Das sind die 7 besten Online-Proofing-Softwares für dein Unternehmen

Die Inflation in Deutschland hat seit Langem mal wieder einen Spitzenwert erreicht. In diesen Zeiten ist eines für viele Unternehmen besonders wichtig: die optimale Ressourcennutzung, um Kosten zu sparen. Eine effiziente Kommunikation trägt wesentlich dazu bei: Eine aktuelle Filestage-Studie zeigt, dass Projekte schneller abgeschlossen werden, wenn Teammitglieder nicht ständig E-Mails in ihrem Posteingang suchen müssen. Das ist nur einer von vielen Gründen, wieso Online-Proofing-Softwares deinen Ressourceneinsatz optimieren. 

In diesem Artikel erfährst du, was eine Online-Proofing-Software genau ist, außerdem erhältst du hilfreiche Tipps und on top gibt’s die Tool-Empfehlung der OMR Community.

Was bedeutet Online Proofing?

Der englische Begriff Proofing kann mit Endredaktion oder Endkontrolle übersetzt werden. Beim Online Proofing finden die Überprüfung und Genehmigung von Arbeitsschritten online und weitestgehend automatisch statt. Kreativteams teilen und beurteilen ihre Entwürfe miteinander. Sämtliches Feedback und alle Freigaben werden online erteilt. 

Wozu wird Online Proofing benötigt?

Ursprünglich war Proofing hauptsächlich für die Verlags- und Werbebranche relevant. Zunächst fand der Austausch face-to-face statt. Später kamen Feedbackrunden via E-Mail dazu. Beide Varianten sind umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig. Mit Online Proofing läuft die Abwicklung und Kommunikation digital, nachvollziehbar und effizient ab.

Wie funktioniert Online-Proofing?

Beim Online-Proofing werden die Daten auf einer Plattform bereitgestellt, auf die alle Beteiligten über das Internet zugreifen können. Wer, was und wann tut sowie der Projektstatus werden automatisch dokumentiert. Die Verantwortlichen erhalten automatisiert einen Reminder für unerledigte Tätigkeiten.

Online Proofing beinhaltet:

• Datenzentralisation: Nutzer*innen können Dateien einer Online-Proofing-Plattform über den Browser aufrufen und ihre Projekte so mit dem Team teilen.
• Kollaboration: Kreativteams arbeiten gemeinsam direkt in einer Datei (z. B. an Texten, Videos, Designs und Webseiten). Entwürfe werden kommentiert und Vorschläge in Echtzeit diskutiert.
• Tracking: Das Tracking erfolgt automatisch und in Echtzeit.
• Erinnerungsmanagement: Nutzer*innen erhalten automatische Erinnerungen, damit Fristen eingehalten werden.
• Versionierung: Entwürfe versionieren sich automatisch, wodurch alle Nutzer*innen stets in der aktuellsten Version arbeiten.

Für wen ist Online Proofing geeignet?

Inzwischen ist beinahe jedes Unternehmen auch Content-Produzent. Online Proofing ist daher inzwischen branchenunabhängig relevant und wird größtenteils von Marketingabteilungen, Webdesigner*innen, Autorinnen und Autoren, Fotografinnen und Fotografen, Designstudios, Videoproduktionsfirmen und Agenturen verwendet. Sowohl kleine Teams, Remote-Teams und produzierende Mittelständler*innen als auch Enterprises optimieren ihre Prozesse mit Online-Proofing-Plattformen. 

Welche Vorteile bieten Online-Proofing-Softwares?

• Schnelle Entscheidungen: Alle Rückmeldungen kommen am Ort des Geschehens zusammen.
• Asset Management: Alle Assets befinden sich an einem Ort und sind für alle Nutzer*innen leicht zugänglich.
• Schnelle Abwicklung: Rationalisierte Prozesse sind kürzer und weniger fehleranfällig.
• Geringe Kosten: Eine zentralisierte Kommunikation und Abwicklung verbessert die Qualität und verringert die Durchlaufzeit.

