PIM-Auswahl: So findest du das richtige Product-Information-Management-System

1. Was ist ein PIM-System?
2. Wo wird PIM eingesetzt?
3. PIM und KI: Neue Möglichkeiten für datengetriebenes Produktmanagement
4. So wählst du das richtige PIM-System aus
5. 5 Schritte zur PIM-Auswahl
6. 10 Tipps zur Auswahl eines PIM-Systems
7. Das richtige PIM-System: Anforderungen im Einklang mit der Unternehmensstrategie
8. Wie du einen PIM-Anforderungskatalog erstellst
9. Lizenzpflichtige vs. Open-Source-PIM-Systeme
10. Diese PIM Tools haben sich bewährt
11. Fazit
12. FAQs

In der digitalen Welt sind Produktinformationen das Herzstück des E-Commerce. Ohne ein leistungsfähiges PIM-System werden Daten schnell unübersichtlich und Prozesse ineffizient. Doch worauf kommt es bei der Auswahl eines PIM-Systems an? Welche Funktionen sind unverzichtbar und welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz, um Produktmanagement effizienter zu gestalten? Hier kommen die Antworten.

Was ist ein PIM-System?

Ein Product-Information-Management (PIM)-System zentralisiert die Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen über alle Kanäle hinweg. Es optimiert Daten wie Beschreibungen, Preise, Spezifikationen, Bilder und Kategorien und stellt sicher, dass diese konsistent und aktuell sind - ob in Onlineshops, Marktplätzen oder Katalogen.

Das Prinzip der "Single Source of Truth" sorgt dafür, dass alle Abteilungen wie Marketing, Vertrieb oder Produktmanagement auf dieselbe Datenquelle zugreifen. Dadurch werden doppelte Informationen vermieden und die Zusammenarbeit effizienter.

Moderne PIM-Systeme bieten zusätzliche Funktionen wie Workflows, Reporting und KI-gestützte Analysen, um datengetriebene Entscheidungen und optimierte Prozesse zu unterstützen.

Wo wird PIM eingesetzt?

Ein PIM-System eignet sich vor allem für Unternehmen, die komplexe oder umfangreiche Produktkataloge verwalten. Typische Einsatzbereiche sind beispielsweise:

• E-Commerce PIM: Zentralisierte Verwaltung und Synchronisierung von Produktdaten über verschiedene Kanäle wie Webshops, Marktplätze und Social-Media-Plattformen.
• B2B-Unternehmen: Erstellung technischer Produktdatenblätter für umfangreiche Kataloge.
• Einzelhandel: Verwaltung von Informationen für physische Filialen und digitale Kanäle.
• Hersteller: Verwaltung von Produktportfolios, inklusive Varianten und Konfigurationsdaten.

Durch die zentrale Verwaltung aller Daten ermöglicht ein PIM-System die nahtlose Integration mit ERP-Systemen, Content-Management-Systemen (CMS), Digital-Asset-Management (DAM) und anderen Tools. Das Ergebnis: Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im gesamten Datenmanagement-Prozess.

PIM und KI: Neue Möglichkeiten für datengetriebenes Produktmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert den Umgang mit Produktinformationen und macht PIM-Systeme zu leistungsstarken Optimierungstools. Hier einige zentrale Einsatzbereiche:

• Automatisierte Datenanreicherung und Validierung: KI ergänzt fehlende Informationen automatisch und prüft Daten auf Konsistenz, was die Datenqualität erheblich verbessert.
• Intelligente Kategorisierung und Attributzuweisung: Machine-Learning-Algorithmen erkennen komplexe Produktbeziehungen und können Kategorien sowie Attribute automatisch zuweisen. 
• Personalisierte Inhalte: Mit KI lassen sich personalisierte Inhalte erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben deiner Zielgruppe abgestimmt sind. Das steigert die Conversion-Rate und verbessert das Kundenerlebnis.
• SEO-optimierte Produkttexte: Automatisch generierte Produktbeschreibungen verbessern die Sichtbarkeit und sparen Zeit.
• Automatische Übersetzung und Lokalisierung: Für Unternehmen mit internationaler Ausrichtung ermöglicht KI die Übersetzung von Produktinformationen in verschiedene Sprachen. Lokale Anforderungen wie Maßeinheiten oder Währungsangaben werden automatisch angepasst.
• Datenanalyse und Prognosen: KI kann Trends in den Produktdaten erkennen und dir wertvolle Einblicke geben. So kannst du frühzeitig Optimierungspotenziale identifizieren und datenbasierte Entscheidungen treffen.

