PIM-System einführen: So verwaltest du deine Produktdaten

Hast du schon einmal ein Produkt online gekauft und dann festgestellt, dass es nicht der Produktbeschreibung entspricht? Für Kund*innen ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch zeitraubend – vor allem, wenn sie das Produkt zurückschicken und bei anderen Anbietern bestellen müssen. Für die Marken bedeutet das hingegen Verkaufsverluste und einen beschädigten Ruf.

Abhilfe schaffen sogenannte PIM-Systeme. Sie sammeln Daten aus verschiedenen Quellen, verwalten sie an einem Ort und verteilen die Produktinformationen über deine Vertriebskanäle hinweg. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Funktionen eines PIM-Systems ein und erklären, wie du es in deinem Unternehmen implementieren kannst.

PIM-System: Definition

Unter Produktinformationsmanagement (PIM) versteht man das Sammeln, Verwalten und Verteilen aller benötigten Produktinformationen an einem zentralen Ort. Dazu gehören grundlegende Informationen, technische Spezifikationen sowie Bilder, Videos oder Dokumente zu jedem Produkt. Um die Verwaltung von Produktinformationen zu vereinfachen, wurden PIM-Systeme entwickelt.

Eine PIM-Software dient als zentrale Plattform, auf der du Produktinformationen und -inhalte sammeln, verwalten und aktualisieren kannst. Sobald eine Produktliste erstellt oder aktualisiert wird, werden die Änderungen automatisch mit all deinen verbundenen Kanälen und Plattformen synchronisiert. So spart dein Team viel Zeit bei der Verwaltung von Produktdaten und -inhalten aus verschiedenen Quellen. Außerdem lassen sich Fehler leicht erkennen und korrigieren und auch doppelte Einträge können eliminiert werden.

Wobei kann ein PIM-System helfen?

Ein PIM-System rationalisiert interne Prozesse, damit du deinen Kund*innen konsistente, genaue und hochwertige Produktinformationen liefern kannst. Das Tool hilft deinen Mitarbeiter*innen bei den folgenden Aufgaben:

• Datenerfassung: Ein PIM-System sammelt Daten aus verschiedenen internen und externen Datenquellen wie ERP, PLM oder Lieferanten-Feeds. Du kannst auch CSV- und XLSX-Dateien in das Tool importieren oder es mit einem DAM-System (Digital-Asset-Management) für produktbezogene Bilder, Videos und Dokumente verbinden.
• Datenmanagement: In einer PIM-Plattform kannst du alle Daten und Assets, die du für deine Produkte besitzt, bereinigen und aktualisieren. Das kann alles sein – von technischen Spezifikationen wie Abmessungen und Materialien bis hin zu Marketinginformationen wie Produktbeschreibungen und Preisangaben. Bei Bedarf kannst du die Produktdaten sogar für jeden Markt und jede Region übersetzen.
• Datenverteilung: Alle gespeicherten Informationen aus einem PIM-System lassen sich problemlos über deine Vertriebskanäle veröffentlichen. Dazu gehören Marktplätze, Reseller, Social-Media-Plattformen und E-Commerce-Websites. So können Kund*innen jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, wann immer sie wollen.

Die Vorteile von PIM-Systemen

Laut Garner kosten Daten von schlechter Qualität Unternehmen jährlich 12,9 Millionen Dollar. Das wirkt sich nicht nur unmittelbar auf die Einnahmen aus. Langfristig erhöht eine schlechte Datenqualität die Komplexität des Datenökosystems, was wiederum zu schlechten Entscheidungen führt. Um dieses Problem zu entschärfen, benötigst du ein PIM-System. Nachfolgend findest du einige Vorteile einer PIM-Software:

• Sie rationalisiert den Prozess des Produktinformationsmanagements – von der Erfassung und Verwaltung von Produktinformationen bis hin zu ihrer Verteilung über interne und externe Kanäle. 
• Eine PIM-Lösung kann mit Datenvalidierungs und Deduplizierungstools ausgestattet sein, die die Qualität und Konsistenz der Produktdaten sicherstellen. 
• Datenaktualisierungen in Echtzeit stellen sicher, dass alle Teammitglieder*innen zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die aktuellsten Produktinformationen haben. 
• Ein PIM-System sorgt für Datensicherheit, indem es dir ermöglicht, verschiedenen Teammitgliedern Zugriffsebenen zuzuweisen.
• Außerdem fördert es die funktionsübergreifende Teamarbeit, indem es Datensilos aufbricht.
• Eine PIM-Software hilft auch dabei, den Kund*innen personalisierte Produktempfehlungen zu geben, indem sie umfassende Produktdaten sammelt und analysiert.

Einführung eines PIM-Systems: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Roadmap zur PIM-Einführung kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, je nach Branche, Geschäftsfeld, Hintergrund und Geschichte. Hier sind einige gängige Schritte der Systemeinführung, die dein Team durchlaufen könnte:

1. Identifiziere deine Ziele: Warum genau möchtest du ein PIM-System einführen? Willst du die Qualität deiner Produktinformationen verbessern? Die Effizienz und Produktivität deiner Mitarbeiter*innen erhöhen? Oder die Kosten durch die Einführung einer einzigen, multifunktionalen Plattform senken?

