Was ist Digital-Asset-Management? Alle Vorteile im Überblick

1. Was sind „digitale Assets“?
2. Was ist Digital-Asset-Management? 
3. Wozu brauchst du Digital-Asset-Management?
4. Wer nutzt Digital-Asset-Management?
5. Vorteile von Digital-Asset-Management-Software?
6. Anwendungsbeispiele von Digital-Asset-Management-Systemen
7. Diese Digital-Asset-Management-Tools eignen sich besonders gut
8. Fazit

Wir werden im Jahr 2028 fast 400 Billionen GB Daten generieren. Die Datenmenge wächst rasant, was es zunehmend schwieriger macht, E-Mails, Dokumente und andere Dateien effizient zu verwalten und wiederzufinden. 

Geschätzte Marktentwicklung von digitalen Assets in Europa und Deutschland

Die Folge: Viele Assets bleiben in Unternehmen ungeordnet und liegen dezentral auf verschiedenen Netzwerken. Dadurch geht viel Zeit für das Suchen und Recherchieren nach Dateien verloren. Im schlimmsten Fall müssen sie neu erstellt werden. Laut einer Atlassian-Studie („The State of Teams 2024“) gehen weltweit jährlich 25 Milliarden Arbeitsstunden durch ineffiziente Teamarbeit verloren, unter anderem durch Probleme beim Informationsaustausch und Datenmanagement.

Eine gute Organisation digitaler Assets spart Ressourcen und kann einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Was sind „digitale Assets“?

Digitale Assets sind nicht-physische Vermögenswerte, die auf Festplatten oder Servern gespeichert werden. Sie sind werthaltige Dateien mit Dateiendungen wie .doc, .jpg oder .pdf und können unterschiedliche Zwecke erfüllen. Zu den häufigsten Kategorien gehören Textdokumente, Bilder, Videos, Audiodateien, Tabellen, Präsentationen und Systemdateien.

Neben den klassischen digitalen Dateien gibt es auch digitale Finanz-Assets, z. B. Kryptowährungen und tokenisierte Wertpapiere. Sie existieren als digitale Darstellungen von Vermögenswerten auf Blockchains.

Was ist Digital-Asset-Management? 

Oft speichert jede Abteilung Dateien in eigenen, für andere unzugänglichen Ordnern. Oder die Dateien liegen in unzugänglichen E-Mail-Postfächern, auf die du keinen Zugriff hast. In diesen Fällen hilft ein Digital-Asset-Management (DAM).

DAM übernimmt die automatisierte und zentrale Organisation, Speicherung und Bereitstellung digitaler Inhalte. Es handelt sich um eine spezielle Form des Content-Managements und lässt sich mit einer interaktiven Bibliothek multimedialer Inhalte vergleichen, die eine strukturierte Katalogisierung und Bereitstellung aller relevanten Assets ermöglicht. Im Unterschied zu Content-Management-Systemen, die vor allem zum Verfassen, Publizieren und Optimieren digitaler Inhalte dienen und dabei auf Assets zugreifen, verfolgt ein DAM-System andere Ziele, wie im folgenden Abschnitt erläutert wird.

Frontend der DAM-Software von Bynder

Wozu brauchst du Digital-Asset-Management?

Ein Ziel von DAM ist, wichtige Dateien wie Logos, Verkaufspräsentationen, Produktbilder oder -Videos für jeden berechtigten Stakeholder (interne Mitarbeiter und externe Dienstleister) schnell auffindbar und zugänglich zu machen. Denn nur, wenn ein Asset auffindbar ist, hat es einen Wert für dein Team und deine Organisation.

Ein weiteres Ziel ist die Vermeidung von Duplikaten durch die automatische oder manuelle Generierung und Veränderung von einzigartigen Binär-Informationen und Eigenschaften mittels Meta-Daten. Das können autorenbezogene Angaben wie der Name des Fotografen, Artikelnummern des abgebildeten Produkts oder regionale Beschreibungen sein.

Ein DAM-System kannst du auch dafür einsetzen, deine Dateien mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) automatisch miteinander zu kombinieren, zu archivieren und zu versionieren. Dieses Packaging erleichtert dir die Suche und den Vergleich nach und mit ähnlichen Assets. Außerdem übernimmt KI Aufgaben wie Verschlagwortung, Metadaten-Generierung, Dublettenerkennung und semantische Suche und verbessert die Auffindbarkeit, Effizienz und Personalisierung. Dadurch reduziert sich für dich der manuelle Aufwand und unterstützt dich bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Wer nutzt Digital-Asset-Management?

