Abacus Umantis

Umantis macht das ganze HR viel einfacher und effizienter. Keine langweiligen Papierkram-Stapel mehr oder endlose E-Mails, die im Nirgendwo verschwinden. Stattdessen habe ich alle Infos und Prozesse an einem Ort, einfach zugänglich und übersichtlich. Was mir besonders gefällt, ist die Möglichkeit, die Mitarbeiterleistung genau zu tracken. Mit den übersichtlichen Dashboards kann ich ganz easy sehen, wer gerade was macht und wie wir als Team performen. Das hilft nicht nur mir, sondern motiviert auch das gesamte Team, weil jeder weiß, dass seine Leistung anerkannt wird. Ich nutze Umantis auch für meine eigenen Ziele. Die Self-Service-Funktionen sind auch echt praktisch. Urlaubsanträge und Weiterbildungen, alles geht ruckzuck und ohne Stress.

Gelegentlich ziehen sich die Ladezeiten etwas in die Länge und die Dokumentenschnellansicht funktioniert nicht immer reibungslos. Der Support könnte etwas schneller reagieren und es wäre definitiv von Vorteil, einen festen Ansprechpartner als Kundenbetreuer zu haben. Manchmal erfordert auch die Bedienung noch ein wenig Einarbeitung, da sie nicht immer ganz intuitiv ist.

Die Funktion für Mitarbeiterentwicklung ist auch der Hammer. Es gibt klare Ziele und Schritte, wie man sich weiterentwickeln kann. Das hat nicht nur meinem Job eine klare Richtung gegeben, sondern auch meinen Kollegen geholfen, ihre eigenen Ziele zu stecken und zu erreichen. Die Kommunikation im Team ist viel besser geworden. Keine Missverständnisse mehr, weil alles transparent und nachvollziehbar ist. Meetings sind produktiver, weil wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.

Neben den einfachen Prozessen besteht sehr viel Möglichkeit die Lösung an individuellen Wünschen anzupassen. Es ist eine Lösung für verschiedene Rollen, wie z. B. Mitarbeiter, Führungskraft oder Admin. Diese müssen sich nicht in verschiedenen Systemen anmelden sondern können aus einer Anwendung raus das entsprechende Profil aufrufen.

Einzelne Einstellungen sind übergreifend für alle Veranstaltungen, hier wäre es oft hilfreich "Ausnahmen" zu definieren, die den Anmeldeprozess bei Veranstaltungen vereinfachen.

Manuelle Pflege von Weiterbildungen und deren Nachverfolgung; die Lösung hat unseren Weiterbildungsprozess digitalisiert. Dies hilft uns unsere Kapazität besser einzuteilen.

Unser Recruitingprozess lässt sich nun abteilungsübergreifend in einem Tool abbilden. Kollaborativ können wir Bewerber bewerten und nächste Schritte im Prozess abstimmen. Das DSGVO-problematische Verschicken von Bewerbermappen per E-Mail hat damit zum Glück auch ein Ende.

Teilweise ist die Bedienung noch nicht ganz intuitiv. Man hat den Eindruck als würde an manchen Stellen eher ein analoger Prozess digital abgebildet, als dass ein Prozess aus einer digitalen Perspektive heraus aufgesetzt worden wäre. Die Navigation zwischen verschiedenen zu besetzenden Stellen ist teilweise etwas kompliziert.

Dank der Workflowlösung haben wir alle Recruiting-Unterlagen an einem Ort und gleichzeitig im Zugriff für alle Bearbeiter. Die Daten werden DSGVO-konform gespeichert. Die Bewerber wissen schneller, wo sie gerade im Verfahren stehen.

Team close to business realities, ability to be self-sufficient in configuration, cloud solution which doesn't require in-house operation

Capabilities lag far behind market, complexity of the tool configuration, user interface, reporting capabilities impossible to use, no integration between modules.

Digital instead of paper. Recruitment, Performance management

Einstellung durch individuelle Konfiguration, Design durch Firmen CI anpassbar, Einstellung von Automatismen, Dokumentenschnellansicht.

Bewerberpools (keine direkten Bewerbervorschläge auf neue Stellen), Verteilung der Rollen sowie die händische Bearbeitung von E-Mail Benachrichtigungen.

