So integrierst du erfolgreich ein DAM-System: Mit Ordnung und Transparenz zu besserem Arbeiten

Wenn du mal ganz ehrlich zu dir selbst bist, kennst du dieses Problem vermutlich auch: Der Content auf deinem Rechner wird immer mehr. Bilder, Infografiken, PDFs, Texte – da kann man schon einmal den Überblick verlieren. Manchmal scheint es einfacher zu sein, die Nadel im Heuhaufen zu finden, als die Inhalte für die aktuelle Kampagne oder den neu hinzugekommenen Standort. Dabei ist die Veröffentlichung des passenden, personalisierten Contents unerlässlich für eine stimmige Customer Journey.

Schließlich geben über 80 % der Kund*innen aus einer aktuellen Salesforce-Studie an, dass ihnen das Erlebnis, welches ihnen ein Unternehmen bietet, genauso wichtig ist, wie das beworbene Produkt selbst. Das bedeutet für dich, dass du Struktur in deinen Content bekommen musst. Dies gelingt dir am einfachsten mit einer Digital Asset Management Software. In diesem Artikel erfährst du, was ein DAM-System ist und was du bei seiner Integration beachten musst. Außerdem bekommst du einen Überblick darüber, welche Vorteile die Integration eines DAM-Tools bietet, welche Integrationsmöglichkeiten es gibt und welches die besten DAM-Tools für dein Unternehmen sind.

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Unter Digital Asset Management, kurz DAM, kannst du die zentrale Speicherung und Verwaltung kanalübergreifender digitaler Inhalte verstehen. Diese Technik ermöglicht es dir also, deinen Content an einem zentralen Ort zu speichern, dort zu verwalten und zu veröffentlichen. Viele DAM-Plattformen bieten dir zusätzliche Funktionen zur Bildtransformation, Texterkennung, Dokumentenanalyse, Stapelverarbeitung sowie Videotranskodierung und Auto-Tagging. Der Einsatz eines DAM-Tools in deinem Unternehmen ist sinnvoll, wenn du über viele Dokumente verfügst, die über mehrere Kanäle an deine Kund*innen ausgespielt werden. Außerdem lohnt sich der Einsatz, wenn du die Erfahrungen, die deine Kund*innen während ihrer Customer Journey mit deiner Marke machen, optimieren willst. 

Das DAM weist ähnlich Vorteile und Funktionen auf wie ein Product Information Management System (PIM) oder ein Media Asset Management Tool (MAM), unterscheidet sich jedoch von ihnen. Im Gegensatz zu einem DAM-Tool dient das PIM-System zur Speicherung und Pflege von Produktinformationen. Mit einem PIM-Tool verwaltest du deine unternehmensinternen Produktinformationen für dein Warenwirtschaftssystem, deinen Onlineshop und andere Verkaufsplattformen. Das Media Asset Management beschäftigt sich mit der Verwaltung und Erstellung von Bild-, Audio- und Videodateien. Das Ziel einer solchen Software ist es, die Arbeit von Kreativteams zu vereinfachen und skalierbar zu machen, indem es Arbeitsabläufe verschlankt.

Was musst du bei der Integration eines DAM-Systems beachten?

Die Entscheidung, welches DAM du anschaffst, will gut überlegt sein, da es einen unmittelbaren Einfluss auf verschiedene Bereiche deines Unternehmens hat – nämlich diejenigen, die mit deinen Digital Assets arbeiten. Um die richtige Entscheidung zu treffen, solltest du im Vorfeld mit den betroffenen Teams sprechen und deren Bedarfe ermitteln. Außerdem ist es wichtig, dass du dir bewusst machst, wie oft Content innerhalb des Unternehmens geteilt und aktualisiert wird. Dies betrifft sowohl technische Dokumente und Pressemitteilungen als auch Webbilder, Banner, E-Books oder Videos. 

Ermittele auch, ob du deinen Content kanalübergreifend synchronisieren musst und wie viele Portale und Plattformen dies betrifft. Schon vor der Entscheidungsfindung ist es wichtig festzulegen, auf welche Workflows ihr zukünftig verzichten könnt, welche Prozesse verschlankt oder gar automatisiert werden können. Last but not least musst du dich noch mit dem Themenbereich Sicherheit und Compliance beschäftigen. Musst du Kontrollen implementieren, um geltende Vorschriften und gesetzliche Regelungen zu erfüllen? Falls dies der Fall ist, musst du dies bei der Integration deines DAM-Systems beachten.

Diese Vorteile bietet dir eine DAM-Integration

Damit deine internen und externen Prozesse wettbewerbsfähig sind, ist ein konsistentes Zusammenspiel verschiedener Systeme und Technologien vonnöten. Damit bei der Weitergabe von einem Programm zum nächsten keine Brüche entstehen, ist es sinnvoll, ein DAM-System nicht isoliert zu betreiben, sondern es in deine bereits vorhandenen ERP-, CMS-, PIM- oder CRM-Softwares zu integrieren und mit ihnen zu verknüpfen. Erst so können deine Customer Journeys zu Success Stories werden.

Ein großer Vorteil des DAMs ist die zentrale Speicherung aller Dateien. Das mühsame Zusammensuchen von Kampagnenbildern, Texten und Grafiken in verschiedenen Formaten und Auflösungen aus unterschiedlichen Ablageorten gehört mit dieser Integration der Vergangenheit an. Alle Mitarbeiter*innen, die mit diesem Content arbeiten müssen, haben zu jedem Zeitpunkt einen Gesamtüberblick über die zur Verfügung stehenden Materialien. Außerdem kannst du vollzogene Änderungen nachvollziehen und bei Bedarf vorangegangene Versionen wiederherstellen. Der einheitliche Ablageort spart dir und deinen Kolleg*innen Zeit und Nerven, da ihr euch sicher sein könnt, dass ihr alles, was ihr benötigt und nutzen dürft, in eurem DAM findet. 