So wählst du das richtige PIM-System aus

Ein PIM-System muss zu deinem Unternehmen passen. Dabei spielen sowohl technische als auch strategische Kriterien eine Rolle. Die folgenden Punkte sind entscheidend:

• Skalierbarkeit: Dein PIM-System sollte mit deinem Unternehmen wachsen können. Insbesondere zunehmende Produktportfolios oder eine internationale Expansion müssen problemlos möglich sein.
• Integrationsfähigkeit: Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie ERP, CRM, CMS oder DAM ist essenziell, um den Datenaustausch zu erleichtern.
• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienoberflächen und klare Dashboards sind entscheidend, damit Mitarbeitende das System effizient nutzen können.
• Funktionsumfang: Überprüfe, ob das System die benötigten Funktionen wie Mehrsprachigkeitsunterstützung, Datenvalidierung oder automatisierte Workflows bietet.
• PIM-Kosten: Neben Lizenzkosten solltest du auch Implementierungs-, Schulungs- und Wartungskosten berücksichtigen. Eine transparente Kostenstruktur erleichtert die Planung.
• Support und Community: Ein zuverlässiger technischer Support oder eine aktive Community bei Open-Source-Lösungen sind wichtige Faktoren, die bei Problemen helfen können.

5 Schritte zur PIM-Auswahl

Die Auswahl des richtigen PIM-Systems ist ein strategischer Prozess. Mit diesen fünf Schritten kannst du sicherstellen, dass das gewählte System die Anforderungen deines Unternehmens erfüllt und langfristig erfolgreich eingesetzt wird:

1. Bedarfsanalyse

Analysiere, welche Produktinformationen verwaltet werden müssen, welche Kanäle bedient werden sollen und wie komplex dein Produktkatalog ist. Fragen wie "Gibt es Varianten?" oder "Ist Mehrsprachigkeit erforderlich?" helfen bei der Eingrenzung. Binde Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, IT und Produktmanagement ein, um ein umfassendes Bild der Anforderungen und Ziele zu erhalten.

2. Anforderungskatalog erstellen

Fasse die wichtigsten Anforderungen in einer strukturierten Übersicht zusammen. Diese sollten technische, funktionale und organisatorische Aspekte abdecken sowie die Zukunftssicherheit des Systems berücksichtigen. Der Katalog dient als Grundlage für den Anbietervergleich und die Implementierung.

3. Anbieter recherchieren

Nutze PIM-Anbieter Vergleichsplattformen. Achte auf Bewertungen, branchenspezifische Lösungen und Funktionen wie KI-Integration oder Omnichannel-Fähigkeiten. Kontaktiere Anbieter für Produktdemos, Fallstudien oder weiterführende Informationen.

4. Anbieter testen und vergleichen

Vergleiche die PIM Tools anhand deines Anforderungskatalogs. Prüfe insbesondere:

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Bedienung intuitiv?
• Leistungsfähigkeit: Kann das System das benötigte Datenvolumen verarbeiten?
• Integrationsfähigkeit: Funktionieren Schnittstellen zu bestehenden Tools reibungslos?
• Kosten: Berücksichtige Lizenz-, Implementierungs-, Wartungs- und Schulungskosten. Teste die Systeme in einer Demo-Umgebung und binde Teams ein, die das PIM später nutzen werden.