DAM-Systeme sind für alle Organisationen und Unternehmen interessant, die ein hohes Aufkommen von werthaltigen Dateien haben. Besonders relevant wird Digital Asset Management, wenn du deine Wertschöpfung hauptsächlich mit digitalen Inhalten betreibst. Eine effiziente und professionelle Organisation der Assets kann in diesen Fällen sogar einen Wettbewerbsvorteil schaffen, egal ob du eine innovative Ein-Mann-Agentur bist oder in einem mittelständischen Unternehmen oder einem global agierenden Großkonzern beschäftigt bist. 

Großunternehmen profitieren mit DAM, weil sich unterschiedlichste Abteilungen sowie externe Partner und Dienstleister in einer zentralen Bibliothek bedienen. Aufgrund der strengen Sicherheitsstandards und Konzernrichtlinien wie Corporate Designs sind DAM-Systeme in vielen Konzernen inzwischen Standard. Sie gewährleisten ein konsistentes Markenerlebnis nach außen, auch wenn Tausende Mitarbeiter:innen täglich mit den Assets arbeiten.

In kleinen Unternehmen wie Start-Ups müssen Ideen oft schnell validiert und umgesetzt werden. Ein zentralisiertes Datei-Management ermöglicht einen reibungslosen Workflow durch sicheres und zugleich kollaboratives Arbeiten, ohne dass du dich mit lästigen Recherchen oder Freigabe-Prozessen aufhalten müsst.

Vorteile von Digital-Asset-Management-Software?

Unzählige Datei-Versionen und Duplikate mit Namen wie PraesentationFertigkorrFinalFinal.pptx gehören mithilfe einer DAM-Software durch die zentrale Ablage und eindeutige Meta-Beschreibung der Vergangenheit an. Darüber hinaus spart sich deine Organisation teure Server-Kapazitäten oder kostspielige Mehrfachkäufe.

Durch die Automatisierung von Arbeits- und Organisationsabläufen wie Freigabe-Workflows oder Wasserzeichen-Einbindungen steigert sich nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kreativität in deinem Team. Denn wenn du dich weniger mit stupiden Verwaltungsaufgaben beschäftigen musst, bleibt mehr Freiraum für kreatives Arbeiten und Konzentration für wesentliche Aufgaben.

Die sieben wichtigsten Vorteile einer DAM-Software sind:

• Einsparung von Speicherplatz und Arbeitszeit durch Vermeidung von redundanten Dateien und weniger Zeit für die Suche nach aktuellen Versionen durch eine zentrale Ablage
• Schnellere Auffindbarkeit von „verwandten“ Assets, unabhängig vom Dateityp, durch die intelligente Verschlagwortung, Kombinierung, Archivierung und Versionierung von Dateien
• Gewährleistung von Datensicherheit, Markenrichtlinien und Urheberrechten durch die kontrollierte Verwaltung von Zugriffs- und Nutzungsrechten 
• Steigerung von Kreativität und Motivation im Team durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und kollaborative Nutzung einzelner Dateien von überall aus.
• Ermittlung von unbrauchbaren oder nicht mehr notwendigen Dateien durch Gebrauchsanalysen
• Geringer Installationsaufwand und sofortige Einsatzbereitschaft, da viele DAM-Systeme durch Schnittstellen (APIs) in vorhandene Content-Systeme integriert werden können.

Das folgende Video von Canto fasst die wichtigsten Anwendungsfälle und Vorteile von Digital-Asset-Management zusammen: 7 Benefits of Digital Asset Management

Anwendungsbeispiele von Digital-Asset-Management-Systemen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, ein DAM-Tool in deiner Organisation zu implementieren:

1. Cloudbasierte SaaS-Lösungen

Cloud-DAM-Systeme werden vom Anbieter gehostet und sind flexibel, skalierbar und schnell einsatzbereit. Wartung, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter, individuelle Anpassungen sind jedoch begrenzt. Es fallen regelmäßige Lizenzgebühren an.

