PIM und DAM schnell erklärt – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Sobald du nach Lösungen suchst, um digitale Inhalte effizient zu speichern, zu organisieren und zu verwalten, landest du bei den Themen Digital-Asset-Management (DAM) und Product-Information-Management (PIM) – oft auch in Kombination. In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick über PIM und DAM, ihre Funktionen, Unterschiede und Einsatzmöglichkeiten. Außerdem erfährst du, worauf du bei der Auswahl des richtigen Systems achten solltest und welche Tools sich jeweils für PIM und DAM eignen.

Was ist Digital-Asset-Management (DAM)?

DAM bezeichnet sowohl die Software als auch den Geschäftsprozess selbst, der Unternehmen dabei hilft, ihre digitalen Assets wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu veröffentlichen. DAM-Softwares ermöglichen einen gemeinsamen und regulierten Zugriff auf eine digitale Content-Sammlung und werden On-Premises oder als SaaS angeboten. Die Hauptfunktionen von DAM sind Dateiorganisation, Metadatenverwaltung, Versionierung und Freigabeprozesse. Mit der richtigen DAM-Strategie können Unternehmen und Organisationen ihre Produktivität steigern, Markenrichtlinien leichter einhalten und konsistente Markenerlebnisse schaffen. Es gibt verschiedene Kategorien von DAM-Softwares, daher können sie in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden, darunter Marketing, E-Commerce und Verlagswesen. 

Was ist Product-Information-Management (PIM)?

Ein PIM-System dient als zentrale Datenbank zur Speicherung und Pflege von Produktinformationen, die verschiedenen Beteiligten bereitgestellt werden. Das kann eine interne Marketing-Abteilung sein, aber auch ein Online-Shop, der die Produkte listet. Ziel eines PIM-Systems ist es, einen zentralen Ort für produktbezogene Informationen zu schaffen, oft auch als „Single Source of Truth“ (SSOT) bezeichnet. Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, Produktinformationen effizient zu verwalten, die Datenqualität zu verbessern und das Kundenerlebnis zu personalisieren. In einem PIM werden Basisdaten wie Produktname, Maße, Varianten und Farben gespeichert. Die Hauptfunktionen von PIM sind Produktkatalog-Verwaltung, Produktdatenpflege, Datenvalidierung und Übersetzungsmanagement. 

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Wofür werden PIM & DAM eingesetzt?

PIM speichert Produktinformationen, DAM digitale Dateien. Beide dienen dazu, die Verwaltung von Daten zu optimieren, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu verbessern, die Zusammenarbeit zu erleichtern und einen einfachen Zugriff auf Daten zu ermöglichen. PIM und DAM lassen sich gut miteinander kombinieren. DAM unterstützt die Content-Prozesse eines Unternehmens durch die zentrale Verwaltung aller digitalen Dateien. Dazu gehören auch Produktbilder und Werbevideos zu den jeweiligen Produkten im PIM. PIM ist vor allem in der Zusammenarbeit mit externen Händlern bei umfangreichen Produktportfolios sehr hilfreich.

PIM und DAM – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Was sind die vorrangigen Ziele eines PIM-Systems?

• Die Nutzung eines PIM-Systems als SSOT ermöglicht die zentrale Verwaltung von Produktinformationen, automatisierte Aktualisierungen und verkürzt die Time-to-Market. 
• Zentrale Verwaltung von Produktdaten für verschiedene Kanäle, um konsistente Produktinformationen bereitzustellen und die Kundenkommunikation zu verbessern. 
• Übersetzungsmanagement und Lokalisierungsfunktionen, die international tätige Unternehmen bei der Anpassung von Produktinformationen an lokale Märkte und Sprachen unterstützen.

Was sind die vorrangigen Ziele eines DAM-Systems?

• Die zentrale Organisation und Verwaltung von digitalen Assets garantieren qualitativ hochwertige und aktuelle Inhalte in unterschiedlichen Formaten.
• Effizienz und Kosteneinsparungen durch die Beseitigung von Datensilos, leistungsstarke Suchfunktionen und kollaborative Workflows.
• Einfacher und schneller Zugriff auf digitale Inhalte von jedem internetfähigen Gerät aus mithilfe von SaaS.
• Aktuelle Inhalte für alle Nutzer*innen.
• Sichere Aufbewahrung wichtiger Daten durch zentrale Speicherung im Vergleich zur Speicherung auf externen Festplatten, persönlichen Desktops oder in Ordnern.
• Sichere Dateifreigabe für interne und externe Stakeholder.

Wann lohnt sich ein DAM-System?

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• Viele Bilder, Videos oder Dokumente müssen verwaltet werden.
• Es bestehen hohe Anforderungen an die Qualität und Vielfalt der Assets, z. B. verschiedene Formate.
• Automatisierung und Integration in andere Prozesse sind wichtig, z. B. automatische Anreicherung von Metadaten oder schnelle Verteilung von Assets.
• Assets müssen in unterschiedlichen Anwendungen verwendet werden, z. B. PowerPoint, InDesign, Photoshop oder WordPress.
• Teamarbeit und gemeinsame Nutzung von Assets sind erforderlich, z. B. internes und externes Teilen von Dateien.
• Ein einheitliches Branding muss gewährleistet sein.