Die 7 besten Online-Proofing-Softwares

Auf OMR Reviews findest du jede Menge hilfreicher Tools für dein Brand-Management. Das sind aktuell die 7 beliebtesten Online-Proofing-Softwares basierend auf verifizierten Nutzerbewertungen und -erfahrungen:

Frontify

empower

Filestage

Uberall CoreX

Relatial

Censhare

Cision

1. Frontify

Frontify auf OMR Reviews

2012 entwickelte Roger Dudler das Konzept für Frontify. Die Software soll die Zusammenarbeit zwischen Branding-Teams erleichtern. Mithilfe von namhaften Investor*innen nahm die Erfolgsstory des damaligen Schweizer Start-ups im Jahr 2013 ihren Lauf. Ihr Ziel ist und bleibt nach eigenen Aussagen die Bereitstellung erstklassiger Brand-Management-Lösungen. Dafür entwickelt das Unternehmen sein Angebot kontinuierlich weiter.

Frontify-Funktionen

Funktionen der Softwarelösung mit dem Schwerpunkt Branding-Teams:

• Digital Asset Management: Alle digitalen Ressourcen befinden sich auf einer zentralen Plattform.
• Brand Guidelines: Digitale, leicht zugängliche und editierbare Richtlinien halten Nutzer*innen auf dem neusten Stand. Sie sorgen für eine einheitliche und zeitsparende Umsetzung der Markenrichtlinien.
• Creative Collaboration: Teams arbeiten dank effizienten Workflows und Projektübersichten nahtlos zusammen – jederzeit und von überall aus.
• Digital & Print Templates: Editierbare Designvorlagen stellen die Einhaltung von Markenrichtlinien sicher, ohne die Kreativität einzuschränken.
• Integrationen: Frontify ist mit allen anderen Tools kompatibel.
• Frontify Boost: Die Light-Version wurde speziell für kleinere Teams konzipiert.

Frontify-Preise

Du kannst die Online-Proofing-Software kostenlos testen oder eine Demo-Version buchen. Frontify rechnet monatlich nach aktiven Nutzer*innen ab. Detaillierte Preisinformationen von Frontify erhältst du auf Anfrage über die Website.

Frontify-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Frontify-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

2. empower

empower auf OMR Reviews

empower ist eine Software-Suite für Microsoft 365, die dir bei der Erstellung markenkonformer Office-Dokumente hilft. Seit 2005 bietet die empower GmbH Office-Lösungen an, die Anwender*innen die Arbeit mit DER Software in Büros auf der ganzen Welt – Microsoft Office – leichter und effizienter machen sollen.

empower-Funktionen

Funktionen der MS Office-Ergänzung:

• Brand Control: Das Tool stellt sicher, dass Marken in Dokumenten wie Präsentationen, E-Mail-Signaturen, Word-Vorlagen und Google-Bildern korrekt wiedergegeben werden.
• Content Creation: Teams erstellen und bearbeiten schnell und einfach Präsentationen (z. B. Inhalte, Diagramme, Objekte mit Excel-Verknüpfung, Formatierungen).
• Content Enablement: Teams können direkt auf die richtigen Inhalte zugreifen, ohne diverse Anwendungen und Netzlaufwerke nach der neuesten Version zu durchforsten.
• Document Automation: Teams generieren komplexe Dokumente aus Entwürfen (z. B. Angebote, Verträge, Unternehmens- und Produktpräsentationen).
• empower® Integrations: empower ist mit sämtlichen Tools für DAM, SharePoint, PIM und individuelle Erweiterungen kompatibel.

empower-Preise

Bei empower fallen keine Einrichtungsgebühren an. Der Preis für kleine Teams beginnt bei 9,99 € monatlich pro Person und beinhaltet 1 bis 50 Lizenzen. Mehr Infos zu den Preisen von empower und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

empower-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der empower-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

3. Filestage

Filestage auf OMR Reviews

Filestage ist eine Content-Feedback-Plattform. Sie wurde 2014 entwickelt, um Freigabenprozesse klarer, schneller und kollaborativer zu gestalten. Durch die Zusammenarbeit mit großen Marken und Agenturen wurde den Gründern Niklas Dorn, Maël Frize und Simon Kontschak klar, dass die Feedbackverwaltung nur den kleinsten Teil des Eisbergs darstellt. Die darauffolgenden Weiterentwicklungsmaßnahmen machten aus dem Feedback-Tool eine ganzheitliche Review- und Freigabeplattform. Nach eigenen Aussagen erfolgt die Freigabe von Entwürfen mit Filestage in 92 Prozent der Fälle in nur zwei Feedbackrunden.