5. Entscheidung und Implementierung

Nach der finalen Entscheidung solltest du alle relevanten Stakeholder einbeziehen, ein Implementierungsteam zusammenstellen und einen Zeitplan für die PIM-Einführung aufstellen. Organisatorische Anpassungen und ausreichende Schulungen der User sind essenziell, um das System reibungslos in den Betrieb zu integrieren.

10 Tipps zur Auswahl eines PIM-Systems

Die Wahl des richtigen PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung. Diese 10 Tipps helfen dir, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden:

1. Klare Ziele setzen: Definiere vorab, welche Ziele du mit dem PIM-System erreichen möchtest (z. B. schnellere Markteinführung, bessere Datenqualität).
2. Prozesse analysieren: Untersuche bestehende Workflows, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
3. Langfristig denken: Wähle ein skalierbares System, das mit deinem Unternehmen wachsen kann.
4. Mitarbeitende einbeziehen: Binde alle relevanten Teams frühzeitig in den Auswahlprozess ein.
5. Auf Referenzen achten: Informiere dich über Erfahrungen anderer Unternehmen mit potenziellen Systemen.
6. Budget realistisch kalkulieren: Berücksichtige Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten.
7. Technische Infrastruktur prüfen: Stelle sicher, dass das System nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft passt.
8. Nutzerfreundlichkeit bewerten: Ein intuitives Interface erhöht die Akzeptanz.
9. Zukunftssicherheit berücksichtigen: Achte darauf, dass das System flexibel genug ist, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen.
10. Demo-Versionen nutzen: Teste verschiedene Systeme gründlich mit Echtdaten, bevor du eine Entscheidung triffst.

Das richtige PIM-System: Anforderungen im Einklang mit der Unternehmensstrategie

Ein gutes PIM-System unterstützt nicht nur operative Aufgaben, sondern auch die strategischen Ziele deines Unternehmens. Folgende Aspekte solltest du berücksichtigen:

• Time-to-Market verkürzen: Wenn ein schnelles Rollout von Produktinformationen auf mehreren Kanälen erforderlich ist, sollte das System auf Automatisierung und schnelle Datenverarbeitung ausgelegt sein.
• Internationale Skalierung ermöglichen: Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, sollte das PIM Mehrsprachigkeit, Lokalisierungsoptionen und flexible Kanalintegration bieten.
• Synchronisierung über mehrere Kanäle: Ob Onlineshop, Marktplätze oder Print-Kataloge - ein effektives PIM-System garantiert eine zentrale Verwaltung und nahtlose Verteilung der Daten auf alle relevanten Kanäle.

Je nach Fokus unterscheiden sich die Anforderungen an den Funktionsumfang. Während kleinere Unternehmen oft einen geringeren Integrationsbedarf haben, setzen große Unternehmen auf umfassende Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit.

Wie du einen PIM-Anforderungskatalog erstellst

Ein strukturierter Anforderungskatalog ist ein unverzichtbares Werkzeug, um das richtige PIM-System zu finden. Er hilft dabei, Anbieter objektiv zu vergleichen und die spätere Implementierung zu erleichtern. Hier sind die wichtigsten Schritte zur Erstellung:

1. Stakeholder-Interviews durchführen

Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, wie Marketing, Vertrieb oder IT, sollten befragt werden, um ihre spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen zu identifizieren. Diese Perspektiven helfen, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten.

2. Use Cases definieren

Erstelle Szenarien, die typische Aufgaben im PIM-System abbilden. Beispiele können sein:

• "Wie werden Produktdaten in verschiedenen Sprachen bereitgestellt?"
• "Wie erfolgt der Abgleich mit externen Marktplätzen?"

3. Anforderungen priorisieren

Ordne den Anforderungen eine Gewichtung zu, z. B. "essentiell", "wünschenswert" oder "optional". Dies hilft, den Fokus auf die wichtigsten Funktionen zu legen.

