Digital-Asset-Management für eine effiziente Verwaltung deiner Bilder

Bildbeschaffer Alexander Karst zeigt dir, wie eine effiziente Bildverwaltung mithilfe eines Digital-Asset-Management-Systems deine Arbeit erleichtern kann und erklärt, wie du die richtige Software für eure Bedürfnisse findet.

Was ist eigentlich ein DAM-System und wie wird es bei der Verwaltung von Bildern eingesetzt?

In der Wissenschaft steht DAM für Digital-Asset-Management, also eine Management-Lösung, die aus drei Segmenten besteht:

• Media Asset Management (wird in der Praxis auch als DAM bezeichnet, auch in der OMR-Anbieterliste)
• Content-Management
• Unterstützende Infrastruktur

Das A für Asset beinhaltet dabei nicht nur die Medien wie Bilder, Videos oder Musik, sondern auch andere Dateien wie PDFs oder Office-Dateien, die einen Mehrwert für dein Unternehmen darstellen. Auch einfache Excel- oder Programmiercode-Dateien gehören zu den sogenannten Assets. Je nach Anbieter lassen sich alle möglichen Assets in einer DAM, wie zum Beispiel snaatch

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Eine DAM speichert viele geheime, sicherheitsrelevante, interne Informationen, die vom Zugriff von außen geschützt werden sollen (z. B. die Patente eines Unternehmens).

Systeme für Media Asset Management können mehr: Speziell bei Bildern geht es um Formate, Größen und Ausschnitte. Metadaten müssen für unterschiedliche Anwendungen unterschiedlich ausgeliefert werden: als SEO-freundlich benanntes WEBP für die Website oder im Pressebereich als verlustfrei komprimiertes JPG mit allen relevanten Metadaten.

Wann benötigt dein Unternehmen eine DAM für Bilder?

Kommunikationsabteilungen kämpfen in der Regel damit, dass die IT ihren Schwerpunkt zu Recht auf Sicherheit und Abschottung im Datenmanagement setzt, die Kommunikation aber nach draußen kommunizieren soll – und dafür muss man durch die Sicherheitsschleusen. Besonders betroffen sind oft die Fotograf*innen und Grafiker*innen eines Konzerns: Sie dürfen ihre Bilder von intern nach extern gar nicht schicken – oder nur sehr restriktiv – und ihr Mac darf immer noch nicht ins Windows-Netzwerk. Das spricht für eine externe Bild- oder Medienverwaltung. 

Oft wird die Medienverwaltung als Teil des PIM (Product-Information-Management) oder des CMS (Content-Management-System) genutzt: im PIM werden Bilder einem Produkt zugeordnet und im CMS als Content-Element behandelt. Aspekte wie Bildqualität, Auffindbarkeit oder Informationen zum Bild werden von diesen Systemen meist nicht beachtet. Bild- und Medienverwaltungen können hier die fehlenden Kompetenzen einbringen (leichtes Finden, Konvertierungen, Metadaten, SEO-freundliche Dateinamen) und über Schnittstellen mit den Systemen verbunden werden.

Wo es keine DAM-Lösung gibt, liegen Bilder und anderer Audio-Visual-Content verteilt über mehrere Server und Laufwerke, größtenteils in den jeweiligen Projekt-Ordnern. So fehlt der Überblick und große Dateien (Videos!) in mehreren Versionen blockieren Speicherplatz. Die Schmerzen bei Kommunikator*innen und der IT-Abteilung sind jeweils andere, Konflikte sind programmiert. Zu oft wird erst dann nach einer vernünftigen Bild- oder Medienverwaltung gesucht, wenn sich die Stakeholder in beiden Abteilungen bereits in der Wolle haben.