Filestage-Funktionen

Funktionen der Online-Proofing-Software für kleine und große Unternehmen:

• Projekt- und Workflow-Management: Teams richten effektive Projekt-Management-Workflows für die Erteilungen von Freigaben ein.
• File Proofing: Projektmitglieder erteilen Feedback direkt in den Designs und greifen auf intelligente Anmerkungswerkzeuge zu.
• Insights: Mitarbeiter*innen analysieren den Review- und Freigabeprozess, um permanent die Produktivität zu steigern.
• Automatisierung: Auslöser lösen definierte Aktionen aus. Projektvorlagen können Automatisierungen beinhalten.
• Filestage Integrationen und API: Filestage ist mit allen anderen Tools kompatibel.

Filestage-Preise

Filestage kostenfrei verwenden

Für Freelancer und kleine Teams mit einer beliebigen Anzahl an Teammitgliedern ist Filestage komplett kostenlos. In der kostenlosen Version seid ihr auf zwei aktive Projekte, zwei Review-Schritte und drei Abschnitte beschränkt. Die Anzahl an Daten, Versionen und Reviewer*innen sind nicht limitiert. 

Filestage kostenpflichtige Versionen

Du kannst Filestage kostenlos testen. Größere Teams können sich zwischen zwei Paketen entscheiden: Basic und Professional. Filestage Basic eignet sich für Teams, die sich Feedback für mehrere (bis zu 10 aktive) parallellaufende Projekte einholen wollen und kostet 49 € monatlich. 

Filestage Professional ist ideal für Teams, die auf weitere Funktionen zugreifen wollen. Mit diesem Paket kannst du 25 aktive Projekte abwickeln, drei Review-Schritte durchführen, verschiedene Versionen miteinander vergleichen, Automatisierungen einstellen und zwei Projektvorlagen wählen. Berechnet werden hierfür 249 €. Auf Anfrage erhältst du ein Angebot für mehr aktive Projekte, Review-Schritte, Abschnitte und mehr.

Mehr Infos zu den Preisen von Filestage und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Filestage-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Filestage-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

4. Uberall CoreX

Uberall CoreX auf OMR Reviews

Uberall CoreX gibt es seit 2013 und hat das Ziel, deine Sichtbarkeit zu erhöhen – online und vor Ort. Das Tool unterstützt dich bei der Steuerung einer hybriden Customer Journey und widmet sich so deinen Online-Kundinnen und -Kunden und deinen Ladenbesucher*innen von der Entdeckung deines Shops bis hin zur Weiterempfehlung und Markentreue.

Uberall CoreX-Funktionen

Video einfügen: online proofing software uberall corex funktionen 

Mit diesen Funktionen hilft das Tool insbesondere Marketing- und Customer-Experience-Teams, aufzufallen, zu überzeugen und zu verbinden:

• Local SEO: Das Tool hilft dir, in den Top-Ergebnissen zu erscheinen.
• Datenaktualisierung in Echtzeit: Echtzeit-Monitoring und automatisierte Veröffentlichungen auf relevanten Plattformen verhindern, dass du im Suchranking abrutschst.
• Sprachsuche: Konsument*innen können dich per Sprachsuche über Siri, Alexa und Co. finden.
• Digitales Schaufenster: Das Tool stellt sicher, dass deine digitalen Schaufenster mit einem aktiven Review Management, ansprechenden Social Posts und Bildern überzeugen.
• Vertrauen aufbauen: Teams reagieren auf Bewertungen, um ihr Ranking und ihren Ruf zu verbessern.
• Kaufanreize schaffen: Teams locken (neue) Kundinnen und Kunden gezielt durch Sonderangebote und nützliche Informationen (z. B. zu lokalen Veranstaltungen).
• Kunden und Kundinnen verstehen: Mittels KI und Machine Learning unterstützt das Tool deine Teams, um mehr über die Kundenerlebnisse zu erfahren.