2. Bestimme die Nutzer*innen des Systems: Weißt du, wer das PIM-System in deinem Unternehmen nutzen wird? Du musst die zukünftigen Systemnutzer*innen und ihre Anforderungen ermitteln, um die Schnittstelle zu gestalten. Das vereinfacht auch die Zugriffsgewährung, da du weißt, wer welche Daten nutzt und verwaltet. 

3. Gib den Speicherort der Daten an: Bei der Einführung eines PIM-Systems hast du die Wahl zwischen zentralisierten und dezentralisierten Daten. Große Unternehmen entscheiden sich aufgrund ihrer breiten Produktpalette und komplexen Datenstruktur meist für das erste Modell. Kleine Unternehmen hingegen nutzen oft das dezentrale Modell, bei dem die Teams ihre eigenen Daten individuell verwalten.

4. Identifiziere die benötigten PIM-Funktionen: Es gibt keine PIM-Software für jedermann. Um sie effektiv zu nutzen, solltest du das System daher an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen. Soll es beispielsweise mehrere Sprachen unterstützen? Wird ein DAM-System für die Verwaltung deiner digitalen Assets benötigt? Welche Software soll in das PIM-System integriert werden? 

5. Bereinige deine Daten: Bei der Datenbereinigung geht es darum, Fehler und Unstimmigkeiten in deinem Datensatz zu erkennen und zu beseitigen (oder zu korrigieren). Dieser Prozess ist entscheidend, bevor du sie in das neue PIM-System migrieren kannst.

6. Entscheide dich für einen Anbieter: Die Wahl des richtigen Anbieters stellt sicher, dass die PIM-Implementierung pünktlich und innerhalb des Budgets erfolgt. Daher solltest du die folgenden Schlüsselfaktoren berücksichtigen, wenn du dich für einen Anbieter entscheidest:

• Wie ist das Angebot im Vergleich zu anderen PIM-Anbietern?
• War das Unternehmen bereits in deiner Branche tätig? 
• Kann der Anbieter deine geschäftlichen Anforderungen erfüllen?

Wenn du bereits einige Anbieter im Auge hast, solltest du sie um ein Angebot für ihre Lösungen bitten. Fordere auch eine persönliche Demo für dein Unternehmen an, um das System in Aktion zu sehen. Achte auch auf die Kosten für die Implementierung der PIM-Software, einschließlich der Kosten für Lizenzen und Wartungsgebühren.

7. Testen, implementieren und überwachen: Wenn du dich für einen Anbieter entschieden hast, ist es Zeit für die Implementierungsphase. Zu Beginn werden einige Produkte in das neue System migriert, um alle Funktionen der Software zu testen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass das PIM-System richtig funktioniert und seine Leistung testen. Du kannst auch Bereiche identifizieren, die noch geändert werden müssen. Achte darauf, dass du in dieser Phase einige deiner Mitarbeiter*innen einarbeitest, ob sie mit dem neuen PIM-System zurechtkommen. 

Wenn du die Tests bestanden hast, kannst du die PIM-Software bei allen Endnutzer*innen einführen. Denke daran, dass eine PIM-Implementierung im Gegensatz zu anderen Projekten nicht abgeschlossen ist, wenn das System in Betrieb geht. Es ist wichtig, dass du es ständig überprüfst und mit neuen Funktionen optimierst, um dein Unternehmenswachstum zu unterstützen.

Das sind die besten PIM-Systeme

Mit der steigenden Nachfrage nach qualitativ hochwertigen Daten wird der Markt derzeit mit vielen PIM-Systemen überflutet. Hier findest du einige der besten PIM-Softwares:

Die besten kostenlosen PIM-Softwares:

Akeneo

Plytix

Pimcore

Die besten kostenpflichtigen PIM-Systeme: 

eggheads

mediacockpit

Contentserv

ANTEROS

Salsify

Catsy

PIM-Systeme – ein Muss für jedes Unternehmen

B2B oder nicht – qualitativ hochwertige Daten sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Das macht PIM-Systeme so wichtig für moderne Unternehmen. Durch die Verwaltung deiner Daten in einem zentralen Hub stellt eine PIM-Software sicher, dass alle Produktinformationen korrekt, aktuell und konsistent sind. Das erspart deinem Team viel manuelle Arbeit bei der Dateneingabe und -pflege. Gleichzeitig werden Datensilos aufgelöst und du erhältst die Kontrolle über alle deine Produktinformationen und digitalen Assets. Letztlich kommt ein PIM-System deinem Unternehmen langfristig zugute, indem es wichtige Geschäftsprozesse automatisiert, die Zusammenarbeit im Team verbessert und die Datenverwaltung rationalisiert.

Möchtest du weitere PIM-Systeme kennenlernen? Auf OMR Reviews findest du eine umfangreiche Liste mit PIM-Anbietern. Dort kannst du dich über alle Lösungen informieren und mithilfe unserer verifizierten Nutzerbewertungen das passende Tool für deine geschäftlichen Anforderungen auswählen.