Darum ist DAM-Software manchmal keine Bilddatenbank

Die einzelnen Abteilungen Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Marketing und hier speziell die Bildredaktion haben mit ihren eigenen Arbeitsabläufen logischerweise unterschiedliche Bedarfe und Wünsche an eine DAM. Darum sind viele DAMs, die Teil eines PIM oder CMS sind, für die Kommunikation / Bildredaktion schlicht unbrauchbar. Deshalb hier die Liste: Was sind Bilder eigentlich?

• Logos, Icons, visuelle Elemente
• Repräsentationen eines Produktes – als Packshot, Produkt in Anwendung, Produkterlebnis
• Visuals der Erlebniswelten, Zielgruppen, Kundenkommunikation
• Visualisierung von Events, Veranstaltungen, Messen, Making-ofs, z. B. als Dokumentation oder werblich
• Repräsentationen des Unternehmens: werblich oder dokumentarisch, Mitarbeitende, vom CEO bis zum Lageristen, von der HR-Kampagne bis zum Profilfoto im Intranet und dem historischen Archiv

Jede DAM nutzt Bilder für die Zwecke, für die diese DAM entwickelt wurde. Andere Aspekte werden nicht berücksichtigt. Falls dein Unternehmen die Produktbilder in der DAM verwaltet, die DAM aber keine unterschiedlich großen Versionen für Seitenheader, kleine Übersichten und Social Media generieren kann, solltest du über eine separate Lösung zur Bildverwaltung nachdenken.

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Viele DAMs innerhalb eines PIM können zwar den Webshop mit Produktdaten und -bildern beschicken, haben aber kein Presseportal für Pressemeldungen oder Pressefotos. Das Presseportal muss dann als statischer Content im CMS geschrieben und jedes neue Pressefoto, jede Pressemitteilung per Hand angelegt werden. Wer das automatisieren möchte, kann über Freigabeprozesse in der MAM PDFs und Bilder automatisch freischalten und mit allen nötigen Beschreibungstexten für die Website versehen. Wichtig dabei: Die Informationen zum Pressefoto (= Waschzettel) gehören nicht nur auf die Seite, sondern auch in die Metadaten des Bildes!

Info zum Waschzettel: Was früher als Aufkleber auf der Rückseite eines gedruckten Pressefotos stand, sollte heute in den Metadaten eines Bildes stehen: 

• Quelle: Wer gibt mir dieses Bild? 
• Credit: Welchen Bildnachweis muss ich schreiben?
• Motiv: Was ist auf dem Bild zu sehen?
• Kontext: Wie und in welchem Zusammenhang darf ich dieses Bild einsetzen?

Welche Software-Lösungen gibt es für die Bild- und Medienverwaltung?

Neben der Liste hier bei OMR gibt es noch viele weitere Anbieter. Von 5 Euro im Monat als nicht konfigurierbare Abo-Lösung out of the box hin zu Installationen, die sowohl in der Miete als auch in der individuellen Anpassung jeweils im sechs-bis siebenstelligen Bereich pro Jahr liegen, gibt es alles. Spannend ist die Historie und damit der Schwerpunkt einer jeden DAM-Lösung: Bynder wurde für die Shootings in der Mode-Fotografie gegründet, FotoWare für Bildredaktionen in Verlagen, der MediaManager von Getty Images kommt aus Bildagenturen, Cavok aus der Druckvorstufe. Deshalb hat jede Lösung ihre eigenen Workflows: saubere Wandlung von Farbräumen, das Zusammenspiel mit dem Produkt-Informationssystem oder die leichte Nutzung von Brand-Assets wie bei Frontify – nicht zu vergessen Google Fotos oder die gute alte Adobe Bridge.

Welche DAM-Software-Lösung für die Bildverwaltung passt zu deinen Bedürfnissen?

So viele unterschiedliche Anforderungen wie du hast, so viele Antworten kann es auf diese Frage geben. 