Professionalisierung von Stellenausschreibungen - kann nur durch das zentrale Recruiting online geschalten werden.

Einfache Bedingung, super Service, schnelle Rückmeldung, schönes Design, man geht auf Kundenwünsche ein und gibt Erfahrungswerte weiter.

Manche Prozessketten (Workflows) lassen sich leider nicht ändern. Sonst ist jetzt nichts gefunden.

Zeitgemäßes Bewerbermanagement, datenschutzkonform

Abacus Umantis bietet eine benutzerfreundliche und übersichtliche Oberfläche, die sowohl für Bewerber:innen als auch für Personalverantwortliche intuitiv zu bedienen ist. Besonders positiv fällt auf, dass der gesamte Bewerbungsprozess digitalisiert und transparent gestaltet ist, was eine schnelle und reibungslose Kommunikation ermöglicht. Zudem sind die Funktionen zur Verwaltung von Bewerbungen sehr gut organisiert, sodass alle Informationen auf einen Blick zugänglich sind, ohne dass man sich durch mehrere Menüs klicken muss.

Obwohl die Plattform insgesamt benutzerfreundlich ist, könnte die Suchfunktion bei der Verwaltung von Bewerbungen noch verbessert werden, da sie manchmal nicht alle relevanten Ergebnisse sofort anzeigt. Auch die Integration mit anderen Systemen könnte optimiert werden, da der Austausch von Daten mit anderen HR-Tools manchmal umständlich ist. Die wichtigste Weiterentwicklung aus meiner Sicht ist die fehlende Möglichkeit intern zu kommunizieren - zu einer Stelle und/oder einer Bewerbung. Das ist ein großes Manko.

Der integrierte Besetzungsantrag inklusive Genehmigungsprozess erleichtert die Abstimmung mit Führungskräften erheblich und sorgt für klare, nachvollziehbare Freigabeschritte. Dadurch entfallen manuelle Rückfragen und langwierige Abstimmungswege, was den gesamten Prozess deutlich beschleunigt. Auch bei der Bewerberauswahl unterstützt das System effizient, indem es relevante Informationen gebündelt darstellt und eine strukturierte Vergleichbarkeit schafft.

Umantis Bewerbermanagement bietet uns all das, was wir brauchen, um unsere Bewerbungen effizient zu managen. Uns gefällt v.a. auch die Option, dass wir ohne Multiposter auskommen können. Zudem ist Umantis im Handling recht einfach. Eigentlich würden wir gerne bei der Software bleiben.

Aktuell ist es für uns absolut unklar, per wann eine Schnittstelle in Abacus besteht und wir eine vollintegrierte Lösung haben. Die Informationen von Seiten Vertriebspartner Umantis, Umantis Abacus und Abacus decken sich nicht, was für uns die Entscheide "wie weiter" erschweren.

Das Managen der Kandidatinnen und Kandidaten

Das übersichtliche und konfigurierbare Dashboard. Sehr hilfreich sind die Vorlagenmails und die Stapelabwicklung z.B. Absage-Mails etc.

Der Admin-Bereich ist überhaupt nicht intuitiv gestaltet. Auf den Stellen gibt es Tabs mit Kategorien und dann noch Unterkategorien. Das ist keine übersichtliche Lösung. Sehr störend ist auch, dass ich die Bilder, die ich fürs XML Richtung Firmen-Stellenportal schicke, nicht sehen kann. Ein Fehler ist ausserdem, dass Vorgesetzte, die Dossiers von Stellen erhalten, die nicht in ihrem Verantwortungsbereich liegen, diese nicht in ihrem Dashboard sehen. Etc.

Datenschutz kann sichergestellt werden. Es kann kein Dossier/keine Bewerbung vergessen werden. Die ganze Kommunikation ist dokumentiert. Zeitersparnis durch Stapelabwicklung (Absagen, Geduldsmails etc.)

