Wie OMR das richtige Tool fürs Brand Management gefunden hat

Wie managt eine Marke wie OMR eigentlich ihren Auftritt? Das Design für die einzelnen Units und das Große Ganze ist das eine. Das andere sind die Regeln: Wann kommt welches Logo zum Einsatz und in welchem Fall nutzen wir welchen Schriftschnitt? Was lange in einem PDF-Dokument irgendwo in unserem Google Workspace niedergeschrieben war, regelt jetzt ein Tool namens Frontify. Unser Head of Design Chris Albert verrät, wie er auf das Tool gekommen ist und welche Vorteile es nicht nur dem Design-Team von OMR bringt. Außerdem erklärt er, wie die Umstellung von „Das klappt schon irgendwie mit Google Drive“ zum runden Brand Management abgelaufen ist, was noch auf dem Plan steht und mit welchen Tipps du Frontify auch in deinem Unternehmen einsetzt.

Was ist Frontify?

Frontify ist eine cloudbasierte Brand-Management-Plattform, mit der Unternehmen ihre Marken-Assets und Guidelines verwalten können. Auf diese Weise sind sämtliche Markeninhalte und deren Aktualisierungen für alle Mitarbeitenden an einem Ort zugänglich. So wird team- und standortübergreifend ein konsistenter Markenauftritt sichergestellt. Das integrierte Digital Asset Management (DAM) ermöglicht on top die effiziente Organisation sämtlicher digitaler Inhalte wie z. B. Bilder, Videos, Präsentationen oder Logos.

Eigentlich ging es nur um Feedback

Das Design-Team von OMR kümmert sich täglich um viele Anfragen der verschiedenen Units. Hier ein Whitepaper, da ein Studienreport oder Festival-Banner: In der Regel laufen die Tasks über ein Typeform-Formular in Asana ein und die Kolleg*innen legen mit der Arbeit los. Was danach kommt, sind Feedbackschleifen, inhaltliche Anpassungen oder Ergänzungen. Bei OMR lief das bislang auf unterschiedlichen Wegen ab, z. B. mal eben bei Slack oder über Kommentare in Google Drive. Da können die Kolleg*innen schnell den Überblick verlieren und Feedback-Prozesse werden unnötig lang und undurchsichtig. Deswegen hat Chris sich auf die Suche nach einem Visual Feedback Tool gemacht, mit dem nicht nur sein Team, sondern alle Kolleg*innen bei OMR arbeiten können sollten.

„So ein Tool hatte ich schon mal bei uns im Team eingeführt, das hat aber seine Dienste eingestellt“, sagt Chris, der daraufhin nach einem gleichwertigen Ersatz suchte. „Das ist super hilfreich für alle, die Feedback geben, wenn man seine Punkte direkt auf das Design setzen kann. Die Designer*innen haben dann eine Checkliste, die sie abarbeiten können.“ Also hat Chris sich in die Tiefen der Software-Welt begeben und viele Feedback-Tools ausprobiert, um einen Nachfolger für das alte zu finden. „Dann haben wir letztes Jahr unser Projekt ’Design Refresh‘ zusammen mit der Agentur Arndt Benedikt gestartet und da ist mir Frontify über den Weg gelaufen“, erinnert sich der Head of Design.

Das Tool muss Spaß machen

Für das, was Chris vorhatte, war Frontify eigentlich viel zu umfangreich. Im Zuge des Design Refresh war aber auch klar: „Wenn der Refresh durch ist, soll es ein richtiges Brand Portal geben und kein schnödes PDF.“ Während er und sein Team also bereits PageProof testeten, bot Frontify eigentlich das beste Rundum-Paket. Zwar sei PageProof stärker für Feedback-Prozesse, laut Chris war es allerdings sinnvoller, auf eine einzige Plattform umzusteigen und Feedback und Assets an einem Ort zu bündeln. „Außerdem muss so ein Tool Spaß machen“, findet der Head of Design. Eine einladende Nutzeroberfläche und eine intuitive Nutzerführung waren für ihn mindestens genauso wichtig wie das Bewerten von Assets. Und mit der überzeugte Frontify bei ersten Testläufen obendrein.

