Cloudbasierte DAM-Systeme: Vor- und Nachteile, Funktionen, Anwendung

1. So unterscheidet sich ein cloudbasiertes DAM von einem On-Premise-DAM
2. Das sind die Vorteile von cloudbasierten DAM-Systemen
3. Die typischen Funktionen eines cloudbasierten DAM-Systems
4. ⁠Welche Nachteile und Herausforderungen gilt es zu meistern?
5. Fazit

Digital Asset Management Systeme haben die Aufgabe, die digitalen Inhalte und Medien wie Bilder, Videos, Grafiken und Dokumente in einem Unternehmen zentral zu verwalten und zur Verfügung zu stellen. Gerade für Unternehmen mit großen Mengen an Medien unterschiedlichster Dateitypen stellt sich irgendwann nicht mehr die Frage, ob ein DAM-System angeschafft werden soll, sondern welches am besten zu den Anforderungen passt.

In diesem Artikel findest du daher alle Informationen zu den unterschiedlichen Arten von DAM-Systemen und erfährst insbesondere, was cloudbasierte DAM-Systeme ausmacht und welche Chancen und Herausforderungen Unternehmen bei ihrer Implementierung begegnen.

So unterscheidet sich ein cloudbasiertes DAM von einem On-Premise-DAM

On-Premise-DAM-Systeme werden auf einem unternehmenseigenen Server in der eigenen IT-Infrastruktur fest installiert, sodass auch sämtliche Daten ausschließlich auf der eigenen Hardware liegen. Bei cloudbasierten DAM-Systemen hingegen greifen Unternehmen über das Internet, also beispielsweise über den Webbrowser, auf ihre Daten und die DAM-Funktionen zu, die vom Softwareanbieter gehostet und bereitgestellt werden. 

Dadurch müssen Unternehmen im Fall von On-Premise-DAM-Systemen neben den Beschaffungskosten auch die Wartung und den Betrieb ihrer Server in ihre Kostenrechnung einkalkulieren, während bei cloudbasierten DAM-Systemen Lizenzkosten und meist auch die Kosten für die Nutzung der Cloud anfallen.

Bei den cloudbasierten DAM-Systemen gibt es wiederum eine ganze Reihe von Unterschieden. Wie im nächsten Abschnitt detaillierter beschrieben wird, gibt es einige überzeugende Vorteile von cloudbasierten DAM-Systemen. Diese Vorteile haben zu einer wachsenden Popularität dieser Systeme geführt, was wiederum große Auswirkungen auf den Anbietermarkt hatte. Etablierte Anbieter von On-Premise-DAM-Systemen mussten sich die Frage stellen, wie sie die Transformation in die Cloud gestalten wollen. Während manche ihre bestehende On-Premise-Lösung weiterhin auf eigenen Servern hosten und lediglich über einen Webbrowser anbieten, versuchen andere beispielsweise über einen Strangler Pattern-Ansatz die Software in die Cloud zu migrieren. Wieder andere entwickelten ihre DAM-Lösung von Grund auf neu mit den Kernprinzipien der Cloud-Architektur. Diese Systeme profitieren von skalierbaren Microservices, die dazu in der Lage sind, über APIs automatisiert miteinander zu interagieren. Das macht ihre Verwendung und Erweiterung im Vergleich zu On-Premise-Lösungen besonders flexibel und performant.

