideen und Gedanken informell ausgetauscht werden. Ein weiteres Beispiel ist ein informelles Brainstorming zwischen Teammitgliedern, das ohne vorherige Planung stattfindet.

Interne Meetings

Interne Meetings finden innerhalb einer Organisation statt und dienen der internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie sind dazu gedacht, Teammitglieder oder Abteilungen auf dem Laufenden zu halten und Probleme zu lösen.

Ein typisches Beispiel für eine interne Besprechung ist eine Abteilungsbesprechung, bei der Teammitglieder aktuelle Projekte, Herausforderungen und Fortschritte diskutieren. Teammeetings, bei denen Teammitglieder gemeinsam an Projekten arbeiten und sich über Aufgaben austauschen, sind ebenfalls eine Form der internen Meetings.

Externe Meetings

Externe Meetings finden mit Personen oder Organisationen außerhalb des eigenen Unternehmens statt. Diese Art von Meeting findet häufig mit Kundinnen und Kunden, Partner*innen oder externen Dienstleister*innen statt.

Ein typisches Beispiel für ein externes Meeting ist ein Kundengespräch, bei dem Vertreter*innen des Unternehmens über Produkte oder Dienstleistungen sprechen. Verhandlungen mit Lieferant*innen oder Vertragspartner*innen sind ein weiteres Beispiel für externe Besprechungen. Die Pflege und der Ausbau von Geschäftsbeziehungen sind häufig das Ziel solcher Meetings.

Online-Meetings

Online-Meetings sind virtuelle Meetings, die mithilfe von kostenlosen Videokonferenz-Tools abgehalten werden.

Ein Beispiel für ein Online-Meeting ist ein Zoom-Meeting, bei dem Teammitglieder aus verschiedenen Teilen der Welt zusammenkommen, um gemeinsam zu arbeiten und Ideen auszutauschen. Virtuelle Konferenzen, bei denen Expertinnen und Experten aus verschiedenen Branchen an Diskussionen und Präsentationen teilnehmen, sind ein weiteres Beispiel für Online-Meetings.

Welche Herausforderungen können bei Meetings entstehen?

Meetings können viele Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die bei Meetings auftreten können:

1. Dauer des Meetings: Lange Meetings stellen die Aufmerksamkeit und Produktivität der Teilnehmenden auf die Probe. Beim mobilen Arbeiten können lange Besprechungen leicht zu Ablenkungen führen, da sich die Teilnehmenden anderen Aufgaben widmen und die eigentliche Besprechung vernachlässigen. Deswegen sollte die Dauer von Meetings auf ca. 45 Minuten bis maximal 60 Minuten begrenzt werden. Das kann durch klare Tagesordnungen und Zeitfenster für einzelne Themen erreicht werden.
2. Mangelnde Vorbereitung: Wenn die Teilnehmenden nicht vorbereitet sind oder den Zweck eines Meetings nicht verstehen, kann das die Effektivität des Meetings beeinträchtigen. Eine gute Vorbereitung, wie z. B. das Versenden einer Tagesordnung vor dem Meeting, kann die Teilnehmer auf das Thema einstimmen und ihre Beteiligung erhöhen.
3. Technische Probleme: Durch technische Probleme wie schlecht eingestellte Kameras oder langsame Internetverbindungen können Meetings frustrierend und zeitraubend werden. Vor dem Meeting sollte sichergestellt werden, dass die technische Einrichtung einwandfrei funktioniert, um Störungen zu minimieren.
4. Zu viele Themen: Überladene Meetings können dazu führen, dass wichtige Themen nicht ausreichend besprochen werden. Schwerpunkte sollten klar definiert und auf das Wesentliche beschränkt werden. Bei umfangreichen Themen können mehrere kürzere Meetings sinnvoller sein.
5. Schlechtes Thema: Zu viele Meetings können die Arbeitsproduktivität beeinträchtigen, insbesondere wenn dadurch die Zeit für konzentriertes Arbeiten verloren geht. Meetings sollten daher auf Themen beschränkt werden, die komplexer sind und nicht effektiv per E-Mail oder Chat besprochen werden können.
6. Mangelnde Beteiligung der Teilnehmenden: Wenn Mitarbeiter*innen nicht aktiv teilnehmen, sind die Besprechungen ineffizient und langweilig. Es ist die Aufgabe der moderierenden Person, das zu verhindern.
7. Themenfremde Gespräche: Gespräche oder Diskussionen, die nicht zum Hauptthema gehören, können Meetings in die Länge ziehen und die Aufmerksamkeit von den relevanten Themen ablenken. Es ist wichtig, solche Gespräche zu begrenzen und die Diskussion auf das Hauptthema zu lenken.
8. Verzögerungen bei Beginn und Ende der Meetings: Ein Meeting verspätet zu beginnen oder zu beenden, kann den Zeitplan durcheinanderbringen und die Effizienz beeinträchtigen. Um die Zeit der Teilnehmenden zu respektieren, sollten Meetings immer pünktlich begonnen und eher früher als später beendet werden.
9. Mangelnde Kommunikation zwischen den Beteiligten: Unterschiedliche Kommunikationsstile und Missverständnisse zwischen den Teilnehmenden können die Effizienz eines Meetings negativ beeinflussen. Es ist wichtig, eine klare Kommunikationskultur und klare Erwartungen zu schaffen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
10. Fehlende Verantwortlichkeit: In den Meetings sollten klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Themen umgesetzt werden. Das steigert die Produktivität und stellt sicher, dass keine Aufgaben unter den Tisch fallen.

Warum sollten Meetings effizient gestaltet werden?

