Inventarliste für Schulen: So behältst du den Überblick über dein Schulinventar

1. Was ist eine Inventarliste Schule – und warum ist sie so wichtig für dein Schulinventar?
2. Typische Inhalte einer Inventarliste für Schulen
3. Inventarliste Schule erstellen: So gehst du Schritt für Schritt vor
4. Wer ist verantwortlich für die Inventarliste in Schulen?
5. Vorteile und Herausforderungen der Inventarverwaltung im Schulwesen
6. Warum eine Inventarliste nicht nur in Schulen wichtig ist – sondern auch in Unternehmen
7. Wie können Schulen bei der Inventarisierung unterstützt werden?
8. Die besten Tools und Software für die digitale Inventarisierung für Schulen
9. Fazit

In Schulen gibt es eine enorme Menge an Ausrüstung, Materialien und Einrichtungsgegenständen – vom Whiteboard bis zum Chemiesatz. Eine strukturierte Inventarliste für Schulen hilft dir dabei, das gesamte Schulinventar im Blick zu behalten und effizient zu verwalten. 

Was ist eine Inventarliste Schule – und warum ist sie so wichtig für dein Schulinventar?

Eine Inventarliste für deine Schule ist ein systematisches Inventarverzeichnis aller Güter einer Bildungseinrichtung. Sie dokumentiert detailliert Inventarobjekte wie Möbel, digitale Geräte, Lehrmaterialien und weitere Ressourcen.

Die Bedeutung einer gut geführten Inventarliste im Schulwesen:

• Bestands- und Budgetkontrolle: Vermeidung unnötiger Doppelanschaffungen
• Rechtliche Verpflichtungen: In den meisten Bundesländern gesetzlich vorgeschrieben
• Informationsquelle: Relevante Informationen für Dritte (z.B. Schulträger, externe Dienstleister, etc.) können einfach bereitgestellt werden  
• Planungssicherheit: Erkennung von Erneuerungs- und Ergänzungsbedarf

Laut einer Studie des Verbands Bildung und Erziehung (2023) zählt der stetig wachsende Verwaltungsaufwand zu den größten Belastungsfaktoren für Schulleiter*innen. Aufgaben wie die Inventarverwaltung nehmen dabei wertvolle Zeit in Anspruch – Zeit, die durch eine digitalisierte und effizient organisierte Inventarliste deutlich reduziert werden könnte.

Typische Inhalte einer Inventarliste für Schulen

Eine vollständige Inventarliste für Schulen umfasst:

Basisdaten zu jedem Inventarobjekt:

• Eindeutige Inventarnummer
• Bezeichnung des Gegenstands (z.B. Modellbezeichnung)
• Hersteller und Lieferant
• Garantielaufzeiten und Nutzungszeitraum
• Seriennummer
• Anschaffungsdatum und -kosten
• Aktueller Standort / Nutzer*in
• Zustand und verantwortliche Person

Beispiel einer digitalen Inventarliste mit Objekten von inventorio

Zudem ist es sinnvoll, das gesamte Inventar in Kategorien zu unterteilen, welche übergeordnet diverse Modelle zusammenfassen.

Typische Kategorien im Schulinventar:

• IT-Ausstattung: Computer, Projektoren, interaktive Whiteboards, Softwarelizenzen
• Möbel und Einrichtung: Schultische, Stühle, Schränke
• Fachraumausstattung: Naturwissenschaftliche Geräte, Werkzeuge, Maschinen, Sportgeräte, Musikinstrumente
• Lehr- und Lernmaterialien: Bücher, Lernspiele, Anschauungsmaterialien

Eine strukturierte Inventarliste enthält zudem Informationen zur Geräteverwaltung der Schule und Daten zum Lebenszyklus der Geräte. Für den Einstieg empfiehlt sich ein Inventarliste Beispiel (direkter Download einer Excel-Datei möglich?) als Strukturhilfe.