Das sind die Vorteile von cloudbasierten DAM-Systemen

Damit kommen wir auch schon zu den wichtigsten Vorteilen von cloudbasierten DAM-Systemen:

• Skalierbarkeit: Unter Skalierbarkeit im Kontext zu Cloud-Computing versteht man die Fähigkeit, die Infrastruktur dynamisch an die aktuellen Anforderungen anzupassen und damit zum Beispiel Lastspitzen effektiv abzufangen und bei sinkendem Bedarf die Leistung wieder herunterzufahren und damit Kosten zu sparen. 
• Performance: Dadurch, dass Cloud-Lösungen auf unbegrenzte virtuelle Ressourcen zugreifen können, bietet die Cloud bei optimaler Konfiguration beste Voraussetzungen für hochleistungsfähiges Datenmanagement.
• Flexibilität: Cloud-Technologie bildet die Basis für eine flexible Softwarearchitektur. Funktionen und Datenprozesse werden durch individuelle Microservices abgebildet, die durch APIs flexibel miteinander interagieren können. Das macht es besonders einfach, Services zu implementieren, abzuschalten oder durch andere zu ersetzen – die Grundlage sogenannter Composable Architectures. 
• Integrationsfähigkeit: Aus dieser Flexibilität ergibt sich auch eine gesteigerte Integrationsfähigkeit mit anderen (cloudbasierten) Applikationen – ein besonders wichtiges Argument im Kontext zu Product Content-Management-Prozessen, in denen DAM-Systeme fest verankert sind. 

Darum setzen Unternehmen auf Cloud-DAMs:

Die im vorangegangenen Abschnitt vorgestellten Vorteile von cloudbasierten Softwarelösungen führen dazu, dass mehr und mehr Unternehmen eine klare Cloud-Strategie für ihre IT-Architektur definieren. Damit liegt der Fokus bei der Systemauswahl auf dem Cloud-Ansatz der jeweiligen Hersteller*in, was wiederum bedeutet, dass ein moderner Tech-Stack immer häufiger zum Dealwinner wird. 

Besonders unter den Gesichtspunkten der erhöhten Skalierbarkeit, Performance und Flexibilität ergeben sich die folgenden wichtigsten Business-Values von Digital Asset Management-Systemen:

• Gesteigerte Effizienz: DAM-Systeme sind ein wichtiger Bestandteil der Information Supply Chain und bilden gemeinsam mit weiteren zentralen Softwaredisziplinen wie dem Produktinformationsmanagement (PIM), dem Enterprise Resource Planning (ERP), dem E-Commerce und dem Order-Management die Kernprozesse für Marketing und Vertrieb ab. Durch die hohe Integrationsfähigkeit von cloudbasierten DAM-Systemen tragen sie wesentlich zur Automatisierbarkeit und Effizienz dieser Datenprozesse bei, was nicht nur positive Auswirkungen auf den Ressourceneinsatz hat, sondern auch die Time-to-Market erheblich verkürzt.
• Erhöhte Markenkonsistenz: Der zentrale Zugriff auf alle digitalen Inhalte im Unternehmen hat viele Vorteile für die Produktkommunikation. Beispielsweise lassen sich sämtliche Ausgabekanäle gleichzeitig mit aktuellen und konsistenten Produktbildern und Kampagnen bespielen, was sich langfristig positiv auf den Markenaufbau auswirkt. 
• Verbesserter Absatzerfolg: Visuell angereicherte Produktbotschaften steigern nachweislich den Absatz – egal, auf welchem Kanal. Gemäß Retail Technology Review sind Produktbilder für 75 Prozent der Online-Shopper ausschlaggebend für ihre Kaufentscheidung. 
• Wiederverwendbarkeit: Trotz der wachsenden Unterstützung durch KI bleibt die Produktion von Produktbildern und Marketingmaterialien nach wie vor aufwendig. Umso wichtiger ist es, einmal erstellte Medien leicht auffindbar und problemlos verwendbar zu machen. DAM-Systeme erleichtern den Zugriff auf sämtliche jemals erstellte Inhalte und sorgen damit für ihren maximalen ROI. 