- Einfach Handhabung, - individuelle Filtermöglichkeiten, - Multipostingoption, - vielfältige Schnittstellenanbindung, - Rollenvergabe, - Dashboard

- sehr schachtelig aufgebaut, - teils deutlich zu viele Klicks, um zum Ziel zu gelangen, - Auswertungen funktionieren nicht oder nur eingeschränkt, - CV-Parsing per Email nicht möglich

Bewerbermanagement, inkl. Kommunikation über Emailvorlagen, Veröffentlichung von Stellenanzeigen

Design

Änderungswünsche sind meistens nicht umzusetzen, wenn dann mit Extra-Programmieraufwand und teuer. Für vieles nutzen wir "Work-arounds", die das Handling nicht erleichtern (z.B. Schnittstelle Linked-In) Man wird im Support von einer Person zur nächsten weitergereicht, ohne Hilfe zu bekommen. Themenfelder wie What'sApp für Recruiting sind nicht im Portfolio, muss extra bezahlt werden.

Bewerbungsmanagement

Uns gefällt an Umantis die Übersichtlichkeit und die Möglichkeit, selbständig viele verschiedene Anpassungen vorzunehmen. Sowohl im Team HR, als auch die Vorgesetzten die mit dem Bewerbermanagementsystem arbeiten sprechen immer wieder von einem einfachen und übersichtlichen System.

Eigentlich gefällt uns alles. Allerdings wäre es schön gewesen, wenn noch ein paar mehr Auswertungsmöglichkeiten ohne zusätzliche Kosten möglich gewesen wären.

Früher haben wir unsere Bewerberübersicht in einer Excel-Tabelle geführt. Hier kam es immer wieder zu Unstimmigkeiten, Abhandenkommen von Bewerbungen usw. Seit wir mit dem Bewerbermanagementsystem arbeiten haben wir jederzeit einen Überblick über alle Stellen & offenen Bewerbungen.

Super einfache "Fach-Administration" auch ohne tiefes IT-Wissen, sobald das Grundgerüst steht. So hat man auch selbst als Kunde (HR Mitarbeitende) jederzeit die Möglichkeit Inhalte anzupassen. Funktionen, Felder, Auswahllisten, Namen, Ansichten,... es sind hier nur wenige Grenzen gesetzt.

In einer Zeit in der sehr viele Anstellungsverhältnisse über Head Hunter, Personalberater und ähnliche Dienstleister zustande kommt, ist das Handling mit diesen im System leider immer noch sehr stark verbesserungswürdig.

Abwicklung des gesamten Bewerbermanagements, sogar von der internen Genehmigung, über die Ausschreibungen, Terminkoordination und Kommunikation mit Bewerbenden. Es ist einfach, unkompliziert und übersichtlich und für neue Kolleginnen und Kollegen (HR Mitarbeitende wie Führungskräfte) einfach zu erlernen und quasi sofort zu nutzen.

Das Bewerbermanagementsystem bietet umfangreiche Funktionen, welche sich (teilweise) auch customizen lassen. Die Nutzung als Anwender ist sehr selbsterklärend und intuitiv und theoretisch auch ohne Schulung möglich. Mit dem Support habe ich bisher ebenfalls nur gute Erfahrungen gemacht. Es gibt immer wieder Updates bzw. neue Funktionen, über die in Webinaren informiert wird.

Die Nutzung des Talentpools für potenzielle Bewerbende ist in der Umsetzung etwas umständlich.

Digitalisierung von Auswahlprozessen, dadurch große Zeitersparnis und Datenschutzkonformität.

Lösung ist in vielen Punkten anpassbar. Kleinigkeiten können durch Key User angepasst werden. Die Lösung ist eher niedrigpreisig.

Neuerungen sind häufig nur kostenpflichtig erhältlich. Bis auf kleinere Änderungen/Anpassungen muss alles kostenpflichtig angepasst werden. Versteckte Kosten durch kostenpflichtige Optionen in dem Tool selbst (z.B. Suchmaske im Dashboard). Support unterirdisch, keinen persönlichen Ansprechpartner mehr, Reaktionszeiten bei Anfragen über den allgemeinen Support sind inakzeptabel.

Bewerbermanagement, weitere Tools wurden bewusst nicht angeschafft, da das Bewerbermanagement nicht zweitgemäß und der Support nicht zufriedenstellend ist.