In diesem Artikel zu Digital Asset Management im Marketing kannst du genauer nachlesen, was ein DAM wirklich bringt und wann es sich lohnt.

Wann lohnt sich ein PIM-System?

Ein PIM-System kann sich lohnen, wenn:

• Viele verschiedene Produkte mit einem sich ständig wechselndem Sortiment verwalten werden müssen.
• Daten aus verschiedenen Quellen wie Online-Shops und Supplier-Quality-Management generiert werden.
• Mehrere Verkaufs- und Marketingkanäle, wie Marktplätze, mobile Anwendungen, Social Media, Online-Kataloge, Printmedien usw. genutzt werden.
• Produkte sehr schnell auf den Markt müssen (Time-to-Market).
• Kund*innen umfassende Produktinformationen für den (Online-)Einkauf benötigen.
• Verschiedene Abteilungen im Unternehmen, wie Marketing, Vertrieb und Einkauf aktuelle und detaillierte Produktinformationen benötigen.

In diesem Artikel kannst du nachlesen, welche Vorteile PIM-Systeme haben.

Was muss bei der Wahl eines DAM-Systems beachtet werden?

1. Bedarfsanalyse: Analysiere deine Anforderungen an ein DAM-System. Überlege, welche Arten von digitalen Assets verwaltet werden sollen. Berücksichtige auch deine aktuellen und zukünftigen Anforderungen hinsichtlich Benutzerzugriff, Benutzerrollen und Metadatenverwaltung.
2. Funktionalitäten und Features: Vergleiche die Funktionalitäten und Features verschiedener DAM-Systeme. Achte dabei auf Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Dateiverwaltung, Metadatenverwaltung, Suche und Navigation, Benutzerzugriff und Rechteverwaltung, Workflow-Unterstützung, Versionierung und Funktionen zur Zusammenarbeit.
3. Integrationsfähigkeit: Prüfe, wie gut sich das DAM-System in andere Systeme integrieren lässt, die du bereits im Einsatz hast, wie z. B. Content-Management-Systeme (CMS), PIM, E-Commerce-Plattformen oder Marketing-Automation-Tools. Eine nahtlose Integration verbessert die Effizienz und Produktivität der Arbeitsabläufe.
4. Skalierbarkeit und Flexibilität: Achte auf die Skalierbarkeit und Flexibilität des DAM-Systems, um sicherzustellen, dass es mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens Schritt halten kann. Achte darauf, ob das System Cloud-basiert oder On-Premises gehostet wird und ob es skalierbare Speicher- und Benutzerlizenzen anbietet.
5. Kosten und Support: Vergleiche die Kosten verschiedener DAM-Systeme, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Wartungs- und Supportkosten. Berücksichtige auch den Support des DAM-Systemanbieters, wie technischen Support, Schulungen, Updates und zukünftige Entwicklungen. 

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Was muss bei der Wahl eines PIM-Systems beachtet werden?

Die Schritte zur Auswahl eines PIM-Systems und eines DAM-Systems sind nahezu identisch, da beide Systeme zur Verwaltung digitaler Inhalte eingesetzt werden. Sie unterscheiden sich jedoch im Detail.

1. Anforderungsanalyse: Analysiere deine Anforderungen an das PIM-System. Überlege, welche Art von Produktinformationen verwaltet werden sollen. Bedenke auch deine aktuellen und zukünftigen Anforderungen an Produktkataloge, Produktklassifikationen und Mehrsprachigkeit.
2. Funktionalitäten und Features: Vergleiche die Funktionen und Eigenschaften verschiedener PIM-Systeme. Achte dabei auf Themen wie Erfassung und Verwaltung von Produktinformationen, Produktdatenqualität, Produktdatenbereinigung, Produktdatenvalidierung, Produktdatenverteilung, Mehrsprachigkeit und Unterstützung unterschiedlicher Vertriebskanäle wie E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, Printmedien und mobile Anwendungen.
3. Integrationsfähigkeit: Prüfe, inwieweit das PIM-System in andere Systeme integriert werden kann, die in deinem Unternehmen bereits im Einsatz sind. Dazu zählen bspw. E-Commerce-Plattformen, CMS, Customer-Relationship-Management (CRM) oder ERP-Systeme.
4. Skalierbarkeit und Flexibilität: Wie bei DAM solltest du das Hosting und die Skalierbarkeit der Speicher- und Benutzerlizenzen prüfen. Auch hier gilt es, vorausschauend zu denken und zu überlegen, welche zukünftigen Anforderungen und Veränderungen anstehen könnten, die das System unterstützen muss.
5. Kosten und Support: Vergleiche abschließend die Kosten der verschiedenen PIM-Systeme, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Wartungs- und Supportkosten. Überlege, welchen Support du benötigst und ob das PIM-System diesen bieten kann.

Welche Tools eignen sich für ein DAM? 

Mehr DAM-Tools findest du in der Kategorie Digital Asset Management (DAM) Software & Tools. Für tiefere Tool-Einblicke empfehlen wir dir den Artikel „Die 8 besten Digital-Asset-Management-Tools“.

Welche Tools eignen sich für ein PIM? 

Mehr PIM-Tools findest du in der Kategorie Product Information Management (PIM) Software & Tools. Für tiefere Tool-Einblicke empfehlen wir dir den Artikel „PIM-Systeme: Die 7 besten Anbieter für Product-Information-Management“.