PIM-System einführen: So verwaltest du deine Produktdaten

1. PIM-System: Definition
2. Wobei kann ein PIM-System helfen?
3. Die Vorteile von PIM-Systemen
4. PIM-System schnell einführen ohne langes IT-Projekt: Geht das?
5. Einführung eines PIM-Systems: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
6. Das sind die besten PIM-Systeme
7. PIM-Systeme: ein Muss für jedes Unternehmen
8. Häufige Fragen zur Einführung eines PIM-Systems

PIM-System: Definition

Wobei kann ein PIM-System helfen?

• Datenerfassung: Das System sammelt Daten aus internen und externen Quellen wie ERP, PLM oder Lieferanten-Feeds. Auch CSV- und XLSX-Dateien lassen sich importieren. Für Bilder, Videos und Dokumente verbindest du das PIM mit einem DAM-System. Manche Plattformen gehen einen Schritt weiter und vereinen PIM, DAM und Headless CMS in einem System. Produktdaten, Medien-Assets und Marketinginhalte liegen dann in einem gemeinsamen Datenmodell.
• Datenmanagement: In der PIM-Plattform bereinigst und aktualisierst du alle Daten und Assets zu deinen Produkten. Das reicht von Abmessungen und Materialien bis zu Produktbeschreibungen und Preisen. Bei Bedarf übersetzt und lokalisierst du die Inhalte für jeden Markt und jede Region.
• Datenverteilung: Alle gepflegten Informationen spielst du kanalübergreifend aus, etwa an Marktplätze, Reseller, Social Media, deinen Online-Shop oder in Printprodukte wie Kataloge. Deine Kund*innen sehen überall dieselben aktuellen Informationen.

Die Vorteile von PIM-Systemen

• Sie strukturiert das komplette Produktinformationsmanagement, von der Erfassung über die Pflege bis zur Verteilung über interne und externe Kanäle.
• Datenvalidierung und Deduplizierung sichern die Qualität und Konsistenz deiner Produktdaten.
• Aktualisierungen in Echtzeit stellen sicher, dass alle im Team jederzeit mit den neuesten Produktinformationen arbeiten.
• Über Zugriffsebenen steuerst du, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Datensilos lösen sich auf, Teams arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg mit derselben Quelle.
• Strukturierte, konsistente Produktdaten sind die Grundlage für KI-Anwendungen, von der automatischen Texterstellung bis zu KI-Agenten, die über offene Standards wie MCP direkt auf deine Daten zugreifen.

PIM-System schnell einführen ohne langes IT-Projekt: Geht das?

1. Use Cases statt Big Bang: Statt das ganze Unternehmen auf einmal umzustellen, zerlegst du das Projekt in einzelne Anwendungsfälle mit klarem Mehrwert. Zuerst zum Beispiel das Produktdatenmanagement für den Online-Shop, danach die Katalogproduktion. Erste Use Cases gehen so oft schon nach wenigen Wochen live.
2. Konfiguration statt Customizing: Moderne Systeme setzen auf No-Code- und Low-Code-Oberflächen. Datenmodelle, Felder und Workflows passt dein Fachbereich selbst an. Ohne Programmierung, ohne externe Agentur, ohne Ticket an die IT.
3. API-first-Architektur: Bestehende Systeme wie ERP, Shop oder DAM bindest du über offene Schnittstellen an, statt teure Individual-Integrationen zu entwickeln.
4. Zukunftssichere Plattform: Ein PIM begleitet dich viele Jahre. Achte deshalb schon bei der Auswahl auf offene Standards und flexible Erweiterungsmöglichkeiten. So wächst das System mit neuen Anforderungen mit, und du musst es in fünf Jahren nicht austauschen.