Uberall CoreX-Preise

Du kannst eine kostenlose Live-Demo buchen. Uberall CoreX besteht aus 3 Teilen bzw. Schwerpunkten: Get Found (von der Zielgruppe gefunden werden), Be Chosen (sich vom lokalen Wettbewerb abheben) und Thrive (hybride Customer Journey optimieren und nahtlose CX schaffen). Die Preise von CoreX für alle 3 Pakete erhältst du auf Anfrage über die Webseite von Uberall CoreX. 

Uberall CoreX-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Uberall CoreX-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

5. RELATIAL_

RELATIAL_ auf OMR Reviews

Mit Relatial kannst du etwa deine Marketing-Bestellprozesse digitalisieren, digitale Assets deiner Händler*innen verwalten und Erfolge im Self-Publishing anspruchsvoller Templates (ohne Mediengestaltungskenntnisse) verbuchen. Das Ziel des Tools ist es, deine Marke zu stärken, individuelle und zielgerichtete Werbebotschaften zu versenden und das alles zeit- und budgetsparend.

RELATIAL_-Funktionen

Von diesen Funktionen kannst du mit dem Allrounder profitieren:

• Zentralisierung: Teams verbinden alle (Marketing-)Systeme miteinander.
• Benutzer- und Firmenmanagement: Projektmitglieder verwalten Organisationseinheiten, Benutzer*innen und steuern zentral die unterschiedlichen Rechte.
• Projekt- und Anwendungsverwaltung: Mitarbeiter*innen verwalten Zugriffe auf Anwendungen, Projekte und mehr direkt im Backend.
• Digital Asset Management: Teams verwalten Assets und Metadaten (z. B. Textinformationen in verschiedenen Varianten), regeln Qualitätssicherungsprozesse und Freigabe-Workflows.
• CHILI Publish-Integration (Template Editor): Der Online-Editor CHILI publisher hilft dir bei der Erstellung von Smart Templates. Im Editor individualisieren Nutzer*innen z. B. Marketingmaterialien, personalisieren Mailings oder adaptieren Anzeigen. 
• Kanalspezifische Datenausgabe: Von der weboptimierten Banner- oder Druckdatenausgabe über Anzeigen für die Tageszeitung über die Ausgabe von Druckdaten für Roll-ups bis zur Übergabe von Daten an Web-to-Print-Partner*innen ist mit Relatial_ alles möglich. 
• Werbemittelshop: Nutzer*innen bestellen physische Artikel, Downloadartikel oder Templates direkt im Shop mittels Magento 2.
• Freigabe-Workflows für Templates und Bestellungen: Teams können für Nutzer*innen und Artikel individuell festlegen, ob Vorgesetzte Dokumente noch prüfen und freigeben müssen.
• Sharing & Collaboration: Projektmitglieder arbeiten gemeinsam an Dokumenten und können individualisierte und adaptierte Dokumente an andere versenden.
• Kampagnenmanagement: Mitarbeiter*innen kombinieren verschiedene Artikel und Templates zu einer Kampagne, legen Kampagnenbeschreibungen, Timelines für einzelne Arbeitsschritte und Berechtigungen fest. 
• Bedarfsmengenabfrage: Über die Bedarfsmengenabfragen ermitteln Teams die benötigte Menge und produzieren exakt nach Bedarf.
• Budget- und Mengenkontingentsverwaltung: Nutzer*innen legen fest, wer, welche Stückzahlen oder in welchem Budgetrahmen bestellen darf.
• Produktsets: Mit Produktsets buchen Mitarbeiter*innen Set-Bestandteile flexibel innerhalb des Editors hinzu oder ab. Die Artikelkosten passen sich dabei automatisch an.
• Booking-Funktion: In einem Schritt buchen Nutzer*innen Events mit verschiedenen Eventoptionen, Individualisierungen sowie einem Anlieferungsmanagement vor Ort. 
• Easy-Update-Funktion für Templates und Template-Bearbeitungshistorie: Mit wenigen Klicks können Administrator*innen nutzerübergreifend Änderung wie aktualisierte Rechtsvorschriften vornehmen. Administrator*innen sehen die vollständige Historie der Master-Templates und ihren Adaptionen.
• Identity-Provider-Anbindung: Die zentralen Benutzermanagements OKTA, SAML2 und Microsoft AD sind inklusive.
• Kundenindividuelle Systemschnittstellen: (Warenwirtschafts-)Systeme werden via APIs ans Marketingportal angebunden.
• Rollen- und Rechteverwaltung: Nutzer*innen bilden Hierarchien sowie komplexe Händler- und Franchise-Strukturen detailliert ab. 
• Insights: Mitarbeiter*innen erfahren, wie Nutzer*innen agieren und welche Materialien sie für ihre Aktivitäten nutzen.