4. Technische Machbarkeit prüfen

Stelle sicher, dass alle Anforderungen realistisch und kompatibel mit der bestehenden IT-Infrastruktur sind. Berücksichtige dabei auch zukunftssichere Technologien.

5. Dokumentation erstellen

Die Ergebnisse sollten übersichtlich in einem Dokument festgehalten werden, das für alle Stakeholder verständlich ist. Der Katalog dient als zentrale Grundlage für die Anbieterbewertung und die spätere Implementierung.

Lizenzpflichtige vs. Open-Source-PIM-Systeme

Die Wahl zwischen lizenzpflichtigen und Open-Source-PIM-Systemen hängt stark von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab.

• Lizenzpflichtige PIM-Systeme: Diese bieten oft umfangreiche Funktionen und einen dedizierten Support. Unternehmen profitieren von einer schnellen Implementierung und professionellem Service. Allerdings sind die Kosten für Lizenzen und Wartung in der Regel höher.
• Open-Source-PIM-Systeme: Sie sind flexibel, anpassbar und in der Regel kostengünstiger in der Anschaffung. Allerdings erfordern sie häufig eine stärkere interne IT-Unterstützung und eigene Entwicklungsressourcen.

Diese PIM Tools haben sich bewährt

Die Wahl des richtigen PIM-Systems stellt eine strategische Herausforderung dar. Business Strategy Agenturen können wertvolle Unterstützung bieten, um die optimale Lösung zu finden und eine nachhaltige Strategie für die Implementierung zu erarbeiten. Hier eine Auswahl an leistungsfähigen Tools:

Akeneo: Besonders benutzerfreundlich und für mittelständische Unternehmen geeignet.

Contentserv: Ideal für Unternehmen mit komplexen Produktkatalogen und hohen Anforderungen an die Datenqualität.

Pimcore: Ein Open-Source-Tool, das PIM mit Digital Asset Management (DAM) kombiniert.

inriver: Konzentriert sich auf Multichannel-Produktkommunikation und bietet starke Integrationen.

Salsify: Eine cloudbasierte Plattform mit umfangreichen KI- und Automatisierungsfunktionen.

novomind iPIM: Besonders stark im Omnichannel-Management und optimal für die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen geeignet.

Syndigo: Zentralisiert Produktinformationen und optimiert die Bereitstellung über verschiedene Kanäle hinweg.

entitys.io: Bietet eine moderne PIM-Lösung mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und leistungsstarken Integrationen.

Fazit

Die Auswahl eines PIM-Systems ist ein unternehmensstrategischer Schritt, um Produktdaten optimal zu verwalten und Geschäftsprozesse zu verbessern. Eine klare Bedarfsanalyse, ein strukturierter Anforderungskatalog und sorgfältige Tests sind entscheidend, um die beste Lösung zu finden. Ein zentrales, abteilungsübergreifendes PIM-System steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datenqualität und die Kundenzufriedenheit - ein echter Wettbewerbsvorteil in der digitalen Welt.

FAQs

Was ist ein PIM-System?

Ein PIM-System dient der zentralen Verwaltung und Distribution von Produktinformationen.

Warum ist ein PIM wichtig?

Ein PIM-System verbessert die Datenqualität, automatisiert Prozesse und sorgt für konsistente Produktinformationen auf allen Kanälen - essenziell für Effizienz und Wachstum.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl entscheidend?

Funktionalität, technische Anforderungen (z. B. Cloud vs. On-Premises), Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme.

Wie finde ich den passenden Anbieter?

Vergleiche Anbieter anhand eines Anforderungskatalogs, teste Lösungen mit Echtdaten und evaluiere Vor- und Nachteile in einer Entscheidungsmatrix.

Warum lohnt sich eine PIM-Beratung?

Eine PIM-Beratung hilft, Anforderungen präzise zu definieren, Anbieter objektiv zu bewerten und die Einführung effizient zu gestalten.