Die typischen Funktionen eines cloudbasierten DAM-Systems

Die wichtigste Aufgabe eines DAM-Systems ist die Verwaltung von digitalen Inhalten. Die ersten DAM-Systeme haben hierfür herkömmliche Ordnerstrukturen digitalisiert und in die darin verwahrten Dateien zentral und später zudem über die Cloud zur Verfügung gestellt. Damit wurde jedoch die wichtige Herausforderung der leichten Auffindbarkeit der Inhalte noch nicht gelöst. Die heutigen Rahmenbedingungen im Digital Commerce erfordern vielmehr eine Datenverfügbarkeit in Echtzeit – langes Durchforsten von Dateiordnern stellt mittlerweile einen klaren Wettbewerbsnachteil dar. Daher bieten moderne Cloud-DAM-Systeme generische Datenmodelle auf Basis von Graph-Datenbanken an, die die Limitationen von Ordnerstrukturen aufbrechen und einzelne Objekte – also Bilder, Videos, Grafiken, Logos, PDFs und so weiter – über Relationen miteinander verknüpfen und mithilfe von sogenannten Metadaten weiter kontextualisieren. Metadaten sind beschreibende Informationen zu einem Objekt, die notwendig sind, da diese Objekte an sich keine strukturierten (also direkt ablesbaren) Informationen bereitstellen. Informationen wie zum Beispiel, dass auf einem Produktbild ein rotes Kleid abgebildet ist, wer Fotograf*in ist, aus welchem Shooting das Bild stammt, etc. müssen in der Datenpflege extra angelegt werden. 

Auf dieser Grundlage ergeben sich die folgenden typischen Funktionen eines cloudbasierten DAM-Systems:

• Metadatenmanagement: Metadaten sind ausschlaggebend für eine sinnvolle Vernetzung und Strukturierung von digitalen Inhalten und fördern damit effektive Publikationsprozesse. KI-Services sind in diesem Bereich bereits weit fortgeschritten und lesen beispielsweise Produktbilder bereits beim Import automatisch aus und hinterlegen mittels Bilderkennung sowie OCR (Optical Character Recognition) grundlegende beschreibende Informationen zu den Daten. 
• Lizenzmanagement: Das sogenannte Digital Rights Management ist eine Erweiterung vieler moderner DAM-Systeme, die die Nutzungsrechte von Fotografien und anderen Medien verwaltet und Nutzer*in frühzeitig vor lizenzrechtlichen Verstößen warnt. 
• Zugriffsmanagement: Bei den Erstellungs- und Pflegeprozessen von digitalen Inhalten wie zum Beispiel Logos oder Visuals für Kampagnen ist es üblich, verschiedenste interne wie auch externe Beteiligte in die Prozesse zu integrieren. Ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungsmanagement ist wichtig, um die Prozesse effizient zu halten und gleichzeitig die Sicherheit zu gewährleisten. 
• Brand Management: Das gilt auch für Zugriffe auf markenrelevante Medien wie Logos, Schriften und Brand Guidelines. Verfügbare aktuelle Inhalte und Regeln sind die Voraussetzung für eine gesicherte und konsistente Markenidentität. Auch hier sind spezialisierte KI-Services auf dem Vormarsch.
• Kreativprozesse: Dank der hohen Integrationsfähigkeit von cloudbasierten DAM-Systemen lassen sich auch Kreativapplikationen wie Adobe InDesign oder Photoshop sowie externe Bilddatenbanken wie Shutterstock oder Getty Images direkt an viele Lösungen anbinden. Damit können die Kreativprozesse erheblich optimiert werden, was die gesamte Werbemittelproduktion effizienter gestaltet.
• Versionen und Derivate: Zu den klassischen DAM-Funktionen gehören außerdem eine transparente Versionierung, die Bearbeitungsschritte, Reviews und Feedbackschleifen eindeutig zuordnen sowie das Erzeugen von Derivaten – meist automatisiert und bereits beim Upload der Bilder. Dabei werden ausgehend von einem Originalbild unterschiedliche Dateiformate, Zuschnitte, Auflösungen und andere Versionen abgeleitet, um den jeweiligen Anforderungen der unterschiedlichen Ausgabekanäle zu entsprechen.
• Workflow-Management und Kollaboration: Die Prozesse entlang der Kreation, Pflege und Bereitstellung von digitalen Inhalten sind häufig komplex und binden sowohl externe als auch interne Beteiligte ein. Viele Digital Asset Management-Lösungen bieten daher Funktionen, die die Zusammenarbeit sämtlicher Nutzer*in erleichtern.  ⁠⁠Damit wird klar, dass cloudbasierte DAM-Systeme viel mehr sind als lediglich eine moderne Art der Dateiablage. Dank der stetigen Erweiterung der Funktionsbereiche haben sich DAM-Systeme insbesondere in den folgenden Branchen längst etabliert:

• Fashion & Luxusgüter: Nichts vermittelt Qualität besser als hochwertige Produktbilder und -videos. Gerade in der Fashion-Branche, wo es eigentlich darauf ankommt, Stoffe zu fühlen und zu schauen, wie das Material beim Gehen fällt, sind visuelle Hilfen, die die notwendige digitale Brücke schlagen, unabdingbar. Auch können Brands ihre Retourenzahlen drastisch reduzieren, wenn die Bilder die Produkte realitätsnah und umfangreich abbilden – je weniger Interpretationsspielraum Konsument*innen bei der Produktpräsentation haben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Produkt die Erwartungen am Ende auch erfüllt. 
• Lebensmittelhersteller: Die Lebensmittelbranche ist ebenfalls auf Produktbilder angewiesen – und das nicht nur für Aktionsplakate oder -flyer. In Deutschland sind seit Februar 2023 Produktbilder verpflichtend für alle Food und Near-Food-Anbieter, die ihre Produktinformationen dem Handel über das GS1 GDSN (Global Data Synchronisation Network) bereitstellen. 

• Einzelhandel: Die Massen an Bildern, die über den Einzelhandel in die jeweiligen Online- und Offline-Kanäle verteilt werden, sind enorm. Eine Vielzahl an Produktkategorien sowie Fremd- und Eigenmarken buhlen um die Aufmerksamkeit der Konsumenten – und auch hier gilt: Ansprechende Produktbilder sind einer der größten Erfolgsfaktoren dabei.⁠

⁠Welche Nachteile und Herausforderungen gilt es zu meistern?

Der größte Nachteil eines cloudbasierten DAM-Systems entsteht, wenn es nicht richtig implementiert und integriert wurde. Dann nämlich wird selbst das modernste und leistungsfähigste DAM-Tool zu einer einfachen, aber teuren Dateiablage. Zu den häufigsten Anzeichen einer unzureichenden Implementierung gehören eine niedrige Nutzerakzeptanz, viel manuelles Zutun bei der Datenpflege und eine mangelhafte Datenqualität. Die Erwartungen, die mit dem Einführungsprojekt verbunden waren, werden typischerweise nicht erfüllt und erhoffte Kosten- und Zeitersparnisse in den Medienprozessen bleiben aus. Das wiederum bringt uns zur größten Herausforderung: die richtige Implementierung! 

Best Practices für die Einführung eines Cloud-DAM-Systems um erfolgreich ein neues Digital Asset Management-System einzuführen, müssen folgende Schritte umgesetzt werden: 