Einführung eines PIM-Systems: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Identifiziere deine Ziele: Warum genau willst du ein PIM-System einführen? Willst du die Qualität deiner Produktinformationen verbessern? Dein Team von manueller Datenpflege entlasten? Mehrere Einzeltools zu einer Plattform konsolidieren? Oder eine strukturierte Datenbasis für KI-Anwendungen schaffen? Denk dabei nicht nur an heute, sondern daran, welche Aufgaben das System in drei oder fünf Jahren übernehmen soll. Neue Vertriebskanäle, zusätzliche Produktbereiche oder KI-Prozesse setzt du deutlich leichter auf, wenn du sie von Anfang an mitdenkst. Je klarer das Ziel, desto leichter fallen später alle Entscheidungen.
2. Bestimme die Nutzerinnen des Systems: Wer wird mit dem PIM-System arbeiten? Ermittle die zukünftigen Nutzerinnen und ihre Anforderungen. In der Praxis sind das selten nur Produktmanager*innen. Auch Marketing, E-Commerce und externe Partner greifen auf Produktdaten zu. Wer das früh klärt, vereinfacht später die Zugriffsverwaltung.
3. Lege den Speicherort der Daten fest: Du hast die Wahl zwischen zentraler und dezentraler Datenhaltung. Große Unternehmen mit breitem Sortiment und komplexen Datenstrukturen entscheiden sich meist für das zentrale Modell. Kleinere Unternehmen lassen ihre Teams die Daten oft dezentral und eigenständig verwalten.
4. Identifiziere die benötigten PIM-Funktionen: Es gibt keine PIM-Software, die für alle passt. Kläre deshalb vorab: Welche Sprachen soll es unterstützen? Brauchst du zusätzlich ein DAM-System für deine digitalen Assets, oder gleich eine integrierte Plattform, die beides abdeckt? Welche Systeme sollen per API angebunden werden? Ist die Lösung AI-ready, stellt also strukturierte Daten für KI-Anwendungen bereit? Und wie flexibel lässt sich das System später erweitern, wenn neue Märkte, Kanäle oder Prozesse dazukommen? Integrierte Systeme wie Pimcore erleichtern den Einstieg, weil du nicht mehrere Einzeltools verbinden musst.
5. Bereinige deine Daten: Vor der Migration erkennst und korrigierst du Fehler und Unstimmigkeiten in deinem Datenbestand. Dieser Schritt ist unbequem, aber entscheidend. Wer chaotische Daten in ein neues System migriert, hat danach chaotische Daten in einem neuen System.
6. Entscheide dich für einen Anbieter: Ein PIM-System ist eine langfristige Entscheidung. Wähle nicht nur nach deinem heutigen Bedarf, sondern auch mit Blick auf KI, neue Kanäle oder veränderte Prozesse. Der richtige Anbieter sorgt außerdem dafür, dass die Einführung im Zeit- und Budgetrahmen bleibt. Achte bei der Auswahl auf diese Punkte: Wie schlägt sich das Angebot im Vergleich zu anderen PIM-Anbietern? Hat der Anbieter Erfahrung in deiner Branche oder mit vergleichbaren Anwendungsfällen? Kann er deine konkreten Use Cases abbilden? Wie schnell ist ein erster Use Case produktiv? Setzt die Plattform auf offene Standards und lässt sie sich langfristig flexibel erweitern? Kann dein Fachbereich Datenmodelle und Workflows selbst anpassen, oder brauchst du dafür dauerhaft Entwickler? Hast du eine Shortlist, fordere Angebote und eine persönliche Demo an. Am aussagekräftigsten ist eine Demo mit deinen eigenen Use Cases und Beispieldaten. Rechne außerdem die Gesamtkosten durch, inklusive Lizenzen, Implementierung und laufender Wartung. Bei der Vorauswahl helfen dir verifizierte Nutzerbewertungen, etwa in der Kategorie Product Information Management (PIM) auf OMR Reviews.
7. Testen, implementieren und überwachen: Steht die Entscheidung, beginnt die Implementierung. Migriere zuerst einen Teil deiner Produkte, um alle Funktionen zu testen. So stellst du sicher, dass das System richtig läuft, und erkennst früh, was noch angepasst werden muss. Arbeite in dieser Phase schon erste Kolleg*innen ein und prüfe, wie gut sie mit dem neuen System zurechtkommen.

Das sind die besten PIM-Systeme

Die besten PIM-Systeme im Überblick:

• Akeneo
• Plytix
• Pimcore
• viingx
• entitys.io
• ATAMYA
• ANTEROS
• mediacockpit
• Centric PXM
• Salsify
• Catsy.

PIM-Systeme: ein Muss für jedes Unternehmen

Häufige Fragen zur Einführung eines PIM-Systems

Welches PIM-System ist einfach zu bedienen und schnell einführbar?

Welche PIM-Systeme lassen sich per API anbinden?

Welche PIM-Systeme sind wirklich AI-ready und nicht nur Marketing?

1. Liegen Produktdaten, Assets und Content in einem gemeinsamen, strukturierten Datenmodell? KI braucht Kontext, nicht nur Rohdaten.
2. Kann KI direkt auf diese Daten zugreifen, etwa über offene Standards wie MCP, mit dem KI-Agenten mit dem System kommunizieren.
3. Sind KI-Funktionen in die Workflows integriert, zum Beispiel für Textgenerierung oder Übersetzungen, statt als isoliertes Add-on?