Im OMR Brand Portal finden alle Mitarbeitenden die Infos und Assets, die sie für den Markenauftritt brauchen

„Es gibt nicht das eine Tool, das alles vereint“

Auf die Suche nach einem neuen Feedback Tool machte Chris sich zunächst allein. Er testete sich durch, sprach mit Kolleg*innen von OMR Reviews, wo Frontify die besten Bewertungen in seiner Kategorie hat, schaute sich aber auf anderen Vergleichsplattformen um und googelte einfach drauflos. „Das war gar nicht so einfach für diesen speziellen, kreativen Workflow“, erinnert sich der Head of Design. „Diese Sparte, was Creative Collaboration Tools angeht, ist einfach noch nicht sehr groß. Da gab es damals nicht sehr viele Bewertungen, höchstens für die großen Enterprise Tools. Aber es gibt auch viele kleinere Tools, die man allerdings erstmal finden muss.“ PageProof macht in diesem Bereich laut Chris schon sehr viel richtig und auch viele andere Softwares haben ihm zufolge ihre jeweiligen Stärken. „Es gibt aber nicht das eine Tool, das alles vereint.“

Damit das 20-köpfige Design-Team dennoch gut ausgestattet ist, bezog Chris es irgendwann in die Suche mit ein. „In kleinen Teams ist es nochmal einfacher, so was einzuführen“, sagt er. „Deswegen war ich auch offen für andere Vorschläge.“ Statt einer eigenen Taskforce wie für die OMR-weite HubSpot-Implementierung, waren in den Such- und Entscheidungsprozess für ein neues Kreativ-Tool also lange maximal eine Handvoll Kolleg*innen involviert. Und dann war da plötzlich Frontify: „Zu dem Zeitpunkt haben wir im Team schon einige Monate PageProof als Testphase genutzt“, erinnert sich Chris. Eigentlich sollte es dann auch bald für alle Kolleg*innen bei OMR nutzbar sein. „Da gab es dann auch eine kleine Transition-Phase und wenn das alles können würde, was wir gesucht haben, dann wäre das super gewesen.“ Einen Monat lang nutzte das Team PageProof und Frontify parallel im Daily Business. „Und dann haben wir gemerkt, dass Frontify auch alles bietet, was wir brauchen, und dabei noch etwas besser aussieht und einfacher zu bedienen ist“, sagt der Head of Design.

Wenn schon neues Design, dann richtig

Vielleicht ist dir aufgefallen, dass OMR sich seit dem Festival 2023 in neuem Gewand zeigt. An dem Design-Refresh haben Chris und sein Team bereits seit Anfang 2022 eng zusammen mit der Agentur Arndt Benedikt gearbeitet. Nach einer intensiven Festival-Phase ging es im Sommer weiter, bis das neue Design Anfang 2023 fertig war. Das war auch der Zeitpunkt, zu dem die Kolleg*innen gemeinsam mit der Agentur damit anfingen, Frontify zu befüllen und für die OMR-weite Implementierung vorzubereiten. Nach einer erneuten Festival-Unterbrechung – wir erinnern uns an OMR23 – war der Prozess nach in Summe zwei Monaten abgeschlossen. Frontify kam laut Chris damals zur richtigen Zeit: „Es ist mehr ein Brand Hub, ein Ort, an dem wir unsere Corporate Identity sowohl für unser Team als auch für Externe präsentieren.“ Die vielen Features machen Frontify sehr umfangreich, weshalb es laut Chris an vielen Stellen nicht so sehr in die Tiefe geht. Für die Anforderungen seines Teams und vor allem mit Blick auf die unternehmensweite Nutzung war es allerdings die beste Lösung.

Neben der Möglichkeit, Assets direkt im Tool zu kommentieren und wichtige Marken-Guidelines zu hinterlegen, bietet Frontify ein Design Tool, das Chris zufolge Canva Pro ähnelt, und ein umfangreiches Digital-Asset-Management-System. „Daran arbeiten wir jetzt gerade, während der Design Guide schon online ist.“ Das DAM-System soll es allen Teams ermöglichen, fertige Assets, Designs, Fotos oder Vorlagen einfach und immer aktuell zu finden. „Damit wird das Team auch gut klarkommen und sich easy zurechtfinden“, ist Chris sich sicher. Denn während sich die Kolleg*innen noch mit dem neuen Feedback Tool anfreunden müssen – „Das müssen erstmal alle begreifen. Aber wir sind ja auch eine junge Company und viele können gut mit Tools umgehen“, sagt der Head of Design – gleicht das Brandportal einer einfachen Website, die man schnell durchblickt.

„Das war eine intensive Zeit“

Neben laufenden Tasks und Festival-Vorbereitung ein neues Tool auszusuchen und zu implementieren ist keine einfache Aufgabe. Da können schnell mehrere Monate vergehen. „Wir sind da immer noch im Prozess“, sagt Chris. „Wir fangen jetzt an, das Feedback-Tool auch mit den Teams zu nutzen. Da gibt es aber noch Luft nach oben.“ Bis alle Kolleg*innen sich an das neue Tool gewöhnt und es in ihre täglichen Abläufe integriert haben, ist etwas Geduld nötig. „Man muss die Leute schon auch darauf hinweisen, dass wir das Tool haben“, weiß Chris. „Der Way-to-go ist: Eine Anfrage kommt über das Asana-Formular rein und das Feedback wird in Frontify gegeben.“ Dass es einen festen Workflow gibt, an den sich alle halten, sei Chris vor allem für neue, große Projekte wichtig.