1. Anforderungsdefinition: Am Anfang geht es immer darum, sich Klarheit über die eigenen Anforderungen zu verschaffen. Dazu gehören nicht nur Funktionsbereiche für die Kreativ- und Marketingteams, sondern auch die Cloud-Strategie und die Integrationsfähigkeit in relevante Softwaresysteme und Anwendungen.
2. Umfangreiche Marktrecherche: Der DAM-Markt ändert sich ständig. Umso wichtiger ist es, sich vor der Softwareauswahl ein genaues Bild des Marktpotenzials zu machen. Plattformen wie OMR Reviews oder Marktbetrachtungen von Analysten unterstützen dabei. 
3. Anbieterauswahl: Schließlich gilt es, unter den möglichen Kandidaten das passende Tool zu finden. Das kann beispielsweise durch Anbieterpräsentation von den drei geeignetsten Alternativen geschehen – dabei dürfen Softwareanbieter relevante Use Cases für den potenziellen Neukunden präsentieren, meist sogar mit echten Kundendaten. Der Vorteil davon ist, dass das Projektteam sofort ein Gefühl dafür bekommt, wie die spätere Arbeit mit der Lösung aussehen wird. 
4. Transparente Prozesslandkarte: Vor der eigentlichen Implementierung empfiehlt es sich, sämtliche Datenprozesse sehr genau zu dokumentieren und zu reflektieren. Dabei kann ein Implementierungspartner oder ein Berater unterstützen – häufig findet sich dabei schnell Optimierungspotenzial, das mit der neuen DAM-Lösung umgesetzt werden kann. Neben den Datenprozessen gilt es hier auch, Verantwortlichkeiten, Datenqualitätsregeln, Rollen und Rechte sowie Schnittstellenanforderungen zu definieren.
5. Integration: Die Integration selbst entscheidet schließlich darüber, ob die neue DAM-Lösung auch tatsächlich ihr Potenzial im Unternehmen entfalten kann. Dafür muss sie nahtlos in die bestehende Systemarchitektur integriert werden, um lösungsübergreifende Datenprozesse möglichst effizient zu ermöglichen. Neben grundlegenden Softwaresystemen wie PIM, CMS oder E-Commerce gehören aber auch Anwendungen wie Adobe InDesign oder Microsoft Office-Programme zu den am häufigsten eingebundenen Applikationen.

Schulungen: Um die Nutzerakzeptanz von Anfang an zu unterstützen, dürfen entsprechende Schulungen nicht fehlen. Neben dem reinen User Training empfiehlt es sich auch, Feedback von Nutzer*in aufzunehmen und wo möglich in die Optimierungs- und Weiterentwicklungsprozesse aufzunehmen.

Beispiele für DAM-Anbieter

Der DAM-Markt ist so groß wie vielfältig – da fällt es schwer, sich ein genaues Bild von den möglichen Anbietern zu machen. Hier ist eine nicht abschließende Liste an Beispielen für DAM-Anbieter, die ihr hier auf OMR Reviews findet:

4ALLPORTAL

4ALLPORTAL bietet sowohl Digital Asset Management als auch Produktinformationsmanagement in der Cloud sowie On-premise an. 

Acquia

Das U.S.-amerikanische Softwarehaus Acquia hat im Jahr 2021 den DAM-Anbieter Widen gekauft, um sein Lösungsportfolio um die DAM-Komponente zu erweitern. 

AdmiralCloud

AdmiralCloud bietet eine cloudbasierte Digital Asset Management-Plattform mit Datenhosting in Deutschland an.

Adobe Experience Manager

Der Adobe Experience Manager verbindet DAM- mit CMS-Funktionalitäten für kanalübergreifende Customer Experience – natürlich mit der Möglichkeit, die Creative Cloud einzubinden.

Aprimo

Aprimo bietet eine Digital Asset Management-Lösung, die insbesondere auch die Content-Erstellung, Marketing- und Kreativprozesse einbindet. 

Brandfolder

Brandfolder bietet ein Digital Asset Management-System mit skalierbarem Cloud-Speicher und Brand Management-Funktionen.

Brandworkz

Brandworkz verbindet Digital Asset Management mit Analytics-Funktionen und Brand Management.

Bynder

Bynder bietet eine cloudbasierte Digital Asset Management-Plattform mit Brand Management und zahlreichen Integrationspartnern.

Canto

Der deutsche Digital Asset Management-Anbieter Canto ist bereits seit Jahrzehnten am Markt etabliert und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Marken-Assets in der Cloud zu verwalten.

CELUM

Unternehmen können mit der cloudbasierten Digital Asset Management-Lösung CELUM nicht nur ihre digitalen Assets verwalten, sondern auch die Kollaboration von Nutzer*innen unterstützen.