So können deine Social Media Redakteur*innen mit nur wenigen Klicks ihre Posts erstellen und auch die Kolleg*innen, die sich um die Pflege der Produktinformationen in eurem Onlineshop kümmern, können sich an den Dateien bedienen, ohne auf die Rückmeldung von Dritten warten zu müssen. Hierdurch minimierst du den notwendigen Ressourceneinsatz und reduzierst außerdem die Arbeitsbelastung deines Marketingteams. Hinzu kommt, dass du die Fehleranfälligkeit reduzierst, die bei der Nutzung verschiedener Speicherorte entsteht.

Du kannst dir sicher sein, dass dir stets die aktuellen Texte, Bilder und Videos zur Verfügung stehen. Dadurch, dass alle Inhalte – von der Erstellung bis zu Veröffentlichung, zentral aufbewahrt werden, gelingt es dir, eine nahtlose und ansprechende Customer Journey zu erschaffen, die sich in steigenden Conversions bemerkbar machen wird. Dabei können dich KI-gesteuerte Automatisierungen zusätzlich unterstützen.

Welche Integrationslösungen kannst du mit einem DAM-System nutzen?

Wenn du dich für eine Digital Asset Management Software entscheidest, kannst du diese mit anderen Systemen verknüpfen, die du in deinem Unternehmen bereits verwendest.

• CMS-Tools: Durch die Verknüpfung mit deinem Content Management System stellst du sicher, dass deine Inhalte markengerecht sind und veröffentlicht werden dürfen. Außerdem hast du stets das passende Format zur Hand, sobald dieses im DAM hochgeladen wurde. 
• PIM-Tools: Mehr als die Hälfte aller Verbraucher*innen kaufen mittlerweile lieber online als in lokalen Geschäften ein. Dadurch wird es umso wichtiger, dass deine Produkte im E-Commerce hervorstechen und ihre Daten aktuell und korrekt sind. Mit der Integration deines DAM-Systems kannst du deine digitalen Assets besser integrieren und eine umfängliche Content Experience schaffen. Du kannst deine Webpräsenz automatisch auf dem neuesten Stand halten, ohne dir händisch die Produkttexte, Maße und Bilder zusammensuchen zu müssen. Mit dem umfassenden Zugriff auf deine digitalen Inhalte kannst du abwechslungsreichen, personalisierten Content für deine E-Commerce-Kanäle erstellen, die deine Kund*innen von deinen Produkten überzeugen werden.
• DXP-Tools: DXP steht für Digital Experience Platform und ermöglicht dir einen vollständigen Überblick und Zugriff auf alle Prozesse – und das in Echtzeit. Dadurch schaffst du einen fortlaufenden und stimmigen Kundendialog, während dem du deine potenziellen Käufer*innen mit personalisierten Erlebnissen von deiner Marke überzeugst. Durch die zentrale Speicherung kannst du flexibel auf alle deine Inhalte zugreifen und deine gesetzten Ziele noch besser erreichen.
• Marketing-Automatisierungs-Tools: Diese Softwares konzentrieren sich auf die Effizienzsteigerung und Automatisierung von Marketingaufgaben, zum Beispiel in Form von Veröffentlichungen auf Social Media, E-Mail-Marketing oder Lead-Generierung. Durch die Verknüpfung mit einem DAM erstellst und veröffentlichst du deinen Content noch effizienter und kannst ihn maßgenau auf deine Online-Zielgruppen zuschneiden. Damit verschlankst du deine Prozesse und sparst wertvolle Arbeitsressourcen ein. Gleichzeitig bringst du deine Marketingkampagnen künftig noch schneller an den Start.
• Design-Tools: Mitarbeiter*innen, die in deinem Unternehmen für die Kreativarbeit zuständig sind, müssen oft innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl an Onlinemedien in unterschiedlichen Formaten und Tonalitäten erstellen. Die Integration von DAM mit den Design- und Kreativtools kann die Contenterstellung beschleunigen und deine kreativen Prozesse zentralisieren. So können sich deine kreativen Köpfe auf ihren Designprozess konzentrieren, ohne sich über die sinnvolle Verwaltung des Contents den Kopf zerbrechen zu müssen.

Dies sind die besten DAM-Tools

Je mehr du liest, desto mehr weißt du es: Deine Digital Assets warten nur darauf, in deinem neuen DAM-Tool verwaltet und zentralisiert zu werden. Für dein Digital Asset Management können wir dir verschiedene Softwarelösungen empfehlen, zu denen unsere Nutzer*innen ihre Erfahrungen und Bewertungen auf OMR Reviews veröffentlicht haben. Klick dich einfach durch das Nutzerfeedback und finde das DAM-System, das ideal zu deinen Bedürfnissen passt.

Zu den beliebtesten DAM-Tools zählen:

Frontify

AdmiralCloud

Canto

Kontainer

4ALLPORTAL

pixx.io

snaatch

CELUM

Endlich Ordnung für deine Daten

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt auch in der digitalen Welt. Je schneller sie wird, desto wichtiger wird es, mit einem gut strukturierten System Ruhe in deine Arbeitsabläufe zu bringen. Ein Digital-Asset-Management System hilft dir dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und effizienter zu gestalten und dabei das bestmögliche Erlebnis für deine Kund*innen zu kreieren. So wird auch sicher jede*r Chaot*in blitzschnell zum*zur digitalen Ordnungsliebhaber*in.