Laut dem Head of Design wird dieser neue Prozess bei OMR trotz kleinerer Stolpersteine bereits sehr gut angenommen: „Das muss sich nur noch festigen.“ Und dann hat sich die intensive Zeit im Vorfeld auch gelohnt. „Wir sind sehr dankbar für die enge Zusammenarbeit mit der Agentur Arndt Benedikt, mit der nicht nur der gesamte Design-Refresh-Prozess super effizient lief und viel Spaß gebracht hat, sondern die uns auch bei der Implementierung von Frontify toll unterstützt hat.“

Besonders wichtig: Aktuelle Design Guidelines und Logos der einzelnen OMR Units

Chris’ Tipps für deine Frontify-Implementierung

Chris wusste zu Beginn seiner Suche genau, was er wollte und hat unterschiedliche Tools intensiv getestet. So findest du ihm zufolge auch am besten heraus, ob eine Software wirklich zu dir und deinen Workflows passt. Vom Frontify-Team hat Chris sich dann zusätzlich Use Cases zeigen lassen, die dem Daily Business von OMR ähneln. Ist deine Entscheidung auf das Tool gefallen, solltest du dir ihm zufolge im Vorfeld Gedanken über Punkte wie Nutzerführung und die Vorbereitung deiner Assets machen, damit du die Brand-Management-Plattform auch optimal nutzt.

• Kläre Verantwortlichkeiten und überlege, wer mit dem Tool arbeiten soll. So kannst du alle Beteiligten rechtzeitig ins Boot holen und mit der neuen Software vertraut machen.
• Setze dich mit den Funktionen des Tools auseinander und überlege, mit welchen bereits genutzten Softwares Frontify kommunizieren muss. Gibt es bspw. eine API oder kann eine Software wie Zapier übernehmen? „Bei OMR nutzen wir zurzeit die Verknüpfung mit Asana und Slack. Außerdem wollen wir gucken, ob wir Frontify mit Google Drive verbinden, damit wir z. B. Ordnerstrukturen spiegeln können“, sagt Chris.
• Mache dir im Vorfeld Gedanken über die Struktur deines Brand Portals. Da es wie eine Website aufgebaut ist, hilft hier eine schlüssige Nutzerführung, mit der deine Kolleg*innen alles schnell finden. Da Frontify nach dem Baukasten-Prinzip funktioniert, brauchst du hierfür keine Programmierkenntnisse. „Vorbereitung ist wichtig, aber das Tool nimmt einen schon an die Hand und es gibt auch vorgefertigte Templates“, weiß Chris.
• Bereite deine Assets gut vor, indem du sie richtig benennst und deine geplante Struktur schon außerhalb von Frontify aufbaust. So kannst du sie am Ende einfacher importieren.
• Sprich mit dem Kundenservice und lass dich ausführlich beraten. „Mach lieber ein Meeting mehr“, ist Chris’ Tipp. Insbesondere für seinen Anwendungsfall war es wichtig, dass die Mitarbeitenden von Frontify einige Cases parat hatten, die dem besonderen Workflow von OMR zumindest teilweise ähneln.

Dass die Suche nach neuer Software keine One-Man-Show ist, bestätigen nicht nur die Ergebnisse unserer Studie über Software-Entscheidungen. Auch Chris hat irgendwann gemerkt, dass ein wenig mehr Support bei der Entscheidungsfindung geholfen hätte. „Ich habe viel selbst gemacht, hätte aber eher jemanden mit reinholen sollen, der beim Prozess unterstützt und dabei hilft, dass die Kolleg*innen sich frühzeitig mit dem neuen Tool vertraut machen können“, sagt der Head of Design.

Mittlerweile sind wir bei OMR auf einem sehr guten Weg, Frontify in unser Daily Business einzubauen. Auch Chris ist, trotz der fehlenden Tiefe des Tools, im Großen und Ganzen zufrieden mit seiner Entscheidung, bei der ihm auch die Bewertungen und Einblicke auf OMR Reviews geholfen haben. Dass keine Software perfekt ist, weiß er zwar auch. Wenn es trotzdem ein Wunsch sein darf: „Ich wünsche mir, dass die sich ein paar Features von PageProof abgucken. Da passiert schon echt viel und wenn Frontify diese ganzen Features auch noch hätte – das wäre hervorragend.“