Inventarliste Schule erstellen: So gehst du Schritt für Schritt vor

Die Erstellung einer effektiven Inventarliste erfolgt systematisch:

1. Vorbereitung:

• Einheitliches Kategorisierungssystem festlegen
• Einheitliche Objektbezeichnungen definieren (z.B. nach Herstellerangabe)
• Nummerierungssystem entwickeln (optional mit Etikettierung)
• Verantwortlichkeiten und Prozesse zur Datenerfassung / -pflege definieren
• Zeitplanung für Inventurarbeiten erstellen

2. Inventar erfassen:

• Raumplan festlegen
• Raum-für-Raum-Begehung durchführen
• Ausstattung in Schulen einheitlich erfassen (optional Etiketten anbringen)
• Relevante Inventardaten erfassen

3. Digitale Aufbereitung:

• Nach Kategorien strukturieren
• Daten durch Bestandsinformationen ergänzen (z.B. mit Rechnungen, Lieferscheinen)
• Strukturierte Datenbestände einheitlich ablegen, optimalerweise Import in Inventarisierungssoftware zur digitalen Verwaltung

Ein praxiserprobter Ansatz ist das "3-Stufen-Modell" der Inventarisierung:

• Erfassung der Grunddaten: Zunächst nur die wichtigsten Informationen erfassen
• Ergänzung der Detaildaten: In einem zweiten Durchgang technische Daten ergänzen
• Implementierung von Prozessen: Workflows für Neukäufe, Umzüge und Aussonderungen etablieren

Diese Methode ermöglicht einen schrittweisen, ressourcenschonenden Einstieg in die Inventarisierung.

Wer ist verantwortlich für die Inventarliste in Schulen?

Die Verantwortung für die Inventarisierung ist auf mehreren Ebenen verteilt:

• Schulträger: Trägt die übergeordnete Verantwortung und legt grundlegende Inventarvorgaben Schule fest.
• Schulleitung: Operativ verantwortlich für die Verwaltung des Inventars der Schule.
• Verwaltungspersonal: Übernimmt in der Regel die praktische Durchführung und Pflege der Inventardaten.
• Fachlehrkräfte: Fungieren oft als "Inventarbeauftragte" für Fachraumausstattungen.

In den meisten Bundesländern existieren konkrete Verwaltungsvorschriften zur Inventarisierung, die festlegen, dass die Schulleitung für die Führung der Inventarlisten letztverantwortlich ist.

Vorteile und Herausforderungen der Inventarverwaltung im Schulwesen

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Kosteneinsparungen durch Vermeidung unnötiger Anschaffungen
• Effiziente Nutzung von Lagerbeständen und Ressourcen
• Planungssicherheit für Budget- und Beschaffungsplanung
• Aktuelle Übersicht zum Bestand
• Einheitliche Informationsquelle für Dritte (z.B. Geräte, welche DGUV-geprüft werden müssen)

Herausforderungen:

• Verwaltungsaufwand für Ersterfassung
• Komplexität durch zahlreiche Inventarobjekte an verschiedenen Standorten
• Klare Prozesse zur nachhaltigen Nutzung und Aktualisierung der Datenbestände

Warum eine Inventarliste nicht nur in Schulen wichtig ist – sondern auch in Unternehmen

Die Prinzipien einer guten Inventarverwaltung gelten auch für Unternehmen:

• Gesetzliche Anforderungen: Pflicht zur Erfassung des Anlagevermögens
• Finanzielle Transparenz: Grundlage für Bilanzierung und Abschreibungen
• Asset-Management: Effiziente Nutzung von Ressourcen

Für Unternehmen gelten oft strengere Vorschriften zur Inventarisierung, insbesondere wenn sie bilanzierungspflichtig sind. Studie des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik (2023) betont die Bedeutung digitalisierter Einkaufs- und Bestandsprozesse für die Effizienzsteigerung in Unternehmen. Eine optimierte Inventarverwaltung kann dazu beitragen, Betriebskosten zu senken – ein Potenzial, das auch im Bildungsbereich genutzt werden kann.

Wie können Schulen bei der Inventarisierung unterstützt werden?

Unterstützungsmöglichkeiten bei der Inventarisierung für Schulen:

Durch den Schulträger:

• Bereitstellung von Ressourcen und Personal
• Zentrale Vorgaben und Strukturhilfen
• Schulübergreifende Inventarisierungssysteme

Durch externe Dienstleister:

• Professionelle Ersterfassung des Schulinventars
• Einrichtung und Schulung für Inventarsoftware
• Supportleistungen bei technischen Problemen

Fördermaßnahmen wie "DigitalPakt Schule" bieten finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung der Schulverwaltung, einschließlich Inventarsystemen.