2. On-Premise-Lösungen

On-Premise-DAM wird auf den eigenen Servern betrieben und bietet volle Kontrolle über Daten und Anpassungen. Die Installation ist aufwändiger und kostenintensiver, Wartung und Updates liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Skalierung ist nur eingeschränkt möglich.

Diese Grafik von Bynder verdeutlicht die wesentlichen Vorteile der beiden Lösungen:

On-Prem vs. SaaS, Darstellung von Bynder

Wenn du dich nicht entscheiden kannst, gibt es auch Lösungen, die beide Ansätze miteinander kombinieren. Um dir die Vorteile noch deutlicher zu machen, findest du nachfolgend ein paar reale Best-Practices: 

• Mittelständische Kreativagentur: Eine Agentur nutzt DAM für eine zentrale Mediathek, um Medienproduktionen und wichtige Assets wie Logos und Produktbeschreibungen effizient auszutauschen und zu verwalten. 

• Verein der Fußball-Bundesliga: Mit DAM werden tausende Bilder pro Spiel automatisch Spielern und Szenen zugeordnet; Presse erhält gezielte, zeitlich begrenzte Freigaben und die Nutzung wird nachvollziehbar abgerechnet. 

• Großkonzern aus dem Energie-Sektor: Ein Konzern verwaltet mit DAM täglich große Mengen an Medien zentral, hält den Asset-Pool aktuell und sorgt für konsistente Markenkommunikation über alle Kanäle hinweg. 

Diese Digital-Asset-Management-Tools eignen sich besonders gut

Du bist überzeugt und möchtest Digital-Asset-Management in deiner Organisation testen? Die meisten DAM-Tools bieten dir einen kostenlosen Testzeitraum an. Welche Anbieter es gibt und wie sie von Kund:innen bewertet werden, erfährst du zum Beispiel auf unserer Plattform OMR-Reviews. Nachfolgend stellen wir dir ein paar cloudbasierte Tools und ihre Anbieter vor, die wir empfehlen:

1. 4ALLPORTAL

4ALLPORTAL verwaltet und verteilt Produktdaten, Medien und Dokumente automatisiert über verschiedene Vertriebskanäle. Die Gütersloher Plattform ist modular, skalierbar und lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- und Shopsysteme integrieren. 

2. pixx.io

pixx.io verwaltet Mediendaten zentral mit KI-gestützter Suche und Tagging, bietet Rechte- und Lizenzmanagement sowie viele Integrationen. Daten werden sicher und DSGVO-konform in Deutschland gehostet. 

3. AdmiralCloud

Der mehrfach ausgezeichnete DAM-Anbieter aus Berlin überzeugt mit seiner SaaS-Lösung vor allem durch eine nutzerfreundliche Oberfläche und viele hilfreiche Funktionen, die sich auch ohne IT-Kenntnisse einfach implementieren und nutzen lassen.

4. Mediaflow

Mediaflow verwaltet und verteilt digitalen Content wie Bilder, Videos und Dokumente automatisiert über verschiedene Kanäle. Das System ist modular, skalierbar und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-, CRM- und Shopsysteme integrieren.

Professionelle Lösungen wie diese lassen sich einfach in deine bestehenden Systeme einrichten und zeichnen sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Preislich liegen diese DAM-Lösungen je nach Funktionsumfang zwischen 150 Euro bis über 1.000 Euro monatlich, wobei je nach Individualisierungsgrad und Komplexität für größere Organisationen auch deutlich höhere Abo-Preise fällig werden.

Fazit

Digital-Asset-Management setzt sich in immer mehr Unternehmen durch, nicht nur wegen des stetig wachsenden Datenvolumens, sondern auch aufgrund der zunehmenden Dezentralisierung von Teams durch Homeoffice und interdisziplinäre Zusammenarbeit. Mit der Einführung eines DAM-Systems reduzieren sich zeit- und nervenaufreibende Suchanfragen deutlich, sodass mehr Raum für kreatives Arbeiten und die Konzentration auf die eigentliche Wertschöpfung entsteht. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz werden zudem Aufgaben wie Verschlagwortung, Dublettenerkennung und Metadatenpflege automatisiert. Das steigert die Effizienz weiter, verbessert die Auffindbarkeit von Dateien und unterstützt Teams dabei, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.