Das sind die 7 besten Online-Proofing-Softwares für dein Unternehmen
Pia Heßler20.1.2026
Mit diesen Online-Proofing-Softwares können Kreativteams durchstarten
Inhalt
- Was bedeutet Online Proofing?
- Wozu wird Online Proofing benötigt?
- Wie funktioniert Online-Proofing?
- Für wen ist Online Proofing geeignet?
- Welche Vorteile bieten Online-Proofing-Softwares?
- Die 7 besten Online-Proofing-Softwares
- Fazit: Die richtige Software für Online Proofing finden
Die Inflation in Deutschland hat seit Langem mal wieder einen Spitzenwert erreicht. In diesen Zeiten ist eines für viele Unternehmen besonders wichtig: die optimale Ressourcennutzung, um Kosten zu sparen. Eine effiziente Kommunikation trägt wesentlich dazu bei: Eine aktuelle Filestage-Studie zeigt, dass Projekte schneller abgeschlossen werden, wenn Teammitglieder nicht ständig E-Mails in ihrem Posteingang suchen müssen. Das ist nur einer von vielen Gründen, wieso Online-Proofing-Softwares deinen Ressourceneinsatz optimieren.
In diesem Artikel erfährst du, was eine Online-Proofing-Software genau ist, außerdem erhältst du hilfreiche Tipps und on top gibt’s die Tool-Empfehlung der OMR Community.
Empfehlenswerte Brand Management Software
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Brand Management Tools. Dort haben wir über 20 Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, mit der deine Markenidentität verwaltet und über mehrere Kanäle kommuniziert werden kann. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Was bedeutet Online Proofing?
Der englische Begriff Proofing kann mit Endredaktion oder Endkontrolle übersetzt werden. Beim Online Proofing finden die Überprüfung und Genehmigung von Arbeitsschritten online und weitestgehend automatisch statt. Kreativteams teilen und beurteilen ihre Entwürfe miteinander. Sämtliches Feedback und alle Freigaben werden online erteilt.
Wozu wird Online Proofing benötigt?
Ursprünglich war Proofing hauptsächlich für die Verlags- und Werbebranche relevant. Zunächst fand der Austausch face-to-face statt. Später kamen Feedbackrunden via E-Mail dazu. Beide Varianten sind umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig. Mit Online Proofing läuft die Abwicklung und Kommunikation digital, nachvollziehbar und effizient ab.
Wie funktioniert Online-Proofing?
Beim Online-Proofing werden die Daten auf einer Plattform bereitgestellt, auf die alle Beteiligten über das Internet zugreifen können. Wer, was und wann tut sowie der Projektstatus werden automatisch dokumentiert. Die Verantwortlichen erhalten automatisiert einen Reminder für unerledigte Tätigkeiten.
Online Proofing beinhaltet:
- Datenzentralisation: Nutzer*innen können Dateien einer Online-Proofing-Plattform über den Browser aufrufen und ihre Projekte so mit dem Team teilen.
- Kollaboration: Kreativteams arbeiten gemeinsam direkt in einer Datei (z. B. an Texten, Videos, Designs und Webseiten). Entwürfe werden kommentiert und Vorschläge in Echtzeit diskutiert.
- Tracking: Das Tracking erfolgt automatisch und in Echtzeit.
- Erinnerungsmanagement: Nutzer*innen erhalten automatische Erinnerungen, damit Fristen eingehalten werden.
- Versionierung: Entwürfe versionieren sich automatisch, wodurch alle Nutzer*innen stets in der aktuellsten Version arbeiten.
Für wen ist Online Proofing geeignet?
Inzwischen ist beinahe jedes Unternehmen auch Content-Produzent. Online Proofing ist daher inzwischen branchenunabhängig relevant und wird größtenteils von Marketingabteilungen, Webdesigner*innen, Autorinnen und Autoren, Fotografinnen und Fotografen, Designstudios, Videoproduktionsfirmen und Agenturen verwendet. Sowohl kleine Teams, Remote-Teams und produzierende Mittelständler*innen als auch Enterprises optimieren ihre Prozesse mit Online-Proofing-Plattformen.
