Inhalt
- Die 4 Säulen einer erfolgreichen Implementierung
- 1. Datenmigration: Bestände sortieren und übertragen
- 2. Technik: Anbindung an bestehende Systeme
- 3. Prozesse: Abläufe an das Tool anpassen
- 4. Akzeptanz: Das Team einbinden und schulen
- Checkliste: So stellst du die Nutzerakzeptanz sicher
- Fazit: Planung schlägt Geschwindigkeit
Je mehr Kampagnen, Kanäle und Marken ein Unternehmen betreibt, desto unübersichtlicher wird die Ablage: Logos in mehreren Varianten,
Icons,
Kampagnenbilder, Videos,
Designsysteme – und irgendwo dazwischen die Frage, welche Datei gerade aktuell ist. Diese sind oft auf lokalen Servern, verschiedenen
Cloud-Speichern,
Slack-Channels und alten PDF-Guidelines verteilt, die als E-Mail-Anhang im Posteingang vergessen werden. Um verstreute Daten besser zu verwalten und ein einheitliches Markenbild zu sichern, nutzen Unternehmen ein zentrales
Brand-Management-System wie Frontify. Bevor du damit allerdings arbeiten kannst, steht ein entscheidender Schritt an: die Einführung des Systems.
Genau dieser Aufwand wird häufig unterschätzt. Vor allem im Mittelstand, wo häufig nur begrenzte IT-Ressourcen vorhanden sind. Die Implementierung muss parallel zum Tagesgeschäft laufen, und zwar möglichst reibungslos und ohne hohe Einstiegshürden.
Damit du dich weiterhin auf dein operatives Geschäft konzentrieren kannst, haben wir mit den Frontify-Expert*innen Jannis Falk und Carla Johann von der Agentur Schwarz+Matt® gesprochen. Sie unterstützen regelmäßig Unternehmen bei der Implementierung und wissen genau, wo es hakt: bei mangelhafter Datenmigration, komplexen Integrationen oder beim Widerstand von Teams, die keinen konkreten Nutzen für sich sehen. Aus ihrer Praxis haben sie vier entscheidende Erfolgsfaktoren abgeleitet – und zeigen, wie du kostspielige Nachbesserungen von vornherein vermeidest.
Das Wichtigste in Kürze
- Nutze die Einführung als Neustart und migriere nur aktuelle, markenkonforme Daten statt veralteter Bestände.
- Setze auf ein durchdachtes Tagging-Konzept und Metadaten, da Frontify auf Schlagworten statt Ordnerstrukturen basiert.
- Integriere das Tool direkt in bestehende Design-Workflows wie Figma oder Adobe Creative Cloud für maximale Effizienz.
- Definiere klare Rollen und Verantwortlichkeiten, um die langfristige Pflege und Ordnung im System sicherzustellen.
- Sichere die Nutzerakzeptanz durch rollenbasierte Schulungen und kurze Video-Tutorials direkt im Arbeitskontext.
Implementierungsguide
Dein Onboarding in Bestzeit: Mit unserem „Implementierungsguide” erhältst du die wichtigsten Insights von Expert*innen. Wir zeigen die entscheidenden Schritte, um dein System in Bestzeit live zu schalten.
Was ist Frontify?
First things first: Frontify ist eine cloudbasierte Brand-Management-Plattform, mit der Unternehmen Markenrichtlinien, digitale Assets (Bilder, Logos, Videos, Vorlagen) und Design-Systeme zentral verwalten und teilen können.
Digital Brand Guidelines
Zentraler Ort für alle Markenrichtlinien – von Logos bis hin zu Tonalität und Farbwelten. Immer aktuell und für jeden zugänglich.
Digital Asset Management
Ein Cloud-basiertes Zuhause für alle Medien-Assets. Bilder, Icons und Videos lassen sich einfach organisieren und teilen.
Kollaboration & Workflows
Effiziente Abstimmungsprozesse zwischen Designern, Marketing-Teams und externen Agenturen direkt im Tool.
Das Ziel von Frontify:
Sicherstellen, dass die Marke über alle Kanäle hinweg konsistent bleibt und Teams schneller zusammenarbeiten können.
100% Brand Consistency
Die 4 Säulen einer erfolgreichen Implementierung
Ob deine
Frontify-Einführung erfolgreich verläuft oder scheitert, hängt im Kern von vier Faktoren ab. In diesem Implementierungsguide zeigen wir die entscheidenden Aspekte im Detail:
Erfolgsfaktoren der System-Implementierung
01
Datenmigration
Strukturierte Überführung deiner Assets. Relevante Logos, Bilder und Guidelines identifizieren, Altlasten archivieren und Redundanzen vermeiden.