RELATIAL_-Preise

Du kannst dir einen kostenlosen Demo-Termin buchen. RELATIAL_ bietet dir drei Optionen: Basic, Advanced und Custom. Basic ist die günstigste Variante und bildet das Fundament für deine Organisation im Marketing. Nutzer*innen können damit individualisierte Marketingmaterialien erstellen und Werbemittel in deinem Webshop bestellen. Das Paket beinhaltet das Benutzer- und Firmenmanagement, die Projekt- und Anwendungsverwaltung, der Template-Editor, die kanalspezifische Datenausgabe und der Werbemittelshop. Diesen Funktionsumfang erhältst du für 1.995 € monatlich. 

Im Advanced Paket kannst du für 2.450 € monatlich komplexe Prozesse dirigieren. Du hast Zugriff auf Freigabe-Workflows, Sharing & Collaboration, das Kampagnen-Management, Bedarfsmengenabfragen, die Budget- und Mengenkontingentsverwaltung, Produktsets, Booking- und Easy-Update-Funktionen. 

Custom beinhaltet den kompletten Funktionsumfang von Relatial_ – zusätzlich also die Template-Bearbeitungshistorie, Identity-Provider-Anbindung, kundenindividuelle Systemschnittstellen und individuelle Features. Preise hierfür erhältst du auf Anfrage. 

Mehr Infos zu den Preisen von RELATIAL_ und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews. 

RELATIAL_-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der RELATIAL_-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

6. Censhare

Censhare auf OMR Reviews

Censhare ist eine Omnichannel-Content-Plattform, die dir bei der kanal- und länderübergreifenden Content-Erstellung und -Verwaltung helfen soll. Das Tool ist bereits seit 20 Jahren auf dem Markt. Zu Beginn war die Plattform vor allem für Verlagsunternehmen gedacht, doch mit dem digitalen Wandel erweiterte sich auch der Kundenkreis um sämtliche Branchen.

Censhare-Funktionen

Die Omnichannel-Content-Plattform besteht aus einem Product Information Management, einem Digital Asset Management und einem Content-Management-System:

• Zentrale Content-Verwaltung: Teams verwalten ihren Content in Censhare einmal für alle Kanäle (z. B. Content fürs E-Commerce, Online- und Print-Marketing sowie Digital Signages)
• Content Management und Operations: Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teammitgliedern wird durch flexible Workflows erleichtert.
• PIM: Die Produktdaten stehen zentral für alle zur Verfügung.
• DAM: Die digitalen Assets stehen zentral für alle zur Verfügung.
• CMS: Teams erstellen ihren Content einmalig medienneutral und wandeln ihn für entsprechende Kanäle um.
• Zusatzmodule: Zusätzliche Module wie Headless Content Management, Print Production Management, Übersetzung & Lokalisierung, Variantenmanagement & Targeting, Marketing Project Management, Web Content Management und Konnektivität sind verfügbar.
• Integration mit Tools, Kanälen und Technologien: Censhare ist mit allen anderen Tools, Datenmodellen und Konnektoren kompatibel.