Welche Vorteile bieten Online-Proofing-Softwares?
- Schnelle Entscheidungen: Alle Rückmeldungen kommen am Ort des Geschehens zusammen.
- Asset Management: Alle Assets befinden sich an einem Ort und sind für alle Nutzer*innen leicht zugänglich.
- Schnelle Abwicklung: Rationalisierte Prozesse sind kürzer und weniger fehleranfällig.
- Geringe Kosten: Eine zentralisierte Kommunikation und Abwicklung verbessert die Qualität und verringert die Durchlaufzeit.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Die 7 besten Online-Proofing-Softwares
Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
ab 249 € | Ja | Freelancer und kleine Teams | |
ab 180 € | Nein | Film- und Medienproduktionen | |
ab 20 € je User/Monat | Ja (14 Tage) | Teams mit vielen Mediendateien | |
Auf Anfrage | Ja | Markenaufbau und -management | |
ab 10,99 $ je User | Ja | Projektmanagement in Teams | |
Auf Anfrage | Nein | Redaktionelle Korrekturprozesse | |
Auf Anfrage | Kostenlose Demoversion | Globale Marketing-Teams |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Filestage
Filestage ist eine Review- und Freigabe-Software, die Nutzenden hilft, Inhalte zu teilen, Deadlines zu setzen und Feedback effizient zu verwalten. Die Cloud-Lösung unterstützt zahlreiche Dateiformate wie Videos, PDFs und Websites und zentralisiert den gesamten Abstimmungsprozess.
Features:
- Zentralisierte Feedback- und Freigabeprozesse
- Unterstützung für Video, PDF, Bilder und Live-Websites
- Direkte Kommentare und Annotationen in Dateien
- Versionsvergleich und Revisionsmanagement
- Automatisierte Status-Updates und Erinnerungen
Geeignet für: Freelancer, Agenturen und Marketingteams, die Freigabeprozesse optimieren wollen
Filestage Preise: Ab 0 € (für Freelancer und kleine Teams), dann Basic 249,00 € / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Intuitive Bedienung auch für externe Reviewer ohne Login | E-Mail-Benachrichtigungen werden teilweise als zu häufig empfunden |
Übersichtliche Organisation und Versionskontrolle | Gelegentliche Ladeprobleme bei großen Dateien |
Reduzierung der E-Mail-Flut durch zentrale Kommunikation | Kleinere UX-Macken bei spezifischen Dateitypen |
„Filestage erleichtert unsere Abstimmungsprozesse deutlich. Vor allem die Markierungen, der mögliche Upload von Referenzen/Input und die Möglichkeit, im Dokument scribbeln zu können, sind super hilfreich.“ – Selin, HORIZONT
2. Webgate.io
Webgate.io ist ein Video CMS, das speziell für den sicheren Austausch und das Streaming von Dailies und Postproduktionsinhalten entwickelt wurde. Es bietet Funktionen wie individuelle Wasserzeichen, Playlist-Erstellung und Cloud Content Collaboration für Filmproduktionen.
Features:
- Sicherer Austausch von Dailies und Schnittversionen
- Individuelles Wasserzeichen-Rendering
- Direktes Kürzen von Clips (In/Out Punkte)
- Erstellung von Playlists ohne erneuten Download
- Umfangreiches Rechtemanagement für Zugriffskontrolle
Geeignet für: Filmproduktionen und Postproduction-Teams mit hohen Sicherheitsanforderungen
Webgate.io Preise: Team 180,00 € / Monat; Plus 350,00 € / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Sehr sicherer Datentransfer durch Wasserzeichen und Rechtesystem | Abrechnungsmodell nach "Source-Minuten" erfordert Kalkulation |
Intuitive Bedienung für externe Empfänger von Links | Menüführung für neue Admin-Nutzer*innen teilweise komplex |
Zuverlässige Performance beim Streaming | Dailies Player App könnte übersichtlicher gestaltet sein |
„Datenhandling, Link Erstellung und Verteilung gefällt mir sehr gut. Das Webgate ist zuverlässig, gibt nur wenige Probleme. Es ist ein Tool, das einen wirklichen Mehrwert bietet.“ – Kevin, Constantin Film
3. pixx.io
pixx.io ist eine umfassende Digital Asset Management Lösung, die durch KI-Funktionen wie Smart Tagging und Gesichtserkennung die Medienverwaltung beschleunigt. Das Tool integriert Feedback-Workflows und ermöglicht das markenkonforme Teilen von Inhalten über Portale.