• Zeitersparnis: Effiziente Meetings sind kürzer und fokussierter, was Zeit spart und es den Beteiligten ermöglicht, ihre Arbeit effizienter zu erledigen.
• Kostenreduzierung: Kürzere und produktivere Meetings reduzieren die Kosten für das Unternehmen, da weniger Ressourcen benötigt werden.
• Produktivitätssteigerung: Effiziente Meetings sorgen dafür, dass die Teilnehmenden konzentriert und aktiv sind, was die Produktivität steigert.
• Bessere Entscheidungsfindung: Effiziente Meetings führen zu klareren Diskussionen und schnelleren Entscheidungsprozessen, was die Umsetzung von Maßnahmen zusätzlich beschleunigt.
• Ermüdungserscheinungen reduzieren: Zu viele ineffiziente Meetings können zu Müdigkeit und Unzufriedenheit bei den Teilnehmenden führen. Effiziente Meetings sind energiesparender und führen zu weniger Meeting-Fatigue.
• Steigerung der Zufriedenheit: Effiziente Meetings führen zu einer positiveren Erfahrung für die Teilnehmenden, da sie zielführender und wertschätzender sind.

7 Tipps für effizientere Meetings

1. Nur relevante Personen einladen: Um sicherzustellen, dass die Meetings effektiv sind, sollten nur Personen eingeladen werden, die ein echtes Interesse am Thema haben und aktiv zur Diskussion beitragen können.
2. Klare Tagesordnung im Voraus aufstellen: Plane das Treffen im Voraus und stelle eine klare Tagesordnung auf. Die Agenda sollte die Hauptpunkte der Besprechung, die Ziele des Treffens und die erwarteten Ergebnisse enthalten. Teile die Agenda den Teilnehmenden rechtzeitig mit, damit sie sich vorbereiten können.
3. Halte dich an den Zeitplan: Um die Zeit der Beteiligten zu respektieren, halte dich strikt an den Zeitplan. Plane die Tagesordnung so, dass du die Hauptpunkte im vorgegebenen Zeitrahmen abdecken kannst. Das fördert das Engagement und die Effizienz.
4. Bleib beim Thema: Stelle sicher, dass das Meeting bei der vorher festgelegten Tagesordnung bleibt. Vermeide Ablenkungen und außerplanmäßige Diskussionen, die das Meeting in die Länge ziehen könnten.
5. Definiere klare Aufgaben: Jedes Meeting sollte mit klaren Aufgaben enden. Verteile Aufgaben und benenne Verantwortliche, um sicherzustellen, dass die besprochenen Punkte umgesetzt werden. Lege klare Schritte, Fristen und Ziele fest.
6. Bewerte die Effektivität des Meetings: Nach jedem Meeting ist es hilfreich, die Effektivität zu bewerten. Überlege, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Auf diese Weise ist es möglich, bei zukünftigen Treffen eine stetige Verbesserung zu erzielen.
7. Schicke eine Follow-up-E-Mail mit dem Protokoll des Meetings: Versende eine Follow-up-E-Mail an die Beteiligten, in der die Ergebnisse, Diskussionen und Beschlüsse des Meetings festgehalten werden. Ein hilfreiches Tool könnte hier Bliro sein, das Meetings transkribieren und zusammenzufassen kann.

Mehr Tipps? In diesem Artikel findest du 7 Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Meeting.

Online oder in Präsenz – was gibt es zu beachten?

1. Effizienz hängt von der Teamgröße ab: Online-Meetings sind effizienter für kleine Teams von zwei bis vier Personen, da sie Reisekosten sparen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten erleichtern. Für größere Gruppen von 10 oder mehr Personen sind Präsenztreffen aufgrund der Herausforderungen der Online-Kommunikation effizienter. Verbally ist ein kostenloses Tool, mit dem die Qualität und Effizienz von Online-Meetings verbessert werden kann.
2. Technische Voraussetzungen: Für Online-Meetings ist eine zuverlässige Internetverbindung unerlässlich. Die Teilnehmenden müssen außerdem in der Lage sein, mit den erforderlichen Tools umzugehen. 
3. Kommunikation: Präsenzveranstaltungen ermöglichen eine ausführlichere und vielschichtigere Kommunikation durch nonverbale Signale wie Mimik und Gestik. In Online-Meetings müssen sich die Teilnehmenden auf eine klare und gut strukturierte Kommunikation konzentrieren, da nonverbale Signale weniger genutzt werden können. Hier findest du Tools, mit denen du die Kommunikation in deinem Team optimieren kannst.
4. Art der Besprechung: Die Art der Besprechung (beziehungsorientiert oder aufgabenorientiert) beeinflusst die Wahl zwischen Online- und Präsenztreffen. Beziehungsorientierte Besprechungen sind oft effizienter in Form von persönlichen Treffen, während aufgabenorientierte Meetings in der Regel online abgehalten werden können.
5. Moderation und Leitung: Bei Online-Meetings muss der oder die Moderierende sicherstellen, dass die Technologie einwandfrei funktioniert und die Teilnehmenden aktiv eingebunden sind. Bei Präsenztreffen kann bspw. direkter Blickkontakt hergestellt und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden leichter gelenkt werden.

Welche Tools können für Meetings genutzt werden?

Microsoft Outlook

Calendly

Google Kalender

Verbally

Bliro

Zeeg

Hirebook

Weiter Meeting-Tools findest du auf OMR Reviews unter der Kategorie Meeting-Management.

Fazit

Effiziente Meetings erfordern eine gute Vorbereitung und aktive Teilnahme. Durch die Optimierung und Einführung von Meeting-Richtlinien können Zeitverluste reduziert und produktive Meetings ermöglicht werden. Das fördert eine bessere Meeting-Kultur und trägt zur Gesamtproduktivität bei.