Censhare-Preise

Censhare ist als kostenlose Demo-Version erhältlich. Die Preise von Censhare für die Software erhältst du auf Anfrage über die Website von Censhare. 

Censhare-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Censhare-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

7. Cision

Cision auf OMR Reviews

Die Wurzeln von Cision reichen weit zurück. Schon seit 150 Jahren haben sie in der Kommunikationsbranche einen Namen. Alles begann im Jahr 1876, als das Unternehmen unter dem Namen Svenska Telegrambyran als schwedische Presseagentur gegründet wurde. Im Jahre 2007 wurde die Kampagnenmanagement-Software von Cision (CisionPoint) eingeführt.

Auch jetzt wächst Cision immer weiter. Zuletzt – im Jahr 2021 – kaufte das Unternehmen den weltweit führenden Anbieter von digitalen Verbraucherinformationen und Social Media Listening Brandwatch. Das Ziel der Online-Proofing-Software ist die Optimierung deiner Influencer-Suche.

Cision-Funktionen

Funktionen zur Optimierung deiner PR- und Kommunikationsarbeit mit Cision:

• Online- und Print-Monitoring: Teams verfolgen die Verbreitung ihrer Stories in Echtzeit. Cision beobachtet die Reaktionen sowohl online (z. B. in sozialen Netzwerken, Foren und auf Bewertungsseiten) als auch in Print-Medien.
• Versand von Pressemitteilungen: Nutzer*innen kommunizieren mit dem Wire Versand von Cision PR Newswire. Über diesen hochflexiblen Service versendet Cision Pressemitteilung an eines der größten globalen Distributionsnetzwerke, das Journalisten, Nachrichtenagenturen und Content-Partner*innen umfasst (Lieferung in mehr als 170 Länder).
• Experteneinblicke für PR-Analysen: Basierend auf den Zielsetzungen des Teams erstellen Expertinnen und Experten mithilfe von KI-Technologie und menschlicher Intelligenz Analysen im gewünschten Umfang.
• ROI-Ermittlung (Return on Investment): Nutzer*innen erstellen Analyseberichte in der Cision Communications Cloud und versenden diese an gewünschte Personen.
• Influencer- und Mediendatenbank: Teams greifen auf eine Medien- und Journalistendatenbank mit mehr als 850.000 Einträgen zu und steuern ihre gesamte Multi-Channel-Kommunikation über eine einzige Plattform. 

Cision-Preise

Du kannst eine kostenlose Demo-Version buchen. Cision ist als kostenpflichtige Version erhältlich. Die Preise von Cision erhältst du auf Anfrage über die Website von Cision.

Cision-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Cision-Alternativen und kannst mithilfe der verifizierten Bewertungen und Erfahrungsberichte das passende Brand-Management-Tool für dich auswählen.

Fazit: Jede*r Content-Produzent*in sollte eine Online-Proofing-Software nutzen

Die Frage ist nicht, ob eine Online-Proofing-Software die Zusammenarbeit innerhalb deines Kreativteams erleichtert, sondern welches Tool dir die meisten Vorteile bringt. Wie du siehst, gibt es eine Reihe intuitiver Softwares. Welche am besten zu dir und deinem Team passt, hängt von deinem Unternehmen ab. Wie du bereits herauslesen konntest, unterscheiden sich die vorgestellten Tools teilweise extrem in puncto Funktionsumfang. Wir empfehlen dir, die Online-Proofing-Softwares genauer unter die Lupe zu nehmen und dich mit den kostenlosen Test- bzw. Demo-Versionen deiner Lieblingstools auseinanderzusetzen. Letztlich muss dich die Software unterstützen und das tut sie vor allem, wenn deine Arbeit plötzlich schnell und einfach von der Hand geht. Viel Spaß beim Lesen und Testen!