Features:
- KI-gestütztes Smart Tagging und Gesichtserkennung
- Integrierte Feedback- und Freigabe-Workflows
- Markenportale für Presse und Partner
- Lizenzmanagement für urheberrechtlich geschützte Dateien
- Integrationen in Adobe, Microsoft 365 und Canva
Geeignet für: Marketingteams und Unternehmen, die Medien zentral und effizient verwalten müssen
pixx.io Preise: Starter 20,00 € / User / Monat; Team: 40,00 € / User / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Einfache und intuitive Benutzeroberfläche | Initiale Einrichtung und Verschlagwortung ist zeitaufwendig |
Schnelles Teilen von Inhalten über Kollektionen | Kostenmodell für sehr kleine Teams teilweise Hürde |
Gute Suchfunktion dank automatischer Tags | Lizenzmanagement könnte noch intuitiver gestaltet sein |
„Pixx.io hat sich bei uns als äußerst effiziente und benutzerfreundliche Bilddatenbank etabliert. Die Plattform ist intuitiv zu bedienen – sowohl für unsere Agenturen, Fotografen und freien Partner als auch für Kolleginnen und Kollegen aus dem Headquarter.“ – Werner, Qvantum Energietechnik GmbH
4. Frontify
Frontify ist eine cloud-basierte Brand Management Plattform, die Markenrichtlinien, Digital Asset Management und kreative Zusammenarbeit an einem Ort verbindet. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Markenidentität konsistent über alle Kanäle hinweg zu steuern und Assets zentral bereitzustellen.
Features:
- Zentrales Management von Markenrichtlinien (Brand Guidelines)
- Digital Asset Management (DAM) Integration
- Kreative Zusammenarbeit durch Workflows und Projektordner
- Erstellung von Digital- und Printvorlagen
- Developer Plattform für technische Integrationen
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe, die ihre Markenführung und Designprozesse zentralisieren wollen
Frontify Preise: Auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Übersichtliche und ansprechende Darstellung der CI-Vorgaben | Preisstruktur für kleinere Unternehmen eher hoch |
Einfache Zusammenarbeit mit externen Partnern | Lernkurve für tiefergehende Funktionen anfangs etwas steiler |
Zentraler Zugriff auf alle aktuellen Marken-Assets | Flexibilität bei der Anpassung von Vorlagen teils eingeschränkt |
„Frontify überzeugt mit seiner einfachen Benutzeroberfläche, sowohl für Endnutzer als auch für Editoren. Das Publisher Tool, mit welchem sich interaktiv InDesign Templates bearbeiten lassen, verbessert zukünftig die Qualität des Brandings.“ – Timo, TUI Hotel Brands
5. Asana
Asana ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu koordinieren, Fristen einzuhalten und Workflows zu automatisieren. Es bietet Funktionen für Online Proofing und Freigaben, um Feedback direkt an den Aufgaben zu zentralisieren.