Censhare

censhare verbindet Digital Asset Management mit Produktinformationsmanagement und Content Management.

Contentserv

Contentserv ist eine etablierte PIM/PXM-Plattform, die in die Cloud gebracht wurde und durch ein Digital Asset Management ergänzt wird. In diesem Jahr ist Contentserv an den französischen PLM-Hersteller Dassault Systèmes verkauft worden.

DemoUp Cliplister

Mit DemoUp Cliplister können Unternehmen nicht nur ihre Bilder und Videos in der Cloud managen, sondern die digitalen Assets auch E-Commerce-Ready syndizieren.

eyebase

eyebase verbindet Digital Asset Management mit Product Information Management und Brand Management.

Filecamp

Digital Asset Management ist eine Komponente des cloudbasierten Marketing Resource Management-Systems Filecamp.

FotoWare

Die Digital Asset Management-Lösung von Fotoware läuft auf Microsoft Azure und unterstützt mit seiner Funktionsbreite unterschiedliche Branchen bei der Medienverwaltung.

Frontify

Frontify ist eine cloudbasierte Plattform für Brand und Digital Asset Management, die unter anderem auch die Kollaborationsfunktionen und Workflow-Management bietet. 

IntelligenceBank

IntelligenceBank umfasst sowohl Digital Asset Management als auch Brand Management und Marketing Operations. 

Kontainer

Kontainer ist ein dänisches Softwareunternehmen, das sowohl DAM- als auch PIM-Lösungen anbietet. 

Nuxeo

Nuxeo ist eine cloudbasierte, Low Code, Open Source-Plattform für Enterprise Content Management und Content Intelligence.

Papirfly

Papirfly bietet sowohl Digital Asset Management als auch Brand Management und Marketing Resource Management an.

Pics.io

Die Digital Asset Management-Lösung Pics.io umfasst auch Analytics-Funktionen.

Pimcore

Pimcore ist eine Open Source-Plattform mit den Komponenten Content Management, Product Information Management, Digital Asset Management und E-Commerce.

pixx.io

pixx.io ist eine Digital Asset Management-Lösung mit Funktionen wie Digital Rights Management und KI-gestützte Suche.

Scaleflex DAM

Das Scaleflex DAM umfasst sowohl die Verwaltung von digitalen Inhalten als auch die Optimierung von Medien, Brandportale und weitere Funktionen für Unternehmen mit hohen Asset-Mengen.

Sharedien

Der Schweizer Softwarehersteller Sharedien bietet Digital Asset und Content Management mit einem flexiblen generischen Datenmodell, das selbst Unternehmen mit sehr hohen Anforderungen an die Medienhaltung und -nutzung optimal unterstützt.

Sitecore Experience Platform

Sitecore ist eine umfangreiche Softwareplattform mit Digital Asset Management, Content Management und Marketing-Automatisierung.

TESSA DAM

Das TESSA DAM vom deutschen Hersteller Eikona Media wird sowohl als Cloud-Variante als auch als On-premise-Installation angeboten.

wedia

Der französische Softwarehersteller wedia bietet ein cloudbasiertes Digital Asset Management für eine Vielzahl von Branchen an.

viingx

viingx ist eine flexible Digital-Asset-Management-Lösung zur zentralen Verwaltung, Organisation und Ausspielung von Marketinginhalten.

Fazit

Für Unternehmen – egal, ob Hersteller*in oder Händler*in – mit hohen Mengen an digitalen Inhalten ist die Einführung einer cloudbasierten Digital Asset Management-Lösung unabdingbar. Das Angebot an potenziellen Tools ist groß – umso wichtiger ist es für Projektteams, sich eingehend mit den eigenen Anforderungen und Zielen auseinanderzusetzen. Optimal implementiert und integriert, kann ein DAM-System enormen Business-Value generieren.