Welche Bedürfnisse hast du an eine Bildverwaltung? Hier ein paar Hot Topics:

• Einlieferung von Bildern vieler Fotograf*innen, Videograf*innen, Gestalter*innen, Grafiker*innen, Usern …
• Automatisierte Bildbearbeitung: Format- und Look-Anpassung, unterschiedliche Bildgrößen für deine Kanäle
• Dokumentation von Events, Presseportal, Unternehmenskommunikation, Ausspielen der Bilder über zielgruppenorientierte Medienportale
• Direkte Anbindung an Powerpoint, Photoshop, InDesign

Such dir unabhängige Expert*innen, die sich in der Welt der Medienverwaltung auskennen. Oft hat auch das Systemhaus, das euer CMS oder PIM betreut, eine gute Lösung parat, aber das Wichtigste ist ein gutes Briefing, das die Unterschiede zwischen Dateien und Medien klar darstellt.

8 Quick Tipps für die effiziente Bildverwaltung in deinem Unternehmen

• Unterscheide die Medienarten. Die DAM sollte Videos abspielen und umwandeln, Texte in PDF-Dokumenten lesen und durchsuchen können etc.
• Bilder und andere Medien haben unterschiedliche Ursprünge, Inhalte, Beziehungen (zu Produkten, gezeigten Personen, Urhebern), Nutzungszwecke, Lebenszyklen (Nutzung und Archivierung), Berechtigungsstufen und Verwendungsgebiete. Das sollte eine Bildverwaltung darstellen und automatisiert in deine Workflows integrieren können. Läuft der Model-Vertrag nach drei Jahren aus, sollten alle Nutzungen des Bildes offline sein oder der Vertrag verlängert werden.
• Wohin sollen die Bilder etc. ausgespielt werden? Sind Schnittstellen programmierbar? Gibt es alternative Export-Funktionen, die den händischen oder automatischen Import in andere Systeme erleichtern?
• Wer soll die Bilder und Medien sehen und in welcher Form herunterladen? Braucht es neben der Integration in die Office- und Adobe-Lizenzen eurer Teams noch unterschiedliche „Frontends“ als Presseportal, für angeschlossene Grafiker*innen – wer nutzt eure Bilder?
• Das Thema Medienverwaltung ist hochkomplex. Alles geht. Aber nur das, was du brauchst, solltest du machen bzw. kaufen. Zwei Regeln: „Keep it simple and make users happy“. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.
• Leg Wert auf den Roll-Out. Wer die Bildverwaltung nicht kennt, kann sie nicht nutzen. Wer sie nicht versteht, ist enttäuscht und speichert Bilder wieder auf dem Desktop. 
• Beobachte die User. Wer sie falsch nutzt, braucht Schulung. Wo die Bildverwaltung hakt, muss korrigiert werden. 
• Denk nicht, mit der Anschaffung wäre es getan. Der Wandel in Technik, Medienarten und Medienkonsum bedeutet für deine Systeme regelmäßige Updates und für deine Workflows regelmäßige Check-Ups.

Fazit

Die Begriffe Digital und Media Asset Management werden gern verwechselt. IT-Abteilungen gehen grundsätzlich anders an Dateien und Medien heran als die Kommunikation. Früher wurde die Bild- / Medienverwaltung in einen Silo gesperrt. Heute sollte sie mit allen Systemen direkt verbunden sein – entweder über APIs oder über saubere Ex- und Import-Wege. Es geht nicht um das Speichern von, sondern um das automatisierte Arbeiten mit Dateien.

Falls du also überlegst, ob du dir eine Bildverwaltung anschaffst, skizziere zuerst die W-Fragen: Welche Medien, welche Medienarten? Was soll mit ihnen geschehen? Wohin sollen die Bilder und Medien verteilt werden? Wann und wie oft? Welches Effizienz-Potenzial steckt hinter dem Projekt? Wie kommt ihr mit den Stakeholdern wie IT, Vertrieb, Kommunikation und Einkauf zurecht? 

Bedenke möglichst viele Aspekte, um hinterher den Bedarf deiner Bild-Nutzer*innen auf möglichst einfache Weise zu decken.