Features:
- Aufgabenverwaltung mit Listen, Boards und Zeitleisten
- Korrekturhinweise und Genehmigungen direkt in Aufgaben
- Automatisierte Workflows und Regeln
- Reporting-Dashboards zur Fortschrittskontrolle
- Integration mit zahlreichen Tools wie Slack oder Teams
Geeignet für: Teams aller Größen, die ihre Zusammenarbeit und Projekte strukturiert verwalten wollen
Asana Preise: Starter 10,99 $ / User / Monat; Advanced: 24,99 $ / User / Monat
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Hohe Transparenz über Aufgaben und Verantwortlichkeiten | Benachrichtigungsflut kann ohne Anpassung überfordernd sein |
Flexible Ansichten (Kanban, Liste, Kalender) für jeden Arbeitsstil | Einige Funktionen (z B Unteraufgaben) erfordern manuellen Aufwand |
Einfache Einarbeitung für neue Teammitglieder | Kosten für erweiterte Funktionen im höheren Preissegment |
„Man kann Fälligkeitstermine festlegen, Prioritäten setzen, Tags verwenden usw. Jeder konnte das Tool in kürzester Zeit erlernen. Mir gefällt, dass man sich nur auf seine Aufgaben konzentrieren kann, aber trotzdem den Fortschritt aller sehen kann.“ – Marcel, REWE Markt GmbH
6. myCorrections
myCorrections ist eine browserbasierte Software für Korrektur- und Freigabeprozesse, die speziell auf CI-konforme Layoutdateien ausgerichtet ist. Sie ermöglicht es Anwender*innen ohne Grafikkenntnisse, Textkorrekturen direkt im Layout vorzunehmen und InDesign-Vorlagen zu bearbeiten.
Features:
- Online-Korrekturen direkt im InDesign-Layout
- Mehrstufiges Rollen- und Rechtemanagement
- Integrierte Chatfunktionen zur Abstimmung
- Automatisches Terminmanagement für Fristen
- Keine lokale Software-Installation nötig
Geeignet für: Redaktionsteams und Unternehmen mit hohen Anforderungen an Layout-Korrekturen
myCorrections Preise: auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Textkorrekturen direkt im Layout ohne InDesign-Kenntnisse möglich | Live-Darstellung der Korrekturen kann Ladezeiten verursachen |
Übersichtliche und intuitive Web-Oberfläche | Navigation muss präzise erfolgen, um Dokumentenzugriff zu sichern |
Verfügbarkeit rund um die Uhr ohne Software-Installation | Automatischer Logout bei Inaktivität wäre wünschenswert |
„Redakteur*innen können – ohne Programmkenntnisse – direkt (und auch nur) den Text eines Layouts redigieren und sehen sofort die korrigierte Fassung des InDesign-Dokuments. Die Web-Oberfläche ist übersichtlich und intuitiv nutzbar.“ – Andreas, MHS Print GmbH*
7. Marmind
Marmind ist eine Marketing Resource Management Plattform, die Planung, Budgetierung und operative Umsetzung in einem System vereint. Sie bietet Funktionen für Kampagnenmanagement sowie integrierte Workflows für Asset-Freigaben und Online Proofing.
Features:
- Verbindung von Marketing-Planung und Budgetierung
- Integrierte Freigabeprozesse und Proofing
- Teamübergreifende Zusammenarbeit an Kampagnen
- Visueller Workflow-Designer
- Echtzeit-Prognosen und Budgetkontrolle
Geeignet für: Globale Marketingteams, die Ressourcen und Budgets zentral steuern wollen
Marmind Preise: Auf Anfrage
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
Stärken | Potenziale |
Umfassender Funktionsumfang für Kampagnen und Budgets | Hohe Komplexität erfordert Einarbeitungszeit |
Hilfreiche Freigabefunktionen direkt in Tasks | Backend und Listenansichten teils etwas unübersichtlich |
Exzellenter und schneller Kundensupport | Anpassbarkeit der Workflows für Endanwender*innen eingeschränkt |
„Es lassen sich auch die Tasks und Freigabeprozesse recht gut abbilden. So konnte endlich final freigegebenes jederzeit eingesehen werden, bzw. hatten Führungskräfte einen Überblick was so ansteht.“ – Manuel, Fronius Deutschland GmbH
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Die richtige Software für Online Proofing finden
Online Proofing Tools wie Filestage oder Webgate.io bieten spezialisierte Funktionen für Feedback-Schleifen bei Medieninhalten, während Plattformen wie Asana oder Marmind das Proofing in breitere Projekt- und Marketing-Workflows integrieren. Für reines Asset Management mit Freigabefunktion eignen sich Lösungen wie pixx.io oder Frontify besonders gut. Die Wahl hängt stark davon ab, ob der Fokus auf reiner Videokorrektur, Brand Management oder gesamtheitlicher Projektsteuerung liegt.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Januar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