Die besten Tools und Software für die digitale Inventarisierung für Schulen

Die Wahl des richtigen Tools für die Inventarisierung Schule hängt von Faktoren wie der Größe, dem Budget und spezifischen Anforderungen ab:

Einfache Lösungen:

• Tabellenkalkulationen (Excel, Google Sheets)
• Einfache Datenbanken
• Kostenlose Open-Source-Software

Kostenlose Inventarsoftware für Unternehmen:

• Tools wie Zoho Inventory, Sortly oder Inventory Now bieten umfassendere Funktionen wie Barcode-Scanning und mobile Apps an. Mehr Informationen zu Inventarsoftware und Lagerverwaltungs-Apps findest du auf OMR Reviews.

inventorio – Digital Asset Management für Schulen und Schulträger:

• Die digitale Lösung für Schulen bietet eine Vielzahl an umfassenden Funktionen, wie die automatische Synchronisation von Gerätedaten über Schnittstellen sowie eine übersichtliche Anzeige von Zustand und Status der Geräte. Dies vereinfacht nicht nur Ausleih- und Beschaffungsprozesse, sondern ermöglicht auch eine effiziente Nutzung der vorhandenen Inventardaten. Die Daten können nahtlos mit Support-Strukturen, Ausleihsystemen und beispielsweise einem internen Wiki verknüpft werden.
• Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können verschiedene Nutzergruppen – von Lehrkräften über Schüler bis hin zu IT-Administratoren – das System problemlos bedienen. Die Mehrmandantenfähigkeit ermöglicht zudem, dass unterschiedliche Interessensgruppen, wie der Schulträger oder externe Dienstleister, problemlos eingebunden werden können. Auf diese Weise entstehen Mehrwerte auf allen Ebenen, denn das Projekt sollte als gemeinschaftliche Initiative betrachtet werden, die nicht isoliert, sondern in enger Zusammenarbeit umgesetzt wird.

Mehr über weitere, nicht schulspezifische Digital Asset Management-Systeme erfährst du in den OMR Reviews Guides.

 

Die DAM-Software inventorio

Checkliste: Inventarliste für Schulen erstellen

Vorbereitung:

• Verantwortlichkeiten festlegen (Inventarbeauftragte pro Fachbereich benennen)
• Kategorisierungssystem entwickeln (mindestens 5-7 Hauptkategorien definieren)
• Inventarsoftware auswählen (Demozugang testen)
• Schulungstermine für beteiligte Mitarbeiter planen

Erfassung:

• Raum-für-Raum-Begehung planen und durchführen
• Standardisierte Dokumentation vorbereiten (Erfassungsbogen oder App)
• Inventarnummern nach einheitlichem System vergeben
• Barcodes oder QR-Codes für schnelle digitale Erfassung erstellen

Dokumentation:

• Inventardaten in zentrales System übertragen
• Inventarobjekte nach definiertem Schema kategorisieren
• Standorte eindeutig kennzeichnen und dokumentieren
• Daten durch Bestandsinformationen mit Inventargegenständen verknüpfen

Pflege:

• Monatlichen Aktualisierungsrhythmus für Neuanschaffungen festlegen
• Standardisierten Prozess für Inventar-Zu- und Abgänge definieren
• Regelmäßige Prüfung der Ist- und Soll-Bestände

Praxistipp: Beginne mit den wertvollsten 20 % der Inventargegenstände, die in der Regel 80 % des Gesamtwerts ausmachen (Pareto-Prinzip). So erzielst du schnell einen hohen Nutzen bei überschaubarem Aufwand.

Fazit

Eine systematisch erstellte und gepflegte Inventarliste Schule ist für Bildungseinrichtungen unverzichtbar. Sie schafft Transparenz über Ressourcen, unterstützt die Budgetplanung und erfüllt gesetzliche Vorgaben. Die digitale Inventarverwaltung mittels spezialisierter Software bietet enorme Vorteile bei Effizienz und Genauigkeit. Zudem kann man die Inventardaten für weitere schulische Prozesse nutzen, z.B. das objektspezifische Ticketing oder Ausleihe.

Mit den in diesem Artikel vorgestellten Tools und Strategien kannst du die Inventarisierung deiner Schule optimieren und den Verwaltungsaufwand minimieren, den Verwaltungsaufwand deutlich verringern und die Planungssicherheit verbessern.