02
Technische Integration
Nahtlose Anbindung vorhandener Software. Integration von Design-Tools wie Figma und Adobe Creative Cloud sowie Office-Anwendungen.
03
Prozessanpassung
Interne Abläufe optimieren. Definition neuer Freigabeprozesse, Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Automatisierungspotenziale nutzen.
04
Nutzerakzeptanz
Fokus auf das Team. Frühzeitiges Abholen aller Mitarbeitenden durch gezielte Kommunikation und Training, um Widerstände abzubauen.
Für diesen Artikel haben wir mit Jannis Falk und Carla Johann von Schwarz+Matt® gesprochen. Jannis baut als Head of Brand Design Systeme, die technisch funktionieren. Carla begleitet Teams durch die Umstellung. Beide wissen aus dutzenden Projekten genau, worauf es ankommt.
1. Datenmigration: Bestände sortieren und übertragen
Das häufigste Problem bei Frontify-Einführungen liegt in der fehlenden Vorauswahl der Daten. Teams laden ihre kompletten Ordnerstrukturen hoch – mit allem, was sich über Jahre angesammelt hat. Das Ergebnis ist ein System voller veralteter Logos, abgelaufener Lizenzen bei Bildern und Dupletten. Um diese Probleme anzugehen, solltest du folgende Lösungsansätze ausprobieren:
Die Chance für einen Neustart
Nutze die Einführung als Gelegenheit zum Aufräumen. Nur das, was aktuell, rechtlich einwandfrei und markenkonform ist, sollte ins neue System. Alles andere kann archiviert werden – muss aber nicht aktiv verfügbar sein.
Mit Frontify stellst du eine einheitliche Brandansicht dar, Quelle: Schwarz+Matt®
Ohne Metadaten keine Suche
Frontify arbeitet nicht mit Ordnerstrukturen, sondern mit Tags. Ohne ein durchdachtes Tagging-Konzept wird die Migration schnell unübersichtlich. Lege daher im Vorfeld fest, welche Schlagworte für den Vertrieb relevant sind und wie externe Agenturen nach Bildern oder Icons suchen. Diese Struktur sollte stehen, bevor die ersten Dateien hochgeladen werden.
Checkliste: Welche Daten müssen mit?
Asset-Typ | Empfehlung | Hintergrund |
|---|
Kern-Assets | ✅ Vollständig migrieren + verschlagworten | Logos, Schriften, Primärfarben bilden die Basis. |
Laufende Kampagnen | ✅ Selektiv migrieren | Nur Material übernehmen, das aktuell im Einsatz ist. |
Historisches Material | ❌ Extern archivieren | Alte Projekte blockieren die Suche und sorgen für Verwirrung. |
Stockfotos | ⚠️ Lizenzcheck | Nur Bilder mit gültigen Nutzungsrechten übernehmen. |
Design-Vorlagen | ✅ Nur finale Version | Ausschließlich die aktuellste, freigegebene Fassung bereitstellen. |
Datenvorbereitung: Die wichtigsten Schritte
Bevor du den Import startest, bereite deine Daten vor:
- Duplikate bereinigen: Durchsuche deine Bestände nach doppelten Dateien. Frontify unterstützt dich hierbei mit der Asset-Duplicate-Detection in der DAM/Media-Library.
- Metadaten-Planung: Lege eine klare Struktur fest. Welche Tags oder Schlagworte sind entscheidend, damit Inhalte später schnell gefunden werden?
- Namenskonventionen: Erstelle einheitliche Schreibweisen für Dateien (z. B. Logo_Format_Farbe_Version).
- Qualitätscheck: Überprüfe, ob Logos in den richtigen Formaten (SVG/PNG) vorliegen.
Frontify vereinfacht die Suche deiner Assets dank klarer Strukturen, Quelle: Schwarz+Matt®
2. Technik: Anbindung an bestehende Systeme
Damit du effizient arbeiten kannst, muss Frontify in deine Abläufe fest integriert sein. Ist das nicht der Fall, greifen Designer*innen und Marketer*innen in solchen Fällen häufig zu lokalen Kopien, weil der Umweg über den Browser-Download zu umständlich ist. Technische Integration? Fehlanzeige.
Direkte Anbindung an die Arbeitsumgebung
Die technische Implementierung soll Frontify da einbinden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet:
- Creative Cloud: Nutze Assets über Bibliotheken direkt in InDesign, Photoshop oder Illustrator und erspare dir den manuellen Download.
- Figma: Automatisiere deine UI-Designs, indem du Design-Tokens und Komponenten synchronisierst und so jederzeit die aktuellen Brand-Standards sicherstellst.
Flexibilität für die Zukunft mitdenken
Du planst dein Portal von Anfang an skalierbar, so kann es mit den Anforderungen deines Unternehmens mitwachsen. Standard-Integrationen statt teurer Eigenentwicklungen sichern dir außerdem den direkten Zugriff auf alle künftigen Frontify-Updates.
Frontify verschafft dir einen Überblick über deine wichtigsten Daten in Echtzeit, Quelle: Schwarz+Matt®
„Für mich ist Frontify ein Motor zeitgenössischer Markenführung. Es ermöglicht, agil, effizient und konsistent zu arbeiten, ohne den Überblick über Brand Guidelines zu verlieren.”
– Jannis Falk, Head of Brand Design bei Schwarz+Matt®
An diesem Punkt scheitern viele Implementierungen: Software behebt keine Prozessprobleme – sie macht bestehende Abläufe nur schneller. Wenn du früher Freigaben per E-Mail und Chat geregelt hast, solltest du das nicht einfach ins Digitale übertragen. Denke die Wege lieber komplett neu.
01
Workflow
Freigaben am Asset
Feedback direkt am Material dokumentieren. Der Live-Workflow spart Zeit und schafft eine lückenlose Historie ohne E-Mail-Chaos.
02
Governance
Rollen-Matrix
Vermeide Chaos durch klare Hierarchien. Wer ist „Brand-Owner", wer lokaler Editor? Das Fundament für Skalierung.
03
Automation
Auto-Konvertierung
Einmal hochladen, überall nutzen. Das System generiert automatisch WebP, PNG oder JPG. Reduziert Support-Anfragen.
04
Guidelines
Live Guidelines
Statische PDFs waren gestern. Nutze direkt bearbeitbare Templates für markenkonforme Ergebnisse in Sekunden.
„Frontify macht unsere Produkte anwendbar und interaktiv erlebbar. Mit einem zentralen Brand-Management-Tool lassen sich moderne Designsysteme zentralisieren und über alle Touchpoints hinweg konsistent umsetzen.”
– Carla Johann, Trainee bei Schwarz+Matt®
4. Akzeptanz: Das Team einbinden und schulen
Technisch gesehen ist dein System jetzt einsatzbereit. Ein entscheidender Punkt fehlt bislang allerdings noch: Dein Team soll mit Frontify arbeiten und genau hier können Herausforderungen auftauchen.
Die größten Hürden im Team
Ein neues Tool zu nutzen, kann Nutzer*innen am Anfang überfordern. Gerade dann, wenn neue Funktionen und
Workflows damit einhergehen. Hinzu kommt:
Teams haben unterschiedliche Vorkenntnisse. Während manche schnell mit neuen Tools zurechtkommen, brauchen andere mehr Zeit und Unterstützung.
Oft entsteht so Skepsis gegenüber dem Mehrwert. Mitarbeitende, die jahrelang mit lokalen Ordnern oder PDF-Guidelines gearbeitet haben, sehen die Umstellung als zusätzliche Belastung. Wenn niemand erklärt, warum das neue System eingeführt wird und welche konkreten Vorteile es bringt, wächst der Widerstand und die Erleichterung bleibt aus.
Strukturiertes Onboarding gegen Überforderung
Um die anfängliche Überforderung zu vermeiden, braucht es strukturierte Onboarding-Prozesse. Das Ziel ist es, die Nutzer*innen Schritt für Schritt heranzuführen. Interaktive Tutorials und exemplarische Workflows helfen dabei, die Zusammenhänge zu verstehen und das volle Potenzial des Tools zu nutzen.
Wichtig ist: Zeige nicht nur, was das Tool kann, sondern wie es die tägliche Arbeit konkret erleichtert. Die eigenständigen Erkenntnisse und Lernprozesse stehen hierbei im Vordergrund.
Rollenbasierte Schulungen statt Massenveranstaltung
Eins ist sicher: Verschiedene Teams brauchen verschiedene Inhalte. Daher solltest du für gezielte Workshops und kontinuierliche Lernangebote sorgen. So verhinderst du, dass das Potenzial des Systems ungenutzt bleibt, weil dein Team nicht weiß, wie es dieses richtig einsetzen soll.
Video-Tutorials: Hilfe im richtigen Moment
Erstelle kurze Videos mit einer Dauer von bis zu 90 Sekunden und bette sie direkt in Frontify ein. Nutzer*innen erhalten so Hilfe genau dann, wenn sie diese brauchen – statt in langen Schulungen, deren Inhalte schnell wieder vergessen werden. Die kurzen Clips beantworten konkrete Fragen: „Wie lade ich ein Logo hoch?“, „Wie vergebe ich Schlagworte?“ oder „Wie lade ich mehrere Formate gleichzeitig herunter?“ Das senkt die Hemmschwelle und beschleunigt den Einstieg.
Strukturiertes Schulungskonzept aufbauen
Schulungen stellen eine besondere Herausforderung dar weil unterschiedliche Vorkenntnisse und Rollen berücksichtigt werden müssen. Ein praxisnahes Onboarding mit klaren Workflows und kontinuierlicher Unterstützung stellt sicher, dass Nutzer*innen das Portal sicher anwenden und das volle Potenzial ausschöpfen.
1
Bevor das Portal live geht, musst du dein Team abholen. Kündige Frontify über Intranet oder Newsletter an und erkläre transparent, warum das System eingeführt wird und welche konkreten Vorteile es bringt. Erstelle bereits jetzt erste Video-Tutorials (max. 90 Sekunden), die in Frontify eingebettet werden. Diese decken grundlegende Fragen ab: „Wie logge ich mich ein?“, „Wie navigiere ich durchs Portal?“, „Wo finde ich Hilfe?“
2
Jetzt startest du mit gezielten Schulungen für verschiedene Nutzergruppen: Design-Team: Fokus auf Asset-Upload, Metadaten-Vergabe, Versionskontrolle und Freigabeprozesse. Marketing-Team: Schwerpunkt auf Suche und Download von Assets, Nutzung von Templates und Guidelines. Externe Partner/Agenturen: Gastzugang einrichten, eingeschränkte Rechte verstehen, gezielte Asset-Recherche. Setze dabei auf interaktive Tutorials mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen statt theoretischer Erklärungen. Nutzer*innen lernen an konkreten Beispielen aus ihrem Arbeitsalltag.
3
Das Portal geht live. Richte daher feste Office Hours ein, etwa zweimal pro Woche für 30 Minuten, in denen Nutzer*innen direkt Fragen stellen können. Sammle in dieser Phase aktiv Feedback: Wo hakt es noch? Welche Funktionen sind unklar? Welche zusätzlichen Tutorials werden gebraucht? Dieses Feedback nutzt du, um weitere Video-Clips zu erstellen oder Workflows anzupassen.
4
Nach der intensiven Startphase etablierst du kontinuierliche Lernangebote. Biete regelmäßige Workshops an, in denen neue Funktionen vorgestellt oder fortgeschrittene Anwendungsfälle behandelt werden. Teile Best-Practice-Beispiele und Success Stories über Newsletter oder Intranet.
So stellst du sicher, dass auch bei wachsenden Anforderungen oder Team-Erweiterungen alle auf dem aktuellen Stand bleiben und das volle Potenzial von Frontify ausgeschöpft wird.
Checkliste: So stellst du die Nutzerakzeptanz sicher
✅ Strukturiertes Onboarding: Schritt-für-Schritt-Anleitungen statt Überforderung
✅ Rollenbasierte Schulungen: Inhalte auf tatsächliche Aufgaben zuschneiden
✅ Champions aufbauen: Key-User in verschiedenen Abteilungen ausbilden
✅ Video-Tutorials einbetten: Kurze Clips (max. 90 Sek.) direkt im Tool
✅ Kontinuierliche Lernangebote: Workshops und Q&A-Sessions nach Go-Live
✅ Interne Bewerbung: Portal über Intranet und Newsletter kommunizieren
✅ Best-Practice-Beispiele teilen: Success Stories aus dem Arbeitsalltag zeigen
✅ Feedback einholen: Prozesse basierend auf Nutzererfahrungen anpassen
Fazit: Planung schlägt Geschwindigkeit
Eine Frontify-Einführung braucht Zeit. Nimm dir diese Zeit. Hier sind die wichtigsten Punkte noch mal zusammengefasst:
- Lade nicht alles hoch, sondern nur das, was wirklich gebraucht wird.
- Nutze die Standard-Anbindungen von Frontify statt eigene Schnittstellen zu bauen.
- Erkläre deinem Team von Anfang an, warum sich die Umstellung lohnt.
Der Ablauf sollte so aussehen: Erst solltest du eure Prozesse klären, dann Frontify darauf abstimmen. Nicht andersherum. Das Tool kann viel, aber nur, wenn es an eure Arbeitsweise angepasst wird. Plane daher genug Zeit für die Datenvorbereitung ein, schule das Team vernünftig und bleibe auch nach dem Start als Ansprechpartner*in verfügbar. Wenn deine Kolleg*innen merken, dass Frontify ihnen wirklich hilft, nutzen sie es auch.
Disclaimer: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung der Implementierungs-Expert*innen von Schwarz+Matt® erstellt. Der Inhalt wurde neutral aufbereitet und spiegelt branchenweite Best Practices wider, nicht ausschließlich Kundenerfolge der Agentur.
